Curso 156990 Aula 04 v2

Aula 04
Arquivologia p/ Concursos - Curso

Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 04
3 de Janeiro de 2021
Ricardo Campanario
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Sumário
Sistemas & Métodos de Arquivamento ....................................................................................................... 3
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3
2 - Organização e Administração de Arquivos ....................................................................................... 5
2.1 - Introdução........................................................................................................................................ 5
2.2 - Levantamento de dados................................................................................................................ 5
2.3 - Análise dos dados coletados ........................................................................................................

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2.4 - Planejamento................................................................................................................................... 6
2.5 - Implantação e acompanhamento ................................................................................................ 8
3 - Operações de Arquivamento ............................................................................................................ 11
3.1 - Introdução...................................................................................................................................... 11
3.2 - Inspeção ......................................................................................................................................... 11
3.3 - Estudo ............................................................................................................................................ 12
3.4 - Classificação .................................................................................................................................. 12
3.5 - Codificação .................................................................................................................................... 12
3.6 - Ordenação ..................................................................................................................................... 12
3.7 - Guarda de documentos............................................................................................................... 13
4 - Métodos de Arquivamento ................................................................................................................ 15
4.1 - Introdução...................................................................................................................................... 15
4.2 - Métodos Básicos........................................................................................................................... 21
4.3 - Métodos Padronizados ................................................................................................................ 36
4.4 - Método Alfanumérico .................................................................................................................. 38

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Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

www.estrategiaconcursos.com.br
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5 - Modelos de arquivo e tipos de pastas ......................................................................................... 40
6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 50
7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 57
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 58
Gabarito .......................................................................................................................................................... 87
Resumo ........................................................................................................................................................... 88

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SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
1 - Considerações Iniciais
Olá pessoal!
Vamos hoje para a quinta aula de nosso curso completo de Arquivologia. Força que já estamos nos
aproximando da metade do curso!
Você já deve ter percebido que os assuntos vão se desenvolvendo e eu vou pautando os temas dentro
de uma determinada ordem que vai causando uma relação proposital entre tudo que estamos estudando.
Começamos com a introdução ao tema central de nossos estudos, a Arquivologia, falando de

princípios e conceitos. Depois entendemos os principais elementos que protagonizam tudo que estamos
estudando: os documentos e os arquivos. Na última aula, passamos a conhecer um pouco mais a vida dos
dois dentro da Arquivística, quando falamos das três idades documentais e das diversas funções arquivísticas.
Veja que começamos a discutir a vida dos documentos, desde o seu nascimento (Criação / Produção),
até o momento que ele se "aposenta" ou mesmo "morre", ou seja, quando ele é arquivado de forma
definitiva ou eliminado, respectivamente. Todo esse processo é permeado pelo que chamamos de Gestão
de Documentos.
A Gestão de Documentos é um tema muito abrangente. Na próxima aula entraremos nele ainda mais
a fundo, mas hoje já começamos a tratar de temas que estão diretamente relacionados a ela. Hoje
começaremos a estudar os Métodos de Arquivamento e outras práticas que acontecem nos arquivos que
nos introduzem no mundo da Gestão Documental.
Quando formos falar na aula de hoje de Métodos de Arquivamento (especialmente as regras de

alfabetação), preste atenção nos exemplos e pratique. Este é o tipo da matéria que a aula teórica precisa de
complementação com a prática.
O próprio livro eletrônico trará exemplos resolvidos e várias questões ao final, mas treinar ainda mais
sempre é bom. Busque mais questões e pratique. Tente assistir o vídeo da aula para complementar as
explicações teóricas e exercitar ainda mais o tema.
Falaremos ainda sobre temas como Organização e Administração de Arquivos e Operações de

Arquivamento, que também são temas introdutórios à Gestão de Documentos, que abordaremos na aula
seguinte.
Esses dois temas são curtos e objetivos e trazem conceitos que precisam ser entendidos e, de
preferência, memorizados.

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Ao final da aula, seguindo nossa rotina, trarei mais uma vez termos do DBTA, relacionados a aula,
para debatermos e reforçarmos alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente,
não tenham sido enfatizados ao longo da aula.
Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do

jeito que estamos fazendo, a cada uma de nossas aulas você estuda um pouquinho da íntegra do DBTA. No
final, ou pertinho da prova, basta uma revisão geral e você estará pronto para encarar a banca!
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos.
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência.
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.
Vamos em frente!
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario

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2 - Organização e Administração de Arquivos
2.1 - Introdução
A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de

uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de trabalho. São essas etapas
que caracterizam o que as bancas costumam cobrar como "Organização e/ou Administração de arquivos".
São elas:
o Levantamento de dados
o Análise dos dados coletados
o Planejamento
o Implantação e acompanhamento
Após o cumprimento destas etapas parte-se para o arquivamento propriamente dito, o que veremos
ao longo da aula de hoje. Mas, antes, vamos entender cada uma dessas etapas.
2.2 - Levantamento de dados
A primeira das quatro etapas é o Levantamento de dados.
Lembre-se que consideramos sempre que o arquivo é um conjunto de documentos recebidos ou

produzidos por uma entidade e no decorrer de suas atividades. Isso confere o caráter orgânico e cumulativo
(entre outros) que já estudamos em relação aos arquivos.
Pois bem, sendo assim, é necessário em primeiro lugar que a pessoa responsável pela atividade de
arquivamento conheça profundamente a entidade (sua estrutura, objetivos e funcionamento) para que
possa de fato compreender e avaliar o real significado de toda e qualquer documentação produzida pela
organização.
Este levantamento passa pelo estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e
regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e formulários mais
frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento, consultas e
empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
Esse levantamento inicial permitirá que os encarregados pela atividade possam iniciar seus trabalhos
com conhecimento do cenário e das verdadeiras demandas da organização.
2.3 - Análise dos dados coletados
Com todos os dados acima disponíveis, o arquivista ou profissional responsável estará apto a analisar
a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico (lembra-se que falamos dele algumas aulas atrás?) com o
objetivo de formular, propor e implementar alterações e ações no sistema em vigor.

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Apenas relembrando, o diagnóstico pode ser Maximalista - usado no caso de amplos estudos de
questões estruturais, metodológicas e políticas de grandes arquivos ou serviços arquivísticos - ou
Minimalista - quando a análise está focada em organizações específicas, em que geralmente o arquivista
está envolvido com a situação a ser diagnosticada e incumbido de planejar meios para propor soluções aos
possíveis problemas.
Neste momento o responsável estará comparando a situação real da instituição com a sua estrutura,
sua documentação e seus planos, fruto dos dados coletados na primeira etapa do processo.
O resultado dessa comparação é justamente a geração de uma análise que aponte os problemas que
impedem o funcionamento ideal da atividade e um plano de melhoria e acompanhamento do processo
estudado.
2.4 - Planejamento
Superadas essas duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode partir para o
Planejamento, ou seja, a formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais
levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando.
Vários temas devem ser considerados na elaboração do plano: posição do arquivo na estrutura da
instituição, centralização ou descentralização, coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de
arquivamento, normas de funcionamento, recursos humanos, instalações e equipamentos, constituição dos
diferentes arquivos e recursos financeiros. Ufa! Realmente é um plano completo e complexo! Vamos
entender um pouquinho mais cada uma das etapas acima listadas.
POSIÇÃO DO ARQUIVO
O ideal é que o arquivo de uma instituição, do ponto de vista hierárquico, posicione-se sempre no
ponto mais elevado possível, ou seja, vinculado à liderança da organização.
Como a estrutura arquivística vai atender de maneira transversal praticamente todas as áreas e
funcionários da instituição, a adoção desse posicionamento minimiza os problemas entre áreas no dia a dia
da operação.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO
Essa é outra decisão que deve ser tomada na fase de planejamento.
Em relação ao arquivo corrente, qual será seu posicionamento: centralizado ou descentralizado?
A centralização tem diversas vantagens como a melhor capacitação do pessoal envolvido,

padronização de normas e procedimentos, delimitação de responsabilidades, redução de custos e de
espaços alocados à atividade, etc.
Por outro lado, uma centralização muito rígida do arquivo corrente pode trazer dificuldades quando
da existência de uma entidade geograficamente pulverizada, de caráter nacional por exemplo, e com
unidades administrativas de caráter autônomo e fisicamente distantes umas das outras.
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Nesses casos a descentralização deve ser analisada, mas com cuidado, procurando-se manter
arquivos junto a cada um dos departamentos, preservando todos os documentos daquela área de atuação
reunidos.
COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS
Especialmente nos casos em que a decisão foi pela opção da descentralização, é fundamental ter uma
coordenação central com funções normativas, orientadoras e controladoras.
Em linhas gerais a área coordenadora presta assistência, estabelece normas, promove a organização
e integração dos arquivos e treina e orienta o pessoal envolvido.
ESCOLHA DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sobre este tema falaremos com muito mais profundidade logo mais, ainda nesta aula, mas, de modo
geral, é importante que nesse momento o responsável decida pelo "mix" de métodos que será adotado.
Mesmo dentro de uma única instituição dificilmente um único método será empregado em função
das características peculiares de cada arquivo e das funções exercidas pela organização. De qualquer forma,
é impossível identificar determinado sistema ou método como o mais adequado, sem antes conhecer a
documentação a ser tratada.
O importante aqui é que, com base na análise da instituição, suas atividades e características, defina-
se qual será o método principal a ser empregado e quais serão os métodos auxiliares, escolhendo um
composto que esteja integrado e gerando o melhor resultado possível no que tange ao recebimento,
tramitação, guarda, difusão e eliminação de documentos.
NORMAS DE FUNCIONAMENTO
Visando a continuidade e uniformização dos trabalhos, essa é a hora de estabelecer regras e normas
básicas de funcionamento caso as atuais e levantadas previamente não sejam suficientes. Objetivo é
adaptar eventuais novas regras às rotinas, formulários e normas já existentes.
RECURSOS HUMANOS
É necessário planejar qual a força de trabalho necessária e, especialmente, treiná-la.
Hoje é muito comum diagnosticar a falta de conhecimento técnico por parte das pessoas envolvidas
em atividades de arquivamento. Essa é a hora de diagnosticar essa lacuna e colocar em prática um plano
para supri-la.
INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS
Assim como a atenção dispensada ao recurso humano, o profissional à frente desta iniciativa também
deverá se preocupar com as questões logísticas e operacionais do arquivo.

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A localização física do arquivo, por exemplo, é de fundamental importância levando-se em conta

questões como iluminação, umidade, temperatura e preservação em geral dos documentos em questão.
Ainda importantes são as decisões a respeito do equipamento que será utilizado em suas instalações,
o que pode ser dividido em materiais de consumo (como fichas, pastas, guias, etc.) e materiais permanentes
(como armários, estantes, fichários, etc.).
Especialmente em relação ao equipamento, a busca deve ser por materiais que gerem ao arquivo
economia de espaço, conveniência do serviço, capacidade de expansão, invulnerabilidade e resistência.
CONSTITUIÇÃO DOS DIFERENTES ARQUIVOS
Além da necessidade óbvia do arquivo corrente - indispensável em qualquer plano ou atividade

arquivística - o encarregado do planejamento deve pensar também nos demais arquivos necessários para a
organização.
A constituição de um arquivo permanente para o recolhimento de documentos vitais e,

possivelmente, a implantação de um arquivo intermediário, em função do volume e descentralização,
devem ser também analisados e planejados nessa etapa do processo.
RECURSOS FINANCEIROS
Aqui é muito importante lembrar aos responsáveis pela organização que a verba necessária não deve
ser apenas aquela para a implementação do plano e das alterações levantadas ao longo desse processo de
diagnóstico e planejamento.
É muito importante que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua manutenção ao longo
dos meses e anos seguintes, após a implementação do plano gerado nesta etapa.
2.5 - Implantação e acompanhamento
Finalizado todo esse processo o especialista encarregado do planejamento estará em condições de

elaborar um documento final composto por três partes fundamentais:
o Situação real encontrada

o Análise e Diagnóstico
o Plano de Ação
A partir daí parte-se para a implementação do plano e, quando for possível concluir que as iniciativas
estão funcionando a contento, recomenda-se o registro de todo o plano e novo modelo de funcionamento
em um manual, o Manual de Arquivo que, em linhas gerais, deve conter:
o Apresentação, objetivos e abrangência

o Informações sobre os arquivos da instituição
o Organogramas e fluxogramas
o Conceitos gerais do arquivo
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o Detalhamento das rotinas utilizadas

o Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos
O Manual deve ser revisado e atualizado periodicamente, com o objetivo de abranger as mudanças
que certamente surgirão ao longo do processo.
(CONSULTEC/TRE-SC/Analista Judiciário Arquivologia/2014) As fases sequenciais de organização de uma

unidade de arquivo estão corretamente indicadas na alternativa
a) planejamento / levantamento de dados / implantação e acompanhamento / análise dos dados coletados.
b) levantamento de dados / diagnóstico / análise dos dados coletados / planejamento / implantação e
acompanhamento.
c) diagnóstico / planejamento / levantamento de dados / implantação e acompanhamento.
d) identificação / diagnóstico / planejamento / implantação / acompanhamento e avaliação.
e) diagnóstico / planejamento / implantação / acompanhamento e avaliação.
Comentário:
Esta questão é ótima para relembrarmos a estrutura que acabamos de estudar.
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Logo no início da aula falamos que as etapas que devem ser percorridas ao longo da Organização ou
Administração de arquivos são: levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e
implantação/acompanhamento. Mas você deve estar perguntando: e onde está o diagnóstico?? Pois é...
Na definição clássica do tema, a atividade de diagnóstico está embutida na etapa de análise dos dados
coletados. Nesse momento o líder da iniciativa compara os dados obtidos com os objetivos, estrutura e
normas da organização e realiza o diagnóstico, assim como falamos em aula.
Dessa forma a alternativa B é completamente adequada ao que acabamos de estudar e está correta!
Nas demais alternativas temos erros muito evidentes, que também nos ajudariam a resolver a questão.
Na letra A a ordem das atividades está claramente errada. A análise dos dados coletados aparece por último,
quando na verdade é uma das primeiras etapas, a que dá subsídio para o encarregado iniciar suas análises e
a atividade de diagnóstico.
A alternativa C inverte a ordem entre diagnóstico e levantamento de dados. A ordem é inversa. Impossível
fazer um diagnóstico sem ter dados coletados previamente.
A letra D erra ao trazer a etapa identificação logo no início, no lugar do levantamento de dados. A ordem das
demais etapas segue uma lógica aceitável e poderia confundir, mas o uso do termo "identificação" torna a
alternativa definitivamente errada.

