Apostila PF Agente Administrativo Arquivologia Darlan Eterno PDF

Agente Administrativo
Arquivologia
Prof. Darlan Eterno

Arquivologia
Professor Darlan
www.acasadoconcurseiro.com.br
EDITAL
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento

da informação e a gestão de documentos. diagnósticos. Arquivos correntes e ‘’intermedi-
ário. Protocolos. Avaliação de documentos. Arquivos permanentes. Tipologias documen-
tais e suportes físicos. Microfilmagem. Automação. Preservação, conservação e restaura-
ção de documentos.
BANCA: Cespe
CARGO: Agente Administrativo
SUMÁRIO
1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2. Arquivos - Conceitos E Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.1 Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2 Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3 Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Extensão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.4. Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
a) Quanto ao gênero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
b) Quanto à natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
c) Quanto à espécie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1 Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.1 Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.2 Avaliação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
6.3 Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6.3.1 Arquivamento de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Plano de classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Operações de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Métodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arranjo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Descrição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Conservação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Referência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
10. Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Objetivos da Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11. Alteração do Suporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Microfilmagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Digitalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
13.Diagnóstico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Exercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arquivologia
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
1. Introdução
A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das
ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-
curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de
suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-
produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o
gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-
fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-
ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.
2. Arquivos – Conceitos e Definições
Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos

por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/91). Assim sendo, pode-
-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que
sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-
mentos de arquivo possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-
minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação
humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,
ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
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d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e
não como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
2.1 Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o
produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-
tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu
passado e a sua evolução.
2.2 Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-
ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
2.3 Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos
Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-
cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes
que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-
zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-
tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte
onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-
ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de
diversos setores de uma instituição.
c) Estágios de evolução:
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria
das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte ma-
neira:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas freqüentes.
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b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-
tivo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras:
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-
dos em:
a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-
tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-
presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,
em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais,
institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-
dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-
vos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos
Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Publico ou
Entidade Mantenedora
Privados
Corrente
Estágios de Evolução Intermediário
Permanente
Setorial ou
Extensão ou Abrangência
Central/Geral
Especial
Natureza dos Documentos
Especializado
2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas
aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.
a) Princípio da organicidade
A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-
cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,
pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no
contexto da organização dos conjuntos documentais.
b) Princípio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-
va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado
fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela
entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do
princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
e) Princípio da pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
f) Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.
g) Territorialidade (Proveniência Territorial)
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-
servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos
3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são
distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca
Características Arquivo Biblioteca

Apresentam-se em exemplares
únicos ou em número limitado
de vias. Ou seja, em regra os
documentos de arquivos pos- Apresentam-se em exemplares
•• Tipo de Suporte/ suem exemplares únicos, mas múltiplos, ou seja, uma mesma
Quantitativo de no caso de haver obrigações obra é criada em vários exem-
Exemplares recíprocas como, por exemplo, plares e pode estar presente
em um contrato, podem haver em mais de uma biblioteca.-
quantas vias (cópias) quanto o
número de pessoas envolvidas
nesta operação.
Acumulação natural: são pro-
Os livros ingressam á biblioteca
duzidos em decorrência do
Entrada de documentos por meio da compra, permuta
desempenho das atividades
e doação.
administrativas da instituição.
Fundos: conjunto de documen- Os livros formam coleções que
Tipo de conjunto
tos unidos pela origem. são reunidas pelo conteúdo.-
Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.
Baseia-se nas atividades da Utiliza-se de procedimentos
Tipo de Classificação
instituição predeterminados
4. Classificação dos documentos de arquivo
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:
•• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;
•• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;
•• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas
ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
•• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas
videomagnéticas;
•• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-
senhos;
•• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-
gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;
•• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete,
disco rígido, arquivo do Excel.
b) Quanto à natureza do assunto:
•• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
•• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-
labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto à espécie:
Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição
e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A
espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício,
portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia)
De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro
das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração
que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-
nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais
é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:
Espécie Documental Função

Tipologia
Documental (Atividade)
Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência
Certidão Nascimento Certidão de Nascimento
5. Teoria das Três Idades
É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme
os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-
tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser
temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário

ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros
fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de
maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência,
o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-
ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-
tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em
locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são
de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das
atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-
res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-
cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-
mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-
de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam
a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.
c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-
tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-
tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-
cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado
(liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato
constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo,
estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.
Esquema Representativo – Teoria das Três Idades
Valor Primário Valor Secundário
*Transferência *Recolhimento
Arquivo Arquivo
Arquivo Corrente
Intermediário Permanente
*Recolhimento
Operações de destinação:
*transferência: passagem de documentos à fase intermediária
*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente
6. Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora,
e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-
cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-
das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.
6.1 Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas
e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o
controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização
e segurança.
6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
•• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata
de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
•• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em
sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome
do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
•• autuação: refere-se a criação de processo.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa
é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse
instrumento.
•• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de
trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
•• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento
dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao
processo de controle de tramitação.
6.1.2 Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada
correspondência.
6.1.2.1 Processo
6.1.2.1.1 Definição
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-
do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
6.1.2.1.2 Abertura (atuação)
Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja

relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações,
despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação
de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou
solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.
A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora,
a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos
digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema
informatizado.
6.1.2.1.3 Operações
a) Desentranhamento
É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O
desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado,
sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para re-
gistrar esta operação.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas
ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
b) Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-
cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.
c) Juntada
È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será
realizada por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)
a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a
dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível
definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e
acessórios:
Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo

mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhan-
tes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e in-
dependência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tra-
mitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.
d) Desapensação
Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do
arquivamento do(s) processo(s).
6.2 Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de
existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critérios para realizar a avaliação dos documentos.
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-
tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão
Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-
poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda
dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente, bem como a alteração de suporte).
A tabela de temporalidade possui as seguinte características:
•• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-
cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
•• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-
sáveis pelos setores da instituição.
•• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-
dade competente.
•• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor.
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão
de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-
cumentos.
Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO
ASSUNTO FASE FASE INTER- OBSERVAÇÕES
FINAL
CORRENTE MEDIÁRIA
001
MODERNIZAÇÃO
E REFORMA
Guarda
ADMINISTRATIVA Enquanto vigora 5 anos
permanente
PROJETOS,
ESTUDOS E
NORMAS
002 PLANOS,
PROGRAMAS Guarda
5 anos 9 anos
E PROJETOS permanente
DETRABALHO-
010
Guarda
ORGANIZAÇÃO E Enquanto vigora 5 anos
permanente
FUNCIONAMENTO
6.3 Arquivamento
6.3.1 Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-
tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para
que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de
maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-
mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é execu-
tada com o auxílio do plano de classificação.
Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição
no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-
par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-

mento adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-
nhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-
nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos
de métodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-
dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação
prática nos arquivos brasileiros..
•• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.
Ex:
sequência a,b,c,d,e.............prata
sequência f,g,h,i,j................ouro
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-
ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-
nológico e dígito-terminal.
os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou
Simples
registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabétic
Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.
os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de
seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita
Dígito-
para a esquerda.
terminal Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para
esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Divide-se em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação
enciclopédica.
Dicionário Enciclopédico
•• Assuntos isolados são dispostos •• Assuntos correlatos são agrupados
alfabeticamente conforme a sob títulos gerais e dispostos
sequência das letras alfabeticamente.
Exemplo: Exemplo:
Sistemas de arquivos Sistemas
Sistemas de biblioteca de arquivos
Sistemas de processamento de de bibliotecas
dados de processamento de dados
Venda de publicações Venda de publicações
•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.
Decimal Duplex
•• Expansão limitada de classes (10), •• Expansão ilimitada de classes,
•• As subdivisões são representadas por •• As subdivisões são representadas por
“pontos”. “traços”.
Ex: 211 Cursos Ex: 2-1-1 Cursos
211.1 Extensão 2-1-1-1 Extensão
211.2 Formação 2-1-1-2 Formação
•• Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados
pela instituição. Cadastra, na ficha, os números
dos documentos que contêm a palavra nela
registrada.
Sistemas de Busca
A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema
indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-
liares.
Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos
métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto,
adotam índices para a localização dos documentos.
Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-
fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.
7. Empréstimo
No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-
minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental
para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-
tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-
mento de documentos.
8. Arquivos Intermediários
Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-
ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja
estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com
a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos
da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-
zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-
mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas
de segurança para a prevenção de desastres.
Atividades
Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:
•• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-
viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
•• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem
solicitados
•• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-
ção estabelecida.
•• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que
serão recolhidos á guarda permanente
•• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.
9. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-
vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão
relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das
decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-
ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos
Atividades
Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-
tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos
documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades
dos arquivos permanentes são:
•• Arranjo
•• Descrição
•• Publicação
•• Conservação
•• Referência.
Arranjo:
Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-
nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade.
Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir
da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por
eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo
físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos
documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-
to à sua forma, origem funcional e conteúdo
Descrição
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-
mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-
trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o

