Gestão de Documentos

Aula 05
Conhecimentos Específicos p/ Agência

Nacional das Águas (ANA) (Analista -
Arquivologia) Pré-Edital
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 05
25 de Outubro de 2020
27441921805 - Valter Celso Almeida

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Aula 05
Sumário
Gestão de Documentos e Arquivo Corrente .............................................................................................. 3
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3
2 - Gestão de Documentos ........................................................................................................................ 4
2.1 - Introdução........................................................................................................................................ 4
2.2 - Conceitos ......................................................................................................................................... 6
2.3 - Objetivos ..........................................................................................................................................

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2.4 - Fases ................................................................................................................................................. 8
2.5 - Atividades ...................................................................................................................................... 10
2.6 - Instrumentos .................................................................................................................................. 17
2.7 - Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística ............................................... 20
3 - Programas e Sistemas de Gestão de Documentos ........................................................................ 23
3.1 - Introdução...................................................................................................................................... 23
3.2 - SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo ........................................................ 23
3.3 - Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos ........................................... 27
4 - Fundamentos legais de Gestão de Documentos ........................................................................... 30
4.1 - Introdução...................................................................................................................................... 30
4.2 - Legislação aplicada ...................................................................................................................... 30
5 - Gestão de Documentos nos arquivos correntes ............................................................................ 33
5.1 - Arquivos Correntes....................................................................................................................... 33
5.2 - Introdução ao Protocolo.............................................................................................................. 33
6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 36

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7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 42
Lista de Questões.......................................................................................................................................... 43
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 63
Gabarito ........................................................................................................................................................ 113
Resumo ......................................................................................................................................................... 114

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GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO CORRENTE
1 - Considerações Iniciais
Vamos em frente pessoal!
Hoje trataremos de um tema importantíssimo: Gestão de Documentos!
Além de entendermos o que é, para que serve e qual a importância de Gestão de Documentos,
falaremos também do SIGA, o Sistema Integrado de Gestão Arquivística.
Criado em 2003 pelo Decreto 4.915, como já vimos, o SIGA é o responsável por organizar, na forma
de sistemas, todo o processo de Gestão de Documentos nos órgãos arquivísticos federais. Já falamos sobre
ele em aula anterior, mas hoje entraremos nos detalhes das finalidades, composição e funcionamento do
órgão.
Ainda em relação à Gestão de Documentos, falaremos de toda sua sustentação legal. Desde a
Constituição Federal até normas específicas que regulamentam a atividade. Mais adiante no curso teremos
aula específica sobre legislação arquivística, porém já é importante que você vá conhecendo, ao menos em
linhas gerais, o que regulamenta a atividade.
Vamos lá. Aqueça os motores e prepare-se para mais uma largada!
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.
Boa aula!
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario

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2 - Gestão de Documentos
2.1 - Introdução
O conceito de gestão de documentos surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o
fenômeno da explosão documental como já vimos em aulas passadas. Isso imediatamente torna necessária
a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas documentais
que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas.
O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de

documentos, comprometendo a capacidade de controle e organização da documentação por parte das
instituições, que passaram a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada.
As primeiras soluções nesse sentido começaram a surgir em países como os Estados Unidos e o
Canadá. A palavra-chave das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser
eficiência.
Neste contexto, esses países passam a aplicar os princípios da administração científica à gestão de
documentos, tendo em vista a urgente necessidade de racionalizar e modernizar as administrações,
atrelando as atividades de gestão de documentos à busca de economia e eficácia na produção, tramitação,
uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos.
Tudo isso ocorre nas idades corrente e intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de
existência dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo
permanente.
Além da economia e da eficácia, a implantação de um programa de gestão de documentos garante

aos seus usuários o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a agilidade na recuperação
das informações, no momento em que elas são requisitadas.
Para isso, um programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos
referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante o
seu ciclo de vida, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final.
Esses requisitos valem, inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de

informações.
Importante lembrar também que, quando se fala e, sobretudo, se pratica, a gestão de documentos,
não se tem preocupação só com os resultados de curto prazo, mas também com a indispensável preservação
de documentos de valor secundário, que devem ser recolhidos e custodiados de forma definitiva nos
arquivos permanentes.
A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação (atividades espalhadas por todo a
cadeia de gestão de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de
Temporalidade de Documentos de Arquivo.

