Toolkit LEAN – Ferramentas de Melhoria de Processos

Cada uma das ferramentas do Toolkit foi desenvolvida utilizando Microsoft

Office 365 Excel, foram necessários vários processos de revisão e reuniões com
colaboradores que farão uso do Toolkit para aperfeiçoamento das ferramentas.
Meus conhecimentos no uso do Microsoft Office 365 Excel antes do início do
período do Estágio eram de nível iniciante, no entanto ao longo do desenvolvimento do
Estágio obtive uma grande evolução nos conhecimentos deste software.
No total foram 12 ferramentas desenvolvidas:

Mapa de Contexto
Figura 1 – Exemplo de Mapa de Contexto preenchido

Fonte: autoria própria.

O Mapa de Contexto é um conceito do qual pessoalmente não tive contato
durante a graduação, portanto a teoria por trás dessa metodologia foi algo estudado
durante o Estágio.
Essa metodologia procura apresentar de maneira esquemática as funções
presentes em uma organização bem como a relação cliente-fornecedor existente entre
essas funções.
 Ele possibilita um overview da organização antes que se inicie a identificação
de processos para posterior desenho de mapa de processos.
O mapeamento do contexto organizacional permite uma visão sistêmica da
empresa, destacando como cada processo recebe entradas (ex: mão de obra, insumos) e
gera saídas (ex: resultados, produtos ou serviços).

Quais suas vantagens?

 Apresenta uma visão geral da organização a partir das funções presentes;
 Indica os recursos recebidos pela organização e o que ela produz;
 Evidencia a contribuição de cada unidade para o processo organizacional;
 Mostra as relações cliente-fornecedor;
 Ilustra o que tem que ser feito para que haja agregação de valor;
 Possibilita a identificação de rupturas/gargalos que ocorrem no nível das
funções.

Matriz de Priorização
Figura 2 – Exemplo de Matriz de Priorização GUT preenchido.

Fonte: autoria própria.

O conceito por trás da Matriz de Priorização é algo do qual pessoalmente não
tive contato durante a graduação, portanto a teoria por trás dessa metodologia foi
estudada durante o Estágio.
 A Matriz de Priorização é uma ferramenta que ajuda a ordenar projetos,
processos e qualquer coisa que seja necessário, identificando o que é mais importante
com base em critérios claros e relevantes.
O funcionamento de uma matriz de priorização é quase sempre o mesmo. O
que muda são os critérios levados em consideração em cada análise.
No caso do desenvolvimento no Estágio, por decisão própria de disponibilizar
uma variedade de opções, foram criadas 5 Matrizes de Priorização diferentes, cada um
com seus diferentes critérios de avaliação, foram eles:
 GUT: Gravidade, Urgência e Tendência;
 BASICO: Benefícios para a organização, Abrangência de resultados,
Satisfação do cliente interno, Investimento requirido, Cliente externo satisfeito
e Operacionalização;
 RICE: Reach (Número de pessoas afetadas), Impact (Grau de impacto),
Confidence (Nível de confiança no projeto) e Effort (Tempo necessário para
realizar o projeto);
 GUTFI: Gravidade, Urgência, Tendência, Facilidade de se solucionar e
Investimento necessário;
 CEB: Custo de implementação, Esforço para implementação, Benefício
ao se implementar.

Quais suas vantagens?

• Acelerar obtenção de resultados;
• Identificando atividades de maior prioridade e permitindo que iniciativas
sejam realizadas de forma mais assertiva;
• Uma menor perda de tempo no planejamento;
• Sobrando assim mais tempo para tomar ações.

Diagrama PICK (PICK Chart)

Figura 3 – Diagrama PICK.
Fonte: autoria própria.
O Diagrama PICK foi outro conceito do qual não possuía contato prévio, por
isso foi necessário um estudo durante o Estágio para implementação da ferramenta
dentro da empresa.
PICK é um acrônimo em inglês para Possível (Possible), Implementar
(Implement), Desafio (Challenge) e Matar (Kill), para classificar ideias e soluções em
quatro categorias distintas, com base numa estimativa aproximada do Retorno sobre o
Investimento (ROI).
 Possível (Possible) - Baixo Payoff (retorno), fácil de fazer - Útil para
obter um impulso inicial para um ciclo de melhoria, resolvendo de
imediato alguns problemas simples. O risco também é baixo, se não
levarem a um resultado satisfatório, poucos esforços foram gastos
naquela solução;
 Implementar (Implement) - Alto Payoff, fácil de fazer - Onde a maior
parte do esforço deve ser concentrado;
 Desafio (Challenge) - Alto Payoff, mas difícil de fazer - Projetos de
longo prazo que são bons para se realizar, mas não de imediato, talvez
só depois que a maioria dos projetos de implementação tiverem sido
resolvidos;
 Matar (Kill) - Baixo Payoff e difícil de fazer – Essas ideias devem ser
ignoradas ou redefinidas para que possam se enquadrar em uma das
outras três categorias.
 Quais suas vantagens?
• Fácil de se montar;
• Fácil de se entender;
• A distinção das ideias e soluções no diagrama é realizada de forma visual
facilitando e economizando tempo no planejamento.

