Manual Formao - Arquivo Organizaao e Manutenao

MANUAL
Arquivo, organização
e
manutenção
Formação
(PORTALEGRE)
Elaborado pela Formadora: Salomé Mimoso 1

Índice
1. Apresentação e Conteúdos da Formação.........................................................4
2. Introdução......................................................................................................6
2.1 Apresentação do Tema..............................................................................6
2.2 Estrutura do Manual.................................................................................6
2.3 Metodologia Pedagógica...........................................................................6
2.4 Metedologia da avaliação.........................................................................7
3. Breve História doArquivo...............................................................................8
3.1 Origem dos Arquivos................................................................................8
3.2 Origem dos arquivos em Portugal.............................................................8
4. O “ Documento”............................................................................................10
4.1 Conceito..................................................................................................10
4.2 O documento na empresa.......................................................................10
4.3 Classificação dos documentos.................................................................11
4.4 Registo da entrada e saída de documento/ Análise produção ou utilização
de documentos.......................................................................................13
4.4.1 O trajecto documental.................................................................13
4.4.2 Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa.......................14
4.5 Tipologia da documentação.....................................................................15
4.6 Sistemas de Classificação.........................................................................17
4.6.1 Classificação por ordem alfabética...............................................18
4.6.2 Classificação por ordem numérica................................................21
4.6.3 Classificação por ordem alfa numérica.........................................22
4.6.4 Classificação por nome em ordem geográfica...............................22
4.6.5 Classificação por assuntos (Ideológico).........................................23
4.6.6 Classificação por ordem cronológica.............................................23
4.7 Sistemas Magnéticos, Óticos e Micrográficos..........................................24
5. Plano de Classificação...................................................................................25
5.1 Elaboração de um plano..........................................................................25
5.2 Vantagens associadas ao plano de classificação.......................................25
5.3 Metodologia de trabalho.........................................................................26
5.4 Sistemas de Classificação.........................................................................27
6. Arquivo e a Informação.................................................................................28
6.1 Conceito de arquivo................................................................................28
6.2 Funções do arquivo.................................................................................29
6.3 Classificação dos arquivos.......................................................................29
6.4 Tipos de arquivos....................................................................................29
6.4.1 Quanto à entrada de documentos................................................29
6.4.2 Quanto à forma de organização...................................................30
6.4.3 Quanto à frequência de consulta.................................................30
6.4.4 Quanto à posição dos documentos...............................................30
6.4.5 Quanto ao nível de informatização...............................................32
7. Ciclo de vida dos documentos.......................................................................33
7.1 O valor primário e secundário do documento de arquivo........................33
7.2 As diferentes fases da gestão de documentos.........................................34
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Elaborado pela Formadora: Salomé Mimoso
8. Unidades Arquivisticas..................................................................................36
9. Avaliação e Selecção de documentos............................................................38
10. Avaliação e selecção......................................................................................41
10.1 Elaboração da tabela de selecção.......................................................42
10.2 Procedimentos para a aplicação da tabela de selecção.......................43
10.2.1 Remessa de documentos..............................................................43
10.2.2 Eliminação de documentos..........................................................44
11. Tecnologias aplicadas aos arquivos...............................................................45
12. Os edifícios e a protecção dos documentos...................................................48
12.1 Preservação e conservação da documentação....................................48
13. Bibliografia....................................................................................................51
Ínice de Anexos
Anexo 1: Decreto de Lei 447/88 de 10 de Janeiro.....................................................53

Anexo 2: Decreto de Lei 16/93 de 23 de Janeiro.......................................................55
Anexo 3: Auto de Entrega........................................................................................57
Anexo 4: Guia de Remessa.......................................................................................60
Anexo 5: Auto de Eliminação...................................................................................62
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Capítulo 1
CURSO DE FORMAÇÃO: ARQUIVO, ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO
DOCUMENTO PASTAS DIGITALIZADOR ARQUIVOS DIGITAIS
Carga horária: 12 H
Enquadramento
Uma gestão eficiente da informação faz a diferença nas organizações, sendo um bem
precioso nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo devidamente estruturado
proporciona que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de
decisões. Além disso, os documentos arquivados guardam a memória das
organizações, permitindo fazer estudos retrospetivos.
As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos, havendo
uma necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.
Objetivos Gerais
Este curso pretende dotar os formandos dos conceitos para identificar e aplicar as
regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de
informação documental.
Objetos Específicos
No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:
 Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as

técnicas de tratamento de informação documental;
 Conhecer o vocábulo de arquivo;
 Descrever o ciclo de vida dos documentos;
 Identificar unidade de arquivo;
 Conseguir fazer o arquivo de documentos com várias naturezas;
 Reconhecer o arquivo como uma fonte de informação e um meio de prova;
 Conhecer as novas tecnologias utilizadas, atualmente no arquivo;
 Ter conhecimentos sobre o tipo de classificação.
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Conteúdos do curso:
 Conceito de Arquivo;
 Organização;
 Manutenção
Forma de Organização da Formação
Formação presencial
Duração: 12 Horas
Metodologias de Formação
 Expositiva;
 Interrogativa;
 Activa.
Critérios e Metodologias de Avaliação
Participação, interesse e motivação - 30%;
Domínio e aplicação de competências – 50 %;
Relacionamento interpessoal – 20%;
Recursos Pedagógicos
- Manual de apoio à aprendizagem;
- - Apresentações multimédia (PowerPoint).
Espaços e Equipamentos
- Sala;
-Computador do formador;
- Projector de vídeo.
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Capítulo 2
INTRODUÇÃO
2.1 Apresentação do Tema
Ao pensarmos em arquivos leva-nos a pensar na produção dos documentos bem como

na sua conservação.
Um arquivo é constituído por um conjunto de documentos, produzidos ou recebidos

por uma organização no decurso da sua atividade, seja qual for a sua data, forma ou
suporte material (papel ou outros), os quais devem ser tratados e conservados por
motivos de gestão e prova do exercício durante a sua existência, podendo ser
utilizados para procedimentos fiscais, jurídicos, investigação e memória da própria
instituição.
O serviço de arquivo deve apoiar e proceder à recolha, ao tratamento e à conservação,

nas melhores condições, dos documentos de arquivo no âmbito do Ciclo de vida dos
documentos, tais como “Arquivo Corrente, Arquivo Intermédio e Arquivo Definitivo”.
Deve garantir a fidedignidade, relevância, autenticidade e a recuperação de
informação em tempo útil dos documentos à sua guarda.
Um serviço de arquivo eficiente é fundamental ao bom funcionamento da organização

e, como tal, não deve ser relegado para uma função menor pois as suas valências são
consideradas infraestruturas da organização, abrangendo de uma forma transversal
todos os serviços sem exceção.
É neste contexto que surge o manual para o “Curso de Arquivo, Organização e

Manutenção”, destinado aos formandos, para que possam adquirir conhecimentos ao
nível dos conteúdos desenvolvidos e dar resposta a situações neste âmbito no mundo
do trabalho.
2.2 Estrutura do Manual
A estrutura do Manual divide-se em duas partes. A primeira está relacionada com o

“documento” e a segunda parte sobre o arquivo documental.
2.3 Metodologia Pedagógica
Os métodos pedagógicos a ser utilizados durante o período de formação são

predominantemente o método expositivo, uma vez que este possibilita ao formador
expor oralmente todos os conteúdos segundo a sua própria lógica, estruturando o
Raciocínio e o resultado que pretende obter. Com a utilização deste método,
pretendese promover a aquisição e organização de conceitos, divulgar a informação,
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assim como introduzir temas e despertar interesse num determinado assunto. Durante
este processo formativo, pretende-se também a utilização do método interrogativo
através de interrogações verbais (perguntas/resposta), no sentido de permitir ao
formador captar e dirigir da melhor forma a atenção dos formandos, despertar o
interesse do grupo, assim como estimular ou moderar a discussão, apelando inclusive
à crítica e à reflexão, de modo a conseguir verificar a compreensão dos conteúdos
expostos. Nesta formação, pretende-se igualmente a utilização do método ativo, onde
se pretende que o formando seja um agente ativo, voluntário e consciente da sua
própria formação. Este método pretende desenvolver atitudes e competências sociais
e relacionais, como por exemplo a realização de trabalhos de grupo ou situações de
liderança.
Quanto aos recursos pedagógicos utilizados serão o presente manual, textos de apoio
(revistas de opinião, exercícios práticos), e apresentações multimédia (Power Point).
2.4 Metodologia da Avaliação
Os critérios a utilizar na avaliação das aprendizagens dos formandos das ações de

formação que são desenvolvidas são:
 Participação, Interesse e Motivação que consiste na capacidade de envolvimento

e empenho na realização de tarefas. O formando demostra interesse e intervém a
propósito, colaborando na dinamização da atividade formativa com uma
ponderação de 30 %;
 Domínio e aplicação de competência compreende a capacidade de o formando

procurarem soluções e de resoluções de problemas de forma autónoma, através
da utilização das competências adquiridas ao longo da formação e da sua
aplicação a novas situações com uma ponderação de 50 % (teste escrito);
 Relacionamento interpessoal consiste em comunicar com os colegas, formadores

e outros, demonstrando tolerância e espirito de equipa. Capacidade de
estabelecer boas relações, com ajustamento a novas situações ou tarefas, criando
um bom clima de relações interpessoais com uma ponderação de 20 %;
Quanto as metodologias irão ser aplicadas:
 Avaliação Diagnostica – aplicação oralmente;
 Aplicação Sumativa – aplicação de teste final;
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Capítulo 3
Breve Historia do Arquivo
Etimologicamente, o vocábulo”arquivo”provém do grego “archeion” que seria

composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu
origem em latim “archivum”.
Arquivo, significa, portanto a arrumação de coisas antigas.
3.1 Origem dos Arquivos
Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na civilização grega.

Nos séculos IV e V e a.C. os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe de
Deus, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficiais.
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa,
peças de esquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados
através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em
arquivos, mas em instituições específicas (museus).
3.2 Origem dos Arquivos em Portugal
Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma:
 Monarquia: carteiras ou cartórios – locais onde se guardam as cartas, títulos,

escritas, e outros documentos do reino, posteriormente os arquivos passaram
pelo nome de TOMBOS.
 O arquivo Real português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre
do Tombo por ter sido instalado na torre nas muralhas do forte.
Imagem do arquivo nacional “Torre do Tombo” – site www.wikipedia.pt
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Arquivo de Portalegre
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Capítulo 4
O “DOCUMENTO”
4.1 Conceito
O documento é toda a informação registada em um suporte material, servindo para

ser consultado, estudo, prova e pesquisa, pois eles comprovam fatos, fenómenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Todo o documento é uma fonte de informação como por exemplo, o livro, a ata, a
fatura, o cheque, o jornal, a fotografia, o selo, o filme e até a medalha.
No procedimento administrativo na formação dos documentos são verificadas cinco

etapas básicas:
 A Iniciação verifica-se aquando a abertura do expediente, por documento

(oficio) ou a pedido de uma pessoa interessada;
 A Instrução consiste em por em prática todos os atos destinados a recolher

a documentação e que formalizar todos os passos para que seja obtida
informação e a participação aos interessados.
 A Finalização verifica-se com a resolução que pode ser positiva ou negativa.

Em alguns casos verifica-se a caducidade, ou à desistência;
 A Execução dá-se quando se aplica a resolução;
 A Revisão verifica-se quando se encontrarem erros na resolução ou na

execução permitindo o início do processo que pode ser feito por ofício ou a
pedido do interessado;
4.2 O documento na Empresa
O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,

podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação
ou ocorrência:
 A empresa apresenta os fatos relativos à sua actividade através de documentos;

 Os documentos constituem a memória da empresa;
 O Documento é escrito e utilizado o suporte de Papel, registo em CD, pen,
microfilme e a registo em disquete, etc.
 Na informação contém o conteúdo, estrutura e contexto.
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 A sua conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).
Documento em papel Preenchimento de documento CD
O documento de arquivo tem uma evolução periódica, constituída por toda a

documentação recebida, enquanto a Instituição estiverem em plena atividade.
Um documento de arquivo não é fruto da vontade de uma instituição ou serviço, ele é

fruto sim das funções atribuídas a determinada instituição ou serviço, como prova de
concorrer para a resolução dos assuntos decorrentes dessas funções.
Um documento de Arquivo é um “documento produzido a fim de provar e/ou informar

um procedimento administrativo ou judicial” É a mais pequena unidade arquivística,
indivisível do ponto de vista funcional e que pode ser constituído por um ou vários
documentos. Ele resulta das actividades de uma instituição ou de uma pessoa singular
não fazendo sentido fora do contexto em que está inserido e em que foi produzido.
Os documentos nascem ou recebem-se nos serviços de cada instituição, formando o

seu arquivo, após um certo período uns são conservados permanentemente outros
eliminados.
4.3 CLASSIFICAÇAO DOS DOCUMENTOS
 Quanto à classificação
Podemos designar por:
 Documentos de transmissão, são os documentos que contêm uma informação

a transmitir, como exemplo: Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, …
 Documentos de posição (informação a conservar), como exemplo: Fichas de
clientes e fornecedores, contas correntes, documentos de registos
contabilísticos…
 Quanto à procedência (origem)
Quanto à procedência, os documentos podem ser divididos em:
 Públicos: são emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de

autoridade pública. Por exemplo, a elaboração de uma escritura de compra e
venda emitida por um notário.
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 Privados: são emitidos por um particular (pessoa-fisica -empresa/particular), ou
por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência).
 Quanto ao valor
Os documentos consoante o motivo que são criados é atribuído um valor primário ou

secundário.
Assim temos com a designação de valor Primário o valor atribuído aos documentos em
função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a
sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
 Administrativo - Valor que um documento possui para a administração

produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus
atos presentes ou futuros. (regulamentos, ordens, pedidos, informações sobre
pessoal, entre outros)
 Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de
operações financeiras ou fiscais. (são documentos relacionados com trâmites
financeiros como documentos justificativos de despesa, entre outros.)
 Legal - Valor processual um documento possui perante a lei para comprovar
um fato ou constituir um direito. (contratos, reclamações, títulos, provas de
acções em casos particulares, certificado legais, etc.)
 Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor
histórico.
 Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite
servir de prova legal.
 Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que
possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.
Alguns documentos adquirem o valor secundário pelo interesse que o seu conteúdo
tem, que num futuro servirá de investigação do passado. Estes documentos passam a
ser conservados em arquivos historicos que o público pode usar e fazem parte do
nosso patrimonio.
Assim temos o valor secundário como:
 Valor testemunhal – Este valor prova o desenvolvimento administrativo da

organização, bem como estrutura organica, legislação a que a empresa está
abrangida, organogramas, diretivas da mesma.
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 Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nelas
contidas, independente de seu valor probatório. (sobre pessoas (censos,
estatísticas); objectos (documentos sobre edifícios, equipamentos, registo de
patentes, etc.); lugares (informação cartográfica, mapas, cartas, fotografias
aéreas, etc.); fenómenos (eleições, catástrofes, etc.); problemas e condições na
forma de tratamento de um organismo público (livros de reclamações); entre
outros. Devem ser conservados uma vez que a informação contém a função
para a qual foram criados
 Quanto à natureza do assunto
 Ostensivos: Não há necessidade de ter acesso restrito, pois a sua natureza de

assunto não prejudica a administração;
 Sigilosos: São aqueles que, por seu conteúdo, devem ter o acesso restrito.
 Quanto ao género
 Textuais: Documentos impressos e manuscritos

 Cartográficos: Documentos com representações geográficas.
 Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).
 Filmo gráficos: documento audiovisual.
 Sonoros: Documentos que contenham registos fonográficos.
 Micro gráficos: Microfilme.
 Informáticos: HD; diskete, CD
4.4 Registo de Entrada e Saída de Documentos

Análise produção/utilização de documentos
Após termos abordado a forma como são concebidos os documentos de arquivo,

vamos agora ver o caminho que o documento percorre dentro de uma Instituição, ou
seja o registo e saída de documentos
4.4.1. O trajeto documental
O circuito documental resulta do processo escrito ou oral, que dão entrada na

organização, bem como os documentos a nível interno. O trajeto documental deve ser
planeado e exige um conhecimento pleno da organização, com o objetivo de
racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização, só assim
existe uma maior facilidade e rapidez na identificação do documento.
Este circuito abrange as fases:

1º - Receção do documento e verificação do destinatário;
2º - Registo do documento e verificação do destinatário;
3º - Registo do documento e carimbo com o número de entrada do mesmo;
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4º - Verificar se existe documentos relacionados ou identificar como um
assunto novo;
5º - Classificação do documento;
6º - Tomar a decisão adequada e elaborar a resposta
7º - Arquivo
4.4.2 Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa
Quanto os documentos entram no circuito documental e para a sua identificação e

psíquica é fundamental a existência de formas de pesquisa que deverão estar de
acordo e sintonia com a classificação, de forma a permitir pesquisas diferenciadas e
complementares umas das outras.
Em arquivo corrente existem cinco tipos de instrumento cuja principal finalidade

consiste em encontrar os documentos:
 Registo de entrada de documentos – nesta fase regista-se toda a

documentação que entra na organização;
 Registo de saída de documentos - consiste num registo de toda a

correspondência saída;
 Registo de documentos internos – Todos os documentos elaborados

internamente deverão ser registados, (Documentos internos temos
informação, memorandos, fax, relatórios, entre outros;
 Registo de processos – Nesta fase procede-se à anotação
 Registo de processos - consiste na anotação constante de todas a unidades

arquivísticas existentes tendo como objetivo a localização imediata do arquivo;
 Registo da circulação interna dos processos – Regista-se a circulação dos

processos pelos vários serviços, para que em qualquer momento se necessário
este processo se identifique onde o mesmo se encontra.
Nos dois primeiros pontos no que respeita aos registos dos documentos entrados e
saídos – ainda podemos utilizar o fotocopiador, fotocopiando toda a documentação de
entrada e saída. A seguir é carimbada e numerada sequencialmente e é depois
arquivada nas pastas seguindo a ordem numérica e coloca-se o número do processo
em que o documento foi arquivado.
Existem vantagens e desvantagens em que consistem:
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Uma das vantagens é permitir a obtenção de uma cópia de um
ofício/documentos extraviado.
 As desvantagens podemos mencionar o facto de:
 Ocupar um grande volume de espaço;
 Só reproduzirem a primeira folha dos documentos, uma vez que só

fotocopiamos a primeira folha, referindo que esse documento continha anexos;
 Apresentar pesquisas limitadas, uma vez que só permitir encontrar o

documento se tivermos conhecimento o seu número de entrada/saída ou data
aproximada;
 Não permitem encontrar os documentos pelo nome da instituição ou pessoa

que escreveu a carta.
Tenta-se minimizar esta demarcação do copiador através de:
Registar numa ficha em que conste os dados do próprio documento (oficio/carta) em

que conste os dados dos mesmos: entidade (remetente/destinatário); número (de
entrada/saída); data (entrada/saída) e código de processo. As fichas devem ser
colocadas ordem alfabética de entidade remetente ou destinatária.
O registo dos documentos entrados, feito em livro ou em fichas deve apresentar os

seguintes campos:
 Número sequencial de entrada,

 Data de entrada;
 Remetente;
 Assunto;
 Referências datam de expedição

1. Número de expedição
2. Código de processo (no organismo remetente)
3. Código do processo (no organismo do receptor)
4. Observações
4.5. TIPOLOGIA DA DOCUMENTAÇÃO
Um documento é um conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomáticas e

jurídicas, que caracterizam um documento, de acordo com as funções a que se
destina, que se designa por “Normas de Produção”.
Finalidade dos documentos é servir de prova pondo em evidência um direito ou uma

obrigação.
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O Documento tem uma finalidade, um destinatário, elementos constituintes e formato
de apresentação, segundo estes elementos, definimos a tipologia dos documentos,
temos como exemplo:
Informação: É o documento que consiste numa emissão de opinião ou transmissão de

conhecimentos sobre matéria da respectiva competência, implicando, ou não
investigação.
Comunicação Interna, Informação Interna: É o documento destinado a transmitir ou a

solicitar informação entre sub – unidades orgânicas pertencentes à mesma área
funcional ou áreas funcionais diferentes, do mesmo organismo.
Outros tipos de documentos: Requerimento, convocatória, carta, denúncia, requisição,

reclamação, oficio/circular, nota de serviço, informação….
Demonstração do tipo de documento relacionado com o tipo de comunicação:
Tipo de
Tipologia Emissor Destinatário
Comunicação
Entidade
Entidades exteriores Horizontal/exterior da
máxima do
Oficio/circular públicas ou privadas Instituição
organismo
Comunicação
Outras Unidades Horizontal (interior da
Interna/ Chefias
Orgânicas instituição)
Nota de Serviço
Unidades Orgânicas
Despacho Ordem
Chefias Hierarquicamente Vertical Descendente
de Serviço
dependentes
Informação/ Chefias e
Superior Hierárquico Vertical Ascendente
Parecer técnicos
Elaborado por: Salomé Mimoso
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Para que os documentos tenham validade existem “Os Sinais de Validação”, que se
descreve abaixo:
Carimbo Sobre a assinatura/carimbo
Selo Branco Assinatura digital
Nas novas tecnologias desde que o documento seja emitido por computador, deve
mencionar que foi emitido e não carece de assinatura, ou então assinatura digital.
“OS DOCUMENTOS SÃO UMA FORAM DE PRESERVAR A MEMÓRIA”
4.6 SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO (arquivo de documentos)
Entende-se por classificação o processo pelo qual se torna possível dispor de uma
forma ordenada, um determinado conjunto de elementos de forma a facilitar a sua
identificação, localização e consulta, sendo assim é um método que permite ordenar
de acordo com as suas semelhanças, agrupando o que é idêntico e separando o que é
diferente.
Os principais Sistemas ou Tipos de Classificação utilizados:
 Classificação Alfabética;
 Classificação Numérica;
 Classificação Alfa-numérico,
 Classificação Geográfica,
 Classificação Cronológica
 Classificação por assunto
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4.6.1 Classificação por ordem Alfabética
A classificação por ordem alfabética é o sistema de classificação mais utilizado e o

mais antigo de todos. Aparentemente é um sistema simples de aplicar, no entanto
essa simplicidade é aparente. Se o volume da documentação for elevado aí surge a
dificuldade, com o problema dos homónimos.
No sistema de classificação alfabética, os grupos são ordenados pelas letras do
alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se
segundo a ordem alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar sempre que
necessário.
Existem regras para que a classificação siga sempre o mesmo critério.
Para se proceder a um arquivo o material (documentação) é organizado com base

em:
Nome da pessoa, empresa ou Instituição, cujo documento é registado e depois
ordenado em sequência alfabética.
É um método de acesso direto:

Ex: João Barbosa; Pedro Alvares Cabral.
Barbosa, João
Cabral, Pedro Alvares
Vantagens:
 Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma

das mais tradicionais;
 Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem
subclasses e o único elemento para a classificação é o nome da
Empresa, instituição ou nome individual;
 Elasticidade (conseguimos inserir novos nomes no lugar exato.
 Possibilidade de encontrar facilmente;
 Baixo custo.
Desvantagens:
 Os Critérios de ordenação do material não são claros (é fácil surgirem

dúvidas, cometer-se erros, e que aqueles que classificam efectuam a
procura não sigam os mesmo critérios);
 Existindo muito material para classificar deve ser feito por pessoas
práticas neste tipo de trabalho;
 Quanto maior for a quantidade de documentos, mais frequente os
casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).
Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único

sistema para a ordenação do material quando:
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 As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas;
 O material não é muito.
Regras de classificação por ordem alfabética:
Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir
certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeira
o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Van,
etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, EriK
Von Blun, Eduardo
3- Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo,ligados ou não por fífen,

não são separados.
Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor
4 – Os nomes como Santo, Santa, ou São seguem a regra anterior, considera-se o

apelido inteiro seguindo a ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, nãosão

considerados na ordenação alfabética.
Ex: Freitas Júnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques
6- Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem

de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre

parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
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8 – Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao
da família do pai:
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, José
9 – Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em

que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
10 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.
Ex: Sant´Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se “Santana”
11 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam

Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Lda.
12 – As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa,

devem ser consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Lda.
13 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras,
devem ser alfabetos como se o conjunto de letras que os formam fosse uma
palavra.
Ex: ANJE CDU
14 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por
extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adotar pela forma de entrada
que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
15 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma

empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
16- As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa
seguindo das regiões em que se encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
17 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se

apresentam
Ex: Banco de Portugal
Universidade de Algarve
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18 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser
precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
19 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser
considerados como se estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmãos
Insecticida mata Setembro.
Quando falamos em arquivo alfabético desconhecemos o facto de que há dois

critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que
ambos estão corretos.
4.6.2. Classificação por ordem numérica
Ficheiro por ordem numérica
A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números inteiros para ordenar
os elementos de um conjunto de documentos.
Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para
a classificação é um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente
ou decrescente.
Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um
índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi
arquivada.
Resumindo: é um método de acesso indirecto que se baseia em atribuir códigos
numéricos aos documentos.
Vantagens:
 Permite a classificação de um modo indefinido;

 Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção imediata da falta de um
processo;
 Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler
números do que letras;
 As operações de arquivo são mais rápidas.
21
Desvantagens:
 Torna-se quase impossível detetar um documento quando por lapso se lançar

um número errado de processo.
4.6.3. Classificação por ordem alfa numérica
Constituindo grupos primários de ordem alfabética e grupos secundários de ordem

numérica (combinação de números e letras).
Este sistema dá relativa segurança na ordenação, no entanto, tem como
inconveniente a necessidade de criar um índice alfabético e ser de consulta
demorada.
Ex: O nº 1 Corresponde à classe compreendida entre Aa-Al
Ex: O Nº 6 corresponde à classe Cm-Cz

…….
Assim o nome Costa, José Gonçalves
4.6.4. Classificação por nome em ordem geográfica
Mapa de Portugal
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do

local ou proveniência da informação, utilizados para organização de arquivo por
pesquisas geográfica.
Ex: Vários países - nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se
houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-
las alfabeticamente no arquivo após a capital.
Portugal
Lisboa
Maia Carraço, Alcides
Elvas
Del Vale, Luís
22
BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm
correspondência com várias filiais ou agencias em várias zonas e ainda para empresas de
transporte de cargas e mercadorias.
4.6.5. Classificação por assuntos (Ideológico)
A classificação ideológica, baseia-se fundamentalmente na divisão de assunto, ideias,

conceitos, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de
conhecimento, ordenados segundo um conceito chave de agrupamento, colocando-se a
seguir, de forma alfabética.
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento

prévio além de requisitos como:
 Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que

representam as atividades da mesma;
 Análise minuciosa e interpretação da documentação.
É o método que indexa o documento por assunto (problema interpretação).
4.6.6. Classificação por ordem Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado

número de documentos com as divisões do tempo.
O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo,

receção, etc. de baixo para cima.
Vantagens:
 Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
 Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de
material novo;
 Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em
que foi colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este
sistema deve ser adotado quando:
 O material a classificar é limitado;
 Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação.
A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar
documentos de carácter financeiro.
23
Ex: determinada fatura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitia inserir a cópia
na data de pagamento da fatura e assim controla-se se o pagamento foi efetuado ou
não.
1. Os meses do ano
2. Quinzenais
3. Séries de 10 dias
4. Semanas
Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente.
4.7 SISTEMAS MAGNÉTICOS, ÓTICOS E MICROGRÁFICOS
Sistema de ficheiros ou sistemas de arquivos (também conhecido por gestão de

ficheiros) é a forma de organização de dados em algum meio de armazenamento de
dados em massa.
Como é atualmente feita a gestão de ficheiros?
 Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos.
Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema

operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.
24
Capítulo 5
Plano de classificação
Classificação é a chave da organização de um arquivo, uma vez que permite a
identificação, localização e consulta de documentos arquivados.
Plano de classificação representa estruturadamente a organização da documentação
tornando evidentes as componentes orgânico-funcionais do sistema.
Cada arquivo tem que criar a sua própria classificação à medida das suas necessidades
orgânico-funcionais
5.1. Elaboração de um plano
 Fazer um estudo preliminar da Instituição

Elaboração de um Plano  A determinação do objectivo a atingir com
a classificação;
 O conhecimento da documentação que vai
ser alvo da classificação;
Estudo detalhado do  Deve ser simples, não permitir
hesitações/Indecisões;
Organograma  Deve ser económico e não permitir perdas
de tempo no seu manuseamento;
 Deve permitir estrada/saída simples de
qualquer documento;
Definições das funções meias e  Deve permitir entrada/saída simples de
fins qualquer documento;
 Deve ter em conta as particularidades de
cada serviço;
 Deverá ter em conta a evolução futura;
 Deve ser uniforme;
 Ser revisto e promova actualização se
necessário.
5.2 Vantagens associadas ao plano de classificação

Sistematização de um método de organização do
arquivo;
Diminuição dos riscos de erro na classificação;
Simplificação dos riscos de erro na classificação
VANTAGENS Maior proteção dos documentos fundamentais;
Aumento de taxa na recuperação da informação;
Maior proteção da informação confidencial;
Otimização de recursos;
Aumento da estabilidade, continuidade/eficácia
administrativa da instituição;
Diminuição dos custos de tratamento documental.
25
5.3 Metodologia de trabalho
 Reconhecimento de necessidade;
 Definir o Universo a que se destina o plano
 Analisar o contexto da produção documental
METODOLOGIA DE  Efetuar levantamento e análise documental
TRABALHO
 Definir grelha de classificação;
 Sujeitar a aprovação e grelha de classificação;
FASES DOPROCESSO  Preparar o plano de classificação;
 Testar o plano de classificação;
 Introduzir as alterações necessárias;
 Validar o plano de classificação;
 Implementar novo sistema de classificação;
É no Arquivo corrente que se devem classificar os documentos, uma vez que permite
otimizar o funcionamento do arquivo, acelerar o procedimento, aproveitar o espaço
físico e permitir uma gestão integrada de arquivo, minimizando os mínimos de
duplicação de informação.
Para elaborar um plano
Torna-se necessário:
1. Fazer um estudo preliminar da instituição por meio do levantamento orgânico-
funcionais, normas e legislação aplicável;
2. Definir as competências e funções dos serviços
3. Definir e determinar as funções MEIO e as funções FIM;
4. Fazer um levantamento da tipologia documental.
O que significa funções M E I O?
São aquelas que são inerentes a todos os serviços. São obrigatórias ao

funcionamento de qualquer instituição;
O que significa funções F I M?
São as que são específicas de cada “Instituições”.
26
5.4 Sistemas de Classificação
Existem os SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO que têm como base a estrutura orgânica

e as funções dos serviços.
Sistema Orgânico
Sistemas de classificação Sistema Funcional
Sistema Orgânico-Funcional
O Sistema Orgânico tem por base a estrutura orgânica da Instituição, respeitando a

hierarquia administrativa que se representa num organograma.
As séries documentais agrupam-se consoante os departamentos, direção de

serviços, divisões administrativas e secções a que pertençam.
O inconveniente deste sistema de classificação orgânica reside na extinção ou

mudança de serviços, que alterem o organograma. Ao haver alterações, terá de se
fazer uma reestruturação imediata do Plano de Classificação.
O Sistema funcional tem por base as funções dos serviços inerentes aos fins de
instituição e às ações administrativas que daí decorrem.
O Sistema de Classificação Orgânico-Funcional (ou misto) resulta da combinação

dos sistemas anteriores, apresentando-se assim o mais completo e robusto.
Podemos concluir que a aplicação de um sistema de classificação adequada ajuda,

na avaliação da produção documental da Instituição, e contribui para uma
eficiente, clara e forma de arquivo mais fácil e organizado.
Exemplo de um plano de classificação:
01. GESTÃO GERAL

01.1– APOIO ADMINISTRATIVO
01.1.1 CONTABILIDADE
01.1.2 PATRIMÓNIO
01.2 – PLANEAMENTO
01.3 – GESTÃO DE PROJETOS
01.4 – OUTROS SERVIÇO
02. SERVIÇOS TECNICOS

02.1 – ENGENHARIA
02.2 - MANUTENÇÃO
27
Capítulo 6
ARQUIVO E A INFORMAÇÃO
Para um bom funcionamento de uma empresa existe a necessidade de recolher

ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informação,
mantendo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus
diversos sectores.
Essa recolha, organização e manutenção são asseguradas pelo ARQUIVO
(Arquivo Torre do Tombo)
6.1 Conceito de Arquivo
 Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, o seu suporte material,
a sua forma, elaborados ou recebidos por um organismo privado ou público,
tendo como base a função da sua actividade e conservado para efeitos
administrativos, que podem ser meramente administrativo, de investigação ou
históricos.
 Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente
classificados e ordenados;
 Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em
guardar, receber, classificar, organizar, conservar os documentos. Sendo assim
28
 o ARQUIVO funciona como a memória organizada da instituição que serve em
qualquer momento.
 A função principal do arquivo é a ordenação de documentos para uma maior
facilidade na procura, tendo como suporte principal o carácter documental.
.
6.2 Funções do Arquivo
 Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação

dos documentos;
 Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos

serviços, à medida que a documentação se vai desatualizando;
 Conservação da documentação: não só mediante a utilização de

equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também
proporcionando condições ambientais ideias de forma a não se danificarem
os suportes (sob a ação da humanidade, calor, frio, incêndio, dos raios
solares, saturação do ar e propagação de pragas).
6.3 Classificação dos arquivos
Classificação dos arquivos quanto:
 À entrada de documentos;
 À forma de organização;
 À frequência da consulta;
 À posição dos documentos;
 Ao grau de informação (informatização)
6.4 Tipos de arquivo
6.4.1 Quanto à entrada de documentos
Consideramos o arquivo em dois tipos em relação à entrada de documentos:
Arquivo aberto – É o arquivo que está permanentemente a receber

informação/documentação.
Arquivo fechado – cessa as suas atividade, não recebendo mais documentação.

Exemplo: Oliveira Salazar, Magistério Primário
29
6.4.2 Quanto à forma de organização
 Centralizados – nas médias e pequenas empresas, o arquivo é centralizado

num único setor, que é comum a todos os departamentos.
 Descentralizados – Nas grandes empresas, cada secção/departamento, tem

um arquivo próprio, no entanto poderá existir duplicados ou acesso aos
registos informáticos por parte da Administração/gestão.
 Mistos – combinação dos dois sistemas
6.4.3 Quanto à frequência de consulta
 ATIVO – São constituídos por documentos recentes e de consulta frequente

Exemplo – O processo de um funcionário ao serviço da organização.
 SEMI-ATIVO – Dizem respeito aos documentos com baixo índice de

consulta ou consulta periódica.
 INATIVO – Como arquivo morto ou arquivo definitivo, contêm

documentação que por razões de ordem jurídica, histórica e fiscal devem
ser conservados, sendo a sua consulta feita em casos especiais.
Localização dos arquivos consoante o tipo:
É um aspecto importante é o da localização e espaço, os arquivos activos

geralmente situam-se nos mesmos locais onde os documentos são utilizados.
Os arquivos semi-activos e inactivos devem ser instalados fora da área de trabalho,
uma vez que não são necessárias as consultas constantes.
6.4.4 Quanto à posição dos documentos
 Horizontais;
 Verticais;
 Suspensos;
 Rotativos;
30
Esquema do Sistema de Arquivo, quanto à posição dos Documentos
Convencional
Manual
Suspenso
- Vertical
Automático
- Horizontal
Manual
- Rotativo
Automático
Sistema Vertical é aquele que, como o próprio nome indica, os documentos são
arquivados uns em cima de outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita
e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos).
Exemplo de equipamento:
(Estante) (Ficheiro c/gavetas) (Estantes metálicas)
Sistema Horizontal é constituído geralmente, por armários ou estantes com divisões,

onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar não é
muito utilizada para arquivo administrativos, sobretudo dossiers, processos e pastas,
porque dificulta a leitura das lombadas.
É utilizado sobretudo para arquivo de mapas e material cartográfico de grandes

dimensões ou em arquivos semi-ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso
(Armario/ficheiro c/gavetas)
31
Sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos
se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos
utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar.
Este sistema é utilizado em serviços com exigências consultivas de rapidez e avultado
número de documentação.
Existem sistemas rotativos automáticos com motor incorporado e equipados com
dispositivos de selecção, que permitem o acesso mais rápido a documentação a
consultar.
Os sistemas rotativos automáticos têm como principais desvantagens, o facto de exigir
pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espaço, serem
caros e com custos de elevados de manutenção
(Ficheiros rotativos)
Suspensos são documentos colocados em bolsas ou pastas de papel Kraft, suspensos

pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura de metal.
6.4.5 QUANTO AO NÍVEL DE INFORMATIZAÇÃO
 Não informatizados ou tradicionais- documentos em papel

 Parcial ou totalmente informatizados.
A informação chega às Instituições, Empresas de vaias

formas, como por exemplo e-mail, correio, fax, mensagens
áudio, ….
Verifica-se que se faz o arquivo tradicional dos documentos

em papel e arquivo eletrónico da mesma documentação.
Compete às empresas encontrar a melhor solução para esta
situação.
Equipamento de arquivo dentro das novas tecnologias.
www.cartaoacon.com.brimagem/computador.jpg Computador
(microfilme)
32
Capítulo 7
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

A “idade” dos documentos
Quando falamos no documento de arquivo, além do valor falamos também na idade
dos documentos. Assim, consoante a sua idade se define o tipo de arquivo e o local
onde os documentos devem estar na organização para sua consulta.
7.1. O valor Primário e Secundário do documento de Arquivo
O arquivista tradicional defendia que a documentação de arquivo devia passar

directamente do arquivo administrativo para o arquivo definitivo/histórico, no entanto
foi criada nos Estados Unidos o “princípio das três idades”, que compara os
documentos de arquivo aos seres humanos porque nascem, crescem, reproduzem-se e
contrariamente aos seres humanos podem não morrer.
Surge uma nova teoria em que defendia que a documentação poderia cumprir um
ciclo de vida traduzido em idades ou fases que se designa por:
 Corrente ou ativa; intermédia ou semi-activa e definitiva ou inactiva
Daí temos:
Arquivo administrativo Arquivo definitivo
Explosão documental Incorporações sucessivas
Situação de ruptura
Em termos de espaço
Criação de Arquivo Intermédio TEORIA DAS

3 IDADES
Este exemplo explica em como o arquivo intermédio é importante e ai fica a

documentação “secundária” que aguarda o prazo, para passar para arquivo definitivo
/inativo, histórico ou inutilizado.
No Arquivo Corrente os documentos são indispensáveis para a manutenção dos

serviços diários de uma administração, devendo permanecer junto do utilizador.
Nesta situação os documentos são designados por documentos ativos, uma vez a sua
principal característica é serem essenciais ao funcionamento do dia-a-dia.
Após terminarem o seu período de atividade, os documentos tornam-se semi-ativos,
33
ou até podem mesmo passar a um período de inatividade.
No Arquivo Intermédio os documentos não são necessários para assegurar as

actividades do quotidiano dos serviços e aguardam o destino final, conservam-se para
sempre ou são destruídos.
Temos ainda o Arquivo definitivo consideramos que a informação não deve

desaparecer, mas conservado permanentemente
Neste arquivo o documento tem um valor primário nulo; usado por investigadores,
consulta diminuta e não tem necessidade de estar junto da administração.
O princípio das três idades baseia-se na atribuição de um duplo valor que os

documentos de arquivo têm ou podem vir a adquirir, a saber:
O valor primário – qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e
administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razões para os quais o
documento foi criado;
O valor secundário – qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas.
Estas qualidades residem essencialmente no testemunho que o documento fornece.
7.2 As diferentes fases da gestão dos documentos
Por uma questão de lógica explicativa optámos por, no item anterior, fazermos uma
referência conjunta entre a idade dos documentos e as fases da gestão de documentos
que lhes dizem respeito. Temos, assim como diferentes fases da gestão dos
documentos:
Fase ativa, corresponde o Arquivo Corrente e com um Valor Primário
Fase Semi-Ativa corresponde o Arquivo Intermédio com um Valor

Primário/Secundário
Fase Inativa corresponde ao Arquivo Definitivo com um Valor Secundário
Tipo de Arquivos:
Processos Arquivo Arquivo Arquivo

Corrente Intermédio Definitivo
Estatuto actuais da Instituição X
Processo individual de um X
funcionário ao serviço
……
……
.…..
……
……
34
Processos de acordo com o valor dos documentos
Processos Valor Valor

Primário Secundário
Estatuto actuais da Instituição X
Processo individual de um X
funcionário ao serviço
Mapas de férias ano 2005 X
35
Capítulo 8
Unidades arquivísticas
Unidade Arquivística é um documento simples ou conjunto de documentos de um
mesmo arquivo e resultam da organização dada ao arquivo pela entidade produtora.
Unidades arquivísticas compreendem Fundo, seção, série, sub-séries, processo,
coleção, dossiers.
FUNDO – É o conjunto orgânico de documento de arquivo produzido ou recebidos por

um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla Unidade arquivista.
SEÇÃO – É a unidade arquivista constituída pela primeira subdivisão de um arquivo

determinada pela ordem original ou na sua ausência por critérios orgânico-funcionais.
SÉRIE – Unidade arquivista constituída por um conjunto de documentos simples ou

compostos, a que, originalmente foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com o
sistema de informação.
SUB-SÉRIE – Parte de uma série que se destaca e individualiza por razões de

funcionalidade.
PROCESSOS – É a unidade arquivista constituída pelo conjunto dos documentos

referentes qualquer ação administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria,
normalmente regulamentada.
COLEÇÃO – É a unidade arquivista constituída por um conjunto de documentos,

organizados para servir de modelo ou referência.
DOSSIER – Unidade arquivista constituída por um conjunto de documentos reunidos

com o fim de informar sobre uma decisão
36
Ex: Níveis Arquivísticos
FUNDO
SEÇÃO
SÉRIE
PROCESSOS
(Elaborado por: Salomé Mimoso)
37
CAPÍTULO 9
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação é o processo de análise e seleção de documentos que estabelece os prazos

para a guarda dos documentos nos tipos de Arquivo “Arquivo Corrente”; Arquivo
Intermédio” e “o seu destino final”, ou seja passar ao “Arquivo Permanente” ou
simplesmente serem eliminados.
Nenhum documento deve ser conservado para além do tempo necessário para dar
cumprimento das actividades que o emitiu, assim a racionalização do ciclo documental
será alcançada com os seguintes objetivos:
 Reduzir o essencial da documentação;

 Aumentar o índice de recuperação da informação;
 Garantir condições dos documentos para os de arquivo permanente;
 Ampliar o espaço físico do arquivo;
 Garantir a constituição do património arquivista governamental.
Para se proceder ao processo de avaliação e seleção, baseamo-nos nos critérios de

avaliação de documentos:
 Critérios gerais para atribuição do valor primário,

 Critérios específicos para atribuição do valor secundário em situação de
duplicação do conteúdo informativo;
 Critérios de aplicações excepcionais – critério da importância.
Como se tem conhecimento existe a Fase ATIVA e a Fase INATIVA, a que corresponde
o Valor Primário e o Valor Secundário do documento. São estes dois fatores ou melhor
grandes grupos de valores que têm interesse para a atribuição dos critérios de
avaliação e seleção.
 Na fase ativa – Os documentos que se encontram no primeiro grupo são os que

têm interesse para fins administrativos, legais e fiscais.
 Na fase inativa são os documentos que se enquadram no segundo grupo, os
que têm interesse de ordem cultural ou informativa.
Critérios para atribuição do valor primário
De acordo com a DGARQ os critérios de avaliação respeitantes à identificação do Valor

Primário dos documentos (relativo ao cumprimento de funções de prova
administrativa, legal ou financeira), conducente à determinação dos prazos de
conservação em fase ativa e semi-ativa, serão estabelecidos pelo organismo produtor.
38
Resumindo: Segundo a DGARQ o Valor Primário respeitante à determinação dos
prazos de conservação é a própria instituição que estabelece, segundo os documentos
que elabora.
Critérios para atribuição do valor secundário
Os critérios de avaliação respeitantes à identificação do valor secundário (relativo ao

cumprimento de funções informativas e/ou de testemunho patrimonial) conducente à
determinação do destino final, são estabelecidas pelo órgão de gestão nacional dos
arquivos – DGARQ.
Critérios gerais para a conservação permanente:
a) Séries que contenham documentos relativos à criação e constituição,

organização e regulamentação do organismo produtor bem como à sua extinção.
Exemplos: Leis, Decretos-lei, portaria, resoluções, Estatutos, Regulamentos e
Organogramas;
b) Integrem documentos que permitam conhecer o processo de elaboração de leis

e regulamentos.
Exemplos: Projectos de leis e de regulamentos;
c) Séries que reflitam o funcionamento do organismo, bem como a evolução das

suas politicas e estratégias.
Exemplos: Atas, planos, relatórios de actividades, documentos sobre delegação
de autoridade e acordos, convénios e protocolos;
d) Retratem as funções específicas do organismo.

Exemplos: Projectos, pesquisas, relatórios técnicos e manuais;
e) Séries que retratem sumariamente os meios de que o organismo dispõe no

cumprimento das suas funções.
Exemplos:Inventários de bens patrimoniais; quadros de pessoal, orçamentos
gerais e contas de gerência;
f) Permitam medir o impacto e eficácia das actividades desenvolvidas.

Exemplos: Relatórios de actividades, elementos estatísticos;
g) Integrem documentos que garantam a protecção de direitos do organismo

produtor, de outras entidades ou indivíduos.
Exemplos: Contratos, escrituras e protocolos;
h) Incluam documentação relativa a casos de contencioso.

Exemplos: Pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente;
i) Sirvam ao controlo arquivístico.

39
Exemplos:Guias de remessa, autos de eliminação, instrumentos de descrição e
pesquisa de documentos de conservação permanente;
j) Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida

do organismo produtor.
Exemplos: Fotografias, filmes sobre comemorações;
k) Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo.

Exemplos: Boletins, folhetos, cartazes, brinde, catálogos ou exposições;
l) Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou

tendências em história politica, económica, social, cultural religiosa ou científica.
Exemplos:
o Planos de ordenamento do território;
o Levantamentos topográficos;
o Registo de propriedade de intelectual;
o Recenseamentos;
Critérios específicos para conservação permanente
Nas séries ou sub-séries documentais de um organismo em que for detectado

duplicação do conteúdo informativo, serão mais valorizadas as que:
 Contenha exemplares principais (Ex: guias de Remessa de documentação);

 Se constituam (se forem emitidas) em órgãos ou serviços de nível superior;
(Ex: Relatórios de actividade de uma Direção Geral, Relatório de atividades
de uma Direção de serviços);
 Se apresentem como documento síntese (Mapas mensais de assiduidade,
folhas de ponto).
No caso em que for detectado duplicação de conteúdo informativo em séries ou sub-

séries documentais de diferentes organismos da Administração Pública, serão mais
valorizadas as que:
a) Sejam constituídas em organismos onde digam respeito ao cumprimento

das funções fim.
Exemplo: processos de julgamento de contas – Tribunal de contas;
b) Sejam constituídas em organismos de nível hierárquico superior,
Exemplo: Circulares de um Ministério;
40
Capítulo 10
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO
Neste capítulo vamos abordar os procedimentos para a elaboração da portaria,
procedimentos para a aplicação da tabela de seleção, tabela de prazos das funções
meios e portaria de avaliação e seleção documental e respetivos anexos., dando
cumprimento aos Decreto-Lei nº 447/88 de10 de Dezembro (anexo1) e o Decreto-Lei
nº 16/93 de23 de Janeiro (anexo 2).
1 - Para construir uma tabela de seleção documental para determinar quais são a
series a conservar e para tal deve-se proceder:
1.1 - Constituir uma equipa de trabalho de avaliação a qual deve ser composta por:
- Arquivistas/Assessor;
- Funcionários dos setores que emitem os documentos;
- Profissionais da área Jurista;
- Profissionais que estejam por dentro da organização e de toda a documentação que

se recebe e se produz, tendo em conta.
1-2 - Recolha e análise da informação
A equipa tem por finalidade recolher informações que classifiquem o contexto

documental e proporcionem o enquadramento orgânico, funcional e legal das séries
produzidas. Na recolha e análise da informação deve ter-se em conta os seguintes
aspectos:
- Estudo de toda a documentação que rege as funções atividades procedimentos do

organismo produtor;
- Estudo de documentos fundamentais produzidos internamente (planos, relatórios de

actividade e regulamentos);
- Estudo de anteriores processos de avaliação para o mesmo organismo;
- Análise do plano de classificação e dos documentos de descrição existentes. (Esta

análise incide sobre o conjunto homogéneo de documentos – séries e sub-séries
documentais).
Qualquer decisão sobre prazos de conservação ou destino final só deve ser tomada
pela equipa de avaliação depois que haja um conhecimento efetivo da unidade de
avaliação.
41
Após a seleção e análise, a informação deve ser registada numa folha de recolha de
dados.
10.1 Elaboração da tabela de seleção
- É o instrumento que regista o resultado da avaliação, apresentando-se como uma

relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que fixa os
respectivos prazos de conservação e destino final.
Na tabela de seleção, a informação deve apresentar-se estruturada em 6 campos:
1. Número de referência
Número de ordem da unidade de avaliação na tabela. Numeração atribuída

sequencialmente às séries, e quando existam sub-séries documentais.
2. Classificação
Apresenta-se em dois sub-campos:
Código de classificação – código que no plano de classificação é atribuído a cada

rubrica, a cada série ou sub-série documental.
Sub-divisão Orgânico-Funcional – designação das classes e sub-classes ou rubricas

definidas no plano de classificação, que enquadram as séries documentais
produzidas.
3. Série e sub-série documental
Designação das unidades de avaliação - série e caso exista sub-série documental.
4. Prazo de conservação
Período de tempo, durante o qual os documentos podem ser necessários ao

organismo produtor por imperativos administrativos, legais, financeiros, fiscais,
técnicos ou outros.
Subdivide-se em dois campos:
Prazo de conservação em fase activa – período durante o qual os documentos

devem ser conservados junto do serviço produtor.
Prazo de conservação em fase semi-ativa – período de tempo durante o qual os

documentos devem ser conservados em arquivo intermédio, por só
ocasionalmente serem utilizados.
42
Findos os prazos de conservação, os documentos devem ser eliminados ou
transferidos para arquivo definitivo, consoante o seu destino final, seja a
eliminação ou conservação permanente.
5. Destino Final
Registar para cada série ou sub-série documental uma das seguintes hipóteses:
C – código para a opção ”conservação permanente” atribuído quando se lhe

reconhece valor secundário e cuja informação não é recuperável noutros
documentos;
E – código para a opção “eliminação”, atribuído quando não lhe é reconhecido

valor secundário, ou quando a informação que contém já foi publicada ou é
recuperável noutros documentos de conservação permanente;
CP – código para a opção”conservação parcial”, atribuído a séries ou sub-séries

documentais às quais se pretende aplicar uma seleção por amostragem ou atribuir
um destino final diferente a diferentes partes do processo ou série.
6. Observações
Campo aberto a informações complementares ou esclarecimentos necessários á

correcta aplicação da tabela de seleção.
As observações deverão ser breves, objectivas e pertinente,
Exemplos: Série documental X recupera-se na Instituição Y.
10.2 Procedimentos para a aplicação da tabela de seleção
10.2.1 – Remessa de documentos
As remessas regulares de documentação entre serviços do mesmo organismo ou

entre organismos distintos devem obedecer a uma periodicidade fixa.
As formalidades das remessas de documentação dos arquivos correntes para

arquivo intermédio e deste para definitivo serão fixadas no regulamento
arquivístico do organismo produtor, sendo sempre necessária a elaboração de um
AUTO de ENTREGA.
Do Auto de Entrega (anexo 3) fará sempre parte uma Guia de Remessa (anexo 4)
que descreve as unidades arquivísticas em trânsito
43
10.2.2 – Eliminação de documentos
Por eliminação entende-se a operação pela qual um organismo se desfaz da

documentação de arquivo à qual não for reconhecido valor secundário que justifique a
sua conservação permanente. (anexo 5)
A tabela de seleção é o instrumento final de todo este processo de avaliação e é

definida como uma relação dos documentos a eliminar ou a conservar com os seus
respectivos prazos.
44
Capítulo 11
TECNOLOGIAS APLICADAS AOS ARQUIVOS

Dentro das novas tecnologias temos a Microfilmagem e a Digitalização.
O microfilme é um suporte inventado no século XIX por “John Benjamim Dancer”, mas
só somente começou a ser utilizado a partir de1870.
As suas aplicações foram exploradas e aperfeiçoadas, tendo a sua aplicabilidade

alargando-se à área das aplicações comerciais a partir de 1920.
Sendo o microfilme uma forma de redução de imagem, a técnica utilizada nesta

solução é na verdade, aplicação da tecnologia fotográfica para a salvaguarda dos
arquivos e por isso o seu desenvolvimento tem estado sempre ligado aos avanços
tecnológicos que a fotografia tem sentido com o evoluir dos tempos.
Podemos situar nos anos 60 o inicio da utilização profissional do Microfilme em

Portugal para aplicações comerciais,
Existem numerosas vantagens na utilização do microfilme, dependendo da aplicação

que se lhe pretende dar.
O microfilme utilizado atualmente, caracteriza-se por ser um filme não perfurado, de

grão fino, de alta resolução, transparente e flexível. A partir deste suporte é possível
obter boas imagens que proporciona reproduções de qualidade, dos acervos
documentais.
Este processo de microfilmagem, tem vantagens:
Redução do espaço ocupado – a redução estimada do espaço situa-se na ordem dos

98%.
Uniformização – um dos grandes problemas que se colocam no manuseamento dos

documentos, é a grande variedade de formatos e tamanhos.
Redução de Custos – genericamente em alguns casos é muito inferior ao custo de

manutenção de um tradicional arquivo;
Segurança – é fato assente, que o microfilme devidamente acondicionado e protegido,

é o suporte que pode proporcionar uma maior durabilidade aos documentos;
Acesso à documentação – uma das fortes valências do microfilme é visível também na

facilidade das permutas de acervos históricos entre entidades culturais dispersas por
diversos Países;
45
Durabilidade - o microfilme matriz (sais de prata) é até ao presente o único suporte de
imagem, com garantia de acesso e conservação por 500 anos, desde que o mesmo seja
produzido segundo as normas ISO;
Versatilidade/Interligação – é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de

informação possibilitando total compatibilidade com outros sistemas existentes;
Fácil manuseio da informação – devido aos diferentes tamanhos e formas dos papeis,
o microfilme é um agente uniformizador.
Integridade do arquivo – com o microfilme nenhum documento poderá ser arquivado

erradamente;
Reprodução fácil e rápida – um arquivo de microfilmes pode ser duplicado de uma

forma rápida e económica;
Melhores condições de trabalho – ganho de eficiência e produtividade;
Preservação da natureza – baixa o consumo de toneladas de papel;
Elevada resolução e capacidade de armazenamento de dados e imagens;
Segurança – sinistros naturais ou provocados;
Validade legal, jurídica – como na maioria dos países ocidentais, em Portugal também
o microfilme tem aceitação legal.
A Microfilmagem tem desvantagens tais como a Difusão de informação limitada, Não

captura a cor dos documentos e o acompanhamento e a difusão da evolução
tecnológica limitados. Para se proceder a consulta requer equipamentos próprios.
Consoante as dimensões dos microfilmes e decidido o fator de redução a utiliza, o qual

é escolhido de acordo com o tamanho do documento e das suas características, é
determinado o método da microfilmagem, que pode ser SIMPLEX OU DUPLEX
O SIMPLEX utiliza-se para plantas de projectos, arquivo históricos, (só frente do

documento), etc.
Duplex utiliza-se para documentos frente/verso, como por ex: documentação de

contabilidade, RH e Arquivo (A3/A4).
Através das possibilidades infinitas que a tecnologia nos disponibiliza, hoje é possível
distribuir a informação em tempo real para qualquer parte do mundo, através um
processo que se designa por “DIGITALIZAÇÂO”.
Os avanços da tecnologia permitem digitalização de um microfilme, pormenor que há

uns anos atrás seria impensável.
46
Temos como vantagem da Digitalização a “fidelidade ao original”, “Acesso direto à
informação”, “Permite a integração de nova informação” e “Rapidez no acesso à
documentação”;”Distribuição flexível da informação” e “Integração na rede para a
gestão documental”.
As desvantagens da Digitalização são as seguintes:
 Problemas a nível de segurança;

 Elevados investimentos em hardware;
 Backp´s constantes;
 Dependência tecnológica constante;
 Obriga a maior investimento;
 Sem validade probatória;
 Necessita de manutenção de prevenção;
 Elevados gastos a curto prazo e longo prazo,
 Falta de normalização;
 Dificuldade de armazenamento.
As características a que se destina a forma de arquivo dentro das novas tecnologias:
MICROFILMAGEM DIGITALIZAÇÃO
Arquivos definitivos; Arquivos correntes;

(Preservação/conservação) (divulgação/comunicação)
Grandes formatos; Formato A3/A4;
Documentos históricos; documentação corrente;
Documentos destinados à destruição Projectos digitais /
documentos de contabilidade,
correspondência, RH
Cuidados a ter na utilização do microfilme:
Após cada utilização os duplicados (os originais estão no arquivo guardados) devem ser
limpos num equipamento próprio para o efeito e não se deve utilizar produtos
abrasivos. Os filmes devem ser protegidos da luz e o seu acondicionamento deve ser
feito em caixas próprias de cartão “acid-free”.
Cuidados especiais no armanezamento:
 Deve-se utilizar mobiliário próprio anti-fogo e à prova de água;

 Controlar a qualidade do ar do local de armazenamento;
 Verificar iluminação;
 As matrizes devem ser guardas num local diferente e longe das cópias;
 De 2 em 2 anos deve ser feita uma inspecção a uma amostra dos filmes
armazenados, para verificar a uma integridade.
47
Capítulo 12
OS EDIFICIOS E A PROTEÇAO DOS DOCUMENTOS
O artigo 19º da Declaração Universal dos Direitos do Homem de 1948 adotado pela
Assembleia das Nações Unidas afirmou que toda pessoa tem direito de “receber e
transmitir informações e ideias”, sendo assim, o acesso às informações contidas nos
documentos de arquivo é reconhecido como um direito universal de toda sociedade.
Sendo os arquivos património nacionais, guardiões da memória institucional e coletiva,
é necessário que todos que o utilizem participem de maneira ativa na sua conservação.
A guarda e a conservação dos documentos não são fins em si mesmo, só fazem sentido
se houver livre acesso ao acervo, um direito legal e legítimo do cidadão.
Os arquivos nacionais, servem o cidadão em comum, os arquivos de uma instituição ou
empresa, é a sua história.
Para uma conservação dos Documentos de arquivo começamos por abordar o edifício
na contribuição de manutenção e proteção do arquivo.
A estrutura e o equipamento dos edifícios desempenham um papel essencial na

conservação dos documentos de arquivo, o edifício deve estar situado longe de toda a
fonte de perigo permanente ou potencial, e os materiais de construção devem
permitir e garantir a proteção dos documentos contra o fogo, a humidade, o frio, o
calor e a secura, devem conter espaço amplo, bem iluminados, limitação de acesso,
cuidados de manutenção, limpezas, desinfeções periódicas, de modo a evitar a
deterioração dos documentos.
Deverão evitar-se os terrenos inundáveis, as zonas costeiras marítimas expostas às

tempestades, as encostas susceptíveis de deslizes de terreno.
Evitar-se-á também a vizinhança de fábricas de químicos, de centros nucleares, de

depósitos de materiais inflamáveis ou explosivo.
12.1 Preservação e Conservação da documentação
De forma a preservar ao máximo a documentação produzida e recebida pelos serviços

de uma organização ou empresa no decorrer das suas actividades, devem ser
adoptadas algumas regras simples para a uma boa conservação e preservação dos
documentos, que se devem salientar, e só assim podemos conservar os arquivos.
Quer quando os arquivos se encontram em fase corrente, isto é, junto dos respectivos
serviços que os emitiram, quer na preparação de remessas para incorporação em
arquivo intermédio ou definitivo, recomenda-se:
48
 Regularmente devem assegurar a limpeza e higienização dos documentos;
 Evitar o uso em excesso de elásticos, fita adesiva, clipes, agrafos ou outros
materiais oxidantes;
 Evitar sujar, dobrar ou perfurar desnecessariamente (com furador) o papel;
 Não expor os documentos à luz solar direta;
 Evitar comer e beber junto aos documentos;
 Ter cuidado no transporte de documentos, evitando o extravio, queda;
 Evitar o uso de saliva para folhear os processos, por questões de higiene e
conservação do papel;
 Evitar colocar suportes informáticos ou audiovisuais junto de campos
magnéticos, pois danificará estes registos;
 Não se apoiar com os cotovelos no documento;
 Não fazer anotações no suporte;
 Não tocar os documentos com mãos suadas;
 Não dobrar os documentos;
 Não tirar fotos usando o flash;
O Serviço de Arquivo deve equacionar permanentemente quais os principais

problemas e factores de risco em que a documentação à sua guarda nos depósitos
documentais poderá incorrer. Riscos como os de incêndio, inundações, excesso de
humidade, faltam de segurança das instalações e outros devem ser antecipados e
minimizados com acções preventivas e de fundo.
Também devem ser identificadas as unidades de instalação em maior risco de
deterioração, bem como as prioridades na conservação e preservação das espécies.
Por exemplo, o tratamento e preservação de fundos de conservação definitiva ou com
elevada importância para os serviços devem ser considerados como prioritários,
enquanto fundos definidos para eliminação após o fim do seu prazo de conservação
definitiva deverão ser contemplados num segundo momento.
Assim, devem ser asseguradas:

 As boas condições físicas de manutenção dos depósitos documentais –
segurança das portas e janelas, vigilância regular dos depósitos, sistema de
circulação de ar para controlo de humidade e temperatura, equipamentos para
prevenção e combate a incêndios;
 As boas condições de limpeza e higiene - pó e partículas acumuladas, e
acumulação de espécies prejudiciais à conservação dos documentos (fungos,
bactérias, térmitas, ratos e baratas);
 As condições para a prevenção e minimização de inundações – inspecções
regularem, análise de situações de risco como depósitos em caves ou perto de
canalizações de água, existência de equipamento para minimização dos danos

causados por inundações.
49
Os responsáveis dos serviços e todos os colaboradores do Serviço de Arquivo, devem
estar sensibilizados para a ocorrência de situações de risco e preparados para agir
nestas ocasiões.
Os colaboradores do serviço de arquivo devem usar batas de proteção, máscaras e
luvas.
Arquivos importantes no mundo
• Arquivos do Vaticano (arquivos secretos abertos ao público erudito em 1881 pelo

Papa Leão XIII);
• National Archives and Records Service (EUA);
• Arquivos do Museu do Palácio de Pequim;
• Organização internacional: International Archives Council, fundada em 1948.
Em Portugal
• Arquivo Distrital de Braga
• Arquivo Distrital do Porto
• Biblioteca Pública e Arquivo Distrital de Évora
• Arquivo Distrital de Guimarães
Arquivos Distritais em Portugal
Alguns tipos de documentação são obrigatoriamente incorporados nestes Arquivos:
• Arquivos das Conservatórias do Registo Civil com mais de 100 anos:

fundamentalmente os Registos Paroquial e Civil;
• Arquivos dos Cartórios Notariais com mais de 30 anos;

• Arquivos dos Tribunais com mais de 35 anos após os processos serem dados como
findos;
• Arquivos dos organismos da administração central extintos e serviços cessantes.
• A rede de Arquivos Distritais tem como missão preservar e valorizar o património

Arquivístico de interesse histórico, apoiar tecnicamente a organização de arquivos
públicos e privados e promover a divulgação cultural e educativa no âmbito dos
arquivos (Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril)
50
13- Bibliografia:
 Livros:
Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, Rousseau, Jean-Yves e Couture, Carol,

Publicações D. Quixote;
Sebenta da cadeira de “Arquivo” do curso de Assessoria de Administração-ESTGP
 Sites:
 www.wikepedia.com;
 www.dgarq.gov.pt
 http://antt.dgarq.gov.pt/
 www.arquivonacional.gov.br
 Decretos-Lei :
Decreto –lei nº 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Diário da Républica nº 19, série

I.A
Decreto-Lei nº 143/83, de 5 de Abril
Decreto lei nº 447/88 de 10 de Dezembro
51
Anexo 1
52
53
Anexo 2
54
55
Anexo 3
56
57
Anexo 4
58
Guia de Remessa

Entidade remetente Entidade destinatária
... Arquivo Distrital de Vila Real
Remessa saída n.º ... / ... Remessa entrada n.º ... / ...
Data ... / .../ ... Data ... / .../ ...
Responsável Responsável
_______________________________________ _______________________________________
Volume total da remessa

Nº e tipo de U. I. ... Dimensão ...
Fundo ...
Sub-divisões orgânico funcionais ...
Série ...
Sub-série ...
Código de classificação ... N.º de ref. da tabela de selecção ...
Datas extremas ... – ... Suporte ...
Nº e tipo de U. I. ... Dimensão ... m/l.
Unidades de instalação
Título Datas extremas Cotas Data
N.º de Tipo de origem actual Elim. Transf.
ref.
60
Anexo 5

61
63

Manual Formao - Arquivo Organizaao e Manutenao

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MANUAL

Elaborado pela Formadora: Salomé Mimoso 1

Anexo 1: Decreto de Lei 447/88 de 10 de Janeiro.....................................................53

DOCUMENTO PASTAS DIGITALIZADOR ARQUIVOS DIGITAIS

No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:

 Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as

Forma de Organização da Formação

Critérios e Metodologias de Avaliação

Participação, interesse e motivação - 30%;

Domínio e aplicação de competências – 50 %;

Relacionamento interpessoal – 20%;

- Manual de apoio à aprendizagem;

- - Apresentações multimédia (PowerPoint).

2.1 Apresentação do Tema

Ao pensarmos em arquivos leva-nos a pensar na produção dos documentos bem como

Um arquivo é constituído por um conjunto de documentos, produzidos ou recebidos

O serviço de arquivo deve apoiar e proceder à recolha, ao tratamento e à conservação,

Um serviço de arquivo eficiente é fundamental ao bom funcionamento da organização

É neste contexto que surge o manual para o “Curso de Arquivo, Organização e

2.2 Estrutura do Manual

A estrutura do Manual divide-se em duas partes. A primeira está relacionada com o

2.3 Metodologia Pedagógica

Os métodos pedagógicos a ser utilizados durante o período de formação são

2.4 Metodologia da Avaliação

Os critérios a utilizar na avaliação das aprendizagens dos formandos das ações de

 Participação, Interesse e Motivação que consiste na capacidade de envolvimento

 Domínio e aplicação de competência compreende a capacidade de o formando

 Relacionamento interpessoal consiste em comunicar com os colegas, formadores

Quanto as metodologias irão ser aplicadas:

 Avaliação Diagnostica – aplicação oralmente;

 Aplicação Sumativa – aplicação de teste final;

Etimologicamente, o vocábulo”arquivo”provém do grego “archeion” que seria

3.1 Origem dos Arquivos

Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na civilização grega.

3.2 Origem dos Arquivos em Portugal

Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma:

 Monarquia: carteiras ou cartórios – locais onde se guardam as cartas, títulos,

Imagem do arquivo nacional “Torre do Tombo” – site www.wikipedia.pt

O documento é toda a informação registada em um suporte material, servindo para

No procedimento administrativo na formação dos documentos são verificadas cinco

 A Iniciação verifica-se aquando a abertura do expediente, por documento

 A Instrução consiste em por em prática todos os atos destinados a recolher

 A Finalização verifica-se com a resolução que pode ser positiva ou negativa.

 A Execução dá-se quando se aplica a resolução;

 A Revisão verifica-se quando se encontrarem erros na resolução ou na

4.2 O documento na Empresa

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,

 A empresa apresenta os fatos relativos à sua actividade através de documentos;

Documento em papel Preenchimento de documento CD

O documento de arquivo tem uma evolução periódica, constituída por toda a

Um documento de arquivo não é fruto da vontade de uma instituição ou serviço, ele é

Um documento de Arquivo é um “documento produzido a fim de provar e/ou informar

Os documentos nascem ou recebem-se nos serviços de cada instituição, formando o

4.3 CLASSIFICAÇAO DOS DOCUMENTOS

Podemos designar por:

 Documentos de transmissão, são os documentos que contêm uma informação

 Quanto à procedência (origem)

Quanto à procedência, os documentos podem ser divididos em:

 Públicos: são emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de

Os documentos consoante o motivo que são criados é atribuído um valor primário ou

 Administrativo - Valor que um documento possui para a administração

Assim temos o valor secundário como:

 Valor testemunhal – Este valor prova o desenvolvimento administrativo da