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São os instrumentos mais importantes em gestão de documentos e falaremos deles mais adiante, ao
longo da aula. São fundamentais para a prática de uma eficiente gestão de documentos, garantindo a
simplificação, a racionalização e conferindo maior agilidade a todo o processo.
Note que ao longo dessa introdução falamos algumas vezes sobre racionalização do processo. Não é
por acaso. A racionalização (seja na produção ou no processo de eliminação) e a agilidade na busca e
disponibilização das informações são certamente os dois maiores alvos da atividade de gestão de
documentos. Falaremos bastante sobre isso ao longo da aula, mas grave sempre as palavras racionalização,
eficiência, eficácia e agilidade. Estão todas diretamente ligadas à gestão de documentos.
(IADES/CAU-RO/Assistente Administrativo/2018) Assinale a alternativa que descreve a gestão de

documentos na perspectiva da arquivologia.
a) Sequência de operações que visam a distribuir os documentos de um arquivo.
b) Conjunto de medidas visando à racionalização e à eficiência na criação, na tramitação, na classificação, no
uso primário e na avaliação de arquivos.
c) Sequência de diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora que visam a distribuir os
documentos de um arquivo.
d) Conjunto de medidas visando a distribuir os documentos de um arquivo.
e) Coleção de documentos, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva.
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Só pela introdução que foi dada ao tema já podemos
concluir que a atividade de gestão de documentos é um processo que visa a racionalização e a eficiência em
toda a cadeia pela qual trafegam os documentos, a partir de sua criação.
Note ainda o uso das palavras-chave "racionalização" e "eficiência", como havíamos salientado. As questões
em relação a esse tema geralmente trazem termos como esses.
Na alternativa A o examinador fala sobre a distribuição de documentos. Veremos mais adiante que gestão
de documentos é um processo muito mais abrangente que "só" a distribuição de documentos.
Na letra C fala-se novamente em distribuição e não se destacam os objetivos de eficiência, eficácia,
racionalização, agilidade, etc., que vimos na primeira alternativa.
A alternativa D reforça essa tentativa do examinador de atrelar gestão de documentos à distribuição. Não é
isso.
Por fim, na letra E fala do curso de ações de uma coleção de documentos. Definitivamente, também não é
isso que vimos até aqui.

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2.2 - Conceitos
Para começarmos a entender os conceitos usados em prova para gestão de documentos, vamos ao
DBTA.
Diz o DBTA que gestão de documentos é:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida
do documento como sua produção, uso, até o arquivamento e restringe seu escopo as fases corrente e
intermediária.
Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei Nacional dos Arquivos, sobre gestão de documentos,
em seu artigo 3o:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Note que a definição á praticamente idêntica à que vimos no DBTA, desta forma não temos muito o
que nos preocupar com a fonte quando do surgimento de perguntas sobre o conceito de gestão de
documentos, visto que não há conflito entre diferentes autores ou referências.
Caso a cobrança seja por uma definição literal, muito provavelmente deverá citar os procedimentos
técnicos, as diversas etapas da cadeia documental e, por fim, sua relação com as fases corrente e
intermediária.
2.3 - Objetivos
Já vimos que a gestão documental, em linhas gerais, procura racionalizar todas as atividades dos
documentos ao longo do seu ciclo de vida e imprimir agilidade a todo o processo de busca e disponibilização
das informações buscadas.
Dessa forma podemos definir os principais objetivos da atividade de gestão de documentos:
• Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção,

tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) de forma eficiente e prezando pela
economicidade.
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.

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• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor, realizando a avaliação e a seleção dos
conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos
de gestão documental.
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
(DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como um

macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a
obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for
solicitada.
c) Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou
outro.
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus
valores histórico e científico.
Comentário:
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. Na verdade, na alternativa D temos a única afirmativa
que não pode ser considerada um dos objetivos de gestão de documento pois os documentos nem sempre
podem ser disponibilizados "a quem deles necessitar".
Lembre-se sempre da questão do sigilo. Muitos documentos não são ostensivos, ou seja, não têm livre acesso
a qualquer interessado. Justamente por isso que um dos objetivos de gestão de documentos é disponibilizar
as informações no lugar certo, na hora certa, para as "pessoas certas", ou seja, de fato quem tem o direito
de receber o livre acesso as informações do respectivo documento. Cuidado, pois, é uma casca de banana
da banca!
A alternativa A fala na eficiência do processo. Já vimos que está correto.
Na B o examinador fala em garantir a disponibilização no tempo e no local corretos. Veja que ele não cita a
pessoa correta justamente para criar a armadilha na letra D.

