Descubra o que MATRIZ RACI, como fcil utiliz-la e porque ela pode ajudar a resolver problemas de comunicao!

Matriz RACI

Ol amigos do Portal GSTI! Neste artigo, proponho uma definio breve e resumo dos benefcios de documentarmos responsabilidades com a ajuda de uma ferramenta denominada R.A.C.I. Boa leitura! Matriz de responsabilidades R.A.C.I - definio e como usar.

RACI uma ferramenta utilizada para atribuio de responsabilidades, dentro de um determinado processo, projeto, servio ou mesmo no contexto de um departamento / funo. referenciada por diversas boas prticas de mercado, tais como ITIL e COBIT. A Sigla RACI significa:

R: Responsvel por executar uma atividade (o executor);

A: Autoridade, quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuda por atividade);

C: Consultado, quem deve ser consultado e participar da deciso ou atividade no momento que for executada;

I: Informado, quem deve receber a informao de que uma atividade foi executada.

Como usar a matriz de responsabilidades

Para atribuir as responsabilidades R, A, C e I em diversas tarefas de um processo, plano de projeto, servio ou departamento, basta criar uma tabela, onde as linhas correspondem s atividades e colunas aos papis envolvidos. Cada clula desta tabela deve ser preenchida com um ou mais letras (R, A, C e/ou I) associando a atividade ao papel. Veja um exemplo a seguir: Matriz RACI de um processo qualquer.
Dono do processo Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 A/R A A C R R I I I Analista 1 Tcnico Analista de Qualidade C C I

Atividade 4 Atividade 5

A A

C R

I I

R I

Lembre-se das regras bsicas:

para toda atividade, deve existir pelo menos 01 um responsvel em execut-la (R) e um dono (A);

no pode existir mais de uma autoridade para uma mesma atividade (A).

Veja mais exemplos:

Exemplo 01; Exemplo 02; Faa o download de um template.

Os benefcios do uso da MATRIZ RACI

Contribui para a diviso clara as tarefas entre pessoas e equipes.

Quantas vezes voc j passou por situaes em que dois departamentos discutem para chegar concluso de quem deve executar determinada atividade? Quantas reunies foram investidas para solucionar este "dilema"?

E quanto s atividades executadas dentro de uma determinada equipe: j viveu situaes em que 02 profissionais

esto confusos sobre os limites de suas responsabilidades (ou seja, onde termina o papel de um e inicia o do outro) ?

O risco de situaes conflitantes como estas ocorrerem pode ser minimizado se as atividades e responsabilidades estiverem documentadas, baseadas no conceito da Matriz RACI.

Cada responsabilidade deve ser documentada dentro de uma ou mais atividade(s), em determinado processo. O "R" da atividade ir formalizar quem deve execut-la.

Ajuda a rastrear uma informao com facilidade.

Com frequncia, precisamos levantar informaes sobre processos ou servios de TI para tomada de decises e/ou reporte. o que acontece, por exemplo, quando um gestor deseja informaes tcnicas de um software para avaliar se ser compatvel com uma possvel aquisio; ou coletar um relatrio de tempo mdio entre falhas para um determinado ERP interno; ou obter 04 indicadores de desempenho para 10 projetos concludos h dois anos. Se voc est fazendo seu dever de casa direitinho, e conta com documentaes dos processos, servios e um eficiente e eficaz sistema de gerenciamento de configurao, poder obter todas estas informaes

- exemplificadas no pargrafo anterior - com facilidade. Digamos, entretanto, que voc no tenha ainda este nvel de organizao no departamento de TI, baseado em processos com alto nvel de maturidade. Neste caso, uma simples Matriz RACI por servio e por processo ir ajudar acelerar o tempo necessrio para obt-las. Ora, se existe em algum lugar a formalizao de quais so os donos dos servios e dos processos, provavelmente essa ferramenta pode ser consultada para chegar mais rapidamente ao dono deste processo ou servio, ajudando a chegar at a informao final.

Evita que pessoas chave sejam ignoradas ou esquecidas.

Um dos meus benefcios prediletos! Voc j passou por uma ou mais situaes a seguir?

o servicedesk de TI recebe diversas ligaes para ajudar a tratar dvidas sobre um novo sistema qual no tinham conhecimento que havia acabado de ser implantado na organizao e portanto, a equipe no faz ideia de como ajudar o usurio;

a equipe de manuteno de sistemas avisada de ltima hora que um novo sistema foi adquirido e seu suporte ser delegado para responsabilidade deste setor, embora ningum esteja treinado na tecnologia da ferramenta;

uma parada no servio ocorre devido a uma manuteno em equipamentos que foi programada sem que os profissionais e equipes sejam previamente sinalizadas;

durante o projeto de desenvolvimento de software, a especificao dos requisitos sofre diversas modificaes sem que os analistas desenvolvedores sejam consultados ou informados;

a equipe de infra estrutura avisada na vspera da implantao do sistema sobre a necessidade de criao de um novo ambiente de produo.

Situaes como estas, na maioria das vezes, ocorrem por falta de definio formal de quem deve ser consultado para tomada de determinadas decises ou execuo de atividade. A matriz RACI, formalizada, pode ajudar a reduzir a incidncia destes eventos.

Melhor responsabilizao das tarefas.

Por ltimo, a falta de formalizao de responsabilidades provoca um cenrio onde determinadas aes simplesmente no possuem um dono. Em outras palavras, ningum assumir a responsabilidade, j que formalmente todos so igualmente responsveis / no responsveis. comum que, sobretudo, atividades proativas sofram por serem rfs de responsveis, tais como: realizar revises, testar os dados de backup, verificar a se a soluo foi bem aceita pelo usurio/cliente, monitorar tendncias, colher informaes da rea de negcio sobre o direcionamento para o futuro, reportar status, documentar lies aprendidas, alimentar a base de erros conhecidos. Tudo isso ter maior chance de ser feito pelos membros das equipes quando formalmente definido e a matriz RACI uma soluo prtica e rpida para contribuir com esta formalizao.
Concluso

Se voc deseja dar um primeiro passo na organizao do departamento de TI, com pouco investimento de tempo e resultados rpidos, a matriz de responsabilidades uma boa opo!