A PADRONIZAÇÃO DE

ÁREAS DE TRABALHO E SUA

IMPORTÂNCIA PARA A EMPRESA
A importância da padronização
 Produtos que apresentam restrições de
compatibilidade e aplicação praticamente
perderam seu espaço no mercado.
 Quem se lembra dos primeiros videocassetes
que eram fabricados em dois sistemas
distintos: Betamax ou VHS? Venceu o VHS,
logo padronizado. Hoje praticamente não se
fala mais em sistemas analógicos, a
tecnologia digital domina.
A importância da padronização
 O mundo globalizado exige produtos que
funcionem tanto no Japão quanto na Argentina.
Isso só é possível graças à padronização. No
Brasil, grande parte dos produtos e processos
têm suas normas e padrões técnicos regidos pela
Associação Brasileira de Normas Técnicas
(ABNT), seguindo modelos internacionais. As
empresas privadas estão cada vez mais
conscientes da necessidade de padronização
interna de seus processos, visando o
aperfeiçoamento de sua capacidade competitiva.
O que é padronização?
 É deixar documentado como a empresa
alcança seus resultados através da execução
de suas atividades. É preservar a tecnologia,
o conhecimento e, até mesmo, a história da
empresa. É tornar cada processo previsível e,
conseqüentemente, ter uma menor variação
nos resultados da organização.
Por que padronizar?
 A documentação do conhecimento,
principalmente na forma de procedimentos
operacionais, é um passo importante na
implantação de um Sistema da Qualidade e
até mesmo na obtenção de uma certificação.
Para se ter uma idéia, o requisito da ISO
9000 que mais apresenta não-conformidades
em auditorias é justamente aquele que diz
respeito ao controle de documentos e aos
registros da qualidade.
Por que padronizar?
 Um sistema de controle de documentos bem
estruturado pode significar mais tranqüilidade
no processo de certificação, quer seja ISO
9000, ISO 14000, ou mesmo o Prêmio
Nacional da Qualidade – PNQ.
Quais são as etapas de um processo
de padronização?
São basicamente:
 Determinação dos processos relacionados com os

objetivos da organização.
 Treinamento dos responsáveis pela condução do

processo de padronização.
 Elaboração dos primeiros

documentos/procedimentos.
 Definição da formatação dos documentos e da

sistemática de controle.
Quais são as etapas de um processo
de padronização?
 Estabelecimento de objetivos, metas e respectivo
cronograma de implementação e avaliação dos
resultados.
 Gestão da informação.
 Verificação da aplicabilidade dos procedimentos:
Documento X Execução das Atividades.
 Estabelecimento de auditorias internas do
Sistema de Controle de Documentos.
 Utilização do Ciclo PDCA.
Quais são as etapas de um processo
de padronização?
 Enfim, a prática tem demonstrado que, se
colocado como estrategicamente importante
para a empresa, todo esse processo, em
pouco tempo, estará produzindo resultados
satisfatórios e trazendo lucro para a
organização.
COMO PADRONIZAR SUA
ÁREA DE TRABALHO
Como padronizar sua área de trabalho

 O padrão é o instrumento básico para um

eficiente gerenciamento da rotina de
trabalho.
 O padrão é o instrumento que indica a meta
(fim) e os procedimentos (meios) para a
execução dos trabalhos, de tal maneira que
cada um tenha condições de assumir a
responsabilidade pelos resultados de seu
trabalho.
Como padronizar sua área de trabalho
 O padrão é o próprio planejamento do
trabalho a ser executado pelo indivíduo ou
pela organização.
 Não existe Gerenciamento sem Padronização.
Comece a padronizar pelo processo prioritário
e somente as tarefas prioritárias.
Como padronizar sua área de trabalho

O uso do fluxograma é o primeiro passo para

iniciar a padronização.
 No Gerenciamento utiliza-se o fluxograma

com dois objetivos:

• Garantir a qualidade.

