Sem fronteiras para o conhecimento

Formação de Yellow Belt em Lean Seis Sigma

Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Fase de Melhoria
Objetivo:
Propor, priorizar, testar e executar as soluções para o problema. Para cada causa raiz
estudada e comprovada na Fase de Análise, identificamos uma solução adequada que será
implementada através de um Plano de Ação. Além disso, iniciamos a verificação do impacto
e os resultados obtidos com as melhorias implementadas.
Ferramentas:
 Brainstorming;
 Diagrama de Árvore;
Tempo estimado: 4 a 6 semanas
 Matriz de Priorização;
 Plano de Ação – 5W2H;
 Ferramentas Lean (5S, SMED e Kaizen).
Fase de Melhoria

INÍCIO DA
OS RECURSOS COMO MEDIR OS
FASE
RESULTADOS
MELHORIA NECESSÁRIOS FORAM
FINANCEIROS E NO
DISPONIBILIZADOS? PROCESSO?

O PLANO DE AÇÃO FOI

QUAIS SÃO AS
ELABORADO E AS
POSSÍVEIS SOLUÇÕES? FIM DA
AÇÕES ACORDADAS?
FASE
MELHORIA

SERÁ NECESSÁRIO COMO TESTAR AS

PRIORIZAR AS SOLUÇÕES PARA EVITAR
SOLUÇÕES? EFEITOS COLATERAIS?
Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Diagrama de Árvore

 Iniciamos a Fase de Melhoria com um brainstorming para levantar as possíveis soluções para
eliminação das causas raiz identificadas anteriormente. Para organizar e estruturar melhora as
ideias discutidas sugerimos o Diagrama de Árvore.

 O diagrama de árvore é uma ferramenta utilizada para o mapeamento detalhado dos caminhos
(meios ou medidas) a serem percorridos para se alcançar um objetivo global. Neste caso,
podemos partir do objetivo principal do projeto (meta) e detalhar os caminhos a serem
percorridos para executar as ações de melhoria.
Diagrama de Árvore

Uma empresa de aluguel de carros identificou que o seu turnover estava muito alto e decidiu
atacar o problema com um projeto Lean Seis Sigma. Já na Fase de Análise as causas raiz identificadas
foram: espaço físico/ambiente inadequado, problemas com a liderança, falta de políticas de
reconhecimento, material de trabalho antigo ou danificado, etc.

Para cada causa raiz, na Fase de Melhoria, devemos pensar em possíveis soluções que serão
priorizadas, testadas se necessário e levadas para o Plano de Ação.
Diagrama de Árvore
Adequar a Fazer um projeto
temperatura para a instalação
ambiente de ventiladores
Melhorar as
instalações Solicitar à
Melhorar o prediais Otimizar a engenharia um
ambiente físico utilização do novo projeto de
de trabalho espaço layout da área de
escritório

Melhorar a
Atualizar software
Adequar os qualidade do
dos aparelhos
materiais de handheld
trabalho
Eliminar excesso Desenvolver
Reduzir o de formulários formulários no
turnover manuais sistema

Capacitar melhor Implementar uma RH oferecer treinamentos para as

a liderança avaliação 360 graus competências deficientes da liderança.

Implementar um
Implementar indicadores de
Programa de
desempenho e criar metas trimestrais
reconhecimento
Adequar a política
de Recursos Oferecer
Humanos do CD Realizar treinamentos em métodos
treinamentos
de solução de problemas
complementares
Tarefa Prática - Diagrama de Árvore
Imagine que você é dono de uma franquia de restaurantes fast food e identificou que a frequência de
clientes está caindo mês a mês e o ticket médio dos clientes que continuam comprando no
restaurante reduziu em 15%.

Após analisar o problema através do método DMAIC, nas etapas de Definição, Medição e Análise,
você identificou como causas raiz: ingredientes importantes acabam durante o dia como, por
exemplo, gelo, sorvete e pão; o atendimento no caixa é demorado e às vezes o atendente é
impaciente; os clientes reclamam da falta de padrão na montagem dos lanches; o ambiente do
restaurante não é limpo com frequência; a temperatura do ambiente fica acima do recomendado na
maior parte do dia.
Tarefa Prática - Diagrama de Árvore
Para as causas citadas anteriormente, faça um brainstorming para levantar ideias de melhoria e
organize as informações em um Diagrama de Árvore.

