Sejam bem-vindos

novamente! :)
 Muito prazer...
Evandro Sampaio
ESTRUTURAÇÃO
DE EQUIPES
 Reflexão

Como construímos os nossos

resultados?
 Reflexão
Neste módulo, aprenderemos ferramentas e métodos que
nos permitirão compreender profundamente os processos
e identificar oportunidades de melhoria para aumentar a
produtividade
 ESTRUTURA + FAZER = RESULTADO
Condições Comportamentos Consequências

Estratégia + Execução = Excelência

OPS Gestão por prioridades

Processos + Pessoas = Produto

Melhoria de
Melhorar sempre 3 R’s – Ritmo Rotina e
Resultados
Ritual
 Objetivo do módulo

Desenvolver a capacidade de desenhar e

melhorar os processos para aumentar a
produtividade.
 Capacidade
aplicada em um
contexto REAL

Começa-se a ficar
COMPETENTE
 O que são processos?
Uma sequência de atividades que acontecem
de forma cronológica para entregar um
produto/informação/serviço.
 Como eles acontecem e são
estabelecidos?
Acontecem numa sequencia cronológica estabelecida
através da experiência do fazer empírico das pessoas que o
executam.
Assim eles vão sendo estabelecidos e passados para as
outras pessoas
 Atividades Processos
 Entrega única ou poucas  Aumento de demanda
 Especialistas  Ajudantes
 Nenhuma padronização  Tarefas repetitivas
 Aparecem as ineficiências
(lotes, esperas,
movimentação)
Por isso os processos apresentam muitas
oportunidades de melhoria
Fluxos
 Alta demanda variada
 Fragmentação de tarefas
 Pouca medição e controle – caos
aparente
 Pedidos urgentes e atrasos
Como enxergar e compreender
profundamente os processos?
Mais detalhes ou menos detalhes?
Dica: comece com menos detalhes.

Fluxograma
 Precisamos, primeiramente, compreender
profundamente o Estado Atual do processo!
Depois, seremos capazes de projetar o
Estado Futuro do processo!

Estado Futuro
Estado Atual Estado Futuro

Mudanças/melhorias
Método
 Atividade - Reflexão
Qual é a relação?
Nem toda mudança é melhoria,

MUDANÇA MELHORIA

mas toda melhoria precisa de mudança

 Fluxograma

O que é?

Para que usamos?

 Fluxograma
• Ferramenta básica de mapeamento
• É uma representação gráfica
• Muito útil no início de atividades de melhoria de
resultados
• Deve incluir as pessoas que executam as atividades
(em equipe)
 Fluxograma
Principais símbolos

Terminal (Início / fim) Decisão

Processamento / Atividade Sentido / Fluxo

Dinâmica – Representar graficamente o Estado Atual de um
processo usando um fluxograma.
Grupos:

1. Processo de Integração de Funcionários

2. Processo de formatação de Proposta Comerciais (Orçamentos)
3. Processo de SAC
4. Processo de Recebimento de Materiais
5. Processo de Venda – Representante
Dinâmica – Representar graficamente o Estado Atual de um
processo usando um fluxograma
Instruções:
1. Utilize post-its e folha de flipchart.
2. Represente cada atividade em um post-it.
3. Coloque na sequência que acontecem.
4. Escolha um representante para apresentar.

Dicas:
1. Evite julgar (certo / errado).
2. Não proponha melhorias.
3. Estamos buscando enxergar como as atividades são realizadas.
O que constatamos?
 Pontos importantes
• Precisamos frear o impulso de querer melhorar, estamos
buscando compreender como o processo acontece (Estado
Atual)

• Quase nunca temos a mesma visão do processo

• A atividade ajuda a alinhar o entendimento do processo

• O mapa sempre precisa ser validado posteriormente.

 No início de atividades de melhoria,
depois dos primeiros mapeamentos,
normalmente a primeira necessidade
que aparece é a de criar um padrão
para estabilizar o processo.
 Fluxo contínuo

O que é?

Quais os benefícios?
 Fluxo contínuo
O que é?
• É um estado ideal a ser perseguido (alvo)
• Pré-requisitos:
• Estabilidade do processo
• Conhecer os tempos de realização de cada atividade
 Fluxo contínuo
Quais os benefícios?

• Reduz os desperdícios (filas, estoques etc)

• Identifica erros rapidamente

 Dinâmica - Simulação de um processo: fluxo contínuo
Grupos:
1. Dentro da sala 2. Fora da sala
Instruções:
1. Utilize cartões e canetas.
2. Execute as atividades.
3. Marque o tempo desde o início até o fim (entrega) do produto final.
4. Anote os tempos.
5. Escolha um representante para compartilhar com a sala a atividade.
Qual é a importância do fluxo
nos processos?
 Qual é a importância do fluxo nos
processos?
• Elimina os tempos de paradas/esperas e filas
• Elimina os estoques no processo
• Permite o foco na atividade
• Melhora a qualidade – detecta erros rapidamente
• Reduz o tempo (lead time)
Tipos de trabalho

Não Agrega
agrega valor
valor

Incidental
 Tipos de trabalho
• São imprescindíveis para atender bem o cliente
Agrega
• É o que importa para quem paga pelo produto /
valor
serviço

• Deve ser executado pelas pessoas certas, na

sequência e tempo determinado
 Tipos de trabalho
• Não interessa ao cliente
Não
agrega
valor • Só adiciona tempo e custo no processo

• Foram incluídas no processo para evitar/corrigir

erros ou acomodar desperdícios
 Tipos de trabalho
• Não interessa ao cliente diretamente
• Adiciona tempo e custo no processo mas é necessária
• Deve ser otimizada para dar suporte as atividades que
agregam valor

Incidental
 Desperdícios clássicos
1. Informações inúteis
2. Esperas
3. Reinvenção
4. Falta nivelamento
5. Problemas de qualidade
6. Grandes lotes de
informação
7. Tarefas redundantes
8. Tarefas stop and go
9. Falta sincronismo entre as
atividades
 Processos + Pessoas = Resultados

Fluxograma ESTADO ATUAL

Desperdícios Trabalho Fluxo ESTADO FUTURO

AV/NAV Contínuo
Incidental
 Metas
Por que é importante ter metas?

• Traz novos desafios

• Para atingi-las é necessário incluir novos conhecimentos

• Estimula o desenvolvimento das equipes e da organização

 Metas
Como checar as metas?
• Critério SMART

S = Specific / Específico
• Eliminar possibilidade de ambiguidade ou
subjetividade

M = Measurable / Mensurável
• O que não se mede, não se melhora
 Metas
A = Attainable / Atingível
• Nem fácil, nem difícil demais – evite os extremos

R = Relevant / Relevante
• Deve trazer impacto nos indicadores estratégicos da
organização

T = Time-bound / Temporal
• Deve ter um prazo definido
 Metas
Como verificar a coerência no
desdobramento das metas?
• Diagrama de árvore
 Metas – Diagrama de árvore
Verificação da causa x efeito
Diretoria Gestores Operação

Meta
operacional 1
Meta gerencial 1
Meta
operacional 2

Meta estratégica

Meta
operacional 3
Meta gerencial 2
Meta
operacional 4
 Eficiência X Eficácia
Qual a diferença?
EFICÁCIA Foco no resultado

EFICIÊNCIA Foco nos meios

 O que é Efetividade?

Eficiência + Eficácia = Efetividade

 + Objetivos Objetivos
atingidos, mas atingidos com
com baixo consumo
desperdícios de recursos

Eficácia
Foco no
resultado
Muito Recursos bem
desperdício e aplicados, mas
pouco resultado sem resultados
-
- Eficiência Foco nos
meios
+
 Efetividade
EFICÁCIA + EFICIÊNCIA = EFETIVIDADE

