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Capacitações completas para um mercado competitivo

Formação de Yellow Belt em Lean Seis Sigma


Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 4: Análise de Custo-Benefício
✓ Lição 5 - Parte 1: Definição do Plano de Ação
✓ Lição 5 - Parte 2: Tarefa Prática
Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição 6 - Parte 1: A Metodologia 5S


✓ Lição 6 - Parte 2: Sensos de Utilização e
Organização
✓ Lição 6 - Parte 3: Sensos de Limpeza e Saúde
✓ Lição 6 - Parte 4: Senso de Autodisciplina e Visão
Sistêmica
✓ Lição 7 - Parte 1: Cultura do Kaizen
✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Fase de Melhoria

Como funciona?
Objetivo:
Propor, priorizar, testar e executar as soluções para o problema. Para cada causa raiz estudada e
comprovada na Fase de Análise, identificamos uma solução adequada que será implementada através
de um Plano de Ação. Além disso, iniciamos a verificação do impacto e os resultados obtidos com as
melhorias implementadas.

Ferramentas: Tempo estimado:


✓ Brainstorming; 4 a 6 semanas
✓ Diagrama de Árvore;
✓ Matriz de Priorização;
✓ Plano de Ação – 5W2H;
✓ Ferramentas Lean (5S, SMED e Kaizen).
Fase de Melhoria

Fluxograma

INÍCIO DA
COMO MEDIR OS
FASE
OS RECURSOS NECESSÁRIOS RESULTADOS
MELHORIA
FORAM DISPONIBILIZADOS? FINANCEIROS E NO
PROCESSO?

O PLANO DE AÇÃO FOI


QUAIS SÃO AS POSSÍVEIS
ELABORADO E AS AÇÕES
SOLUÇÕES?
ACORDADAS? FIM DA FASE
MELHORIA

COMO TESTAR AS SOLUÇÕES


SERÁ NECESSÁRIO
PARA EVITAR EFEITOS
PRIORIZAR AS SOLUÇÕES?
COLATERAIS?
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Fase de Melhoria

✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 4: Análise de Custo-Benefício
✓ Lição 5 - Parte 1: Definição do Plano de Ação
✓ Lição 5 - Parte 2: Tarefa Prática
Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição 6 - Parte 1: A Metodologia 5S


✓ Lição 6 - Parte 2: Sensos de Utilização e
Organização
✓ Lição 6 - Parte 3: Sensos de Limpeza e Saúde
✓ Lição 6 - Parte 4: Senso de Autodisciplina e Visão
Sistêmica
✓ Lição 7 - Parte 1: Cultura do Kaizen
✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Diagrama de Árvore

O que é?

✓ Iniciamos a Fase de Melhoria com um brainstorming para levantar as possíveis soluções para
eliminação das causas-raiz identificadas anteriormente. Para organizar e estruturar melhora as
ideias discutidas sugerimos o Diagrama de Árvore:

O diagrama de árvore é uma ferramenta utilizada para o mapeamento detalhado dos


caminhos (meios ou medidas) a serem percorridos para se alcançar um objetivo global.

✓ Neste caso, podemos partir do objetivo principal do projeto (meta) e detalhar os caminhos a
serem percorridos para executar as ações de melhoria.
Diagrama de Árvore

Exemplo

Uma empresa de aluguel de carros identificou que o seu turnover estava muito alto e decidiu
atacar o problema com um projeto Lean Seis Sigma. Já na Fase de Análise, as causas raiz
identificadas foram: espaço físico/ambiente inadequado, problemas com a liderança, falta de
políticas de reconhecimento, material de trabalho antigo ou danificado, etc.

Para cada causa raiz, na Fase de Melhoria, devemos pensar em possíveis soluções que serão
priorizadas, testadas se necessário e levadas para o Plano de Ação.
Diagrama de Árvore - Exemplo Adequar a
temperatura
Fazer um projeto
para a instalação
ambiente de ventiladores
Melhorar as
instalações Solicitar à
Melhorar o prediais Otimizar a engenharia um
ambiente físico de utilização do novo projeto de
trabalho espaço layout da área de
escritório

Melhorar a
Atualizar software
Adequar os qualidade do
dos aparelhos
materiais de handheld
trabalho
Eliminar excesso Desenvolver
Reduzir o de formulários formulários no
turnover manuais sistema

Capacitar melhor Implementar uma RH oferecer treinamentos para as


a liderança avaliação 360 graus competências deficientes da liderança.

