Relatório A3

Passo a passo para montar um

Relatório A3 para sua empresa!
Dicas para aproveitar a leitura!

Olá, tudo bem!

Antes do começar a leitura tenho algumas dicas para que você possa
aproveitar ao máximo nosso material.

Este ebook é um PDF interativo, isso significa que aqui além do texto,
você também vai encontrar links, botões e um índice clicável para que
sua navegação seja bem tranquila.

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Onde você pode clicar em cada capítulo e ir diretamente para a parte
que deseja ler.

Boa leitura!

2 Relatório A3 Ir ao índice
Índice
O Relatório A3 ..................................................... 04
Estrutura do Relatório A3 ............................... 05
Tema (título) .................................................................................... 06
Definição (histórico) ........................................................................ 07
Condição atual (situação atual) ................................................ 08
Análise da causa raiz (causa fundamental) .......................... 09
Objetivos ............................................................................................. 10
Plano de ação (contramedidas) ................................................ 11
Monitoramento e acompanhamento (indicadores) .......... 12

Vantagens do Relatório A3 ................................ 13

Conslusão ........................................................... 14
Sobre nós ........................................................... 15

3 Relatório A3
O RELATÓRIO A3
Criada pela montadora japonesa Toyota, esta ferramenta é
vastamente utilizada para criação de projeto, análise e solução de
problemas em qualquer tipo de indústria. Atualmente, devido a
sua abrangência, muitas empresas utilizam o Relatório A3 para
resolver problemas nos setores administrativos e de serviços.

O Relatório A3 tem esta denominação porque foi idealizado para

ser desenvolvido em um papel de tamanho A3 com design que
permitisse que todas as etapas de identificação do problema/
oportunidade, análise e plano de ação fossem documentadas em
uma única folha de papel.

O desenvolvimento desta metodologia é baseado no mode-

lo de gestão conhecido como PDCA, que significa na tradução,
planejar, fazer, verificar e agir e consiste em abordar um
problema ou uma oportunidade, planejar ações para solução,
realizar as contramedidas, acompa-nhar o progresso, checar os
indicadores e padronizar as atuações de melhorias.

O objetivo do Relatório A3 é propor soluções para os problemas

ou planejar um projeto através da comunicação e consenso da
equipe, estruturar um planejamento em forma de planos de ações
controlados, fornecer relatórios de forma simples e disponibilizar
informação a todos a fim de obter resultados positivos.

4 Relatório A3 voltar ao índice

ESTRUTURA DO RELATÓRIO A3
O Relatório A3 geralmente consiste em várias etapas que
podem variar devido aos diferentes fins ligados às necessidades
e preferências da organização. De todo modo, a metodologia
de preenchimento é sempre a mesma: de cima para baixo e da
esquerda para a direita.
Esta metodologia é flexível, contanto que a ferramenta possua as
etapas básicas de identificação do problema, análise da causa raiz
ou análise de alternativas, objetivo, plano de ação e monitora-
mento, ela será muito eficaz.
No nosso exemplo iremos abordar o modelo do a3 voltado para a
solução de problemas que contemplará os seguintes tópicos:

Tema
Definição
Condição Atual
Análise de causa raiz
Objetivo

Plano de Ação

Monitoramento e
Acompanhamento

5 Relatório A3 voltar ao índice

Tema (Título)

Todo relatório se inicia com um título que indica o tema a ser dis-
cutido. Neste espaço você deve descrever o problema de forma
objetiva, de preferência em uma linha, para que o leitor entenda
rapidamente o que será abordado.

Normalmente fica no cabeçalho da ferramenta, onde você colo-

cará o nome do responsável, data e revisão.

Dica: É necessário priorizar a escolha dos problemas para resultar

impacto positivo para a empresa. É aconselhado escolher aqueles
de maior presença e que geram grandes perdas. A ferramenta GUT
pode te ajudar nesta difícil decisão.

6 Relatório A3 voltar ao índice

 Definição (Histórico)

Depois de definir o título, você deve definir o problema a ser

abordado e deve ser bastante descritivo. Neste campo tente
descrever respondendo as seguintes perguntas:

• O que é o problema?
• Qual o local de origem do problema?
• Como o problema foi descoberto?
• Como o problema foi gerado?
• No que o problema afeta os objetivos da empresa?
• Quais setores são afetados?
• Histórico do problema?

Dica: nesta seção é interessante utilizar fotos e fluxogramas para

gerar impacto no leitor que assim compreenderá imediatamente a
importância deste relatório.

voltar ao índice Relatório A3 7

Condição Atual (Situação Atual)

A condição atual comprova por meio de dados quantitativos e es-

tatísticos o que foi dito no campo da definição.

Neste quadrante você definirá a situação atual do problema

estudado. É aconselhado quantificar a extensão do problema,
ilustrar a ocorrência por meio de gráficos, pois estes demonstram
exatamente a situação atual, mensurando o tamanho do proble-
ma de forma visual.

Dica: Quando utilizamos gráficos, ao revisá-los no futuro, con-

seguimos identificar se a melhoria foi alcançada ou se é necessário
definir outras contramedidas no plano de ação.