acesso e controle do acervo.
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálo-
go seletivo, a edição de textos e o índice.
•• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-
vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-
mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência
das condições de consulta;
•• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um
fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;
•• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo,
ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou
não a ordem de classificação;
•• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou
mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita
minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-
gráfico.
•• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-
mentos do fundo de arquivo.
•• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.
As principais normas de descrição arquivística são:
•• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística
•• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Publicação
Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos,
podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-
dos e consultados pelo público.
Conservação de Documentos
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais
para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-
dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte
da informação.
Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura
(fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil
dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos
aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o
enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-
tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de
suporte dos documentos.
Tipos de suportes Condições ambientais

Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos

(clipes, grampos e hastes de metal).
c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se
necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :
a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas
de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%)
durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha
por folha, em máquinas elétricas.
b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira,
e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó
de borracha, pinceis e escovas macios.
c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de
microorganismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a
interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:
•• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de
poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos
processos de restauração.
•• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-

lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda
da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.
•• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
•• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se
suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referência
Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-
de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser
consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os
aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.
A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-
ção de atividades culturais como cursos e palestras.
10. Gestão de Documentos
A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui

em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for
corretamente disponibilizado à administração que o produziu.
A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida,
com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos
mesmos.
A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-
des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-
te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei
nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:
•• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a
administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários,
correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional
dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a
produção de documentos e facilita o seu manuseio.
•• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-
ração da informação.
•• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise
dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.
Objetivos da Gestão de Documentos
Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos,
1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:
•• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-
cumentos;
•• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
•• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária
ao governo e aos cidadãos;
•• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente
por seus valores histórico e científico;
•• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor
•• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-
ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-
das de gestão da informação
11. Automação
11.1 Alteração do suporte

a) Microfilmagem
É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a
redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação
dos documentos originais.
O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos
filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado,
desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de
1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para
serem microfilmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite
a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe
ressaltar que é obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
Estes exemplares serão mantidos em local distinto.
Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de
valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do
suporte.
b) Digitalização
A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas,
reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades
administrativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em
formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na
internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários.
Segundo a lei nº 12.682/2012 o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a
manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento
digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
11.2 Preservação de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional,
fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos
utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa
durabilidade é reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:
a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a
disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.
b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa
(atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.
c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos
de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources)
por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor
dependência de software e hardware.
11.3 e-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a
fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o
e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que
for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e
operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado
por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
destes.
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os
convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências
sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso
são feitos por meio do SIGAD.
Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado
pelos seguintes requisitos:
a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de
b) documentos arquivísticos;
c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do
documento arquivístico como uma unidade complexa;
d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica
entre os documentos;
e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos,
documental e tecnológico);(...)
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo
De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-

mas de arquivo:
a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e imple-
mentar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e

privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.
“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e
privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão docu-
mental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto
4073/2002)”
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional

de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos pú-
blicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documen-
tos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”
13. Diagnóstico
Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utiliza-

do como ponto de partida das ações arquivísticas a serem realizadas, tais como a organização
de arquivos e a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.
O diagnóstico é feito a partir de um levantamento de dados da instituição e do seu acervo, por
meio de entrevistas, questionários e observação direta dos arquivos da instituição, conforme
detalhamento abaixo.
Dados da instituição
Coleta de dados referentes à instituição e suas funções, por meio do exame documentos, como
por exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma.
Dados do acervo
Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo
a) Dados Quantitativos
•• Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.
Tipo de Suporte Unidade de Medida

Papel metro linear
Especial (fotografias, cd’s, dvd’s) unidade, dimensões
b) Dados Qualitativos
Engloba os levantamento dos seguintes dados:
•• Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam

•• Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico
•• Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e as embalagens utilizadas
•• O modo original de arquivamento – classificação, avaliação, descrição – mesmo que empí-
rico e baseado no senso comum
•• A existência e o modo de uso de tecnologias da informação
•• As características das instalações e a situação dos acervos no que refere a preservação
Objetivos do Diagnóstico
Os principais objetivos do diagnóstico são: identificar problemas e as possibilidades de melho-
ria e fornecer informações para a elaboração do plano de classificação e da tabela de tempora-
lidade, que são considerados instrumentos de gestão arquivística.
Tipos de Diagnóstico
Existem dois tipos de diagnóstico, o maximalista e o minimalista, que serão detalhados abaixo.
•• maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organiza-

ções que forma um governo federal, estadual ou municipal. Também pode ser realizado a
partir do estudo de “famílias” de organizações similares na busca de problemas e soluções
paradigmáticas;
•• minimalista: consiste na observação dos problemas arquivísticos da organização, no estu-
do de caso e na procura de soluções para os problemas detectados.
RECORTES DA LEGISLAÇÃO
LEI Nº 8.159, em decorrência do exercício de atividades es-

pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer
DE 08 DE JANEIRO DE 1991
que seja o suporte da informação ou a natureza
Dispõe sobre a política nacional de arquivos dos documentos.
públicos e privados e dá outras providências Art. 3º Considera-se gestão de documentos o
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA conjunto de procedimentos e operações técni-
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e cas referentes à sua produção, tramitação, uso,
eu sanciono a seguinte Lei: avaliação e arquivamento em fase corrente e in-
termediária, visando a sua eliminação ou reco-
lhimento para guarda permanente.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
CAPÍTULO II
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu-
mental e a proteção especial a documentos de
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
arquivos, como instrumento de apoio à admi- Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí- documentos produzidos e recebidos, no exercí-
fico e como elementos de prova e informação. cio de suas atividades, por órgãos públicos de
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
desta Lei, os conjuntos de documentos produ- municipal em decorrência de suas funções ad-
zidos e recebidos por órgãos públicos, institui- ministrativas, legislativas e judiciárias.
ções de caráter público e entidades privadas,
§ 1º São também públicos os conjuntos de CAPÍTULO III