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Por fim, na letra E o examinador também embaralha alguns dos conceitos que são oficialmente utilizados
pela comunidade arquivística, procurando mais uma vez confundir o candidato.
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3 - Operações de Arquivamento
3.1 - Introdução
Mudando de assunto, vamos agora entrar mais a fundo na atividade de arquivamento. Ainda não nos
seus tipos, sistemas e métodos, que abordaremos mais adiante, mas sim na atividade específica de se
arquivar os documentos.
A atividade da guarda documental deve sempre ser realizada com muito cuidado e atenção. Não é
qualquer documento que pode ser arquivado de maneira indistinta.
O futuro da documentação de uma organização, ou seja, a sua preservação, localização e acesso,

depende primordialmente do bom ou do mau tratamento que é dispensado a esse documento em sua fase
corrente, ou seja, antes do arquivamento!
Esses eventuais problemas, fruto de um mau tratamento ao longo de sua idade corrente, podem e
devem ser detectados e saneados no momento em que o documento chega à etapa de guarda, ou seja, no
momento do seu arquivamento.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais
de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Quanto melhor e
mais rigorosamente estas etapas forem cumpridas, melhor será o estado de arquivamento dos documentos
e, portanto, melhor e mais eficiente será o futuro arquivístico da respectiva organização.
Tais etapas são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre onde uma
termina e a outra se inicia. Vamos examinar cada uma delas. Atenção, pois, algumas bancas se referem a
este processo completo como Classificação ou Rotina de arquivamento. As etapas são:
o Inspeção
o Estudo
o Classificação
o Codificação
o Ordenação
o Guarda de documentos
3.2 - Inspeção
Nesta etapa inicial o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao
arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o
arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação atribuída será
mantida ou alterada.
É verdade que a grande parte dos documentos que são enviados ao arquivo é de fato candidata ao
arquivamento, porém, não é raro encontrar equívocos como despachos assinados por autoridades sem
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competência para tal ou mesmo o envio equivocado ao arquivo de documentos que estavam destinados a
outras unidades administrativas.
Há ainda os casos em que os documentos não só devem ser arquivados, mas podem também conter
instruções para anexação, apensamento ou para que aguardem alguma outra exigência antes do efetivo
arquivamento. Tudo isso deve ser checado nesse momento.
3.3 - Estudo
O estudo é a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais
referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida).
3.4 - Classificação
Na etapa de classificação o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os

assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas.
A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente do nível de

conhecimento do responsável em relação as funções da organização para a qual trabalha. Lembra quando
falávamos do levantamento de dados da organização (estudo da estrutura, regimento, normas e
organograma)? Então...
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento certamente não
poderá fazer uma boa classificação nesse momento.
3.5 - Codificação
Na codificação o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação,

conforme análise na etapa anterior.
A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização posterior.
3.6 - Ordenação
A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto.
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter todos os
documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o arquivamento.
Essa etapa tem dois grandes objetivos:
o Agilizar o arquivamento
o Racionalizar o trabalho
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3.7 - Guarda de documentos
A guarda é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado.
Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo,
estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, o trabalho pode ser um
sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local errado pode ficar perdido por
longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado.
Por fim - e após a guarda do documento - temos a atividade de empréstimo (retirada e controle) que
ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são retirados dos arquivos para
consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução.
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego de recibos
e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova tramitação do
documento.
(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo/2018) Uma vez classificados e tramitados, os documentos deverão ser

arquivados, obedecendo, de acordo com o código de classificação de documentos de arquivo do Conarq,
às seguintes operações, na ordem indicada:
a) supervisão, organização e guarda.
b) inspeção, ordenação e arquivamento.
c) exame, arranjo e arquivamento.
d) vistoria, distribuição e guarda.
e) controle, destinação e armazenamento.
Comentário:
Mais uma boa e recente questão para relembrarmos a estrutura que acabamos de estudar.
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Veja que a banca traz uma série de procedimentos que devem ser seguidos ANTES do respectivo
arquivamento. É exatamente o que acabamos de estudar. E quais são as etapas que discutimos? Inspeção,
estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda/arquivamento, correto?
Olhando as alternativas e buscando a ordem correta - visto que a banca traz essa observação - apenas a letra
B fornece resposta aceitável. Só avaliando o primeiro termo das alternativas já podíamos matar a questão
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pois termos como "supervisão", "exame", "vistoria" ou "controle" não fazem parte do universo que
estudamos, ok?
Dessa forma, inspeção -> ordenação -> arquivamento formam uma sequência correta e compatível com o
que acabamos de debater.
Na letra A o uso dos termos supervisão e organização estão equivocados.
A alternativa C traz o arranjo, que nada tem a ver com as ações prévias ao arquivamento. Além disso, sugere
ainda, de maneira equivocada, o termo exame no início da cadeia proposta.
A letra D erra ao trazer os termos vistoria e distribuição, ambos inexistentes no tema que estudamos.
Por último, na letra E, a banca fala em controle e destinação, outros termos também estranhos ao que
acabamos de estudar. É verdade que temos o controle da retirada ao longo da atividade de empréstimo, mas
isso é apenas uma coincidência de termos empregados a essa altura.
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4 - Métodos de Arquivamento
4.1 - Introdução
Agora chegamos à parte mais importante da aula, o arquivamento em si. Como vimos anteriormente,
o arquivamento é o conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos.
Antes de partir para os métodos de arquivamento, vale conhecermos os tipos de arquivamento com
base na disposição física dos seus documentos. É a posição em que eles são dispostos que distingue o tipo
de arquivamento e não a forma dos móveis ou da estrutura física do arquivo. São apenas dois:
HORIZONTAL
Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou
estantes. Formato bastante utilizado pra plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos
permanentes.
Seu uso não é aconselhável para arquivos correntes e para documentos com alta frequência de uso
pois para se consultar um documento é necessário retirar todos aqueles que estão sobre ele.
VERTICAL
Documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem
necessidade de remover os demais documentos ao redor.
Indicado para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
TIPOS DE
ARQUIVAMENTO
HORIZONTAL VERTICAL
(plantas, mapas e desenhos (documentos ou fichas
/ arquivos permanentes) / demais arquivos)
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(UFMT/Pref. de Cáceres-MT/Assistente Administrativo/2017) Sobre tipos de arquivamento de

documentos, analise as afirmativas.
I - O tipo de arquivamento horizontal é o mais indicado para ser usado no arquivo corrente.
II - O tipo de arquivamento vertical possibilita rápida consulta documental.
III - O tipo de arquivamento horizontal é amplamente usado para plantas, mapas e desenhos.
IV - O tipo de arquivamento vertical dispõe os documentos uns sobre os outros e usa-se no arquivo
permanente.
Estão corretas as afirmativas
a) I e IV, apenas.
b) II e III, apenas.
c) II, III e IV, apenas.
d) I, II e III, apenas.
Comentário:
Boa questão para exercitarmos o que acabamos de ver em tipos de arquivamentos. Antes de analisar as
alternativas vamos discutir cada uma das afirmativas:
I - O tipo de arquivamento horizontal é o mais indicado para ser usado no arquivo corrente - Vimos que não.
O arquivamento horizontal dificulta a consulta e é indicado para arquivos com menor frequência de uso,
portanto, está errada.
II - O tipo de arquivamento vertical possibilita rápida consulta documental - Está correta. O arquivamento
vertical é indicado para arquivos correntes justamente por permitir a rápida consulta e manuseio dos
documentos.
III - O tipo de arquivamento horizontal é amplamente usado para plantas, mapas e desenhos - Também está
correta. São documentos de menor frequência de consulta e, por suas características, exigem um tipo
especial de arquivamento, nesse caso o horizontal, conforme trazido pela banca.
IV - O tipo de arquivamento vertical dispõe os documentos uns sobre os outros e usa-se no arquivo
permanente - Não está correto. O tipo vertical de arquivamento dispõe os documentos uns atrás dos outros
e não uns sobre os outros. Por isso é indicado para arquivos de alta frequência de consulta, como os arquivos
correntes e não os permanentes.
Dessa forma temos F, V, V e F. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Bem, vamos conhecer agora os métodos de arquivamento.

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Em um programa de gestão de documentos a atividade de arquivamento é provavelmente a mais

enfatizada pois, como já estudamos, a função essencial dos arquivos é disponibilizar o acesso à informação
ao interessado de forma rápida, simples e desburocratizada. Caso isso não aconteça, o processo (seja ele
organizado ou não) simplesmente não funciona.
Dessa forma, o sucesso do arquivamento está diretamente ligado à rápida localização dos
documentos quando são procurados. A escolha dos métodos de arquivamento é provavelmente a principal
responsável por isso.
Já vimos que muito provavelmente um arquivo adotará diferentes métodos de arquivamento de

acordo com as características de cada um dos seus conjuntos ou fundos documentais. Nem todo método
serve para todo tipo de arquivo. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado as suas
finalidades.
Segundo Marilena Leite Paes:
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem

arquivados e pela estrutura da entidade.
Dessa forma, cabe ao arquivista determinar qual o melhor método em cada caso e escolher o mix
ideal de métodos para que toda a instituição arquivística funcione da melhor forma.
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e

Padronizados.
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CLASSES DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Antes de entrar nas classes e nos métodos propriamente ditos, vale lembrar que os métodos acima
(divididos em classes) pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Para
efeito de prova, sabendo isso você certamente já gabarita a questão relativa a esse tema. Veja abaixo:
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Busca do documento é feita

SISTEMA DIRETO diretamente no local onde ele se acha
guardado
Busca do documento é feita por meio

SISTEMA INDIRETO
da consulta de um índice ou código
Finalmente, há ainda o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.

Ele não está incluído em nenhuma das classes de métodos (básicos e padronizados) e é
considerado do sistema semi-indireto. É importante conhecê-lo pois é uma exceção, às
vezes cobrada em prova.
Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova:
MÉTODO SISTEMA
ALFABÉTICO DIRETO
GEOGRÁFICO DIRETO
NUMÉRICO INDIRETO
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO - DIRETO
NUMÉRICO - INDIRETO
ALFANUMÉRICO SEMI-INDIRETO
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(QUADRIX/CONRERP 2 (SP/PR)/Assistente Administrativo/2019) Julgue o item.

Métodos de arquivamento numéricos são indiretos, pois exigem consulta a índices alfabéticos, que
fornecem o número correspondente ao documento arquivado.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A afirmativa está CORRETA.
Métodos de arquivamento numéricos são mesmo indiretos. Não se busca o documento diretamente em
contato com eles. Primeiro se consulta um índice alfabético de busca de identificação numérica para, aí sim,
ir buscar o documento fisicamente.
Em resumo, no sistema direto de busca, a busca é feita diretamente pelo nome, enquanto no sistema
indireto de busca há índices alfabéticos de busca por identificação numérica, como no caso acima.
Dessa forma, métodos numéricos são indiretos e métodos alfabéticos são diretos. Guarde isso pois cai em
prova!!
Vamos agora entender cada um dos métodos. Essa é uma parte da aula bastante teórica e que, ao
contrário, costuma ser cobrada em prova também com exercícios práticos, portanto é importante que você
resolva os exercícios propostos aqui e nas questões comentadas ao final do livro eletrônico.
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4.2 - Métodos Básicos
MÉTODO ALFABÉTICO
Esse é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse
método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem
ser respeitadas e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação.
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é muito
grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos nomes e mesmo equívocos na aplicação das
regras de alfabetação e ordenação abaixo.
Vamos a elas:
Regras de Alfabetação
REGRA 01 - Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE

ANDRÉ ROBERTO RIGOTTO FONSECA, FERNANDO MARTINS
FERNANDO MARTINS FONSECA GALLO, THIAGO SILVA
THIAGO SILVA GALLO RIGOTTO, ANDRÉ ROBERTO
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

ZULEIKA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, JULIO
MARIANA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, MARIANA
JULIO CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, ZULEIKA
REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se

separam.

MARIO CASTELO BRANCO CASTELO BRANCO, MÁRIO
JOSE VILLA-LOBOS SILVA-SANTOS, MARCELO
MARCELO SILVA-SANTOS VILLA-LOBOS, JOSE
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REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

REINALDO SÃO PEDRO SANTA BRANCA, GISELE
GISELE SANTA BRANCA SANTO CRISTO, ABIGAIL
ABIGAIL SANTO CRISTO SÃO PEDRO, REINALDO
REGRA 04 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes

iguais.

R. SILVA SILVA, R.
ROBERTO SILVA SILVA, ROBERTO
SAUL SILVA SILVA, SAUL
REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados
(ver também regra 9).

Maria do Socorro Abreu, Marta d'
Marta d'Abreu Almeida, Ailton de
Ailton de Almeida Silva, Benedito da
Benedito da Silva Socorro, Maria do
Saulo de Andrade Trigo Trigo, Saulo de Andrade*
* Note que se o artigo/preposição estiver localizado junto a outro sobrenome que não o último, isso não influencia a
regra que considera sempre o último sobrenome para fazer a ordenação alfabética. No caso de "Saulo de Andrade Trigo", o que
vale para a ordenação é "Trigo", mesmo que a preposição esteja localizada antes de "Andrade". Cuidado!
REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

RICARDO DE OLIVEIRA FILHO DANTAS SOBRINHO, MARCIO
MARIO DANTAS JUNIOR DANTAS JUNIOR, MARIO
MARCIO DANTAS SOBRINHO OLIVEIRA FILHO, RICARDO DE
* Note que na ordenação acima "Dantas Sobrinho" vem antes de "Dantas Junior" pois o critério leva em conta a
comparação entre "Marcio" e "Mario", que devem ficar nesta ordem, apenas quando os nomes são iguais é que o grau de
parentesco deve ser considerado para a ordenação alfabética. Veja abaixo e cuidado!
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Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de

distinção.

LEONEL MIRANDA SOBRINHO MIRANDA FILHO, LEONEL
LEONEL MIRANDA NETO MIRANDA NETO, LEONEL
LEONEL MIRANDA FILHO MIRANDA SOBRINHO, LEONEL
REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.

MINISTRO SERGIO ANDRADE ALMEIDA, DIÓGENES (PROFESSOR)
PROFESSOR DIÓGENES ALMEIDA ANDRADE, SERGIO (MINISTRO)
CAPITÃO PAULO MORAES MORAES, PAULO (CAPITÃO)
DOUTOR VINICIUS ZENO ZENO, VINICIUS (DOUTOR)
REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).

