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SERVIO PBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE
INSTITUTO DE CINCIAS HUMANAS E DA
INFORMAO
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
MARTINA GONZAGA WRANY

Gerenciamento eletrnico de documentos:

um estudo de caso

RIO GRANDE / RS
2011

MARTINA GONZAGA WRANY

Gerenciamento eletrnico de documentos:

um estudo de caso

Trabalho de concluso de curso apresentado

banca examinadora do curso de
Biblioteconomia da Universidade Federal do
Rio Grande, como pr-requisito parcial para
obteno do ttulo de bacharel em
Biblioteconomia, sob a orientao da
Professora Maria de Ftima S. Maia e
coorientao da professora Valria Raquel
Bertotti.

RIO GRANDE / RS
2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE

INSTITUTO DE CINCIAS HUMANAS E DA INFORMAO
Curso de Biblioteconomia

FOLHA DE APROVAO

MARTINA GONZAGA WRANY

Gerenciamento eletrnico de documentos:

um estudo de caso

Trabalho de concluso de curso de

Biblioteconomia, apresentado como requisito
parcial para obteno do ttulo de Bacharel em
Biblioteconomia, da Universidade Federal do
Rio Grande FURG, orientado pela Prof.
Maria de Ftima S. Maia e coorientado pela
prof Valria Raquel Bertotti , aprovado em 17
de outubro de 2011.

Banca examinadora
__________________________________
Maria de Ftima S. Maia ICHI/FURG
__________________________________
Valria Raquel Bertotti ICHI/FURG
__________________________________
Fabiano Couto Correa ICHI/FURG
__________________________________
Luciana de Souza Brito ICHI/FURG

Gerenciamento eletrnico de documentos: um estudo de caso1

Martina Gonzaga Wrany
RESUMO

O artigo mostra os resultados de um estudo de caso sobre a implantao de um

sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) em uma empresa do
setor de seguros, localizada na cidade de Florianpolis (SC). Apresenta o GED
como ferramenta para obteno de informaes de forma rpida, consistente e
precisa dentro de organizaes, sejam elas privadas ou pblicas. So abordados
conceitos de arquivo, documento, gesto de documentos e gerenciamento eletrnico
de documentos. Destaca-se que alm de ser uma ferramenta para reduo de
espao fsico e acesso simultneo a documentos, o GED permite agilidade na
obteno de informaes auxiliando na tomada de decises. Os resultados do
estudo mostram que as expectativas prvias, quanto agilidade e acesso, foram
alcanadas. Identificou-se que a realizao de um planejamento detalhado dos
processos de arquivamento, incluindo todos os detalhes da sua criao, segurana,
polticas de descarte e melhorias futuras, so fatores determinantes para o sucesso
na implantao de um sistema de GED. Verificou-se ser fundamental a participao
de um profissional da informao para planejar todo o processo de gesto, definindo
tambm os aspectos de padronizao e estrutura de arquivamento.

Palavras-chave: Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

Documentos digitais. Sistemas de informaes gerenciais.

Gesto

de

Trabalho de Concluso de Curso apresentado como requisito parcial para obteno do ttulo de
Bacharel em Biblioteconomia, orientado pela Prof. Maria de Fatima S. Maia e coorientado pela Prof
Valria Bertotti, em novembro de 2011.

1 INTRODUO
O gerenciamento eficiente de documentos um fator determinante de sucesso
nas instituies, sejam elas pblicas ou privadas. O armazenamento em formato
digital proporciona economia de espao fsico e de tempo na localizao de
informaes, tornando o acesso mais rpido e, assim, contribuindo positivamente no
processo de tomada de decises. De acordo com Gates (1999 apud FANTINI, 2001,
p. 4) as empresas que tero sucesso na dcada atual sero aquelas que utilizarem
ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar.
Em oposio est o armazenamento em papel que demanda maiores custos de
processamento, ocupa grande espao fsico e exige mais tempo para localizao de
informaes contidas em documentos. As rotinas de acesso a informao impressa,
podem gerar atraso no andamento do trabalho dificultando a agilidade nas tomadas
de decises.
Sendo assim, dentro do contexto do acesso a informao nas empresas,
destaca-se o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) que, segundo Silva
tem como funo:
[...] oferecer subsdios para gerenciamento e recuperao de documentos
tendo como resultado a eliminao de pilhas de papis das empresas, a
reduo de prateleiras para armazenamento de documentos, eliminao
das duplicidades de documentos, oferecendo maior flexibilidade s
empresas [...] (2009, p.14).

