Análise e planejamento de marketing digital

Ferramentas para
melhorar a
produtividade

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 Análise e planejamento de marketing digital

Ferramentas
para melhorar a
produtividade
Às vezes desejamos que o dia tenha mais de 24 horas para
dar conta de tudo, não é mesmo? Como a maioria das
pessoas, temos tanto para fazer que tudo parece
emergencial e importante. Por isso, preparamos este
conteúdo para ajudar você a se tornar uma pessoa mais
produtiva e, se possível, com algum tempo livre.

Podemos entender a produtividade como a capacidade

de, com o mínimo de recursos e no melhor tempo,
realizar o máximo de trabalho possível. E, isso tudo, sem
perder a qualidade nas entregas. A busca constante por
produtividade vem ganhando destaque nas empresas.
Para os empreendedores, o cenário não é diferente.

O oposto da produtividade
é a procrastinação, também
conhecida como adiamento
de uma ação. Levante a mão
Com tantas
quem nunca deixou para
distrações e coisas
depois o que poderia ter
a serem feitas,
sido feito ontem!
precisamos encontrar
uma forma de ser
produtivos.

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Ao longo deste conteúdo, você vai conhecer algumas

estratégias e técnicas que podem ajudá-lo a ser mais
produtivo e não procrastinar. Acompanhe!

Ferramentas para
organizar tarefas
e informações

Para começar, é fundamental

esclarecer que procrastinação
não é preguiça ou
malandragem. Há pesquisas
científicas que evidenciam
que essa sensação de inércia
está relacionada a fatores
motivacionais, físicos e
psicológicos.
Mas a boa notícia é que
ela pode ser superada.
Com organização, foco
e persistência, menos
atividades e obrigações
serão prorrogadas.

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Importância de planejar e
organizar as tarefas
A gestão de uma empresa – assim como a gestão da sua
própria vida – demanda uma série de atividades, decisões e
direcionamentos. Se você é responsável por quase todas essas
ações, saiba que não está só. Essa é a realidade da maioria dos
empreendedores! E para conseguir dar conta de tudo, o
primeiro passo é organizar e priorizar.

Atenção aqui!
Uma boa forma de começar
é estabelecer quais são as
atividades: diárias, semanais e
mensais. Após esse mapeamento,
você pode estabelecer o tempo
de realização para cada atividade
e organizar isso de
forma visual.

Uma ferramenta popular por conta da sua simplicidade e

eficiência é a 5W2H. Ela significa what, why, where, when,
who, how, how much. Em uma tradução livre seria:

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O que Onde será Por que Quando

será feito? feito? será feito? será
feito?

Quanto vai Como será Por quem

custar? feito? será feito?

Esse simples exercício possibilitará ter uma visão geral das

suas atribuições e do que precisa ser feito. Você dará os
primeiros passos para controlar suas atividades.

Com a transformação digital e a popularização

da internet, temos acesso gratuito a diversas
ferramentas que nos ajudam nessa organização.

Trello, Todoist, Evernote e

Runrun.it
Para facilitar sua organização, confira algumas ferramentas
que podem ser usadas pelo celular ou computador para
facilitar o seu dia a dia.

Ferramenta utilizada na gestão de projetos,

mas funciona bem para a organização do
trabalho de equipe. Por meio de cards com
diferentes status, você consegue visualizar o
Trello que precisa ser feito, o que está em
andamento, o que é recorrente e o que ainda
não foi iniciado. Uma das vantagens é o fato
de ser possível personalizar os status e os
cards de acordo com a sua necessidade e a da
sua empresa.

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Aplicativo que pode ser usado dentro do

navegador Google Chrome para controlar as
atividades que você tem para fazer. Uma das
Todoist vantagens é poder deixar sites, blogs,
reportagens como atividades a serem lidas/
realizadas. Para quem trabalha com produtos
digitais, essa é uma boa opção.

Ferramenta de organização que reúne

funcionalidades de bloco de notas, post-its e
Evernote imagens. A ideia é conseguir reunir em um
único lugar todas as suas anotações e não
precisar recorrer a diversos papéis ou
lembretes.

Aplicativo voltado para o gerenciamento de

atividades e tempos de uma equipe, tendo
como foco o aumento da produtividade de
Runrun.it todos. Ele oferece a possibilidade de
acompanhar e monitorar o tempo
despendido em cada atividade.

+
Quer saber mais?
Quer saber mais a respeito
dessas ferramentas? Acesse
os links ao lado e veja https://trello.com/pt-BR
outras informações. https://todoist.com/pt-BR
https://evernote.com/intl/pt-br
https://runrun.it/pt-BR

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Necessidade de ter acesso fácil a

dados e informações
O volume de dados que são gerados é
cada vez maior, não é mesmo? Mas para
que seja possível ter acesso rápido a um
documento, a um dado ou qualquer
informação relacionada ao seu negócio é
necessário ter organização e praticidade.

