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Como criar
o seu dashboard
de indicadores
em 3 dias!
 Sumário
Introdução: o ser humano gosta de fazer comparações.........................................................................................3
Por que é importante ter um dashboard de indicadores de desempenho?.....................................................6
Um passo atrás: o que são indicadores de desempenho, afinal?........................................................................7
O que são objetivos?............................................................................................................................................................8
O que são metas?.................................................................................................................................................................9
O que são métricas?............................................................................................................................................................10
O que são KPIS - indicadores-chave de desempenho?...........................................................................................11
Como criar seu dashboard de indicadores em 3 dias..............................................................................................13
Dia 0: Crie uma planilha para seus indicadores.........................................................................................................13
Dia 1: Entenda as características de um KPI e transmita para o grupo............................................................15
Que vantagens os KPIs devem trazer para o negócio?............................................................................................16
Como escolher um KPI?......................................................................................................................................................17
Dia 2: Colha os dados para definir os KPIs de seu dashboard..............................................................................18
1- Fonte de dados primária...............................................................................................................................................18
2- Fonte de dados secundária..........................................................................................................................................19
Dia 3: Selecione os KPIs ideias para seu negócio......................................................................................................21
Usando nossa planilha com dashboard pronto.........................................................................................................24
Conclusão: indicadores são os faróis que guiam sua jornada rumo ao objetivo...........................................25

2
Introdução: o ser humano gosta
de fazer comparações
Independentemente das instalações ou das tecnologias usadas, no
final das contas, quem faz acontecer nas empresas são as pessoas.

E as pessoas têm uma maneira especial de agir e tomar decisões.

Os seres humanos, desde tempos remotos, comparam e classificam

as coisas.

Assim, se um antepassado nosso procurava uma caça para alimentar

a família, procurava a maior possível. Dessa forma, um cervo era uma
caça mais indicada do que um coelho.

Da mesma forma, um coletor de frutas procurava as bananas (por

exemplo) mais maduras e doces. Mas, para isso, ele teve que aprender
a identificar quando essas frutas estavam nessas condições.

Ele precisava de algo que indicasse que a fruta estava madura. No caso
das bananas, se elas tiverem uma cor verde, não estão maduras.

Podemos dizer que esse era um indicador para comparar as melhores

frutas a serem colhidas.
3
Com o passar do tempo, aprendemos a tomar decisões baseadas
nesses tipos de padrões e comparações.

Se vamos comprar um celular, comparamos os preços, tamanho da

tela, capacidade de armazenamento e outros indicadores de
seu desempenho.

E, em sua empresa, não deve ser diferente.

Como saber se determinado processo está ajudando a entregar todo o

valor que o cliente final deseja?

Para saber se um processo deve ou não ser melhorado, você precisa

definir indicadores que te ajudarão a tomar decisões.

Neste e-book, vamos mostrar para você como definir esses

indicadores e ter acesso a eles em tempo real.

É isso mesmo: você pode gerenciar seu negócio na frente da tela do

computador verificando os dados fornecidos por esta planilha
prática de desempenho, que você pode baixar agora mesmo,
juntamente com outros materiais.

BAIXAR PLANILHA

4
Conforme formos explicando como criar seus indicadores de
desempenho, consulte a planilha prática e vá construindo seu
dashboard de indicadores de desempenho enquanto lê este e-book.

No final, você estará com seu painel de controle pronto para usar em
seu negócio e terá condições de trabalhar adequadamente para atingir
os melhores resultados.

Dashboard

76% 42%

5
Por que é importante ter um dashboard
de indicadores de desempenho?
Antes de prosseguirmos, vamos entender porque é tão importante contar com uma planilha de
indicadores de desempenho que nos forneça informações em tempo real.

Ora, dessa forma, você pode ser alertado de desvios na operação muito mais rapidamente e com dados
confiáveis e recentes.

Assim, tomar as providências necessárias com agilidade e ter mais confiança nas próprias decisões.

Além disso, se você disponibilizar esse dashboard para seu colaboradores (até mesmo em uma monitor bem
grande, em local de visibilidade para a equipe), eles também poderão acompanhar o desempenho de seu próprio
trabalho e como ele interfere no atingimento das metas da empresa.

Assim, conforme os resultados forem positivos ou desfavoráveis, isso pode guiar suas ações e decisões para
melhorar sua performance no dia a dia. E, o melhor de tudo, em tempo real!