SARAH GOLDBERG DAVIDSON, MARTIN
PAUL PFEIFER GOLDBERG, SARAH
MARTIN DAVIDSON PFEIFER, PAUL
REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Paolo di Caprio Caprio, Paolo di
Michel Du Pont De Gutierrez, Juan
Juan De Gutierrez Du Pont, Michel
Steve O´Brian Mac Alister, John
John Mac Alister O´Brian, Steve
REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da família do pai.

Jose de Oviedo y Baños Arco y Molinero, Angel del
Francisco de Pina de Mello Oviedo y Baños, Jose de
Angel del Arco y Molinero Pina de Mello, Francisco de
REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam.
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LI YUTANG AL BEN-HUR
HAO CHEN HAO CHEN
AL BEN-HUR LI YUTANG
REGRA 12 - Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parênteses após o nome.

PETROBAS CARLOS DE CAMPOS & CIA.
THE GUARDIAN FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
EL PAIS GUARDIAN (THE)
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PAIS (EL)
CARLOS DE CAMPOS & CIA. PETROBRAS
REGRA 13 - Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

11A. JORNADA DA ARTE MODERNA CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA (III)
PRIMEIRO ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS (PRIMEIRO)
III CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA JORNADA DA ARTE MODERNA (11A.)
Ufa! São 13 regras e cada uma com os seus detalhes, mas, fique atento. É um tema que exige a
memorização dos critérios, mas que não é complexo. Tão logo você faça alguns exercícios, tenho certeza que
você vai absorver de forma natural a maioria dos critérios.
Isso representa muito do que acontece no estudo da matéria de Arquivologia. Exige esforço, atenção
aos detalhes e memorização, porém o conteúdo muitas vezes é simples!
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(IDECAN/AGU/Arquivista/2019) Sobre tipos de arquivamento de documentos, analise as afirmativas.

De acordo com o método de arquivamento alfabético, organize as entradas para os nomes a seguir:
a) João Pedro Filho
b) Antônia Sá de Pinho
c) Mariana Monte Castelo
d) Úrsula do Monte Calvo ==62cfa==
e) Ataíde Dias Júnior

Assinale a alternativa que traga a ordem de alfabetação correta.
a) d – c – b – a – e
b) e – d – c – a – b
c) c – b – a – e – d
d) b – c – e – d – a
e) e – d – a – b – c
Comentário:
Antes de mais nada vamos colocar cada um dos elementos da forma que deve ser considerado para, em
seguida, ordená-los de acordo com a ordem alfabética:
João Pedro Filho - note na regra 6 que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética. Portanto: Pedro Filho, João
Antônia Sá de Pinho - regra 5. Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são
considerados: Pinho, Antônio Sá de.
Mariana Monte-Castelo - o sobrenome Monte-Castelo possui hífen, portanto se aplica a regra 2. Nesse caso:
Monte-Castelo, Mariana.
Úrsula do Monte Calvo - neste caso, "Calvo" é um adjetivo portanto aplica-se a regra 2: Monte Calvo, Úrsula
de
Ataíde Dias Júnior - regra 6, que já vimos no primeiro nome analisado: Dias Junior, Ataíde.
Temos, portanto, a seguinte ordem alfabética:
Dias Junior, Ataíde, letra e.
Monte Calvo, Úrsula de, letra d.
Monte-Castelo, Mariana, letra c
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Pedro Filho, João, letra a.

Pinho, Antônio Sá de, letra b.
Dessa forma temos e, d, c, a, b. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
(IADES/CRN 3/Assistente Técnico/2019) Quanto às regras de alfabetação para arquivamento de nomes,

assinale a alternativa correta.
a) Branco, Camilo Castelo.
b) São Paulo, Alberto.
c) Alvares Cabral, Pedro.
d) Filho, Antonio Almeida.
e) Alberto di Capri, Georgio.
Comentário:
A alternativa A ignora a regra 2 que diz que sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hífen não se separam. Dessa forma o correto seria: Castelo Branco, Camilo.
Na alternativa B a regra 3 foi corretamente aplicada: sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. A alternativa B é a
correta e é o gabarito da questão.
A alternativa C não leva em conta a regra 1: nos nomes de pessoas físicas considera-se o ultimo sobrenome
e depois o prenome. O correto seria Cabral, Pedro Alvares.
A alternativa D não interpreta corretamente a regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética. Nesse caso o correto seria: Almeida Filho, Antonio.
Por último, a alternativa E também considera de forma equivocada a regra 9: as partículas dos nomes
estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula. Neste caso teríamos: Capri, Georgio Alberto di.
Bem, mais não acabou...
Ainda dentro do método alfabético, além das regras de alfabetação, precisamos conhecer as regras
de ordenação. Mas calma porque essa é bem curtinha!
Regras de Ordenação
Na regra de ordenação, o importante é saber qual o critério que o examinador está usando, pois, as
duas regras que veremos, são válidas e auto excludentes, ou seja, ao se escolher uma, descarta-se a outra.
A forma provável desse tema aparecer em prova é a banca dizer qual a regra que está sendo usada e
pedir para você ordenar os itens ou, ao contrário, apresentar uma lista de itens ordenada e pedir para você
apontar qual a regra de ordenação utilizada.
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LETRA POR LETRA - Independente das palavras completas, considera-se cada uma das letras, na
ordem que aparecem.

MONTENEGRO MONTE ALEGRE
MONTE MOR MONTE BRANCO
MONTE ALEGRE MONTEIRO
MONTE SINAI MONTE MOR
MONTEIRO MONTENEGRO
MONTE BRANCO MONTE SINAI
PALAVRA POR PALAVRA - Nesta regra considera-se primeiro a palavra, depois parte-se para a
primeira letra da palavra seguinte. Antes disso a primeira letra da palavra seguinte não tem relevância para
a ordenação.

MONTENEGRO MONTE ALEGRE
MONTE MOR MONTE BRANCO
MONTE ALEGRE MONTE MOR
MONTE SINAI MONTE SINAI
MONTEIRO MONTEIRO
MONTE BRANCO MONTENEGRO
Bem, agora sim encerramos o método alfabético, mas, ainda dentro dos métodos básicos, temos
outras três subdivisões, como já vimos. São os métodos geográfico, numérico e ideográfico. Vamos a eles!
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é mais um método do sistema direto, assim como o alfabético. Seu uso é
indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no documento é a sua
procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
Tem como principais vantagens ser direto e de fácil manuseio. Por outro lado, como exige duas
classificações (local e nome do correspondente) traz um pouco de complexidade.
A ordenação neste caso pode ser feita por cidade, estado ou país.
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ORDENAÇÃO POR ESTADO / CIDADE / CORRESPONDENTE - Quando se organiza o arquivo

priorizando o estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da
ordem alfabética em relação as demais cidades listadas
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

BAHIA SALVADOR LOBO, ALFREDO
BAHIA ILHÉUS GAMA, BASILIO
PERNAMBUCO RECIFE MOURA, PAULO
PERNAMBUCO BELO JARDIM GUIMARÃES, LUCIO
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
SÃO PAULO SANTOS COSTA, MARIANA
ORDENAÇÃO POR CIDADE / ESTADO / CORRESPONDENTE - Quando o principal elemento para a

identificação dos arquivos é a cidade (e não o estado, como acima), deve-se adotar a ordem alfabética das
cidades, independente do estado ao qual pertençam. Neste caso não há qualquer destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

BELO JARDIM PERNAMBUCO GUIMARÃES, LUCIO
ILHEUS BAHIA GAMA, BASILIO
RECIFE PERNAMBUCO MOURA, PAULO
SALVADOR BAHIA LOBO, ALFREDO
SANTOS SÃO PAULO COSTA, MARIANA
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
ORDENAÇÃO POR PAÍS - Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o próprio país
em primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas após a
capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância.
PAIS CIDADE CORRESPONDENTE

BOLIVIA LA PAZ MORALES, HUGO
BOLIVIA SANTA CRUZ DA LA SIERRA SANCHEZ, EVO
ITÁLIA ROMA PACELLO, PAOLO
ITÁLIA FLORENÇA BERTOLUCCI, PIERO
PORTUGAL LISBOA BONAVIDES, FREDERICO
PORTUGAL ESTORIL DURÃO, VASCO
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(IADES/CRN 3/Assistente Administrativo/2019) Quando o principal elemento para o arquivamento é a

procedência, utiliza-se o método de arquivamento
a) temático.
b) alfanumérico.
c) geográfico.
d) termodigital.
e) numérico- cronológico.
Comentário:
O método geográfico é um método de sistema direto que é preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a procedência ou local.
Dessa forma a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
Na alternativa A o examinador traz o método "temático", que sequer existe entre os métodos estudados.
Na B o método em questão é o alfanumérico, que não é um método classificado nem como básico e nem
como padronizado. Além disso ele é o único considerado de sistema semi-indireto. Não é o mais indicado
para casos nos quais o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
Na letra D o examinador cita o método "termodigital", que não existe. O examinador certamente tenta
confundir o candidato em relação aos métodos Dígito-terminal ou o método Unitermo (Básico Ideográfico
Numérico).
Por último, na letra E a banca traz o método numérico cronológico, método este adotado em quase todas as
repartições públicas. Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método
indireto visto que também é necessária a consulta a um índice para a localização de um documento. Também
não é o método indicado para casos nos quais o principal elemento a ser considerado em um documento é
a procedência ou local.
MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um

número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e
geográfico), o método numérico é considerado indireto.
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de

arquivamento para localização. Já vimos que quando a busca é feita em outro lugar que não propriamente
nos documentos, o método é considerado indireto.
Existem três tipos de métodos numéricos (todos indiretos!): método simples, método cronológico e
método dígito-terminal. Vamos estudá-los a partir de agora:
Método Numérico Simples
O método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente,

obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
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Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste
método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um
método indireto!).
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).
Você se lembra das classificações de arquivos que já estudamos? Se não se lembra, volte lá para
revisar. Esse é um assunto que você já deve dominar neste momento!
Vamos exemplificar para ficar mais fácil.
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA

SECRETARIA DA FAZENDA 1
REGINA AUGUSTO DA SILVA 2
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que foram recebidas. A
primeira correspondência a chegar tinha como remetente a Secretaria da Fazenda, depois veio mais uma,
de Regina Augusto da Silva e assim por diante, até a última, do Estratégia Concursos.
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração de cada
um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas regras. Veja abaixo:
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA

BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
SECRETARIA DA FAZENDA 1
SILVA, REGINA AUGUSTO DA 2
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
Dessa forma, quem estiver procurando o documento, consulta o índice (não se esqueça que é um
método indireto) e, em seguida, localiza a pasta que contém os documentos do remetente buscado, que
está organizada por ordem numérica.
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Por fim, vale destacar que correspondentes eventuais serão arquivados em pastas "Miscelânea",
representadas por "M", evitando a abertura desenfreada de pastas, o que poluiria o arquivo.
Método Numérico Cronológico
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio
do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única
e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos.
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto visto que
também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento.
Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os
números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar
com números do que com letras.
Método Numérico Dígito-Terminal
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de
grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número.
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita
para a esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao contrário do que estamos
acostumados.
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura
não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização.
Parece confuso, né? Vejamos:
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES NOVA ORDEM MÉTODO DÍGITO-TERMINAL

56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
672.789 97-26-89
972.689 67-27-89
Note que os números são ordenados de forma crescente (do menor para o maior), usando-se para
isso o último grupo de dois dígitos, do lado direito: 03, 12, 12, 17, 89 e 89. Quando ocorre o empate (12 x 12
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ou 89 x 89), analisa-se o dígito do meio (26 menor que 27) ou, persistindo o empate, o grupo da esquerda
(05 menor que 08). Essa é a lógica.
Outro ponto importante e que você deve ter estranhado pois ainda não expliquei: quando o número
é composto por menos de 5 dígitos, 0 (zeros) são acrescentados a sua esquerda, portanto, no exemplo
acima, 56.212 tornou-se 05-62-12.
Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é importante lembrar que a
contagem é feita da direita para esquerda. Sendo assim, veja o exemplo a seguir:
21-87-03
03 - GRUPO PRIMÁRIO
87 - GRUPO SECUNDÁRIO
21 - GRUPO TERCIÁRIO
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de
fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes
quantidades de assuntos.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da
classificação, cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as
atividades da organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos,
partindo-se sempre do genérico para o específico.
O conhecimento profundo das atividades da instituição é requerido pois a confecção do plano de

classificação exigirá um mapeamento completo do funcionamento da organização, assim como um
levantamento detalhado de toda a sua documentação.
O método ideográfico subdivide-se em alfabético e numérico, o primeiro um sistema direto e o

segundo, indireto. Em seguida, novamente se subdivide, como vimos na introdução deste capítulo. Relembre
abaixo:
Método Ideográfico ou por Assunto
• Alfabético (sistema DIRETO)

o Dicionário
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o Enciclopédico
• Numérico (sistema INDIRETO)
o Duplex
o Decimal
o Unitermo ou Indexação Coordenada
Vamos entender cada uma dessas subdivisões.
O método ideográfico alfabético, em geral, deve ser utilizado quando o volume e a diversidade de
assuntos da documentação alvo de arquivamento são pequenos.
Método Ideográfico Alfabético Dicionário
Assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à sequência de letras.
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico
Assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
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Este e outros exemplos desta aula foram inspirados ou extraídos de "Arquivo: Teoria e Prática" - Marilena Leite Paes
Método Ideográfico Numérico Duplex
Quando se fala de métodos numéricos - mesmo que dentro da subclasse dos ideográficos - devemos
lembrar sempre que, além do esquema ou plano de classificação, é necessário elaborar um índice alfabético
remissivo, ou seja, estamos falando de métodos do sistema indireto.
Esse procedimento em geral facilita a localização. Por meio da aposição de um número ao

documento torna-se fácil localizá-lo no momento da busca, bastando para isso efetuar a consulta ao índice
acima citado.
No método Duplex a documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do geral para o
particular e não há limite para a criação de novas classes (ao contrário do método decimal que veremos na
sequência), o que é uma grande vantagem quando os dois são comparados.
Por outro lado, se as classes não forem bem definidas e forem criadas de forma desordenada,
poderemos encontrar documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em mais de um lugar, o que
acontece demais na prática!
Veja abaixo um exemplo e note a ordenação do geral para o particular e a independência da

ordenação alfabética:
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Método Ideográfico Numérico Decimal
O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey e hoje é
universalmente conhecido.
A divisão dos assuntos novamente parte do geral para o particular e cada classe é novamente dividida
em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex que acabamos de estudar.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 principais e uma
reservada para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da atividade da organização para
que todos os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. Esse procedimento acaba criando certa
complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das classes que podem ser
utilizadas.
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com determinado
tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam nomenclaturas fáceis de serem retidas
na memória.
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte inteira do
número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e pode ter um, dois, três ou
mais algarismos. Veja a seguir:
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Método Ideográfico Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada
Por fim temos o método ideográfico numérico unitermo, também chamado de indexação
coordenada. Este método não tem sua aplicação recomendada a arquivos convencionais, mas vem sendo
utilizado com grande êxito nos arquivos especiais e especializados.
Nesse método atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com
sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em que ele é
procurado.
Após numerado, o documento é analisado e são identificadas as suas principais características e

palavras-chave, que servirão para pesquisa posterior: nome, assunto, datas, acontecimentos, objetos, etc.
Todos esses dados serão transferidos para uma ficha índice.
Essa ficha deverá ser arquivada respeitando a ordem alfabética e deverá ser consultada para que se
possa descobrir quais os números dos arquivos que tratam daquele assunto.
4.3 - Métodos Padronizados
Nos métodos padronizados (lembre-se sempre que são duas classes de métodos: básicos, que
acabamos de estudar, e padronizados, ok?), foram empregadas também as cores, como recurso para a
organização dos arquivos, ao lado dos números e letras, como já estudado.
Os métodos padronizados mais conhecidos são o variadex, o automático, o soundex, o rôneo e

mnemônico. Vamos a cada um deles:
MÉTODO VARIADEX
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos auxiliares.
O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
O funcionamento do método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, diminuindo o

campo de pesquisa.
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Neste método trabalha-se com 5 cores, conforme abaixo:
Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma das letras
do alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial,
ok? Dessa forma, em cada letra do alfabeto teremos as 5 cores representadas.
NOMES ENTRADA CORES

