ECOFICIÊNCIA CORPORATIVA EM UM LABORATÓRIO AMBIENTAL:

ADOÇÃO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS PARA A

REDUÇÃO DO USO DE PAPEL
Ilmo Andreisson Marques Ribeiro
Engenheiro Químico
INTRODUÇÃO

O principal objetivo dos laboratórios ambientais é o fornecimento de resultados

confiáveis e de qualidade ao cliente. Durante esse processo de atendimento, água e energia são
constantemente exigidas, e diferentes materiais são utilizados, gerando efluentes líquidos que
precisarão ser tratados e uma grande variedade de resíduos sólidos que necessitarão de um
gerenciamento adequado, pois se constituem em fontes importantes de contaminação para o
ambiente e para a população atingida. Dessa forma, alguns laboratórios ambientais acabam
gerando problemas ambientais semelhantes aos de outras empresas de áreas diferentes.
A preocupação com o gerenciamento adequado dos resíduos gerados em laboratórios
tem aumentado nos últimos tempos e várias tecnologias relacionadas ao seu tratamento vêm
surgindo a cada ano. A implementação de um plano de gerenciamento de resíduos sólidos
apenas para cumprimento de exigências legais não resolve o problema da sua geração. Quanto
menor for a quantidade desses resíduos, menor será o custo para o seu tratamento/disposição e
os problemas a eles associados; contudo, alternativas que buscam a redução da sua geração
ainda são escassas.
De acordo com o Conselho Empresarial Brasileiro para o Desenvolvimento Sustentável
(CEBDS), a ecoeficiência é alcançada mediante o fornecimento de bens e serviços a preços
competitivos que satisfaçam as necessidades humanas e que tragam qualidade de vida, ao
mesmo tempo em que ocorre a busca da redução progressiva do impacto ambiental e do
consumo de recursos ao longo do ciclo de vida até um nível, no mínimo, equivalente à
capacidade de sustentação estimada da Terra.
As empresas ecoeficientes são aquelas que conseguem benefícios econômicos - rapidez
em seus processos e qualidade de seus produtos, com redução nos custos associados aos
desperdícios de água, energia e materiais - à medida que alcançam benefícios ambientais por
meio da redução progressiva da geração de resíduos sólidos, efluentes líquidos e emissões
atmosféricas, inserindo em seu processo gerencial o conceito de prevenção da poluição e de
riscos ocupacionais.

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 Buscando o conceito de ecoeficiência, o Laboratório de Análises Ambientais da
Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Recursos Naturais do Maranhão (LAA/SEMA)
implementou o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) de forma integral. Nota-se que
a ferramenta adotada se objetivou na prevenção da poluição e a não-geração de resíduos
trazendo benefícios econômicos e ambientais pela redução do uso de papel.

O QUE É GED?

O termo GED faz referência aos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos,

Gerenciador Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED), onde é
uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e
recuperar informações existentes em documentos.
Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e
segura, normalmente, via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo,
facilitando, assim, o trabalho de inúmeras pessoas, pois precisarão sair de seu local de trabalho
para acessá-los, haja vista que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação
dos mesmos. A utilização do sistema permite ainda o controle, armazenamento,
compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição.

O QUE É GED-SEMA?

O Gerenciador Eletrônico de Documentos da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e

Recursos Naturais do Maranhão (GED-SEMA) é um sistema de gerenciamento de processos e
documentos arquivísticos eletrônicos, desenvolvido pela própria SEMA-MA, com base em
softwares livres, adaptados à realidade da secretaria e seus fluxos processuais.
O GED-SEMA é um sistema com interface acessível e práticas inovadoras de trabalho.
Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para
documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e
comunicação de novos eventos em tempo real.
O GED-SEMA é um dos produtos do projeto desenvolvido pelo Comitê de
Modernização, Simplificação e Desburocratização que possibilita a produção, edição,
assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização
de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo

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em um mesmo processo, ainda que fisicamente distantes, reduzindo o tempo de realização das
atividades.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS APÓS A APLICAÇÃO DO GED-SEMA NO LAA/SEMA

A gestão de documentos é um importante passo na Gestão do Conhecimento de uma

organização. Com dados reunidos e transparentes, é possível controlar a execução de processos,
mensurar resultados e projetar melhorias. Assim, a tomada de decisões na gestão é feita com
base em informações organizadas.
Podemos destacar uma gama de benefícios que, em conjunto, conseguem otimizar
diversos processos no LAA-SEMA:
Figura 01 – Principais benefícios do sistema GED

Redução de gastos

Uma das principais vantagens competitivas provocadas pelo GED é agilizar o

andamento de trabalhos, por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos
humanos.
Os dados obtidos pelos técnicos de campo são disponibilizados no sistema GED e
encontram-se de fácil acesso aos servidores que precisarem para a emissão de relatórios
analíticos.

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 Redução de espaços

O armazenamento de documentos de forma eletrônica foi fundamental para a economia

de espaço físico com arquivos infinitos de papéis e cópias.
Tal medida liberou o uso de espaços anteriormente utilizados para arquivo em locais de
produção analítica.