O GED pode proporcionar melhorias significativas no acesso a informaes

contribuindo, positivamente, na produtividade, competitividade e eficincia em
organizaes de qualquer setor.
De acordo com a Coopers & Lybrand (apud FANTINI):
Um executivo gasta, aproximadamente, quatro semanas por ano procurando
documentos, que so copiados, em mdia, 19 vezes. Ainda conforme os mesmos
autores, se gasta US$120,00 para localizar e US$250,00 para recriar cada
documento perdido (2001, p.1).

Alm disso, o armazenamento em papel demanda um alto custo de preservao,

sendo que, frequentemente, apresenta pouca eficincia. O Gerenciamento
Eletrnico de Documentos auxilia na reduo do uso do papel agilizando tambm a
busca por informao, permitindo acesso aos documentos de maneira mais rpida,

precisa e sem extravio. Entretanto, mesmo sendo uma estratgia de reduo de

custos financeiros e economia de tempo, o GED ainda uma ferramenta pouco
conhecida e utilizada na maioria das organizaes de pequeno ou mdio porte.
Documentos textuais, formais e informais, na sua maioria so armazenados sem
critrios definidos, provocando dificuldades de localizao o que pode resultar ainda
em informaes irrecuperveis.
Todos esses fatores, associados ao aumento na gerao de informaes e
documentos envolvidos nos processos de trabalho, demonstram que a digitalizao
e o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) so, atualmente, uma
necessidade nas empresas e instituies privadas e pblicas.
Neste cenrio encontram-se os profissionais arquivistas e bibliotecrios que
devem estar capacitados para atuar no espao de intermediao entre os sistemas e
os usurios.
Sendo assim, partindo destas reflexes, no presente trabalho so apresentados
os principais aspectos que envolvem a implantao e o uso de um sistema de
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) em uma empresa do setor de
seguros, localizada na cidade de Florianpolis (SC). Atravs de um estudo de caso,
foram identificadas as necessidades, vantagens e dificuldades encontradas na
implantao deste sistema em um cenrio local.
Analisar o fenmeno com foco em uma empresa local, pode melhor contribuir na
identificao das habilidades necessrias na formao dos profissionais da rea da
cincia da informao que pretendam atuar no setor, visto que grande parte da
literatura sobre o tema trata da implantao de sistemas fora do contexto brasileiro.

2 REFERENCIAL TERICO
Antes de apresentar os mtodos e resultados do estudo emprico, sero
abordadas

questes

consideradas

relevantes

para contextualizar

tema.

Primeiramente, esto apresentados os conceitos de documentos e arquivos, depois

so discutidos os temas de gesto e gerenciamento eletrnico de documentos.

2.1 DOCUMENTO
Conforme Bellotto (2004, p. 35) documento [...] qualquer elemento [...] pelo
qual o homem se expressa [...] tudo que seja produzido, por motivos funcionais,
jurdicos, cientficos, tcnicos, culturais ou artsticos, pela atividade humana. Dessa
forma, documento a manifestao do homem em um suporte qualquer. Para
qualquer informao um tipo diferente de documento pode ser criado e utilizado.
Desse modo, cada instituio emprega o documento que satisfazer melhor sua
necessidade informacional, pois os documentos arquivsticos so produzidos com
finalidades especficas que visam atender diferentes demandas de informaes.
Para Schellenberg documentos arquivsticos so:
Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras espcies
documentrias, independentemente de sua apresentao fsica ou
caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou
privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo de suas
atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela
entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes,
decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor
informativo dos dados neles contidos (2006, p. 41).