C. FORD, S.A. C. (ABREVIAÇÃO) OURO
DEROSO, MARIO ROBERTO DEROSO ROSA
FINAMORE, ROBSON FINAMORE VERDE
FLORENCIO, AUGUSTO JOSÉ FLORENCIO VERDE
POMERODE, ANTONIO POMERODE AZUL
TREMURA, LUIS TREMURA PALHA
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que
reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis.
MÉTODO AUTOMÁTICO
No método automático os documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões
das letras do alfabeto.
É um método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é cobrado em
concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui.
MÉTODO SOUNDEX
Já no método soundex as unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente

da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética
e pela pronúncia dos nomes.
É mais um método que não tem aplicação prática no Brasil.
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MÉTODO RÔNEO E MNEMÔNICO
Os métodos rôneo e mnemônico são considerados obsoletos.
Enquanto no rôneo combinam-se letras, números e cores, no mnemônico, criam-se mnemônicos

(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
4.4 - Método Alfanumérico
Por fim temos o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.
Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e nem entre os
padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-indireto, ou seja, nem direto e nem
indireto.
O método alfanumérico trabalha com uma tabela que abrange divisões do alfabeto, previamente
planejadas pelo profissional responsável por sua elaboração. Todas são numeradas em ordem crescente.
Abaixo temos um exemplo para que possamos materializar o que estamos discutindo:
DIVISÕES DO ALFABETO NÚMERO DA PASTA

AA-AF 1
AG-AL 2
AM-AS 3
AT-AZ 4
BA-BL 5
BM-BZ 6
CA-CH 7
... 8 A 88
YA-YZ 89
ZA-ZZ 90
Desta forma o arquivamento dos nomes deveria acontecer conforme abaixo:
NOME PASTA
ALVELADE, JOÃO ROBERTO 2
CAMPANATTI, RENATO 7
BOZELLI, JUAN 6
ZANOTTA, EDUARDO 90
O método alfanumérico tem como desvantagem a prévia determinação das divisões alfabéticas,
devendo-se ter o cuidado de definir as quebras (Aa-Af, Ag-Al, etc.) de modo que contenham número similar
de registros em seu conteúdo.
Bem, após conhecermos e estudarmos todos os métodos de arquivamento, vale novamente salientar
que só há um jeito de apontar qual o método ideal para cada tipo de arquivo: conhecendo a documentação
a ser tratada e as características e funções da organização para a qual o arquivo presta os seus serviços.
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Já vimos que é praticamente impossível apenas um método endereçar todas as demandas

arquivísticas de uma organização.
Cabe, portanto, ao arquivista responsável, levando em conta os tipos (natureza dos documentos) e
a demanda institucional (estrutura da entidade), escolher o melhor mix de métodos que dê à atividade
arquivística a maior eficiência possível para a guarda, localização e preservação de documentos.
(AOCP/FUNPAPA/Auxiliar em Administração/2018) O método alfanumérico de arquivamento

a) combina números e assuntos na organização dos documentos.
b) combina letras e números na organização dos documentos.
c) combina imagens e números na organização dos documentos.
d) combina letras, imagens e origem do documento na sua organização.
e) utiliza apenas números na organização dos documentos.
Comentário:
Acabamos de ver no estudo do método alfanumérico que ele é constituído por uma combinação de letras e
números.
Dessa forma a alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Na alternativa A o examinador traz os assuntos. Os assuntos não são considerados no método alfanumérico,
apenas os nomes.
Na alternativa C mais uma vez o examinador traz elemento estranho ao método: imagens.
Na D lista novamente imagem e a origem do documento, que também não interessam ao método
alfanumérico.
Por último, na leta E restringe o método à utilização de números e se esquece do uso das letras, que
compõem as divisões alfabéticas que deverão ser utilizadas na classificação dos documentos (Aa-Af, Ag-Al,
etc.
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5 - Modelos de arquivo e tipos de pastas
É comum encontrarmos diferentes tipos de pastas utilizadas na organização dos mais variados tipos
de arquivos. Além das pastas, também são utilizados caixas e envelopes. Vamos entender um pouco mais
desse assunto.
PASTAS E CAIXAS
Entre as pastas os modelos mais comuns são:
• Pasta Suspensa
• Pasta AZ
• Pasta Catálogo Ofício
• Pasta L
• Pasta Sanfonada
• Pasta Grampo (grampo-trilho)
• Pasta com Aba Elástico
A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes (ou de
primeira idade).
Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta de mesa para
armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica.
Dentro da pasta suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como
ofícios, memorandos e contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos
e gavetas ou armários.
Seu nome deriva do fato de ficarem suspensas durante o período de armazenamento.
Para efeitos de organização, geralmente possuem guias (projeção) nas quais são anotados os
assuntos, nomes ou interessados a quem se referem os documentos nela guardados.
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A pasta AZ é também muito utilizada na organização de documentos em geral. Com ela é possível
ordenar documentos de arquivo e diferentes tipos de textos. É considerada instrumento indispensável em
escritórios, escolas e outros tipos de estabelecimento.
Contém um gancho central no qual os documentos são inseridos, após serem perfurados.
Quanto ao armazenamento, é geralmente armazenada em pé em armários ou estantes.
Cuidado para não se confundir pois, embora seu nome induza à utilização da ordem alfabética,
permite também a organização numérica, geográfica, ideográfica ou qualquer outra.
É também muito utilizada em arquivos correntes, dentro de unidades produtoras de documentos, ou

seja, nas áreas de trabalho e não, efetivamente, de arquivo.
Indo adiante, a pasta catálogo ofício é bastante utilizada nos âmbitos escolar, acadêmico, e em
ambientes corporativos ou residenciais, permite a organização dos mais variados documentos.
São as pastas mais indicadas para guardar documentos que não possam sofrer rasuras. Funcionam
como uma espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em cada página plástica. A
durabilidade desse tipo de pasta é uma de suas características mais marcantes.
A pasta L também tem como característica sua durabilidade e geralmente é utilizada como divisória
dentro de unidades maiores de acondicionamento.
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Podem ser de diferentes cores, permitindo variados tipos de organização e a adoção de subdivisões
dentro de outras pastas.
Muito utilizadas em arquivos pessoais e não profissionais.
A pasta sanfonada também é utilizada em diferentes ambientes, como escolas, universidades,

escritórios e seus respectivos arquivos, até mesmo residenciais.
Apresentam várias divisórias, permitindo que os documentos possam ser organizados e separados
de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. Dessa forma
também permite o emprego de diversos métodos de arquivamento.
A pasta grampo ou pasta grampo-trilho possui grampos (ou trilhos) que permitem que você prenda
os documentos na pasta após perfura-los. É possível também acondicionar os documentos em páginas
plásticas e, aí sim, prendê-los no grampo-trilho, protegendo-os contra rasuras ou outros danos.
Finalmente, temos as pastas com aba-elástico, que permitem a organização de documentos em

geral, prevenindo conta amassados ou demais danos. Usadas tanto em ambiente residencial como
institucional, possuem abas retráteis e elásticos em suas extremidades, permitindo o fechamento.
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Em relação às caixas, é muito comum a utilização das caixas box ou caixas de arquivo (as vezes
chamadas de caixas de arquivo-morto, ao contrário do que prega a Arquivística). Podem ser de papelão ou
de plástico (chamadas também de polionda).
Comumente empregadas nos arquivos intermediários, possuem tamanho indicado para o

acondicionamento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando guardadas.
Permitem a afixação de etiquetas (ou mesmo dados ou códigos escritos a mão) em sua área externa,
facilitando a organização e a adoção dos mais variados métodos de arquivamento.
Vamos agora aos diferentes tipos de arquivos.
ARQUIVOS
O mais comum é o arquivo de gavetas. Nele os documentos são geralmente armazenados em pastas
suspensas. É muito utilizado nos arquivos correntes e torna muito prática a consulta aos documentos
arquivados, permitindo o acesso direto a todos eles.
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Temos ainda o modelo de arquivo destinado ao armazenamento de fichas, também conhecido por
fichário. Este tipo de arquivo vem perdendo espaço em função da informatização dos processos
arquivísticos, mas ainda pode ser encontrado em arquivos ou instituições que utilizam as fichas como
método de organização, como clínicas médicas ou odontológicas, academias e mesmo bibliotecas ainda não
informatizadas.
Por fim temos os arquivos deslizantes. Estes são formados por diversas fileiras de estantes que
correm sobre trilhos, permitindo que sejam deslizadas sem muito esforço pelo usuário.
Permite a maximização da utilização do espaço, pois não exige espaço entre as estantes (corredores),
visto que elas são deslizadas e deslocadas no momento da consulta sendo novamente “encostadas” após a
atividade.
Por outro lado exige significativo investimento para a implantação e manutenção do sistema. É
comumente utilizada por organizações com alto volume documental e pequeno espaço arquivístico.
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Em geral não existe modelo certo ou errado para o emprego, seja quando falamos sobre pastas ou
quando falamos sobre arquivos. Tudo isso depende do cenário encontrado na organização, que deve
escolher os melhores métodos de arquivamento e os equipamentos ideais a serem utilizados de acordo com
suas necessidades e acervo.
Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão
arquivística na organização.
Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão
arquivística na organização.
(IBFC/EMDEC/Assistente Junior/2019) Para arquivar um documento é importante utilizar embalagens que

protejam os documentos durante o período em que estarão guardados. A esse respeito, assinale a
alternativa correta.
a) A pasta A-Z é armazenada em pé, geralmente em armários e estantes. É organizada apenas pela ordem
alfabética, não sendo possível organizar pela ordem numérica ou qualquer outra que a empresa aplique aos
documentos
b) As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos correntes
c) O arquivo de gavetas é o mais usual. Nele, os documentos são armazenados, geralmente, em pastas
sanfonadas. É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é bastante prático na busca dos
documentos.
d) O arquivo fichário é formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam
deslizar e permitam a abertura na estante em que se deseja colocar ou buscar o documento.
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Comentário:
A alternativa B é a correta. Pastas suspensas são grandes representantes do tipo vertical de arquivamento,
o mais indicado para arquivos correntes, que têm alta frequência de consulta.
A pasta AZ, embora tenha seu nome ligado à utilização da ordem alfabética, permite também a organização
numérica, geográfica, ideográfica ou qualquer outra.
O arquivo de gavetas é mesmo bastante usual. Porém, nele os documentos são armazenados, geralmente,
em pastas suspensas e não sanfonadas. É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é bastante
prático na busca dos documentos.
Por fim, na alternativa D o examinador está falando dos arquivos deslizantes e não dos fichários.
(CEBRASPE/IFF/Arquivista/2018) Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,

como plantas e cartazes, devem ser armazenados em
a) camisas.
b) estantes de aço.
c) mapotecas.
d) caixas-arquivo.
e) pastas suspensas.
Comentário:
Documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como plantas e cartazes, devem ser
armazenados em mapotecas, arquivos customizados para a guarda de documentos de grandes formatos, no
sentido horizontal.
(DIRPS UFU/UFU/Arquivista/2018) Considerando-se as recomendações de conservação de documentos

arquivísticos, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Os documentos em digitais devem ser impressos visando à sua preservação física.
b) As presilhas devem ser em plástico ou em metal não oxidável.
c) As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas.
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d) Os dossiês, os processos e os volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo
com suas dimensões.
Comentário:
Documentos digitais não devem ser impressos. Não há qualquer recomendação formal nesse sentido. Ao
contrário, a preservação em formato digital costuma ser mais eficiente e a sua não reprodução em formato
físico representa contenção de custos e recursos que seriam empregados na impressão.
(QUADRIX/CRO/Secretariado Executivo/2017) Para preservar sua memória ao longo do tempo, uma

instituição precisa gerenciar seu arquivo de maneira adequada. Segundo a arquivologia, entende-se por
arquivo o conjunto de mobiliário de aço e pastas suspensas que a organização adquire para organizar seus
documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
CORRETA. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística essa é uma das definições
aceitas de arquivo. Vejamos as definições do DBTA, especialmente a de número 4:
(QUADRIX/CRA-AC/Assistente Administrativo/2016) Além do arquivamento, os documentos precisam

estar dispostos de forma a facilitar sua localização quando necessário. A figura a seguir ilustra uma pasta,
bastante funcional e utilizada em arquivos e armários para guardar documentos, contratos e papéis. Trata-
se da:
a) Pasta Grampeada.
b) Pasta Catálogo-ofício.
c) Pasta Suspensa.
d) Pasta AZ.
e) Pasta L.
Comentário:
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Alternativa C. A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes
(ou de primeira idade). Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta
de mesa para armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica. Dentro da pasta
suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como ofícios, memorandos e
contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos e gavetas ou armários.
(FUNRIO/IF-BA/Técnico de Arquivo/2014) A parte da pasta suspensa que fica em evidência, acima, com
um visor onde se escreve o seu conteúdo, é chamada
a) projeção.
b) guia-fora.
c) posição.
d) etiqueta.
e) orientação.
Comentário:
Alternativa A. O nome da pasta suspense deriva do fato de ficarem suspensas durante o período de
armazenamento. Para efeitos de organização, geralmente possuem guias (projeção) nas quais são anotados
os assuntos, nomes ou interessados a quem se referem os documentos nela guardados.
(FUNRIO/IF-BA/Técnico de Arquivo/2014) Para o arquivamento de documentos de grandes dimensões, o

