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GESTO DA QUALIDADE: APLICAO DA FERRAMENTA 5W2H COMO

PLANO DE AO PARA PROJETO DE ABERTURA DE UMA EMPRESA


Alisson O. da Silva (FAHOR) as000699@fahor.com.br
Lucas Roratto (FAHOR) lr000807@fahor.com.br
Marcos Eduardo Servat (SETREM) tenservat@gmail.com
Leandro Dorneles (URI-Santo ngelo) leandro1902@gmail.com
Edio Polacinski (URI-Santo ngelo) edio.pk@gmail.com

Resumo
A grande maioria das pessoas acreditam que estabelecer uma empresa e gerencila hoje no Brasil algo utpico e est destinado ao fracasso, o qual se concretiza
quando o futuro empresrio no possui um planejamento slido e detalhado para o
processo de concepo do novo empreendimento. Neste contexto, destaca-se que o
referido artigo tem o objetivo de demonstrar a aplicao da ferramenta 5W2H para a
elaborao do plano de aes necessrias ao processo de abertura de uma
empresa do ramo de condicionadores de ar automotivos. Como metodologia de
pesquisa, definiu-se a pesquisa-ao pelo fato de os autores oferecerem as diretivas
durante todo o processo de pesquisa. Como principais resultados, destaca-se o
mapeamento dos processos necessrios abertura da empresa no setor de
refrigerao automotiva e a organizao das atividades em forma de planos de
ao, possibilitando um melhor entendimento dos fatores relacionados ao
surgimento deste empreendimento.
Palavras-chave: Gesto Da Qualidade; Ferramentas Da Qualidade; 5W2H; Plano
De Ao; Condicionadores De Ar Automotivos.

1. Introduo
Segundo Dolabela (2006), de cada 100 empresas abertas no Brasil, 90
fecham nos trs anos seguintes sua criao, devido principalmente falta de
preparo de seus gestores e o planejamento incorreto das aes para funcionamento
do negcio. Em muitos casos, o sonho de ter o prprio negcio acaba sucumbindo
diante das inmeras dificuldades encontradas pelas empresas recm nascidas, que
poderiam ter sido previstas anteriormente abertura do empreendimento.
Assim, o planejamento para a abertura de uma empresa deve ser detalhado e
consistente, contendo informaes do que deve ser feito, em um determinado prazo,
por quem deve ser executada essa ao e outras informaes complementares.
Esse planejamento deve ser seguido fielmente a fim de se obter um bom resultado.
Dessa forma, a ferramenta 5W2H atua como suporte no processo estratgico,
pois conforme Meira (2003), esta permite, de um forma simples, garantir que as
informaes bsicas e mais fundamentais sejam claramente definidas e as aes
propostas sejam minuciosas, porm simplificadas.

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Desta forma, o objetivo deste artigo promover o uso da ferrmamenta 5W2H


para o auxlio no planejamento do negcio, onde a mesma servir como anteparo
para a concepo do plano de aes que nortear e organizar o andamento do
processo de abertura da empresa.
2. Reviso da Literatura
2.1 Condicionadores de ar automotivos: cenrio atual
Os autores Casoti e Goldenstein (2008), mencionam que o automvel
atravessou todo o sculo XX como um dos bens de consumo mais desejados pela
sociedade. O carro tornou-se a materializao simultnea da reduo da
comodidade, da liberdade para se locomover, da facilidade e do status social. Os
autores comentam ainda sobre as diversas transformaes em design e a instalao
de acessrios, dentre eles o ar condicionado, que tornaram mais agradveis e
seguras experincia de dirigir um automvel.
O cenrio atual do ramo de climatizao automotiva promissor, segundo
Petroski (2005). O mercado automobilstico tem atrado, desde algum tempo, a
ateno de diversas montadoras estrangeiras. Com o aumento da competitividade,
desenvolveram-se tecnologias, antes consideradas suprfluas e dentre elas o
sistema de ar condicionado.
Uma pesquisa realizada pelo Departamento de Controle de Trafego de So
Paulo indica que o nmero de carros populares com condicionador de ar est
aumentando, em consequncia da viso do consumidor e reduo do custo deste
tipo de equipamento. Desta maneira, cabe citar a observao de Petroski (2005, p.
11) a respeito do mercado de condicionadores de ar:
Este progressivo acrscimo de demanda motivou a instalao de fbricas
de condicionadores de ar automotivo, proporcionando maior contato desta
tecnologia com os profissionais das reas tecnolgicas. Isto promove um
aprimoramento do conhecimentode engenharia mecnica, especificamente
na rea de cincias trmicas.