Os documentos, independentemente, de sua apresentao, podem ser

armazenados de forma fsica ou digital2, sendo que, atualmente, grande parte das
informaes geradas nas instituies j se origina em meio digital. Acrescenta-se
ainda a possibilidade de converter documentos impressos em digitais, a partir do
processo de digitalizao, que consiste em utilizar o equipamento denominado
scanner

para

converter

documentos

em

imagens

eletrnicas

codificadas

digitalmente (FANTINI, 2001).

Um documento digital necessita de computador com software compatvel para
que as informaes possam ser visualizadas e interpretadas. Alm disso, assim
como os documentos impressos, os digitais tambm devem ser mantidos sob
condies de guarda adequada, pelo tempo necessrio, para que possam ser
utilizados como instrumento de prova e disponibilizao de informaes. Sendo
assim, os profissionais da informao precisam estar atentos nas formas de
organizao e preservao de documentos no formato digital.
Documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel
por meio de sistema computacional.

Independentemente de como os documentos se apresentam, eles passam por

trs fases:

1 fase Fase de produo dos documentos: Destina-se a elaborao

do documento de acordo com as necessidades das atividades especficas da

instituio.

2 fase Fase de utilizao dos documentos: Destinada ao uso do

documento para a atividade de uma funo e o encaminhamento para sua

guarda.

3 Fase Fase de destinao do documento: Destinada ao encaminha

mento do documento para anlise, assim avaliando quais documentos devem

ser armazenados no arquivo e quais devem ser eliminados.

2.2 ARQUIVO
O arquivo um conjunto de documentos que tm como funo bsica a sua
organizao, disponibilizao e conservao, independentemente da data de sua
criao, forma, suporte fsico, originados ou recebidos por uma entidade pblica,
privada ou por uma pessoa fsica. De acordo com a Lei n 8.159, de janeiro de1991,
arquivos so:
[...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (2005, p.
46).

Os arquivos tm a finalidade e funo de preservar e tornar disponveis as

informaes contidas no acervo documental sob sua proteo.
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO NACIONAL,
2005, p. 27) segue na mesma linha de pensamento no que se refere a arquivo,
citando arquivo como: um conjunto de documentos produzidos e acumulados por
uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Sendo os arquivos a
evidncia das atividades e direitos legais de uma instituio e de um indivduo.

Valette (apud PAES, 2004, p.21) cita que os arquivos passam por trs estgios
de evoluo, denominados como trs idades, sendo definidas como: corrente,
intermedirio e permanente.

Arquivo de primeira idade ou corrente, ativo ou de gesto - composto

por documentos em curso ou frequentemente utilizados e uso exclusivo da

fonte produtora.

Arquivo de segunda idade ou intermedirio composto por

documentos cujo sua utilizao no peridica, porm ainda podem ser

consultados para ter como base em assuntos semelhantes ou para questes
jurdicas.

Arquivo de terceira idade ou permanente - composto por documentos

que no possuem mais valor administrativo, porm so armazenados em

carter definitivo para uma utilizao futura com valor histrico.

2.3 GESTO DE DOCUMENTOS

De forma errnea, mas frequente comum encontrar trabalhos que tratam

gesto e gerenciamento de documentos como sinnimos. A gesto o estgio de
planejamento geral do processo de arquivamento, incluindo todos os detalhes da
sua criao, implantao e melhorias. Na gesto so projetadas as estratgias de
treinamento de pessoal, acesso, segurana, preservao, estudos das tecnologias
disponveis, oramentos e custos, planejamento de aes futuras, enfim, trata-se da
viso global do sistema e todo o seu funcionamento no presente e no futuro. O
gerenciamento trata das atividades prticas e operacionais do processo de
administrao do sistema.
De acordo com a Lei n 8.159, de janeiro de1991, gesto de documentos : o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Sob tal perspectiva, a gesto
de documentos controla todo o ciclo de produo e utilizao dos documentos,