Implementar um
Implementar indicadores de
Programa de
desempenho e criar metas trimestrais
reconhecimento
Adequar a política
de Recursos Oferecer
Humanos do CD Realizar treinamentos em métodos de
treinamentos
solução de problemas
complementares
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✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 4: Análise de Custo-Benefício
✓ Lição 5 - Parte 1: Definição do Plano de Ação
✓ Lição 5 - Parte 2: Tarefa Prática
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Sistêmica
✓ Lição 7 - Parte 1: Cultura do Kaizen
✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Diagrama de Árvore

Tarefa Prática

Imagine que você é dono de uma franquia de restaurantes fast food e identificou que a
frequência de clientes está caindo mês a mês e o ticket médio dos clientes que continuam
comprando no restaurante reduziu em 15%.

Após analisar o problema através do método DMAIC, nas etapas de Definição, Medição e Análise,
você identificou como causas raiz: ingredientes importantes acabam durante o dia, como gelo,
sorvete e pão; o atendimento no caixa é demorado e às vezes o atendente é impaciente; os clientes
reclamam da falta de padrão na montagem dos lanches; o ambiente do restaurante não é limpo com
frequência; a temperatura do ambiente fica acima do recomendado na maior parte do dia.
Diagrama de Árvore

Tarefa prática
Para as causas citadas anteriormente, faça um brainstorming para levantar ideias de melhoria e
organize as informações em um Diagrama de Árvore.

Eliminar Criar uma Categorizar


problemas de planilha de estoque entre
ruptura de controle de itens de alto giro
estoque Estoque no Excel e de baixo giro

Oferecer
treinamentos e
Aumentar a frequência e Melhorar capacitação
o ticket médio do atendimento no Rever o quadro de
caixa limpeza
restaurante On the job
trainning
Revisar o
procedimento de
Controlar a limpeza
Controlar a limpeza
limpeza e
e temperatura do
temperatura do Programar limpeza
ambiente
ambiente bimestral do ar
condicionado
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✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 4: Análise de Custo-Benefício
✓ Lição 5 - Parte 1: Definição do Plano de Ação
✓ Lição 5 - Parte 2: Tarefa Prática
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✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Matriz de Priorização

O que é?

É comum termos muitas ideias de melhoria, o que reflete em um Plano de Ação inchado e difícil
de executar dentro do tempo previsto no projeto. E é nesse cenário que o uso da triz de Priorização
se torna ideal:

A Matriz e Priorização é a ferramenta que ajudará a identificar quais ideias de


melhoria serão levadas adiante no projeto. Ela utiliza-se de escores para fazer a
correlação entre as soluções propostas e critérios de priorização.

Os critérios mais utilizados na Matriz de Priorização são: baixo custo, facilidade, rapidez, impacto
sobre a causa raiz e baixa probabilidade de gerar efeitos colaterais indesejados.
Matriz de Priorização

Etapas de aplicação
Etapas para a aplicação da ferramenta:

1. Desenhe as linhas e colunas da matriz;


2. Defina os critérios de priorização que serão utilizados (idealmente 3 ou 4 critérios);
3. Defina um peso de 5 a 10 para cada critério;
4. Escreva todas as possíveis soluções na matriz;
5. Estabeleça a relação entre cada soluções e cada critério de priorização utilizando a seguinte
legenda: 0 (não existe correlação), 1 (correlação fraca), 3 (correlação moderada) e 5 (correlação
forte).
6. Multiplique o valor de cada célula pelo peso de critério de priorização;
7. Some os valores da linha para obter a nota final.
Matriz de Priorização

Exemplo

IMPACTO POSITIVO
BAIXO CUSTO FACILIDADE TOTAL
SOBRE A CAUSA
PESO 7 8 10
SOLUÇÃO 1 3 5 3 91
SOLUÇÃO 2 5 5 1 85
SOLUÇÃO 3 3 3 3 75
SOLUÇÃO 4 1 3 5 81
SOLUÇÃO 5 3 3 5 95
... ...

Legenda:
Correlação forte - 5 Correlação moderada - 3
Correlação fraca - 1 Correlação ausente - 0
Módulo 5

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✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
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Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
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Matriz de Priorização

Tarefa Prática
Para continuar o projeto do restaurante fast food é necessário priorizar as ideias de melhorias
identificadas no Diagrama de Árvore. O objetivo será escolher critérios que ajudem a identificar as
ideias que podem gerar o maior impacto positivo, mas que possam ser implementadas dentro de um
prazo de 4 a 6 semanas, com baixo esforço e baixo custo.