Diante desta afirmao, fica evidenciado o crescente aumento da demanda por


servios de instalao e manuteno em condicionadores de ar automotivos, foco
central de atuao do negcio alvo deste estudo.
2.2 Ferramentas e Gesto da Qualidade
Segundo Alves (2004), inicialmente, a qualidade estava conectada ao conceito
de atender especificaes pr-determinadas de maneira conforme. Ao decorrer dos
anos, este conceito evouliu e o conceito de qualidade deixou de estar to e somente
ligado conformidade, tendo alcanado a viso de satisfao dos clientes.
Berry (1992) acrescenta a excelncia em qualidade como responsvel por
distinguir uma empresa de suas concorrentes e considera a qualidade como
condio bsica para competio.
A excelncia da qualidade deve comear bem estruturada e para que o
programa da qualidade seja bem sucedido, Lins (1993) sugere que os problemas
sejam tratados com uma abordagem sistematizada, sendo este, um dos aspectos
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mais importantes. Continuando, o autor defende que tais problemas sejam


identificados e analisados por meios metdicos e organizados.
Meira (2003) ainda refora que para se estabelecer um ambiene propcio para
a melhoria da qualidade, indispensvel o uso de ferramentas que permitam
organizar os fatos e dados, transformando-os em informaes disponveis.
Considerado um dos gurus da qualidade, Kaoru Ishikawa desenvolveu, na
dcada de 80, um conjunto de ferramentas da qualidade, que so mtodos de apoio
resoluo de problemas da qualidade (GOMES, 2004). So elas: Diagrama de
Pareto; Diagrama de Causa-Efeito (ou espinha de peixe, ou diagrama de Ishikawa);
Histogramas; Folhas de Verificao; Cartas de controle; Diagrama de Disperso; (ou
grficos de disperso) e os Fluxogramas.
Atuando na rea de planejamento do ciclo PDCA, a ferramenta a seguir uma
das mais utilizadas para a construo de planos de ao, que ser muito til para o
desnvolvimento deste estudo.
2.3 5W2H
A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indstria automobilstica do
Japo como uma ferramenta auxiliar na utilizao do PDCA, principalmente na fase
de planejamento. Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano
de ao para atividades pr-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a
maior clareza possvel, alm de funcionar como um mapeamento dessas atividades.
O autor continua discorrendo e ressalta que o objetivo central da ferramenta 5W2H
responder a sete questes e organiz-las. No Quadro 1 so apresentadas as etapas
para estruturao da planilha do plano de ao 5W2H.

Fonte Meira (2003)


Quadro1 Etapas para aplicao do 5W2H

Nota-se que as respostas destas questes esto interligadas e que ao final do


preenchimento da planilha, surge um plano de ao detalhado, de fcil compreenso
e visualizao, que define as aes tomadas, de que maneira sero realizadas e
quais os responsveis pela execuo de tais atividades.