Por isso, contar com um dashboard de indicadores de performance em tempo real é uma das melhores maneiras
de promover a melhoria contínua em seu negócio.

Você sabe o que é gestão à vista? Saiba mais lendo este post de nosso blog: Gestão à vista! Veja como
aumentar a produtividade e o engajamento da sua equipe

6
Um passo atrás: o que são
indicadores de desempenho, afinal?
Indicadores de desempenho ajudam a prever o futuro, sabia?

- Como é?

Pois é! Se um indicador de performance, ou KPI (Key Performance

Indicator, Indicador-chave de performance, em inglês), for bem
definido, ele ajudará a entender qual será o resultado de um processo
com base nas medições que são feitas hoje.

É por isso que é preciso entender a diferença entre KPI (Indicador de

desempenho), métricas, objetivos e metas.

Vamos lá?

7
O que são objetivos?
Ao criar o planejamento estratégico de seu negócio, os níveis mais elevados de gestão organizacional
determinam o que é preciso fazer hoje para alcançarem um resultado futuro desejado.

Nesse contexto, determinam um objetivo.

Por exemplo: ampliar a participação da empresa no mercado em que atua.

Esse objetivo estratégico é desdobrado em objetivos táticos. Isso é, cada área da empresa terá seus próprios
objetivos, que, se alcançados em conjunto, ajudarão a empresa a atingir seu objetivo estratégico.

Assim, é possível que o departamento de marketing tenha um objetivo semelhante ao estratégico, isto é:
ampliar a participação de mercado.

Já a área de RH fará estudos para determinar seu objetivo tático, que pode ser capacitar a força de vendas para
estar preparada para a conquista de novos mercados.

Da mesma forma, a área financeira pode definir a meta de arrecadar os recursos suficientes para suportar os
investimentos da empresa em busca do objetivo estratégico.

E assim por diante, em cada área ou departamento.

Lembre-se: um objetivo é um cenário futuro que se deseja tornar realidade. 8

O que são metas?
Muitos confundem metas com objetivos.

As metas são os objetivos associados a uma quantidade.

Nesse sentido, existe uma metodologia importante que ajuda a definir boas metas, as chamadas metas SMART.
SMART, em inglês, significa esperto, inteligente. Mas também é uma acrônimo. Entenda o significado de cada
letra dessa sigla:

Specific (específico): a meta deve ser clara e se referir algo simples e objetivo.
Mesurable: (mensurável): ela deve ser possível de medir por meio de números.
Achivable (atingível): as metas devem ser realistas. Não mire na lua!
Relevant (relevante): as metas devem influenciar de alguma forma no objetivo estratégico do negócio.
Time based (baseada no tempo): com prazo determinado.

No exemplo que demos, a meta do departamento de marketing poderia ser:

Aumentar em 20% o market-share de nossos produtos até o final do próximo ano.

Para o departamento financeiro, poderia ser assim:

Aumentar em 10% o faturamento de vendas em 12 meses.

9
O que são métricas?
Métricas são as medidas usadas para analisar um processo ou projeto. São dados frios que
precisam ser interpretados.

Assim, seguindo nossos exemplo, a métrica escolhida pelo departamento de marketing foi o market share.
Isto é, a participação da empresa no mercado.

Mas poderia ter usado outras, como estas:

Satisfação dos clientes, por meio da

Lembrança de metodologia NPS (Net Promoter Scores) Aumento de
marca, apurada que usa apenas uma pergunta para aferir vendas em relação
por uma pesquisa. quem são os clientes fiéis que promovem ao ano anterior.
a marca.

10
O que são KPIs - indicadores-chave
de desempenho?
São métricas especiais que proporcionam uma visão dos possíveis
resultados que desejamos alcançar.

Veja uma boa definição de KPI: KPI é um expressão mensurável para a

obtenção de um nível desejado de resultados em uma área relevante
para a atividade da empresa.

Assim, de todas as métricas que poderiam usar, o departamento de

marketing de nosso exemplo decidiu que a mais indicada para ser um
indicador-chave de desempenho seria o market share.

Por quê?

Porque era a métrica que melhor indicaria o atingimento do objetivo

estratégico da empresa.

Isso não significa que as outras métricas devem ser desprezadas

ou não apuradas, mas que a métrica que deve ser perseguida é
o market share.

