migrando do

papel para
o contrato
digital
INTRODUÇÃo
eliminando papéis
da empresa
Migrar do papel para uma gestão de documentos digitais pode ser
uma virada de chave importante para sua empresa. Porém, isso não
significa que o processo de transição deve ser custoso.
Para ajudar você a entender como realizar essa mudança e impactar
positivamente o seu negócio, preparamos este ebook.
Se hoje muito tempo é desperdiçado na busca diária por
documentos em pastas, arquivos ou mesas, por que então não
encontrar mecanismos na transformação digital para que sua
empresa ganhe tempo e seja cada vez mais estratégica?!
Quando a informação está centralizada, você pode usá-la de
inúmeras maneiras e gerar mais dados e insights para todos os
departamentos. Além de automatizar fluxos de trabalho, atividades
e comunicação entre setores.
Hoje, 96% das empresas ainda gerenciam contratos manualmente.
Outro ganho fundamental com a administração de documentos no
ambiente digital é a possibilidade de consolidar as principais
informações comerciais, financeiras e jurídicas em um único local e
disponibilizá-las quando, onde e com quem quiser.
Todo o processo - que inicia com a venda e termina no
armazenamento de contratos - é otimizado e automatizado.
Perde-se menos tempo em atividades rotineiras manuais e
ganha-se mais tempo em ações estratégicas.
A transição para o digital não é difícil de ser realizada, mas é
necessário paciência para que seja dado um passo de cada vez. A
seguir você confere um guia prático de como conduzir a transição
da sua empresa para documentos digitais.
Esperamos que você tenha grandes resultados a partir de
aplicações práticas que serão indicadas aqui.
Boa leitura!
Édipo Souto | Contraktor :) fonte: iaccm.com
 CAPÍTULO 1

4 passos para eliminar papéis da

sua empresa
Muita gente já concorda que administrar documentos em papel não é apenas
regredir no tempo, mas também desperdiçar recursos da empresa e se abster às
novas possibilidades que a era digital nos trouxe.

Naturalmente, os departamentos jurídico e financeiro das empresas é que acabam

sofrendo mais com a falta de digitalização dos contratos, já que dependendo a
quantidade de informações fica inviável a localização de dados com rapidez.

Em contrapartida, há muitas empresas que não sabem por onde começar. E, por
isso, indicamos 4 passos necessários para esse processo...
 Passo 2: MelhorE SEUS
Passo 1: Onde estão seus processos
dados? Neste momento, aproveitamos também para avaliar os dados
eletrônicos. Você já deve estar familiarizado com alguns softwares e
nessa hora pode acabar percebendo que eles não conversam tanto
Levantar todos os locais possíveis onde podem estar os dados da sua
entre si. Este é um bom momento para decidir quais informações
empresa é não somente importante, mas também lhe trará uma
eletrônicas são mais importantes e como você pode rever o
visão macro de como seus dados podem estar “soltos” por aí e o
processo atual de uso destes softwares.
quão é urgente organizá-los.
> Quais processos manuais estão atrasando ou “impactando” sua
Por onde começar? empresa?
> Qual é o mais ineficiente?
Avalie como são suas práticas atuais e onde o papel influência nelas.
> Além dos processos manuais, liste todos os programas ou sistemas
Depois, você deverá fazer uma varredura para descobrir onde está
utilizados pela sua empresa: emails (Outlook, Gmail, outros), Word,
todo o papel da sua empresa e como você vai convertê-lo em dados
Excel, Google Drive, etc.
eletrônicos.
Depois de encontrá-lo, vamos classificá-los por categorias, datas e
O objetivo aqui é colocar você no controle. Dê este passo agora e
prioridades. Acrescente também os recibos de papel, notas de
você estará mais preparado para assumir uma automação no fluxo
clientes e faturas pontuais.
de trabalho da sua empresa em seguida. Depois de capturar os
Bom, logo de cara você vai perceber que as informações da empresa
dados soltos, vamos para a identificação das práticas de negócio
estão flutuando em todos os lugares e você precisa organizá-las.
fora de controle que estão atrasando sua empresa.
Depois de capturar os dados soltos, vamos para a identificação das
práticas de negócio fora de controle que estão atrasando sua
empresa.
 Passo 4: Integre e
categorize
Passo 3: Digitalize! Independente da plataforma que você utilizará para o
gerenciamento de documentos, é importante que ela seja capaz de
Agora que você já sabe onde se encontram os documentos da sua
se integrar com outros softwares para que você ganhe mais
empresa e já tem uma uma ideia dos processos mais críticos, é hora
otimização nos processos. Apenas armazenar seus dados nem
de digitalizar seus documentos. Ou seja, inserir para o ambiente
sempre é o suficiente.
online todos o que está em plano físico.
Você precisa de uma maneira de trabalhar com essas informações
Você pode digitalizar seus documentos “dentro de casa”, ou seja,
também. Assim, decida quais dados são necessários para tomar
com a sua própria equipe, em sua empresa, ou pode terceirizar.
decisões baseadas em tempo real. Dessa forma, você pode marcar
informações para facilitar buscas.
Nesta etapa é essencial a organização destes documentos na
plataforma utilizada. Categorizando por informações como nome do
Crie mecanismos que facilite a busca por nome, número da conta,
cliente, data do documento, tipo de documento, etc.
nome da empresa ou outros dados relevante, indicando com tags -
Atenção: defina acessos por exemplo - para favorecer pesquisas futuras.
Ainda como parte etapa de digitalização é importante delimitar os
Para descobrir quais tags usar, verifique quais informações em um
acessos, ou seja, restringir as permissões de acordo com o usuário
relatório os gerentes precisam para realizar seu trabalho com mais
ou o departamento. Verifique também se será necessário liberar
eficiência. Há certas métricas de relatórios que seriam impraticáveis
acesso a usuários móveis e/ou offline.
se dependessem de uma pessoa para gerar toda semana.