• Aumentar a produtividade.
Como padronizar sua área de trabalho
 Todos os gerentes, em todos os níveis,
devem estabelecer os fluxogramas (padrões)
dos processos sob sua autoridade. Por
exemplo: compras, vendas, previsão de
vendas, planejamento estratégico,
faturamento, contabilidade, assistência
técnica, desdobramento das diretrizes,
desenvolvimento de novo produto,
estabelecimento de canteiro de obras,
manutenção preventiva, etc.
Como padronizar sua área de trabalho
 Mapeie sua área. Faça um fluxograma para
cada produto de sua gerência explicitando os
vários PROCESSOS.
 Não queira fazer perfeito da primeira vez.
Não tenha medo de errar.
Comece pelo seu produto prioritário.
 Faça um fluxograma que reflita a situação
real e não aquela que você imagina. Vá ao
local real e converse com as pessoas.
Verifique.
Como padronizar sua área de trabalho

Quando o fluxograma estiver pronto critique-o:

 Este processo é necessário?

 Cada etapa do processo é necessária?

 É possível simplificar?

 É possível adotar novas tecnologias

(informatização ou automação) no todo ou

em parte?
Como padronizar sua área de trabalho
 Uma das definições de processo é: toda
operação que introduz uma modificação de
forma, composição, estrutura, etc. Esta
definição serve tanto para a área de
manufatura quanto para manutenção e
administração.
 Explicite as tarefas conduzidas em cada
processo. Quantas tarefas existem em sua
área de trabalho? Quantas pessoas trabalham
em cada uma? (ver tabela 3.1)
Como padronizar sua área de trabalho
 Monte um manual para cada processo
importante.
 Agora faça uma reunião com seus
supervisores e determine, junto com eles,
quais são as tarefas prioritárias a serem
padronizadas. Não se esqueça: comece
sempre do fluxograma do seu produto
prioritário ou crítico.
Como padronizar sua área de trabalho
 Tarefas prioritárias são aquelas em que:
• Se houver um pequeno erro, afetam
fortemente a qualidade do produto.
• Já ocorreram acidentes no passado.
• Ocorrem “problemas” na visão dos
supervisores e na sua.
(Ver figura 3.1.a)
Como padronizar sua área de trabalho
 Existem outras maneiras de se priorizar a
padronização dos procedimentos
operacionais, algumas delas são:
• Ocorrência de acidentes;
• Reclamações de clientes;
• Análise de anomalias repetitivas;
• Análise de anomalias de alto custo;
• Alta dispersão (avaliação de processos), etc.
Procedimento Operacional Padrão

“Padronizar é organizar para melhor controlar

e consequentemente gerenciar e
atingir metas”
Procedimento Operacional Padrão
 Se você está assumindo uma gerência numa
empresa (ou de um processo) nova, então
você deverá receber os Procedimentos
Operacionais Padrão já pontos da área
administrativa, da área de engenharia ou do
fornecedor do equipamento. Neste caso só
lhe resta treinar o seu pessoal de acordo com
estes procedimentos. Mais tarde você poderá
aperfeiçoa-los em função de seus resultados.
Ver tabela 3.1.b
Procedimento Operacional Padrão
 Primeiro verifique como cada Operador
daquela tarefa está trabalhando (isto deve ser
feito em todas as turmas).
 Esta verificação pode ser feita através de um
check-list ou mesmo de uma câmera de
vídeo.
 Peça a seu supervisores para discutirem com
os Operadores as discrepâncias que vocês
encontraram.
Procedimento Operacional Padrão
 Defina com seus supervisores a “seqüência
certa” para o trabalho.
 Assegure-se de que todos os Operadores, em
todas as turmas, que executam a mesma
tarefa, estão conduzindo o seu trabalho da
mesma maneira.
 Finalmente faça o “esboço”, colocando em
um pedaço de papel qualquer a “seqüência
certa” das atividades críticas.
Procedimento Operacional Padrão
 Não há necessidade de escrever muito. Basta
listar as “atividades críticas” da forma mais
resumida possível e na seqüência certa.
 “Atividade crítica” é uma atividade que tem
que ser feita para que a tarefa tenha bom
resultado. Por exemplo: “retirar as cadeiras
do auditório antes de lavar o piso”. O crítico
aqui é retirar as cadeiras antes de lavar o
piso. O operador é livre para retirar a seu
jeito...
Procedimento Operacional Padrão
 Só se padroniza aquilo que é necessário
padronizar para garantir certo resultado final
desejado.
 Entregue o pedaço de papel “esboço” ao
escritório (área) de padronização que
colocará o procedimento no formato certo e
no manual. (Ver figura 3.2)