mobiliário mais apropriado é
a) mapoteca horizontal ou vertical.
b) estante de aço.
c) armário de madeira.
d) tubos flexíveis.
e) arquivo para pasta suspensa.
Comentário:
Alternativa A. Documentos de valor permanente e de grandes dimensões ou formatos, como plantas e
cartazes, devem ser armazenados em mapotecas, arquivos customizados para a guarda de documentos de
grandes formatos.
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(FUNRIO/IF-BA/Técnico de Arquivo/2014) Os documentos em idade corrente devem ser acondicionados

em
a) pastas de elástico.
b) pastas suspensas.
c) caixas de transferência.
d) envelopes pardos.
e) caixas arquivo.
Comentário:
Alternativa B. A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes
(ou de primeira idade). Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta
de mesa para armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica. Dentro da pasta
suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como ofícios, memorandos e
contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos e gavetas ou armários.
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6 - Terminologia Arquivística Aplicada
Bem, estamos chegando ao final de mais uma aula.
A partir daqui vamos discutir temas diretamente ligados à Terminologia Arquivística.
Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA, pois é sempre comum termos ao
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia.
Vamos aos termos!
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Direção, supervisão, coordenação, organização e controle das atividades de um arquivo. Também

chamada gestão de arquivos.
A administração ou gestão de arquivos está diretamente ligada à escolha do sistema ou método

de arquivamento. Com base no sistema ou método escolhido, o profissional responsável será
incumbido de planejar todo o processo de gestão documental.
ARQUIVAMENTO
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Ver
também arranjo, método de arquivamento e sistema de arquivamento.
Essa é uma das definições do DBTA. Veja que em observação do próprio DBTA o termo
"arquivamento" é relacionado a arranjo, método e sistema e arquivamento.
ARQUIVO ESPECIALIZADO
Arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da
entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, entre outras.
Apenas para relembrar o conceito, pois vimos que o método ideográfico numérico unitermo
(também chamado de indexação coordenada) é muito usado para os arquivos especializados e
especiais.
ARRANJO
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo
ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Ver também método de
arquivamento, nível de arranjo, quadro de arranjo e sistema de arranjo.
Outro termo/definição diretamente relacionado aos métodos de arquivamento que estudamos.
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CLASSE
Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação.
Estudamos a importância dos planos de classificação para a organização dos arquivos. Os planos
são divididos incialmente em classes, o primeiro passo para permitir a classificação dos
documentos em muitos dos métodos considerados.
CLASSIFICAÇÃO
1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação,

código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual

sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
Trago duas das três definições listadas pelo DBTA. São as que nos interessam nesse momento.
Note que a definição 1 fala propriamente da organização ou do método de arquivamento

empregado. É mais genérica.
A número 2 por sua vez trata da aposição de código ao documento, de acordo com a classe da
qual faz parte, que é basicamente a função classificação de arquivos, que estudaremos mais
adiante, uma das bases para que o documento possa ser depois organizado de acordo com o
método de arquivamento selecionado.
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL
Classificação decorrente da aplicação do método decimal.
Veja que o DBTA traz um termo específico para a Classificação Decimal (ou método básico
ideográfico numérico decimal), também conhecido por classificação decimal Dewey. Guarde isso!
CÓDIGO
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção
representam dados.
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Lembre-se que muitas vezes, ao longo dos diferentes métodos de arquivamento, códigos são
atribuídos aos documentos ao longo de seu processo de classificação, para que seja possível
executar o seu arquivamento e futura localização.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
Código derivado de um plano de classificação
Quando falamos de códigos de classificação são justamente os códigos previstos no plano de

classificação, conforme vimos nas definições anteriores desta aula.
ENTRADA
Ponto de acesso de uma unidade de descrição em um índice.
Lembre-se que quando estudamos as operações de arquivamento (rotinas antes do arquivamento

propriamente dito), falamos que na etapa do estudo o documento recebe uma leitura cuidadosa
para que se possa determinar com exatidão em que assunto o documento deverá ser classificado.
Essa atividade é também conhecida pela atribuição de uma entrada ao documento, ou seja, a
classificação que a ele será atribuída.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação

e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. Também chamado administração de documentos.
A gestão de documentos engloba os métodos de arquivamento pois a atividade de arquivamento

faz parte do processo de gestão documental, como podemos observar na definição acima.
IDENTIFICAÇÃO
Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas

ao seu controle físico e/ou intelectual.
A identificação correta de um documento é fundamental para o processo de gestão de

documentos e, especificamente, para a aplicação de qualquer método de arquivamento.
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Uma identificação equivocada faz com que todo o processo de gestão de documentos fique
comprometido.
ÍNDICE
Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou

em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.
Falamos muito da consulta a índices quando tratamos dos sistemas indiretos de arquivamento.
Lembre-se que nos sistemas indiretos, para se localizar o documento é preciso antes consultar um
código ou índice.
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção,

uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
Vejamos para o DBTA qual a definição dos métodos que acabamos de estudar.
MÉTODO ALFABÉTICO - Método de ordenação que tem por eixo o alfabeto.
MÉTODO ALFANUMÉRICO - Método de ordenação que tem por eixo a combinação de letras e
números.
MÉTODO DECIMAL - Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e
assim por diante.
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL - Método de ordenação que tem por eixo um código numérico
dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física
dos documentos.
MÉTODO DUPLEX - Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em
classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.
MÉTODO GEOGRÁFICO - Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos.
MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO - Método de ordenação que tem por eixo o número e a data
dos documentos.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES - Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às
unidades de arquivamento.
MÉTODO SOUNDEX - Método de ordenação que tem por eixo a fonética e não a grafia dos nomes.
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MÉTODO TEMÁTICO - Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes,
explicitamente ou não, nos documentos. Também chamado método ideográfico ou método por
assunto.
MÉTODO UNITERMO - Indexação por termos simples extraídos do conteúdo do documento.
MÉTODO VARIADEX - Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas
por cores diferentes.
ORDEM DICIONÁRIA
Disposição das entradas na sequência rigorosa de letras.
A ordem dicionária é aplicada a um dos métodos básicos ideográficos alfabéticos.
ORDEM ENCICLOPÉDICA
Agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias,
ordenadas conforme a sequência rigorosa das letras.
A ordem enciclopédica é justamente aplicada ao outro método básico ideográfico alfabético,

como já estudamos.
PALAVRA CHAVE
Palavra ou grupo de palavras retiradas do título ou do texto de um documento e que indicam seu
conteúdo, facilitando a recuperação da informação.
Recurso usado na classificação dos documentos em diferentes métodos abordados em aula.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento

específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do
arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
Falamos um pouco sobre isso ao estudarmos classificação. A confecção de um plano de

classificação completo e aderente as funções da entidade, assim como a sua correta utilização,
são fundamentais para garantir a eficiência de todo o processo de gestão de documentos,
especialmente no que diz respeito ao arquivamento e localização posterior dos documentos.
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Identificação ou localização da informação desejada.

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No final do dia é talvez a função mais importante de toda a atividade arquivística.
Caso o arquivo não cumpra a função de localizar e entregar ao usuário com rapidez a informação
buscada, podemos dizer que o processo - independente de todas as suas demais características -
não está funcionando a contento.
Esse resultado depende diretamente da escolha dos métodos de arquivamento empregados e de

outros aspectos como a classificação de documentos, criação de índices de consulta, entre outros.
SÉRIE
Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma
mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
Subdivisão dos documentos de uma mesma classe. Compõe o plano de classificação documental.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista
a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles
contidas.
Importante saber a diferença entre sistemas de arquivamento e de arquivos. Note que um sistema
de arquivamento se refere a rotina de processos e métodos de arquivamento. É o conjunto de
escolhas realizadas pelo arquivista que gera o mix de métodos que estudamos a longo da aula.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
Um sistema de arquivos, por sua vez, é mais abrangente. Não se refere ao processo de
arquivamento especificamente (como vimos acima), mas à integração de inúmeros arquivos e ou
entidades arquivísticas que trabalham em conjunto.
SUBCLASSE
Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão da classe.
Mais um componente do plano de classificação, que já vimos anteriormente.

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(FCC/DPE-SP/Agente de Defensoria Pública/2015) Num quadro de classificação de documentos em que

temas secundários ficam subordinados a temas gerais, a modalidade de ordenação aplicada é conhecida
como
a) dicionária.
b) enciclopédica.
c) geográfica.
d) numérica.
e) alfanumérica.
Comentário:
Veja que o examinador usa basicamente a definição que acabamos de estudar para a ordem enciclopédica:
"agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, ordenadas
conforme a sequência rigorosa das letras".
Dessa forma a alternativa B é a correta e gabarito da questão.
Na alternativa A, a ordem dicionária tem como definição do próprio DBTA: "disposição das entradas na
sequência rigorosa de letras".
Na letra C, o método geográfico é definido também pelo DBTA como: "método de ordenação que tem por
eixo aspectos geográficos".
Na alternativa D, o método numérico possui duas definições no DBTA e nenhuma se aplica ao enunciado da
questão:
MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO - Método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos
documentos.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES - Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de
arquivamento.
Por fim, na letra E a banca traz o método alfanumérico que, pelo DBTA, é "método de ordenação que tem
por eixo a combinação de letras e números", também distante do que se busca na questão.
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7 - Considerações Finais
Bem, chegamos ao final de mais uma etapa. Força que já estamos quase na metade do curso!
Hoje vimos assuntos de extrema relevância para a prova. Métodos de arquivamento são uma fonte
inesgotável de perguntas para as mais variadas bancas.
Muito importante conhecer a forma como os métodos estão divididos (classes e demais divisões) e
em quais sistemas cada um deles se encaixa, se direto ou indireto. E não se esqueça do método alfanumérico,
que não está em nenhuma das classes e em nenhum dos sistemas. É considerado semi-indireto.
Passamos também pelos principais conceitos de organização e administração de arquivos e

operações de arquivamento. São temas complementares da aula, mas que também podem gerar questões
de prova. Na verdade, tudo que falamos aqui pode gerar questão de prova, não tem muito jeito de escolher
o que estudar...
Por último, no capítulo de Terminologia temos mais uma vez um apanhado dos principais métodos,
da forma como o DBTA os define. Vale dar uma reforçada no conteúdo estudado com as definições do
Dicionário.
Bem, ficamos por aqui. Próxima aula falaremos de Gestão de Documentos e do Arquivo Corrente,
temas bastante ligados a esta aula e muito cobrados em provas recentes.
Vamos adiante. Muito bom estarmos juntos mais uma vez.
Nos vemos breve, na próxima aula. Tchau!
Ricardo Campanario
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario
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QUESTÕES COMENTADAS
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
1. (FCC/TRE-PI/Analista Judiciário - Arquivologia/2019) A descrição e análise das atividades, funções

e competências da instituição, bem como da situação dos documentos nela acumulados
(quantidade, datas-limite, condições de conservação, instrumentos de acesso disponíveis,
frequência de uso) e das condições de infraestrutura de que dispõe (edifícios, mobiliário,
equipamentos, recursos humanos e financeiros), integram o chamado
a) guia de fontes.
b) plano de destinação.
c) inventário topográfico
d) plano de armazenamento.
e) diagnóstico de arquivos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Guia de fontes é um instrumento fornecido geralmente à imprensa ou a

pesquisadores listando pessoas ou instituições aptas a falar ou compartilhar informações sobre
determinados temas. Não tem qualquer relação com a questão.
A alternativa B está incorreta. O plano de destinação é a informação contida na Tabela de Temporalidade e

Destinação de documentos e indica se o documento em análise será eliminado ou arquivado em caráter
permanente. Também não se relaciona ao tema do enunciado.
A alternativa C está incorreta. Outro tema não relacionado sequer com o que estamos estudando.
A alternativa D está incorreta. Aproxima-se um pouco mais do estudado, mas não é exatamente o que
estamos procurando, ou seja, uma resposta relacionada ao levantamento de dados, diagnóstico e plano de
ação.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que o levantamento de dados
e a posterior análise da situação encontrada, ao longo do processo de organização e administração dos
arquivos, dá ao arquivista a possibilidade de elaborar um diagnóstico da situação arquivística em questão.
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Isso permite que, na sequência, ele possa identificar os pontos falhos da atividade e atuar sobre eles, com o
desenvolvimento e implementação de um plano arquivístico de melhorias, o chamado planejamento.
Essas são basicamente as etapas do processo de organização e administração de arquivos.
2. (CESPE/PF/Arquivista/2004) Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de

gestão de documentos em uma instituição, julgue o seguinte item.
Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados

relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas existentes
na gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Outra questão relacionada a organização e planejamento de arquivos. Note que mais uma vez o examinador
traz o conceito de levantamento de dados e produção subsequente de um diagnóstico, que o subsidiará na
produção de um plano de melhoria arquivística.
3. (CESPE/PF/Arquivista/2004) Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de

gestão de documentos em uma instituição, julgue o seguinte item.
Antes de instituir o programa, o arquivista deverá realizar a identificação do acervo documental

acumulado na unidade central e nas unidades regionais da instituição.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa está ERRADA.

