O segundo exemplo é sobre processo de planejamento anual e trimestral, o famoso roadmap,

tem uma aula só sobre isso, sobre visão de produto. Mas aqui eu estou trazendo só qual é o
papel de Product Operations nisso, você precisa conseguir que toda liderança de produto faça
no mesmo momento e mais ou menos usando os mesmos templates.

As dores na VTEX: não tínhamos um processo mesmo de definição de roadmap há um tempo

atrás, então é um pouco diferente de outras empresas, a cultura de produto é muito recente
na VTEX e a gente não tinha como acompanhar uma execução disso também. E também
passamos por uma mudança recente de metodologia e metas da empresa, saímos do mundo
de OKRs para substituir por linguagem do futuro que coloco as referências também, que tem a
base nas 3 leis da performance, um livro que guia todo nosso processo de planejamento junto
com uma consultoria.
Então com isso tudo acontecendo, foi necessário repensar, desenhar esse processo do zero.
Desenhamos sozinhos? Claro que não, a gente desenhou com a liderança de Produto, junto
com Product Marketing, isso foi um trabalho a 10 mãos. Mas a gente tem todo o papel de
colocar isso registrado, comunicar a todas as partes, agendar todas as reuniões necessárias
para que isso aconteça, pegar os feedbacks do processo, evoluir, fazer propostas e isso a gente
é dono nesse processo do resultado feliz dele e a gente tem que garantir que ele seja muito útil
para todos os stakeholders de um processo de roadmap que não só time de Produto, que é
Venda, são os clientes, têm muitas coisas que saem disso.

Desenhamos um processo, é claro que ele está em transformação, que vai desde definição de
templates até a comunicação para os clientes e aí que entra muito a parceria com Product
Marketing e também o que eu falei de acompanhamento e execução, não é só ter o processo
que roda e que junta as pessoas certas, na hora certa, com documentos certos para falar.
Fizemos o que a gente planejou? Como a gente consegue acompanhar isso? A gente está
usando o Aha! nesse momento para esse tipo de iniciativa, então é muito comum
em roadmap, quando você não está só no now next letter, modelo, você ter temas. Existe
um roadmap que fala que é de ter temas, a gente tem basicamente esses temas, grandes
iniciativas do ano, aí essas iniciativas ou metas, podem ser outcomes, enfim, elas estão linkadas
aos esforços dos times de produto e muitas vezes um tema é trabalhado por muitos squads e
assim você consegue com esse dashboard, acompanhar quem está envolvido, se estão
avançando, se não estão e isso virou uma ferramenta bastante útil para os líderes de produto e
de Growth também.
E fizemos um ritual em volta disso, mensal, para a gente conseguir mostrar para a empresa, a
evolução de Produto e como Produto trabalha. Como a cultura de produto é muito recente, eu
diria que em qualquer empresa você precisa reforçar isso o máximo de vezes possível.

Então mensalmente a gente não mostra só lançamento de produto relevantes num

momento all empresa, a gente também fala sobre os nossos KPIS, sobre esse painel, como a
gente está avançando em roadmap, o que entrou de novo, mudanças muito drásticas no rumo
e a gente tenta fazer isso de uma forma muito única para a empresa conseguir absorver e isso
vem junto, é um trabalho total em parceria com Product Marketing, a gente tem relatórios no
final disso e está sendo bastante importante para gerar esse ritmo de produto de execução e
não só de planejamento.
E por último, temos a ferramenta de estrutura de produto nesse pilar. Isso é bem comum em
empresas muito grandes, assim, o roadmap talvez você vai ter desde pequeno. Mas uma
ferramenta para você saber como está a estrutura de produto não necessariamente, mas eu
trouxe aqui justamente para ter todos os tipos de exemplos possíveis.