posteriormente destinando-os a serem eliminados ou recolhidos para arquivamento

permanente, objetivando organizar e arquivar de modo a facilitar sua busca.
De acordo com Rondinelli (2005, p. 41) o conceito de gesto de documentos
restaura e dinamiza a concepo dos arquivos como instrumentos facilitadores da
administrao. Uma gesto de documentos eficiente permite agilidade e exatido
na busca dos documentos, facilitando e tornando mais confivel as tomadas de
decises, assim correspondendo as necessidades da instituio.
Segundo Rondinelli (2005, p. 41) [...] ao fim da II Guerra Mundial [...] o grande
aumento do volume de documentos produzidos pelas instituies pblicas levou
necessidade de se racionalizar a produo e o tratamento desses documentos [...].
Essa grande quantidade de documentos sem uma organizao adequada passou a
ser um problema nas organizaes e como soluo surge a gesto de documentos.
Lopes (apud LAMPERT; FLORES, 1996, p. 217) apresenta alguns objetivos da
gesto de documentos, que so: assegurar a produo, administrao, manuteno
e destinao dos documentos; garantir a acessibilidade da informao quando e
onde seja necessria e avaliar a documentao de acordo com seus valores
estabelecendo o destino da mesma em tabelas de temporalidade. Esses objetivos
so de suma importncia para o bom funcionamento de uma empresa, pois so
aes importantes que facilitam a busca por algum documento, assim agilizando os
processos de tomadas de decises e recuperao da informao.
Com o passar dos anos as organizaes acumulam uma grande quantidade de
papel, sendo este muitas vezes armazenado de maneira inadequada, tornando
invivel sua busca futuramente. A gesto de documentos tem como finalidade
guardar os documentos de forma adequada, auxiliar na busca de maneira rpida,
facilitar o compartilhamento das informaes para evitar uma futura duplicao de
cpias, entre outras coisas. Portanto, para garantir a recuperao da informao,
imprescindvel que a organizao e a preservao dos documentos sejam
respeitadas e executadas. Colmn cita que:
O processo de gesto de documentos est inserido na organizao e
administrao de arquivos, que por sua vez, possui a funo de guardar os
documentos fornecendo a informao de uma maneira rpida e precisa,
portanto, necessita desempenhar atividades observando as seguintes
etapas: levantamento de dados; anlise dos dados coletados; planejamento;
implantao e acompanhamento (2008, p. 27).

10

Portanto, a presena de um profissional qualificado determinante para que a

gesto de documentos seja realmente eficiente e traga benefcios organizao.
Complementando a ideia de Colmn (2008), os autores Roncaglio, Szvara e
Bojanoski abordam a importncia de um profissional habilitado para a gesto de
documentos de em uma empresa. Cabe a este profissional planejar a organizao
do arquivo, considerando as qualidades inerentes aos documentos de arquivo, a
importncia da organicidade e do ciclo vital dos documentos. (Roncaglio, Szvara e
Bojanoski, 2004, p. 04).

2.4 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

O aumento crescente do nmero de documentos no formato impresso, somado
as limitaes existentes para o seu armazenamento, preservao e acesso, tm
provocado a necessidade da construo de mecanismos que facilitem o processo e
gerenciamento de informaes.
No mesmo sentido, destaca-se que o desenvolvimento tecnolgico e o constante
aperfeioamento de equipamentos capazes de processar e converter documentos
em papel em eletrnicos tem contribudo para a criao de ferramentas de
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED). Os Sistemas de GED so
capazes de processar documentos digitais de maneira fcil e rpida, possibilitando
uma melhor organizao e permitindo buscas mais eficientes, geis e precisas.
Sendo assim, o crescente nmero de documentos gerados na sociedade moderna,
essas ferramentas tornam-se cada vez mais necessrias.
No Brasil o GED surgiu segundo Rondinelli (2005 p. 116), [...] por parte do
Poder Executivo Federal, de programas voltados para a disponibilizao de servios
de informaes ao cidado via internet. Atualmente, h um crescimento no uso do
GED por organizaes de diversas reas. Conforme dados da Convergncia Digital
(2008) [...] mensalmente, mais de 300 milhes de documentos so digitalizados. A
tendncia do setor de crescimento de 15% ao ano. Percebe-se ento que o
mercado de GED no Brasil est em expanso.
O Sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos rene um conjunto de
tecnologias tais como: Document Management (gerenciamento de documento),
Document

