GERÊNCIA DE PROCESSOS

BASEADO EM VICENTE FALCINI

 O que é uma empresa?

 É uma organização de seres humanos cujo objetivo é facilitar a luta pela

sobrevivência de outros seres humanos.
 São pessoas trabalhando para pessoas.
Direção
GESTÃO PDCA
Gerenciamento
FUNÇÕES

OPERAÇÃO Supervisão -------------------------- SDCA

Operação
O TRABALHO DO GESTOR

 As anomalias só serão eliminadas pela ação da função

operação, supervisão, gerenciamento e direção.
 Gerenciar é atingir metas e para que estas sejam
alcançadas, é necessário definir padrões e redefiní-los
continuamente para o alcance da excelência.
 A padronização é o cerne da gerência.
O TRABALHO DO GESTOR

 Quando existem muitas

anomalias, o tempo das pessoas é
consumido em combatê-las, e não
para atingir metas. Ações
resultantes deste processo, não
agregam valor, e por isso não
aumentam a produtividade.
O TRABALHO DO GESTOR

 Alguma área específica apresenta ineficiência? Comece

por aí.
 Identifique os problemas desta área.
 Para cada problema defina um item de controle.
Gráfico da situação atual e o
 Estabeleça um cronograma com o prazo para
estadoatingir
desejado. o
resultado desejado.
Iniciando os trabalhos

 O nível operacional precisa ter consciência dos resultados excelentes que dele se
espera, desta maneira, deve baixar o número de anomalias a índices
insignificantes.
 Para que se alcance este patamar é fundamental:

1- perfeita definição da autoridade e da responsabilidade de cada pessoa;

2 -padronização de produtos, processos e operações.
Iniciando os trabalhos

3-monitore regularmente os resultados e compare com as metas;

4- corrija qualquer desvio identificado;
-O Gerenciamento dos processos são ações e verificações diárias conduzidas para
que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no cumprimento das obrigações
conferidas a cada indivíduo na organização.
O gerente como líder de mudança

 O processo gerencial é um processo de mudanças. Gerenciar é atingir

metas;
 O papel do líder compreende o entendimento de que as pessoas resistem à
mudança. Compreender esta situação e conduzir as pessoas sob sua
autoridade para as mudanças necessárias para enfrentar uma economia
globalizada e garantir a sobrevivência da empresa e dos empregados.
O gerente como líder de mudança

 -As mudanças em uma empresa, são a prática do conhecimento.

 -O líder deve conduzir as mudanças da seguinte maneira:
 a) forneça conhecimento sobre o tema (educação);
 b) ensine o seu pessoal a aplicar o conhecimento (treinamento);
 c) Monitore a execução para se certificar da aprendizagem;
 d) elogie o bom resultado.
Como planejar a melhoria do seu gerenciamento
Como planejar a melhoria do seu gerenciamento

 -o gerenciamento da rotina é baseado no método e no humanismo;

 -cada empresa é um caso diferente e tem cultura diferente. Por isso é
impossível ter um plano de melhoria do gerenciamento que seja igual para
todas as empresas.
Como planejar a melhoria do seu gerenciamento

 Promovendo mudanças por meio do 5S

 Implantar o 5S é uma boa maneira de iniciar o melhoramento do seu
gerenciamento da rotina.
 O 5S potencializa o seu gerenciamento da rotina;
 O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia,
organização, limpeza, higiene e disciplina, fatores fundamentais à elevada
produtividade;
COMO GERENCIAR PARA MELHORAR RESULTADOS
COMO GERENCIAR PARA MELHORAR RESULTADOS

 O segredo do bom gerenciamento está em saber estabelecer um bom plano

de ação para toda meta de melhoria que se queira atingir:
 a) estabeleça com clareza onde você quer chegar com o seu item de
controle (objetivo, valor, prazo etc);
 b) levante informações sobre o caso em questão;
COMO GERENCAIR PARA MELHORAR RESULTADOS

 c) verifique as causas que o estão impedindo de chegar lá (análise);

 d) proponha ações ou contramedidas contra cada causa importante;
 e) observe cuidadosamente a figura 3.1. se você seguir o método proposto,
suas metas serão alcançadas.
CAPÍTULO 4
COMO PADRONIZAR SUA ÁREA DE TRABALHO
COMO PADRONIZAR SUA ÁREA DE TRABALHO

 -O padrão é um instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios) para execução dos
trabalhos, de tal maneira que cada um tenha condições de assumir a responsabilidade pelos
resultados de seu trabalho.

 -o padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo ou pela organização;

 -comece a padronização pelo processo prioritário e somente as tarefas prioritárias.