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A alternativa C fala no uso correto dos instrumentos adequados e descreve alguns deles. Correto.
Por último, na letra E a banca fala em garantias de acesso e preservação de documentos de valor secundário,
o que também já vimos que está correto.
2.4 - Fases
A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas: a produção, a utilização e a
destinação. Atenção porque isso cai demais!!
PRODUÇÃO
A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as

atividades naturais de um órgão ou setor da instituição. Lembra-se dos princípios da organicidade e da
naturalidade? Pois é. É deles que estamos falando agora. Se não se lembra, volte lá nas primeiras aulas pois
isso é importante!
É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à
instituição, assim como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as
atividades desempenhadas.
Essa etapa já está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser
produzido o que é indispensável ao funcionamento da instituição.
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos
recursos reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho
institucional e escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas.
UTILIZAÇÃO
A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a
sua função administrativa, assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação.
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos.
Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de

organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente

empréstimos e consultas) e a recuperação de informações e suas técnicas específicas: classificação,
organização e elaboração de instrumentos de recuperação.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
É a mais complexa das três fases.

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Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de
guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva
em arquivos permanentes.
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas
nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem valor
de guarda permanente e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos
intermediários ou permanentes, respectivamente.
Vejamos abaixo quais são as três fases da gestão de documentos, de forma resumida:
PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
(FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases,

denominadas de:
Assinale a alternativa correta.
a) Produção, Utilização, Avaliação e destinação.
b) Produção, Avaliação e destinação, Armazenamento.
c) Avaliação e destinação, Utilização, Arquivamento.
d) Utilização, Organização, Avaliação e destinação.
e) Produção, Classificação, Arquivamento.
Comentário:
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Antes de avaliar as alternativas, vale a pena relembrarmos a teoria. Quais são as três fases da gestão de
documentos? Acabamos de ver: produção, utilização e avaliação e destinação. Não dá para errar questão
como essa e eu sei que aluno do Estratégia não erra!
A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. As demais não citam as três fases de maneira correta.
2.5 - Atividades
As principais atividades de gestão de documentos são: classificação, avaliação, seleção e destinação.

Vamos conhecer cada uma delas:
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que
determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
Para o DBTA, a definição de classificação que nos interessa a esta altura é:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a

qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo

assunto com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas subsequentes relativas à avalição,
seleção, eliminação, transferência / recolhimento e acesso a esses documentos.
A classificação deve ocorrer no protocolo, no momento do registro do documento, o que também

facilita as tarefas arquivísticas que vêm em seguida.
Podemos dividir a atividade de classificação em duas operações:
• Estudo: leitura de cada documento para a identificação do assunto ao qual se refere e sob o
qual deverá ser classificado.
• Codificação: aplicação do código correspondente ao assunto de que trata o documento,
identificado na operação de estudo (acima).
Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos se
referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos (por
assuntos) .
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MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
SCHELLENBERG
FUNCIONAL ASSUNTO
ORGANIZACIONAL
(ações do (estrutura do órgão) (assunto do
documento) documento)
O processo de classificação funcional representa a lógica das funções, das subfunções e atividades
do organismo produtor. É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes alterações estruturais
em função de mudanças políticas. Dessa forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as funções
permaneçam estáveis, preservando a classificação utilizada.
As maiores vantagens da classificação funcional são:
• as funções e atividades permanecem inalteradas;

• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor;
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão
uma única vez no Plano de Classificação.
Vejamos alguns exemplos de classificação funcional, listados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda
Delatorre em sua publicação "Gestão Documental Aplicada". Note que são relacionadas as funções,
subfunções e atividades da instituição. Em seguida surgem os documentos relacionados àquela atividade.
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Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis
considerados: função, subfunção, atividade e documento:
Já o método de classificação organizacional (ou estrutural) representa os vários níveis de

segmentação interna do organismo produtor: diretorias, coordenadorias, supervisões, departamentos e,
sempre, com as suas respectivas divisões internas.
Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da classificação refletir as funções da empresa (que
geralmente continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança estrutural), ela concentra-se no desenho
da estrutura da empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de organograma, o que não é raro
especialmente em órgãos do poder Executivo.
Nestes casos os documentos devem ser reclassificados para acompanhar o novo modelo pós
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho.
As maiores desvantagens da classificação estrutural são:
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• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização;