Imaging

(gerenciamento

de

imagens),

Workflow

Management

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(gerenciamento do fluxo de trabalho), entre outros, que permitem o gerenciamento

de documentos de forma digital. Estas informaes podem ser inicialmente criadas
em mdias analgicas ou digitais, porm quando analgicas, posteriormente so
convertidas para a mdia digital. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos
significa gerenciar, de forma eletrnica, informaes sobre os documentos
digitalizados.
A tecnologia do GED capta, indexa, armazena, gerencia e permite consultar
documentos em formato digital. O GED tambm pode ser designado como
"processamento de imagens", possibilitando a captao por sistema de computador,
documentos anteriormente produzidos em papel, assim reduzindo o tempo de busca
pela informao necessria.
Para Baldam (2002 p.37) as principais razes para implantao da ferramenta
GED para o usurio e o cliente, a reduo do tempo de processamento e
manuseio do papel, incrementando a produtividade, melhorando a qualidade e
satisfao com o trabalho, proporcionando acesso imediato e multiusurio a
qualquer informao, com alta velocidade e preciso na localizao de documentos,
obtendo assim respostas mais rpidas. O GED indispensvel para oferecer melhor
atendimento a clientes e usurios.
As organizaes esto sempre produzindo documentos em papel, e quanto
maior a empresa mais papel produz, portanto, o uso de ferramentas que convertam
esses documentos para o meio digital est associada a menores custos de
impresso, menor espao fsico para armazenamento tornando-as mais eficientes e
organizadas.

3 METODOLOGIA

No presente trabalho, optou-se por analisar uma empresa que, recentemente,

implantou um sistema de GED. A empresa escolhida a FGtbs Corretora de
Seguros que uma corretora de seguros criada em 2002, com sede na cidade de
Florianpolis (SC). A escolha por esta empresa se deu a partir do contato com um
dos proprietrios que mencionou a importncia da atuao de profissionais
especializados e capacitados para uma eficiente implantao e administrao deste

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tipo de sistema. Aps este contato e na busca de maiores informaes sobre as

habilidades necessrias para o gerenciamento eletrnico de documentos, decidiu-se
por realizar a presente investigao.
Aps reviso de literatura sobre mtodos de pesquisas, concluiu-se que a
metodologia de estudo de caso seria adequada para investigar um fenmeno que
est acontecendo, ou seja, ainda est em processo de desenvolvimento. Os estudos
de caso so considerados um dos tipos de anlises qualitativas que buscam
investigar os porqus e como determinados fenmenos acontecem (Yin, 2001).
Estes objetivam retratar uma situao de maneira completa e profunda, na qual o
pesquisador

enfatiza

complexidade da

situao

procurando

revelar

multiplicidade de fatos que a envolvem e determinam (RODRIGO, 2008, p. 6).

Os estudos de caso so considerados um tipo de estratgia de observao para
acontecimentos atuais, as tcnicas utilizadas so, principalmente, observao direta
e entrevistas. Yin (2001) ao abordar o mtodo de estudos de caso aponta que
podem contemplar duas situaes: projetos de caso nico e de casos mltiplos e, a
partir destas duas situaes, ainda so previstas duas distintas unidades de anlise:
holsticas e incorporadas. Os estudos de caso nico, que o foi realizado, prev
algumas situaes particulares, sendo que aqui se trata do que o autor denomina
caso revelado, isto , quando um pesquisador tem a oportunidade de observar e
analisar um fenmeno previamente inacessvel (Yin, 2001, p.63). Vale destacar que,
conforme o mesmo autor, o mtodo no requer um caso raro e sim uma situao
especial. No caso especfico da empresa FGtbs Corretora de Seguros, a distino
da situao est no fato de que a mesma est implantando o sistema, ou seja, foi
possvel observar o processo em andamento. Esta situao transitria e
momentnea que a faz se distinguir entre outras situaes. No caso da unidade de
anlise (holstica ou incorporada), este trabalho se enquadra na unidade
incorporada, tambm considerada unidade de processo. Portanto, a partir do mtodo
descrito por Yin (2001), o presente trabalho trata-se de um estudo de caso
incorporado.
No que diz respeito aos cuidados metodolgicos e os riscos que o estudo de
caso incorporado apresenta, destaca-se o problema de concentrar e focar apenas a
subunidade de anlise e no conseguir retornar a unidade maior, isto , abordar os