Nesta questão que a banca interpretou como errada, há um detalhe sutil que derruba muito candidato.
Embora a questão à primeira vista pareça correta, indo ao encontro do que estamos estudando, ou seja,
levantamento de dados, diagnóstico e plano, note que o examinador usa a expressão "realizar a
identificação" no enunciado.
A identificação é de fato considerada uma das etapas do plano arquivístico ou mesmo uma operação de
arquivamento (teremos questões sobre isso mais a frente), portanto não é realizada antes dele, mas sim
durante o plano ou o próprio arquivamento.
Segundo Rhoads, a identificação se caracteriza pelo estudo analítico do órgão produtor e dos documentos
produzidos. Trata-se de uma tarefa de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento do órgão, compilando
dados sobre as competências, funções e atividades desempenhadas e sobre a tipologia documental
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produzida neste contexto. Em síntese, é um trabalho de investigação e de crítica sobre a gênese do

documento.
4. (AOCP/UNIR-RR/Arquivista/2018) A respeito do Diagnóstico em Arquivos, julgue, como

VERDADEIRO ou FALSO, o item a seguir.
O diagnóstico é um instrumento técnico que oferece subsídios para o planejamento e aplicação de

procedimentos de gestão arquivística de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Mais uma vez, é exatamente o que temos visto nesta etapa da aula. O diagnóstico é realizado após o
levantamento de dados e análise da situação real arquivística do órgão ou sistema que está sendo estudado.
Tem como resultado o fornecimento das lacunas da atividade, que justificam intervenção e plano de
melhoria, ou seja, oferece exatamente os subsídios que o examinador se refere no enunciado da questão.
OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
5. (FCM-CEFETMINAS/Pref. Guarani-MG/Técnico Administrativo/2019) Nas rotinas de arquivamento,

o técnico administrativo deve observar as regras de classificação, de acordo com o grupo de
operações integrado por
a) envio / localização.
b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
d) preenchimento / assinatura.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Na rotina de arquivamento não há atividades de envio ou de localização dos
documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
A atividade de classificação é uma das operações prévias de arquivamento que deve ser realizada pelo
arquivista. Nela o arquivista deve, após efetuar o estudo do documento, identificar os assuntos principal e
secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas.
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Dessa forma, após o estudo e a identificação do documento o profissional deve codificá-lo, antes de seguir
para o arquivamento final. São todas atividades encadeadas e subsequentes, imprescindíveis para o correto
arquivamento do documento.
A alternativa C está incorreta. Nas atividades prévias ao arquivamento, também não há atividades
relacionadas ao recebimento.
A alternativa D está incorreta. Preenchimento e assinatura também não são atividades relacionadas a rotina
de arquivamento de documentos.
6. (COSEAC/UFF-RJ/Técnico de Arquivo/2017) A tecnologia provocou uma explosão burocrática, que

gera enormes quantidades de documentos, grande parte deles dependentes de arquivamento. Esta
realidade se contrapõe aos espaços livres disponíveis, o que acarreta elevação de custos, mas
também valorização das operações de arquivamento. Destas operações, fazem parte a inspeção, a
classificação, além do(a)
a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
e) equilíbrio.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
As atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento são: inspeção, estudo, classificação,
codificação, ordenação e a efetiva guarda do documento.
A alternativa B está incorreta. A seleção não faz parte da rotina de arquivamento. É considerada pelo DBTA
como a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A alternativa C está incorreta. O julgamento também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. A encomenda também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento e sequer se relaciona com o tema.
A alternativa E está incorreta. Por fim, o equilíbrio também não tem qualquer relação com o tema.
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7. (COVEST-COPSET/UFPE/Arquivista/2017) Para que o Código de Classificação de Documentos de

Arquivo possa ser aplicado eficientemente, as operações e rotinas para classificação e arquivamento
de documentos devem ser observados.
1) Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem.
2) A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código correspondente
ao assunto de que trata o documento.
3) No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se
destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será
mantida ou alterada.
4) A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob um
mesmo assunto.
5) O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são
retirados do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada.
Estão corretas:
a) 1, 2 e 4, apenas.
b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
d) 4 e 5, apenas.
e) 1, 2, 3, 4 e 5.
Comentários:
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos avaliar cada uma das afirmativas do enunciado:
Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem - Correto. A
classificação depende do estudo, que define o assunto correto e as referências cruzadas do documento.
A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código correspondente ao

assunto de que trata o documento - Exato. É na codificação que o arquivista atribui ao documento o
código correspondente a sua classificação, conforma análise na etapa anterior.
No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou
alterada. - Perfeito. Ao longo da inspeção, todas essas atividades são realizadas pelo profissional
arquivista.
A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob um mesmo

assunto - Correto. É na ordenação que documentos classificados sob um mesmo assunto são reunidos.
O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados
do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada - Correto. Embora
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não seja uma atividade prévia ao arquivamento, a retirada de documentos ocorre justamente quando o
documento é cedido (emprestado) a usuários para consulta ou juntada de nova documentação.
Dessa forma todas as afirmativas são corretas e a alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
8. (CS-UFG/IF GOIANO/Auxiliar Administração/2017) O processo de arquivamento de documentos

tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas
são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto
sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros
documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
Comentários:
Veja que o examinador solicita a ordem correta da ocorrência de cada uma das atividades listadas, após a
inspeção e até a guarda do documento.
Como já estudamos, sabemos que após a inspeção, temos a atividade de estudo (III) do documento, depois
a classificação (II), seguida da codificação (I) e da ordenação (IV), após o que, finalmente, o documento é
arquivado.
Lembre-se sempre que essas atividades são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita
distinção entre onde uma termina e a outra se inicia. Mas a ordem correta é essa: III, II, I e IV.
Dessa forma a alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
9. (COPS UEL/FOMENTO PR/Secretário Executivo/2018) O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ

recomenda que o documento, uma vez classificado e tramitado, deverá ser arquivado,
obedecendo às seguintes operações: Inspeção; Ordenação; Arquivamento; Retirada e Controle.
Considerando essas quatro fases, relacione a coluna da esquerda com a da direita.
(I) Inspeção
(II) Ordenação
(III) Arquivamento
(IV) Retirada e Controle
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(A) Guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a
classificação dada. Nessa fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente
poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.
(B) Ocorre quando os documentos saem do arquivo para empréstimo; prestar informações; efetuar
uma juntada. Utiliza-se controle de empréstimo no qual são registradas informações sobre processos,
dossiês ou outros documentos, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento.
(C) Exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
(D) Reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Favorece manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Assinale a alternativa que contém a associação correta.
a) I-B, II-C, III-A, IV-D.

b) I-C, II-B, III-D, IV-A.
c) I-C, II-D, III-A, IV-B.
d) I-D, II-A, III-C, IV-B.
e) I-D, II-C, III-A, IV-B.
Comentários:
Vamos fazer as associações antes de avaliarmos as alternativas:
Inspeção - já vimos que é a atividade na qual o profissional se certifica se o documento deve mesmo ser
arquivado, se possui anexos e se a classificação está correta. A correspondência é a letra C.
Ordenação - vimos também que a ordenação é a reunião dos documentos classificados sob um mesmo
assunto, o que agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho. É a letra D.
Arquivamento - é a guarda propriamente dita do documento, de acordo com a classificação recebida.

Dependendo desta operação, o trabalho pode ser um sucesso ou um completo fracasso pois o documento
arquivado em local errado pode ficar perdido por longos períodos sem que seja novamente localizado e
recuperado. É a letra A.
Retirada e Controle - por último, a atividade de retirada e controle, que ocorre após a guarda, caracteriza-se
pelo empréstimo do documento para consulta ou juntada de nova documentação, devendo ser
acompanhada pela emissão de recibo ou sistema de controle de saída e tramitação. É a letra B.
Temos então: C - D - A - B.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
10. (IBADE/CM Cacoal-RO/Agente Administrativo/2018) O tipo de arquivamento cujos documentos ou

fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de
manipular ou mover os demais, é denominado
a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
e) direto.
Comentários:
No arquivamento vertical os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e
manuseio, sem necessidade de remover os demais documentos ao redor. É indicado para arquivos com
documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
A alternativa B está incorreta. Semi-indireto não é um tipo de arquivamento, mas sim um sistema, do qual
só faz parte o método alfanumérico.
A alternativa C está incorreta. No arquivamento horizontal os documentos e fichas são colocados uns sobre
os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Formato bastante utilizado pra plantas,
mapas e desenhos, especialmente em arquivos permanentes.
A alternativa D está incorreta. Indireto também é um sistema de arquivamento e não tipo. Nele, para se
localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
A alternativa E está incorreta. O sistema direto também não é um tipo de arquivamento. No sistema direto
a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
11. (FUNCERN/CM Trairi-CE/Recepcionista/2018) O acervo de documentos públicos exige um

arquivamento adequado capaz de viabilizar a sua localização.
Quando o documento é acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o

arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. Que alternativa diz respeito ao
arquivamento horizontal?
a) Nesse arquivamento, os documentos são arquivados lado a lado.
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b) É o indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de grandes
dimensões.
c) É o arquivamento mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, cujo
acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas.
d) Nesse tipo de arquivamento, os documentos são dispostos uns atrás dos outros.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Já vimos que no arquivamento horizontal os documentos são colocados uns
sobre os outros.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O arquivamento horizontal é mesmo indicado para
documentos de grande dimensão e de baixa frequência de consulta.
A alternativa C está incorreta. O arquivamento horizontal não é indicado para arquivos com alta frequência
de consulta, como os arquivos correntes.
A alternativa D está incorreta. Como já vimos, no arquivamento horizontal os documentos são dispostos uns
sobre os outros.
12. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Método de arquivamento define-se como uma

sequência de operações que determina a disposição de um documento, em relação aos demais, em
um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos métodos, criados de acordo com as
necessidades das entidades acumuladoras. O método que tem por eixo as letras do alfabeto
representadas por cores diferentes, claras e contrastantes é o
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método específico é uma antiga subdivisão do método alfabético, mas já
em desuso.
A alternativa B está incorreta. O método mnemônico, além de obsoleto consiste na criação de mnemônicos
(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método variadex, desenvolvido por Remington
Rand, introduz as cores como elementos auxiliares, representando grupos de letras do alfabeto. O objetivo
é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
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A alternativa D está incorreta. No método ideográfico numérico duplex, a documentação é dividida em

classes, por assuntos, partindo-se do geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes.
Não há o emprego de cores.
A alternativa E está incorreta. No método rôneo, embora haja o emprego de cores, ele não tem por eixo as
letras do alfabeto representadas por cores diferentes. É conhecido como método híbrido e também é um
método obsoleto. Seu mecanismo consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico
ordinário.
13. (VUNESP/ARSESP/Protocolo e Administrativo/2018) Método de Arquivamento é uma sequência de

operações que determina a disposição de documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação
aos outros, e a identificação de cada unidade. Considerando- se os métodos de arquivamento,
assinale a alternativa correta.
a) O método alfabético é também denominado método específico.

b) O método numérico é um método de arquivamento indireto.
c) O método alfanumérico é subdividido em simples e duplex.
d) O método mnemônico busca combinar letras e números para facilitar a memória.
e) O método variadex é uma variante do método numérico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método alfabético, em classificação antiga, dividia-se em algumas

categorias, entre elas o método específico, o que não está mais em uso.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é mesmo um método indireto,
no qual a busca do documento é feita por meio da consulta de um índice ou código.
A alternativa C está incorreta. O método alfanumérico não possui subdivisões.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico emprega mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos,
palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa E está incorreta. O método variadex pertence a classe dos métodos padronizados, enquanto
os métodos numéricos são da classe dos métodos básicos e subdividem-se em simples, cronológico e dígito-
terminal.
14. (CS UFG/AparecidaPrev/Analista Financeiro/2018) Método de arquivamento de documentos é uma

sequência de operações que determina a disposição e identificação de documentos em um arquivo.
O método cuja codificação de identificação associa a um grupo de letras uma determinada cor,
podendo estas cores variarem de país para país, é o
a) alfabético.
b) rôneo.
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c) duplex.
d) variadex.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método alfabético não usa cores em sua classificação.
A alternativa B está incorreta. O método rôneo, embora empregue cores em sua dinâmica, não associa uma
determinada cor a um grupo de letras. Essa é característica típica do método variadex.
A alternativa C está incorreta. O método ideográfico numérico duplex também não usa cores em sua
classificação.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método variadex introduz as cores como elementos
auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. As cores
certamente variarão entre países, pois baseiam-se nas letras da grafia de cada país.
15. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto de

operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os métodos de
arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. O método
básico, em que o principal elemento é o local ou procedência, sendo sua aplicação aconselhável
quando se deseja ordenar a documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como,
por exemplo, em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os métodos numéricos não são os mais indicados quando o principal elemento
do documento é a sua procedência/local.
A alternativa B está incorreta. Os métodos ideográficos também não são os mais indicados quando o
principal elemento do documento é a sua procedência/local.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Seu uso é indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no
documento é a sua procedência ou local.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico também não é o mais indicado quando o principal
elemento de identificação no documento é a sua procedência.
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A alternativa E está incorreta. O método alfabético é do sistema direto e tem como elemento principal das
buscas o nome e não a procedência ou local do documento.
16. (VUNESP/CM Nova Odessa-SP/Assistente Legislativo/2018) Método de arquivamento é uma

sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns
em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. O método mais simples e mais antigo é o
Alfabético.
Assinale a alternativa correta de acordo com as regras de arquivamento desse método:
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por último, depois
do nome.
c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em primeiro
lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não devem ser
separados.
e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados por último,
depois do nome.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A regra 1 diz que nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
A alternativa B está incorreta. A regra 6 diz na verdade que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. Os títulos não devem ser considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses. É o que diz a regra 7 que estudamos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Essa é a regra 2 de alfabetação. Sobrenomes com
substantivo + adjetivo ou separados por hífen, não são separados.
A alternativa E está incorreta. A regra 3 anuncia que sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, portanto também não
devem ser separados.
17. (DÉDALUS/LEMEPREV/Agente Administrativo/2018) Pode-se definir arquivamento como o

conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O
método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados,
visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes
sistemas, denominados:
a) Corrente e intermediário.
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b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Corrente e Intermediário são classificações de arquivos, de primeira e segunda
idade, respectivamente. Não dá para se confundir com isso a essa altura!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que todos os métodos de arquivamento,
independentemente de sua classe (básicos ou padronizados), dividem-se em 2 sistemas: direto e indireto.
Atenção apenas com o método alfanumérico que é uma grande exceção a toda essa regra. Não se encaixa
nem nas classes básicos ou padronizados assim também como não é do sistema direto nem do indireto, mas
constitui, ele sozinho, o sistema semi-indireto.
A alternativa C está incorreta. Setorial e Geral é uma classificação atribuída aos arquivos quanto a sua
extensão, lembra-se? Se não lembra, volte as aulas anteriores, pois isso já estudamos!
A alternativa D está incorreta. Fixo e cíclico não são classificações atribuídas aos sistemas dos métodos de
arquivamento.
18. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) Em relação aos sistemas e métodos de

arquivamento, é correto afirmar que
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um índice ou um
código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um método
básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados com sistemas
indiretos.
Comentários:
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A alternativa A está incorreta. O correto é exatamente o contrário. O sistema direto é aquele no qual a busca
do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
A alternativa B está incorreta. O sistema alfanumérico é uma exceção. Não se enquadra nem entre os básicos
e nem entre os padronizados. Também não é um sistema direto. É o único método considerado de sistema
semi-indireto.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Os métodos de arquivamento se dividem em duas

classes: básicos e padronizados. Entre os padronizados estão os métodos variadex, automático, soundex,
rôneo e mnemônico.
A alternativa D está incorreta. Ambos os métodos estão enquadrados na classe dos métodos padronizados
e não básicos.
A alternativa E está incorreta. Todos os métodos listados são métodos básicos e não padronizados, como já
vimos acima.
19. (VUNESP/Pref. Sorocaba-SP/Técnico de Controle Administrativo/2019) No contexto da gestão

de documentos, há os métodos de arquivamento. Eles servem para facilitar a guarda e a consulta
de documentos. Assinale a alternativa que apresenta métodos de arquivamento.
a) Físico, material, tecnológico e virtual.

b) Decimal, hexadecimal, romano e grego.
c) Corrente, intermediário e permanente.
d) Local, regional, nacional, próprio e terceiros.
e) Alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A lista apresentada não possui métodos de arquivamento.
A alternativa B está incorreta. Os itens listados também não são métodos de arquivamento.
A alternativa C está incorreta. Os três itens trazidos pela banca são arquivos de diferentes idades: corrente
(primeira idade), intermediário (segunda idade) e permanente (terceira idade).
A alternativa D está incorreta. Também não são métodos de arquivamento e pouco ou nada se relacionam
com a matéria estudada.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Os quatro métodos listados são os métodos em que
se subdivide a classe básica dos métodos de arquivamento: alfabéticos, geográficos, numéricos e
ideográficos (ou por assunto). A outra classe é a padronizada, com os métodos variadex, automático,
soundex, mnemônico e rôneo.
20. (QUADRIX/CRM-AC/Assistente Administrativo/2019) Julgue o item.