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3. Mtodos e Tcnicas
Para a realizao do presente trabalho utilizou-se o mtodo da pesquisaao, que consiste no engajamento do pesquisador com o projeto, em busca de
solues prticas para os problemas reais surgidos no decorrer do projeto de
pesquisa (TAUCEN apud POLACINSKI et al., 2012).
Foram utilizadas as fases da pesquisa-ao Preparatria e Exploratria, onde
se definiu o problema de pesquisa que foi a aplicao da ferramenta 5W2H na
proposio de planos de ao para abertura de uma empresa, somada busca por
literatura em obras de autores destacados na rea de qualidade e ferramentas da
qualidade, que culminou com a construo dos planos de ao baseados no
planejamento necessrio para a abertura de um negcio no ramo de ar condicionado
automotivo, no municpio de Santa Rosa RS.
4. Resultados e discusses
Com a finalidade de organizar o trabalho de planejamento e elaborao dos
planos de ao, realizou-se uma reunio entre os scios fundadores Lucas Roratto e
Marcos para definio dos problemas chave durante o processo de abertura do
negcio. Assim, elaborou-se o plano de ao, primeiramente estabelecendo-se o
problema ou a ao a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear
as aes e as concluses tiradas aps a execuo da ferramenta.
Assim, os passos a serem seguidos at o incio das atividades da empresa
so listados a seguir:
Pesquisar sobre cenrio atual da rea de ar condicionado automotivo no
municpio de Santa Rosa;
Analisar a viabilidade econmica;
Buscar capacitao tcnica;
Providenciar local para instalao;
Levantar fornecedores;
Reformar o prdio alugado;
Comprar equipamentos e ferramentas necessrias;
Criar CNPJ.
Definidos os problemas, criou-se um modelo de planilha 5W2H padro para
coleta dos dados, a fim de garantir a confiabilidade e consistncia das informaes
levantadas, simutneas criao dos planos de ao. No Quadro 2 apresenta-se a
planilha modelo utilizada, baseada no modelo proposto por Meira (2003).
PROBLEMA:
What

Why

Where

When

Who

How

Fonte - Os autores
Quadro 2 Planilha 5W2H utilizada para coleta de dados

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How Much

Para cada ao, aplicou-se esta planilha 5W2H padro para a elaborao do
plano de ao que buscar nortear a execuo das aes. Nos prximos quadros,
apresentam-se as planilhas preenchidas, contendo os planos de ao propostos pra
cada item, bem como o resultado observado em virtude da aplicao da ferramenta.
O plano de ao foi elaborado, primeiramente, estabelecendo-se o problema
ou a ao a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear as aes,
e as concluses tiradas aps a execuo da ferramenta.
Primeiramente executou-se uma pesquisa de campo na rea de ar
condicionado automotivo, na cidade de Santa Rosa e nas cidades vizinhas,
conforme o Quadro 3.
PROBLEMA: PESQUISA APROFUNDADA DO CAMPO DE TRABALHO NA CIDADE DE SANTA
ROSA NA REA DE REFRIGERAO AUTOMOTIVA
What

Why

Where

Pesquisar
sobre cenrio
atual da rea
de ar
condicionado
automotivo no
municpio de
Santa Rosa

Para estar
consciente e
bem informado
em relao ao
novo negcio
em questo
que se deseja
iniciar

Santa
Rosa e
regio

When

28/08/2012
a
12/09/2012

Who

How

How Much

Lucas e
Marcos

Pesquisar
em guias
telefnicos,
internet
pessoalment
e em
empresas da
regio

R$ 50,00
em
combustvel

Fonte: Os autores
Quadro 3 Pesquisa de campo na rea de refrigerao automotiva

Como resultado do plano de ao, verificou-se que na cidade de Santa Rosa


existe somente uma empresa que trabalha exclusivamente no ramo de manuteno
e instalao de ar condicionado automotivo, e mais trs empresas que trabalham
com manuteno de ar condicionado automotivo, mas possuem oficina mecnica
junto, e por isso, no tem total foco na rea. Foi constatado tambm que nas
cidades vizinhas o servio nesta rea escasso e o preo da manuteno
elevado.
Uma vez constatada escassez de servio nesta rea, surgiu-se a necessidade
de entender a viabilidade econmica deste negcio, conforme Quadro 4.