13

funcionrios da empresa e esquecer que a unidade maior o processo de

implantao do sistema de GED. Neste caso especfico a empresa de seguros e
seus funcionrios foram os meios para a observao do caso, ento no receberam
ateno demasiada em relao ao processo.
No que se refere aos aspectos prticos, o presente trabalho apresenta um fator
facilitador que foi a conduo das observaes e entrevistas pelo investigador
principal da pesquisa, sendo assim, no foi necessrio realizar o treinamento de
auxiliares, que so um fator determinante do sucesso ou no de um estudo de caso.
Portanto, para realizar o estudo de caso da empresa FGtbs Corretora de
Seguros, utilizou-se as estratgias de observao e entrevistas com pessoas
consideradas chave dentro do processo de implantao do sistema. Foram
entrevistados o proprietrio da seguradora, o encarregado da implantao do
sistema e os funcionrios que o utilizam. As observaes foram feitas durante trs
dias e, durante as mesmas, foi feito um relatrio de todos os detalhes percebidos e
considerados importantes. Tanto nas entrevistas como nas observaes, buscou-se
verificar

aspectos

relevantes

de

todo

processo,

caractersticas, benefcios, vantagens e dificuldades.

buscando

identificar

Aps a realizao das

entrevistas e as observaes, elaborou-se uma tabela com a sistematizao dos

dados (tabela 1). Esta estratgia permitiu construir uma viso mais organizada das
variveis e categorias que deveriam ser mais ou menos exploradas.
Os objetivos especficos deste trabalho so: (a) Identificar as principais
motivaes que levaram a empresa a implantar o sistema; (b) Identificar os
benefcios da implantao de um sistema de GED; (c) Identificar as dificuldades de
implantao de um sistema de GED; (d) Verificar o tempo necessrio para o
funcionamento pleno do sistema; (e) Verificar as dificuldades encontradas na
capacitao dos profissionais; (f) Verificar as vantagens e dificuldades no acesso
aos documentos; (g) Tempo para encontrar um documento no sistema atual.

14

4 RESULTADOS
De acordo com informaes obtidas pelo site da empresa FGtbs Corretora de
Seguros, contato por e-mail e atravs da visita feita no local, foi possvel reunir
informaes mais detalhadas a respeito, como por exemplo, verificar que a FGtbs
Seguros uma corretora de seguros criada em 18 de junho de 2002, que est
situada na cidade de Florianpolis, Santa Catarina. importante destacar a
diferena entre uma corretora de seguros e uma seguradora. As seguradoras so
empresas autorizadas pelo rgo Regulador do Mercado de Seguros que por meio
de contrato, se responsabilizam em indenizar clientes, j a corretora de seguros so
empresas autorizadas a comercializar os produtos, atuando como intermediria
entre cliente e seguradora. Atualmente a FGtbs Corretora de Seguros conta com
uma matriz localizada na cidade de Florianpolis e uma filial situada em Joinville,
atendendo tambm as cidades de Cricima e Chapec, todas localizadas no estado
de Santa Catarina. A empresa possui 19 funcionrios, 11.668 clientes e 19.751
seguros.
A FGtbs Corretora de Seguros gerencia e disponibiliza seguros de vida
individual ou em grupo, seguro automotivo, seguro duas rodas (seguro para
motocicletas), seguro residencial, seguro empresarial, seguro de transporte de
cargas, Diria por Incapacidade Temporria (DIT) que uma cobertura especial do
seguro acidente pessoal voltada a atender Bombeiros e Policiais Militares, seguro
nutico, seguro viagem, seguro casamento, seguro de danos pessoais causados por
veculos automotores de vias terrestres, ou por sua carga, a pessoas transportadas
(DPVAT), seguro sade entre outros, oferecendo tambm a Carta Verde, que um
seguro obrigatrio para todos condutores de veculos terrestres em viagens dentro
do territrio Mercosul.
A FGtbs Corretora de Seguros, escolheu o sistema de GED a partir da busca
pelo que era mais utilizado por outras corretoras de seguros. Antes da implantao
plena do sistema, no em 2007, ano de sua aquisio, outra empresa foi contratada
para guardar os documentos fsicos. Esta empresa disponibiliza os documentos
sempre que solicitado, digitalizando os documentos em formato PDF. Como os
documentos, normalmente, no passam de 30 pginas, podem ser enviados por email. Porm, algumas vezes necessrio tambm o envio do documento original.