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Os métodos de arquivamento ideográficos são indicados para grandes quantidades de

documentos de assuntos variados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O método de arquivamento ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto.
Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além do necessário
completo conhecimento das atividades da instituição. Como já estudamos, é recomendado para grandes
massas documentais e grandes quantidades de assuntos.
21. (FEPESE/CELESC/Assistente Administrativo/2019) Assinale a alternativa que lista corretamente

métodos de arquivamento mais comumente utilizados.
a) Alfabético • geográfico • metafórico • crítico

b) Alfabético • geográfico • numérico • autocrático
c) Alfabético • geográfico • numérico • ideográfico
d) Alfabético • geográfico • numérico • democrático
e) Alfabético • geográfico • numérico • metafórico
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os termos metafórico e crítico não correspondem a métodos de arquivamento
estudados.
A alternativa B está incorreta. Da mesma forma, autocrático não é um método de arquivamento.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que os métodos de
arquivamento mais utilizados são justamente aqueles classificados como básicos, ou seja: métodos
alfabético, geográfico, numérico e ideográfico (ou por assunto).
A alternativa D está incorreta. Democrático também não é um método de arquivamento.
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez, metafórico não se enquadra entre os métodos de
arquivamento.
22. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Os métodos de arquivamento “soundex” e

“dígito-terminal” são considerados, respectivamente,
a) alfabético e ideográfico.
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b) padronizado e alfabético.
c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Alfabético e ideográfico são outros métodos de arquivamento e não classes
nas quais os métodos soundex e dígito-terminal pudessem ser classificados.
A alternativa B está incorreta. O método soundex realmente é um método padronizado, porém o método
dígito-terminal não é um método alfabético, mas sim numérico.
A alternativa C está incorreta. O método soundex não é ideográfico (método básico). Já o dígito-terminal é
sim um método numérico, da classe dos métodos básicos.
A alternativa D está incorreta. O método soundex também não pode ser classificado como método
alfanumérico, que é um método a parte, sem qualquer classifcação. E o método dígito-terminal também não
pode ser classificado como geográfico, que é um outro tipo de método, da classe dos métodos básicos.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O método soundex é classificado como um método
padronizado, ao lado do variadex, automático, rôneo e mnemônico. Já o método dígito-terminal é uma das
subdivisões dos métodos numéricos, da classe dos métodos básicos.
23. (COPESE-UFT/CM Palmas-TO/Técnico Legislativo/2018) O arquivamento eletrônico de

informações não dispensa o conhecimento dos métodos tradicionais de classificação. Deve-se
conhecer os métodos para propor soluções apropriados.
Sobre o tema responda à questão.
No método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas deve observar, EXCETO:
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos (Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o nome, são
considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma regra do último
sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte integrante do
sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
Comentários:
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A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome. Dessa forma a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com as normas 6 e 7, títulos e graus de
parentesco não são considerados na ordenação alfabética. Assim a afirmativa está errada e a alternativa,
correta.
A alternativa C está incorreta. Segundo a norma número 9, as partículas dos nomes estrangeiros podem ou
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com
letra maiúscula. Assim a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 2, sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam. Nesse cenário a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
24. (FUNDEP/Pref. Pará de Minas-MG/Técnico de Administração/2018) Considere que Alessandra está

participando das atividades de organização do arquivo. Ela e seus colegas têm à disposição diversos
métodos de arquivamento.
Assinale a alternativa que não apresenta um desses métodos.
a) Geográfico
b) Alfabético nominal
c) Por tiras de inserção
d) Unitermos ou indexação coordenada
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método geográfico é mais um método do sistema direto. Indicado
principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou local. É um
método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa B está incorreta. O método alfabético nominal pertence ao sistema direto e tem como
elemento principal das buscas justamente o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a
ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. "Tiras de inserção" não é um método de

armazenamento de arquivos.
A alternativa D está incorreta. No método numérico unitermo (também chamado de indexação

coordenada), atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com sua
entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em que ele é
procurado).
25. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto de

operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os métodos de
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arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. O método
básico, em que o principal elemento é o local ou procedência. sendo sua aplicação aconselhável
quando se deseja ordenar a documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como,
por exemplo, em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está incorreta. O método ideográfico é utilizado quando o principal elemento a ser
considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa D está incorreta. Neste método criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras,
etc.) para auxiliar a memória do arquivista. É considerado atualmente um método obsoleto.
A alternativa E está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
26. (PUC-PR/Pref. Foz do Iguaçú-PR/Assistente Administrativo/2018) A empresa Arquitetos e

Associados S.A. possui seu arquivo organizado pelo método alfabético que classifica o nome do
cliente, o número do respectivo projeto, o nome da cidade e o endereço. Não consta o nome do
Estado. Hoje, surgiu a necessidade de saber em qual Estado brasileiro a empresa possui maior
número de projetos em andamento e o método atual não atende. Será preciso incluir o nome do
Estado e reordenar o arquivo de projetos. Entre os métodos de arquivamento listados a seguir, qual
é o indicado para atender à necessidade que surgiu hoje na empresa?
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
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e) Método por data.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa C está incorreta. O método por assunto, também conhecido por ideográfico, é usado quando
o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a
interpretação do usuário.
A alternativa D está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
A alternativa E está incorreta. O método por data, também chamado de método numérico cronológico é
aquele em que, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Neste método quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta.
27. (IBADE/CRMV-ES/Agente de Fiscalização/2018) Segundo Paes (2005), os métodos de arquivamento

podem ser divididos em duas classes. Assinale abaixo a alternativa que evidencie os dois tipos de
classes.
a) linear e clássico.
b) básico e padronizado.
c) básico e clássico.
d) linear e básico.
e) linear e padronizado.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Linear e clássico não são as classes nas quais estão divididos os métodos de
arquivamento.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com a classificação de métodos estudadas,
todos eles são divididos em duas classes principais: os básicos (alfabético, geográfico, numérico e
ideográfico) e os padronizados (variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo). Atenção, pois, há ainda
o método alfanumérico. Este último não se encaixa em nenhuma das duas classes.
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A alternativa C está incorreta. Embora básico seja de fato uma das classes nas quais se dividem os métodos
de arquivamento, clássico não é a outra. Está no lugar dos métodos padronizados, que seria o correto.
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez o examinador traz a classe dos métodos básicos, porém substitui
equivocadamente a classe dos métodos padronizados pelo termo linear.
A alternativa E está incorreta. A banca usa o mesmo recurso. Traz dessa vez, de forma correta a classe dos
métodos padronizados, mas substitui a outra, dos métodos básicos, novamente pelo termo linear.
28. (FCC/AGED-MA/Auxiliar de Fiscalização/2018) Observe as fichas que resultaram do

cadastramento de instituições e pessoas que exercem atividades agropecuárias em determinada
região:
a. José de Oliveira Júnior

b. Carlos de Oliveira Filho
c. O Boi Gordo Ltda.
d. Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza
f. Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa
Ao ordená-las, de acordo com as regras de alfabetação, as fichas ficam assim dispostas:

a) d, f, g, a, c, e, b.
b) d, b, f, e, a, g, c.
c) b, d, e, f, g, a, c.
d) c, d, f, b, a, g, e.
e) d, b, a, c, g, e, f.
Comentários:
Vamos primeiro fazer a ordenação dos nomes para, em seguida, analisar as alternativas:
a. José de Oliveira Júnior -> Oliveira Junior, José de

b. Carlos de Oliveira Filho -> Oliveira Filho, Carlos de
c. O Boi Gordo Ltda.-> Boi Gordo LTDA (O)
d. Brasil Agropecuária & Cia.-> Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza -> Souza, Jose Cabral de
f. Companhia Boa Vista -> Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa -> Sousa, Paulo de
Assim, com a ordenação alfabética temos:
Boi Gordo LTDA (O) - C

Brasil Agropecuária & Cia. - D
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Companhia Boa Vista - F

Oliveira Filho, Carlos de - B
Oliveira Junior, José de - A
Sousa, Paulo de - G
Souza, Jose Cabral de - E
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
29. (FUNRIO/CM São João do Meriti-RJ/Auxiliar Administrativo/2018) Se aplicarmos a regra de

alfabetação usual, um documento em nome de nome de Luis Carlos Oliveira dos Santos deve ser
arquivado como:
a) dos Santos, Luis Carlos Oliveira.

b) Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
c) Oliveira dos Santos, Luis Carlos.
d) Oliveira, Luis Carlos dos Santos.
e) dos Santos Oliveira, Luis Carlos.
Comentários:
De acordo com a regra 1 de alfabetação, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e
depois o prenome. Além disso, segundo a regra 9, os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e,
um, uma, não são considerados. Sendo assim teríamos Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
A alternativa A está incorreta. A preposição "dos" não é levada em conta na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. O sobrenome Oliveira não é considerado na ordenação alfabética, mas apenas
o último: Santos.
A alternativa D está incorreta. A ordenação apresentada alterou a ordem natural do nome proposto.
A alternativa E está incorreta. A ordenação apresentada também alterou a ordem natural do nome proposto.
30. (FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) De acordo com as regras de alfabetação, a

entrada que pode ser intercalada em um catálogo alfabético, seguindo a forma que aparece entre
parênteses, é
a) Pires e Benevides Advogados Associados (Pires e Benevides Advogados Associados).

b) XVIII Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (Congresso Brasileiro, 3o Setor, XVIII).
c) Companhia de Alimentos Cabeça Branca (Cabeça Branca, Companhia de Alimentos).
d) Transportadora Santo André (Santo André, Transportadora).
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e) Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda. (Innocenti Antonioli, Marcelo, Consultoria Ltda.).
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Segundo a regra 12 os nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando,
porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Desta forma, não teríamos qualquer alteração: Pires e Benevides Advogados Associados.
A alternativa B está incorreta. A regra 13 diz que nos títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no
fim, entre parênteses: Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (XVIII).
A alternativa C está incorreta. Novamente aplica-se a regra 12. Ao contrário da alternativa, ficaríamos com:
Companhia de Alimentos Cabeça Branca, sem alteração.
A alternativa D está incorreta. Mesmo caso acima: Transportadora Santo André.
A alternativa E está incorreta. Repete-se o caso. Como estamos falando do nome de uma empresa, aplica-
se a regra 12: Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda.
31. (IBADE/IPM João Pessoa-PB/Analista Previdenciário Arquivista/2018) O setor de um arquivo

precisa organizar os documentos das seguintes pessoas:
1. João Monte Verde

2. Marcos São Pedro
3. ChoYutang
4. Fábio d'Andrade
5. Joaquim Matos Neto
Considerando as regras de alfabetação, como ficam arquivados tais documentos?
a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
Comentários:
Vamos à análise caso a caso antes de escolher a alternativa correta:
1. João Monte Verde - Monte Verde, João

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2. Marcos São Pedro - São Pedro, Marcos

3. ChoYutang - ChoYutang
4. Fábio d'Andrade - Andrade, Fabio d'
5. Joaquim Matos Neto - Matos Neto, Joaquim
Andrade, Fabio d' - 4

ChoYutang - 3
Matos Neto, Joaquim - 5
Monte Verde, João - 1
São Pedro, Marcos - 2
32. (FCC/MPE-PE/Analista Ministerial Documentação/2018) A lista abaixo contém os nomes de

renomados autores de livros sobre Arquivologia:
1 Vicenta Cortés Alonso

2 Antonia Heredia Herrera
3 Manuel Vázquez Murillo
4 Michel Duchein
5 Bruno Delmas
6 Theodore Roosevelt Schellenberg
7 Sir Hilary Jenkinson
8 Heloísa Liberalli Bellotto
9 Helena Corrêa Machado
10 Marilena Leite Paes
Utilizando as regras de alfabetação para ordenar os dossiês sobre cada um deles, a sequência correta
desses nomes é
a) 2, 5, 9, 8, 3, 10, 4, 7, 6, 1.
b) 8, 1, 5, 4, 2, 7, 9, 10, 6, 3.
c) 9, 1, 5, 4, 2, 7, 10, 8, 6, 3.
d) 1, 2, 5, 4, 7, 9, 8, 6, 3, 10.
e) 2, 5, 9, 8, 7, 3, 10, 4, 6, 1.
Comentários:
Vamos à análise caso a caso antes de escolher a alternativa correta:
1 Vicenta Cortés Alonso - Cortés Alonso, Vicenta

2 Antonia Heredia Herrera - Heredia Herrera, Antonia
3 Manuel Vázquez Murillo - Vázquez Murillo, Manuel
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4 Michel Duchein - Duchein, Michel

5 Bruno Delmas - Delmas, Bruno
6 Theodore Roosevelt Schellenberg - Schellenberg, Theodore Roosevelt
7 Sir Hilary Jenkinson - Jenkinson, Hilary (Sir)
8 Heloísa Liberalli Bellotto - Bellotto, Heloísa Liberalli
9 Helena Corrêa Machado - Machado, Helena Corrêa
10 Marilena Leite Paes - Paes, Marilena Leite
Bellotto, Heloísa Liberalli (8)