Na prática!
Imagine que você está visitando um
cliente, quase fechando uma negociação,
e ele faz uma pergunta sobre o seu
negócio, você lembra que este
documento está no seu computador
que fica na empresa e responde ao
cliente “depois envio para você”.
Chato, né?
Agora imagine que, quando
ele faz a pergunta, você
acessa no seu smartphone
a pasta que está em nuvem
e apresenta a informação
solicitada. Estamos falando
de praticidade, velocidade e
produtividade.

Conheça algumas ferramentas que fornecem: mais

rapidez, acesso de qualquer local, centralização dos
arquivos, compartilhamento, colaboração e mais
segurança de que os arquivos não serão perdidos. Elas
podem ajudar você a se organizar melhor. Acompanhe!

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Google Drive
Um dos mais populares serviços de armazena-
mento em nuvem. A versão gratuita oferece 15 GB
de espaço e existem planos no serviço chamado
Google One que permitem opções de ampliação. O
espaço disponibilizado é compartilhado entre Drive,
Gmail e Google Photos. A versão específica para
empresas traz maior integração e espaço.

One Drive
Serviço da Microsoft para armazenamento em
nuvem. Para testar a ferramenta, você pode fazer o
plano mais simples de pessoa física que é gratuito e
conta com 5GB de espaço. Depois, você escolhe
qual plano empresarial é o mais adequado para o
seu negócio.

DropBox
Um dos responsáveis pela popularização do ar-
mazenamento em nuvem, traz opções específicas
para pessoas físicas, equipes, freelancers e empre-
sas. Enquanto outras ferramentas têm dificuldades
com arquivos muito grandes, o Dropbox se destaca
por permitir o upload desses arquivos considera-
dos pesados.

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Esses são alguns exemplos, mas existem outras

opções, como o Box e o iCloud da Apple. Você deve
estar se perguntando: qual é a melhor opção?
Depende de sua necessidade, familiaridade, quais
sistemas operacionais costuma utilizar etc. Cada uma
dessas ferramentas tem vantagens e desvantagens, e
cabe a você analisar qual trará mais benefícios e
melhor integração.

+
Quer saber mais?
Confira as ferramentas de
armazenamento nos links
abaixo. Faça o teste e veja com
qual delas você se identifica
mais e qual atende melhor
às suas necessidades. https://www.google.com.br
Aproveite! /drive/apps.html
https://www.dropbox.com/
https://onedrive.live.com/a
bout/pt-br/

A produtividade está associada à organização, mas existem

outros fatores que contribuem para que você produza mais.
Acompanhe!

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Ferramentas para
gestão do tempo
e comunicação

Você já ouviu a expressão “tempo

é dinheiro”, certo? O objetivo de
resgatar essa frase é refletir
sobre o valor do nosso tempo.

O planejamento e a organização são

fundamentais para que você tenha
mais produtividade, mas também é
preciso gerenciar o seu tempo e se
comunicar da melhor forma
possível. Afinal, quanto melhor, mais
rápida e acertada for a
comunicação, menos tempo será
gasto.

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A importância da comunicação
para a produtividade
Com a transformação digital, a comunicação pode ocorrer
entre pessoas que estejam em qualquer parte do mundo,
clientes, parceiros ou fornecedores. Além disso, o home
office é cada vez mais comum e essa comunicação passa a
ser necessária com colaboradores e colegas de trabalho.

Para que ela ocorra,

é preciso que exista
um emissor, um
receptor e uma
mensagem.

A interpretação da mensagem é o ponto mais

importante de qualquer comunicação, afinal,
se o receptor entender de forma errada o que
foi comunicado, além de não ter funcionado a
comunicação, ela pode acarretar problemas,
gerar retrabalho e prejudicar a produtividade.

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Além dos meios de comunicação por escrito, como e-mails,

atualmente, é cada vez mais comum o uso de ferramentas
que permitam a realização de videochamadas ou
videoconferências. Entre essas ferramentas, quatro se
destacam:

Skype
O Skype foi a primeira ferramenta a ganhar desta-
que e adesão para realizar videochamadas de longa
distância. Possibilita o compartilhamento de tela, a
transmissão de documentos e chat. A ferramen-
ta permite a realização de ligações online ou com
o uso de créditos para telefones celulares e fixos,
sendo uma boa opção para ligações internacionais.

Slack
É similar ao Skype, pois tem mais integrações e é
mais moderna. Permite integrar arquivos e docu-
mentos do Drive e do Dropbox, por exemplo, com
mais rapidez. Tem crescido cada vez mais a adesão
ao Slack.