Utilize a Matriz de Priorização para identificar as soluções que serão priorizadas e levadas adiante
para o Plano de Ação do projeto.
Matriz de Priorização

Tarefa Prática
Alto Impacto Baixo Esforço Baixo Custo
Peso TOTAL
10 8 9
Categorizar o estoque em itens de alto
giro e baixo giro 1 5 5 95

Criar planilha de controle em Excel 5 3 119


5

Oferecer treinamento e capacitação 3 3 1 63

On the job training 5 3 3 101

Rever o quadro de limpeza 3 5 5 115

Revisar o procedimento de limpeza 5 5 5 135

Limpeza bimestral do ar condicionado 3 3 1 63


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Soluções
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Análise de Custo-Benefício

O que é?

Tempo

Diferentemente das outras ferramentas utilizadas em um projeto Lean Seis


Sigma, que focam e priorizam a geração de resultados, a análise custo-
benefício busca avaliar um projeto pelo seu retorno e custos.

A análise deve levar em conta os custos e os retornos em um mesma base temporal, ou seja,
considerando descontos a taxas determinadas, para que tenha como resultado uma avaliação correta,
que leve em conta o valor do seu dinheiro ao longo do tempo.
Análise de Custo-Benefício
Observações
adicionais

Dados e impactos qualitativos também podem ser considerados, como a reputação da sua
empresa perante aos clientes. No entanto, a análise pode se tornar mais difícil e menos
precisa.

A técnica é utilizada na fase de melhoria para avaliar o custo-benefício das soluções


apresentadas anteriormente.
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Soluções
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Plano de Ação – 5W2H

O que é?

Após a priorização das ações de melhoria, devemos desdobrá-las em informações mais tangíveis.
Para isso, utilizaremos a metodologia 5W2H:

?
O que será feito? Quando será feito? Quem fará? Onde será feito?
(What) (When) (Who) (Where)

Porque será feito? Como será feito? Impacto financeiro, quantidade ou valor numérico?
(Why) (How) (How much)
5W2H

Exemplo

O que? Quem? Onde? Por quê? Quando? Como? Quanto?

Aumentar a Diminuição da Aumento de 0,5%


Aumentar potência
temperatura do José Forno 2W5C duração do 01/maio do custo
do motor
forno processo operacional

Incluir inspeção
Aumentar um 1 salário +
durante o Carlos Linha 17 Diminuir refugo 05/junho
operador benefícios
processo

Reunião de Reunião com o


Unidade de Diminuição de 5 minutos iniciais do
segurança no Larissa 07/maio supervisor de
BH acidentes turno (Custo zero)
início do turno segurança

Comprar novo Muitos dias fora Implantação de


sistema de Roberto Unidade SP da meta de 01/março novo sistema pela R$ 20.000,00
manutenção produção Manutenção
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Plano de Ação – 5W2H

Tarefa prática
Preencha o diagrama abaixo com as soluções priorizadas do projeto Lean Seis Sigma do
restaurante de fast food.

Elaborar uma
Criar planilha de Roberto Silva Computador / Para evitar rupturas
15/05/2016 planilha com os itens Sem Custo
controle em Excel (gerente de loja) escritório do gerente de estoque
do estoque
Renata Alves Passar 2 a 3 dias ao Para melhorar a
On the job training (supervisora de 30/06/2016 lado de cada Nos caixas qualidade do Sem custo
caixas) colaborador do caixa atendimento
Para melhorar a
Na planilha de
Rever o quadro de João Oliveira (chefe Revisar junto com o limpeza da loja e a
30/04/2016 horários dos Sem custo
limpeza da limpeza) gerente da loja percepção de
colaboradores
limpeza dos clientes
Revisar o
João Oliveira (chefe Revisar junto com o No computador /
procedimento de 15/05/2016 Idem ao anterior Sem custo
da limpeza) gerente da loja escritório do gerente
limpeza
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Fase de Melhoria

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Soluções
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Princípios do 5S

O que é?

Metodologia simples, de fácil entendimento, que visa aperfeiçoar o


comportamento das pessoas. Envolve uma mudança de hábitos e atitudes,
melhorando o ambiente de trabalho e a qualidade de vida dos funcionários.

5S
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Fase de Melhoria

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1º Senso

Utilização/Descarte

Devemos ter apenas o que necessitamos, distinguindo o que é necessário do que


não é, evitando o desperdício de coisas materiais e de nosso próprio esforço.

Perguntas Normalmente Utilizadas:


✓ “Este equipamento tem realmente conserto?”
✓ “Esta máquinas voltará a ser utilizada?”
✓ “Estes relatórios precisam ser mantidos por quanto tempo?”
✓ “O que realmente é importante para que eu possa tomar minhas decisões?”
1º Senso – Utilização/Descarte

Exemplo
1º Senso – Utilização/Descarte

Exemplo

Separe e descarte!
2º Senso

Ordenação

Devemos arrumar o que for necessário utilizando uma


metodologia eficiente para facilitar o acesso e manuseio.

