Você está na página 1de 11

I.

5W2H
interessante perceber que BPM utiliza conceitos, termos e

terminologia j consagrada e de uso to popularizado como o 5W2H, oriundo


da Gesto da Qualidade. Afinal, processos tm tudo a ver com qualidade,
eficincia e desempenho. Nenhuma novidade de fato, pois BPM tambm
assimila

outros

conceitos

da

administrao,

de

disciplinas

como

Reengenharia e Qualidade Total. Muitas pessoas da rea de processos, porm,


possuem formao na rea de tecnologia e tais conceitos podem no ser muito
familiares. Por isso resolvemos chamar a ateno para essa ferramenta, os
conceitos envolvidos e sua utilizao.
5W2H uma ferramenta para elaborao de planos de ao que, por
sua simplicidade, objetividade e orientao ao, tem sido muito utilizada em
Gesto de Projetos, Anlise de Negcios, Elaborao de Planos de Negcio,
Planejamento Estratgico e outras disciplinas de gesto. De origem atribuda a
diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson, Rudyard
Kipling, Marco Fbio Quintiliano at Aristteles, essa ferramenta baseia-se na
elaborao de um questionrio formado por sete perguntas:

Note que a sigla 5W2H origina-se nas letras iniciais das perguntas que
devemos realizar.
O conceito por trs do termo significa que uma ao influenciada por
sete circunstncias e que, ao elaborar um plano de ao, devemos responder,
de modo formal, s seguintes questes:
What: o que ser feito (entrega);
Why: por que ser feito (justificativa);
Where: onde ser feito (local);
When: quando ser feito (tempo);
Who: por quem ser feito (responsabilidade);
How: como ser feito (mtodo);
How much: quanto custar (custo).
O que deve ser feito? (A ao, em si);
Por que esta ao deve ser realizada? (O objetivo);
Quem deve realizar a ao? (Os responsveis);
Onde a ao deve ser executada? (A localizao);
Quando a ao deve ser realizada? (Tempo ou condio);
Como deve ser realizada a ao? (Modo, meios, mtodo, etc.);
Quanto ser o custo da ao a realizar? (Custo, durao, intensidade,
profundidade, nvel de detalhamento, etc.).
Exemplo:

Aproveitando o clima da Copa do Mundo no Brasil, vamos exemplificar


elaborando um plano de ao para organizar um evento de confraternizao
mensal para os funcionrios de uma empresa, com o tema do campeonato
mundial, em uma hipottica final entre Brasil e Argentina.

Est claro que a ordem dos eventos pode ser alterada de acordo o tipo
de evento, de organizao, de contratao e etc. colocamos as aes do plano
em ordem cronolgica (coluna Data) considerando uma possvel dependncia
entre atividades. Mas essa apenas uma abordagem.
possvel verificar, tambm, que as colunas Custo e Local no so
to teis nesse caso, por ser um plano simples e por haver pouca variao
nessas variveis. Devemos considerar todas as sete circunstncias descritas
para elaborar o plano de ao, mas em casos em que uma destas
circunstncias seja fixa (como uma mesma data de realizao, por exemplo)
podemos deixar de represent-la em uma coluna de nossa tabela.
Da mesma forma, pode haver situaes em que sejam necessrias ou
desejveis informaes adicionais em nossa tabela. Alm das circunstncias
normais, previstas na ferramenta 5W2H, podemos adicionar informaes no
necessariamente ligada s circunstncias, mas que qualificam a prpria ao
ou seus resultados.