Hangouts
O Hangouts foi desenvolvido tendo o uso corpora-
tivo em mente. Tem integração com o Google Agen-
da e o Gmail, o que facilita o cronograma, o planeja-
mento, a organização e o acesso.

Zoom
Enquanto outras ferramentas têm chats como
aliados, o Zoom foca essencialmente no vídeo/
áudio.

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+
Quer saber mais?
Para utilizar as https://www.skype.com/pt-br/
ferramentas de
videochamadas e https://slack.com/intl/pt-br/
videoconferências, https://hangouts.google.com/?
acesse: hl=pt-BR
https://zoom.us/pt-
pt/meetings.html

Atenção aqui!
Em geral, as ferramentas têm:
uma versão online que dispensa
o download, algumas versões
mais simples que são fornecidas
gratuitamente e planos diversos,
conforme a necessidade de cada
negócio.

Existem outras opções, como o WhatsApp, que envolve

apenas comunicação, ou o Microsoft Teams, que apoia na
gestão. Por isso, a escolha de qual usar será pautada com
base na análise de qual ferramenta é mais compatível com
as suas necessidades e possibilidades.

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A utilização dessas ferramentas

e, principalmente, o contato por
vídeo aproximam as pessoas e
tornam essa relação mais
fortalecida. É melhor quando
você pode conversar olhando
no olho, vendo um sorriso ou
uma expressão facial, não é
mesmo?

Essas ferramentas aproximam

quem está longe e
proporcionam uma
comunicação mais rápida e em
tempo real. Mas existe um risco:
a distração. Por isso que é
preciso ter atenção à gestão do
tempo.

Importância da gestão do tempo

para a produtividade
Imagina a seguinte situação: você termina uma chamada
com alguns parceiros de negócios. Ao fechar o aplicativo de
comunicação, surge a tentação de acessar outros apps, o
que levaria à perda de foco. Você já passou por isso, né?

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Pessoas desorganizadas, distraídas e, principalmente,

procrastinadoras são as que mais sofrem para
otimizar o tempo e melhorar a produtividade.

Para evitar as distrações, é fundamental

aprender a gerenciar o tempo e
abandonar aquela sensação de que você
não tem tempo para nada ou que seu dia
precisaria ter mais de 24 horas.

Uma pessoa que sabe gerenciar o seu

tempo encontra tempo não apenas para
produzir mais, mas para aproveitar seu
lazer, curtir um tempo com a família, cuidar
do corpo e da mente, em resumo, tem
tempo para tudo que desejar e planejar.

Existem algumas técnicas e ferramentas que podem apoiar

na otimização e na gestão do tempo e essa é uma dessas
possibilidades. Você já ouviu falar na Técnica do
Pomodoro? A técnica consiste em concentrar o seu foco na
realização de uma determinada atividade e funciona assim:

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1
Tenha uma lista de

11 tarefas.
2
Recomece. Selecione uma
tarefa da sua lista.

10 3
Produza por 25 minutos
Faça uma pausa ininterruptos, sem
longa, normalmente, distrações e com um
entre 15 e 30 cronômetro.
minutos.
Técnica 4
9 Pomodoro Faça uma pausa de 5
Inicie o quarto e último minutos, beba uma água,
bloco de trabalho que um café, se distraia, mas
durará mais 25 minutos. assim que o cronômetro
avisar retorne ao trabalho.

8 5
Pause por 5 minutos. Inicie o segundo bloco de
trabalho e produza por
mais 25 minutos.

7 6
Inicie o terceiro bloco Pause por 5
de trabalho e trabalhe minutos.
por mais 25 minutos.

Dessa forma, a
cada 25 minutos
de trabalho, você
fará uma pausa de 5 Dependendo
minutos, sendo que da tarefa e da sua
a última pausa será disponibilidade de
maior. tempo, mais vezes
você pode realizar
o ciclo.

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O que eu ganho com isso?

Ao aplicar a técnica, você vai produzir mais, diminuir a
ansiedade, ter mais foco e concentração, ter mais
motivação porque produzirá mais, ter mais determinação
para atingir seus objetivos, melhorar seus processos de
trabalho evitando a procrastinação e pasme: no final terá
mais tempo!

Se a sua tentação é navegar

livremente pela internet, se
distraindo com sites e notícias
que não têm relação com
o trabalho que precisa ser
realizado, outras ferramentas
de gestão do tempo podem
apoiar, como o Rescue Time.

