UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

INSTITUTO DE ENSINO A DISTANCIA

LICENCIATURA EM ADMINISTRAÇÃO PUBLICA

Abordagem sobre a Gestão Documental

Cachu Daniel Roberto Augusto Xavier

Cod.

Curso: Administração Publica

Disciplina: Gestão
Ano de Frequência: 4oAno

Quelimane, Março de 2020

Índice
Folha de Recomendação para a Melhoria do Trabalho....................................................................3

1. Introducão.....................................................................................................................................4

1.1. Objectivos..................................................................................................................................4

1.1.1. Geral.......................................................................................................................................4

1.1.2. Especificos..............................................................................................................................4

1.1.3. Metodologia............................................................................................................................4

2. A Gestão Documental...................................................................................................................5

3. A Teoria Geral dos Sistemas (TGS), foi desenvolvida pelo biólogo húngaro. Argumento.........5

4. Em que ano foi desenvolvida a Teoria Geral dos Sistemas (TGS)?............................................6

5. Função básica de um sistema.......................................................................................................6

6. Diferença entre o arquivo do estado e o arquivo privado.............................................................7

7. As responsabilidade que as comissoes de avaliação de documentos e das unidades de

gestãodocumental desempenha........................................................................................................7

8. Funções das Comissões de Aavaliação do Documentos..............................................................8

8.1. Sigla Usual do Sistema Nacional de Arquvis do Estado...........................................................8

8.2. Os objectivos do sistema nacional do arquivo do estado..........................................................8

9. Conceito de Plano de Classificação de Documentos de Arquivo.................................................9

10. Conceito de classificador de informacões classificadas.............................................................9

10.1. Os detalhes da rotinas correspondentes as operacoes de arquivamente..................................9

13. Conclusão.................................................................................................................................10

14. Referencias Bibliográficas........................................................................................................11

Folha de Recomendação para a Melhoria do Trabalho
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1. Introducão
O presente trabalho da cadeira de Gestão aborda sobre a Gestão Documental, visto que a Gestão
Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pelas
instituições do Judiciário no exercício das suas actividades, independentemente do suporte em
que a informação encontra-se registada. Esta solução permite a colaboração numa organização
através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e
email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.

A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases:
corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). Também conhecida como Gestão de
Documentos, é uma solução encontrada para consultar e organizar documentos em formato
eletrônico, nos quais residem informações documentais que são trocadas entre os que utilizam a
aplicação. Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha
de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.

1.1. Objectivos

1.1.1. Geral
 Abordar sobre a gestao documental

1.1.2. Especificos
 Descrever a Teoria Geral dos Sistemas (TGS), foi desenvolvida pelo biólogo húngaro.
 Identificar a Função básica de um sistema
 diferenciar entre o arquivo do estado e o arquivo privado

1.1.3. Metodologia
De salientar que, para elaboração do trabalho, a autora recorreu a metodologia de consulta de
algumas obras bibliográficas que versam sobre o tema nelas inclinadas e que tais obras estão
referenciadas na lista bibliográfica. Como se não bastasse, tratando-se dum trabalho científico,
importa salientar que, o trabalho está organizado textualmente da seguinte maneira: a introdução,
desenvolvimento e conclusão.

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2. A Gestão Documental
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável
pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta
de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental
trocada entre os utilizadores da aplicação.

A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pelas
instituições do Judiciário no exercício das suas actividades, independentemente do suporte em
que a informação encontra-se registada.

Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos,

beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a
informação não estruturada (documentos) importante da organização.

A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases:
corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). Também conhecida como Gestão de
Documentos, é uma solução encontrada para consultar e organizar documentos em formato
eletrônico, nos quais residem informações documentais que são trocadas entre os que utilizam a
aplicação. Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha
de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.

Além de ocasionar a partilha de informações entre os usuários e facilitar processos, a Gestão

Documental pode se integrar a outras soluções como e-mails, fax e digitalização. Assim, permite
a gestão de todos a informação não estruturada que é relevante para a organização ou empresa.