No exemplo abaixo, baseado na tabela para levantamento de medies


do BPM CBOK citada no incio do artigo, percebe-se uma correspondncia dos
nomes dos atributos de medio com as questes do 5W2H:

No exemplo, as perguntas O qu, Por qu, Onde, Como e Quem


so respondidas pelos atributos Item a medir + O que medir, Objetivo da
medio, Onde medir, como ser medido e responsvel pela medio,
respectivamente.
Note que foram suprimidas as questes Quando visto que a medio
dever ser executada automaticamente pelo processo ou sistema e Quanto,
pois no se aplicam a este caso. Tambm foram adicionados dois atributos de
medio que no corresponde a nenhuma das 7 questes da ferramenta:
parmetro de comparao e polaridade do indicador.
Se voc ainda no utiliza 5W2H em suas tarefas dirias, comece a
pensar quais os planos de ao voc poderia formalizar com esta ferramenta e
coloque em prtica na primeira oportunidade. Voc perceber que se trata de
um excelente modo de formalizao do planejamento, detalhamento da ao,

comunicao de prazos e responsabilidades. E lembre-se de compartilhar nos


comentrios as suas experincias e dicas

II.

COMO O 5W2H NO EXCEL?


Nesse caso, basta criar uma coluna para cada pergunta ou ainda uma

linha, dependendo do tamanho e da complexidade do seu projeto. Lembre-se


de que preciso compartilhar a planilha com todos, a fim de garantir que no
haja alteraes sem o consentimento do gerente de projetos, afinal, ali est o
planejamento de uma equipe toda!

III.

E O 5W2H NO PM CANVAS?
No PM Canvas, que pode ser utilizado tanto no desktop quanto no

smartphone, com o uso do aplicativo, voc constri os blocos de acordo com


as perguntas do 5W2H e ainda permite que as pessoas contribuam com as
respostas, pois essa ferramenta alimentada de forma colaborativa. Usar o
5W2H

no

PM

Canvas

facilita

gesto

de

projetos

com

equipes

geograficamente distribudas, situao em que preciso concentrar o


planejamento em um nico local, ao mesmo tempo em que se distribui as
informaes para quem est envolvido com o projeto, independentemente da
distncia.

IV.

E QUANTO AO 5W2H ON-LINE?


Tambm possvel criar sua ferramenta 5W2H on-line, utilizando

plataformas especializadas. No Mural.ly, por exemplo, voc pode criar o 5W2H


e convidar seu time para compartilhar em modo visualizao ou edio, sendo
possvel, portanto, proteger os dados. Os convidados podem adicionar
comentrios e ainda bater papo pelo chat da ferramenta, o que contribui no
momento de formatar o plano de ao. Outra possibilidade on-line o site
5W2H.me, por meio do qual voc cria um usurio com senha para poder
desfrutar de uma ferramenta bastante intuitiva e de fcil compreenso. Para
isso, basta preencher os dados e inserir a ao e comear a construir seu
5W2H!

V.

E NO SOFTWARE DE GESTO DE PROJETOS?


A maioria dos softwares de gesto de projetos possui campos para

preenchimento que contemplam todas as perguntas e respostas do 5W2H.


Nesse caso, a ordenao das informaes fica formatada segundo a
ferramenta que voc escolher utilizar, seja em tabelas em formato Excel ou em
campos segmentados na tela do computador.

VI.

H OUTROS MTODOS PARECIDOS?


A verdade que o 5W2H uma ferramenta confivel e de fcil

adaptao em qualquer ambiente de negcio, o que contribui para que todos


utilizem a mesma metodologia para o planejamento e o desenvolvimento de
seus projetos. Mas vale ressaltar que ele no nico! Ainda existem o 5W1H e
o 5W3H, variaes que podem servir a outros propsitos na empresa.
No 5W1H, no se considera o how much, podendo ser utilizado para
projetos que no tenham custo para a empresa como uma melhoria interna,
por exemplo. J no 5W3H acrescido um H, de how many ou quantos,
podendo se referir a quantas solues sero necessrias, quantos recursos
sero necessrios ou qualquer outro tipo de quantidade que seja atrelada ao
projeto.
Como voc