Qual era a dor? Basicamente você não sabia quem fazia parte de cada squad, você tem um
crescimento muito grande e muitas pessoas em produto, 300 pessoas em produto na VTEX,
onde esse Engenheiro está alocado nesse momento para que eu consiga conversar sobre uma
dependência que eu tenho do time de checkout, por exemplo, desde o nível micro até o nível
macro de você pensar como gestor, que os times estão desequilibrados em competências e
abrir vagas necessárias ou fazer realocações necessárias nesses times em momentos de
repensar roadmap todo, se só tem objetivos vinculados, os mais importantes a um tema X,
você precisa reequilibrar os times, então esse tipo de coisa, uma ferramenta como essa ajuda
muito para saber quem está onde e quem precisa ser contratado.
A gente fez duas soluções que andam em paralelo, o Pingboard é uma ferramenta que já existia
para a hierarquia da empresa, você sabe quem é, o CPO, o CEO por ali e todo mundo até o
Estagiário de Atendimento, mas a gente também usou essa mesma ferramenta para falar onde
essas pessoas estão a nível de squad e a gente tem nela qual a competência, se ela é Software
Engineer, Back-end, Front-end, ela é Designer, ela é Product Manager, enfim, a gente tem todas
essas informações ali.
E a gente capta isso tudo na API do Pingboard para jogar para o dashboard acionável, porque
ninguém vai ficar clicando em 300 pessoas e não é a ferramenta para isso, a nossa base de
dados é o Pingboard e a gente tem uma ferramenta de fato, numa linha de dashboards para ter
todas as pessoas onde elas estão ratios, mostra no finalzinho desse dashboard, você tem
o ratio de Engineer Manager por Software Engeneers, PMs por tipo de Engenheiros, uma coisa
vai te ajudando a tomar decisões de contratação, de realocação de times e vira ferramenta
também de “opa, onde fulano está trabalhando agora”? É uma ferramenta única de fácil
acesso, para que qualquer pessoa consiga ter essas respostas.

E aí essa ferramenta bonitinha que eu mostrei, é lógico que não foi a primeira versão, a
primeira versão é muito simples, você sobe no Excel e coloca num data studio da vida, alguma
coisa de graça, porque essa que eu mostrei é algo construído no framework, o framework que
a gente tem é próprio, de desenvolvimento, mas a gente usou primeiro um data studio e para
que? Para validar o nosso MVP, será que faz sentido uma ferramenta como essa?

A gente tinha a sensação de que as dores seriam resolvidas por isso, mas não tínhamos certeza,
então foi uma forma muito rápida, em menos de um mês a gente mudou o Pingboard, gerou
esses dashboards, apresentou e jogou para uso. Inclusive, a gente passou por uma grande
mudança de estrutura de produto agora, reorganizou tudo, todos squads mudaram de nome,
tribos e por aí vai e a gente usou essa ferramenta como uma base para a gente tomar algumas
decisões nessa mudança de estrutura, saber se a gente não tinha pensado em algum time
nessa nova estrutura e isso já foi um valor interessante de impacto.
Vamos a umas dicas práticas, rápidas para processos e ferramentas, coisas que tem ajudado a
gente, um canal de Slack por ferramenta principal ajuda bastante a trazer as pessoas
interessadas em discutir aquela ferramenta e melhorias, assim como automatizar a criação de
usuários, então isso é muito bom, a gente cria botzinhos de Slack, porque nem todo mundo
precisa usar todas as ferramentas no onboarding, mas se precisa, isso tem que estar
no onboarding para escalar, a pessoa não precisa ficar pedindo na hora que ela lembra e tal,
tem que pensar nesse tipo de coisa, isso tudo, Product Ops ajuda.

Existe uma ferramenta interessante que é o Productiv, essa ferramenta, o propósito dela, é que
ela economiza dinheiro gerenciando usuários de todas as suas ferramentas juntas, desde
Salesforce não é uma coisa de ferramenta de produto, então temos desde usuários de
Salesforce até usuários de Jira, essa ferramenta entende quando os usuários não estão mais
ativos e ela sugere corte de uso, às vezes corta automaticamente, enfim, ela gerencia de uma
forma que você consegue em teoria, economizar dinheiro perto do que você gasta com essa
ferramenta, então é interessante avaliar se você está num estágio de empresa que já ficou
complexo demais o gerenciamento de ferramentas.

E registrar tudo, a gente quando faz treinamento das ferramentas, quando a gente implanta
uma ferramenta, cada ferramenta tem sua página do Notion, pessoas de referência, melhores
práticas de uso, isso tudo vai para o onboarding padronizado que também é um papel dessa
área.