3. A Teoria Geral dos Sistemas (TGS), foi desenvolvida pelo biólogo húngaro. Argumento
A Teoria Geral dos Sistemas (TGS), foi desenvolvida pelo biólogo húngaro, Ludwig von
Bertalanffy, em 1936. Sua ideia central é o desenvolvimento de uma megateoria de carácter geral,
de modo que possa ser aplicada a fenómenos bastante semelhantes que ocorrem em uma
diversidade de campos específicos de conhecimento. O Objectivo da Teoria Geral dos Sistemas,

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no dizer de Ludwig von Bertalanffy, é compreender os princípios da integralidade e da auto-
organização em todos os níveis: seu foco é a harmonia e o ordenamento (organização). É,
portanto, um reflexo de uma mudança em nossa visão geral, sendo aplicada nos mais diversos
campos, desde a Biofísica dos processos celulares até a organização empresarial, passando por
temas tão diferentes entre si quanto a Geografia, a Psiquiatria e a Ciência da Computação.

4. Em que ano foi desenvolvida a Teoria Geral dos Sistemas (TGS)?

A teoria geral de sistemas (também conhecida pela sigla, T.G.S.) surgiu com os trabalhos do
biólogo austríaco Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 e 1968.

A T.G.S. não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim produzir teorias e
formulações conceituais que possam criar condições de aplicação na realidade empírica. Os
pressupostos básicos da T.G.S. são:
 Existe uma nítida tendência para a integração entre as ciências naturais e sociais;
 Essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria dos sistemas;
 Essa teoria de sistemas pode ser uma maneira mais abrangente de estudar os campos não
físicos do conhecimento científico, especialmente as ciências sociais;
 Essa teoria de sistemas, ao desenvolver princípios unificadores que atravessam
verticalmente os universos particulares das diversas ciências envolvidas, aproxima-nos do
objectivo da unidade da ciência;
 Isso pode levar a uma integração muito necessária da educação científica.

A importância da TGS é significativa tendo em vista a necessidade de se avaliar a organização

como um todo e não somente em departamentos ou sectores. O mais importante ou tanto quanto é
a identificação do maior número de variáveis possíveis, externas e internas que, de alguma forma,
influenciam em todo o processo existente na Organização. Outro factor também de significativa
importância é o feedback que deve ser realizado ao planeamento de todo o processo.

5. Função básica de um sistema

Um sistema tem a função de armazenamento da informação. Toda a informação recolhida e
tratada, como foi descrito nas duas funções anteriores, deverá estar bem armazenada em suporte
magnético, para permitir que todos os que necessitam dela consigam-na usar de forma rápida e

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eficaz. Torna-se fundamental avaliar as necessidades de cada empresa e criar várias bases de
dados para que essa informação seja mais facilmente acedida.

6. Diferença entre o arquivo do estado e o arquivo privado

Assim como o nome sugere, o arquivo público é aquele onde constam as informações que
competem ao Poder Público - Prefeitura, Governo do Estado, Governo Federal, Ministério
Público, Justiça Federal, entre outros de esfera municipal, estadual e federal. No arquivo público
são encontrados documentos que contam a história dos poderes e, além disso, onde constam
todos os dados que pertencem às áreas administrativas, legislativas e dados de nós cidadãos. 

O arquivo público é vasto e, por isso, pode ser considerado uma das fontes de informações mais
importantes. Afinal, a partir dele é possível beneficiar os gestores e nós cidadãos também.Este
possue com objectivos principal: transparência na divulgação da informação, preservação da
história e de documentos da população, facilitar o acesso aos arquivos para melhor gestão
pública  

 Arquivo Privado 
Diferente do que ocorre com o arquivo público, no arquivo privado são armazenados documentos
a partir da pessoa física e/ou jurídica (empresa). O arquivo privado é aquele encontrado nos
setores das empresas, onde constam informações do cliente e dados da própria empresa para
acesso.