deve

ter percebido, o

5W2H

uma

ferramenta

extremamente simples, mas altamente eficaz na criao de planos de ao


para qualquer tipo de projeto. Se voc ainda no a experimentou, pense com
carinho em implementar seu uso dela nas prximas iniciativas da empresa!
Assim, alm de facilitar o acesso informao para todos, voc ter um timo
instrumento de controle de atividades.
Implementar esta ferramenta no desenvolvimento de um projeto
simples e exige apenas que os gestores responsveis elaborem uma tabela e
discutam as questes principais. O desenvolvimento de cada questo tem
apenas o objetivo de desmembrar a ideia em vrios segmentos, para que seja
mais fcil entender quais as metas a serem atingidas no projeto, como colocar
em prtica e os preparativos necessrios. Confira as questes uma a uma:

VII.

O QU?
Essa primeira interrogao a mais bsica e deve ser respondida de

acordo com o objetivo que a empresa quer chegar com a ao proposta. O


foco principal do projeto deve ser inserido aqui, de forma concisa, clara e sem
prolongamentos, apenas para que o objetivo principal seja definido. Se, por
exemplo, a empresa pretender implantar um plano interno de sustentabilidade,
esta primeira pergunta pode ser respondida com um simples Reduzir os
desperdcios atravs da conscientizao de sustentabilidade dos funcionrios.

VIII.

QUANDO?
To simples quanto a pergunta , a resposta deve ser clara e indicar a

data exata para que o plano entre em ao, caso esta data esteja definida. Se
a ideia for colocar o projeto em prtica aos poucos, ou fazer um calendrio de
preparativos, cronogramas e pequenas aes, esse processo pode ser
detalhado nesta questo. No caso do projeto de ao interna sustentvel, essa
pergunta poderia ser respondida facilmente com um amanh ou na prxima
segunda-feira.

IX.

QUEM?
Este o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No

entanto, no preciso necessariamente escrever os nomes um por um e


colocar qual a responsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta
poderia ser simplesmente Os funcionrios, que seriam o foco do projeto.
Porm, quanto mais delimitado o projeto estiver melhor ser para a gesto,
pois a organizao detalhada da ao contribui com uma melhor compreenso
do que ser realizado.

X.

POR QU?
Uma ao empresarial sempre surge de diversas causas, que podem

ser

problemas

corriqueiros

ou

desejo

de

crescer

mais

buscar

aperfeioamento. A pergunta Por qu? . Deve conter as motivaes para a


realizao da ao, pois essas motivaes representam o combustvel que ir
mover as foras empresariais para a execuo do projeto. Por isso, a

problemtica da questo e os motivos que levaram ao planejamento da ao


deve ser explicada aqui. No caso da sustentabilidade poderia ser Altos gastos
com gua e energia. Ou outras motivaes ecolgicas.

XI.

ONDE?
Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, preciso identificar

onde a ao ocorrer. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda,


de forma virtual, dentro da prpria empresa ou em locais especficos,
dependendo da natureza da ao. O importante relatar aqui o ambiente no
qual o projeto dever ser executado, de forma clara, com as informaes
necessrias e possveis imprevistos.

XII.

COMO?
Uma das questes mais importantes do 5W2H, o Como refere-se ao

foco do planejamento: de que forma o plano dever ser executado. Este


espao para ideias, desenvolvimento da criatividade, anlises e pesquisas.
Nesta questo, os responsveis podem colocar a forma como pretendem
executar, como a tarefa foi realizada em outras empresas e reservar um
espao para novas formas de execuo que podem surgir no andamento do
projeto. No projeto sustentabilidade, aqui poderia conter informaes como:
Atravs de palestras, cursos e dinmicas para conscientizao dos
funcionrios.

XIII.