COMO PADRONIZAR SUA ÁREA DE
TRABALHO

 -mapeie a sua área . Faça um fluxograma do processo de cada produto de sua gerência, explicitando
os vários processos.
 -faça um fluxograma que reflita a situação real e através de um braimstorming pergunte: cada etapa
do processo é necessária? É possível simplificar? É possível automatizar parte do processo?

 Como definir as tarefas prioritária?

 -tarefas prioritárias são aquelas em que um pequeno erro: -afetam fortemente a qualidade do
produto; -já ocorreram acidentes no passado ou ocorrem problemas na sua visão e dos supervisores.
Veja a figura a seguir.
COMO PADRONIZAR SUA ÁREA DE
TRABALHO

 -tarefas prioritárias podem ser aquelas que: causam algum acidente, levam a reclamações de
clientes, uma anomalia pode acarretar um grande custo, gera retrabalho, as anomalias ainda não
foram reduzidas ou eliminadas.

 -a ordem de padronização no quadro abaixo é feita da seguinte forma: 1º execução das tarefas “A”
(prioritárias), dentre elas aquelas em que trabalham mais pessoas; 2º padronizar algumas tarefas
“B” na qual trabalhem mais pessoas.
Exercício em sala

 Escolha um processo prioritário realizado na sua área de trabalho de acordo com os

seguintes critérios: tarefas em que um pequeno erro afetam fortemente a qualidade do
produto (já ocorreram acidentes no passado, muito retrabalho, geram desperdício,
insatisfação do cliente, é executado por um número significativo de pessoas etc).
 Elabore um fluxograma da atual situação;
 Reflita se todas as etapas são imprescindíveis e se podem ser simplificadas ou
automatizadas.
Procedimento operacional padrão

 Ao assumir a gerência de uma empresa, você receberá os POP’s e deverá treinar sua equipe
buscando aperfeiçoá-la em razão dos resultados.

 Caso contrário, juntamente com o seu supervisor, deverá iniciar a padronização dos seus processos
retratando a situação atual e treinar a sua equipe, começando pelas tarefas prioritárias.
Procedimento operacional padrão

 a) verifique como cada colaborador realiza aquela tarefa (check-list, fluxograma, câmera de vídeo
etc);
 b) discrepâncias percebidas devem ser discutidas com os colaboradores;
 c) defina a sequência certa para o trabalho;
 d) treine os colaboradores na rotina estabelecida;
 e) faça um esboço das atividades críticas (resumidamente) e encaminhe para confecção do POP.
Procedimento operacional padrão

 -só se padroniza aquilo que é necessário padronizar, para garantir o resultado final desejado;
 -lembre-se de que a essência da padronização é o treinamento;
 -sempre que possível, disponha as atividades críticas de forma pictórica para facilitar o
entendimento. Fotografias também podem ser utilizadas;
 -se o POP for suficientemente claro, simples e completo o manual de treinamento pode ser
dispensado.
CAPÍTULO 5
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 -primeiro faça planos de ação e aprofunde a padronização (treine) em sua área, depois
inicie a eliminação de anomalias;
 -qualquer desvio das condições normais de operação é uma anomalia e exige uma
ação corretiva;
 Mostre a função de cada um
 -comece mostrando à sua equipe, por meio de treinamento no trabalho (quadro 1.1) a
função de cada um e o que deve ser feito para que a equipe possa trabalhar de forma mais
harmoniosa e eficaz.
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus operadores (acompanhe quadro 1.1)

 -mais de 90% das pessoas de uma empresa são operadores por que consomem a maior
parte do seu tempo na função operação. É por esta razão que a padronização é
importante;
 -em situação normal, o operador deve cumprir o POP para sua segurança e bem-estar,
para satisfação do cliente e garantia de sobrevivência da empresa;
 -se ocorrerem anomalias o operador deve relatá-las ao supervisor para que sejam
resolvidas;
 -o supervisor precisa ensinar a sua equipe sobre a importância da empresa estar ciente da
anomalia;
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus operadores (acompanhe quadro 1.1)

 -o supervisor precisa estar bem treinado para ouvir o relato de operadores e agradecer a
sua contribuição à sobrevivência da empresa;
 -no treinamento dos operadores é necessário enfatizar os seus 5 sentidos: olfato, visão,
audição, paladar e tato.
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus supervisores (acompanhe quadro 1.1)

 -o supervisor verifica se o POP está sendo cumprido integralmente pelos operadores. Em
caso negativo, precisa treiná-los e assegurar que seja colocado em prática;
 -o supervisor deve fazer um plano diagnóstico anual para conduzir este trabalho (este
plano é feito só para treinamento do supervisor, depois não há necessidade);
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus supervisores (acompanhe quadro 1.1)