11
 Agora que você já entendeu esses conceitos, vamos aprender
como criar seu dashboard de indicadores em 3 dias.

Confira também em nosso blog: Conheça os 4 passos para criar uma planilha de
planejamento estratégico empresarial no Excel e baixe uma pronta para usar

1 2 3

12
Como criar seu dashboard de
indicadores em 3 dias
Lembre-se que os conceitos de metas, objetivos e indicadores de
desempenho são diferentes.

Fique atento a isso enquanto desenvolve seu painel de

controle de metas!

Dia 0
Usar a tecnologia a seu favor é fundamental para quem deseja
trabalhar com indicadores de desempenho. Uma alternativa muito
usada são planilhas eletrônicas, como o Excel.

Mas criar esse tipo de planilha eletrônica não é fácil.

Quem não tem habilidade no uso de fórmulas e macros no Excel pode

demorar até mais de um dia para fazer isso.

Mas sabe qual á a boa notícia? Nós já criamos essa planilha para você!

Isso mesmo, pode pular o dia zero e partir direto para o dia 1.
13
Ah! Baixe a planilha primero, neste link: Planilha Prática de Indicadores de Desempenho.

Conforme formos dando o passo a passo, confira na planilha se já pode incluir um indicador de desempenho que
acha importante para seu negócio.

E se você quiser usar um software especialmente desenvolvido para acompanhar indicadores de desempenho
em uma empresa, conheça o STRATWs One. Ele já tem prontas todas a funcionalidades que você precisa, com
interfaces gráficas intuitivas e diversos outros recursos, como gestão de de portfólio de projetos e
gerenciamento de reuniões.

Scorecard Farol Planilha

Jan Fev MarA br Mai ... Dez

Financeiro (6)
Receita Bruta (US$ x 1.000)
Produto A
Produto B

Comercial (4)
Market Share (%)

14
 Dia 1

Entenda as características de um
KPI e transmita para o grupo
Sim, nós já te passamos uma definição preliminar do que é um indicador-chave de desempenho.

Mas essa ferramenta de gestão precisa atender a certos critérios para ser funcional para o seu negócio.

Por isso, sugerimos que você use o primeiro dia para entender claramente todos os aspectos de um KPI e, em
seguida, passe esse conhecimento para a equipe.

Isso porque durante o processo de criação de seu dashboard de indicadores de desempenho, você precisará
contar com a participação ativa de sua equipe.

Vamos lá?

15
Que vantagens os KPIs devem
trazer para o negócio?
Ao escolher os indicadores de desempenho, você e sua equipe devem levar em conta que eles foram criados para
trazer melhorias no processo de gestão da empresa.

Um KPI não mede o resultado final da empresa, mas o desempenho das atividades que vão permitir que a
empresa atinja esses resultados esperados.

Assim, ao perceber que as coisas não estão indo como deveriam, as pessoas pensam em como corrigir o rumo.
Para isso, os indicadores de desempenho precisam proporcionar as seguintes vantagens para a empresa:

Foco Clareza Melhoria

Um bom KPI permite que os
colaboradores concentrem seus
esforços naquilo que realmente
importa para o negócio. Aquilo que
efetivamente agrega valor à entrega
final da empresa para seus clientes.
Um indicador de desempenho complexo
e difícil de entender não funciona muito
bem. Um KPI adequado deve ser simples,
direto e objetivo, mostrando com clareza
como ele ajuda a empresa a seguir sua
estratégia para atingir seus objetivos.
um indicador de desempenho
revela se o que está sendo
feito vai levar ao resultado
desejado. Ele monitora a
evolução em direção à meta
e ao objetivo.

Entendidos os benefícios que o indicador-chave de desempenho deve trazer para a empresa, vamos aos critérios
de seleção dos KPIs.
16
Como escolher um KPI?
Existem três critérios que devem ser usados na seleção de KPIs. O primeiro deles é sua relevância. Além desse,
uma definição clara e seu balanceamento são fundamentais.

Vamos entender isso melhor? Um KPI deve ser:

Relevante: ele deve estar alinhado com os objetivos do plano estratégico.