Diagrama de Tartaruga
Figura 4 – Exemplo de Diagrama de Tartaruga.

Fonte: autoria própria.

Este foi um conceito que foi abordado em uma das disciplinas do meu curso de
graduação, um estudo foi realizado durante o Estágio para se reafirmar esses conceitos
já adquiridos.
O Diagrama de Tartaruga auxilia no melhor entendimento de como funcionam
os processos dentro de uma empresa. Ele serve para se ter uma visão ampla do processo
(visão macro, sem muitos detalhes).
Nesta ferramenta não será feito fluxograma ou desenhos complexos. O
diagrama tartaruga é uma oportunidade mais simples e rica para acelerar o estudo sobre
certo processo que acontece dentro da organização.
Dentro do diagrama temos 8 campos/ informações que precisam ser preenchidos:
• Principais Atividades do Processo: É o conjunto de atividades que
compõem o processo e que transformam as entradas em saídas. Devem incluir as
principais etapas do trabalho/processo, com uma breve descrição do que elas
contemplam. Também devem ser descritos com um VERBO no INFINITIVO +
COMPLEMENTO;
• Objetivo: a razão do processo existir, forma como o processo contribui
para o negócio, aqui se preestabelece qual o resultado esperado;
• Entradas: aqui serão listados os insumos que serão utilizados no processo
e que, geralmente, são resultados de processos anteriores. Tudo aquilo que será, de
alguma forma, transformado dentro do processo é uma entrada. É interessante também
informar quais são os fornecedores de cada um desses recursos utilizados;
• Saídas: a saída é o que se origina do processo, aquilo que o processo
emite quando termina. Pode ser o produto de uma linha de produção ou uma informação
que dará origem a um novo processo, depende da circunstância;
• Com o quê? / Infraestrutura Básica: é tudo o que você precisa para
realizar o trabalho, pode incluir máquinas, ferramentas, softwares, materiais;
• Como? / Métodos: aqui serão descritos os procedimentos, normas e
documentos que nortearão a realização do processo, quais devem ser as práticas
adotadas na realização da tarefa, podem ser fornecidas instruções de trabalho, POPs,
Checklists e uma série de informações documentadas;
• Com quem? / Habilidades e Competências: é preciso listar a equipe de
trabalho que realizará a saída, todos que forem necessários à sua boa realização.
Também é preciso listar as habilidades/competências que esses profissionais precisam
ter para conseguirem executar as tarefas;
• Indicadores/ Medição/ Avaliação: finalizado o processo, é hora de
monitorar se o resultado (saída) está de acordo com o que você estabeleceu. Aqui são
listados os meios de avaliar o que foi feito. Geralmente é estabelecido um grupo de
indicadores preestabelecidos para isso.

Quais suas vantagens?

• Auxilia no entendimento e na visualização do processo;
• Fácil ferramenta para utilização em auditorias;
• Identifica os principais pontos do processo;
 • É dinâmico, o que permite acrescentar outros elementos importantes do
processo;
• Fácil identificação de desperdícios do processo.

Mapa de Situação (Mapeamento de Processo BPMN)

Figura 5 – Exemplo de Mapa de Situação preenchido.

Fonte: autoria própria.

O conceito por trás do Mapa de Situação Atual e de Situação Futura é algo do
qual pessoalmente não tive contato durante a graduação, portanto a teoria por trás dessa
metodologia foi estudada durante o Estágio.
O Mapa de Situação pode ser utilizado para expressar a Situação Atual (AS IS)
ou a Situação Futura (TO BE) da empresa.

O que é o Mapa de Situação Atual (AS IS)?