Seja qual for o sistema que você escolher, ele deve ser capaz de
 CAPÍTULO 2

Implementando a Gestão de Contratos Digitais

Contratos são uma espécie de legado jurídico dentro das empresas. E a oportunidade de transformar esse centro
de custo histórico em uma área de liderança estratégica é cada vez mais desafiadora nos dias de hoje.
O alto nível na produtividade e a eficiência nos processos tornaram-se pauta principal no mundo dos negócios e o
gerenciamento de contratos é parte vital dessa história. Gerenciar contratos online pode fazer com que empresas
mudem significativamente seu fluxo de trabalho e aumentem seu desempenho corporativo.
Sem uma plataforma digital para contratos e assinatura de documentos, o fluxo de trabalho fica lento, a segurança
fica comprometida, o gerenciamento de risco dentro do contrato continua quase inexistente e é difícil ter uma visão
de contratos anteriores ou mesmo dos ativos que estão sendo trabalhados simultaneamente em outros lugares.
Uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato (CLM) pode não só resolver essa dor, mas acelerar
o tempo de geração de receita. Um CLM permite fluxos de trabalho simplificados, mais segurança de dados, melhor
gerenciamento de riscos e maior visibilidade.
A ferramenta de pesquisa diminui o tempo gasto procurando documentos e os controles de acesso por pessoa
aumentam a privacidade e a segurança, tanto dentro quanto fora da empresa. O registro de edições e tarefas torna
o controle sobre o contrato completamente eficaz.
Analise seu atual processo de
gestão de contratos
Primeiro, é importante entender as dificuldades e os benefícios do processo atual.:

>O que funciona atualmente e quais são os problemas?

