INTRODUÇÃO

De acordo com as necessidades específicas, a gestão dos sistemas documentais

tem como objectivo fundamental facilitar a pesquisa e navegação através dos conteúdos.
Gestão é uma actividade não autónoma subordinada a decisão, que fixa os objectivos e
toma decisão a curto prazo. A gestão electrónica de um documento assume-se como
base metodológica para obtenção de informação.

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 GESTÃO ELECTRONICA

Em meio aos inúmeros expedientes burocráticos que já compõem a rotina de

uma empresa, perder tempo e produtividade em razão da gestão manual e ineficiente de
documentos em nada contribui para o sucesso do negócio. Nesse sentido, optar pela
gestão eletrônica de documentos é uma ação muito mais alinhada à dinâmica do
mercado e à eficiência que se espera das grandes empresas. Afinal, estamos passando
por uma verdadeira transformação digital, na qual expedientes manuais, lentos e
burocráticos estão caindo em desuso.

Sendo assim, a melhor saída para as empresas é modernizar a manipulação de

documentos, substituindo o papel por arquivos assinados digitalmente e o envio via
serviço postal por sistemas baseados em nuvem.

Quer saber mais sobre a gestão eletrônica de documentos e como esse formato pode
otimizar os processos da sua empresa? Continue lendo e confira a seguir o post que
preparamos para ajudá-lo!

A IMPORTÂNCIA DESSA AÇÃO

Não há como negar que toda empresa, em certa medida, depende da execução de
uma série de processos burocráticos para se manter em funcionamento. Em muitos
casos, são esses processos os responsáveis por viabilizar uma atuação regular, em
conformidade com as normas e, principalmente, organizada.

Nesse sentido, a gestão de documentos — sejam eles contratos, planilhas,

recibos, expedientes contábeis e fiscais ou quaisquer outros — é um grande exemplo de
processo burocrático cujo valor é de grande relevância para os negócios.

Gerir documentos é sistematizar o armazenamento e a forma como são

acessados pelos colaboradores. Ou seja, é uma ação da qual todo tipo de
empreendimento depende para manter seus dados em conformidade e garantir a fluidez
dos processos.

Empresas que realizam um grande volume de transações diariamente,

seja vendendo ou comprando, acaba gerando diversos registros a partir dessas relações.
Contratos são assinados, documentos são compartilhados entre as partes e todo um
fluxo comunicativo é estabelecido com base na integração de dados e documentos dos
envolvidos.

Tudo isso integra as relações negociais e, na grande maioria dos casos, são
formalidades exigidas para dar validade e segurança jurídica às avenças firmadas. Logo,
é imprescindível que a empresa detenha métodos de organizar esses registros, assinando
eletronicamente, documentando-os e inserindo-os em um local em que possam ser
facilmente acessados, caso seja necessário em algum momento.

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 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS PODE SER UMA OPÇÃO

O GED pode ser uma solução para os documentos já assinados em papel, é a

forma mais eficiente para você arquivar e ter acesso a estes documentos realizados no
passado em papel. Para que se consiga um bom proveito da solução de GED, é essencial
que o seu processo de implementação seja realizado de maneira adequada, observando-
se alguns critérios, sobretudo na hora da inserção dos documentos no sistema. Confira a
seguir algumas medidas que contribuirão para o sucesso no uso da ferramenta.

Segmentação dos registros

Como o foco do GED é agilizar os processos e melhorar a organização das

informações inseridas no sistema, é preciso que os documentos sejam devidamente
segmentados, a fim de que possam ser localizados de forma rápida e precisa quando
forem procurados.

A empresa pode categorizar seus documentos da maneira como achar mais

produtiva, desde que obedeça um padrão no qual se garanta a rastreabilidade dos
arquivos. Caso contrário, o sistema perde a razão de ser e o trabalho dos colaboradores
continuará sendo prejudicado em razão da burocracia.