documentos produzidos e recebidos por DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
instituições de caráter público, por entida-
des privadas encarregadas da gestão de ser- Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de
viços públicos no exercício de suas ativida- documentos:
des.
I – produzidos e recebidos por órgãos e en-
§ 2º A cessação de atividade de instituições tidades públicas federais, estaduais, do Dis-
públicas e de caráter público implica o reco- trito Federal e municipais, em decorrência
lhimento de sua documentação à instituição de suas funções administrativas, legislativas
arquivística pública ou a sua transferência à e judiciárias; (..)
instituição sucessora.
III – produzidos e recebidos pelas empresas
Art. 8º Os documentos públicos são identifica- públicas e pelas sociedades de economia
dos como correntes, intermediários e perma- mista;
nentes.
IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-
§ 1º Consideram-se documentos correntes ções Sociais, definidas como tal pela Lei no
aqueles em curso ou que, mesmo sem mo- 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-
vimentação, constituam objeto de consul- ço Social Autônomo Associação das Pionei-
tas freqüentes. ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de
§ 2º Consideram-se documentos interme- 22 de outubro de 1991.
diários aqueles que, não sendo de uso cor-
rente nos órgãos produtores, por razões de
interesse administrativo, aguardam a sua LEI N° 5.433,
eliminação ou recolhimento para guarda DE 8 DE MAIO DE 1968
permanente.
Regula a microfilmagem de
§ 3º Consideram-se permanentes os con-
juntos de documentos de valor histórico, documentos oficiais e dá outras
probatório e informativo que devem ser de- providências.
finitivamente preservados.
Art. 1º É autorizada, em todo o território
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos nacional, a microfilmagem de documentos
por instituições públicas e de caráter público particulares e oficiais arquivados, estes de
será realizada mediante autorização da institui- órgãos federais, estaduais e municipais.
ção arquivística pública, na sua específica esfera
de competência. §1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certidões, os traslados e as cópias
Art. 10 Os documentos de valor permanente fotográficas obtidas diretamente dos filmes
são inalienáveis e imprescritíveis produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora
dele.
Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 – Re-
gulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de Art. 2º Os documentos de valor histórico não
1991, que dispõe sobre a política nacional de deverão ser eliminados, podendo ser arquivados
arquivos públicos e privados. em local diverso da repartição detentora dos
mesmos.
DECRETO Nº 1.799, ser feita por etapas, sendo obrigatória a re-
DE 30 DE JANEIRO DE 1996 petição de uma parte da imagem anterior
na imagem subseqüente, de modo que se
Regulamenta a Lei nº 5433, de 8 de maio de possa identificar, por superposição, a conti-
1968, que regula a microfilmagem de documen- nuidade entre as seções adjacentes micro-
tos oficiais, e dá outras providências. filmadas.
Art. 1º A microfilmagem, em todo território Art. 9º Os documentos da mesma série ou se-

nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de quência, eventualmente omitidos quando da
maio de 1968, abrange a dos documentos ofi- microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não
ciais ou públicos, de qualquer espécie e em apresentarem legibilidade, por falha de opera-
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos ção ou por problema técnico, serão reproduzi-
órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legis- dos posteriormente, não sendo permitido corte
lativo, da Administração Indireta, da União, dos ou inserção no filme original.
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em
bem como a dos documentos particulares ou estudo, poderão, a critério da autoridade com-
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.(...) petente, ser microfilmados, não sendo permiti-
(...)Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins da a sua eliminação até a definição de sua des-
deste Decreto, o resultado do processo de re- tinação final
produção em filme, de documentos, dados e Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em papel ou em filme de documentos microfil-
em diferentes graus de redução. mados, para produzirem efeitos legais em juízo
Art. 5º A microfilmagem, de qualquer espécie, ou fora dele, terão que ser autenticados pela
será feita sempre em filme original, com o mí- autoridade competente detentora do filme ori-
nimo de 180 linhas por milímetro de definição, ginal.
garantida a segurança e qualidade de imagem e
de reprodução. LEI Nº 12.682, de 9 de Julho de 2012
§ 1º Será obrigatória, para efeito de segu- Dispõe sobre a elaboração
rança, a extração de filme cópia, do filme e o arquivamento em meios
original.
eletromagnéticos
§ 2º Fica vedada a utilização de filmes atua-
lizáveis de qualquer tipo, tanto para a con- Art. 1º A digitalização, o armazenamento em
fecção do original como para a extração de meio eletrônico, óptico ou equivalente e a
cópias. reprodução de documentos públicos e privados
serão regulados pelo disposto nesta Lei.
§ 3º O armazenamento do filme original de-
verá ser feito em local diferente do seu fil- Parágrafo único. Entende-se por digitaliza-
me cópia. ção a conversão da fiel imagem de um do-
cumento para código digital.
Art. 6º Na microfilmagem poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, garantida a legibili- Art. 2o (VETADO).
dade e a qualidade de reprodução. Art. 3º O processo de digitalização deverá ser
Parágrafo único. Quando se tratar de ori- realizado de forma a manter a integridade,
ginal cujo tamanho ultrapasse a dimensão a autenticidade e, se necessário, a
máxima do campo fotográfico do equipa- confidencialidade do documento digital, com
mento em uso, a microfilmagem poderá o emprego de certificado digital emitido no
âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas

Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazena-
mento dos documentos digitais deverão
protegê-los de acesso, uso, alteração, re-
produção e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da
Administração Pública direta ou indireta que
utilizarem procedimentos de armazenamento
de documentos em meio eletrônico, óptico
ou equivalente deverão adotar sistema
de indexação que possibilite a sua precisa
localização, permitindo a posterior conferência
da regularidade das etapas do processo adota-
do.
Questões
1. (Cespe DPF – Agente Administrativo – 6. (Cespe – DPF – 2014)

2014) A função de prova do documento de ar-
Um conjunto de documentos em suporte quivo evidencia-se não só pelo fato de o
papel produzidos e(ou) recebidos por deter- documento poder ser levado a juízo para
minado órgão, durante o desenvolvimento comprovar determinada informação, mas,
de suas atividades específicas ou atividades também, pela capacidade desse material de
de suporte, consiste em um arquivo testemunhar as atividades que lhe deram
origem.
( ) Certo ( ) Errado
2. (Cespe – MI – 2013)
7. (Cespe – TCE-RO – 2013)
O material de referência ou informação não A presença de peças tridimensionais em um
orgânica utilizado nos setores de trabalho, é conjunto documental indica que o material
considerado documento de arquivo. analisado não é um arquivo.
( ) Certo ( ) Errado ( ) Certo ( ) Errado
3. (Cespe – MPS – 2010) 8. (Cespe – IBAMA – 2012)

Pode-se denominar arquivo também a ins- Os arquivos de uma organização pública
tituição ou o serviço que tem a custódia de podem ser constituídos de documentos ori-
documentos, com a finalidade de fazer o ginários das atividades meio e fim e produ-
processamento técnico, garantir a conser- zidos em variados suportes documentais,
vação e promover a utilização dos arquivos. inclusive o digital.
4. (Cespe – ABIN – 2010) 9. (CNJ – 2013)

Quando separado do seu conjunto, ou seja, O arquivo do CNJ refere-se à acumulação
do todo ao qual pertence, o documento de ordenada dos documentos que surgem
arquivo perde muito do seu significado. como resultado da realização da missão ou
( ) Certo ( ) Errado dos objetivos dessa instituição
5. (Cespe – TJ-RR – 2012)
O arquivo caracteriza-se por ser um con- 10. (Cespe – MDIC – 2014)
junto orgânico, resultado das atividades de Os arquivos gerais são localizados nas uni-
uma pessoa física ou jurídica, e não uma co- dades político-administrativas de uma or-
leção de documentos de diversas fontes. ganização e cumprem a função de arquivos
( ) Certo ( ) Errado correntes.
11. (Cespe – CNJ – 2013) 16. (Cespe DPF – Escrivão – 2009)
Uma característica do documento de arqui- Documentos iconográficos são aqueles em
vo é o seu inter-relacionamento com outros formatos e dimensões variáveis, com repre-
documentos e com a atividade da qual ele é sentações geográficas, arquitetônicas ou de
resultado. engenharia.
12. (Cespe – MI – 2013)

17. (Cespe – CADE – 2014)
Nos processos de trabalho, independen-
A categoria textual é um dos principais tipos
temente da natureza do negócio, as orga-
documentais presentes nos órgãos públicos
nizações públicas ou privadas produzem e
brasileiros.
recebem informações que, registradas, tor-
nam-se documentos de arquivo. ( ) Certo ( ) Errado
18. (Cespe – ABIN – 2010)
13. (Cespe – EBC – 2011)
Carta, ofício, memorando, aviso, circular e
Arquivo de engenharia é considerado um relatório são exemplos de formatos docu-
tipo de arquivo especializado. mentais existentes em órgãos públicos.
14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013) 19. (Cespe – TJ-RR – 2012)