Eliminar Categorizar
Criar uma planilha
problemas de estoque entre
de controle de
ruptura de itens de alto giro
Estoque no Excel
estoque e de baixo giro

Oferecer
treinamentos e
Aumentar a Melhorar capacitação
atendimento no Rever o quadro de
frequência e o limpeza
caixa
ticket médio On the job
do restaurante trainning
Revisar o
procedimento de
Controlar a limpeza
Controlar a limpeza
limpeza e
e temperatura do
temperatura do Programar limpeza
ambiente
ambiente bimestral do ar
condicionado
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Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Matriz de Priorização

Na Fase de Melhoria, é comum termos muitas ideias de melhoria o que reflete em um Plano de Ação
inchado e difícil de executar dentro do tempo previsto no projeto. Logo, precisamos de uma
ferramenta que nos ajude a identificar quais ideias de melhoria são viáveis para o projeto e de fato
geram impacto positivo no resultado de interesse.

A Matriz e Priorização é a ferramenta que ajudará a identificar quais ideias de melhoria serão
levadas adiante no projeto. Ela utiliza –se de escores para fazer a correlação entre as soluções
propostas e critérios de priorização. Os critérios mais utilizados na Matriz de Priorização são:
baixo custo, facilidade, rapidez, impacto sobre a causa raiz e baixa probabilidade de gerar
efeitos colaterais indesejados.
Matriz de Priorização
Etapas para a aplicação da ferramenta:

1. Desenhe as linhas e colunas da matriz;

2. Defina os critérios de priorização que serão utilizados (idealmente 3 ou 4 critérios);
3. Defina um peso de 5 a 10 para cada critério;
4. Escreva todas as possíveis soluções na matriz;
5. Estabeleça a relação entre cada soluções e cada critério de priorização utilizando a seguinte
legenda: 0 (não existe correlação), 1 (correlação fraca), 3 (correlação moderada) e 5 (correlação
forte).
6. Multiplique o valor de cada célula pelo peso de critério de priorização;
7. Some os valores da linha para obter a nota final.
Matriz de Priorização
Tarefa Prática - Matriz de Priorização

Para continuar o projeto do restaurante fast food é necessário priorizar as ideias de melhorias
identificadas no Diagrama de Árvore. O objetivo será escolher critérios que ajudem a identificar as
ideias que podem gerar o maior impacto positivo, mas que possam ser implementadas dentro de um
prazo de 4 a 6 semanas, com baixo esforço e baixo custo.

Utilize a Matriz de Priorização para identificar as soluções que serão priorizadas e levadas adiante
para o Plano de Ação do projeto.
Tarefa Prática - Matriz de Priorização
Alto Impacto Baixo Esforço Baixo Custo
Peso TOTAL
10 8 9
Categorizar o estoque em itens de alto
giro e baixo giro
1 5 5 95

Criar planilha de controle em Excel 5 3 5 119

Oferecer treinamento e capacitação 3 3 1 63

On the job training 5 3 3 101

Rever o quadro de limpeza 3 5 5 115

Revisar o procedimento de limpeza 5 5 5 135

Limpeza bimestral do ar condicionado 3 3 1 63

Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Análise de Custo-Benefício

Diferentemente das outras ferramentas utilizadas em um projeto Lean Seis Sigma, que focam e
priorizam a geração de resultados, a análise custo-benefício busca avaliar um projeto pelo seu
retorno e custos.

A análise deve levar em conta os custos e os retornos em um mesma base temporal, ou seja,
considerando descontos a taxas determinadas, para que tenha como resultado uma avaliação
correta, que leve em conta o valor do seu dinheiro ao longo do tempo.
Análise de Custo-Benefício

Dados e impactos qualitativos também podem ser considerados, como por exemplo a reputação da
sua empresa perante aos clientes, no entanto a análise pode se tornar mais difícil e menos precisa.

A técnica é utilizada na fase de melhoria para avaliar o custo-benefício das soluções apresentadas
anteriormente.
Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Plano de Ação – 5W2H

Após a priorização das ações de melhoria, devemos desdobrá-las em informações mais tangíveis.
Para isso, utilizaremos a metodologia 5W2H:
 O que será feito? (What)
 Quando será feito? (When)
 Quem fará? (Who)
 Onde será feito? (Where)
 Por que será feito? (Why)
 Como será feito? (How)
 Impacto financeiro, quantidade ou valor numérico? (How Much)
Exemplo - 5W2H

O que? Quem? Onde? Por quê? Quando? Como? Quanto?