Como o próprio nome em inglês indica, “AS IS” significa “como está”, ou seja,
o mapeamento de processos AS IS demonstra a situação atual e a realidade dos
processos organizacionais, com seus erros e acertos.
Para fazer o mapeamento, em geral, reúnem-se as pessoas envolvidas nas
funções do dia a dia da empresa e que dominam a parte operacional do processo, grupo
chamado de key users (usuários-chave). Podem ser os gestores das áreas abrangidas, por
exemplo.
É importante saber o que os gestores esperam dos processos (em uma visão
ponta a ponta) e qual a perspectiva dos executores, que trabalham no dia a dia do
processo.
 Depois, realizam-se reuniões, entrevistas, uso de questionários com os
profissionais, coleta de informações e documentos necessários para entendimento do
processo e seu mapeamento.

O objetivo do mapeamento AS IS é levantar:

• O fluxo do processo atual;
• Cenários alternativos;
• Quem são os usuários envolvidos, clientes, fornecedores e de que forma
acontecem as suas interações com o negócio;
• Indicadores de desempenho e métricas para controle de processos;
• As tarefas realizadas e seu tempo de execução.

O que é o Mapa de Situação Futura (TO BE)?

Fazer um mapa de processo TO BE é estipular onde se quer chegar ao final da
evolução do processo. O mapeamento deve ser alinhado ao planejamento estratégico da
organização como um todo, para que os objetivos sejam atingidos de forma mais
eficiente.
Nesta segunda fase, é feito um redesenho do processo, usando a modelagem
BPMN, esta visão inclui as sugestões de melhoria de processos, soluções de problemas,
como gargalo de produção, desperdícios ou falhas logísticas, por exemplo.
É importante também salientar atividades que agregam valor e remover as que
não agregam.

O mapeamento TO BE representará a melhor forma de realizar os processos, contendo:

• Qual o novo objetivo a ser alcançado;
• O novo gestor do processo ou novos gestores;
• Quais as etapas a serem seguidas, por meio de um fluxo de atividades;
• Regras a serem seguidas, dentre outros pontos que se considerar
importantes.

Quais suas vantagens do mapeamento AS IS e TO BE?

• Visualização precisa dos processos da organização;
• Facilita a identificação de rupturas e consequentemente oportunidades de
melhoria dos processos;
 • Reuniões com key-users permite uma visão mais realista dos principais
problemas que são encontrados no dia a dia de trabalho;
• Modelagem do impacto de mudanças futuras no processo antes de
realmente realizá-las.

Diagrama de Pareto
Figura 6 – Exemplo de Diagrama de Pareto.

Fonte: autoria própria.

Tabela 1 – Exemplo de tabela de preenchimento para geração do Diagrama de Pareto

Erro Ocorrência Ocorrência Acumulada % Ocorrência % Ocorrência Acumulada
Dimensão errada 27 27 46% 46%
Peça com ranhuras 15 42 25% 71%
Peça com cor divergente do painel 7 49 12% 83%
Peça manchada 4 53 7% 90%
Defeito na trava de encaixe 4 57 7% 97%
Peça trincada 2 59 3% 100%

Fonte: autoria própria.

O Princípio de Pareto foi algo estudado previamente durante a graduação,
durante o Estágio foi necessário um estudo para se relembrar esses conceitos.
O Diagrama de Pareto se baseia no Princípio de Pareto, esse princípio diz que
dentre todas as causas existentes cerca de apenas 20% delas geram 80% de todos os
 problemas. Por outro lado, os outros 80% das causas geram apenas 20% de todos os
problemas existentes. É a lei das poucas causas significativas contra as muitas triviais.
A fim de melhorar um processo, é importante concentrar esforços nas poucas
causas significativas de um problema.
Tomando como exemplo uma fábrica de produção de peças de automóveis, o
principal objetivo é reduzir perdas provocadas por itens defeituosos que não atendem às
especificações, visto que há muitos tipos de defeitos que invalidam o produto.
Concentrar esforços no sentido de eliminar todos os tipos de defeitos não é
uma política eficaz, assim devemos focar nos tipos de defeitos que são responsáveis
pela maioria das rejeições, sendo mais eficaz atacar as causas desses poucos defeitos
mais importantes.

Quais suas vantagens?

• Mostra as causas em ordem de prioridade, a partir do gráfico;
• Destaca onde deve haver concentração de esforço;
• Permite o melhor uso dos recursos limitados;
• Ajuda na tomada de decisão e em melhorias assertivas.

Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe)

Figura 7 – Diagrama de Ishikawa
Fonte: autoria própria.
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe
ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual. Esta ferramenta foi um
conceito já estudado durante o curso de graduação, o que facilitou a implementação dele
no Toolkit.
Sua função é auxiliar as análises das organizações na procura da(s) causa(s)
principal(is) de um problema. Ou seja, seu propósito é descobrir os fatores que resultam
em uma situação indesejada na organização.
Sua utilização parte da premissa de que todo problema tem uma ou mais causas
específicas. Dessa forma, eliminar a causa-raiz significa, consequentemente, eliminar o
problema. Para descobri-la, portanto, o método sugere o teste e análise de cada sugestão
de causas feitas pela equipe.

O diagrama é composto pelos 6 Ms de Ishikawa:

• Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
• Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o
problema?
• Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da
atividade influenciam o problema?
• Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida
influencia o problema?
• Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam
o problema?
• Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o
problema?

Quais suas vantagens?

• Ele possui uma representação gráfica simples de ser construída e de fácil
entendimento;
• Permite melhor visibilidade dos problemas a serem enfrentados;
• Identifica as possíveis causas de forma ágil e assertiva;
• Se apresenta em forma de registro visual intuitivo que facilita futuras
análises;
• Permite a exploração dos desdobramentos do problema na empresa;
 • Envolve toda a equipe na gestão da qualidade e na melhoria de
processos;
• Organiza as ideias do grupo, com foco e objetividade.

5W2H
Figura 8 - 5W2H
O que? Quem? Quando? Onde? Como? Por que? Quanto?

Fonte: autoria própria.

O 5W2H é outra ferramenta que foi estudada previamente durante o curso de
graduação, facilitando a sua integração no Toolkit.
A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e
responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os
envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde,
quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará. A sigla é formada pelas
iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam
quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.

Deve-se responder sete perguntas na seguinte ordem:

1. O QUÊ? A primeira pergunta que deve ser respondida, pense no
problema que deve ser resolvido ou no objetivo que se deve alcançar;
2. POR QUÊ? Descreva os motivos pelos quais é realmente necessária e
relevante;
3. ONDE? Local onde irá ocorrer o projeto, seja um local dentro da
empresa ou em um website, por exemplo. Pode parecer redundante, mas é preciso
responder essa pergunta com o máximo de detalhe;
4. QUANDO? Aqui já começamos a definir os prazos, uma dica legal é
criar um cronograma de ações, essa pergunta será mais relevante caso você esteja
montando um plano de ação baseado no 5W2H pois será mais fácil organizar a
sequência de ações que devem ser executadas no plano
5. QUEM? É uma etapa que deve ser feita de forma cuidadosa, pois isso
influenciará diretamente no cumprimento dos prazos e qualidade da entrega. Avalie se
as pessoas escolhidas possuem as competências necessárias para realizar as ações
propostas;
6. COMO? Chegamos na parte onde é feito o detalhamento da primeira
pergunta. Essa especificação é o que realmente torna mensurável o atingimento dos
objetivos definidos. Procure por definir as etapas e dentro de cada etapa as ações
necessárias.
7. QUANTO CUSTA? É preciso considerar todos os custos no plano de
ação. Isso tornará possível visualizar se o plano de ação definido está de acordo com a
realidade financeira da empresa.

Quais suas vantagens?

• É de simples aplicação;
• Funciona em qualquer tipo de aplicação;
• Facilita o cumprimento de prazos esclarecendo quaisquer dúvidas
referentes as tarefas que devem ser executadas;
• Facilita a criação de Planos de Ação.

Por quês
Figura 9 – Exemplo de 5 Por quês preenchido

Fonte: autoria própria.

O 5 Por quês é outra ferramenta que tive contato prévio durante as aulas da
universidade, facilitando assim o uso dela no Toolkit.
A técnica é muito utilizada para resolução de problemas internos,
principalmente por conta da sua eficiência e simplicidade. Essa ferramenta consiste em
chegar à raiz do problema com a repetição da pergunta “Por quê?”. Para a identificação
da causa, o método exige interatividade e investigação, a fim de que seja encontrado o
que realmente causou o problema.
Ao encontrar o motivo da adversidade, é possível tomar ações eficientes que
eliminem o problema, evitando o investimento em ações ineficientes. Dessa forma, a
técnica pode ser usada em qualquer situação que for necessário investigar um problema
para encontrar uma solução.