Os arquivos de uma universidade são for- Entre os gêneros documentais considerados
mados apenas pela coleção de documentos documentos de arquivo se incluem docu-
relacionados ao ensino superior. mentos tridimensionais, textuais, audiovi-
( ) Certo ( ) Errado suais e cartográficos.
Classificação dos Documentos

20. (Cespe – DPU – 2016)
de Arquivo
Formulário é exemplo de tipo documental.
15. (Cespe – MPU – 2013) ( ) Certo ( ) Errado
Relatório de atividades, ata de reunião e bo-
letim informativo são exemplos de tipos do- 21. (Cespe – MPU – 2013)
cumentais que podem ser encontrados nas
instituições públicas brasileiras. A junção de uma espécie documental com
a função que lhe deu origem caracteriza o
( ) Certo ( ) Errado gênero documental.
22. (Cespe – MPE-PI – 2012) Arquivo x Biblioteca

O tipo documental consiste na associação
entre a espécie documental e a função que 27. (Cespe – SERPRO – 2013)
o documento representa. São exemplos de
tipos documentais: o memorando, o ofício, Os documentos de arquivo podem ser ela-
o relatório, a carta e a fotografia. borados em um único exemplar ou , em ca-
sos específicos, serem produzidos em um
( ) Certo ( ) Errado limitado número de cópias
23. (Cespe – ANATEL – 2012)
Relatório de atividades anuais é um tipo do- 28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009)
cumental.
O tamanho do acervo documental e a sua
( ) Certo ( ) Errado complexidade definem se o fundo de arqui-
vo de uma instituição pública ou privada é
24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – um fundo fechado ou aberto.
2014) ( ) Certo ( ) Errado
O ofício, o memorando e o processo são
exemplos de tipos documentais. 29. (Cespe – TRE-BA – 2010)
Os documentos de arquivo devem ser orga-
nizados a partir dos mesmos princípios apli-
25. (Cespe – FUB – 2015)
cados na organização das bibliotecas, prin-
Situação hipotética: Uma instituição de en- cipalmente no que se refere aos métodos
sino, com unidades em várias regiões do de classificação.
país, possui um arquivo geral que centraliza
os documentos de todas as suas unidades
vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a cria-
30. (Cespe – MDIC – 2014)
ção desse arquivo geral deu-se em função
da classificação dos arquivos pela natureza Diferentemente da biblioteca, o arquivo
dos documentos não é uma coleção de documentos, mas
uma acumulação natural de documentos.
26. (Cespe – STF – 2013)
31. (Cespe – TJ-RR – 2012)
Fotografias, diapositivos, desenhos e gravu-
Em regra, deve-se produzir mais de um
ras fazem parte do gênero documental co-
exemplar de um documento de arquivo
nhecido como iconográfico.
32. (Cespe – DPF – 2014)

Os documentos de arquivo são coleciona-
dos com finalidades culturais e sociais.
33. (Cespe – MDIC – 2014) 38. (Cespe – ANATEL – 2012)
Os documentos de interesse da instituição A existência de um fundo de arquivo origi-
que tenham sido adquiridos por meio de na-se do princípio da pertinência.
compra, doação ou permuta deve ser consi-
derados como arquivos. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 39. (Cespe – ANCINE – 2012)
34. (Cespe – DR-PF – 2012) O princípio de proveniência, quando apli-

cado aos arquivos da ANCINE, gera um con-
A finalidade principal da produção e conser- junto de fundos documentais
vação de documentos de um arquivo é fun-
cional. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 40. (Cespe – DPU – 2016)
35. (Cespe – STF – 2013) Havendo necessidade de reversão de pro-

cedimento ou de tratamento empreendido
A diferença entre os arquivos e as bibliote- em determinado arquivo, aplica-se o princí-
cas pode ser reconhecida na função admi- pio da pertinência.
nistrativa que os arquivos têm para uma
organização pública ou privada, diferente- ( ) Certo ( ) Errado
mente da função cultural das bibliotecas.
41. (Cespe – Telebrás – 2015)
O princípio da territorialidade defende que
36. (Cespe – SERPRO – 2013) os arquivos sejam mantidos, guardados e
conservados nos locais onde foram acumu-
Além dos documentos produzidos pelo lados.
SERPRO, são considerados documentos de
arquivo aqueles colecionados por diversos ( ) Certo ( ) Errado
motivos
42. (Cespe – STF – 2013)
O princípio arquivístico fundamental para
as ações de organização dos arquivos é co-
nhecido como princípio da unicidade.
Princípios Arquivísticos
37. (Cespe – CNJ – 2013) 43. (Cespe – FUB – 2014)
A manutenção de documentos agrupados O princípio da pertinência será aplicado nos
de acordo com sua origem ou proveniência, casos em que houver necessidade de reclas-
medida essa que garante o potencial infor- sificar os documentos de arquivo por assun-
mativo dos arquivos, é resultado da aplica- to, sem que se considerem a proveniência e
ção do conceito das três idades documen- a classificação original de cada documento.
tais
44. (Cespe – TCDF – 2014) 50. (Cespe – ANAC – 2012) Os documentos da

ANAC considerados de valor permanente
O princípio da proveniência permite identi- devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
ficar o fundo a que pertence determinado
documento de arquivo. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 51. (Cespe – MPU – 2013)
45. (Cespe – DPRF – 2013) Compete ao Arquivo Nacional definir as
normas gerais e estabelecer as diretrizes
O princípio arquivístico que define e estabe- para o Sistema Nacional de Arquivos bem
lece o fundo de arquivo de uma instituição como promover o inter-relacionamento de
é o princípio da proveniência ou de respeito arquivos públicos e privados.
aos fundos.
52. (Cespe – MPE - PI – 2012)
Órgãos/Sistemas de Arquivo Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o

recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelos Poderes Executivo, Legisla-
46. (Cespe – Ancine – 2012) tivo e Judiciário em âmbito federal.
A ANCINE, por ser uma agência reguladora, ( ) Certo ( ) Errado
não precisa seguir as orientações do Siste-
ma Nacional de Arquivos (SINAR)
( ) Certo ( ) Errado Teoria das Três Idades
47. (Cespe – MPU – 2013)
53. (Cespe – DPU – 2010)
Não compete ao Sistema Nacional de Arqui-
vos (SINAR) a implementação da politica na- As atividades típicas dos arquivos correntes
cional de arquivos privados. são: o protocolo, a expedição, o arquiva-
mento, o empréstimo e a consulta de docu-
( ) Certo ( ) Errado mentos.
48. (Cespe – FUB – 2015) ( ) Certo ( ) Errado
Uma das finalidades do Arquivo Nacional é 54. (Cespe – MS – 2008)

implementar a racionalização das ativida-
des arquivísticas, de forma a garantir a inte- O arquivo setorial é aquele estabelecido
gridade do ciclo documental juntos aos órgãos operacionais, cumprindo
funções de arquivo corrente.
49. (Cespe – Anatel – 2012) 55. (Cespe – ANTT – 2013)

De acordo com legislação, os documentos Os documentos de valor permanente são
permanentes das agências reguladoras de- inalienáveis, mas prescritíveis.
vem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
56. (Cespe – SERPRO – 2013) 62. (Cespe – ME – 2008)
Ao se implantar um programa de gestão Os arquivos correntes são de acesso restrito
documental, o acesso aos documentos que e devem ficar próximos dos usuários dire-
apresentam valor imediato será restrito ao tos.
setor.
63. (Cespe – DPF – 2013)
57. (Cespe – ANS – 2013)
Os documentos de arquivo, após cumpri-
Para facilitar o acesso rápido ao material, rem o prazo de guarda nos arquivos corren-
recomenda-se que arquivos correntes se- tes, devem ser transferidos para o arquivo
jam armazenados em caixas-arquivo. permanente
58. (Cespe – MTE – 2014) 64. (Cespe – ANP – 2012)