Aumento de
Aumentar a Diminuição da Aumentar
0,5% do
temperatura do José Forno 2W5C duração do 01/maio potência do
custo
forno processo motor
operacional

Incluir inspeção
Aumentar um 1 salário +
durante o Carlos Linha 17 Diminuir refugo 05/junho
operador benefícios
processo

5 minutos
Reunião de Reunião com o
Diminuição de iniciais do
segurança no Larissa Unidade de BH 07/maio supervisor de
acidentes turno (Custo
início do turno segurança
zero)

Comprar novo Muitos dias fora Implantação de

sistema de Roberto Unidade SP da meta de 01/março novo sistema pela R$ 20.000,00
manutenção produção Manutenção
Tarefa Prática - Plano de Ação – 5W2H
Preencha o diagrama abaixo com as soluções priorizadas do projeto Lean Seis Sigma do
restaurante de fast food.

O que? Quem? Quando? Como? Onde? Por que? Quanto?

Elaborar uma
Criar planilha de Roberto Silva Computador / Para evitar rupturas
15/05/2016 planilha com os itens Sem Custo
controle em Excel (gerente de loja) escritório do gerente de estoque
do estoque
Renata Alves Passar 2 a 3 dias ao Para melhorar a
On the job training (supervisora de 30/06/2016 lado de cada Nos caixas qualidade do Sem custo
caixas) colaborador do caixa atendimento
Para melhorar a
Na planilha de
Rever o quadro de João Oliveira (chefe Revisar junto com o limpeza da loja e a
30/04/2016 horários dos Sem custo
limpeza da limpeza) gerente da loja percepção de
colaboradores
limpeza dos clientes
Revisar o
João Oliveira (chefe Revisar junto com o No computador /
procedimento de 15/05/2016 Idem ao anterior Sem custo
da limpeza) gerente da loja escritório do gerente
limpeza
Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Princípios do 5S
Metodologia simples, de fácil entendimento, que visa aperfeiçoar o comportamento das
pessoas. Envolve uma mudança de hábitos e atitudes, melhorando o ambiente de trabalho e
a qualidade de vida dos funcionários.

5S
1º Senso – Utilização/Descarte

Devemos ter apenas o que necessitamos, distinguindo o que é necessário do que não é,
evitando o desperdício de coisas materiais e de nosso próprio esforço.

Perguntas Normalmente Utilizadas:

 “Este equipamento tem realmente conserto?”
 “Esta máquinas voltará a ser utilizada?”
 “Estes relatórios precisam ser mantidos por quanto tempo?”
 “O que realmente é importante para que eu possa tomar minhas decisões?”
1º Senso – Utilização/Descarte
1º Senso – Utilização/Descarte

Separe e descarte!
2º Senso – Ordenação

Devemos arrumar o que for necessário utilizando uma metodologia eficiente para facilitar o
acesso e manuseio. Arrumar simplesmente não basta, devemos estabelecer critérios para
ordenação pois só assim, conseguiremos organizar tudo com eficácia.

Possíveis Ações:
 Padronizar objetos;
 Utilizar cores nas identificações dos objetos;
 Identificar armários e estantes;
 Numerar os documentos;
 Identificar locais de riscos.
2º Senso – Ordenação

Cada coisa no seu lugar!

3º Senso – Limpeza
Manter o local de trabalho e equipamentos limpos e adequados para uso imediato, assim,
dá oportunidade para identificar o motivo da sujeira e mau funcionamento do equipamentos. A
limpeza deve ser encarada como uma forma de inspeção, pois, se houver sistemática
poderemos detectar e corrigiras falhas nos equipamentos e máquinas.

Possíveis Ações:
 Levantamento dos matérias necessários à limpeza;
 Definição de equipes e responsabilidades;
 Utilizar limpeza como forma de inspeção.
3º Senso – Limpeza

Ambiente limpo é aquele que suja

pouco e não o que se limpa com
muita frequência!
4º Senso – Saúde
Também considerado como senso de colaboração, permite criar comprometimento entre os
funcionários para que os mesmos criem e mantenham os padrões de limpeza. Preocupa-se com
a saúde dos colaboradores em nível físico, mental e emocional e os aspectos relacionados com
a poluição ambiental.

