Matriz GUT Guia completo

Hoje falaremos sobre uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gesto, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situaes como: soluo de problemas, estratgias, desenvolvimento de projetos, tomada de decises etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as palavras Gravidade, Urgncia e Tendncia. uma ferramenta muito importante para a gesto de problemas dentro de uma empresa, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e manuteno. Ela est ligada, geralmente, Matriz SWOT e sua anlise dos ambientes interno e externo da empresa, onde analisa a prioridade de resoluo de um problema, que pode estar dentro ou fora da empresa. A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possvel priorizar as aes corretivas e preventivas para o extermnio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilizao so muito fceis, e sero explicadas neste texto, fiquem de olho.

Como montar a Matriz GUT

Primeiro passo O primeiro passo para montar a Matriz GUT listar todos os problemas relacionados s atividades que voc ter que realizar em seu departamento, sua empresa ou at mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados. Segundo passo Em seguida voc precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos trs aspectos principais que sero analisados: Gravidade, Urgncia e Tendncia.

Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizaes etc. Analisando sempre seus efeitos a mdio e longo prazo, caso o problema em questo no seja resolvido; Urgncia: Representa o prazo, o tempo disponvel ou necessrio para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgncia, menor ser o tempo disponvel para resolver esse problema. recomendado que seja feita a seguinte pergunta: A resoluo deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?; Tendncia: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. a avaliao da tendncia de crescimento, reduo ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: Se eu no resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?.

As notas devem ser atribudas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentssimo e com altssima tendncia a piorar com o tempo receberia uma pontuao da seguinte maneira:

Gravidade = 5 | Urgncia = 5 | Tendncia = 5 Ao final da atribuio de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessrio produzir um nmero que ser o resultado de toda a anlise e que definir qual o grau de prioridade daquele problema. O clculo feito da seguinte forma: pegase os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicao seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT ser 125. O que, dentro de uma comparao com outros problemas, indicar se ele ou no o mais urgente a ser atacado. Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no achismo. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas, voc pense nos fatores da seguinte maneira:

Terceiro passo

Aps definir e listar os problemas e dar uma nota cada um deles, necessrio somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgncia e Tendncia, para ento obtermos aqueles problemas que sero nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade sero os que voc dever enfrentar primeiro, uma vez que sero os mais graves, urgentes e com maior tendncia a se tornarem piores. Algumas pessoas costumam usar o Grfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a anlise das prioridades. Porm, no h uma regra. Voc pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utiliz-la sozinha.

Exemplo de Matriz GUT

Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaborao de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a nica finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.

(clique para ampliar) Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crtico, obtido pela multiplicao GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequncia de atividades, elencando aquelas que so mais graves, urgentes e com maior tendncia de piorar. Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsdios para a tomada de deciso dos gestores. Voc pode utilizar esta ferramenta para inmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilizao fcil, que pode ser manuseada por qualquer funcionrio. Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faa um timo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza ir auxili-lo a priorizar as aes a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.