Qualidade: Elaborando indicadores de desempenho

Publicado em: 26/03/2012  |  Leituras: 328 |  Fonte: Redação Qualidade Brasil | Hora: 00h01min 

 
Indicador é o nome dado ao gráfico desenvolvido em programas Office tais como o
Excel da Microsoft.
O Indicador tem uma função importante para o desenvolvimento de ações de melhoria,
onde o fator de transformação é a ação baseada na coleta de dados e sua posterior
avaliação.
Nunca devemos esquecer que o potencial de transformação é a constante atualização,
para isso, esteja sempre a frente deste trabalho, não deixe o indicador escondido em
uma pasta no seu pc ou até mesmo impresso, porém em gavetas.
Indicadores são utilizados por grupos de melhoria para análise de dados, onde são
considerados comportamentos diversos. Entenda no exemplo abaixo um indicador
simples, onde a coleta realizada é sobre o total de vendas.
Indicador é o nome dado ao gráfico desenvolvido em programas tais como o Excel da
Microsoft.O Indicador de desempenho tem a função importante para o desenvolvimento de
ações de melhoria, onde o fator de transformação é a ação baseada na coleta de dados e sua
posterior avaliação.
Nunca devemos esquecer que o potencial de transformação é a constante atualização,para isso,
esteja sempre a frente deste trabalho, não deixe o indicador escondido em uma pasta no seu
computador ou até mesmo impresso, porém em gavetas.
Indicadores são utilizados por grupos de melhoria para análise de dados e desempenho, onde
são considerados comportamentos diversos.
Entenda no exemplo abaixo um indicador simples, onde a coleta realizada é sobre o total de
vendas.

 
Note que neste indicador temos apenas a coleta de dados, porém a tradução do mesmo fica
difícil, até mesmo porque não temos parâmetros para nos auxiliar na interpretação de sua
função e de seus resultados, neste caso temos o (A) período de coleta e (B) é o eixo vertical
com valor mínimo e máximo.
Este indicador tem uma única função, coletar dados e ser de fácil entendimento para quem o
desenvolveu, mas uma das funções do indicador é gerar melhoria através de ações, e neste
caso o grupo deve ter a tradução e esta capacidade deve estar acessível para todos.
Dica:
Indicadores sem metas não gera resultados, apenas tem a função de coletar dados,  neste
exemplo utilizado não seria possível avaliar se houve melhora de um comportamento sem base
para esta avaliação, apenas temos a coleta mensal.
Formatação do indicador
Um indicador necessita de uma formatação básica para se tornar uma ferramenta de avaliação e
posterior melhoria, para isso você deve estar atento(a) nos critérios para que esta tradução se
torne possível.

 
A- A coluna período deve estar apresentando valores referente a coleta de dados. 
B- O eixo vertical deve apresentar valores mínimo e máximo para servir como base
de avaliação.
C- Identifique seu indicador com um código e um título para melhor controle e rastreabilidade.
D- Identifique o eixo horizontal com uma linha vermelha, identificando a sua meta, neste caso a
mesma está sobre a linha de valor 500.
E- Identifique o período relacionado a coleta de dados. 
F- Coloque o nome do setor que origina esta coleta.
G- Identifique o nome do responsável pela coleta de dados, isso ajuda na busca por suporte
destes dados.
H- É necessário colocar o prazo de coleta, para que o grupo tenha um objetivo sobre
o planejamento de ações.
I- Descreva qual o valor da meta deste indicador e claro, sua função, neste exemplo a eficiência
é acima de 500 vendas mensais.
Dica:
Seu indicador deverá ser simples para facilitar a tradução, nunca use imagens nas colunas, pois
isso dificulta na acuidade visual de cada pessoa. Com relação ao período de coleta pense que o
mesmo deve estar dentro do prazo de suas ações, no mínimo para gerar a avaliação de
desempenho, 6 meses é o mínimo usado para coleta de dados.
Planejamento de ação usando o 5W2H
A utilização do 5w2h permite de uma forma simples assegurar que as informações básicas e
fundamentais sobre um assunto sejam claramente definidas, ou seja, funciona como uma lista
de definições para uma ação de grupo sobre determinado assunto.
Esta técnica é exatamente valiosa, especialmente para elaboração de planos de ação, onde a
cada reunião de análise de resultados você define ações com parâmetros da coleta.
Abaixo segue o exemplo de um formulário, para isso relacionei seus campos e suas funções.