O arquivo privado serve para preservar os documentos  da empresa como contas, planilhas,
processos e outros dados em geral. No local é possível encontrar também documentos dos
colaboradores para o melhor controle de gestão da empresa. O arquivo privado é de caráter
particular, logo, somente pessoas autorizadas têm acesso.  Os Objetivos do arquivo privado
são: preservação das informações da empresa e clientes , segurança no armazenamento dos
arquivos, guarda de documentos particular 

7. As responsabilidade que as comissoes de avaliação de documentos e das unidades de

gestão documental desempenha
Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos multidisciplinares, com a
responsabilidade de coordenar os processos de avaliação, selecção, listagem de documentos de

7
arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade das
actividades-fim, a serem apresentadas ao órgão competente para aprovação.

8. Funções das Comissões de Aavaliação do Documentos

São funções das comissões de avaliação de documentos na sua esfera de actuação:
a. Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;
b. coordenar a implementação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade dos
documentos nas instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade;
c. elaborar as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos
das actividades-fim;
d. coordenar a avaliação dos arquivos correntes e intermediários;
e. assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;
f. proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;
g. elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com os responsáveis
dos arquivos das instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade, respeitando o
disposto na tabela de temporalidade.

8.1. Sigla Usual do Sistema Nacional de Arquvis do Estado

A Sigla Usual do Sistema Nacional de Arquvis do Estado é: (SNAE).

8.2. Os objectivos do sistema nacional do arquivo do estado

São objectivos do SNAE:
1) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos
órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
2) organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e
arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de recuperação
de informações para fins administrativos e científicos;
3) assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de
funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo,
histórico e científico;

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 4) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e
demais leis que regem o acesso à informação;
5) integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;
6) articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na gestão do
património documental e arquivístico do Estado moçambicano;
7) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal
ou para a pesquisa científica.

9. Conceito de Plano de Classificação de Documentos de Arquivo

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), considera Plano de Classificação de Documentos de
Arquivo o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais
produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada
e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.

Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é considerado como uma Esquema de

distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo
por ela produzido. Expressão geralmente adoptada em arquivos correntes (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 132).

10. Conceito de classificador de informacões classificadas

10.1. Os detalhes da rotinas correspondentes as operacoes de arquivamente

São rotinas correspondentes às operações de arquivamento, exceto a opção:
a) Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto).
b) Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica crescente, sendo o
documento com data mais antiga em primeiro lugar e assim sucessivamente.
c) Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a
existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia.

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d) Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos,
com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas,
permaneçam soltos para facilitar o manuseio.
e) Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas
suspensas, gavetas e caixas.

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13. Conclusão
Concluindo percebeu-se claramente que os temas são suma importância, visto que Considera-se
gestão de documentos não somente como um conjunto de instrumentos práticos de intervenção
nos arquivos. O estabelecimento de procedimentos técnicos e de directrizes referentes ao
tratamento dos documentos colabora para atender às demandas sociais por informações eficazes.
Com isso, a gestão documental não visa tão somente atender as demandas do produtor do
documento, mais que isso, ela garante que os documentos de valor permanente sejam
preservados, colaborando decisivamente com a reconstituição do passado, tornando os
documentos acessíveis.

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14. Referencias Bibliográficas
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Associação de
Arquivistas de São Paulo / Arquivo do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 1)

BRASIL. São Paulo. Decreto 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o plano de
classificação e a tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de
São Paulo: atividades - meio e dá providências correlatas. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/48898.html. Acesso em: 20 jan. 2008.

GARCEZ, I.J.J., ROSARIO, Duala Pessoa do. Manual das atividades da Gerência de
Comunicação. Rio de Janeiro, 2010.

Governo do Estado do Rio de Janeiro. Manual de Gestão de Protocolo. Arquivo Público do

Estado do Rio de Janeiro, 2012.

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