Preservação da memória do Laboratório

Os documentos ficam armazenados eletronicamente, de forma a preservar o patrimônio

do setor ao longo do tempo, independente da mudança de gestão. Com o GED foi
possível controlar versões de documentos editados, guardando sua memória e facilitando
auditorias.

Recuperação de documentos

Documentos perdidos ou danificados são motivos de preocupação para um órgão

público.
Com a adoção do sistema GED, os relatórios, contratos, laudos analíticas e fichas de
controle encontram-se resguardados em locais predefinidos e seguros. Além disso, tornou-se
possível localizar documento mais facilmente através de pesquisa eletrônica.

Gestão à vista

Com o GED foi possível manter a transparência das informações para a toda
Secretaria e ao público externo, ao disponibilizar documentos em sistema eletrônico.
Dentre outras vantagens – como poder acompanhar o andamento dos processos em
tempo real -, a gestão à vista permite o monitoramento dos dados e das métricas aplicadas sobre
os processos.
A Balneabilidade das Praias das Ilha de São Luís, por exemplo, é realizada pelo
LAA/SEMA e seus resultados analíticos são divulgados através de sistema GED-SEMA. O
público em geral podem acessá-lo através do site https://www.sema.ma.gov.br/laudos-de-
balneabilidade e se informar em quais praias são favoráveis para a recreação.

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 Mais segurança para seus dados

O gerenciamento de documentos também é essencial para garantir a segurança e

confidencialidade dos dados do órgão público. Ao serem digitalizados, o responsável pode
definir permissões de acessos aos documentos e liberar apenas para os envolvidos.
Através da plataforma de assinatura digital do GED-SEMA, trouxe mais praticidade
para a rotina de trabalho. O servidor público não perderá tempo buscando documentos
impressos ou aguardando reuniões presenciais para a coleta de assinatura dos envolvidos.

Sustentabilidade

De acordo com a Associação CEMPRE, o Brasil reciclou somente 66,9% de papel em

geral, no ano de 2019. Por mais que o país figura entre os principais países recicladores de papel
no mundo, a produção industrial de celulose é a quarta maior emissora de gases de efeito estufa
no mundo.
A fabricação de papel implica em diferentes ações que trazem prejuízos ao meio
ambiente. Algumas estatísticas e dados podem ilustrar bem esse cenário, tais como:
• Uma tonelada de papel utiliza 17 árvores na sua confecção;
• Uma tonelada de papel utiliza 115 mil litros de água;
• O processo de decomposição do papel libera gás metano;
• 16% dos resíduos sólidos de aterros são de papel.

O sistema de GED-SEMA visa ao armazenamento de documentos em ambiente digital

e sua distribuição também eletrônica. Para ter acesso a uma série de documentos, o servidor
não precisará tê-los impressos, sendo possível consultar cada um deles na tela do computador.
Dessa forma, é possível até mesmo conseguir um maior espaço dentro setor, já que a presença
de arquivos físicos se torna dispensável para armazenar esses documentos.

Gerenciamento à distância

Com o mundo mais digital, os documentos físicos passaram a se barreiras impeditivos

para o compartilhamento às equipes remotas.

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 Em março de 2020, quando se iniciou a pandemia de Covid-19 no Brasil, o GED-SEMA
permitiu aos servidores públicos o acesso e geração de documentos técnicos graças à gestão
dos arquivos à distância integrados ao sistema de nuvem eletrônica.

Controle de acesso a usuários

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos também foi possível controlar as

permissões de acesso às pastas e aos arquivos. Essa autorização controlada – que pode ser de
todo o documento ou apenas parte dele - dá muito mais segurança às informações.
Os documentos poderam ser assinados digitalmente, o que é fundamental para arquivos
financeiros, jurídicos e de auditoria.

CONCLUSÃO

O novo sistema facilitou o cumprimento de prazos, possibilitando aos técnicos do

LAA/SEMA o envio de documentos via internet e facultando o acesso permanente a todo o
conteúdo das provas técnicas. Na medida em que o processo passou a ser eletrônico, diminuiu
o uso do papel e cresceu o benefício ao meio ambiente. Os escritórios da Secretaria ficaram
livres da sobrecarga de papéis, propiciando ambientes mais salutares a todos. O GED-SEMA
trouxe mais transparência, celeridade e praticidade ao processo e reduziu gastos com folhas,
pastas, escaninhos, arquivos e malotes.
Por ocasião do início da operação do sistema, o estudo demonstrou que o tempo de
tramitação processual foi 50% mais rápido, no qual o público externo pôde solicitar serviços à
Secretaria e já ter resposta em dez dias. Desde que começou a ser implantado o GED-SEMA,
no ano de 2020, já proporcionou uma economia de quase R$ 1 milhões em material de
expediente e correio, evitou o uso de mais de 7 toneladas de papel e reduziu gastos com
transporte e armazenamento de documentos, tudo conforme dados estatísticos retirados do site
da Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Recursos Naturais do Maranhão.

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REFERÊNCIAS

SECRETARIA DE ESTADO DO MEIO AMBIENTE E RECURSOS NATURAIS DO

MARANHÃO, Manual do Usuário Interno da Plataforma GED-SEMA. 2020. 21p. Disponível
em https://legislacao.sema.ma.gov.br/arquivos/1588036760.pdf. Acesso em: 26 mai 2023.

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