Arrumar simplesmente não basta, devemos estabelecer critérios para ordenação pois só assim,
conseguiremos organizar tudo com eficácia.

Possíveis Ações:
✓ Padronizar objetos;
✓ Utilizar cores nas identificações dos objetos;
✓ Identificar armários e estantes;
✓ Numerar os documentos;
✓ Identificar locais de riscos.
2º Senso – Ordenação

Exemplo

Cada coisa no seu lugar!


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Soluções
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3º Senso

Limpeza

Manter o local de trabalho e equipamentos limpos e adequados para


uso imediato, assim, dá oportunidade para identificar o motivo da
sujeira e mau funcionamento do equipamentos.

A limpeza deve ser encarada como uma forma de inspeção, pois, se houver sistemática
poderemos detectar e corrigiras falhas nos equipamentos e máquinas.

Possíveis Ações:
✓ Levantamento dos matérias necessários à limpeza;
✓ Definição de equipes e responsabilidades;
✓ Utilizar limpeza como forma de inspeção.
3º Senso – Limpeza

Exemplo

Ambiente limpo é aquele que suja


pouco e não o que se limpa com
muita frequência!
4º Senso

Saúde

Também considerado como senso de colaboração, permite criar comprometimento entre


os funcionários para que os mesmos criem e mantenham os padrões de limpeza.

Preocupa-se com a saúde dos colaboradores em nível físico, mental e emocional e os aspectos
relacionados com a poluição ambiental.

Possíveis Ações:
✓ Estabelecer condições para controle visual;
✓ Manter o clima organizacional agradável;
✓ Reduzir os ruídos;
✓ Cuidar da saúde dos colaboradores;
✓ Elaborar Plano de Manutenção para os 3 primeiros sensos.
4º Senso – Saúde

Exemplo

Clima agradável é saudável!


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5º Senso

Autodisciplina

Tem como objetivo criar maior respeito e comprometimento em relação


a empresa, cumprindo-se disciplinadamente o que foi determinado.

Possíveis Ações:
✓ Reconhecer a importância da existência e do cumprimento de regras;
✓ Elaborar normas e procedimentos claros;
✓ Saber criticar e receber críticas de maneira construtiva;
✓ Compartilhar os valores do Programa 5S;
✓ Criar mecanismos de avaliação e motivação;
✓ Participar de treinamentos;
✓ Realizar as tarefas com responsabilidade.
5º Senso – Autodisciplina

Exemplo

Participe!
5 Sensos

Visão Sistêmica Autodisciplina

A autodisciplina garante o cumprimento


Utilização
dos outros quatro sensos!

Ordenação

Limpeza

Saúde
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Organização
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Kaizen

O que é?

善 改
ZEN = Coisas
KAI = Mudança
boas, melhores

Saber quando reduzir,


Ensinar as pessoas Perseguir Transferência de
eliminar ou modificar
a terem recursos uma Meta Conhecimento
uma atividade
Kaizen

O Kaizen é uma cultura

✓ Kaizen é uma atitude de estar constantemente melhorando, em essência significando rodar


continuamente o PDCA ou DMAIC.

✓ Deve ser parte da filosofia da empresa de desafiar sempre seus processos e melhorar o tempo
todo, com olhos no cliente.

✓ Deve estar na mentalidade dos colaboradores da empresa em todos os níveis e funções. Para isso
ser efetivo, o trabalho prévio de estabilização e padronização precisa estar sólido.

Kaizen sempre, todo dia, por todos. Mesmo que pequenas melhorias!
Kaizen

Objetivos

O Kaizen pode ser uma iniciativa independente nas empresas,


promovendo ciclos de melhoria ao longo do ano, mas
podemos utiliza-lo dentro do Lean Seis Sigma como uma Obtenção de lucro para a empresa
ferramenta poderosa para gerar quick wins.