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PROBLEMA: PESQUISAR SOBRE A REA DE AR CONDICIONADO AUTOMOTIVO E SUA


LUCRATIVIDADE
What

Why

Where

Pesquisa
sobre
viabilidade
do negcio

Para retirar
dvidas,
aprofundarse no campo
de trabalho
desejado e
para obter
uma
projeo de
lucratividade

Na
internet, em
oficinas da
regio, e
nas
empresas
que
prestam
cursos na
rea

When

14/09/2012
a
18/09/2012

Who

How

How Much

Lucas e
Marcos

Pesquisar
na internet,
visitar as
empresas
que
trabalham
no setor.

R$20,00 em
combustvel

Fonte Os autores
Quadro 4 Pesquisa de lucratividade e procura pelo servio

Conclui-se que, com a especializao correta, fica fcil de trabalhar, pois


praticamente o trabalho condiz ao servio de mecnica geral, porm, com um foco
mais centrado na rea de ar condicionado. Em relao demanda, constatou-se
que as empresas da regio no esto dando conta de todo o servio, pois possuem
um tempo de espera elevado para poder realizar os servios. Quanto lucratividade,
esta se mostrou muito positiva para esta rea.
Assim, com as dvidas j esclarecidas sobre o ramo de atuao, verificou-se
a necessidade de adquirir capacitao tcnica, para poder fornecer um servio de
qualidade e que satisfaa os clientes. Analisou-se o cenrio e optou-se por uma
empresa especialista no assunto, localizada na cidade de Porto Alegre. O Quadro 5
mostra o plano de ao construdo para soluo desta etapa.
PROBLEMA: CAPACITAO TCNICA
What

Why

Where

Obter
capacitao
tcnica

Para
capacitao
profissional em
manuteno de
condicionadores
de ar
automotivos

Porto
Alegre

When

06/09/2012
a
11/09/2012

Who

How

How Much

Lucas e
Marcos

Realizar
curso
especializado
no setor de
ar
condicionado
para
automveis

R$3000,00

Fonte Os autores
Quadro 5 Execuo do curso de especializao

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Como resultados deste plano de ao, lista-se a obteno da capacitao


necessria para a realizao do servio na rea desejada pela empresa. Com a
especializao realizada, focou-se na implementao fsica da empresa, buscando
encontrar um local para instalao do negcio, levando em considerao os fatores
de localizao, espao amplo e instalaes bem conservadas, conforme o Quadro 6.
PROBLEMA: LOCALIZAO DA EMPRESA

What

Why

Where

When

Who

How

Encontrar
local
adequado
para a
instalao
da empresa

Para encontrar um
local que
possibilite a
circulao de
carros, de fcil
acesso aos
clientes e
localizao
estratgica.

Na
cidade de
Santa
Rosa

13/09/2012
a
18/09/2012

Lucas e
Marcos

Contato com
imobilirias

How
Much

R$ 40,00
em
telefone

Fonte Os autores
Quadro 6 Localizao da empresa

A aplicao desta planilha 5W2H resultou no encontro de trs lugares que


condiziam com as especificaes necessrias para a empresa. Aps anlise
decidiu-se pelo local mais adequado. A prxima meta definida foi o levantamento de
fornecedores de ferramentas e equipamentos, conforme o Quadro 7.
PROBLEMA: ENCONTRAR FORNECEDOR DE EQUIPAMENTOS, FERRAMENTAS E PEAS
What

Why

Where

When

Who

How

How Much

Levantamento
de
fornecedores
de peas e
equipamentos

Para a
aquisio de
equipamentos
e ferramentas
e obter um
suporte
rpido na
compra de
peas

Santa
Rosa e
regio

18/09/2012
a
28/09/2012

Lucas

Contato via
telefone e
pessoalmente

R$ 80,00

Fonte Os autores
Quadro 7 Levantamento de fornecedores

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Aps o contato com vrias empresas, estabeleceu-se a quantia de quatro


fornecedores principais para a empresa. Dois deles esto localizados em Santa
Rosa e fornecero ferramentas e peas. Os outros dois fornecedores, de outras
cidades, sero responsveis pelo fornecimento de equipamentos e peas.
Simultneo ao processo de levantamento de fornecedores optou-se por
realizar as reformas e ajustes necessrios no prdio, alugado para a instalao da
empresa. Para tal, criou-se o plano de ao mostrado no Quadro 8.
PROBLEMA: REFORMAS NO PRDIO ALUGADO
What