> Quem são as partes envolvidas no processo?
> Existe um processo definido e controlável?
> Qual é o número de contratos assinados x contratos perdidos
ou extraviados?
> Como é o processo logístico dos contratos?
> Como é o armazenamento e a recuperação de um contrato já
concluído?
Responder a essas perguntas mostra onde há espaço para crescer no processo e o que uma
plataforma de gerenciamento de contratos deve oferecer.
É importante fazer essa análise em toda a empresa. Cada parte deve apontar quais são os pontos
fracos e fortes antes do início da implementação de contratos online na sua empresa.
Identifique os usuários
avançados
Entender o comportamento dos “hard users” (ou usuários
avançados) da sua organização permitirá entregar uma melhor
experiência e ganhos em eficiência com a nova plataforma.
À medida que é implementada em fase de testes, identificar todos
os níveis de usabilidade e alinhar as necessidades de todas as partes
envolvidas é imprescindível para garantir o sucesso na
implementação e a adesão por parte dos profissionais.
Monitorar os KPIs de usuários avançados é importante para ter
métricas de sucesso e ROI estabelecidas.
Implemente uma Plataforma
CLM em nível corporativo. É
hora da adesão!
Juntamente com os usuários principais da plataforma, o plano de
implementação deve ser realizado em toda a empresa. Ou seja,
todos os funcionários relevantes devem ser treinados sobre como
usar o software e quais são as melhores práticas.
Um gerente de sucesso do cliente deve ser capaz de executar
demonstrações personalizadas para a equipe e responder a todas as
perguntas durante a implementação. Ao longo deste treinamento, as
partes interessadas devem observar a conformidade de todos os
aspectos apresentados e listar observações que possam surgir para
que a implementação seja ajustada de acordo.
Parte importante do processo é garantir que cada funcionário
entenda por que a plataforma está sendo implementada, quais são
as metas e objetivos da organização com relação a ela e como
utilizá-la da melhor maneira (para isso, os protocolos de uso são
importantes).
Para que os funcionários estejam em total conformidade com os
protocolos de adesão da nova plataforma, eles precisam ter uma
compreensão abrangente das diretrizes e anseios da empresa. Essas
diretrizes ajudam a evitar o risco de não-conformidade. Ou seja, se
utilizar de uma linguagem padrão e determinar práticas de uso.
 Evolua e adapte o processo
digital
Meça o impacto do processo Um processo de gerenciamento de contratos deve ser aquele que
digital cresce com uma organização, não aquele que limita seu
crescimento. Logo, implementar uma plataforma CLM sem
fundamentos ou apenas por implantar não faz sentido.
Tornar os processos e documentos digitais aumentará
As ferramentas devem fazer total sentido para a empresa e evoluir
significativamente a eficiência da sua empresa e vai acelerar o
junto com ela. Parte da implementação é observar o que funciona e
acesso às informações. Mas é importante acompanhar essas
o que não funciona e como uma equipe se adapta e trabalha com a
métricas durante a implementação.
plataforma. Registrar esses ajustes vai permitir uma visão macro
Como a capacidade de capturar, armazenar, monitorar e acessar
essencial para a boa performance da gestão de contratos.
informações foi afetada? Aumentou em velocidade e resultados?
Seguir essas etapas não apenas ajudará a implementação a ser mais
Uma plataforma CLM deve agilizar os processos, não torná-los mais
eficaz, mas também aumentará os benefícios gerais da plataforma
difíceis.
CLM, impulsionando o crescimento, a receita e a previsibilidade da
organização.
Embora possa haver uma curva de aprendizado inicial,
uma boa plataforma deve contribuir para que as
equipes trabalhem de maneira mais inteligente e rápida
em questão de semanas.

Além da velocidade, aspectos como conformidade, linguagem do

contrato, colaboração e o número de contratos adquiridos devem
melhorar à medida que você continua a usar a plataforma.
 CONCLUSÃO

Considerações finais
A transformação digital é um dos principais desafios de toda empresa atualmente.
Porém, os velhos paradigmas e o medo talvez ainda sejam um dos principais
bloqueios que impedem as empresas de deslanchar neste novo universo.
É preciso coragem, pois empresas que você ainda nem ouviu falar hoje, podem
estar a sua frente amanhã. E simplesmente porque tiveram um ponto de partida
no digital. Levar seus processos de papel para um sistema de gerenciamento de
conteúdo corporativo (ECM) não precisa ser difícil. Basta começar!
TODOS os contratos vão ser digitais em pouco tempo. Agora, com o passo a passo
em mãos, só depende de você.

Conheça mais sobre gestão de contratos digitais https://contraktor.com.br/blog/

Saiba como funciona uma plataforma de assinatura e gestão de contratos

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