Os arquivos correntes, por serem formados Quando o documento de arquivo tem uma
pelos documentos com grande possibilida- grande possibilidade de uso, ele deve ser
de de uso, devem ficar próximos dos usuá- considerado como documento do arquivo
rios diretos. corrente.
59. (Cespe – TRE-MA – 2009) 65. (Cespe – SERPRO – 2013)

Os arquivos correntes são alocados perto O arquivamento de documentos no tipo ho-
dos seus usuários diretos, devido à grande rizontal é recomendado para arquivos cor-
possibilidade de uso que apresentam, e são rentes.
conhecidos também como arquivos ativos.
66. (Cespe – EBC 2011)
60. (Cespe – FUB – 2015)
A transferência de documentos dos arqui-
Documentos pertencentes aos arquivos vos correntes para os intermediários deve
permanentes podem retornar à fase corren- ser feita mediante registro em uma listagem
te. de transferência.
61. (Cespe – TCE-RS – 2013) 67. (Cespe – MPU – 2010)

O arquivo permanente é constituído essen- O valor primário dos documentos no arqui-
cialmente de documentos que perderam vo intermediário é crescente.
todo o valor de natureza administrativa,
mas que devem ser conservados em razão ( ) Certo ( ) Errado
do seu valor histórico.
68. (Cespe – DPU – 2010) Instrumentos de Gestão

Os arquivos correntes, conhecidos como
fase pré-arquivo, são constituídos por docu- 74. (Cespe – ANCINE – 2012)
mentos de valor administrativo.
A exemplo das demais agências regulado-
( ) Certo ( ) Errado ras, a ANCINE é responsável pela elabora-
ção de suas próprias tabelas de temporali-
69. (Cespe – MPU – 2013) dade de documentos da atividade meio.
Os documentos intermediários são aqueles
que não possuem uso corrente nas entida-
des produtoras e aguardam a eliminação ou
a transferência para guarda permanente. 75. (Cespe – MTE – 2014)
( ) Certo ( ) Errado Na avaliação de um grande volume de do-

cumentos de arquivo, a decisão sobre elimi-
nação de um documento e a consequente
70. (Cespe – DPU – 2016)
operacionalização são finais e irrevogáveis.
O acesso aos documentos no arquivo inter-
mediário ainda é restrito aos acumuladores
ou àqueles que receberam autorização do
setor que os acumulou. 76. (Cespe – CNJ – 2013)
( ) Certo ( ) Errado A avaliação dos documentos de arquivo é

feita com base na tabela de temporalidade
que, além dos prazos de guarda nas idades
71. (Cespe – CADE – 2014) corrente e intermediária, indica a elimina-
ção ou guarda permanente dos documen-
A alta frequência de uso de um documento tos.
de arquivo indica que ele pertence à fase in-
termediária. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 77. (Cespe – IBRAM – 2009)
72. (Cespe – CNJ – 2013) Os documentos públicos ,em suporte papel,
destinados à eliminação, após cumprirem o
A organização dos documentos de arquivo prazo estabelecido no edital de eliminação
na fase corrente deve ser realizada de modo de documentos, devem ser incinerados.
diferente daquela adotada na fase interme-
diária. Essa diferença é explicada pelo fato ( ) Certo ( ) Errado
de os documentos terem usos distintos nes-
sas duas fases.
78. (Cespe – BACEN – 2013)
A tabela de temporalidade de documentos
é instrumento de gestão aprovado por au-
73. (Cespe – DPF – 2014)
toridade competente que permite gerenciar
A transferência dos documentos dos arqui- a massa documental acumulada e avaliar o
vos correntes para os arquivos intermediá- prazo de guarda e a destinação final dos do-
rios justifica-se pela diminuição do valor pri- cumentos produzidos ou recebidos por uma
mário dos documentos instituição
79. (Cespe – DPU – 2010) 84. (CESPE – CNPQ – 2011)
O instrumento auxiliar adotado na gestão A tabela de temporalidade de documentos
de documentos que possibilita o arquiva- independe da realização de classificação
mento e, posteriormente, a recuperação para avaliar os documentos de arquivo.
desses documentos denomina-se plano de
a) descarte.
b) retenção. 85. (Cespe – MTE – 2014)
c) arquivamento.
d) avaliação. Caso seja necessária uma avaliação docu-
e) classificação mental, deve ser criado o código de classifi-
cação de documentos de arquivo.
80. (Cespe – STM – 2011) ( ) Certo ( ) Errado
Nos arquivos corrente e intermediário, os
prazos de guarda dos documentos devem 86. (Cespe – MCTI – 2012)
ser expressos em anos ou pela indicação da A classificação dos documentos produzi-
vigência dos documentos. dos e(ou) recebidos pela atividade-meio do
( ) Certo ( ) Errado MCTI é feita a partir do Código de Classifica-
ção de Documentos de Arquivo, elaborado
81. (Cespe – MPU – 2010) pelo Conselho Nacional de Arquivos.
Os prazos de guarda dos documentos nos ( ) Certo ( ) Errado

arquivos do tipo corrente e intermediário
devem ser definidos com base na legislação 87. (CESPE – STM – 2011)
pertinente e nas necessidades administrati- O código de classificação é construído a par-
vas. tir da estrutura organizacional do órgão ou
( ) Certo ( ) Errado empresa em que ele vai ser aplicado, sendo
uma reprodução do organograma desse ór-
82. (CESPE – CNPQ – 2011) gão ou dessa empresa.
O processo de elaboração do código de ( ) Certo ( ) Errado

classificação de documentos de arquivo es-
tabelece relação direta com as funções e as 88. (Cespe – MI – 2013)
atividades desenvolvidas no órgão ou na Os documentos de arquivo devem ser clas-
empresa. sificados a partir de um código ou plano de
( ) Certo ( ) Errado classificação de documentos baseado nas
funções e atividades desenvolvidas no ór-
83. (CESPE – CNPQ – 2011) gão.
O código de classificação de documentos de ( ) Certo ( ) Errado

arquivo é aplicado a partir da transferência
do documento do arquivo corrente para o 89. (Cespe – TRE- MS – 2013)
arquivo intermediário
Ao lidar com os documentos, usa-se a ta-
( ) Certo ( ) Errado bela de temporalidade como instrumento
para a
a) avaliação. Protocolo
b) codificação.
c) classificação.
d) descrição. 95. Além das atividades de recebimento, regis-
e) indexação tro e classificação, cabe também ao proto-
colo realizar destinação dos documentos.
90. (Cespe – STF – 2013) ( ) Certo ( ) Errado
De acordo com uma tabela de temporalida-
de, a destinação final dos documentos de 96. (Cespe – Serpro – 2013)
arquivo pode ser a digitalização. O empréstimo de documentos é uma ativi-
( ) Certo ( ) Errado dade do setor de protocolo.
91. (Cespe – MMA – 2009)
97. (Cespe – CNJ – 2013)
O código de classificação deve ser anotado
na primeira folha do documento. O controle da tramitação dos documentos
pelos vários setores de uma organização é
( ) Certo ( ) Errado uma atividade de protocolo.
92. (Cespe – TRE – MA – 2009)
98. (Cespe – DPU – 2016)
A avaliação de documentos de arquivo é
executada com a aplicação do código de Expedição e microfilmagem de documentos
classificação são tarefas do protocolo.
99. (Cespe – MC – 2013)

93. (Cespe – SERPRO – 2013)
Todo documento que chega ao MC deve ser
O prazo de guarda indicado para os docu-
registrado no protocolo, independentemen-
mentos do arquivo impresso é de cinquenta
te do documento ser ostensivo, sigiloso ou
anos
pessoal.
94. (Cespe – ANATEL – 2012) 100. (Cespe – ANCINE – 2012)