Quais suas vantagens?

• Determinar o que aconteceu;
• Determinar porque aconteceu;
• Identificar o que fazer para evitar a probabilidade de acontecer
novamente;

Lição de Ponto a Ponto (LPP)

Figura 10 – Exemplo de LPP preenchido

LIMPEZA
LIÇÃO DE FILTRO
DE PONTO - LPP
A PONTO
Identificador: Revisão: Data:

1 2 3 4

Retirar o Eliminar pó em local Realocar o reservatório

no local e fixar com as
Verificar condição
reservatório apropriado travas de vedação de alívio

5 6 7

Deve ser garantida a

fixação das tampas
com as trava
superiores e
Recolocar a tampa inferiores.
Retirar a tampa Retirar filtro sujo e
superior fixando-a com
superior do filtro substituir pelo filtro limpo
as travas de vedação

Fonte: autoria própria.

A Lição de Ponto a Ponto é outra ferramenta que foi necessário um estudo mais
aprofundado pois eu não possuía bagagem teórica prévia.
A Lição de Ponto a Ponto é uma ferramenta visual e simples, utilizada em
treinamentos para garantir conhecimentos sobre uma parte do equipamento ou operação.
A LPP consiste na aplicação de um formulário que facilita a transferência de
informações entre os operadores por meio de desenhos e descrições. Todas as
informações devem ser transmitidas de maneira simples e progressiva, contendo,
preferencialmente, 80% de imagens ou desenhos e apenas 20% sendo descrições ou
textos, pois garante uma compreensão mais rápida e promissora.
A ferramenta possui como objetivo facilitar o entendimento sobre um assunto
específico dentro do ambiente de trabalho, e é uma ótima maneira de desenvolver os
operadores. O relatório pode ser utilizado em diferentes setores empresariais, como em
operações logísticas, inspeções e até mesmo no administrativo.
Com a função de estimular o aprendizado, a ideia é que os operadores possam
elaborar os próprios desenhos, e que eles sejam autoexplicativos. Outra maneira de
montar a explicação é pegando imagens já prontas e fazendo o famoso "recorta e cola".
A LPP pode ser uma boa ferramenta para o treinamento de novos
colaboradores e para assegurar que eles entreguem consistência e qualidade desde as
primeiras tarefas, podendo fazer parte do onboarding e diminuindo o tempo de
adaptação. Além disso, a padronização também ajuda substitutos e profissionais que
estão cobrindo férias. Com as diretrizes apresentadas no documento, ficará mais fácil
para esses colaboradores realizarem suas funções com segurança, cientes de todos os
cuidados importantes para a organização.
A padronização dos processos também é uma excelente medida para garantir a
qualidade das atividades e otimizar o tempo dos colaboradores. Isso porque, a LPP
descreve, detalhadamente, a forma como cada atividade deve ser feita, minimizando as
variações e fornecendo o passo a passo para que as tarefas sejam realizadas de modo
mais ágil e simplificado.
Esse tipo de organização também faz com que a produtividade dos
colaboradores seja potencializada, visto que eles podem desempenhar seus papéis com
mais confiança e eficiência.
Com um padrão de qualidade detalhado, as chances de erros processuais
diminuem consideravelmente, evitando a necessidade de alterações e garantindo mais
sucesso para as atividades. Além disso, a empresa consegue reduzir custos com
treinamentos constantes, já que os colaboradores, independentemente de seu nível
hierárquico, terão à mão o documento de suporte para tirar suas dúvidas.

Quais suas vantagens?

 • Permite um treinamento rápido;
• Simplifica a interação entre gestores e colaboradores;
• Fácil entendimento a todos de forma visual;
• Focado em apenas um único tópico;
• Evolui as habilidades de comunicação;
• Algo simples e curto;
• Auxilia na orientação de novos colaboradores;
• Melhora a qualidade e otimiza processos;
• Minimiza falhas.