• a estrutura está sujeita a constantes alterações;
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes.
Vamos a um exemplo prático, tratando da mesma folha de ponto que tratamos no exemplo anterior.
Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização,
passando por Diretoria, Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que
queremos classificar: controlar a frequência de funcionários.
Note que agora, ao contrário do que vimos na classificação funcional, o código do assunto deriva da
estrutura hierárquica da empresa.
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Voltando às desvantagens relatadas, caso uma outra diretoria (ex: Diretoria de Marketing) tenha
também suas folhas de ponto, elas terão um outro código, ou seja, teríamos a mesma função (e até um
mesmo documento) representados por dois códigos diferentes.
Por último, temos o processo de classificação por assunto.
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a
sua função ou a estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não
derivam da ação governamental e não estão vinculados à atividade da organização.
A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo
de avaliação, que deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas.
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que
ocasionará dificuldades no momento da classificação. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do
documento e deverá ser identificado no momento da descrição, que é uma outra atividade da gestão
documental.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos é o processo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de

cada um dos documentos, definindo se e quando os documentos devem ser eliminados ou mesmo
custodiados de forma permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao documento.
Note que para o DBTA a definição é coincidente com a introdução acima:
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Vamos relembrar quais são esses valores?
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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em

função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, e seu valor legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o
cumprimento de cada um desses seus fins.
Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) - valor atribuído a um documento em função
do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. É um valor permanente que pode ser:
Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins de
estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento.
Um documento é guardado por uma instituição enquanto possui valor para ela. A identificação dos
valores do documento, conforme vimos acima, é a principal variável considerada no estabelecimento dos
prazos de guarda e da destinação final do documento, que pode variar entre seu arquivamento permanente
ou sua eliminação.
Documentos de valor primário podem ou não adquirir valor secundário ao longo de sua vida. Vale
lembrar que os documentos de valor primário são geridos em arquivos correntes ou intermediários.
Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham adquirido valor secundário, devem ser
eliminados ou (caso tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão ser recolhidos para a
guarda definitiva em arquivos permanentes.
Mais adiante, ainda nessa aula, falaremos dos instrumentos da gestão de documentos,
especialmente a tabela de temporalidade e o plano de classificação.
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento.
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais
(falaremos disso com mais detalhes em aula específica). É a informação que diz exatamente quando aquele
determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente.
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico)
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico).
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A complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função avaliação

(como o estabelecimento do valor dos documentos) requer a participação de especialistas e exímios
conhecedores das funções da organização de que fazem parte.
Dessa forma são constituídas equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões Permanentes
de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da
instituição.
(COPEVE/UFMG/Técnico Arquivo/2018) Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, será

constituída comissão permanente de avaliação de documentos, com a responsabilidade de
a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
b) proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.
c) garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente.
d) promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação.
Comentário:
Acabamos de falar desse tema, não é mesmo?
Considerando a complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função
avaliação (como o estabelecimento do valor dos documentos), o que requer a participação de especialistas
e exímios conhecedores das funções da organização de que fazem parte, são constituídas equipes de
avaliação conhecidas por Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas
e representantes das áreas de negócio da instituição.
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão.
As demais alternativas não trazem o real papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, apontada pela tabela
de temporalidade.
Veja que mesmo para o DBTA as duas atividades estão bastante interligadas:
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SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de

eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de

documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
O documento pode ter 3 tipos de destinação:
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor

secundário.
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares).
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus
prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento,
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério).
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência Recolhimento
Permanente Sistemático
Periódica Regular
Selvagem
2.6 - Instrumentos
Os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos são o plano de classificação e a

tabela de temporalidade de documentos e isso cai bastante em prova!
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Segundo o DBTA, Plano de Classificação é:
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em
arquivos correntes.
Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções ou atividades.
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional.
Importante conhecer a imagem pois algumas vezes ela é cobrada em provas, misturada a imagem da tabela
de temporalidade, que tem elementos parecidos e pode confundir o candidato.
Plano de Classificação Estrutural
Plano de Classificação Funcional
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TABELA DE TEMPORALIDADE
Segundo o DBTA, Tabela de Temporalidade de Documentos é:
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos

e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos.
Veja também um exemplo de Tabela:
Não se preocupe com os detalhes da tabela. Vamos estudá-la ainda mais a fundo em aula mais
adiante. Preocupe-se apenas com seu formato e aparência e note que, no cabeçalho, traz os indicativos das
informações disponibilizadas: atividades, documentos (com seus respectivos códigos), prazos de guarda,
destinação e observações.
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(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais instrumentos utilizados visando a

apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos eletrônicos ou
convencionais encontram-se:
a) plano de classificação e tabela de temporalidade.
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal.
c) vocabulário controlado e estrutura da organização.
d) sistema informatizado de gestão e tesauro.
e) normas de descrição arquivística e glossário.
Comentário:
Outro tema que acabamos de estudar. Esta é uma questão simples, que não pode ser desperdiçada. Vimos
acima que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são os dois principais instrumentos utilizados
na gestão de documentos.
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão.
As demais alternativas não trazem instrumentos tão importantes à gestão de documentos como o Plano de
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
2.7 - Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística
Segundo José Maria Jardim, um dos maiores autores e estudiosos da arquivologia, a gestão de
documentos trouxe várias contribuições para as funções arquivísticas. As principais são:
• Documentar adequadamente as políticas e atividades dos governos.

• Reunir o menor número possível de documentos inúteis e transitórios àqueles de valor permanente.
• Organizar de maneira efetiva os documentos que chegam a fase permanente.
• Inibir a eliminação de documentos de valor permanente.
• Definir de forma criteriosa a parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de
um país.
Vamos agora a uma questão para relembrar boa parte do que estudamos:
(DIRPS/UFU-MG/Auxiliar Administração/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é

INCORRETO afirmar que
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a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos.
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a
utilização e a destinação.
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos.
d) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é
procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos.
Comentário:
Boa questão para reforçar os conceitos estudados.
Note que o examinador quer justamente a única afirmativa incorreta. Vamos avaliar uma a uma.
A - A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos - Já vimos que está correto! A gestão de documentos de
fato se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação. Disso não podemos esquecer! E todas elas,
juntas, representam o ciclo vital do documento, de seu nascimento (produção) até a sua destinação final,
seja a eliminação ou a guarda permanente.
B - As fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a
utilização e a destinação - Está correto. Acabamos de passar por isso na afirmativa acima.
C - Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos - Esta está errada.
Os métodos de controle empregados pelo protocolo não ocorrem na primeira fase da gestão de documentos
que é a produção, o nascimento do documento. Ocorrem sim na segunda, durante a utilização do
documento.
Não esqueça das 3 fases: Produção, Utilização e Destinação e não se confunda com primeira fase e primeira
idade. É essa confusão que o examinador quer estabelecer na cabeça do candidato. Protocolo = primeira
idade documental (arquivo corrente) e segunda fase de gestão de documentos (utilização).
D - Por último: Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental
é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos - Está perfeito. É justamente na
terceira fase (Destinação) que ocorre a avaliação documental para que seja identificado o valor do
documento e se ele já cumpriu ou não seu prazo de guarda, tomando-se a decisão sobre sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Mais uma vez, não se confunda com terceira idade e terceira fase. Preste bastante atenção nisso pois é
motivo de erro clássico em prova.
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Sendo assim a afirmativa C é a única incorreta e, portanto, alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
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3 - Programas e Sistemas de Gestão de Documentos
3.1 - Introdução
No Brasil, por meio do Decreto 4.915/2003, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública federal estão organizadas sob a forma de sistema com a
denominação de SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos.
Os programas de gestão de documentos têm grande importância para todos os órgãos e entidades
integrantes do SIGA, pois:
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica;
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os
objetivos;
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os problemas/questões;
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s).
3.2 - SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo
Nos anos 90 é concebido o Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR, como a primeira
tentativa de articulação sistêmica das atividades de gestão de documentos, que entre os anos de 2000 e
2001 foi aperfeiçoado, passando a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos e Informações – SGDI,
do Poder Executivo Federal.
Após esse momento, estudos e proposições são elaboradas visando à concretização do Sistema de
Gestão de Documentos, o que resulta na edição do Decreto 4.915/2003, que cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, organizando, sob a forma de sistema, as
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal.
Este mesmo Decreto reforça em seu parágrafo primeiro a definição que temos usado para gestão de
documentos (oriunda da Lei 8.159/1991), ou seja, "o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e
intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
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Reforço esse ponto pois se o examinador perguntar se o Decreto 4.915/03 traz essa definição de
gestão de documentos, está correto! A definição não é exclusiva da Lei 8.159/1991.
Mas vamos entender um pouco mais sobre o SIGA
De acordo com o artigo 2º do Decreto 4.915/03, vejamos quais são as principais finalidades do SIGA:
I - Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma

ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas,
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
II - Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas

pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;
III - Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - Racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação

arquivística pública;
VI - Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
VII - Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal.
Veja que entre as finalidades do SIGA estão justamente aquelas que caracterizam a gestão de
documentos, especialmente, a racionalização de todo o processo, redução de custos e o acesso ágil as
informações.
Além disso, cabe ao SIGA integrar e articular os órgãos e sistemas arquivísticos, disseminar normas e
preservar o patrimônio documental.
Vamos agora entender qual é a composição do SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades

de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos

equivalentes.
Importante saber - e isso cai bastante em prova! - que o órgão central do SIGA é o Arquivo Nacional.
Para que não se esqueça, relembre os órgãos centrais e/ou vinculação de cada um dos organismos
arquivísticos, abaixo:
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Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional.
SINAR -> Conarq é órgão central.
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central.
Vamos agora entender o que compete ao órgão central do SIGA, o Arquivo Nacional:
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas
relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidência da República;
II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de

trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o

aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e

sistemas afins, nacionais e internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a

reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.
Veja que cabe ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, a aplicação e disseminação de
normas, além da gestão sobre as rotinas de trabalho (que derivam das normas) e o intercâmbio e
capacitação das instituições e servidores dos sistemas envolvidos no processo.
Apenas para que você leia e não vá para a prova sem sequer ter olhado esse conteúdo, veja abaixo
agora as competências dos órgãos setoriais do SIGA, que são as unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de

arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de

atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos
às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação,
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empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação

de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com

base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a
sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e

destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a
administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e

de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após
aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos
de arquivo relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e

sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de

arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualização.
Veja que cabe aos órgãos setoriais do SIGA a elaboração e aplicação dos planos de classificação e da
tabela de temporalidade. Estes são os mais importantes instrumentos de gestão documental que acabamos
de estudar.
Por último, nesse processo de conhecimento mais profundo do SIGA, vale saber que o mesmo decreto
cria uma comissão de coordenação do SIGA composta por:
• Diretor Geral do Arquivo Nacional (seu órgão central).

• Outro representante do Arquivo Nacional, nomeado por seu diretor geral e que será o
coordenador geral do SIGA.
• Um representante do SISP e outro do SISG.
• Coordenadores de subcomissões de Ministérios e órgãos equivalentes.
Esta comissão tem por finalidade:
• Assessorar o órgão central.

• Propor políticas e normas relativas à gestão de documentos.
• Propor alterações ou adaptações necessárias aos mecanismos de gestão de documentos.
• Avaliar os resultados e propor os ajustes necessários para aprimorar o SIGA.
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(NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2017) O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, organiza sob a forma

de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), as atividades de
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal. Em relação
aos seus integrantes, a função de órgão central é exercida:
a) pelo Ministério da Justiça.
b) pelo Conselho Nacional de Arquivos.
c) pelo Arquivo Nacional.
d) pela Casa Civil da Presidência da República.
e) pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Comentário:
Acabamos de estudar em relação ao SIGA que seu órgão central é o Arquivo Nacional. Veja o que diz o inciso
I do artigo 3o do Decreto 4.915/2003:
Art. 3o - Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional.
Dessa forma, a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
Não confunda!
Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional.
SINAR -> Conarq é órgão central.
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central.
3.3 - Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos
Em relação aos níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, a título de prova,

necessário saber que temos 4 níveis:
NÍVEL MÍNIMO
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Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de
documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.
NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO
Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
NIVEL INTERMEDIÁRIO
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a
adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
NÍVEL MÁXIMO
O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário),
complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
(IDECAN/SEP-PR/Agente Administrativo/2014) De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação

de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo,
mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que
pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve
a) implantar sistemas de arquivos.
b) ter um ou mais centros de arquivamento intermediário.
c) adotar programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência.
d) possuir gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.
e) contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para
recolher à instituição arquivística públicas aqueles de valor permanente.
Comentário:
Antes de analisar as alternativas, vamos voltar à teoria.
Vimos acima que o nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos consiste em contar,
ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao
Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.
Assim, a alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Note que traz a definição literal de nível mínimo
de aplicação de um programa de gestão de documentos.
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Na letra A o examinador fala na implantação de sistemas de arquivos, que não alcança sequer o nível mínimo
da implantação dos programas de gestão de documentos.
A alternativa B por sua vez traz a definição de nível mínimo ampliado, com a existência de arquivos
intermediários.
Na letra C o examinador lista características do nível intermediário, como programas básicos de elaboração
e gestão de formulários e correspondência.
Na alternativa D a definição já atinge o nível máximo da aplicação de programas de gestão de documentos,
com a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.
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4 - Fundamentos legais de Gestão de Documentos
4.1 - Introdução
Já tivemos a oportunidade de observar e debater a inclusão do tema gestão de documentos na

legislação.
Desde a Constituição Federal de 1988 até, especialmente, a Lei Nacional de Arquivos, Lei 8.159/1991,
alguns instrumentos trazem em seus textos referências à atividade de gestão de documentos.
Como vimos, tal normatização foi significativamente importante pois trouxe outro papel à atividade
arquivística. Definiu suas competências e, sobretudo, atribuiu claras responsabilidades ao Estado e as
demais instituições envolvidas, acerca de todo o processo de gestão de documentos, do nascimento até sua
destinação final, tendo sempre como maiores objetivos a garantia do acesso e da transparência, a eficácia
e a eficiência de todo o processo e a preservação do patrimônio arquivístico nacional.
As bancas, sabendo disso, cobram algumas referências legais dos candidatos. Por isso trago aqui
algumas referências legais que costumam ser cobradas em prova. Veja a seguir.
4.2 - Legislação aplicada
Vale começar pela Constituição Federal de 1988. Em seu artigo 216, parágrafo 2o, temos a seguinte
referência ao papel do Estado:
Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental

e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Note que estamos falando de uma clara atribuição ao Poder Público em relação a gestão e acesso as
informações sob sua responsabilidade, endereçando diretamente as questões de acesso, transparência e
gestão do processo, acima descritas.
A Lei Federal 8.159/1991 vai na mesma linha e reforça a atribuição ao Poder Público da
responsabilidade de gestão e preservação de documentos de arquivos. Vejamos seu artigo 1o:
É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento
científico e como elemento de prova e informação.
Veja que a Lei 8.159/91, além de reforçar a responsabilidade sobre a gestão do processo, traz ainda
claramente a questão da proteção e/ou preservação dos documentos como instrumentos de apoio a várias
frentes do Estado.
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Saindo do geral e caminhando mais para o específico, a mesma lei em seu artigo 3o define agora o
que é gestão de documentos. Isso cai bastante. Grave esta definição e seus principais termos. Anote aí:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Bem, avançando um pouco mais, vamos agora a atribuição dos papéis aos demais integrantes deste
processo, ou seja, seus Estados, DF e Municípios. Veja que a própria Lei Nacional dos Arquivos entra nesse
âmbito na sequência, em seu artigo 17:
A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições

arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
Em seguida e para concluir, a própria Lei 8.159/91 atribui as legislações específicas a definição dos
critérios e normas para a gestão documental em cada um dos entes citados. Veja o artigo 21:
Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.
Dessa forma note que após o surgimento dos papéis do Estado na CF 88, a Lei Nacional de Arquivos
endereça novamente o tema, define especificamente o que deve ser entendido por gestão de documentos
e atribui ao estados, Distrito Federal e municípios a responsabilidade de gestão e legislação apropriada sobre
o tema, deixando claros os papéis e responsabilidades sobre quem faz o que.
(CESPE/ICMBio/Técnico Administrativo/2014) A respeito de arquivologia e da legislação arquivística,