8 Relatório A3 voltar ao índice

 Análise da Causa Raiz (Causa Fundamental)

O Relatório A3 parte da premissa básica de que a solução dos

problemas está diretamente relacionada à causa raiz.

Desta forma, mediante ao uso conjunto de outras ferramentas do

Lean consegue-se investigar os principais motivos pelos quais o
problema tem ocorrido e encontrar a verdadeira causa para que a
solução seja determinante e eficaz.

Dica: Nesta etapa é indicado utilizar ferramentas de apoio como

diagrama de causa e efeito (Ishikawa), Gráfico de Pareto e os
Cinco Porquês.

voltar ao índice Relatório A3 9

 Objetivos

Neste momento você definirá os objetivos que pretende atingir,

estabeleça uma meta do estado que pretende conquistar. Mas
fique atento, os objetivos devem ser bem específicos, dimen-
sionáveis, realistas e adequados ao tempo.

Ou seja, não basta simplesmente citar qual é o seu objetivo, mas deixar
claro ao leitor como e quando o mesmo será alcançado.

Exemplo:
Objetivo: de setor em 40%.
Objetivo Smart: aumetar a produtividade em 3 meses, aumetar a
produtividade de setor em 40% através do balanceamento de
operadoradores.

Dica: Existe uma ferramenta muito legal chamada SMART que com
certeza te ajudará a definir seu objetivo.

10 Relatório A3 voltar ao índice

 Plano de Ação (Contramedidas)

É o passo a passo das atividades que devem ser realizadas para

alcançar o objetivo. Fique atento ao planejar seu plano de ação
pois ele deve ser delineado para iniciar e finalizar o projeto a fim
de entregar o resultado proposto, conter os problemas existentes
e evitar possíveis reincidências.

Um plano de ação eficaz contém:

• Sequência de atividades
• Prazo de realização por atividade
• Responsável por ação

Dica: Para auxiliá-lo na montagem do seu plano de ação indicamos

utilizar a ferramenta do 5W2H.

voltar ao índice Relatório A3 11

 Monitoramento e Acompanhamento (Indicadores)

Nesta última etapa do Relatório A3, devemos criar indicadores para

monitorar a eficácia das ações implementadas no plano de ação e
verificar se os objetivos estão sendo atingidos.

A partir do monitoramento faz-se necessário criar ações de acom-

panhamento em que será determinado o que é necessário para
prevenir a recorrência dos problemas e também definirá a padro-
nização das ações que surtiram efeito positivo a fim de compar-
tilhar com toda empresa.

Dica: Não se esqueça de determinar um período (tempo) para ava-

liação dos resultados a fim de garantir estabilidade ao processo.

12 Relatório A3 voltar ao índice

 VANTAGENS DO RELATÓRIO A3
O Relatório A3 é uma ferramenta muito eficaz, pois traduz
visualmente os dados em informações, facilitando a interpre-
tação de qualquer observador.

O Relatório A3 não requer horas de treinamento, é autoex-

plicativo.

Ao elaborarmos o Relatório A3, exercemos espontaneamente

o pensamento A3, ou seja, criamos um ambiente de interação
entre os funcionários de diversos setores na busca de soluções dos
diferentes problemas.

Os autores conseguem enxergar seus problemas com maior

clareza e os leitores visualizam o projeto com maior facilidade.

O Relatório A3 traz credibilidade à proposta de solução pois

apresenta um raciocínio lógico que parte desde a análise até
a geração das soluções, incluindo detalhe do planejamento e
acompanhamento dos indicadores.

A medida que os processos são reorganizados e os problemas

resolvidos, o tempo antes gasto com desperdícios é liberado
para a solução de novos desafios.

voltar ao índice Relatório A3 13

 Neste momento, imaginamos que você deve estar bem ansioso
para ver a tranformação que Lean pode realizar no seu negócio!

O que está esperando? Começe agora mesmo a montar o A3 da

sua empresa.

Veja também como é possivel aumentar a produtividade das

áreas administrativas em 140% com a metodologia Lean Office.

Acesse o case de Lean Office

14 Relatório A3 voltar ao índice


Este ebook foi produzido em parceria com a Terzoni Consultoria e
Escola de Negócios, empresa parceira com 14 anos de experiência e
mais de 400 projetos de gestão de processos implantados em todo
o país.
15 Relatório A3
A Terzoni realiza projetos de consultoria em gestão empresarial e de-
senvolve pessoas através de programas de treinamento que se aplicam
diretamente ao ambiente de trabalho.
CONSULTORIA EMPRESARIAL
Nossos projetos de consultoria se concentram em melhorias e padroni-
zação de processos operacionais ou administrativos.
Tais transformações trazem resultados de aumento de produtividade,
redução de custos, geração de caixa e incremento de margens de lucro
através de ferramentas de gestão como: Lean Manufacturing, Lean Offi-
ce, Balanced Scorecard e Gestão Financeira.
Resultados grantidos nos processos administrativos:
• Aumentar a produtividade da área em até 50%.
• Reduzir os prazos e entregas de dados e informações em até 40%
• Eliminar produção e transporte físico de documentos em até 100%
• Reduzir etapas de criação e aprovação de relatórios em até 50%
• Aumentar a disponibilidade dos colaboradores em até 60%
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