Plano de Ação
O Plano de Ação não possui um formato completamente definido, no entanto
muitas vezes eles são baseados no 5W2H, método do qual já estava familiarizado por
conta da universidade.
Plano de ação é uma ferramenta de gestão, utilizado para planejar e controlar
ações e atividades necessárias para a conquista de objetivos. Ele define as ações e
recursos necessárias para se atingir os objetivos, estabelece prazos, define responsáveis
por cada tarefa, e permite acompanhamento dos resultados.
Um bom plano de ação, elaborado de forma correta, identifica objetivos, lista e
organiza atividades, estabelece prazos e nomeia responsáveis. Fatores considerados
essências para atingimento de objetivos de forma eficiente.
O modelo de Plano de Ação implementado na empresa, em específico, prevê
sua utilização em conjunto com o método de Mapeamento de Processos BPMN, método
do qual se identifica Rupturas no Macroprocesso e partir delas sucedem-se as
Oportunidades de Melhorias. Com todas as Rupturas listadas, o Plano de Ação surge
para colocar em prática as atividades ou tarefas que irão abordar cada uma das
Oportunidades de Melhoria.
Esta foi uma ferramenta que não foi desenvolvida por minha pessoa, mas foi
inclusa no Toolkit por se utilizar da metodologia Lean para Melhoria de Processos.

Quais suas vantagens?

• Definir e esclarecer objetivos de um projeto, serviço, ação ou solução de
um problema;
 • Aborda cada uma das rupturas e oportunidades de melhorias
identificadas;
• Identificar e designar atividades;
• Estabelecer prazos adequados para conclusão de cada atividade ou ação;
• Permitir controle sobre as atividades/ações;

Relatório A3
Figura 11: Exemplo de Relatório A3 preenchido.
Background: qual o problema e por quê resolvê-lo é tão importante? Recomendações / Propostas de melhoria

Tornar o processo de movimentações mais objetivo e facilitado, com intuito de prestar

melhor atendimento as fábricas a fim de fazer movimentações no tempo certo da
necessidade aumentando assim a eficiência nas movimentações que seguem
sequenciamento.
• Proposta 1: eliminar aprovação externa...
• Proposta 2: desenvolver estudo afim de melhorar o atendimento das fábricas de forma orgânica, sem
Situação Atual: como estamos agora? (Gráfico de pareto/ Mapa atual do processo)
desperdícios e de forma sincronizada conforme demanda produtiva
Início

Meta:
Tempo de
canto
• Proposta 3:
travessia de
menos de 24h
Erro e atraso
Orçamento e
Orçamento e prazo

prazo
CLIENT ES aprovado Material Fatura
recebido recebida
Pedido

Pedido
Problema de cancelado
crédito
Registro errado analisado
e incompleto
Não
Pedido/ Reverificação Problema
Orçamento cadastro do registro solucionado
montado registrado e
DIVISÕES REGIONAIS
encaminhado

Prazos irreais Sim

Readequação
Problema de crédito
VENDAS

de prazos
Pedido

Pedágio
Pedido/
ADMINIST RAÇÃO DE
Material

cadastro
Fatura

VENDAS registrado e
encaminhado
Pedido

Não
Pedido
Pedido Crédito Verificação de
Crédito OK crédito
ANÁLISE DE CRÉDITO registrado analisado
ADMINISTRAÇÃO & FINANÇAS

Demora Sim

FAT URAMENTO
Instruções para fatura
Fatura
Demora
Plano de Ação (5W2H)
preparada

Erro e demora
no envio
Pedido

WHAT? (O que será feito?) WHY? (porquê será feito?) WHO (por quem?)
Inspeção de Inspeção de

Descrição Status
Produção Inspeção de Papel/ tinta
PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO qualidade fornecida qualidade qualidade
programada realizada realizada
realizada
Solicitação

Ter diferentes
situações Reprogramação
previstas na constante
programação
Programação

Não
Material Material
Prova Sim impresso acabado
Pré-
Matéria- Impressão Acabamento Material Material
impressão
PRODUÇÃO executada prima OK executada executado embalado expedido

Aumentar a geração de
canto Fim

Projeto Website A fazer Criação de um novo website Pedro Campos

Início canto oportunidades comerciais
Capacitação da equipe de Reduzir o número de Equipe de
Projeto de treinamento Feito
atendimento reclamações dos clientes Atendimento
Melhorar a previsibilidade de
Em Implantação de sistema de
Projeto Gestão Orçamentária resultados e reduzir riscos Camila Campos
andamento Gestão Orçamentário
futuros

canto fim

WHEN (quando será feito?) HOW MUCH? (quanto irá custar?)