 O diagnóstico deve ser conduzido de acordo com o formulário preparado pelo RH ou
setor de padronização (figura 5.2). O formulário é autoexplicativo e só é utilizado durante
o período de treinamento.
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus supervisores (acompanhe quadro 1.1)

 -uma situação anormal exige ação corretiva. Observe na figura 5.3 o como proceder
através do fluxograma funcional do “processo de tratamento das anomalias dentro da
gerência.
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus supervisores (acompanhe quadro 1.1)

 -a primeira coisa a ser feita pelo supervisor é remover o sintoma da anomalia (motor
queimado = troque o motor) e verificar o cumprimento do POP. A fig 5.4 mostra a
maneira de atuação do supervisor na verificação do cumprimento do POP.
 -o fato do POP não está sendo seguido já é uma anomalia. A fig 5.4 mostra várias causa
deste tipo de anomalia e nove contramedidas propostas.
COMO ELIMINAR AS ANOMALIAS

 Preparando seus supervisores (acompanhe quadro 1.1)

 -a análise da anomalia é a busca sumária e rápida da causa imediata da anomalia

(Ishikawa):
CAPÍTULO 6
COMO MONITORAR OS RESULTADOS DO SEU PROCESSO
COMO MONITORAR OS RESULTADOS
DO SEU PROCESSO

Como melhorar os resultados que se deseja manter

 -comece a monitorar aquelas características que estão lhe causando
problemas: tempo de atendimento do paciente; atraso no preparo do
lanche etc;
 -existem diversos gráficos ou diagramas que podem ser usados para
fazer o controle do comportamento deste índice até o alcance do
resultado esperado.
COMO MONITORAR OS RESULTADOS
DO SEU PROCESSO

Como monitorar os resultados que se deseja melhorar

 -comece a monitorar um item de cada vez; (reclamação no
faturamento)
 -estabeleça um índice de controle; (percentual de faturas
defeituosas);
 -faça um gráfico com dados mensais;
 -estabeleça uma meta e o prazo para atingi-la.
COMO MONITORAR OS RESULTADOS
DO SEU PROCESSO

Como divulgar seus itens de controle:

 -o gráfico deve ser feito em tamanho grande e estar visível para as
pessoas que fazem o faturamento. Elas devem poder se orgulhar de
verem as falhas sendo reduzidas diariamente;
 -as informações devem ser claras o suficiente para que os
operadores do setor consigam entendê-las sem perda de tempo.
CAPÍTULO 7
COMO GERENCIAR PARA MANTER SEUS RESULTADOS
Para estabelecer um bom gerenciamento para
manter resultados é necessário:

 -Padronizar as tarefas prioritárias (cap 4);

 -Estabelecer o tratamento das anomalias (cap 5);
 -Iniciar a monitoração dos resultados do processo (cap 6)
 -O método de gerenciamento de resultados do processo é o PDCA.
 -O PDCA é chamado de método de Controle Estatístico de Processos
(CEP).
O QUE É O CONTROLE ESTATÍSTICO DE PROCESSOS (CEP)

 -Um processo é um conjunto de causas que provocam efeitos. Processo é sua área de
autoridade e os produtos são sua responsabilidade.
 -O seu processo é toda a sua área gerencial.
 -Fazem parte dos processos: as matérias-primas, os equipamentos de produção, os
instrumentos de medição, as pessoas, os procedimentos e as condições do ambiente.
 -Gerenciar um processo é o ato de buscar as causas (meios) da impossibilidade de
atingir uma meta (fim), estabelecer contra-medidas (plano de ação e padronização.
Um processo pode ser gerenciado com dois objetivos:

 1) Para manter resultados dentro de uma faixa de valores

denominada meta padrão (Fig A 2)
 2)Para melhorar os resultados de tal forma a atingir ou superar
denominada meta (Fif A 3)
 O controle para manter é conduzido
principalmente pelas funções operacionais,
muito embora as funções gerenciais atuem
no tratamento de anomalias ou funções
corretivas.
 - O controle para melhorar é conduzido pelas
funções gerenciais. Não se esqueça que:
quando o operador está no CCQ ou dando
sugestões, naquele instante ele está exercendo
uma função gerencial.
 A fig 7.1 mostra o controle de
processo básico. É a configuração
mínima do controle para manter.
 Ela resume tudo o que foi dito até
agora sobre padronização, o papel
de cada um na gerência itens de
controle e a prática do PDCA.