Why

Where

When

Reformas
na rea da
oficina e
construo
do escritrio

Para adequar a
estrutura j
existente s
necessidades do
negcio e
proporcionar
conforto aos
colaboradores e
clientes

No
prdio
alugado

18/09/2012
a
28/08/2012

Who

How

How Much

Marcos

Contratar mo
de obra
especializada
para fazer
reforma

R$ 1650,00
de mo de
obra e
material

Fonte Os autores
Quadro 8 Reforma do prdio alugado

Aps o prdio estar em condies para a abertura da empresa, realizam-se


os pedidos com os fornecedores anteriormente selecionados, adquirindo o material
necessrio para incio das atividades. No Quadro 9, visualizam-se as aes tomadas
para efetuar a compra dos insumos.
PROBLEMA: COMPRA DE EQUIPAMENTOS E FERRAMENTAS
What

Why

Comprar os
equipamentos
e as
ferramentas
necessrias

Obter
material
necessrio
para incio
das
atividades

Where

Fornecedores

When

28/09/20
12
a
03/010/2
012

Who

How

How Much

Lucas

Entrar contato
com os
fornecedores
e passando a
lista de
material

R$ 3200,00
em
equipamento e
R$ 1400,00
em
ferramentas
Total:
R$4600,00

Fonte Os autores
Quadro 9 Compra de material

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Com todos os materiais adquiridos, definiu-se a abertura legal da empresa


perante a lei com o encaminhamento do CNPJ, conforme mostrado no Quadro 10.
PROBLEMA: ABERTURA DO CNPJ DA EMPRESA

What

Why

Where

Legalizao
da empresa
e abertura
do CNPJ

Para legalizao
da empresa,
obtendo acesso
aos fornecedores,
benefcios
bancrios

Escritrio
contbil

When

28/09/2012
a
03/10/2012

Who

How

Marcos

Levar os
documentos
necessrios ao
escritrio e pedir o
encaminhamento
do mesmo

How
Much

R$
650,00

Fonte Os autores
Quadro 10 Abertura do CNPJ

Com a abertura do Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica a empresa


habilitou-se para trabalhar legalmente. Ainda, considera-se o fato de que o CNPJ
facilita o cadastro com os fornecedores de equipamentos, ferramentas e peas.
Tambm h, implicitamente, um aumento da credibilidade da empresa.

5. Concluses
O surgimento de empreendimentos e o sucesso dos mesmos no depende
apenas de excelentes ideias de negcio, mas sim de um mix destas ideias com os
conceitos de gesto e panejamento estratgico. Ainda, a qualidade deve estar
inclusa neste ciclo, pois acrescenta potencial competitivo s organizaes e assim a
empresa poder ser diferenciada em relao s demais.
Assim, a utilizao das ferramentas da qualidade, em particular do 5W2H,
tornam-se relevantes, pois atuam como suporte ao planejamento, identificao de
problemas e resoluo de incidentes. Tambm torna a soluo menos complexa,
porm com grau elevado de eficcia. O uso correto destas ferramentas possibilita o
entendimento e o conhecimento dos processos das empresas, proporcionando uma
melhor gesto das mesmas.
Desta forma, possibilitou-se com este estudo a oportunidade de desenvolver a
utilizao de duas ferramentas da qualidade, bem como a abstrao do
conhecimento ligado ao empreendedorismo. Constatou-se ainda que os planos de
ao, se bem aplicados, funcionam de maneira eficiente e organizada, reduzindo as
possibiidades de falhas.
Como assunto para prximos estudos, sugere-se o mapeamento de todas as
atividades durante o funcionamento da empresa estudada, identificando gargalos e
soucionando-os por meio da aplicao de ferramentas da qualidade.

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