Objetivos e metas (método SMART) Data de início Data de término
WHERE? (onde será feito?) HOW? (como será feito?)
Valor É mensal?
Contratação de agência
01/11/2015 15/11/2015 Online R$ 4.500,00 Não
especializada
10/11/2015 Unidade Campinas Treinamento In-company R$ 9.000,00 Não
• O que exatamente você quer? (Específico)
• O que determina que você alcançou o objetivo? (Mensurável) Contratação de solução
05/11/2015 10/11/2015 Online R$ 399,00 Sim
online especializada
• A meta estabelecida é realista? (Atingível)
• Por que esta meta é importante? (Relevante)
• Em quanto tempo você quer alcançar? (Temporizável)

Análise de causa raiz: por que o problema ou a necessidade existe? (Diagrama de Ishikawa) Indicadores/ Acompanhamento
Mão de
Método obra Material

Causa Causa Causa

• Causa 1 • Causa 1 • Causa 1
• Causa 2 • Causa 2 • Causa 2
• Causa 3 • Causa 3 • Causa 3

• Quais ações devem ser tomadas para alcançar os objetivos traçados?

• Quem será responsável por executar tais ações?
Efeito/Problema
• Quando as ações serão iniciadas e para quando está previsto o término delas?
Descrição do problema • Onde as ações serão realizadas?
• Como ou de que forma as ações serão executadas?
• Qual é o valor do orçamento?

• Causa 1 • Causa 1 • Causa 1

• Causa 2 • Causa 2 • Causa 2
• Causa 3 • Causa 3 • Causa 3
Causa Causa Causa

Medida Meio ambiente Máquina

Fonte: autoria própria.

O conceito desta técnica foi algo novo para mim, portanto foi necessário um
estudo para implementá-la no Toolkit.
 O relatório A3 é uma ferramenta que busca reconhecer e propor a resolução de
problemas. Por meio dela, é possível identificar a causa raiz, sua natureza e a gama de
contramedidas possíveis, para só então selecionar a melhor, colocar em prática e daí
observar se realmente o problema foi efetivamente solucionado.
Esta ferramenta é composta por 8 partes diferentes, em algumas dessas etapas é
possível utilizar outras metodologias ou técnicas Lean, essas 8 etapas são:

1. Background ou considerações iniciais:

O primeiro passo é detalhar o contexto do que está sendo feito ou planejado,
deixando claro a importância do problema a ser resolvido, o desafio a ser enfrentado ou
o projeto a ser implementado. Caso a empresa tenha mais de um problema ou projeto a
ser explorado, classifique-os de acordo com a prioridade e comece por aquele que tem
causado mais impacto na organização.
Para ter uma compreensão completa do contexto, procure responder às
seguintes questões:
• Qual é o problema a ser resolvido?
• Por que a resolução desse problema é importante?

2. Situação ou estado atual

Com o contexto bem definido, o próximo passo é ir ao Gemba, ou seja, “o local
onde as coisas realmente acontecem” para se obter informações sobre o que se sabe até
hoje sobre aquele problema, desafio ou projeto a ser trabalhado.
Nesta etapa, use e abuse de desenhos, mapas, quadros, gráficos a fim de
melhorar e ampliar a visualização do problema em questão.
Para ajudar a entender o comportamento do problema em questão, utilize
algumas ferramentas como histogramas, gráficos de Pareto, fluxogramas de processos,
ou até mesmo o Mapa de Situação Atual.
Além disso, procure saber as informações a seguir:
• Onde ocorre esse problema?
• Quem está envolvido nesse problema?
• O que tem sido feito?

3. Objetivos e metas
 Nesta etapa, é importante descrever de forma clara e precisa o resultado que
almeja alcançar naquele projeto. Lembre-se de especificar detalhadamente quais são os
resultados esperados. Para isso, responda às seguintes questões:
• O que exatamente você quer? (Específico)
• O que determina que você alcançou o objetivo? (Mensurável)
• A meta estabelecida é realista? (Atingível)
• Por que esta meta é importante? (Relevante)
• Em quanto tempo você quer alcançar? (Temporizável)
Nesta etapa, foi utilizado a metodologia SMART que tem como objetivo criar
metas eficazes para processos, projetos e diversos negócios.

4. Análise de causa raiz

Após recolher informações suficientes sobre o problema a ser resolvido, está na
hora de verificar a relação entre a causa e o efeito que ajudou a criar tal problema. Por
isso, é essencial identificar as causas raízes do problema.
Podemos utilizar ferramentas como: Diagrama de Ishikawa ou 5 por quês nesta
etapa. Assim, é possível identificar com mais facilidade as causas raízes daquele
problema.