A- O que será feito como ação sobre um resultado.

B- Quem será o responsável pela ação.
C- Onde será realizada a ação.
D- Quando será feito, determine uma data com dia/mês/ano.
E- Por que será feita esta ação, qual a sua necessidade, explique.
F- Como será feito, qual a metodologia usada.
G- Quanto custará, valor de investimento, considere todo o custo relacionado.
Dica:
Nunca deixe a planilha de 5w2h sem utilização ou aplicação, mantenha a mesma impressa junto
a uma cópia do indicador abordado. Realizar este controle de ações auxilia na criação de uma
rastreabilidade e na criação de um histórico de ações e resultados.
Divulgando os indicadores
Indicadores são resultados de três ações, coleta, avaliação e planejamento de ações, porém os
indicadores devem ser divulgados a cada período de coleta, divulgando seu histórico para todo o
setor envolvido.
Nunca esqueça de que existe o grupo envolvido na ação dos resultados e o grupo que faz parte
do quadro deste setor envolvido, e é exatamente este grupo que deve ter a facilidade de
encontrar este indicador e também traduzir.
Imprima este indicador sempre colorido, pois usar as cores para diferenciar os critérios de
período e meta ajuda na tradução, em caso de impressão preta e branca, identifique claramente
conforme o exemplo utilizado na formatação do indicador (2).

Utilize murais para divulgar seus indicadores, mantenha-o sempre atualizado e organizado
conforme seu tamanho.
Para melhor divulgação destes indicadores, posicione o mesmo em locais de grande circulação
de pessoas, no caso de setores utilize a parede posicionada ao lado de cafezinhos e ou próximo
a porta de saída.
Painéis da Qualidade devem estar identificados para gerar uma atração de seu público, mas a
sua organização deve estar clara, pois o mesmo deverá servir como base para futuros grupos de
melhoria.
Use o ato de treinar o grupo ao expor os mesmos, apresentando a função e seu objetivo.
Dica:
Todo o indicador de desempenho tem uma função, e esta função deve ser divulgada para
se tornar cultura na empresa entre as pessoas. Faça de seus indicadores extensão de
melhoria na cultura de sua empresa.
Interpretando o Indicador
Para você interpretar um indicador, você deve primeiro definir sua formatação, porém nunca se
esqueça de tornar este processo de visualização e interpretação o mais fácil possível.
Para realizar esta interpretação use sempre a metodologia PDCA como base de orientação.

Avaliar os seguintes critérios em seu indicador

Sua meta deve estar relacionada exatamente no desenvolvimento de resultados, ou seja, no
exemplo utilizado a meta era manter a eficiência acima de 500 vendas, neste caso vendas
abaixo de 500 gera uma plano de ação, utilize então o 5w2h para planejar suas ações em cima
deste resultado.
Seguindo a metodologia apresentada no ciclo PDCA origine suas ações sempre na interpretação
de seu indicador, onde o processo de melhoria se dará no tempo determinado de suas ações.
Uma ação planejada para 30 dias, o tempo de avaliação é o mesmo, avalie o resultado gerado e
procure manter este resultado, não deixando esta ação geradora deste resultado sem aplicação
nos meses seguintes.
Indicadores no figurativo é o carro, a meta é o motor que movimenta este carro, portanto, você é
o piloto, mantenha a manutenção deste veículo sempre em dia.
Dica:
Sua meta deve estar adequada conforme sua estrutura e a capacidade de envolvimento do
grupo e investimento. Verifique em casos de que o grupo necessita de qualificação, portanto a
ação é o treinamento.