Fazer com o FOCO Fazer do Fazer

DEFINIDO JEITO ADEQUADO BEM FEITO

Estratégia Execução Excelência

Ciclo de aprendizagem
PDSA
 Especificação

Plan Do See

Passo 1 Passo 2 Passo 3

Especificação Produção Inspeção

Ciclo - Shewhart
Conceito de controle - Taylor
Início séc. XX Década 30

Deming Modelo mais amplo - Deming

Década 50 - Japão Década 80
 Ciclo de aprendizagem - PDSA

P – Plan / Planejar
D – Do / Executar
S – Study / Estudar
A – Action / Agir
• Utilizado para investigar, testar e implementar qualquer tipo de mudança
• Aumenta o conhecimento sobre o processo
 Ciclo de aprendizagem - PDSA

P – Plan / Planejar

1. Identificação do problema
• O que queremos realizar?

• Definir indicadores e metas? (valor e prazo)

 Ciclo de aprendizagem - PDSA

P – Plan / Planejar

2. Análises
• Por que e como o fenômeno acontece?
• Quais são as causas-raízes?
• Verificar o dados históricos? Comparar com
referências (externas ou internas)
 Ciclo de aprendizagem - PDSA

P – Plan / Planejar

3. Plano de ação
• Focar nas causas-raízes
• Deve conter ações concretas / o que será feito
Chave: Atuar nas causas / consistência
Ciclo de aprendizagem - PDSA

D – Do / Executar

• Como, o quê e quando executar as ações

• Acompanhamento e registros de ocorrências não
previstas
Chave: Acompanhamento
Ciclo de aprendizagem - PDSA

S – Study / Estudar

• Verificar os resultados e estudar

• Comparar os resultados com os
indicadores/metas definidos na etapa P
• Avaliar o status do plano de ação/prazos
Chave: Constância (Disciplina) / Sistemática
 Ciclo de aprendizagem - PDSA

A – Action / Agir

• Agir conforme o resultado atingido

Resultados positivos Padronizar o processo

Resultados negativos Girar outro ciclo

Chave: Aprendizado / Aumentar o conhecimento sobre o processo
 PDSA - Exemplo
• Um novo gerente de suprimentos recebeu o desafio de melhorar o
atendimento aos clientes internos.

• Nas primeiras semanas de trabalho, percebeu que havia muitas

reclamações pela demora na compra de alguns itens.

• Ele precisava entender como esse processo estava acontecendo.

Como ele conduziu a iniciativa?

 PLAN - PLANEJAR
Objetivo: Conhecer como se comporta a demanda para o
setor de compras

Questões Predições
Q1: Como é a distribuição P1: A maior parte das compras está
dos valores das compras? entre R$ 2.000 e R$ 3.000

Q2: Quais tipos de compras P2: O tipo de compra mais frequente é

são mais freqüentes? o “Menor preço”. Poucas compras são
do tipo “Reservado”
 PLAN - PLANEJAR
Plano de ação:
• De uma amostra de 200 compras realizadas nos últimos
seis meses, anotar o valor e o tipo de compras
• O Alberto é responsável por coletar os dados. Instrui-lo
sobre como amostrar, anotar os valores e digitar em uma
planilha.
• A Madalena deve preparar um gráfico de frequência dos
valores das compras e um gráfico de barras com as
porcentagens por tipo de compra.
• A equipe deve se reunir para analisar os gráficos.
 DO - EXECUTAR

• Coletar os dados
• Observar e anotar anomalias durante o processo de coleta dos
dados
 STUDY - ESTUDAR

Mais de 80% dos valores estão abaixo de 50% das compras é do tipo “Reservado”
R$2k, sugerindo que um processo mais , contradizendo a predição inicial
simples pode ser desenvolvido para essas
compras
 ACTION - AGIR

1. Entrevistar os compradores para entender as causas de demora em

aquisições abaixo de R$2k.
2. Iniciar um novo ciclo PDSA para avaliar se existe diferenças no tempo médio
de aquisição entre “Reservado” e “Menor preço”
 O que significa Melhorar Resultados?

