Matriz GUT

O que é?
Gravidade, urgência e tendências. A sigla GUT se refere a essas palavras. A matriz GUT
ajuda a categorizar cada tipo de problema e/ou problemas e deixa mais claro quais situações realmente
precisam ser abordadas primeiro. Assim, você pode identificar os problemas que precisam ser
resolvidos o mais rápido possível, concentrando-se naqueles que são realmente críticos para o seu
negócio.

Para que serve?

Sabemos que a ferramenta GUT é um método para priorização de problemas. Mas para
entender para que serve o Diagrama GUT, vamos analisar a sigla GUT com mais detalhes:
Gravidade (G): aborda o impacto do problema nas pessoas envolvidas, que podem ser funcionários,
processos, tarefas, resultados da empresa, etc. Analisa-se o impacto a médio e longo prazo que o
problema terá se não for resolvido.
Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para resolver o problema. Aqui não tem segredo:
quanto menor o tempo, mais urgentes são os problemas que devem ser enfrentados. A sugestão é fazer
a pergunta: isso pode esperar?
Tendência (T): Lidando com a probabilidade (ou potencial) de que um problema deve crescer ao
longo do tempo. A evolução do problema é aqui prevista. A pergunta a ser feita é: se eu não resolver
esse problema hoje, ele vai piorar aos poucos ou repentinamente?

Como funciona?
Os fatores trabalhados com a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) são pontuados
de 1 a 5, sendo que:
Gravidade:
1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave
Urgência:
6. Pode esperar
7. Pouco urgente
8. Urgente, merece atenção no curto prazo
9. Muito urgente
10. Necessidade de ação imediata
Tendência:
11. Não irá mudar
12. Irá piorar a longo prazo
13. Irá piorar a médio prazo
14. Irá piorar a curto prazo
 15. Irá piorar rapidamente

A combinação dessas pontuações determinará quais ações terão prioridade. Essa combinação
é calculada pela multiplicação de três fatores (G) x (U) x (T). Portanto, o resultado de maior
pontuação no método GUT é de 125 pontos e o de menor é de 1.
Como a Matriz GUT é uma matriz de priorização de problemas, aquele cujo resultado da
multiplicação for mais alto deverá ter prioridade para tomada de ação.

Padronização
O que é?
A padronização de processos é um conceito utilizado para definir um conjunto de atividades
para estruturar, organizar e documentar processos dentro de uma empresa. No entanto, trata-se de um
ato de estabelecimento de normas que devem ser assistidas por todos os profissionais que atuam na
empresa. Assim, essa padronização deve ser compreendida e implementada por todos os
colaboradores envolvidos no negócio.
A criação desse modelo ajuda a elucidar como os funcionários devem executar suas tarefas.
Assim, o negócio se torna mais produtivo, menos confuso e sem desperdício, e todos se beneficiam
com isso.Diante de todos esses benefícios, a padronização de processos é uma alavanca estratégica
fundamental que deve ser usada para otimizar os resultados do negócio.

Para que serve?

A padronização é utilizada na produção para manter a estabilidade do processo, garantindo que as
atividades sejam executadas sempre da mesma forma, com um determinado intervalo de tempo e com
o menor nível de desperdício possível, alcançando alta qualidade e alta produtividade.
Além disso, a padronização pode ser aplicada a diferentes segmentos de mercado, bem como
a todos os tipos de atividades, desde processos administrativos até processos produtivos.

Como funciona?
Para entender melhor, confira o passo a passo:
-Definindo uma meta: Tudo começa com metas. Pense bem quais setores serão afetados e o que você
quer padronizar, pois se você não sabe porque está padronizando determinado setor, precisa checar
suas ações antes de fazê-las. Só assim você conseguirá reduzir esforços e custos futuros.
-Defina o motivo: depois de saber o que deseja padronizar, você precisa entender por que os líderes
usam tantas variações do mesmo processo e como padronizá-los aumentará sua produtividade e
eficiência.
-Mapeamento do processo: com essas informações coletadas, é feito um mapeamento do processo no
qual devem ser registrados todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve
tomar. Você poderá utilizar o BPM, o que facilitará o mapeamento deste processo e posteriormente
seu gerenciamento. Quanto mais fino, melhor o resultado. Que tal se aprofundar no assunto? Guia de
Mapeamento de Processos para Documentação vs. automação.
-Invista em treinamento: por fim, invista em treinamento de funcionários para que você tenha
referências em gestão de mudanças e tenha alguém que possa organizar os processos e minimizar os
riscos e impactos que possam ocorrer.

SETFI
O que é?
Assim como a matriz GUT, o SETFI é uma ferramenta para priorizar soluções para problemas
identificados de acordo com um sistema de pontuação de placar que prioriza a priorização de soluções
ou abordagens de problemas por meio de um processo de interpretação.
O processo de gestão geralmente envolve o processo de identificação de problemas e questões
e resolvê-los. Depois de identificar um conjunto de problemas que devem ser considerados pela
gestão ou pela organização, é possível identificar um conjunto de problemas difíceis de resolver
simultaneamente, que exigiriam atenção especial e objetiva, empenho ou esforço para resolvê-los, o
que pode significar usando diferentes recursos, sejam eles humanos ou, financeiros, materiais,
tecnológicos ou estruturais.
A ferramenta denominada Matriz SETFI, ou simplesmente SETFI, refere-se a uma sigla de
palavras relacionadas aos aspectos de Segurança, Emergência, Tendência, Facilidade e Investimento,
ou seja, os critérios utilizados no entendimento e interpretação que devem ser levados em
consideração no processo de priorização no que diz respeito aos seguintes pontos:

 Segurança - avalia o perigo que envolve o problema.

 Emergência - avalia a urgência da solução do problema.
 Tendência - avalia a tendência de agravamento do problema.
 Facilidade - avalia a facilidade e execução da solução.
 Investimento - avalia o nível de investimento envolvido

Para que serve?

A ferramenta SETFI favorece a priorização em um processo de trabalho para o planejamento
de ações, avaliando alternativas possíveis, priorizando aquela de maior valor, fazendo a seleção de
fatores importantes.

Como funciona?
Inicialmente devem ser relacionadas todas as questões ou problemas que necessitam ser
resolvidos ou ajustados. Cada questão, dessa forma é avaliada e interpretada de acordo com a seguinte
estrutura: