Apostila Mpu Tecnico Arquivologia Darlan Eterno

Técnico – Apoio Técnico-Administrativo
Arquivologia
Prof. Darlan Eterno
Arquivologia
Professor Darlan Eterno
www.acasadoconcurseiro.com.br
Edital
ARQUIVOLOGIA: 7 Noções de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legis-

lação arquivística. 7.3 Gestão de documentos. 7.3.1 Protocolos: recebimento, registro, distri-
buição, tramitação e expedição de documentos. 7.3.2 Classificação de documentos de arquivo.
7.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 7.3.4 Tabela de temporalidade de
documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.
7.5 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
BANCA: Cespe
CARGO: Técnico do MPU – Apoio Técnico Administrativo-Administração
Sumário
1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2. Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2. Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3. Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Extensão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
c) Estágios de evolução: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.4. Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
a) Quanto ao gênero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
b) Quanto à natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
c) Quanto à espécie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1. Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.2. Classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Plano de classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Operações de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Métodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6.4. Avaliação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arranjo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Descrição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Conservação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Referência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
10. Preservação de Documentos Digitais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11. Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Objetivos da Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
13. Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Questões. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Arquivologia
1. Introdução
A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das
ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-
curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de
suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-
produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o
gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-
fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-
ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.
2. Arquivos – Conceitos e Definições
Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos

por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode-
-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que
sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-
mentos de arquivo possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-
minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação
humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,
ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e
não como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
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O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes
de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em
provas, quais sejam:
a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.
Exemplo: estantes e armários.
b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo.
Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;
c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-
co, a conservação e o acesso aos documentos;
Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Ar-
quivo Nacional.
2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o
produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-
tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu
passado e a sua evolução.
2.2. Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-
ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
2.3. Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-
cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes
que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-
zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-
tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte
onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-
ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de
diversos setores de uma instituição.
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MPU (Técnico) – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
c) Estágios de evolução
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-
nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três
idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas freqüentes.
b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produ-
tores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-
tivo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras:
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-
dos em:
a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-
tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-
presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,
em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, insti-
tucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-
dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-
vos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos
Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Publico ou
Entidade Mantenedora
Privados
Corrente
Estágios de Evolução Intermediário
Permanente
Setorial ou
Extensão ou Abrangência
Central/Geral
Especial
Natureza dos Documentos
Especializado
2.4. Princípios Arquivísticos
A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas
aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.
(A) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-
cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,
pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no
contexto da organização dos conjuntos documentais.
(B) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-
va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado
fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela
entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do
princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
(E) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
(F) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.
(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-
servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos
3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são
distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca
Características Arquivo Biblioteca

Apresentam-se em exemplares Apresentam-se em exemplares
únicos ou em número limitado múltiplos, ou seja, uma mesma
de vias. Ou seja, em regra os obra é criada em vários exem-
documentos de arquivos pos- plares e pode estar presente em
suem exemplares únicos, mas mais de uma biblioteca.
Tipo de Suporte/Quantitativo
no caso de haver obrigações
de Exemplares
recíprocas como, por exemplo,
em um contrato, podem haver
quantas vias (cópias) quanto o
número de pessoas envolvidas
nesta operação.
Acumulação natural: são pro- Os livros ingressam á biblioteca
duzidos em decorrência do de- por meio da compra, permuta e
Entrada de documentos
sempenho das atividades admi- doação.
nistrativas da instituição.
Fundos: conjunto de documen- Os livros formam coleções que
Tipo de conjunto
tos unidos pela origem. são reunidas pelo conteúdo.
Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.
Baseia-se nas atividades da ins- Utiliza-se de procedimentos
Tipo de Classificação
tituição predeterminados
4. Classificação dos documentos de arquivo
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto ao gênero:
•• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;
•• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-
gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;
•• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas
ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
•• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-
gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-
omagnéticas;
•• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-
senhos;
•• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-
gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;
•• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete,
disco rígido, arquivo do Excel.
b) Quanto à natureza do assunto:

•• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
•• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-
labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto à espécie:
Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição
e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A
espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício,
portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro
das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração
que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-
nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais
é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:
Espécie Documental
Função (Atividade) Tipologia
Documental
Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência
Certidão Nascimento Certidão de Nascimento
5. Teoria das Três Idades
É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme
os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-
tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser
temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário
ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros
fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de
maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência,
o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-
ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-
tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em
locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são
de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das
atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-
res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-
cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-
mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-
de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam
a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.
c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-
tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-
tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-
cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado
(liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato
constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo,
estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.
Esquema Representativo – Teoria das Três Idades
Valor Primário Valor Secundário
*Transferência *Recolhimento
Arquivo Arquivo
Arquivo Corrente
Intermediário Permanente
*Recolhimento
Operações de destinação:
*transferência: passagem de documentos à fase intermediária
*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente
6. Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora,
e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-
cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-
das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.
6.1. Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas
e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-
trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e
segurança.
6.1.1. Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
•• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de
conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-
sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da aná-
lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-
cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
•• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em

sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome
do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
•• autuação: refere-se a criação de processo.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-
cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
•• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-
tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho,
enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
•• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-
to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-
colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao
processo de controle de tramitação.
6.1.2. Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-
ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-
respondência.
6.1.2.1. Processo
6.1.2.1.1. Definição
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-
do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
6.1.2.1.2. Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-
nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos
e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos
avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-
rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.
A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora,
a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos
digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema infor-
matizado.
6.1.2.1.3 Operações
A) Desentranhamento
É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentra-
nhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo
necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para registrar
esta operação.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas
ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
B) Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-
cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.
C) Juntada
È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-
pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada
por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado
e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres
processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como
principal e um ou mais como acessórios.
No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:
Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com
o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.
Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o
acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.
D) Desapensação
Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do
arquivamento do(s) processo(s).
6.2. Classificação Arquivística
A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivís-

ticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de
documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades
maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo
do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele con-
tida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.
Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição
no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-
par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificação
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
6.3. Arquivamento
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-
tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para
que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de
maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-
mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.
Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-
mento adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-
nhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-
nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos
de métodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-
dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação
prática nos arquivos brasileiros..
•• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.
Ex: sequência a,b,c,d,.............prata
sequência e,f,g,h,..............ouro
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-
ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-
nológico e dígito-terminal.
os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada

Simples
ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.
os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta
de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá
Dígito-terminal da direita para a esquerda.
Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-

-se em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação
enciclopédica.
Dicionário Enciclopédico
•• Assuntos isolados são dispostos alfabe- •• Assuntos correlatos são agrupados sob
ticamente conforme a seqüência das le- títulos gerais e dispostos alfabeticamen-
tras te.
Exemplo: Exemplo:
Sistemas de arquivos Sistemas
Sistemas de biblioteca de arquivos
Sistemas de processamento de dados de bibliotecas
Venda de publicações de processamento de dados
Venda de publicações
•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.
Decimal Duplex
•• Expansão limitada de classes (10), •• Expansão ilimitada de classes,
•• As subdivisões são representadas por •• As subdivisões são representadas por
“pontos”. “traços”.
Ex: 211 Cursos Ex: 2-1-1 Cursos
211.1 Extensão 2-1-1-1 Extensão
211.2 Formação 2-1-1-2 Formação
•• Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos
documentos que contêm a palavra nela registrada.
Sistemas de Busca
A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema
indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-
liares.
Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos
métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto,
adotam índices para a localização dos documentos.
Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-
fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.
6.4. Avaliação de Documentos
Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de
existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critérios para realizar a avaliação dos documentos.
A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite
racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a cons-
tituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, vi-
sando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e
secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da ad-
ministração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento
deve ser conservado por tempo maior que o necessário.
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, pri-
meiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual
(de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham
sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são ex-
tremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separa-
ção dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios
e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-
tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão
Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-
poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda

dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente, bem como a alteração de suporte.
A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.
•• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-
cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
•• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-
sáveis pelos setores da instituição.
•• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-
dade competente.
•• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor.
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão
de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-
cumentos.
Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO
ASSUNTO FASE FASE INTER- OBSERVAÇÕES
FINAL
CORRENTE MEDIÁRIA
001 MODERNIZAÇÃO E
REFORMA ADMINISTRATI- Enquanto Guarda
5 anos
VA PROJETOS, ESTUDOS E vigora permanente
NORMAS
002 PLANOS, PROGRAMAS Guarda
5 anos 9 anos
E PROJETOS DE TRABALHO permanente
010 ORGANIZAÇÃO E FUN- Enquanto Guarda
5 anos
CIONAMENTO vigora permanente
7. Empréstimo
No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-
minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental
para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-
tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-
mento de documentos.
8. Arquivos Intermediários
Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-
ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja
estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com
a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos
da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-
zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-
mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas
de segurança para a prevenção de desastres.
Atividades
Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

•• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-
viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
•• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem
solicitados
•• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-
ção estabelecida.
•• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que
serão recolhidos á guarda permanente
•• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.
9. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-
vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão
relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das
decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-
ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos
Atividades
Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-
tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos
documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades
dos arquivos permanentes são:
•• Arranjo
•• Descrição
•• Publicação
•• Conservação
•• Referência.
Arranjo
Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-
nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade.
Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir
da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por
eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo
físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos
documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-
to à sua forma, origem funcional e conteúdo
Descrição
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-

mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-
trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o
acesso e controle do acervo.
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo
seletivo, a edição de textos e o índice.
•• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-
vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-
mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência
das condições de consulta;
•• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um
fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;
•• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo,
ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou
não a ordem de classificação;
•• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou
mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita
minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-
gráfico.
•• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-
mentos do fundo de arquivo.
•• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.
As principais normas de descrição arquivística são:
•• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística
•• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Publicação
Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos,

podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-
dos e consultados pelo público.
Conservação de Documentos
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais
para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-
dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte
da informação.
Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura
(fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil
dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos
aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o
enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-
tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de
suporte dos documentos.
Tipos de suportes Condições ambientais

Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (cli-
pes, grampos e hastes de metal).
c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se
necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.
Acondicionamento/Armazenamento de Documentos
Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as

características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão
as principais formas de se acondicionar tais documentos
Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos
Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas

Fotografias
suspensas, com suportes de plástico
Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno
Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino
Documentos Convencionais
que devem corresponder às expectativas de preservação dos
(em papel) documentos.
Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em
que são armazenados — de pé
— e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina.
Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam
Fita magnética os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização
(Áudio e vídeo) de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados.
Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem
adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a
proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura
e umidade
Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados
horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas,
Documentos de grandes ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e
formatos armazenados em armários ou gavetas
(mapas, plantas e cartazes) As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar
o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de
conservação.
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bande-
jas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a
95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro,
folha por folha, em máquinas elétricas.
b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira,
e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó
de borracha, pinceis e escovas macios.
c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorga-
nismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a
interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:
•• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de
poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos
processos de restauração.
•• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-
lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda
da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.
•• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
•• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se
suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referência
Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-
de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser
consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os
aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.
A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-
ção de atividades culturais como cursos e palestras.
10. Preservação de Documentos Digitais
Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional,

fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utili-
zados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade
é reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:
a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a
disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.
b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa

(atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.
c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos
de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources)
por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor
dependência de software e hardware.
11. Gestão de Documentos
A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui

em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for
corretamente disponibilizado à administração que o produziu.
A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida,
com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos
mesmos.
A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-
des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-
te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei
nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:
•• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a
administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários,
correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional
dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a
produção de documentos e facilita o seu manuseio.
•• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-
ração da informação.
•• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise
dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.
Objetivos da Gestão de Documentos
Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos,

1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:
•• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-
cumentos;
•• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
•• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária
ao governo e aos cidadãos;
•• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente
por seus valores histórico e científico;
•• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor
•• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-
ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-
das de gestão da informação
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo
De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-

mas de arquivo:
a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-
mentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art.
18 da Lei 8.159/91)”
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e
privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.
“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Na-
cional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade
definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional
de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e priva-
dos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do
Decreto 4073/2002)”
13. Recortes da Legislação
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos pú- municipal em decorrência de suas funções ad-
blicos e privados e dá outras providências ministrativas, legislativas e judiciárias.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA § 1º São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e instituições de caráter público, por entida-
eu sanciono a seguinte Lei: des privadas encarregadas da gestão de ser-
viços públicos no exercício de suas ativida-
des.
CAPÍTULO I 2º A cessação de atividade de instituições
DISPOSIÇÕES GERAIS públicas e de caráter público implica o re-
colhimento de sua documentação à institui-
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu- ção arquivística pública ou a sua transferên-
mental e a proteção especial a documentos de cia à instituição sucessora.
arquivos, como instrumento de apoio à admi-
nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí- Art. 8º Os documentos públicos são identifica-
fico e como elementos de prova e informação. dos como correntes, intermediários e perma-
nentes.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins
desta Lei, os conjuntos de documentos produ- § 1º Consideram-se documentos correntes
zidos e recebidos por órgãos públicos, institui- aqueles em curso ou que, mesmo sem mo-
ções de caráter público e entidades privadas, vimentação, constituam objeto de consul-
em decorrência do exercício de atividades estas freqüentes.
pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer § 2º Consideram-se documentos interme-
que seja o suporte da informação ou a natureza diários aqueles que, não sendo de uso cor-
dos documentos. rente nos órgãos produtores, por razões de
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o interesse administrativo, aguardam a sua
conjunto de procedimentos e operações técni- eliminação ou recolhimento para guarda
cas referentes à sua produção, tramitação, uso, permanente.
avaliação e arquivamento em fase corrente e in- § 3º Consideram-se permanentes os con-
termediária, visando a sua eliminação ou reco- juntos de documentos de valor histórico,
lhimento para guarda permanente. probatório e informativo que devem ser de-
finitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos
CAPÍTULO II por instituições públicas e de caráter público
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS será realizada mediante autorização da institui-
ção arquivística pública, na sua específica esfera
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de de competência.
documentos produzidos e recebidos, no exercí-
cio de suas atividades, por órgãos públicos de Art. 10. Os documentos de valor permanente
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e são inalienáveis e imprescritíveis
Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002
Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de trito Federal e municipais, em decorrência

1991, que dispõe sobre a política nacional de ar- de suas funções administrativas, legislativas
quivos públicos e privados. e judiciárias; (..)
III – produzidos e recebidos pelas empresas
públicas e pelas sociedades de economia
CAPÍTULO III mista;
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-
ções Sociais, definidas como tal pela Lei no
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-
documentos: ço Social Autônomo Associação das Pionei-
I – produzidos e recebidos por órgãos e en- ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de
tidades públicas federais, estaduais, do Dis- 22 de outubro de 1991.
RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014
Dispõe sobre os procedimentos para a elimi- ca, pulverização, desmagnetização ou reforma-

nação de documentos no âmbito dos órgãos e tação, com garantia de que a descaracterização
entidades integrantes do Sistema Nacional de dos documentos não possa ser revertida.
Arquivos – SINAR.
§ 1º A eliminação dos documentos deverá,
RESOLVE: obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão
de responsável designado para acompanhar
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbi- o procedimento.
to dos órgãos e entidades integrantes do SINAR
ocorrerá depois de concluído o processo de § 2º A escolha do procedimento a ser ado-
avaliação e seleção conduzido pelas respectivas tado para a descaracterização dos docu-
Comissões Permanentes de Avaliação de Docu- mentos deverá observar as normas legais
mentos – CPAD e será efetivada quando cum- em vigor em relação à preservação do meio
pridos os procedimentos estabelecidos nesta ambiente e da sustentabilidade.
Resolução.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades só
poderão eliminar documentos caso possu-
am Comissões Permanentes de Avaliação
de Documentos constituídas e com autori-
zação da instituição arquivística pública, na
sua específica esfera de competência.
Art. 5º A eliminação de documentos arquivísti-
cos públicos e de caráter público será efetuada
por meio de fragmentação manual ou mecâni-
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
Regula o acesso a informações previsto no inci- III – registros das despesas;

so XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37
e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; al- IV – informações concernentes a procedi-
tera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; mentos licitatórios, inclusive os respectivos
revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e editais e resultados, bem como a todos os
dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de contratos celebrados;
1991; e dá outras providências. V – dados gerais para o acompanhamento
de programas, ações, projetos e obras de
órgãos e entidades; e
CAPÍTULO II VI – respostas a perguntas mais frequentes
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E da sociedade.
DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 9º O acesso a informações públicas será as-
segurado mediante:
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder
público, observadas as normas e procedimentos I – criação de serviço de informações ao ci-
específicos aplicáveis, assegurar a: dadão, nos órgãos e entidades do poder pú-
blico, em local com condições apropriadas
I – gestão transparente da informação, pro- para:
piciando amplo acesso a ela e sua divulga-
ção; a) atender e orientar o público quanto ao
acesso a informações;
II – proteção da informação, garantindo-se
sua disponibilidade, autenticidade e integri- b) informar sobre a tramitação de docu-
dade; e mentos nas suas respectivas unidades;
III – proteção da informação sigilosa e da in- c) protocolizar documentos e requerimen-
formação pessoal, observada a sua disponi- tos de acesso a informações; e
bilidade, autenticidade, integridade e even-
II – realização de audiências ou consultas
tual restrição de acesso.
públicas, incentivo à participação popular
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas ou a outras formas de divulgação.
promover, independentemente de requerimen-
tos, a divulgação em local de fácil acesso, no
âmbito de suas competências, de informações
de interesse coletivo ou geral por eles produzi- CAPÍTULO III
das ou custodiadas. DO PROCEDIMENTO DE ACESSO
§ 1º Na divulgação das informações a que se À INFORMAÇÃO
refere o caput, deverão constar, no mínimo:
Seção I
I – registro das competências e estrutura DO PEDIDO DE ACESSO
organizacional, endereços e telefones das
respectivas unidades e horários de atendi- Art. 10. Qualquer interessado poderá apresen-
mento ao público; tar pedido de acesso a informações aos órgãos
e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por
II – registros de quaisquer repasses ou
qualquer meio legítimo, devendo o pedido con-
transferências de recursos financeiros;
ter a identificação do requerente e a especifica- requerente possa pesquisar a informação
ção da informação requerida. de que necessitar. (...)
§ 1º Para o acesso a informações de inte- Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a
resse público, a identificação do requerente informações ou às razões da negativa do acesso,
não pode conter exigências que inviabilizem poderá o interessado interpor recurso contra a
a solicitação. decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da
sua ciência.
§ 2º Os órgãos e entidades do poder público
devem viabilizar alternativa de encaminha- Parágrafo único. O recurso será dirigido à
mento de pedidos de acesso por meio de autoridade hierarquicamente superior à
seus sítios oficiais na internet. que exarou a decisão impugnada, que deve-
rá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 3º São vedadas quaisquer exigências rela-
tivas aos motivos determinantes da solicita- Art. 16. Negado o acesso a informação pelos ór-
ção de informações de interesse público. gãos ou entidades do Poder Executivo Federal,
o requerente poderá recorrer à Controladoria-
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá au- -Geral da União, que deliberará no prazo de 5
torizar ou conceder o acesso imediato à infor- (cinco) dias se:
mação disponível.
I – o acesso à informação não classificada
§ 1º Não sendo possível conceder o aces- como sigilosa for negado;
so imediato, na forma disposta no caput,
o órgão ou entidade que receber o pedido II – a decisão de negativa de acesso à infor-
deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) mação total ou parcialmente classificada
dias: como sigilosa não indicar a autoridade clas-
sificadora ou a hierarquicamente superior a
I – comunicar a data, local e modo para se quem possa ser dirigido pedido de acesso
realizar a consulta, efetuar a reprodução ou ou desclassificação;
obter a certidão;
III – os procedimentos de classificação de
II – indicar as razões de fato ou de direito da informação sigilosa estabelecidos nesta Lei
recusa, total ou parcial, do acesso pretendi- não tiverem sido observados; e
do; ou
IV – estiverem sendo descumpridos prazos
III – comunicar que não possui a informa- ou outros procedimentos previstos nesta
ção, indicar, se for do seu conhecimento, o Lei.
órgão ou a entidade que a detém, ou, ain-
da, remeter o requerimento a esse órgão ou § 1º O recurso previsto neste artigo somen-
entidade, cientificando o interessado da re- te poderá ser dirigido à Controladoria-Geral
messa de seu pedido de informação. da União depois de submetido à apreciação
de pelo menos uma autoridade hierarquica-
§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser mente superior àquela que exarou a deci-
prorrogado por mais 10 (dez) dias, median- são impugnada, que deliberará no prazo de
te justificativa expressa, da qual será cienti- 5 (cinco) dias.
ficado o requerente.
§ 2º Verificada a procedência das razões do
§ 3º Sem prejuízo da segurança e da prote- recurso, a Controladoria-Geral da União de-
ção das informações e do cumprimento da terminará ao órgão ou entidade que adote
legislação aplicável, o órgão ou entidade as providências necessárias para dar cum-
poderá oferecer meios para que o próprio primento ao disposto nesta Lei.
§ 3º Negado o acesso à informação pela razão de sua imprescindibilidade à segurança da

Controladoria-Geral da União, poderá ser sociedade ou do Estado, poderá ser classificada
interposto recurso à Comissão Mista de Re- como ultrassecreta, secreta ou reservada.
avaliação de Informações, a que se refere o
art. 35. § 1º Os prazos máximos de restrição de
acesso à informação, conforme a classifica-
Seção II ção prevista no caput, vigoram a partir da
DA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO data de sua produção e são os seguintes:
QUANTO AO GRAU E PRAZOS I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
DE SIGILO II – secreta: 15 (quinze) anos; e
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à se- III – reservada: 5 (cinco) anos.
gurança da sociedade ou do Estado e, portanto,
passíveis de classificação as informações cuja di- § 2º As informações que puderem colocar
vulgação ou acesso irrestrito possam: em risco a segurança do Presidente e Vice-
-Presidente da República e respectivos côn-
I – pôr em risco a defesa e a soberania na- juges e filhos(as) serão classificadas como
cionais ou a integridade do território nacio- reservadas e ficarão sob sigilo até o térmi-
nal; no do mandato em exercício ou do último
mandato, em caso de reeleição.
II – prejudicar ou pôr em risco a condução
de negociações ou as relações internacio- § 3º Alternativamente aos prazos previstos
nais do País, ou as que tenham sido forneci- no § 1o, poderá ser estabelecida como ter-
das em caráter sigiloso por outros Estados e mo final de restrição de acesso a ocorrên-
organismos internacionais; cia de determinado evento, desde que este
ocorra antes do transcurso do prazo máxi-
III – pôr em risco a vida, a segurança ou a
mo de classificação.
saúde da população;
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou
IV – oferecer elevado risco à estabilidade fi-
consumado o evento que defina o seu ter-
nanceira, econômica ou monetária do País;
mo final, a informação tornar-se-á, automa-
V – prejudicar ou causar risco a planos ou ticamente, de acesso público.
operações estratégicos das Forças Armadas;
§ 5º Para a classificação da informação em
VI – prejudicar ou causar risco a projetos de determinado grau de sigilo, deverá ser ob-
pesquisa e desenvolvimento científico ou servado o interesse público da informação
tecnológico, assim como a sistemas, bens, e utilizado o critério menos restritivo possí-
instalações ou áreas de interesse estratégi- vel, considerados:
co nacional;
I – a gravidade do risco ou dano à segurança
VII – pôr em risco a segurança de institui- da sociedade e do Estado; e
ções ou de altas autoridades nacionais ou
II – o prazo máximo de restrição de acesso
estrangeiras e seus familiares; ou
ou o evento que defina seu termo final.
VIII – comprometer atividades de inteligên-
cia, bem como de investigação ou fiscali-
zação em andamento, relacionadas com a
prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em
Seção IV § 1º É instituída a Comissão Mista de Reava-
DOS PROCEDIMENTOS DE liação de Informações, que decidirá, no âm-
bito da administração pública federal, sobre
CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO o tratamento e a classificação de informa-
E DESCLASSIFICAÇÃO ções sigilosas e terá competência para:
Art. 27. A classificação do sigilo de informações I – requisitar da autoridade que classificar
no âmbito da administração pública federal é de informação como ultrassecreta e secreta es-
competência: clarecimento ou conteúdo, parcial ou inte-
gral da informação;
I – no grau de ultrassecreto, das seguintes
autoridades: II – rever a classificação de informações ul-
trassecretas ou secretas, de ofício ou me-
a) Presidente da República; diante provocação de pessoa interessada,
b) Vice-Presidente da República; observado o disposto no art. 7o e demais
dispositivos desta Lei; e
c) Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas; III – prorrogar o prazo de sigilo de informa-
ção classificada como ultrassecreta, sempre
d) Comandantes da Marinha, do Exército e por prazo determinado, enquanto o seu
da Aeronáutica; e acesso ou divulgação puder ocasionar ame-
aça externa à soberania nacional ou à inte-
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consu-
gridade do território nacional ou grave risco
lares permanentes no exterior;
às relações internacionais do País, observa-
Seção V do o prazo previsto no § 1o do art. 24.
DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS § 2º O prazo referido no inciso III é limitado
a uma única renovação.
Art. 31. O tratamento das informações pessoais
deve ser feito de forma transparente e com res-
peito à intimidade, vida privada, honra e ima-
gem das pessoas, bem como às liberdades e ga-
rantias individuais.
§ 1º As informações pessoais, a que se re-
fere este artigo, relativas à intimidade, vida
privada, honra e imagem:
I – terão seu acesso restrito, independente-
mente de classificação de sigilo e pelo prazo
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua
data de produção, a agentes públicos legal-
mente autorizados e à pessoa a que elas se
referirem; e (...)
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (revogado) (apenas o caput)
Questões
1. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 6. (Empasial – Memorial da América Latina-

2014) Um conjunto de documentos em su- -SP – 1999) “Arquivo composto por fotogra-
porte papel produzidos e(ou) recebidos por fias, discos, fitas, slides, CDs, microformas
determinado órgão, durante o desenvolvi- ou disquetes – que merecem tratamento
mento de suas atividades específicas ou ati- diferenciado não apenas quanto ao armaze-
vidades de suporte, consiste em um arquivo namento mas também quanto ao registro,
acondicionamento, controle e conserva-
( ) Certo ( ) Errado ção”, é definição de:
a) arquivo histórico
2. (Cespe – MI – 2013) O material de referên- b) arquivo comercial
cia ou informação não orgânica utilizado c) arquivo especializado
nos setores de trabalho, é considerado do- d) arquivo rotativo
cumento de arquivo. e) arquivo especial
( ) Certo ( ) Errado
7. (Cespe – TCE-RO – 2013) A presença de pe-
ças tridimensionais em um conjunto docu-
3. (Cespe – MPS – 2010) Pode-se denominar mental indica que o material analisado não
arquivo também a instituição ou o serviço é um arquivo.
que tem a custódia de documentos, com a
finalidade de fazer o processamento técni- ( ) Certo ( ) Errado
co, garantir a conservação e promover a uti-
lização dos arquivos. 8. (Cespe – IBAMA – 2012) Os arquivos de
( ) Certo ( ) Errado uma organização pública podem ser consti-
tuídos de documentos originários das ativi-
dades meio e fim e produzidos em variados
4. (Cespe – ABIN – 2010) Quando separado do suportes documentais, inclusive o digital.
seu conjunto, ou seja, do todo ao qual per-
tence, o documento de arquivo perde mui- ( ) Certo ( ) Errado
to do seu significado.
( ) Certo ( ) Errado 9. (CNJ – 2013) O arquivo do CNJ refere-se à
acumulação ordenada dos documentos que
surgem como resultado da realização da
5. (Cespe – TJ-RR – 2012) O arquivo caracteri- missão ou dos objetivos dessa instituição
za-se por ser um conjunto orgânico, resul-
tado das atividades de uma pessoa física ou ( ) Certo ( ) Errado
jurídica, e não uma coleção de documentos
de diversas fontes. 10. (Cespe – MDIC – 2014) Os arquivos gerais
( ) Certo ( ) Errado são localizados nas unidades político-admi-
nistrativas de uma organização e cumprem
a função de arquivos correntes.
11. (Cespe – CNJ – 2013) Uma característica do 17. (Cespe – CADE – 2014) A categoria textual
documento de arquivo é o seu inter-relacio- é um dos principais tipos documentais pre-
namento com outros documentos e com a sentes nos órgãos públicos brasileiros.
atividade da qual ele é resultado.
18. (Cespe – ABIN – 2010) Carta, ofício, memo-
12. (Cespe – MI – 2013) Nos processos de tra- rando, aviso, circular e relatório são exem-
balho, independentemente da natureza do plos de formatos documentais existentes
negócio, as organizações públicas ou priva- em órgãos públicos.
das produzem e recebem informações que,
registradas, tornam-se documentos de ar- ( ) Certo ( ) Errado
quivo.
( ) Certo ( ) Errado 19. (Cespe – TJ-RR – 2012) Entre os gêneros do-
cumentais considerados documentos de ar-
quivo se incluem documentos tridimensio-
13. (Cespe – EBC – 2011) Arquivo de engenha- nais, textuais, audiovisuais e cartográficos.
ria é considerado um tipo de arquivo espe-
cializado. ( ) Certo ( ) Errado
20. (Cespe – TRT-17 – 2009) Relatório de ativi-
dades, fita magnética, ata de reunião e car-
14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013) Os arquivos tão de visita são exemplos de tipologias do-
de uma universidade são formados apenas cumentais
pela coleção de documentos relacionados
ao ensino superior. ( ) Certo ( ) Errado
21. (Cespe – MPU – 2013) A junção de uma es-
pécie documental com a função que lhe deu
origem caracteriza o gênero documental.
Classificação dos Documentos de
Arquivo ( ) Certo ( ) Errado
15. (Cespe – MPU – 2013) Relatório de ativida- 22. (Cespe – MPE-PI – 2012) O tipo documental
des, ata de reunião e boletim informativo consiste na associação entre a espécie do-
são exemplos de tipos documentais que po- cumental e a função que o documento re-
dem ser encontrados nas instituições públi- presenta. São exemplos de tipos documen-
cas brasileiras. tais: o memorando, o ofício, o relatório, a
( ) Certo ( ) Errado carta e a fotografia.
16. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) Documen-
tos iconográficos são aqueles em formatos 23. (Cespe – ANATEL – 2012) Relatório de ativi-
e dimensões variáveis, com representações dades anuais é um tipo documental.
geográficas, arquitetônicas ou de engenha-
ria. ( ) Certo ( ) Errado
24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 30. (Cespe – MDIC – 2014) Diferentemente da
2014) O ofício, o memorando e o processo biblioteca, o arquivo não é uma coleção de
são exemplos de tipos documentais. documentos, mas uma acumulação natural
de documentos.
25. (Cespe – ANP – 2012) O gênero de docu-
mentos iconográficos é formado por docu- 31. (Cespe – TJ-RR – 2012) Em regra, deve-se
mentos em suportes sintéticos, em papel produzir mais de um exemplar de um docu-
emulsionado ou não, contendo imagens es- mento de arquivo
táticas
32. (Cespe – DPF – 2014) Os documentos de ar-
26. (Cespe – STF – 2013) Fotografias, diaposi- quivo são colecionados com finalidades cul-
tivos, desenhos e gravuras fazem parte do turais e sociais.
gênero documental conhecido como icono-
gráfico. ( ) Certo ( ) Errado
33. (Cespe – MDIC – 2014) Os documentos de
interesse da instituição que tenham sido
adquiridos por meio de compra, doação ou
Arquivo x Biblioteca permuta deve ser considerados como arqui-
vos.
27. (Cespe – SERPRO – 2013) Os documentos ( ) Certo ( ) Errado
de arquivo podem ser elaborados em um
único exemplar ou , em casos específicos,
serem produzidos em um limitado número 34. (Cespe – DRPF – 2012) A finalidade principal
de cópias da produção e conservação de documentos
de um arquivo é funcional.
28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) O tamanho
do acervo documental e a sua complexida- 35. (Cespe – STF – 2013) A diferença entre os
de definem se o fundo de arquivo de uma arquivos e as bibliotecas pode ser reconhe-
instituição pública ou privada é um fundo cida na função administrativa que os arqui-
fechado ou aberto. vos têm para uma organização pública ou
privada, diferentemente da função cultural
( ) Certo ( ) Errado das bibliotecas.
29. (Cespe – TRE-BA – 2010) Os documentos de
arquivo devem ser organizados a partir dos
mesmos princípios aplicados na organiza- 36. (Cespe – SERPRO – 2013) Além dos docu-
ção das bibliotecas, principalmente no que mentos produzidos pelo SERPRO, são con-
se refere aos métodos de classificação. siderados documentos de arquivo aqueles
colecionados por diversos motivos
Princípios Arquivísticos 43. (Cespe – FUB – 2014) O princípio da perti-
nência será aplicado nos casos em que hou-
37. (Cespe – CNJ – 2013) A manutenção de do- ver necessidade de reclassificar os docu-
cumentos agrupados de acordo com sua mentos de arquivo por assunto, sem que se
origem ou proveniência, medida essa que considerem a proveniência e a classificação
garante o potencial informativo dos arqui- original de cada documento.
vos, é resultado da aplicação do conceito
das três idades documentais
44. (Cespe – TCDF – 2014) O princípio da pro-
veniência permite identificar o fundo a que
38. (Cespe – ANATEL – 2012) A existência de pertence determinado documento de ar-
um fundo de arquivo origina-se do princípio quivo.
da pertinência.
45. (Cespe – DPRF – 2013) O princípio arqui-
39. (Cespe – ANCINE – 2012) O princípio de vístico que define e estabelece o fundo de
proveniência, quando aplicado aos arquivos arquivo de uma instituição é o princípio da
da ANCINE, gera um conjunto de fundos do- proveniência ou de respeito aos fundos.
cumentais
40. (Cespe – MPE-PI – 2012) O princípio bási- Órgãos/Sistemas de Arquivo

co da arquivologia que reúne todos os do-
cumentos gerados por uma mesma fonte 46. (Cespe – Ancine – 2012) A ANCINE, por ser
geradora de arquivo em um fundo é conhe- uma agência reguladora, não precisa seguir
cido como princípio da proveniência ou de as orientações do Sistema de Gestão de Do-
respeito aos fundos. cumentos de Arquivo (SIGA)
( ) Certo ( ) Errado ( ) Certo ( ) Errado
41. (CESPE – ABIN – 2011) O princípio da prove- 47. (Cespe – MPU – 2013) Não compete ao Sis-
niência consiste em procedimentos lógicos tema Nacional de Arquivos (SINAR) a imple-
e práticos que visam mesclar os conjuntos mentação da politica nacional de arquivos
documentais produzidos e acumulados por pr ivados.
diversas entidades coletivas, pessoas ou fa-
mílias no decorrer de suas atividades. ( ) Certo ( ) Errado
48. (Cespe – DPU – 2014) Apesar de seguir as
orientações do Conselho Nacional de Arqui-
42. (Cespe – STF – 2013) O princípio arquivísti- vos, a DPU não integra o sistema de gestão
co fundamental para as ações de organiza- de documentos de arquivo (SIGA)
ção dos arquivos é conhecido como princí-
pio da unicidade. ( ) Certo ( ) Errado
49. (Cespe – Anatel – 2012) De acordo com le- 55. (Cespe – ANTT – 2013) Os documentos de
gislação, os documentos permanentes das valor permanente são inalienáveis, mas
agências reguladoras devem ser recolhidos prescritíveis.
ao Arquivo Nacional.
56. (Cespe – SERPRO – 2013) Ao se implan-
50. (Cespe – ANAC – 2012) Os documentos da tar um programa de gestão documental, o
ANAC considerados de valor permanente acesso aos documentos que apresentam
devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. valor imediato será restrito ao setor.
51. (Cespe – MPU – 2013) Compete ao Arquivo 57. (Cespe – ANS – 2013) Para facilitar o aces-
Nacional definir as normas gerais e estabe- so rápido ao material, recomenda-se que
lecer as diretrizes para o Sistema Nacional arquivos correntes sejam armazenados em
de Arquivos bem como promover o inter- caixas-arquivo.
-relacionamento de arquivos públicos e pri- ( ) Certo ( ) Errado
vados.
( ) Certo ( ) Errado 58. (Cespe – MTE – 2014) Os arquivos corren-
tes, por serem formados pelos documentos
com grande possibilidade de uso, devem fi-
52. (Cespe – MPE-PI – 2012) Competem ao Ar- car próximos dos usuários diretos.
quivo Nacional a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos ( ) Certo ( ) Errado
pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judi-
ciário em âmbito federal. 59. (Cespe – TRE-MA – 2009) Os arquivos cor-
( ) Certo ( ) Errado rentes são alocados perto dos seus usuários
diretos, devido à grande possibilidade de
uso que apresentam, e são conhecidos tam-
bém como arquivos ativos.
Teoria das Três Idades
53. (Cespe – DPU – 2010) As atividades típicas
dos arquivos correntes são: o protocolo, a 60. (Cespe – EBC – 2011) Os arquivos setoriais
expedição, o arquivamento, o empréstimo e cumprem funções de arquivo permanente e
a consulta de documentos. arquivo histórico.
54. (Cespe – MS – 2008) O arquivo setorial é 61. (Cespe – TCE-RS – 2013) O arquivo perma-
aquele estabelecido juntos aos órgãos ope- nente é constituído essencialmente de do-
racionais, cumprindo funções de arquivo cumentos que perderam todo o valor de na-
corrente. tureza administrativa, mas que devem ser
conservados em razão do seu valor históri-
( ) Certo ( ) Errado co.
62. (Cespe – ME – 2008) Os arquivos correntes 69. (Cespe – MPU – 2013) Os documentos in-
são de acesso restrito e devem ficar próxi- termediários são aqueles que não possuem
mos dos usuários diretos. uso corrente nas entidades produtoras e
aguardam a eliminação ou a transferência
( ) Certo ( ) Errado para guarda permanente.
63. (Cespe – DPF – 2013) Os documentos de
arquivo, após cumprirem o prazo de guarda
nos arquivos correntes, devem ser transferi- 70. (Cespe – FUB – 2008) O documento de ar-
dos para o arquivo permanente quivo transferido ao arquivo intermediário
permanece com o acesso restrito à unidade
( ) Certo ( ) Errado que o acumulou, podendo, com a autoriza-
ção da unidade acumuladora, ser acessado
64. (Cespe – ANP – 2012) Quando o documen- por outras unidades.
to de arquivo tem uma grande possibilidade ( ) Certo ( ) Errado
de uso, ele deve ser considerado como do-
cumento do arquivo corrente.
71. (Cespe – CADE – 2014) A alta frequência
( ) Certo ( ) Errado de uso de um documento de arquivo indica
que ele pertence à fase intermediária.
65. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento de ( ) Certo ( ) Errado
documentos no tipo horizontal é recomen-
dado para arquivos correntes.
72. (Cespe – CNJ – 2013) A organização dos do-
( ) Certo ( ) Errado cumentos de arquivo na fase corrente deve
ser realizada de modo diferente daquela
66. (Cespe – EBC – 2011) A transferência de do- adotada na fase intermediária. Essa diferen-
cumentos dos arquivos correntes para os ça é explicada pelo fato de os documentos
intermediários deve ser feita mediante re- terem usos distintos nessas duas fases.
gistro em uma listagem de transferência. ( ) Certo ( ) Errado
73. (Cespe – DPF – 2014) A transferência dos
67. (Cespe – MPU – 2010) O valor primário dos documentos dos arquivos correntes para
documentos no arquivo intermediário é os arquivos intermediários justifica-se pela
crescente. diminuição do valor primário dos documen-
tos
68. (Cespe – DPU – 2010) Os arquivos corren-

tes, conhecidos como fase pré-arquivo, são
constituídos por documentos de valor ad-
ministrativo.
Instrumentos de Gestão 79. (Cespe – DPU – 2010) O instrumento auxi-

liar adotado na gestão de documentos que
74. (Cespe – ANCINE – 2012) A exemplo das de- possibilita o arquivamento e, posteriormen-
mais agências reguladoras, a ANCINE é res- te, a recuperação desses documentos deno-
ponsável pela elaboração de suas próprias mina-se plano de
tabelas de temporalidade de documentos
a) descarte.
da atividade meio.
b) retenção.
( ) Certo ( ) Errado c) arquivamento.
d) avaliação.
e) classificação
75. (Cespe – MTE – 2014) Na avaliação de um
grande volume de documentos de arquivo, 80. (Cespe – STM – 2011) Nos arquivos corren-
a decisão sobre eliminação de um docu- te e intermediário, os prazos de guarda dos
mento e a consequente operacionalização documentos devem ser expressos em anos
são finais e irrevogáveis. ou pela indicação da vigência dos documen-
( ) Certo ( ) Errado tos.
76. (Cespe – CNJ – 2013) A avaliação dos do-
cumentos de arquivo é feita com base na 81. (Cespe – MPU – 2010) Os prazos de guarda
tabela de temporalidade que, além dos dos documentos nos arquivos do tipo cor-
prazos de guarda nas idades corrente e in- rente e intermediário devem ser definidos
termediária, indica a eliminação ou guarda com base na legislação pertinente e nas ne-
permanente dos documentos. cessidades administrativas.
77. (Cespe – IBRAM – 2009) Os documentos 82. (CESPE – CNPQ – 2011) O processo de ela-
públicos em papel, destinados à elimina- boração do código de classificação de do-
ção, após cumprirem o prazo estabelecido cumentos de arquivo estabelece relação
no edital de eliminação de documentos, de- direta com as funções e as atividades de-
vem ser incinerados. senvolvidas no órgão ou na empresa.
78. (Cespe – BACEN – 2013) A tabela de tempo- 83. (CESPE – CNPQ – 2011) O código de classifi-
ralidade de documentos é instrumento de cação de documentos de arquivo é aplicado
gestão aprovado por autoridade competen- a partir da transferência do documento do
te que permite gerenciar a massa documen- arquivo corrente para o arquivo intermediá-
tal acumulada e avaliar o prazo de guarda e rio
a destinação final dos documentos produzi-
dos ou recebidos por uma instituição ( ) Certo ( ) Errado
84. (CESPE – CNPQ – 2011) A tabela de tempo- 90. (Cespe – STF – 2013) De acordo com uma
ralidade de documentos independe da rea- tabela de temporalidade, a destinação final
lização de classificação para avaliar os docu- dos documentos de arquivo pode ser a digi-
mentos de arquivo. talização.
85. (Cespe – SEE-DF – 2017) A classificação de- 91. (Cespe – SEE-DF – 2017) Na avalição docu-
fine a organização física dos documentos ar- mental, os documentos fisicamente dete-
quivados. riorados devem ter redução do prazo de ar-
quivamento
86. (Cespe – MCTI – 2012) A classificação dos
documentos produzidos e(ou) recebidos 92. (Cespe – TRE-MA – 2009) A avaliação de
pela atividade-meio do MCTI é feita a partir documentos de arquivo é executada com a
do Código de Classificação de Documentos aplicação do código de classificação
de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacio-
nal de Arquivos. ( ) Certo ( ) Errado
93. (Cespe – SERPRO – 2013) O prazo de guar-
da indicado para os documentos do arquivo
87. (CESPE – STM – 2011) O código de classifi- impresso é de cinquenta anos
cação é construído a partir da estrutura or-
ganizacional do órgão ou empresa em que ( ) Certo ( ) Errado
ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução
do organograma desse órgão ou dessa em- 94. (Cespe – ANATEL – 2012) O inventário é uti-
presa. lizado para classificar os documentos de ar-
( ) Certo ( ) Errado quivo.
88. (Cespe – MI – 2013) Os documentos de ar-
quivo devem ser classificados a partir de um
código ou plano de classificação de docu-
Protocolo
mentos baseado nas funções e atividades
desenvolvidas no órgão.
95. (Cespe – Serpro – 2013) O empréstimo de
( ) Certo ( ) Errado documentos é uma atividade do setor de
protocolo.
89. (Cespe – TRE-MS – 2013) Ao lidar com os ( ) Certo ( ) Errado

documentos, usa-se a tabela de temporali-
dade como instrumento para a
96. Além das atividades de recebimento, regis-
a) avaliação. tro e classificação, cabe também ao proto-
b) codificação. colo realizar destinação dos documentos.
c) classificação.
d) descrição.
e) indexação
97. (Cespe – CNJ – 2013) O controle da tramita- 104.(Cespe DPF 2014) A primeira ação a ser to-
ção dos documentos pelos vários setores de mada pelo setor de protocolo, ao receber
uma organização é uma atividade de proto- um documento, é distribuí-lo.
colo.
105.(Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de proto-
98. (Cespe – MC – 2013) Todo documento que colo, ao receber uma correspondência sigi-
chega ao MC deve ser registrado no proto- losa, deverá abri-la para fazer o registro e
colo, independentemente do documento encaminhá-la, com alta prioridade, ao des-
ser ostensivo, sigiloso ou pessoal. tinatário.
99. (Cespe – CNJ – 2013) O protocolo deve re- 106.(Cespe – ANATEL – 2009) O registro dos
gistrar todos os documentos que entram na documentos que chegam a um órgão pú-
instituição, independentemente de eles te- blico deve ser feito no setor de protocolo e
rem natureza arquivística. consiste na reprodução dos dados do docu-
mento destinada a controlar a movimenta-
( ) Certo ( ) Errado ção e fornecer dados de suas características
fundamentais aos interessados
100.(Cespe – SEE-DF – 2017) Autuação, distri- ( ) Certo ( ) Errado
buição e descarte são responsabilidades do
protocolo
107.(Cespe – CNJ – 2013) Os elementos utiliza-
( ) Certo ( ) Errado dos para o registro de documentos nos ser-
viços de protocolo são metadados desses
101.(Cespe – STJ – 2008) O protocolo deve se- documentos.
parar as correspondências oficiais das par- ( ) Certo ( ) Errado
ticulares e a correspondência oficial de ca-
ráter ostensivo da de caráter sigiloso.
108.(Cespe – Telebrás – 2013) Os procedimen-
( ) Certo ( ) Errado tos de registro e autuação de documentos
são atividades do protocolo. O registro con-
102.(Cespe ANCINE 2012) Os documentos rece- siste no cadastramento de documento re-
bidos por uma organização pública devem cebido em um sistema de controle, manual
ser registrados no setor de protocolo. A ex- ou informatizado, que atribui um número
ceção são as correspondências (cartas, ofí- ao documento. A autuação ocorre quando
cios, avisos). um documento passa a constituir um pro-
cesso.
103.(Cespe Serpro 2013) A classificação de do-

cumentos é uma rotina do setor de proto- 109.(Cespe – STJ – 2008) Processo é o termo ge-
colo. ralmente usado na administração pública
para designar o conjunto de documentos
( ) Certo ( ) Errado reunidos em capa especial, e que vão sendo
organicamente acumulados no decurso de Métodos de Arquivamento
uma ação administrativa ou judiciária
114.(Cespe – TJ-AL – 2012) Na ordenação geo-
gráfica, caso o principal elemento de iden-
tificação seja cidade e não estado, a capital
110.(Cespe – TSE – 2007) A juntada por anexa- deve estar em destaque.
ção a união definitiva de um ou mais pro-
cessos a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o 115.(Cespe – MPE-TO – 2006) A escolha mais
mesmo assunto adequada do método de arquivamento
depende da natureza dos documentos a
serem arquivados e da estrutura da organi-
zação à qual a unidade de arquivo está vin-
culada.
Empréstimo ( ) Certo ( ) Errado
111.(Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010)
A função da guia-fora é 116.(Cespe – TJ-AL – 2012) A ordenação numé-
rica é método direto, pois a pesquisa ocorre
a) separar os documentos dentro de uma exatamente no documento.
pasta.
b) transferir os documentos para o arqui- ( ) Certo ( ) Errado
vo permanente.
c) facilitar o rearquivamento dos docu-
117.(FCC – TRE-PB – 2007) Ao classificar suas
mentos e a cobrança das pastas não de-
atividades rotineiras, uma instituição utiliza
volvidas no prazo estipulado.
o seguinte esquema:
d) garantir o acesso restrito aos documen-
tos. COMUNICAÇÕES
Correios
112.(Cespe – ANEEL – 2010) O emprego da Internet
guia-fora objetiva o rearquivamento dos Rádio
documentos, sendo utilizada no caso de Telex
empréstimo de documentos.
MATERIAL
( ) Certo ( ) Errado Aquisição
Baixa
113.(Cespe – Serpro – 2013) Ao se retirar tem- ORÇAMENTO
porariamente um documento da unidade Despesa
de arquivamento, para empréstimo ou con- Receita
sulta, deve-se colocar, no lugar do docu-
mento, um indicador denominado fantas- PESSOAL
ma ou ficha-fantasma. Admissão
Dispensa
( ) Certo ( ) Errado Férias
Gratificações
Licenças
Trata-se do método 124.(Cespe – PRG-DF – 2005) Considerando as

a) enciclopédico. hipóteses de arquivamento a seguir, é cor-
b) dicionário. reto afirmar que o método principal em-
c) unitermo. pregado foi por assunto, mas foram em-
d) duplex. pregados também os métodos secundários
geográficos, alfabético e cronológico.
118.(Cespe – SEBRAE-BA – 2008) O método nu- VEÍCULOS
mérico simples atribui um número a cada •• Goiás
pasta de cliente (pessoa física ou jurídica),
obedecendo à ordem de entrada ou de re- •• Minas Gerais
gistro, sem qualquer preocupação com a •• São Paulo/Capital
ordenação alfabética. •• São Paulo/Interior
( ) Certo ( ) Errado PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
•• de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo
119.(Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do mé- A.
todo de arquivamento no arquivo corrente •• de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.
é determinada pela espécie ou pelo gênero
do documento. PAGAMENTOS
•• antes de 1980
( ) Certo ( ) Errado •• de 1981 a 1985
•• de 1986 a 1989.
120.(Cespe – Antaq – 2005) Os métodos de ar-
quivamento decimal e duplex necessitam ( ) Certo ( ) Errado
de adoção de um índice alfabético.
( ) Certo ( ) Errado 125.(Cespe – TRE-MS – 2013) Os documentos,
no sistema numérico simples, são agrupa-
dos em sequência numérica, exigindo o ín-
121.(Cespe – ANAC – 2009) A localização dos dice alfabético remissivo
documentos de arquivo nos métodos de ar-
quivamento do sistema direto depende de ( ) Certo ( ) Errado
um índice ou de um código.
( ) Certo ( ) Errado 126.(CESPE – STM – 2011) Os métodos básicos
de arquivamento são alfabético, geográfico,
numérico e ideográfico.
122.(Cespe – ANTAQ – 2009) Uma das vanta-
gens apresentadas pelo método duplex de ( ) Certo ( ) Errado
arquivamento é a possibilidade ilimitada de
classes de documentos.
127.(Cespe – FUB – 2014) O método de arqui-
( ) Certo ( ) Errado vamento por assunto é aplicado exclusiva-
mente aos documentos de arquivo acumu-
lados pelas atividades-meio da organização.
123.(Cespe – TCE-RS – 2013) O método de ar-
quivamento alfanumérico, que consiste na ( ) Certo ( ) Errado
combinação de letras e números, pertence
ao sistema indireto.
128.(Cespe – FUB – 2014) O método duplex é 134.(Cespe – Aneel – 2010) O método numéri-
utilizado na classificação ideográfica dos co-cronológico é considerado um método
documentos de arquivamento básico.
129.(Cespe – TRE-RJ – 2012) A disposição de 135.(Cespe – STJ – 2008) O método de orde-

documentos pelo nome dos clientes corres- nação dos documentos a partir do uso do
ponde à ordenação do tipo unitermo. nome da cidade ou de um estado é conhe-
cido como Duplex.
130.(Cespe – STM – 2011) No método numérico
simples, um método de arquivamento do 136.(Cesgranrio – BNDES – 2006) Um arquivo
tipo direto, não se faz necessário consultar apresenta o esquema principal a seguir.
um índice para localizar o documento. Pessoal: Admissão – Demissão – Promoção
( ) Certo ( ) Errado – Recrutamento – Seleção.
Esse esquema denota uma classificação
por:
131.(Cespe – ANTAQ – 2009) O método numéri-
co simples determina a numeração sequen- a) tipologia.
cial dos documentos, dispondo os números b) espécie.
em três grupos de dois dígitos cada um. Por c) natureza.
exemplo: 52-63-1 d) assunto.
e) estágio
137.(CESPE – STM – 2011) O método alfanumé-
132.(Cespe – ANAC – 2009) Pastas de um arqui- rico é um método do sistema direto, que
vo classificadas como acordos, convênios, permite a busca ao documento diretamen-
correspondências, relatórios, processos, te no local onde este se encontra guardado.
formulários e guias são exemplos da utiliza- ( ) Certo ( ) Errado
ção do método de arquivamento por assun-
to.
( ) Certo ( ) Errado Arquivos Permanentes
133.(Cespe – MEC – 2009) É possível, na esco- 138.(Cespe – TRE-MT – 2010) O ar seco é um

lha do método de arquivamento, definir um elemento que beneficia as condições físicas
método principal e métodos auxiliares para do papel.
a organização da documentação. ( ) Certo ( ) Errado
139.(Cespe – TCDF – 2014) O instrumento uti-
lizado para a classificação dos documentos
do arquivo permanente é o quadro de ar-
ranjo.
140.(Cespe – TRE-MS – 2013) A embalagem de 146.(Cespe – MI – 2006) A luz acelera a deterio-

guarda de um documento, com o fim de ração dos acervos dos arquivos. Qualquer
preservação e acesso, denomina-se exposição à luz, mesmo que por breve pe-
ríodo de tempo, causa danos, e esses danos
a) encolagem. são cumulativos e irreversíveis.
b) acondicionamento.
c) armazenamento. ( ) Certo ( ) Errado
d) aditamento.
e) amostragem
147.(Cespe – DPF – 2009) A luz solar, o ar seco,
141.(Cespe – IBAMA – 2012) Recomenda-se a elevada umidade, o mofo, as grandes va-
acondicionar os documentos cartográficos riações de temperatura e a poeira são, a
em pastas suspensas e armazená-los em es- médio e longo prazos, prejudiciais à conser-
tantes de aço com pintura antioxidante. vação dos documentos.
142.(CESPE – ANAC – 2012) Silking é o método 148.(Cespe – MS – 2008) A ação antrópica não
de combate a insetos mais recomendado interfere na degradação dos arquivos.
para a conservação e a preservação de do- ( ) Certo ( ) Errado
cumentos.
( ) Certo ( ) Errado 149.(Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)
Como medida contra o acúmulo de poeira
143.(Cespe – TCDF – 2014) Um modo eficiente em documentos de arquivo em suporte pa-
de conservação de documentos de arquivo pel, recomenda-se a higienização do docu-
em suporte papel consiste em acondicioná- mento com uma borracha fina em pó
-los em embalagens de papel de pH neutro. ( ) Certo ( ) Errado
150.(Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012) O
144.(Cespe – FUB – 2014) A laminação é uma acondicionamento – que consiste na guar-
técnica utilizada para reparos em documen- da dos documentos nos locais a eles desig-
tos de arquivo e consiste no envolvimento nados – e o armazenamento – que se refere
do documento em uma folha de papel de à embalagem do documento com vistas a
seda e outra de acetato de celulose protegê-lo e a facilitar seu manuseio- são
procedimentos fundamentais para a con-
( ) Certo ( ) Errado servação e preservação dos documentos de
arquivo
145.(Cespe – MPU – 2013) O acondicionamento ( ) Certo ( ) Errado
de fotografia em arquivo deve ser realizado
em folder confeccionado em papel de PH
neutro, método diferente do utilizado para 151.(Cespe – FUB – 2015) O arranjo é funcional
a guarda de negativos, que devem ser acon- quando constituído de documentos prove-
dicionados em envelopes confeccionados nientes de uma mesma fonte geradora de
em papel de pH básico ou polietileno arquivos.
152.(Cespe – TRE-MT – 2010) O alisamento é 157.(Cespe – SERPRO – 2013) Nos arquivos per-
um método eficiente de combate aos inse- manentes, a atividade de referência não
tos e todos os outros tipos de pragas que tem qualquer vinculação com a política de
podem atacar o papel acesso aos documentos.
153.(Cespe – ABIN – 2010) Embora pertençam 158.(Cespe – ABIN – 2010) São atividades ca-
a um mesmo fundo, os documentos pro- racterísticas do arquivo permanente: ar-
duzidos em vários suportes devem ser arranjo, descrição, publicação, conservação e
mazenados em locais diferentes, conforme referência.
suas características físicas.
159.(Cespe – STF – 2013) Produzir os documen-
154.(ESAF – CVM – 2010) O quadro de arranjo tos de arquivo em papel de pH neutro é
resulta do estudo das estruturas, funções uma medida que deveria ser adotada para
ou atividades da entidade produtora e da todos os documentos produzidos em uma
análise do acervo por ela produzido e acu- organização, visando sua preservação para
mulado. Esse esquema é utilizado na fase: o futuro
a) de avaliação, para efeitos de destinação ( ) Certo ( ) Errado
do acervo.
b) intermediária, para organização do
acervo nos espaços de armazenamen- 160.(Cespe – DPU – 2016) Recomenda-se que
to. os documentos de arquivo recebam dire-
c) de produção documental, visando à ra- tamente e em grande intensidade as radia-
cionalização administrativa. ções do Sol, uma vez que a luz solar é um
d) permanente, para ordenação dos con- agente microbicida.
juntos documentais. ( ) Certo ( ) Errado
155.(CESPE – ANAC – 2012) As condições am-

bientais de armazenamento de documen-
tos em suportes especiais, tais como o foto- Legislação de Acesso
gráfico, são as mesmas dos documentos em
suporte papel. 161.(Cespe – Antaq – 2014) A ANTAQ, dada a
sua natureza jurídica, está dispensada de
seguir as disposições contidas na Lei de
Acesso à Informação.
156.(Cespe – ANAC – 2012) Uma medida de
conservação e de preservação documen-
tal consiste na elaboração de documentos
identificados como de guarda permanente 162.(Cespe – SEE-DF – 2017) A solicitação de
em papel de pH neutro. acesso às informações requeridas deve ser
atendida no prazo máximo e improrrogável
de vinte dias.
163.(Cespe – IBAMA – 2012 – adaptada) Os do-

cumentos considerados sigilosos são classi-
ficados em ultrassecretos, secretos e confi-
denciais.
164.(Cespe – ANCINE – 2012) O prazo limite de

restrição ao acesso a informações classifi-
cadas como secretas em poder de entidade
pública, como a ANCINE, por exemplo, é de,
no máximo, cinco anos
165.(Cespe – SEE-DF – 2017) Um documento ul-

trassecreto pode permanecer em sigilo por
prazo inferior a vinte e cinco anos.
166.(Cespe – IBAMA – 2012) Os documentos

considerados sigilosos são classificados em
ultrassecretos, secretos e reservados
167.(Cespe – MPU – 2013) As restrições legais

ao pleno acesso aos documentos de arqui-
vo são aplicadas principalmente em virtude
da violação a vida privada e a segurança do
Estado.
Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. C 5. C 6. E 7. C 8. C 9. C 10. E 11. C 12. C 13. C 14. E 15. C 16. E 17. E
18. E 19. E 20. E 21. E 22. E 23. C 24. E 25. C 26. C 27. C 28. E 29. E 30. C 31. E 32. E 33. E 34. C
35. C 36. E 37. E 38. E 39. E 40. C 41. E 42. E 43. C 44. C 45. C 46. E 47. E 48. E 49. C 50. C 51. E
52. E 53. C 54. C 55. E 56. E 57. E 58. C 59. C 60. E 61. C 62. C 63. E 64. C 65. E 66. C 67. E 68. E
69. E 70. C 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. C 77. E 78. C 79. E 80. C 81. C 82. C 83. E 84. E 85. C
86. C 87. E 88. C 89. A 90. E 91. E 92. E 93. E 94. E 95. E 96. E 97. E 98. E 99. E 100. E 101. C 102. E
103. C 104. E 105. E 106. C 107. C 108. C 109. C 110. C 111. C 112. C 113. C 114. E 115. C 116. E
117. A 118. C 119. E 120. C 121. E 122. C 123. E 124. C 125. C 126. C 127. E 128. C 129. E 130. E
131. E 132. C 133. C 134. C 135. E 136. D 137. E 138. E 139. C 140. B 141. E 142. E 143. C 144. C 145. E
146. C 147. C 148. E 149. C 150. E 151. E 152. E 153. C 154. D 155. E 156. C 157. E 158. C 159. E 160. E
161. E 162. E 163. E 164. E 165. C 166. C 167. C

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Técnico – Apoio Técnico-Administrativo

Professor Darlan Eterno

ARQUIVOLOGIA: 7 Noções de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legis-

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos

2.1. Finalidade dos Arquivos

2.2. Função dos Arquivos

2.3. Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

(A) Princípio da organicidade

(B) Princípio da unicidade

(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

(E) Princípio da pertinência

(F) Princípio da reversibilidade

(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

b) Quanto à natureza do assunto:

d) Quanto ao tipo (tipologia)

5. Teoria das Três Idades

Valor Primário Valor Secundário

6.1.1. Rotinas de Protocolo

•• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em

6.1.2. Procedimentos Administrativos

6.1.2.1.2. Abertura (atuação)

Processo Principal Processo Acessório

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais

6.2. Classificação Arquivística

A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivís-

os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada

•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-

•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

6.4. Avaliação de Documentos

poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda

Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-

Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos,

Tipos de suportes Condições ambientais

Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as

Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas

As principais técnicas de conservação são :

10. Preservação de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional,

b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa

11. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui

Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos,

12. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-

13. Recortes da Legislação

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de trito Federal e municipais, em decorrência

RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a elimi- ca, pulverização, desmagnetização ou reforma-

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informações previsto no inci- III – registros das despesas;

103.(Cespe Serpro 2013) A classificação de do-

Trata-se do método 124.(Cespe – PRG-DF – 2005) Considerando as

129.(Cespe – TRE-RJ – 2012) A disposição de 135.(Cespe – STJ – 2008) O método de orde-

133.(Cespe – MEC – 2009) É possível, na esco- 138.(Cespe – TRE-MT – 2010) O ar seco é um

140.(Cespe – TRE-MS – 2013) A embalagem de 146.(Cespe – MI – 2006) A luz acelera a deterio-

155.(CESPE – ANAC – 2012) As condições am-

163.(Cespe – IBAMA – 2012 – adaptada) Os do-

164.(Cespe – ANCINE – 2012) O prazo limite de

165.(Cespe – SEE-DF – 2017) Um documento ul-

166.(Cespe – IBAMA – 2012) Os documentos

167.(Cespe – MPU – 2013) As restrições legais