15

Os mais atuais j so criados em formato digital, porm quando necessitam de

assinatura, so impressos e digitalizados novamente.
Os documentos que ainda se encontram no formato fsico, isto , em papel,
seguem dois tipos de arquivamento: os referentes aos seguros automotivos esto
organizados por data e, os demais seguros, esto armazenados em ordem
alfabtica.
No incio do processo de observao, foi detectado um problema quanto
deciso sobre quais documentos deveriam dar inicio ao processo integral de
digitalizao. A sugesto aceita foi que o processo deveria comear pelos
documentos mais solicitados pelos funcionrios e, neste caso, foram eleitos os
referentes aos seguros de automveis, que tambm so os que possuem o maior
volume.
Durante as observaes, foi possvel notar que todos os funcionrios
aparentavam facilidade para armazenar os documentos digitalizados no sistema.
A empresa possui uma dificuldade importante que foi apontada pelo proprietrio,
no que se refere a padronizao e estrutura de arquivamento. Como j mencionado
anteriormente, todos os funcionrios fazem a digitalizao dos documentos, porm
no h um modelo de armazenamento, cada um armazena de modo diferente.
Quando comeou o processo de arquivamento, no houve uma gesto, e isso vem
se refletindo agora no processo de digitalizao dos documentos.
No perodo das observaes no local, ocorreu uma reunio do diretor comercial e
rea jurdica da empresa, a fim de discutir a temporalidade e detalhes referentes ao
descarte ps-digitalizao. Ao trmino da reunio, foi decidido que todos os
documentos que apresentam assinaturas dos segurados devero ter guarda
permanente do documento original e no formato digital, mesmo sabendo que a
maioria possui temporalidade jurdica de cinco anos. Os documentos que no
possuem assinaturas devero ser digitalizados e, logo aps, descartados.
Durante as observaes, identificou-se que um funcionrio do CPD (Centro de
Processamento de Dados) o responsvel pela realizao diria de cpias de todos
os documentos utilizados e/ou gerados (backup). O funcionrio utiliza um HD (hard
disk) externo para fazer o backup, transferindo, posteriormente, para um

16

microcomputador localizado na sua residncia. Todos os documentos do dia so

copiados,

os

backups

de

planilhas

mensagens

de

e-mails,

realizado

semanalmente.
As entrevistas revelaram que o sistema, at o momento, satisfatrio. Conforme
se pode observar na Tabela 1 (sistematizao das entrevistas, na pgina seguinte) o
proprietrio afirmou que as motivaes que o levaram a buscar o sistema de GED
foram: a localizao de documentos de forma mais eficiente e rpida e a questo de
economia de espao fsico. Quando se observa as demais categorias apresentadas
na mesma Tabela, verifica-se que todos os objetivos foram contemplados aps os
trs anos iniciais da implantao do sistema. O encarregado da implantao ainda
mencionou as questes de segurana e preservao e observa-se tambm que, at
o momento, no foi identificado problemas neste sentido.
No que se refere ao tempo para localizar os documentos, pode-se constatar
que aps a digitalizao dos documentos, o acesso imediato. Porm, os
documentos que ainda no esto digitalizados e que esto sob guarda da empresa
contratada para seu armazenamento, levam 15 minutos para serem enviados. Este
o tempo necessrio para que a empresa localize, digitalize e envie por e-mail o
documento solicitado.
Ainda no que se refere segurana, pode-se acrescentar uma falha na
segurana dos documentos digitalizados, pois da mesma maneira que qualquer
funcionrio tem a permisso de digitalizar e inserir um documento, tambm qualquer
funcionrio pode excluir documentos. Para que isso seja solucionado necessrio
restringir o acesso a ferramenta de excluso.