Possíveis Ações:
 Estabelecer condições para controle visual;
 Manter o clima organizacional agradável;
 Reduzir os ruídos;
 Cuidar da saúde dos colaboradores;
 Elaborar Plano de Manutenção para os 3 primeiros sensos.
4º Senso – Saúde

Clima agradável é saudável!

5º Senso – Autodisciplina
Tem como objetivo criar maior respeito e comprometimento em relação a empresa,
cumprindo-se disciplinadamente o que foi determinado.

Possíveis Ações:
 Reconhecer a importância da existência e do cumprimento de regras;
 Elaborar normas e procedimentos claros;
 Saber criticar e receber críticas de maneira construtiva;
 Compartilhar os valores do Programa 5S;
 Criar mecanismos de avaliação e motivação;
 Participar de treinamentos;
 Realizar as tarefas com responsabilidade.
5º Senso – Autodisciplina

Participe!
Visão Sistêmica do 5S
Autodisciplina

A autodisciplina garante o cumprimento

Utilização
dos outros quatro sensos!

Ordenação

Limpeza

Saúde
Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Kaizen

善 KAI = Mudança

改 ZEN = Coisas boas, melhores

Ensinar as pessoas Perseguir Transferência de Saber quando reduzir,

a terem recursos uma Meta Conhecimento eliminar ou modificar
uma atividade
Cultura do Kaizen

 Kaizen é uma atitude de estar constantemente melhorando, em essência significando rodar

continuamente o PDCA ou DMAIC.

 Deve ser parte da filosofia da empresa de desafiar sempre seus processos e melhorar o tempo
todo, com olhos no cliente.

 Deve estar na mentalidade dos colaboradores da empresa em todos os níveis e funções. Para isso
ser efetivo, o trabalho prévio de estabilização e padronização precisa estar sólido.

Kaizen sempre, todo dia, por todos. Mesmo que pequenas melhorias!
Objetivos do Kaizen

O Kaizen pode ser uma iniciativa independente nas empresas,

promovendo ciclos de melhoria ao longo do ano, mas podemos
utiliza-lo dentro do Lean Seis Sigma como uma ferramenta
Obtenção de
poderosa para gerar quick wins. lucro para a
empresa

Satisfação dos Clientes

Busca por ganhos rápidos

Eliminação de Desperdícios

Melhorias ditadas pela necessidade

Evento Kaizen
5 dias 5 dias 15 a 20 dias

Planejamento Semana Kaizen Acompanhamento

Segunda-feira: treinamento e
Definir os objetivos de cada Auditoria dos resultados pelo
ronda na área onde será realizado
Kaizen o Kaizen
coordenador kaizen da área

Terça-feira: definições das Caso o resultado não seja estável,

Definir o calendário das
melhorias a serem levantar problemas e montar
semanas Kaizen implementadas novo plano de ação

Preparação para o evento: salas, Quarta-feira: realização das

material de estudo. mudanças

Quinta-feira: consolidação das

Divulgação e convocação oficial
mudanças e preparação para
dos participantes
apresentação final

Sexta-feira: apresentação final

Módulo 5

Fase de Melhoria

 Lição 1: Conhecendo a Fase de Melhoria

 Lição 2: Diagrama de Árvore

 Lição 3: Matriz de Priorização das Soluções

 Lição 4: Análise de Custo-Benefício

 Lição 5: Definição do Plano de Ação

 Lição 6: A Metodologia 5S

 Lição 7: Cultura do Kaizen

 Lição 8: Finalizando a Fase de Melhoria

Critérios para a finalização da fase

Algumas perguntas devem ser respondidas ao final da fase de Melhoria:

1. Foram identificadas as soluções potenciais das causas raízes?

2. Foram priorizadas soluções para eliminação das causas raízes?

3. Foram levantados os custos envolvidos na implementação das soluções propostas?

4. As partes interessadas à implantação do projeto foram comunicadas?

5. Foi elaborado o cronograma de implementação do projeto?

Critérios para a finalização da fase

Algumas perguntas devem ser respondidas ao final da fase de Melhoria:

6. Foram executados experimentos para testar as soluções identificadas?

7. O Plano do Projeto foi validado?

8. As ações propostas foram implementadas?

9. As ações propostas foram eficazes para a resolução do problema?

10. Foi elaborado um novo Mapa de Processo?

Sem fronteiras para o conhecimento

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