5. Proposta de melhoria
Nesta seção do relatório A3, é preciso definir quais serão as ações corretivas
que deverão ser tomadas a partir das análises realizadas anteriormente. Após definir as
contramedidas, é importante validar com a equipe o que foi elaborado para que o
processo de implantação seja claro e eficiente. Além do mais, com essa iniciativa é
possível obter feedbacks que podem ajudar a melhorar ainda mais as propostas.

6. Plano de Ação
Aqui utilizamos o Plano de Ação, através dele busque responder,
principalmente, às seguintes questões:
• Quais ações devem ser tomadas para alcançar os objetivos traçados?
• Quem será responsável por executar tais ações?
• Quando as ações serão iniciadas e para quando está previsto o término
delas?
• Onde as ações serão realizadas?
 • Como ou de que forma as ações serão executadas?
• Qual é o valor do orçamento?
Após definir o Plano de Ação, organize sua equipe e coloque a mão na massa
para garantir que o problema seja resolvido dentro do prazo estabelecido.

7. Acompanhamento e indicadores
Este passo da folha A3 consiste em detalhar o acompanhamento obtido durante
o enfrentamento do problema. Para que isso ocorra, é necessário comparar o que foi
realizado com o que estava previsto no Plano de Ação a fim de garantir que o problema
seja resolvido da melhor maneira.
Caso seja necessário, faça alterações no Plano de Ação durante o projeto.
Lembre-se: o mais importante é se adaptar às variabilidades e incertezas que estão
presentes no nosso dia a dia, mas tendo sempre em vista o objetivo a ser alcançado.
Nesta etapa, existem algumas perguntas que devem ser respondidas como:
• Quem vai acompanhar o projeto?
• As ações planejadas foram executadas?
• É necessário alterar/adaptar alguma ação planejada?
• O prazo tem sido obedecido?
• O orçado está dentro do estipulado inicialmente?
Com base nessas respostas, será possível verificar se as ações que estão sendo
implementadas estão tendo algum efeito sobre o problema em questão. Além de servir
como fonte de aprendizado para projetos futuros.

8. Resultados alcançados
Nesta fase final o objetivo é destacar o aprendizado, relatar quais resultados
(positivos ou negativos) foram obtidos e com base nesses resultados definir o que pode
ser reaproveitado ou mudado para futuros planejamentos estratégicos.

Quais suas vantagens?

• Facilita a participação dos envolvidos diretos e indiretos na sua
construção;
• Favorece o trabalho em equipe;
• Permite a quebra de barreiras hierárquicas, gerando discussões do
problema sobre diferentes perspectivas;
 • Possibilita o pensamento sistêmico sobre o problema como um todo;
• Permite a padronização do método e as suas etapas para a solução do
problema;
• Estrutura em uma única folha as principais informações necessárias para
o entendimento e a solução do problema, o que facilita sua apresentação e compreensão
pelas hierarquias;
• Permite a integração com outras ferramentas da qualidade;
• Favorece o conhecimento de todas as fases da metodologia;
• Estimula o raciocínio lógico diante do problema.

Conteúdo instrutivo
Após a fase de desenvolvimento das ferramentas, ocorreu a fase da criação de
material didático através de textos explicativos e vídeo aulas com a intenção de
disponibilizá-los para instruir os colaboradores não somente na forma de utilização de
cada uma das ferramentas, mas também uma breve explicação teórica por trás daquela
ferramenta.
Os textos explicativos foram fornecidos através do próprio arquivo Excel
individual de cada uma das ferramentas. As vídeo aulas foram disponibilizadas através
de dois canais diferentes: um desses canais foi a Rede Compartilhada interna da
empresa e o outro foi a plataforma Konquest, um ambiente digital de ensino que permite
difundir com mais facilidade conhecimento entre os colaboradores da empresa.

Aprovação e disponibilização do Toolkit

A última fase foi o processo de aprovação do Toolkit através da plataforma SE
Suite onde cada uma das ferramentas passou, primeiramente, por uma Analista de
Melhoria Contínua ou por uma Gerente Lean Supply Chain e após a aprovação por
essas partes o processo seguiu para aprovação do setor de Garantia da Qualidade
(GQL).
Por fim, cada ferramenta foi disponibilizada na Rede Compartilhada interna da
empresa e na plataforma SE Suite conforme se seguia a aprovação do GQL.