17
Tabela 1 - Sistematizao das entrevistas na FGtbs Corretora de Seguros.

Entrevistado

Proprietrio

Proprietrio

Proprietrio

Encarregado

Encarregado

Encarregado

Motivos
implanta
o
Localizar
document
os
Economiz
ar espao
fsico
Relaciona
r clientes
X
document
os

Seguran
a

Capacita
Benefcios Dificuldade Dificuldade Capacita
o
implanta s novo
s sistema
o
dificuldade
o
sistema
anterior
facilidades
s
Agilizar
tempo de
acesso
Boa
segurana
operacional

Agilizar
tempo de
acesso

Conservar
Preserva melhor
o
documento
s
Relacionar
clientes X
documento
s

Padronizar
Estruturar
arquivament
o

Perda de
Rapidez
documentos

No houve

Tempo
funcionament
o pleno do
sistema

Tempo
atual para
encontrar
docs

Tempo
anterior
para
encontrar
docs

3 anos

Segundos

De 5 minutos Discutvel
a 5 dias
juridicamente

Segurana

Necessidad
e de
melhorias?

No

Satisfatria
operacionalmen
te

Terceirizad
o

Segundos
para os
digitalizado
s
15 minutos
os no
digitalizado
s

De 5 minutos
at
Satisfatria
indeterminad
o

No

Preocupao
constante

So feitos
vrios backups

Encarregado
Encarregado
Funcionrios

Agilidade

Funcionrios

Preciso
Rpida
localizao

Funcionrios

Fonte: WRANY.

Segundos

Indeterminad
Eficiente
o

No

18
5 CONSIDERAES FINAIS
Esta pesquisa foi motivada pela busca no conhecimento de como funciona
um sistema de GED e especialmente em uma empresa do setor de seguros,
pelo fato tambm de o GED no ser um assunto explorado no curso de
biblioteconomia da FURG e em outras universidades da Regio Sul ser uma
disciplina obrigatria.
Atualmente, as organizaes tanto pblicas quanto privadas possuem a
necessidade um sistema para gerenciar documentos que possibilite o acesso
rpido e preciso das informaes. O GED facilita gerenciar os documentos
digitalizados, facilitando a pesquisa e localizao destes documentos com
segurana e permitindo tambm um melhor compartilhamento.
Esta pesquisa possibilitou identificar os principais motivos que levaram a
empresa a implantar o sistema de gerenciamento eletrnico de documentos,
bem como os benefcios e dificuldades para a implantao, dificuldades e
facilidades no acesso aos documentos e segurana dos dados.
Os resultados mostraram muitos benefcios proporcionados por um bom
sistema de gerenciamento eletrnico de documentos, sendo este muito
eficiente para as necessidades da empresa. Identificou-se tambm a relevncia
da presena de um profissional habilitado para executar, corretamente, todo o
processo de arquivamento dos documentos e uma gesto eficiente para que o
armazenamento seja correto. Mais do que um conjunto de tcnicas e
habilidades profissionais, o profissional da informao deve pensar e planejar
estrategicamente a gesto documental, pois a falta deste profissional pode
ocasionar dificuldades de acesso, podendo se refletir em um sistema no qual
as informaes se tornem irrecuperveis.

19
ABSTRACT

This article presents the results of a case study on implementation of an

Electronic Document Management system (EDMS) at an insurance company
located in the city of Florianopolis (SC). It presents the EDMS as a tool for
obtaining information in a fast, consistent and precise way inside institutions,
whether they are private or public. Concepts or archive, document, document
management and electronic document management are approached. Besides
being a tool for reducing the physical space used and for simultaneous access
to documents, the EDMS offers agility in obtaining information which helps
decision-making. The study results show that the prior expectations regarding
agility and access were achieved. It was found that making a detailed plan of
archiving processes, which includes details of its creation, security, discard
policies and future improvements, is a determinant factor for the success of the
implementation of an EDMS. It was confirmed that the participation of an
information professional is fundamental to plan all the management process
and also to define archiving standardization aspects and structures.

Keywords: Electronic Document Management. Digital Document Management.

Management information systems.

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