Relatório A3 – Gestão da Qualidade

Quem
Quem criou essa ferramenta?
Foi idealizada pela Toyota Corporation, criada com base no Lean
Manufacturing (sistema de produção enxuta), que era utilizada pela Toyota na
época. A utilização dessa ferramenta também tem traços baseados no ciclo
PDCA.
Quem é o responsável por aplicar essa ferramenta?
Embora seu uso seja bem simples, geralmente é esperado do gestor ou do
responsável pelo processo que encabecem o uso dessa ferramenta, devido a
sua maior visão sistêmica e força na hierarquia da empresa para aplicar as
mudanças necessárias.

O que
O que será realizado com essa ferramenta?
O que se espera com o uso dessa ferramenta é a solução de um problema da
maneira mais simples e ágil possível por meio da identificação das raízes do
problema, definição dos objetivos e elaboração de um plano de ação (como
dito no início, a forma de execução dessa ferramenta se assemelha muito com
a do ciclo PDCA)
O que é esperado como resultado?
Esperamos após a aplicação do relatório A3 a solução do problema de forma
ágil e rápida, bem como evitar o retrabalho durante o processo e garantir que o
problema resolvido não ocorra novamente.

Como
Como implementar essa ferramenta?
O relatório A3 é bem simples de ser implementado basta termos uma folha do
tamanho A3 e separá-la em espaços para completar com passos a serem
seguidos para alcançar os resultados esperados.
 Backgroud e as Considerações Iniciais
Nesta etapa devemos ter o entendimento completo do problema: qual é o
problema (com o máximo de detalhes possível); desde quando ele ocorre;
quais as perdas ocasionadas por esse problema e quais os principais efeitos
que esse problema causa no processo.
Para que esta fase seja concluída é necessário que tenhamos o máximo de
informações possíveis sobre o problema, por isso é muito importante que o
responsável visite o processo onde o problema ocorre e converse com as
pessoas que se encontram mais próximas deste problema ou que lidam com
ele diariamente, pois estas pessoas poderão fornecer detalhes importantes e
muito mais aprofundados sobre o problema do que aquelas que estão longe do
processo.
Para auxiliar nesta etapa podemos utilizar também de algumas outras
ferramentas como a Folha de Verificação, a Carta de Controle e o Diagrama de
Ishikawa.
 Situação Atual

Na primeira etapa usamos ferramentas que ajudam a entender as possíveis

causas do problema, através da observação e levantamento de dados, agora,
nesta segunda etapa, vamos usar meios de entender o comportamento dele.

Desta forma poderemos entender como realmente o problema ocorre no dia a

dia e observarmos detalhes que, se passassem despercebidos, poderiam
causar novas perdas.

Para facilitar a visão podemos utilizar as seguintes ferramentas: Histograma,

Digrama de Pareto, Digrama de Dispersão e Fluxograma.

 Objetivos

Nesta etapa temos que pensar nos objetivos para visualizar onde desejamos
chegar e quais resultados desejamos obter. Estes objetivos deverão no guiar
para um futuro onde não há retrabalho e nem novas ocorrências do problema.

Estes objetivos devem ser montados visando o estado ideal, mas tendo em
mente o estado atual, com todos os seus bloqueios e gargalos a serem
superados.

Uma boa forma de definirmos objetivos que sejam específicos, mensuráveis,

realistas, alcançáveis e oportunos é usando o método SMART.
 Análise da Causa Raiz
O foco desta etapa é simples de definir, porém muitas vezes é complicado de
ser atingido. Nesta etapa devemos definir a causa raiz do problema
identificando quais são as causas que causam maior impacto no processo.
Aqui é importante termos em mente a regra de Pareto, em que muitas vezes
80% dos problemas são causados por 20% das causas. Logo devemos
concentrar esforços para definir quais são as causas mais relevantes.
Além da Regra de Pareto, existem diversas ferramentas que podem ser
utilizadas para auxiliar nesta análise, como: 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa,
Brainstorming, Diagrama de Causa e Efeito, Matriz Esforço x Impacto e até as
7 Ferramentas da Qualidade.
 Proposta de Melhoria
Esta parte é extremamente importante pois, de nada adianta analisarmos todo
o processo e definirmos as principais causas do problema e os nossos
objetivos se não elaborarmos contramedidas para fazer alcançar esses
objetivos e solucionar os problemas.
Portanto, agora é o momento de montarmos as medidas que deverão ser
tomadas para sairmos do estado atual para o estado ideal.
Um ponto importante de destacarmos é que, mesmo sendo ainda a fase de
proposta, é importante listarmos as contramedidas que serão tomadas, e já
termos uma ideia do modo de ação de cada uma delas e dos responsáveis por
realizá-las.
 Plano de Ação
Após a apresentação da proposta, a mesma deve passará por uma fase de
aprovação, afim de termos uma validação do trabalho realizado até o momento.
Com essa validação definimos então o nosso plano de ação, onde
especificamos as tarefas que precisam ser realizadas, quem são os
responsáveis por realizá-las e o tempo para realização dessas atividades.