Balanceado: não adianta ser rápido se você fizer mal-feito. Nem produzir muito, se grande parte das peças
tiver com defeito. Um bom KPI reflete esse equilíbrio entre quantidade (ou velocidade) e qualidade,
eficiência e eficácia etc.
Claramente definido: nada de jargões ou linguagem complicada. O indicador de desempenho deve
ser descrito de forma que todos entendam.

DICA: comece a descrição de seu indicador de desempenho com um símbolo, por exemplo: % de variação de
vendas, $ valor do faturamento etc. Isso vai deixá-lo bastante claro para todos!

Agora que você e sua equipe já sabem exatamente como deve ser um bom
indicador de desempenho, é hora de seguir para a próxima fase.

17
 Dia 2

Colha os dados para definir os

KPIs de seu dashboard
Como dissemos, os indicadores de desempenho devem ajudar os colaboradores a focar naquilo que realmente
importa. Dessa forma, o negócio irá prosperar e ter bons resultados.

Mas como descobrir quais são esses fatores?

Ora, para solucionar qualquer problema, o primeiro passo é colher dados e informações sobre ele. Quanto mais
completos e confiáveis eles forem, melhor.

Por isso, você deve usar duas fontes principais de dados para começar a conhecer melhor seu negócio e definir
os KPIs ideais para ele.

Veja quais são essas fontes de dados:

1. Fonte de dados primária

São aquelas que vêm diretamente de pessoas que estão envolvidas nos processos e nas operações de
seu negócio. Os colaboradores, enfim. Isso deve se dar nos três níveis hierárquicos. Desde de o operacional,
com os colaboradores na ponta das atividades e tarefas; passando pelo nível tático, com os gerentes;
18
e chegando ao escalão estratégico, como diretores e conselheiros.

Portanto, crie equipes de trabalho que irão ajudar você a definir os KPIs. Veremos como se dará essa dinâmica de
escolha de indicadores de desempenho no dia 3.

Por enquanto, pense na melhor forma de reunir essas pessoas para uma discussão em grupo.

Pode ser necessário dividir os grupos por níveis hierárquicos, dependendo da cultura da empresa.

Apenas defina, neste momento, com quem poderá contar para fazer a escolha final dos KPIs do seu negócio.

2. Fonte de dados secundária

As fontes de dados secundárias são representadas por dados organizados e formalmente documentados
que a empresa dispõe.

O planejamento estratégico, por exemplo, é um documento formal importante que define as metas e
objetivos da empresa.

E, como vimos, os indicadores de desempenho estão diretamente ligados ao atingimento dos

objetivos organizacionais.

Portanto, uma das mais importantes fontes secundárias de dados para a definição de indicadores-chave
de desempenho é o próprio planejamento estratégico.
19
Mas não apenas ele. Diversos outros documentos, relatórios e bancos de dados devem ser
verificados e consultados.

Assim, podemos citar alguns deles:

- Relatórios gerenciais e operacionais;

- Relatórios e demonstrativos financeiros;
- Dados de sistemas de gestão usados pela empresa, como CRM, automação de marketing, ferramentas de ges-
tão de projetos e outros;
- Dados de mídias sociais onde a empresa marca presença;
- Informações do tráfego em sites e blogs corporativos;
- Pesquisas de mercado e outras disponibilizadas por órgão públicos como IBGE e IPEA;
- Pesquisas abertas ao público por institutos de pesquisa ou entidades associativas de classe;
- Pesquisas encomendadas pela própria organização.
- Conhecer o ambiente interno e externo do seu negócio é muito importante. Por isso a relevância de contar com
a maior quantidade de fontes de dados possível para começar a desenvolver os indicadores de desempenho da
empresa.

De posse de todas essas informações, é hora de começar a definir,

na prática, seus KPIs.

Vamos ao terceiro e último dia!

20
 Dia 3

Selecione os KPIs ideais

para seu negócio
A escolha dos indicadores de desempenho é um trabalho coletivo
de troca de informações. Por isso, o primeiro passo é informar todos
os integrantes do grupo selecionado sobre os dados secundários
colhidos.

Você pode se antecipar a isso e enviar materiais por e-mail,

para que as pessoas cheguem preparadas para a reunião
e ela se desenrole com mais fluidez.

Aliás, se você quer mesmo que esta reunião alcance

excelentes resultados, baixe nosso e-book gratuito e
tome as providências necessárias: Como conduzir uma
reunião de resultados

21
Dicas extras:
- Inicialmente, revise os objetivos do planejamento estratégico e
certifique-se, ao longo de todo o processo, se não está se
desviando deles. Sem isso, todo trabalho de escolha de indicadores de
desempenho será inútil.