Níveis de acesso aos documentos

Na rotina de uma empresa, diversos são os documentos gerados e manuseados. E

nem sempre eles têm o mesmo valor: enquanto uns dizem respeito a ações rotineiras,
outros traduzem conteúdos de grande relevância para a empresa e, por esse motivo,
demandam uma gestão mais cuidadosa.

Nesse sentido, é essencial que os documentos sejam categorizados conforme o

nível de importância e riscos envolvidos na sua manipulação. Em outras palavras,
devem existir diferentes perfis de acesso aos documentos, a depender do seu conteúdo.
Assim, determinados modelos só estarão acessíveis para gestores e líderes, por exemplo,
enquanto outros poderão ser acessados mais livremente.

ASSINATURA ELETRÔNICA PODE OTIMIZAR E FACILITAR A GESTÃO

DE DOCUMENTOS

Apesar das vantagens trazidas pela GED, principalmente no que diz respeito à
organização de documentos, essa ferramenta ainda não consegue solucionar por
completo um dos principais desafios das empresas: a dependência de processos físicos e
dependentes do papel.

Ainda que a companhia consiga melhorar seus processos com uma gestão mais
estratégica dos seus registros, continuará perdendo performance em razão da
necessidade de manipular documentos em formato físico, muito mais difíceis de serem
compartilhados e suscetíveis a extravios, rasuras e outros problemas.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica pode ser vista como uma solução mais
eficaz para a manipulação de documentos.

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 Primeiro porque está mais alinhada com os padrões atuais do mercado, que cada
dia se baseia mais em processos 100% digitalizados e livres de papel. Segundo porque
moderniza a forma como o negócio realiza suas transações, agilizando o firmamento de
contratos e eliminando a necessidade de circulação de documentos entre as partes por
via serviço postal.

Além disso, é preciso pontuar que a simples Gestão Eletrônica de Documentos

não altera o formato dos arquivos ou oferece praticidade nas atividades cotidianas. Ou
seja, processos burocráticos e custosos, como a autenticação de vias e assinaturas, ainda
necessitam ser executados em cartório, uma vez que os documentos continuam seguindo
os modelos tradicionais impressos.

Outro ponto que deve ser destacado acerca do uso da assinatura eletrônica é a
possibilidade que o recurso oferece de validar transações em ambientes virtuais.
Usuários em diferentes localidades podem transacionar, enviar e receber documentos e
validar contratos de maneira totalmente digital, a partir de um smartphone, tablet ou
outro dispositivo móvel.

Além disso, a assinatura eletrônica tem plena legalidade jurídica, o que significa
que, para fins judiciais, os documentos assinados e validados de maneira eletrônica têm
o mesmo valor probante que qualquer outro assinado em papel.

Por fim, como foi possível perceber, embora a gestão eletrônica de documentos
gere reflexos bastante positivos em alguns processos burocráticos dentro das empresas,
essa solução não é capaz de mudar a roupagem do negócio, modernizando a parte
operacional do fechamento de contratos e compartilhamento de documentos e
informações.

Esses benefícios só serão experimentados com o uso da assinatura eletrônica,

cuja função é automatizar a manuseio de documentos e dar uma roupagem virtualizada
para essa importante tarefa.

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 CONCLUSÃO

O gerenciamento ou a gestão electrónica de documentos (GED) é uma solução

tecnológica para a organização e o arquivamento sistemático de documentações de
empresas e instituições, assegurando segurança, optimizando com automação e
garantindo que as informações estejam dispostas de forma organizada, eficiente e
Segura.

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 REFERÊNCIA BIBLIOGRAFICA

https://www.docusign.com.br/blog/gestao-eletronica-de-documentos-o-que-e-e-quais-
sao-as-melhores-praticas

https://www.trabalhosfeitos.com/ensaios/Gest%C3%A3o-Electronica/47445834.html

https://www.google.com/search?q=Gest
%C3%A3o+electronica+resumo&rlz=1C1HLDY_pt