Esse aplicativo permite bloquear de forma parcial ou total

sites e apps que possam distrair você (MACÊDO, 2018). É
você quem personaliza o uso do aplicativo, de acordo com
suas necessidades e interesses. Além disso, essa
ferramenta ajuda a monitorar quais são os sites e
aplicativos mais acessados e qual é o tempo gasto na
navegação. Assim, você pode analisar sua produtividade e
onde seu tempo está sendo empregado.

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 Análise e planejamento de marketing digital

+
Para ir além
Principalmente para quem
Outras ferramentas que
trabalha home office, esse
apoiam na construção de listas,
aplicativo pode ajudar a
organização de atividades,
evitar distrações, controlar
cronometragem de tempo
e gerenciar o tempo
e controle de tarefas podem
para ter cada vez mais
ser interessantes. Cabe a você
produtividade.
identificar quais são as suas
principais necessidades.

Conclusão
Nem todo mundo nasce organizado e planejado, não é
mesmo? Mas isso não é mais desculpa para procrastinar
ou não produzir. Com as ferramentas que possibilitam
planejar, organizar e gerenciar arquivos e tempo, qualquer
pessoa pode se tornar extremamente produtiva. Conseguir
utilizar o tempo como um aliado para sua produtividade
não precisa ser um sonho distante. Com a gestão do seu
tempo, você perceberá que os minutos se multiplicarão e
você terá a possibilidade de realizar mais tarefas e obter
mais conquistas. Além disso, ao otimizar a sua
comunicação, você também terá um aumento da
produtividade porque evitará o retrabalho e os erros em
decorrência da falta de compreensão ou
compartilhamento. O que você está esperando para
começar a se organizar e produzir mais?

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 Análise e planejamento de marketing digital

Para continuar aprendendo

FERREIRA, W. G.; COSTA FILHO, N. S.; OBREGON, R. F. A.
Planejamento de uma rotina de estudo na perspectiva da
gamificação. Anais… 7º CONAHPA, São Luís, 17 a 20 jun.
2015. Disponível em: http://conahpa.sites.ufsc.br/ wp-
content/uploads/2015/06/ID481_Ferreira-S%C3%A1-
Obregon-Braga.pdf. Acesso em: 25 abr. 2020.
RODRIGUES, A. S. et. al. Gestão do tempo aplicada
à produtividade, qualidade de vida e desempenho:
análise de publicações do banco de dados da
Capes e do Google Acadêmico. Anais… Congresso
Internacional de Administração, Sucre, 13 a 17 ago. 2018.
Disponível em: https://admpg2018.com.br/anais/2018/
arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf. Acesso
em: 25 abr. 2020.

Referências
BDROPBOX. Disponível em: https://www.dropbox.com/.
Acesso em: 7 jun. 2020.
EVERNOTE. Disponível em: https://evernote.com/intl/pt-br.
Acesso em: 7 jun. 2020.
GOOGLE DRIVE. Disponível em:

https://www.google.com.br/
drive/apps.html. Acesso em: 7 jun. 2020.
GOOGLE HANGOUTS. Disponível em: https://hangouts.
google.com/?hl=pt-BR. Acesso em: 07 jun. 2020.
LAMIN, J. O que é a Técnica Pomodoro. Jonathan Lamin,
[S.l.], 30 maio 2017. Disponível em: https://jonathanlamim.
com.br/tecnica-pomodoro/. Acesso em: 03 jun. 2020.

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MACÊDO, S. 20 ferramentas para te ajudar a administrar

tempo no trabalho em casa. Freesider, [S. l.], 2018.
Disponível em: https://freesider.com.br/produtividade-e-
gestao/20- ferramentas-administracao-do-tempo-no-
trabalho/. Acesso em: 25 abr. 2020.
NASCIMENTO, A. Comparativo: os principais serviços de
armazenamento em nuvem. Canaltech, [S.l.], 27 mar. 2020.
Disponível em: https://canaltech.com.br/computacao-
na-nuvem/comparativo-os-principais-servicos-de-
armazenamento-na-nuvem-22996/. Acesso em: 25 abr.

2020.
ONEDRIVE. Disponível em: https://onedrive.live.com/about/
pt-br/. Acesso em: 7 jun. 2020.
RUNRUN.IT. Disponível em: https://runrun.it/pt-BR. Acesso
em: 7 jun. 2020.
SKYPE. Disponível em: https://www.skype.com/pt-br/.
Acesso em: 7 jun. 2020.
SLACK. Disponível em: https://slack.com/intl/pt-br/. Acesso
em: 7 jun. 2020.
TODOIST. Disponível em: https://todoist.com/pt-BR. Acesso
em: 7 jun. 2020.
TRELLO. Disponível: https://trello.com/pt-BR. Acesso: 7 jun.
2020.
ZOOM. Disponível em: https://zoom.us/pt-pt/meetings.
html. Acesso em: 7 jun. 2020.

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