- Em seguida, analise o organograma da empresa e sua estrutura

funcional e defina quais são as principais áreas do negócio, tais como
Marketing, TI, Vendas, Recursos Humanos, Pesquisa e
Desenvolvimento, Produção, Logística etc.

- Para cada uma dessas divisões da empresa, faça a seguinte pergunta

para o grupo: que resultados estamos buscando nesta área para
alçarmos nosso objetivo organizacional?

- Não deixe que a discussão se abra para outras áreas enquanto não
responder a essa pergunta sobre esse setor específico.

- É muito importante ouvir a opinião de quem está envolvido

diretamente nas atividades da área. Mas as colocações de outros
colaboradores, com uma visão externa, também podem ajudar.

22
- Depois de algum tempo, aprofunde a discussão colocando estapergunta: que atividades dessa área efetiva-
mente geram resultados para o negócio?

- Depois, pergunte várias vezes em seguida: como esta atividade é executada?

- Por exemplo: o departamento de vendas traz resultados para a empresa fechando negócios. Mas como faz
isso? Convencendo clientes a comprar. Mas como faz isso? Mostrando a eles as vantagens e benefícios de nos-
sos produtos ou serviços. Mas como faz isso? Com visitas pessoais, enviando e-mails, fazendo telefonemas e
outras formas de contato com as pessoas certas.

- Assim, talvez você defina com KPIs interessantes da área de vendas o número de visitas que um vendedor faz,
e-mails que envia ou propostas que negocia com os clientes.

- Agora que você já sabe como medir essa atividade, é preciso definir mais um indicador: o de eficácia.

- Com isso queremos dizer que saber quantos telefonemas um vendedor fez pode indicar que ele está
trabalhando em direção à meta. É um indicador de tendência. Isto é: quem faz mais telefonemas, tende
a vender mais.

- Mas será que o vendedor está sendo eficaz em seus telefonemas? Uma forma de medir isso poderia ser: qual a
porcentagem de prospects contatados por telefone que se tornaram clientes?

Seguindo este roteiro, você descobrirá o que medir em seu negócio e como medir. E, a partir daí, poderá
monitorar o desempenho dos processos e projetos, além dos colaboradores em si, para ajustar os rumos da
operação quando necessário e tomar decisões melhores e mais justas, baseadas em fatos. 23
Usando nossa planilha com o dashboard pronto para usar
Se você baixou e abriu a planilha, deve ter visto que alguns dos KPIs que mencionamos neste e-book já estão lá,
prontos para você usar, como market-share e faturamento.

Mas se você quiser criar seu próprio KPI específico para o seu negócio, é muito fácil.

Na abra “matriz de indicadores”, substitua uma das células onde está escrito “indicador X”, pelo nome do
indicador de desempenho que você deseja usar.

Depois, na aba “planejado”, preencha com as metas que definiu para este indicador, mês a mês.

Por fim, conforme for apurando os resultados de cada métrica, preencha na aba “realizado”.

E quando quiser consultar seus indicadores de desempenho, basta acessar a aba “painel de metas” e selecionar
o mês que deseja analisar.

Quer entender tudo isso em mais detalhes? Então, leia a aba “bem-vindo!” da planilha e descubra como controlar
seu dashboard de metas!

ACESSAR PLANILHA

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Conclusão: indicadores são os faróis que
guiam sua jornada rumo ao objetivo
Sem indicadores é impossível tomar decisões racionais,
baseadas em fatos.

O “achismo” ficou para trás há muito tempo. E com as facilidades

tecnológicas que a transformação digital nos trouxe, não há sentido
em continuar administrando sua empresa sem o apoio de dados
sólidos e confiáveis.

Se você deseja acompanhar com ainda mais precisão os

indicadores-chave de desempenho de sua empresa, pode adotar, ao
invés de uma planilha Excel, um software especializado na gestão de
indicadores de performance corporativa.

Visite nosso canal no YouTube, assista aos vídeos que apresentam o

STRATWs One, ou marque uma conversa com a gente pelo nosso site
www.siteware.com.br

Estamos à sua disposição para tornar a gestão do seu negócio mais

ágil, transparente e focada em resultados.

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