Ponto de atenção: ao mesmo tempo em que as atividades estão sendo

realizadas, é necessário acompanhá-las para notar se estão ocorrendo
desvios.

É claro que imprevistos sempre vão ocorrer e acabar mudando alguns dos
nossos planejamentos iniciais, porém após ser aprovado, o plano de ação deve
ser executado buscando seguir ao máximo o planejamento realizado, para que
não haja desvios significativos, e desta forma, consigamos atingir os objetivos
estipulados no início. Uma ferramenta muito utilizada neste processo é o
5W2H, que identifica todos os pontos necessários para a realização das
tarefas.

 Acompanhamento e Indicadores

Após a realização das atividades é necessário realizarmos uma análise

comparando os resultados estipulados e os resultados reais.

Além dessa análise é necessário mantermos uma rotina de acompanhamento

para saber se o plano que foi implementado está trazendo efeitos positivos
para o processo e se o método A3 foi suficiente para resolver o problema de
forma simples, melhorando o entendimento da situação.

Caso os resultados estejam sendo atingidos, as mudanças são estabelecidas

como parte dos processos e os resultados são expandidos. Caso eles não
estejam satisfeitos, retomamos os esforços para descobrir o porquê e
buscamos novas ações corretivas.

Por que
Por que devemos usar essa ferramenta?
Pois esta ferramenta permite resolver problemas pela sua raiz, especialmente
aqueles que já acontecem há algum tempo na empresa e que nunca foram
completamente resolvidos e vivem ressurgindo.
Por que ela é eficiente?
Ela é eficiente justamente por seguir a metodologia simples do ciclo PDCA e
acrescentar a ele outras ferramentas da qualidade, que permitem com que o
relatório A3 seja ágil e completo ao mesmo tempo.

Quanto custa
Quanto custa para aplicar essa ferramenta?
Os custos da aplicação dessa ferramenta consistem basicamente na folha A3
para anotar todos os pontos necessários.
Quanto custa o não uso dessa ferramenta?
Já o custo do não uso desta ferramenta pode ocasionar, além da ocasional
perda financeira do problema que precisa ser resolvido, ainda perda de tempo
e desgaste da equipe, que ficarão tentando encontrar soluções muitas vezes
complexas para problemas que poderiam ser facilmente resolvidos a partir da
análise certa.

Onde
Onde essa ferramenta pode ser aplicada?
Em todos os processos de praticamente todas as indústrias.
Quais os tipos de empresas que podem usar essa ferramenta?
Todas.

Quando
Quando essa ferramenta deve ser aplicada?
Sempre que encontrarmos um problema que existe há muito tempo e nunca foi
resolvido, ou seja, sempre tem reincidência e especialmente no caso de
problemas que precisam ser resolvidos de forma ágil.
Quanto tempo até termos resultados?
Isso irá depender da profundidade do problema e de quais processos ele
envolve, pois quanto mais complexo e mais enraizado este problema estiver na
empresa, mais tempo ele demandará para encontrar a causa raiz e para
executar os planos de ação.
Mas, se bem utilizada, essa ferramenta pode trazer um direcionamento para a
resolução dos problemas observados em questão de dias.

Resumo:

Estudo de Caso
1) Estudo de caso de uma montadora que aplicou o A3 para melhorar o
indicador FTTQ.
O FTTQ (First time through quality) , é um indicador de qualidade que mensura
quantas peças, dentro de uma manufatura, foram produzidas pela primeira vez
com qualidade, sem nenhuma necessidade de retrabalho. Por exemplo: se em
uma linha de produção foram produzidas dez peças e, dentre essas dez peças,
duas necessitaram de retrabalho, significa que o FTTQ dessa linha é de 80%.
http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_258_485_36480.pdf

2)

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