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Como fazer um plano de ação 5W2H e um modelo de exemplo em planilha

Como fazer um plano de ação 5W2H e um modelo de exemplo em planilha

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Publicado porAlmir Rivas
Estudo sobre plano de ação 5W2H
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Published by: Almir Rivas on Jan 20, 2010
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Estudos sobre planejamento

Por Almir F. Rivas Jr

Índice
Índice ................................................................................................................................ 2 Antes de começar a ler...................................................................................................... 3 Sobre este documento....................................................................................................... 3 Como fazer um plano de ação 5W2H............................................................................... 3 Apresentando o plano de ação 5W2H .......................................................................... 4 Como e porque fazer um plano de ação ....................................................................... 4 Veja um exemplo de plano de ação 5W2H .................................................................. 5 Fontes ............................................................................................................................... 6

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Antes de começar a ler
Estes texto foi retirado, em grande parte do site Doce Blog, e de outras fontes na internet as quais procurei registrar todas no item Fontes. Este trabalho é apenas um rascunho de estudos feitos por mim para entender melhor os conceitos de plano de ação 5W2H. Sou gerente de projetos de uma empresa em Uberlândia/MG e também trabalho prestando consultorias em informática para empresas apresentando soluções de baixo custos e alta qualidade como Google, Zoho e outras. Se precisar entrar em contato comigo acesse http://meadiciona.com/rivasalmir.

Sobre este documento
Ação Criação Autor Almir F. Rivas Jr Data 20/10/2010

Como fazer um plano de ação1 5W2H2
Se seus projetos não andam, suas reuniões e brainstorms3 são ótimas mas nada de real acontece, então você precisa aprender como fazer um plano de ação 5W2H. Uma boa solução para resolver impasses, situações difíceis ou conseguir ideias inovadoras é usar técnicas para pedir ajuda. Essas técnicas geralmente vêm disfarçadas por nomes bonitos, como reunião da diretoria ou brainstorm. É surpreendente como ideias simples e efetivas podem surgir da pessoa que não se espera. Quando uma reunião é bem feita, com um objetivo definido, pauta previamente publicada e hora para começar e acabar ela passa a ser interessante e principalmente a atingir o seu alvo.

O plano de ação é composto por uma série de providências / tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento. Num plano de ação as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem cronológica. Deve constar também no plano de ação: Quem é o responsável pela execução, qual o prazo e/ou data limite para a sua conclusão e quais os recursos necessários. O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo. Brainstorm é ao pé da letra, o mesmo que "tempestade cerebral". O termo é usado para designar uma reunião onde todos falam suas idéias, mesmo que estas não estejam ainda bem estruturadas
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Porém, é comum permitir que as reuniões terminem sem um plano de ação. Nos brainstorms não é recomendado ficar se prendendo aos ’comos’ e ‘quandos’ para deixar as ideias fluírem, mas nada impede que se faça um plano de ação logo após o término da reunião.

Apresentando o plano de ação 5W2H
5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos. Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês: • • • • • • • 1 – What (o que será feito), 2 – Who (quem fará), 3 – When (quando será feito), 4 – Where (onde será feito), 5 – Why (por que será feito) 1 – How (como será feito) 2 – How Much (quanto custará)

Existe também uma variação do plano de ação que nada mais é do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custará) formando a sigla (adivinhe) 5W1H.

Como e porque fazer um plano de ação
O plano de ação é acima de tudo um conceito. Conheço um quitandeiro que entende esse conceito e o faz intuitivamente de cabeça. Ele cria vários planos de ação durante o dia e com isso toma decisões rápidas e eficazes. Apesar de ser simples, é um empreendedor de sucesso. Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. Não é o caso do quitandeiro. Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação. O plano de ação começa com o planejamento estratégico4 para a solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. O planejamento estratégico inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reuniões. Com as idéias, dados e o objetivo em mãos basta desenvolver uma planilha com os 5W e 2H para preenchimento e impressão.

Planejamento estratégico - Processo contínuo de: Tomar decisões atuais que envolvem riscos, organizar sistematicamente as atividades necessárias à execuão dessas decisões e medir o resultadodessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas.

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Para facilitar o Roberto Machado do blog Doce Blog criou uma planilha que eu disponibilizei para download no endereço http://bit.ly/660I2t. Gostei muito de diversos exemplos que encontrei durante meus estudos e buscas pela Web. Mas o que achei mais simples e eficaz foi o que disponibilizei em http://bit.ly/8cDb9U.5

Veja um exemplo de plano de ação 5W2H
Vamos pintar o seguinte cenário: Você quer tornar a empresa 15% mais lucrativa, o que é diferente de simplesmente aumentar o faturamento em 15% certo? Então vamos precisar: • • • • • Pesquisar revistas especializadas Procurar ideias de marketing na Internet Inventar uma promocão para público alvo Selecionar os produtos para promoção Fazer panfletagem e propaganda no rádio

Mas só isso não parece ser suficiente, então solicitamos a ajuda de nossa usina de idéias. Nossos sócios, parceiros, funcionários, colegas importantes e nos reunimos. Por uma hora discute-se como aumentar a lucratividade em 15% e outras ideias surgiram, principalmente a de redução de custo sem diminuir qualidade, apenas aumentando a eficiência. Essa reunião trouxe à tona mais ideias para: • • • • • Reduzir custos com eletricidade Reduzir custos com telefonia Analisar os custos fixos mais altos Aumentar a margem dos produtos em promoção Marketing de baixo custo e alto alcance

Agora que levantamos os dados necessários com planejamento estratégico, vamos ao plano de ação. Quando se entende o conceito básico é fácil formular o documento, porque durante a reunião podemos direcionar a conversa para que flutue pelos 5W2H. Eis o exemplo de plano de ação:

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Esta é uma nota minha de acordo com análise durante o processo de estudo.

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Fontes
• • • • • Doce Blog em 20/01/2010 - http://bit.ly/78GRIk Sobre administração em 20/01/2010 - http://bit.ly/7p3Nyz Portal Sebrae-SP em 20/10/2010 - http://bit.ly/6rLwpI MSN Mulher em 20/10/2010 - http://bit.ly/8zy7gR Portal da justiça federal em 20/10/2010 - http://bit.ly/8gQbES

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