O inventário é utilizado para classificar os A expedição de documentos é uma ativida-
documentos de arquivo. de exercida exclusivamente pelo protocolo.
101. (Cespe – STJ – 2008) 107. (Cespe CNJ 2013)
O protocolo deve separar as correspondên- Os elementos utilizados para o registro de
cias oficiais das particulares e a correspon- documentos nos serviços de protocolo são
dência oficial de caráter ostensivo da de ca- metadados desses documentos.
ráter sigiloso.
108. (Cespe – Telebrás – 2013)
102. (Cespe – ANCINE – 2012)
Os procedimentos de registro e autuação
Os documentos recebidos por uma organi- de documentos são atividades do proto-
zação pública devem ser registrados no se- colo. O registro consiste no cadastramen-
tor de protocolo. A exceção são as corres- to de documento recebido em um sistema
pondências (cartas, ofícios, avisos). de controle, manual ou informatizado, que
atribui um número ao documento. A autu-
( ) Certo ( ) Errado ação ocorre quando um documento passa a
constituir um processo.
103. (Cespe – Serpro – 2013)
A classificação de documentos é uma rotina
do setor de protocolo. 109. (Cespe – BACEN – 2013)
( ) Certo ( ) Errado Protocolo é o serviço encarregado de rece-
bimento, registro, classificação, distribui-
104. (Cespe – DPF – 2014) ção, controle da tramitação e expedição de
A primeira ação a ser tomada pelo setor de documentos.
protocolo, ao receber um documento, é dis- ( ) Certo ( ) Errado
tribuí-lo.
( ) Certo ( ) Errado 110. (Cespe – TSE – 2007)
105. (Cespe – SEBRAE-BA – 2008) A juntada por anexação é a união definitiva
de um ou mais processos a um outro pro-
O setor de protocolo, ao receber uma cor- cesso (considerado principal), desde que
respondência sigilosa, deverá abri-la para pertencentes a um mesmo interessado e
fazer o registro e encaminhá-la, com alta que contenham o mesmo assunto
prioridade, ao destinatário.
106. (Cespe – ANATEL – 2009)

Empréstimo
O registro dos documentos que chegam a
um órgão público deve ser feito no setor de
protocolo e consiste na reprodução dos da- 111. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010)
dos do documento destinada a controlar a A função da guia-fora é
movimentação e fornecer dados de suas ca-
racterísticas fundamentais aos interessados a) separar os documentos dentro de uma
pasta.
( ) Certo ( ) Errado b) transferir os documentos para o arqui-
vo permanente.
c) facilitar o rearquivamento dos docu- 117. (FCC – TRE-PB – 2007)

mentos e a cobrança das pastas não de-
volvidas no prazo estipulado. Ao classificar suas atividades rotineiras,
d) garantir o acesso restrito aos documen- uma instituição utiliza o seguinte esquema:
tos. COMUNICAÇÕES
Correios
112. (Cespe – ANEEL – 2010) Internet
O emprego da guia-fora objetiva o rearqui- Rádio
vamento dos documentos, sendo utilizada Telex
no caso de empréstimo de documentos. MATERIAL
( ) Certo ( ) Errado Aquisição
Baixa
113. (Cespe – Serpro – 2013) ORÇAMENTO
Ao se retirar temporariamente um docu- Despesa
mento da unidade de arquivamento, para Receita
empréstimo ou consulta, deve-se colocar, PESSOAL
no lugar do documento, um indicador deno- Admissão
minado fantasma ou ficha-fantasma. Dispensa
( ) Certo ( ) Errado Férias
Gratificações
Licenças
Métodos de Arquivamento Trata-se do método
a) enciclopédico.
b) dicionário.
114. (Cespe – MPE-TO – 2006)
c) unitermo.
A escolha mais adequada do método de ar- d) duplex.
quivamento depende da natureza dos docu-
mentos a serem arquivados e da estrutura 118. (Cespe – SEBRAE-BA – 2008)
da organização à qual a unidade de arquivo
está vinculada. O método numérico simples atribui um nú-
mero a cada pasta de cliente (pessoa física
( ) Certo ( ) Errado ou jurídica), obedecendo à ordem de entra-
da ou de registro, sem qualquer preocupa-
115. (Cespe – TJ-AL – 2012) ção com a ordenação alfabética.
Na ordenação geográfica, caso o principal ( ) Certo ( ) Errado

elemento de identificação seja cidade e não
estado, a capital deve estar em destaque.
119. (Cespe – SEBRAE-BA – 2008)
A escolha do método de arquivamento no
arquivo corrente é determinada pela espé-
116. (Cespe – TJ-AL – 2012) cie ou pelo gênero do documento.
A ordenação numérica é método direto, ( ) Certo ( ) Errado
pois a pesquisa ocorre exatamente no docu-
mento.
120. (Cespe – Antaq – 2005) PAGAMENTOS
- antes de 1980
Os métodos de arquivamento decimal e du- - de 1981 a 1985
plex necessitam de adoção de um índice al- - de 1986 a 1989.
fabético.
125. (Cespe – TRE-MS – 2013)
121. (Cespe – ANAC – 2009)
Os documentos, no sistema numérico sim-
A localização dos documentos de arquivo ples, são agrupados em sequência numéri-
nos métodos de arquivamento do sistema ca, exigindo o índice alfabético remissivo
direto depende de um índice ou de um có-
digo. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 126. (CESPE – STM – 2011)
122. (Cespe – ANTAQ – 2009) Os métodos básicos de arquivamento são
alfabético, geográfico, numérico e ideográ-
Uma das vantagens apresentadas pelo mé- fico.
todo duplex de arquivamento é a possibili-
dade ilimitada de classes de documentos. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 127. (Cespe – FUB – 2014)
O método de arquivamento por assunto é
123. (Cespe – TCE-RS – 2013) aplicado exclusivamente aos documentos
O método de arquivamento alfanumérico, de arquivo acumulados pelas atividades-
que consiste na combinação de letras e nú- -meio da organização.
meros, pertence ao sistema indireto. ( ) Certo ( ) Errado
128. (Cespe – FUB – 2014)
124. (Cespe – PRG-DF – 2005) O método duplex é utilizado na classificação
Considerando as hipóteses de arquivamen- ideográfica dos documentos
to a seguir, é correto afirmar que o método ( ) Certo ( ) Errado
principal empregado foi por assunto, mas
foram empregados também os métodos se- 129. (Cespe – TRE-RJ – 2012)
cundários geográficos, alfabético e cronoló-
gico. A disposição de documentos pelo nome dos
clientes corresponde à ordenação do tipo
VEÍCULOS unitermo.
- Goiás
- Minas Gerais ( ) Certo ( ) Errado
- São Paulo/Capital
- São Paulo/Interior
130. (Cespe – STM – 2011)
PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
- de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. No método numérico simples, um método
- de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. de arquivamento do tipo direto, não se faz
necessário consultar um índice para locali- cumento diretamente no local onde este se
zar o documento. encontra guardado.
131. (Cespe – ANTAQ – 2009)

O método numérico simples determina a Gestão de Documentos
numeração sequencial dos documentos,
dispondo os números em três grupos de 137. (Cespe – MDIC – 2014)
dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-1
A gestão de documentos é aplicada aos do-
( ) Certo ( ) Errado cumentos considerados de valor permanen-
te, ou seja, aqueles com valor histórico re-
132. (Cespe – ANAC – 2009) conhecido pela sociedade.
Pastas de um arquivo classificadas como ( ) Certo ( ) Errado
acordos, convênios, correspondências, re-
latórios, processos, formulários e guias são 138. (Cespe – IBRAM – 2009)
exemplos da utilização do método de arqui-
vamento por assunto. Segundo a lei 8159/91, a gestão de docu-
mentos compreende o conjunto de proce-
( ) Certo ( ) Errado dimentos e operações técnicas referentes
a produção, tramitação, uso, avaliação e
133. (Cespe – MEC – 2009) arquivamento de documentos em fase cor-
É possível, na escolha do método de arqui- rente e intermediária, visando à sua elimi-
vamento, definir um método principal e nação ou transferência para guarda perma-
métodos auxiliares para a organização da nente.
documentação. ( ) Certo ( ) Errado
139. (TJ-AL – 2012)
134. (Cespe – Aneel – 2010) A fase da gestão de documentos que com-
O método numérico-cronológico é conside- preende a elaboração do instrumento de
rado um método de arquivamento básico. classificação dos documentos de arquivo é
a da:
a) destinação.
135. (Cespe – STJ – 2008) b) difusão.
c) utilização
O método de ordenação dos documentos a d) criação.
partir do uso do nome da cidade ou de um e) E produção.
estado é conhecido como Duplex.
140. (Cespe – MPU – 2010)
Considera-se gestão de documentos o con-
junto de procedimentos e operações técni-
136. (CESPE – STM – 2011) cas referentes a produção, tramitação, uso,
O método alfanumérico é um método do avaliação e arquivamento de documentos.
sistema direto, que permite a busca ao do- ( ) Certo ( ) Errado
141. (Cespe – MDIC – 2014) partir da coleta de informações a respeito
das atividades desempenhadas por essa or-
O plano de classificação e a tabela de tem- ganização
poralidade são instrumentos arquivístico
previstos nas fases de um programa de ges- ( ) Certo ( ) Errado
tão de documentos.
147. (Cespe – TRT-17-Região – 2009)
Para se fazer o diagnóstico da situação ar-
142. (Cespe – PRF – 2012) quivística, é preciso coletar dados quantita-
tivos e qualitativos, principalmente acerca
A gestão de documentos envolve operações das informações não orgânicas.
técnicas como produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 148. (Cespe – MC – 2013)
143. (Cespe – MPU – 2010) O diagnóstico da situação arquivística de
uma organização ou de um grupo de organi-
A produção, uma das fases básicas da ges- zações similares é abrangido pelos estudos
tão de documentos, engloba as seguintes minimalistas
atividades de protocolo: recebimento, clas-
sificação, registro, distribuição dos docu- ( ) Certo ( ) Errado
mentos
149. (Cespe – FUB – 2013)
O diagnóstico da situação arquivística en-
144. (Cespe – SERPRO – 2013) volve, somente, coleta de informações qua-
litativas sobre o acervo e a sua guarda.
A atividade de expedição de documentos,
incluída na fase de utilização dos documen- ( ) Certo ( ) Errado
tos, não é parte do programa de gestão de
documentos. 150. (Cespe – FUB – 2013)
( ) Certo ( ) Errado Em geral, é necessário mensurar massas
documentais acumuladas em suporte papel
145. (Cespe – FUB – 2014) pelo metro cúbico para, em seguida, trans-
formar em metro linear, unidade de medida
A fase intermediária é prescindível na im- adequada a esse tipo de suporte.
plementação do programa de gestão de do-
cumentos. ( ) Certo ( ) Errado
( ) Certo ( ) Errado 151. (Cespe – DPF – 2009)
Uma das funções do diagnóstico da situação
arquivística é reunir informações suficientes
Diagnóstico para a elaboração do código de classificação
e da tabela de temporalidade de documen-
tos de arquivo.
146. (Cespe – MC – 2013)
O diagnóstico arquivístico consiste na cons-
trução da imagem de uma organização, a
152. (Cespe – MC – 2013) documental volumoso que será acessado si-

multaneamente por diferentes usuários.
A limitação de recursos humanos, materiais
e tecnológicos existente nas instituições ar- ( ) Certo ( ) Errado
quivísticas do Brasil é fator que não exerce
influência sobre o acesso à informação por 158. (Cespe – ANATEL – 2014)
parte do cidadão.
A digitalização de documentos de arquivo é
( ) Certo ( ) Errado dirigida ao acesso, à difusão e à preservação
do acervo documental.
153. (Cespe – DPF – 2014)
O ponto de partida de toda ação arquivís-
tica em uma organização, inclusive para a 159. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009)
elaboração dos instrumentos de gestão ar-
quivística, é o diagnóstico da situação dos A microfilmagem é grande aliada da redu-
arquivos ção de espaço ocupado pelos documentos
arquivísticos em papel, bem como da pre-
( ) Certo ( ) Errado servação dos documentos originais. Entre-
tanto, no caso dos documentos considera-
dos de valor permanente a microfilmagem
Automação não permite a eliminação dos documentos
originais.
154. (Cespe – SEPRO – 2013) ( ) Certo ( ) Errado
A microfilmagem de documentos indepen- 160. (Cespe – CNJ – 2013)

de de prévia organização do acervo.
São vantagens da microfilmagem: ser ins-
( ) Certo ( ) Errado trumento auxiliar na preservação de docu-
mentos originais, contribuir para a seguran-
155. (Cespe – MDIC – 2014) ça do acervo contra extravios diversos pela
ação humana e permitir a eliminação segu-
No Brasil, o e-ARQ é o modelo de requisitos
ra de documentos permanentes.
que devem ser adotados para o desenvolvi-
mento de um sistema informatizado de ges- ( ) Certo ( ) Errado
tão Arquivística de documentos.
161. (Cespe – AGU – 2010)
O microfilme de substituição é aquele que
156. (Cespe – EBC – 2011) serve à preservação das informações con-
tidas em documentos que são eliminados,
A microfilmagem de documentos de arqui-
tendo em vista a racionalização e o aprovei-
vos é recomendada nos casos em que o vo-
tamento de espaço.
lume documental é elevado e o seu prazo
de guarda, longo. ( ) Certo ( ) Errado
162. (Cespe – TRT-17-Região – 2009)
157. (Cespe – CADE – 2014)
A microfilmagem de documentos acarreta a
A digitalização de documentos de arquivo necessidade de eliminação do original, mes-
é aconselhada quando existe um conjunto
mo que o documento tenha valor secundá- Arquivos Permanentes
rio.
( ) Certo ( ) Errado 168. (Cespe – TRE-MT – 2010)
163. (Cespe – TCDF – 2014) O ar seco é um elemento que beneficia as

condições físicas do papel.
Os documentos do arquivo permanente de-
vem ser digitalizados e os originais, elimina- ( ) Certo ( ) Errado
dos após a digitalização
169. (Cespe – TCDF – 2014)
O instrumento utilizado para a classificação
164. (Cespe – IFB – 2011) dos documentos do arquivo permanente é
o quadro de arranjo.
Documentos públicos ou oficiais, produzi-
dos em papel, após microfilmados de acor- ( ) Certo ( ) Errado
do com as leis vigentes, poderão ser elimi-
nados, exceto os considerados de guarda 170. (Cespe – TRE-MS – 2013)
permanente. A embalagem de guarda de um documento,
( ) Certo ( ) Errado com o fim de preservação e acesso, deno-
mina-se
165. (Cespe – MPU – 2010) a) encolagem.
Os documentos originais considerados de b) acondicionamento.
guarda permanente somente poderão ser c) armazenamento.
eliminados depois de microfilmados e digi- d) aditamento. E amostragem
talizados.
171. (Cespe – IBAMA – 2012)
Recomenda-se acondicionar os documen-
166. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012) tos cartográficos em pastas suspensas e ar-
mazená-los em estantes de aço com pintura
O uso simultâneo de microfilmagem e di- antioxidante.
gitalização consiste em solução viável para
o arquivamento de grandes massas docu- ( ) Certo ( ) Errado
mentais com longos prazos de guarda. a mi-
crofilmagem contempla o aspecto de com- 172. (CESPE – ANAC – 2012)
provação legal, e a digitalização possibilita Silking é o método de combate a insetos
acesso rápido e múltiplo aos documentos mais recomendado para a conservação e a
( ) Certo ( ) Errado preservação de documentos.
167. (Cespe – TCDF – 2014) 173. (Cespe TCDF 2014)
A microfilmagem, técnica de custo elevado, Um modo eficiente de conservação de do-

deve ser realizada em grandes volumes documentos de arquivo em suporte papel con-
cumentais cujo prazo de guarda seja longo. siste em acondicioná-los em embalagens de
papel de pH neutro.
174. (Cespe – FUB – 2014) 180. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)