Cortés Alonso, Vicenta (1)
Delmas, Bruno (5)
Duchein, Michel (4)
Heredia Herrera, Antonia (2)
Jenkinson, Hilary (Sir) (7)
Machado, Helena Corrêa (9)
Paes, Marilena Leite (10)
Schellenberg, Theodore Roosevelt (6)
Vázquez Murillo, Manuel (3)
33. (Machado de Assis/CM Cocal-PI/Auxiliar Administrativo/2018) Segundo as Regras de Alfabetação

no arquivamento de documentos através do método alfabético, assinale a alternativa no qual o
exemplo descrito não está conforme à essas regras:
a) Neto, Maria Souza Ferreira

b) Ferreira, Paulo
c) Vilas Boas, Bernardo Alves
d) Silva, Luciana Oliveira da
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com a regra 6 os sobrenomes que exprimem
grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Ordenação errada, portanto, alternativa
correta.
A alternativa B está incorreta. Usando a mesma regra, ordenação correta.
A alternativa C está incorreta. Regra 2: sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hífen não se separam. Ordenação correta, alternativa errada.
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A alternativa D está incorreta. Segundo a regra 5 os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e,
um, uma, não são considerados. Ordenação correta e alternativa errada.
34. (NC-UFPR/COREN-PR/Secretário Executivo/2018) Em relação ao método alfabético de

arquivamento, é correto afirmar que ele possui:
a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
Comentários:
Como vimos ao longo da aula, dentro do método alfabético temos 13 regras de alfabetação e 2 de ordenação.
35. (QUADRIX/CRF-AL/Auxiliar Administrativo/2018) No arquivamento de documentos por nome,

existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser seguidas na ordenação
dos arquivos. Sobre elas, analise as seguintes afirmativas.
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de

sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser
feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
para o início.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no início,
entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A
ordenação, nesse caso, se dará́ pelo nome do evento e não pelo numeral.
Pode-se afirmar que:
a) todas estão corretas.

b) somente uma está correta.
c) somente duas estão corretas.
d) somente três estão corretas.
e) todas estão incorretas.
Comentários:
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Vamos analisar cada uma das afirmativas antes de partir para as alternativas:
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de sobrenomes
iniciados com as palavras Santo, São e Santa - Errado. Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hífen não se separam, assim como sobrenomes formados com as palavras Santa,
Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Regras 2 e 3.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita
pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início
- Correto. De acordo com a regra 10 os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da família do pai.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no início, entre
parênteses - Errado. Pela regra 7, embora os títulos realmente não sejam considerados na alfabetação,
devem ser colocados após o nome completo, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação,
nesse caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral. - Correto. Regra 13 da alfabetação: Nos títulos
de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Temos, portanto: I - Errada, II - Correta, III - Errada e IV - Correta.
36. (IBADE/Pref. Ji-Paraná-RO/Agente Administrativo/2018) Utilizando-se as regras de alfabetação,

qual dos nomes teve a forma correta de arquivamento?
a) nome: João Castelo Branco / arquiva-se: Branco, João Castelo

b) nome: João de Almeida / arquiva-se: de Almeida, João
c) nome: João dos Santos Silva / arquiva-se: Santos Silva, João dos
d) nome: João do Santo Cristo / arquiva-se: Cristo. João do Santo
e) nome: João de Abreu Sobrinho / arquiva-se: Abreu Sobrinho, João de
Comentários:
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 2 sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Aqui teríamos Castelo Branco, João.
A alternativa B está incorreta. A regra 5 diz que os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um,
uma, não são considerados. Forma correta é Almeida, João de.
A alternativa C está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o ultimo
sobrenome e depois o prenome. Teríamos, portanto, Silva, João dos Santos.
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A alternativa D está incorreta. Pela regra 3 os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. O correto seria Santo Cristo,
João do.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas
não são considerados na ordenação alfabética.
37. (FUNDATEC/Pref. Santa Rosa-RS/Agente Administrativo/2018) Paes (2004) define que o método
de arquivamento alfabético é o mais simples, e que o arquivamento de nomes obedece às regras
chamadas de regras de alfabetação. Assim, para fins de arquivamento de fichas ou pastas, ordene
alfabeticamente de um (1) a seis (6) os nomes das pessoas que seguem:
( ) Vicente Alvarez Cabral.

( ) Francisco Villa-Lobos.
( ) Dra. Marines Santa Rita.
( ) José de Almeida Filho.
( ) Carlos de Conto.
( ) Silvia Di Caprio.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
a) 2 – 6 – 5 – 4 – 1 – 3.
b) 1 – 5 – 6 – 2 – 3 – 4.
c) 6 – 2 – 4 – 3 – 1 – 5.
d) 1 – 5 – 6 – 3 – 4 – 2.
e) 2 – 6 – 5 – 1 – 3 – 4.
Comentários:
Vamos ordenar cada um dos nomes antes de avaliar as alternativas:
(2) Vicente Alvarez Cabral -> Alvarez Cabral, Vicente - nome espanhol.
(6) Francisco Villa-Lobos -> Villa-Lobos, Francisco - sobrenome com hífen.
(5) Dra. Marines Santa Rita -> Santa Rita, Marines (Dra.) - nome com "santa" e título ao final.
(1) José de Almeida Filho. -> Almeida Filho, José de - parentesco e partícula "de" não influenciam a
ordenação.
(3) Carlos de Conto -> Conto, Carlos de - partícula de sobrenome estrangeiro em minúscula.
(4) Silvia Di Caprio -> Di Caprio, Silvia - partícula de sobrenome estrangeiro em maiúscula.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
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TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
38. (IADES/CRN-3/Assistente Administrativo/2019) O método numérico simples exige um

instrumento auxiliar. Qual é esse instrumento?
a) Índice alfabético remissivo

b) Plano de destinação
c) Catálogo
d) Repertório
e) Lista de acrônimos
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Vimos que no método numérico simples não há
qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o seu emprego exige a criação de um índice
remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados.
Conforme vimos no capítulo de Terminologia Arquivística, índice é uma "relação sistemática de nomes de
pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa,
acompanhados das referências para sua localização".
A alternativa B está incorreta. Plano de destinação não é sequer um método de arquivamento, mas sim uma
ferramenta utilizada ao longo do processo de classificação.
A alternativa C está incorreta. Catálogo é um instrumento de pesquisa, desenvolvido pela função descrição,
mas não um método de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. Assim como o catálogo, o repertório é outro instrumento de pesquisa,
desenvolvido pela função descrição, mas não um método de arquivamento.
A alternativa E está incorreta. Lista de acrônimos também não é um método de arquivamento que possa ser
considerado.
39. (CESPE/PF/Escrivão de Polícia Federal/2018) Acerca da gestão da informação e de documentos,

julgue o item que se segue.
A classificação de documentos de arquivo é realizada com a aplicação do código de classificação,

instrumento que é preparado a partir das funções e atividades que gerem os documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
85

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Vimos também no capítulo de Terminologia Arquivística que código é o "conjunto de símbolos, normalmente
letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados".
Em diferentes métodos de arquivamento, códigos são atribuídos aos documentos ao longo de seu processo
de classificação, para que seja possível executar o seu arquivamento e futura localização.
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GABARITO
1. E 20. CORRETA
2. CORRETA 21. C
3. ERRADA 22. E
4. CORRETA 23. B
5. B 24. C
6. A 25. C
7. E 26. B
8. C 27. B
9. C 28. D
10. A 29. B
11. B 30. A
12. C 31. C
13. B 32. B
14. D 33. A
15. C 34. A
16. D 35. C
17. B 36. E
18. C 37. E
19. E 38. A
39. CORRETA
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RESUMO
 Organização e Administração de Arquivos: consiste no desenvolvimento das seguintes etapas de
trabalho:
 Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e

regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e formulários mais
frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento,
consultas e empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
 Análise dos dados coletados: analisar a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico.
 Planejamento: formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais

levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando
 Implantação e acompanhamento: elaboração de documento final composto de três partes

fundamentais: situação real encontrada, análise / diagnóstico e plano de ação.
 Operações de Arquivamento: etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitar antes de
efetuar o arquivamento.
 Inspeção: checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido
o último despacho para observar se há instrução clara para o arquivamento.
 Estudo: leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado e quais as suas eventuais referências cruzadas.
 Classificação: identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar

as suas referências cruzadas.
 Codificação: atribuir ao documento o código correspondente a sua classificação, conforma análise

na etapa anterior.
 Ordenação: reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto.
 Guarda de documentos: colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou
eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito.
 Métodos de Arquivamento: conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.
 Tipos de arquivamento: posição física em que os documentos são dispostos:
• Horizontal: Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros.

• Vertical: Documentos são dispostos uns atrás dos outros.
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Ricardo Campanario
Aula 04
404730
 Sistemas de arquivamento: todos os métodos (exceção do alfanumérico) estão divididos em dois

sistemas:
• Direto: busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
• Indireto: para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
 Métodos Básicos
• Método Alfabético: o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas
o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui
diversas regras que devem ser respeitadas.
o Regras de alfabetação - 13 regras com impactos diversos na análise.
o Regras de ordenação - letra por letra ou palavra por palavra. São auto excludentes.
• Método Geográfico: mais um método do sistema direto. Indicado principalmente quando o

elemento mais importante do documento é a sua procedência ou local. É um método bastante
utilizado para o arquivo de correspondências.
• Método Numérico: utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é

um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos métodos
alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
o Simples - consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente,
obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
o Cronológico - além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta
feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta.
o Dígito-Terminal - Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois
dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares.
• Método Ideográfico (por assunto): o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não
é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
o Alfabético: subdivide-se mais uma vez em:
✓ Enciclopédico (agrupado sob títulos).
✓ Dicionário (dispostos alfabeticamente).
o Numérico: subdivide-se novamente em:
✓ Duplex (documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do
geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes).
✓ Numérico Decimal (método Dewey. Divisão dos assuntos novamente parte do
geral para o particular e cada classe - até o máximo de 10 - é novamente
dividida em subclasses).
✓ Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada (atribui-se a cada documento
um número em ordem crescente, sempre de acordo com sua entrada no
arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em
que ele é procurado).
 Métodos Padronizados: juntamente com os números e letras, foram empregadas também as

cores.
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Ricardo Campanario
Aula 04
404730
• Variadex: introduz as cores como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o

arquivamento como a posterior localização dos documentos.
• Automático: documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das
letras do alfabeto.
• Soundex: unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente da
sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela
fonética e pela pronúncia dos nomes.
• Rôneo: obsoleto. Combinam-se letras, números e cores.
• Mnemônico: também obsoleto. Criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos,
palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
 Método Alfanumérico: combinação de letras e números. Considerado um método de sistema

semi-indireto.
 Tipos de Pastas mais comuns:
• Pasta Suspensa: é a mais utilizada. Preferida em arquivos correntes. São armazenadas na

vertical e possuem guias onde são anotados os assuntos ou nomes de referência.
• Pasta AZ: gancho central. Necessita perfurar o documento ou a folha plástica que o receberá.
Embora AZ, pode assumir qualquer método de arquivamento.
• Pasta Catálogo Ofício: espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em
cada página plástica. Destaca-se pela durabilidade.
• Pasta L: podem ser de diferentes cores, permitindo variados tipos de organização e a adoção
de subdivisões dentro de outras pastas.
• Pasta Sanfonada: Apresentam várias divisórias, permitindo que os documentos possam ser
organizados e separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro
critério.
• Pasta Grampo (grampo-trilho): possui grampos (ou trilhos) que permitem que você prenda os
documentos na pasta após perfura-los.
• Pasta com Aba Elástico: possuem abas retráteis e elásticos em suas extremidades, permitindo
o fechamento
 Modelos de arquivos mais utilizados
• Arquivo de gavetas: pastas suspensas e acesso direto.

• Fichários: armazena fichas para consulta manual.
• Arquivos deslizantes: investimento alto, mas otimiza espaços.
90

Ricardo Campanario
Aula 04
404730
 Terminologia Arquivística: volte à lista da aula e confira as principais definições e os comentários de

acordo com o contexto estudado nesta aula!
91


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Arquivologia p/ Concursos - Curso

Sistemas & Métodos de Arquivamento ....................................................................................................... 3

1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3

2 - Organização e Administração de Arquivos ....................................................................................... 5

2.2 - Levantamento de dados................................................................................................................ 5

2.3 - Análise dos dados coletados ........................................................................................................

2.5 - Implantação e acompanhamento ................................................................................................ 8

3 - Operações de Arquivamento ............................................................................................................ 11

3.2 - Inspeção ......................................................................................................................................... 11

3.3 - Estudo ............................................................................................................................................ 12

3.4 - Classificação .................................................................................................................................. 12

3.5 - Codificação .................................................................................................................................... 12

3.6 - Ordenação ..................................................................................................................................... 12

3.7 - Guarda de documentos............................................................................................................... 13

4 - Métodos de Arquivamento ................................................................................................................ 15

4.2 - Métodos Básicos........................................................................................................................... 21

4.3 - Métodos Padronizados ................................................................................................................ 36

4.4 - Método Alfanumérico .................................................................................................................. 38

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

5 - Modelos de arquivo e tipos de pastas ......................................................................................... 40

6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 50

7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 57

Questões Comentadas ................................................................................................................................. 58

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Começamos com a introdução ao tema central de nossos estudos, a Arquivologia, falando de

Quando formos falar na aula de hoje de Métodos de Arquivamento (especialmente as regras de

Falaremos ainda sobre temas como Organização e Administração de Arquivos e Operações de

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do

Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

2 - Organização e Administração de Arquivos

A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de

2.2 - Levantamento de dados

A primeira das quatro etapas é o Levantamento de dados.

Lembre-se que consideramos sempre que o arquivo é um conjunto de documentos recebidos ou

2.3 - Análise dos dados coletados

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

Essa é outra decisão que deve ser tomada na fase de planejamento.

Em relação ao arquivo corrente, qual será seu posicionamento: centralizado ou descentralizado?

A centralização tem diversas vantagens como a melhor capacitação do pessoal envolvido,

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS

ESCOLHA DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

É necessário planejar qual a força de trabalho necessária e, especialmente, treiná-la.

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

A localização física do arquivo, por exemplo, é de fundamental importância levando-se em conta

CONSTITUIÇÃO DOS DIFERENTES ARQUIVOS

Além da necessidade óbvia do arquivo corrente - indispensável em qualquer plano ou atividade

A constituição de um arquivo permanente para o recolhimento de documentos vitais e,

2.5 - Implantação e acompanhamento

Finalizado todo esse processo o especialista encarregado do planejamento estará em condições de

o Situação real encontrada

o Apresentação, objetivos e abrangência

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o Detalhamento das rotinas utilizadas

(CONSULTEC/TRE-SC/Analista Judiciário Arquivologia/2014) As fases sequenciais de organização de uma

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

O futuro da documentação de uma organização, ou seja, a sua preservação, localização e acesso,