QUANTO CUSTAR?
Esta questo crucial para o sucesso da ao e nela deve constar o

custo do projeto e possveis alternativas para problemas financeiros. As vezes


no possvel descobrir logo no inicio os valores exatos do projeto, mas os
gestores podem trabalhar com perspectivas de gastos para ter uma noo se a
verba disponvel suficiente para cobrir a realizao das aes.
Se a concluso for de que o dinheiro necessrio maior do que o
disponvel, o ideal planejar medidas para juntar os valores que sero

utilizados e trabalhar com formas de cortar pequenos gastos referentes ao


projeto. Com planejamento e organizao, qualquer projeto pode ser realizado,
desde que a companhia se focalize na parte financeira para executar a ao.

XIV.

AS VANTAGENS DA FERRAMENTA
A praticidade e o fcil entendimento do uso de um sistema 5W2H so as

principais vantagens. Entre as ferramentas de gesto e marketing, o 5W2H se


destaca pela simplicidade e eficincia de sua metodologia, pois ajuda a gesto
empresarial a ter um controle maior das aes estratgicas nas quais
pretendem realizar.
No s para empresas, essa tcnica pode ser utilizada tambm de forma
individual, com foco profissional e em outras reas. A teoria bsica do 5W2H
que qualquer planejamento precisa ser fragmentado para uma ampla
compreenso e, a partir deste conceito, possvel estruturar uma simples ideia
e transform-la em um plano analisado e preparado para a sua execuo.
Alm disso, o 5W2H permite tambm que o usurio faa ajustes de
pequenos detalhes que no ficam claro em uma primeira elaborao. Durante a
estruturao do projeto, os prs, contras e as partes que precisam ser
repensadas so reveladas pela dinmica da ferramenta.

XV.

A IMPORTNCIA DO 5W2H PARA AS EMPRESAS


O 5w2h se trata de uma metodologia para elaborao de planos de

ao. Ns podemos compreende-lo como uma espcie de formulrio que


auxilia na execuo e no controle das tarefas onde so atribudas as
responsabilidades para cada colaborador e o modo como a atividade em
questo deve ser realizada. Alm desses aspectos, o 5w2h ajuda a definir o
departamento, o motivo pela qual a atividade precisa ser realizada e o prazo
para a concluso da mesma. Ele ajuda a reunir as informaes que a grande
maioria dos gestores julga minimamente para a execuo de um determinado
plano de ao. Sendo assim, conseguimos entender que o 5w2h potencializa
as condies favorveis a execuo das atividades. Como tambm fornece um
ambiente propicio para o sucesso desejado. A ferramenta um meio simples,

prtico e competitivo, assim como o ambiente corporativo deve ser. a ausncia


das dvidas proporcionada pela sua metodologia acelera e otimiza as
atividades

serem

desenvolvidas

por

uma

determinada

equipe

ou

departamento. Alm desses aspectos, a implementao do 5w2h


considerado uma das mais fceis dentre as 7 ferramentas da qualidade, mas
isso no desmerece as grandes vantagens que ele apresenta para os gestores
e sua administrao.
Vale ressaltar que a metodologia proporcionada pelo 5w2h oferece um
timo complemento as tcnicas j existentes de analises de negcios, uma vez
que boa parte das analises no culminam em aes para lidar com as questes
levantadas por ele. Dentre algumas das possveis dicas de utilizao dessa
ferramenta, pois o 5w2h se trata basicamente de uma tabela podendo ser feita
numa planilha do Excel por exemplo.

XVI.

CONCLUSO
Resumindo existem diversas formas de aplicao para essa ferramenta.

Ela pode tanto ser usada sozinha para colocar em pratica uma deciso simples
na

empresa,

como

tambm

em

conjunto

com

outras

ferramentas

administrativas, tais como a anlise swot, matriz BCG ou Analise PEST. A


praticidade e o fcil entendimento que a ferramenta proporciona so as suas
principais vantagens. O 5w2h se destaca, principalmente, pela sia simplicidade
e eficincia de sua metodologia, ajudando os administradores a terem um
maior controle sobre as atividades que desempenham.