A laminação é uma técnica utilizada para re- Como medida contra o acúmulo de poeira
paros em documentos de arquivo e consiste em documentos de arquivo em suporte pa-
no envolvimento do documento em uma fo- pel, recomenda-se a higienização do docu-
lha de papel de seda e outra de acetato de mento com uma borracha fina em pó
celulose
181. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)
175. (Cespe – MPU – 2013)
O acondicionamento de fotografia em ar- O acondicionamento – que consiste na
quivo deve ser realizado em folder confec- guarda dos documentos nos locais a eles
cionado em papel de PH neutro, método designados - e o armazenamento - que se
diferente do utilizado para a guarda de ne- refere à embalagem do documento com
gativos, que devem ser acondicionados em vistas a protegê-lo e a facilitar seu manu-
envelopes confeccionados em papel de pH seio- são procedimentos fundamentais para
básico ou polietileno a conservação e preservação dos documen-
tos de arquivo
176. (Cespe – MI – 2006)
A luz acelera a deterioração dos acervos dos 182. (Cespe – TRE-MT – 2010)
arquivos. Qualquer exposição à luz, mesmo
que por breve período de tempo, causa da- O alisamento é um método eficiente de
nos, e esses danos são cumulativos e irre- combate aos insetos e todos os outros tipos
versíveis. de pragas que podem atacar o papel
177. (Cespe – CADE – 2014) 183. (Cespe – ABIN – 2010)

Para a assinatura de documentos, recomen- Embora pertençam a um mesmo fundo, os
da-se a utilização de caneta esferográfica documentos produzidos em vários suportes
como forma de preservação do papel. devem ser armazenados em locais diferen-
( ) Certo ( ) Errado tes, conforme suas características físicas.
178. (Cespe – DPF – 2009)
A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o
184. (CESPE – ANAC – 2012)
mofo, as grandes variações de temperatura
e a poeira são, a médio e longo prazos, pre- As condições ambientais de armazenamen-
judiciais à conservação dos documentos. to de documentos em suportes especiais,
( ) Certo ( ) Errado tais como o fotográfico, são as mesmas dos
documentos em suporte papel.
179. (Cespe – MS – 2008) ( ) Certo ( ) Errado
A ação antrópica não interfere na degrada-
ção dos arquivos.
185. (Cespe – ANAC – 2012)
Uma medida de conservação e de preserva-
ção documental consiste na elaboração de
documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
186. (Cespe – SERPRO – 2013)

Nos arquivos permanentes, a atividade de
referência não tem qualquer vinculação
com a política de acesso aos documentos.
187. (Cespe – ICM – Bio – 2014)

Uma forma eficiente de acondicionar docu-
mentos de arquivo consiste em colocá-los
nas gavetas de arquivos de aço.
188. (Cespe – ABIN – 2010)

São atividades características do arquivo
permanente: arranjo, descrição, publicação,
conservação e referência.
Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. C 5. C 6. C 7. C 8. C 9. C 10. E 11. C 12. C 13. C 14. E 15. C 16. E 17. E
18. E 19. E 20. E 21. E 22. E 23. C 24. E 25. E 26. C 27. C 28. E 29. E 30. C 31. E 32. E 33. E 34. C
35. C 36. E 37. E 38. E 39. E 40. E 41. C 42. E 43. C 44. C 45. C 46. E 47. E 48. E 49. C 50. C 51. E
52. E 53. C 54. C 55. E 56. C 57. E 58. C 59. C 60. E 61. C 62. C 63. E 64. C 65. E 66. C 67. E 68. E
69. E 70. C 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. C 77. E 78. C 79. E 80. C 81. C 82. C 83. E 84. E 85. E
86. C 87. E 88. C 89. A 90. E 91. C 92. E 93. E 94. E 95. E 96. E 97. E 98. E 99. E 100. C 101. C 102. E
103. C 104. E 105. E 106. C 107. C 108. C 109. C 110. C 111. C 112. C 113. C 114. C 115. E 116. E 117. A
118. C 119. E 120. C 121. E 122. C 123. E 124. C 125. C 126. C 127. E 128. C 129. E 130. E 131. E 132. E
133. C 134. C 135. E 136. E 137. E 138. E 139. C 140. C 141. C 142. C 143. E 144. E 145. E 146. C 147. E
148. E 149. E 150. C 151. C 152. E 153. C 154. E 155. C 156. C 157. C 158. C 159. C 160. E 161. C 162. E
163. E 164. C 165. E 166. C 167. C 168. E 169. C 170. B 171. E 172. E 173. C 174. C 175. E 176. C 177. E
178. C 179. E 180. C 181. E 182. E 183. C 184. E 185. C 186. E 187. E 188. C

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Agente Administrativo

Prof. Darlan Eterno

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos

2.1 Finalidade dos Arquivos

2.2 Função dos Arquivos

2.3 Classificação dos Arquivos

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

2.4. Princípios Arquivísticos

Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

Espécie Documental Função

5. Teoria das Três Idades

temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Valor Primário Valor Secundário

6.1.1 Rotinas de Protocolo

6.1.2 Procedimentos Administrativos

6.1.2.1.2 Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja

Processo Principal Processo Acessório

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo

6.2 Avaliação de Documentos

A tabela de temporalidade possui as seguinte características:

6.3.1 Arquivamento de Documentos

Modelo de Plano de Classificação

•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-

•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o

Tipos de suportes Condições ambientais

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos

•• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-

10. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui

11.1 Alteração do suporte

11.2 Preservação de Documentos Digitais

11.3 e-ARQ Brasil

12. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional

Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utiliza-

Tipo de Suporte Unidade de Medida

•• Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam

•• maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organiza-

LEI Nº 8.159, em decorrência do exercício de atividades es-

§ 1º São também públicos os conjuntos de CAPÍTULO III

Art. 1º A microfilmagem, em todo território Art. 9º Os documentos da mesma série ou se-

âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas

1. (Cespe DPF – Agente Administrativo – 6. (Cespe – DPF – 2014)

3. (Cespe – MPS – 2010) 8. (Cespe – IBAMA – 2012)

4. (Cespe – ABIN – 2010) 9. (CNJ – 2013)

12. (Cespe – MI – 2013)

14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013) 19. (Cespe – TJ-RR – 2012)

Classificação dos Documentos

22. (Cespe – MPE-PI – 2012) Arquivo x Biblioteca

32. (Cespe – DPF – 2014)

94. (Cespe – ANATEL – 2012) 100. (Cespe – ANCINE – 2012)

106. (Cespe – ANATEL – 2009)

c) facilitar o rearquivamento dos docu- 117. (FCC – TRE-PB – 2007)

131. (Cespe – ANTAQ – 2009)

154. (Cespe – SEPRO – 2013) ( ) Certo ( ) Errado

A microfilmagem de documentos indepen- 160. (Cespe – CNJ – 2013)

163. (Cespe – TCDF – 2014) O ar seco é um elemento que beneficia as

167. (Cespe – TCDF – 2014) 173. (Cespe TCDF 2014)

174. (Cespe – FUB – 2014) 180. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)

177. (Cespe – CADE – 2014) 183. (Cespe – ABIN – 2010)

186. (Cespe – SERPRO – 2013)

187. (Cespe – ICM – Bio – 2014)

188. (Cespe – ABIN – 2010)