Resolver problemas e atingir as metas

É ou deveria ser o desafio dos Gestores

Método para melhorar resultados
• 3 pilares
1. Metas bem definidas (SMART)

2. Plano de ação (PDSA)

3. Disciplina: sistemática de acompanhamento

Método para melhorar resultados
1. Metas bem definidas (SMART)
• Ter as metas estratégicas como “norte”
• Devem ser desafiadoras e exigir novos
conhecimentos (incluir o novo).
• Deve-se considerar o contexto (Recursos
disponíveis)
 Método para melhorar resultados
2. Plano de Ação - PDSA
• Descobrir e focar nas causas raízes

• Analisar os processos e compreendê-los

profundamente. Lá estão as causas dos
problemas
• Priorizar as ações com maior impacto financeiro
Método para melhorar resultados
3. Disciplina
• Estruturar sistemática de acompanhamento
semanal
• Verificar: Planejado x Executado

• Corrigir os desvios: novas ações

 Buscando a causa raiz...
Brainstorm
Ferramentas: Diagrama Causa e Efeito
Técnica 5 Porquês
 Brainstorm
Dicas essenciais
• Escolher um líder para conduzir o processo
• Dar a todos os participantes a oportunidade de
expressar sua ideia/sugestão sobre “possíveis causas”
• Nenhuma opinião deve sofrer críticas
• Registrar tudo num flipchart
• Tendência em culpar pessoas deve ser evitada
Dinâmica - Brainstorm
Cada grupo deve utilizar o tema definido
anteriormente.
Instruções:
• Escolher um líder para conduzir o processo
• O líder deve relembrar as dicas antes de iniciar o
processo
 Diagrama Causa e Efeito
Para que serve?
Usado para mostrar a relação entre Resultado
(Efeito) e as possíveis causas que podem
afetar o Resultado
Diagrama Causa e Efeito
CAUSAS
Insumos Método Medidas

EFEITO
Resultado

Pessoas Condições
Equipamentos
Ambientais
 Técnica – 5 Porquês
Para que serve?

Ajuda as equipes a encontrar a causa

raiz
 Técnica – 5 Porquês
Quando devemos usar?
Sempre que queremos resolver um
problema
 Técnica – 5 Porquês
Qual a importância?
• Buscar a causa-raiz
• Eliminar a recorrência
• Evitar apenas remediar o sintoma
• Exercitar o pensamento
• Aprofundar conhecimento
 Técnica – 5 Porquês
Dicas:
Este momento estamos em busca da causa raiz
Evite definir ações neste momento
Exemplo
Estátua de Abraham Lincoln está se deteriorando mais rápido que as
Definição do problema demais

Por que é limpo com mais frequência que os outros monumentos

1. Porquê?

2. Porquê? Por que tem mais dejetos de pássaros que os outros monumentos

3. Porquê? Por que tem mais pássaros ao redor dele que nos outros
monumentos

Por que tem mais insetos, a comida preferida dos pássaros

4. Porquê?

Por que a lâmpada que ilumina este monumento é diferente e atrai

5. Porquê? mais pássaros
 Tarefa para entregar no próximo módulo
Dinâmica – Aplicação da etapa P do PDSA
• Escolham um projeto (Melhorar) definido na OPS e inserido na Agenda de
Projetos.
• Prepare-se para conduzir um PDSA
• Escolha uma equipe (Sugestão: 6 a 8 pessoas)
• Lidere e conduza o método
• Gire (realize) o PDSA pelo menos uma vez.
• Atualize o handout PDSA e traga no próximo módulo para apresentar.
“Se não repensarmos drasticamente a maneira como
organizamos o trabalho, resolvemos problemas,
promovemos melhorias e desenvolvemos pessoas, a
solução para todos os nossos males será sempre
mais recursos. O que realmente precisamos é de
‘mais gestão’, ‘mais gente pensando’ e ‘menos
desperdícios’.”
Lean Institute Brasil – lean.org.br
 Bibliografia

Aprendendo a enxergar Gerenciando pessoas para melhoria,

Mike Rother / John Shook adaptabilidade e resultados excepcionais
Mike Rother
 Bibliografia

A Meta – Um processo de A máquina que mudou o mundo

melhoria contínua James P. Womack/Daniel Jones/Daniel Ross
Eliyahu M. Goldratt/ Jeff Cox
 www.nortus.com.br

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Edifício Roma • sala 125 • 13080-650 • Campinas/SP

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