Satisfação dos Clientes


Busca por ganhos rápidos

Eliminação de Desperdícios

Melhorias ditadas pela necessidade


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Fase de Melhoria

✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
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Sistêmica
✓ Lição 7 - Parte 1: Cultura do Kaizen
✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Evento Kaizen
5 dias 5 dias 15 a 20 dias

Planejamento Semana Kaizen Acompanhamento

Segunda-feira: treinamento e
Definir os objetivos de cada Auditoria dos resultados pelo
ronda na área onde será realizado
Kaizen coordenador kaizen da área
o Kaizen

Terça-feira: definições das Caso o resultado não seja estável,


Definir o calendário das
melhorias a serem levantar problemas e montar
semanas Kaizen novo plano de ação
implementadas

Preparação para o evento: salas, Quarta-feira: realização das


material de estudo. mudanças

Quinta-feira: consolidação das


Divulgação e convocação oficial
dos participantes mudanças e preparação para
apresentação final

Sexta-feira: apresentação final


Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria


✓ Lição 2 - Parte 1: Diagrama de Árvore
✓ Lição 2 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 3 - Parte 1: Matriz de Priorização das
Soluções
✓ Lição 3 - Parte 2: Tarefa Prática
✓ Lição 4: Análise de Custo-Benefício
✓ Lição 5 - Parte 1: Definição do Plano de Ação
✓ Lição 5 - Parte 2: Tarefa Prática
Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição 6 - Parte 1: A Metodologia 5S


✓ Lição 6 - Parte 2: Sensos de Utilização e
Organização
✓ Lição 6 - Parte 3: Sensos de Limpeza e Saúde
✓ Lição 6 - Parte 4: Senso de Autodisciplina e Visão
Sistêmica
✓ Lição 7 - Parte 1: Cultura do Kaizen
✓ Lição 7 - Parte 2: Evento Kaizen
✓ Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria
Critérios para a finalização da fase

Algumas perguntas devem ser respondidas ao final da fase de Melhoria:

1. Foram identificadas as soluções potenciais das causas raízes?

2. Foram priorizadas soluções para eliminação das causas raízes?

3. Foram levantados os custos envolvidos na implementação das soluções propostas?

4. As partes interessadas à implantação do projeto foram comunicadas?

5. Foi elaborado o cronograma de implementação do projeto?


Critérios para a finalização da fase

Perguntas importantes
Algumas perguntas devem ser respondidas ao final da fase de Melhoria:

1 Foram identificadas as soluções potenciais das causas raízes?

2 Foram priorizadas soluções para eliminação das causas raízes?

3 Foram levantados os custos envolvidos na implementação das soluções propostas?

4 As partes interessadas à implantação do projeto foram comunicadas?

5 Foi elaborado o cronograma de implementação do projeto?


Critérios para a finalização da fase

Perguntas importantes
Algumas perguntas devem ser respondidas ao final da fase de Melhoria:

6 Foram executados experimentos para testar as soluções identificadas?

7 O Plano do Projeto foi validado?

8 As ações propostas foram implementadas?

9 As ações propostas foram eficazes para a resolução do problema?

10 Foi elaborado um novo Mapa de Processo?


Módulo 5

Fase de Melhoria

✓ Lição Extra: Indicações de leitura


De que forma grandes autores podem te ajudar?

Que tal um resumo?


Execution - Larry Bossidy, Ram Charan

Grande parte das empresas são muito boas em elaborar planos, mas
não igualmente talentosas ao realizá-los. Dessa forma, a execução - a
capacidade de fazer as coisas, principalmente em um nível estratégico -
fez-se a condição essencial na ciência gerencial.

Aplicando os conhecimentos na etapa de Melhoria, é possível criar


meios de fazer com que as pessoas envolvidas executem os planos de
ação definidos, bem como se engagem com o projeto.

Acesso o Resumo deste livro aqui!


De que forma grandes autores podem te ajudar?

Que tal um resumo?


A Arte de Fazer Acontecer - David Allen

O GTD (Getting Things Done) consiste em uma metodologia de


gerenciamento de ações que visa maior produtividade, bem como
passos para controlar e priorizar tarefas importantes.

Segundo o autor, o método GTD pode ser utilizado por todos aqueles
que buscam a produtividade sem estresse e gerenciar uma vida
ocupada de forma mais eficiente. Dessa forma, o livro pode ser
utilizado para incrementar a forma de gestão utilizada durante a criação
e a execução dos planos de ação.

Acesso o Resumo deste livro aqui!


De que forma grandes autores podem te ajudar?

Que tal um resumo?


O Obstáculo é o Caminho - Ryan Holiday

Como você enxerga as adversidades que aparecem?

Quando executamos ideias, diversos obstáculos aparecem ao longo do


caminho, fazendo com que o processo perca credibilidade e força de
execução.

Aprenda aqui os principais segredos de uma pessoa de sucesso e como


conseguir superar as dificuldades e transformá-las em combustível na
maratona da realização dos seus planos.

Acesso o Resumo deste livro aqui!


www.voitto.com.br

/grupovoitto @grupovoitto grupovoitto

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