julgue o item a seguir.
A responsabilidade pela gestão dos documentos dos órgãos públicos é do Arquivo Nacional.
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a) Certo
b) Errado
Comentário:
A afirmativa está ERRADA.
Vimos agora que a responsabilidade pela gestão dos arquivos públicos cabe à União, aos Estados, ao Distrito
Federal e aos Municípios, e deve ser regulamentada por legislação específica segundo a Lei 8.159/91.
A própria Lei Nacional dos Arquivos atribui ao Arquivo Nacional as suas responsabilidades. Veja quais são
elas no artigo 18 da lei. Note que apenas a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal está a cargo do Arquivo Nacional:
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Nos demais casos a gestão e o recolhimento dos documentos dos órgãos públicos variam de acordo com o
Poder e a esfera federativa.
Veja os artigos abaixo, da mesma Lei:
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto
na Constituição Federal e nesta Lei.
(CESPE/PF/Escrivão de Polícia Federal/2013) Acerca de arquivologia, julgue o item.

A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os
arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
elementos de prova e informação.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A afirmativa está CORRETA.
Estudamos isso no artigo 1o da Lei 8.159/1991, lembra? Reveja o que diz o artigo:
"É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como
instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova
e informação", ou seja, literalmente o enunciado da questão.
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5 - Gestão de Documentos nos arquivos correntes
5.1 - Arquivos Correntes
Bem, antes de falar da gestão de documentos nos arquivos correntes, vale lembrar o próprio
conceito de arquivo corrente.
O chamado arquivo corrente é o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental.
São compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo
corrente.
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em
função do cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita
ao produtor. Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos.
Para complementar veja as definições do DBTA e da Lei 8.159/1991 para arquivo Corrente:
Para o DBTA...
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
...e para a Lei Nacional dos Arquivos.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
5.2 - Introdução ao Protocolo
A normatização para o tratamento de documentos em fase corrente leva a otimização do emprego

dos recursos humanos e materiais existentes, assim como permite que se aproveite ao máximo a
disponibilidade de informações para o processo de tomada de decisão da instituição, possivelmente o maior
objetivo da gestão arquivística.
Nunca se esqueça que essa normatização - que se aplica especialmente ao arquivo corrente por ser
esse o que apresenta a maior frequência de uso em relação aos documentos custodiados - visa facilitar a
recuperação mais rápida dos documentos e a disponibilização da informação neles contida, além de
racionalizar sua guarda e conservação.
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O documento em estágio corrente é aquele que se mostra mais necessário ao desenvolvimento das
atividades de uma organização, dessa forma, todos os procedimentos relativos à sua classificação, registro,
autuação, controle de tramitação, expedição e arquivamento tem o maior objetivo de facilitar o acesso as
informações nele contidas.
Todas essas operações caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes, cuja unidade
responsável é o PROTOCOLO, que estudaremos em detalhes na próxima aula.
Preste atenção pois isso cai em prova como pegadinha! O Protocolo (embora esteja diretamente
relacionado ao arquivo corrente, de primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de
documentos, a utilização (as três fases são: produção, utilização e destinação, não se esqueça).
Dentro desse contexto, as maiores vantagens da gestão de documentos no arquivo corrente são:
• Disponibilizar rapidamente informações sensíveis e importantes para o processo de tomada

de decisões nos mais diversos níveis (estratégico, tático e operacional);
• Otimizar o aproveitamento dos recursos humanos, orçamentários e materiais disponíveis;
• Aumentar a eficiência no desempenho das atividades administrativas, potencializando os
resultados e as metas propostas;
• Agilizar e manter a segurança do processo de busca e recuperação das informações;
• Contribuir para a guarda adequada da documentação e para o aperfeiçoamento da política
de preservação dos documentos.
(CESPE/STM/Técnico Judiciário/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue o item.

O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
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Comentário:
Esta questão é excelente para evitar que o candidato caia nessa pegadinha clássica das bancas.
O Protocolo faz parte da SEGUNDA fase da gestão de documentos. Relembre:
1a FASE - PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
2a FASE - UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
3a FASE - AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
Preste atenção nisso pois é muito comum o candidato se confundir e, assumindo que o Protocolo está ligado
ao arquivo corrente e a tudo que ocorre na primeira idade documental (e isto está correto!), acabe achando
também que tudo isso faz parte da primeira fase da gestão de documentos, mas não faz! Faz parte da
segunda.
A primeira fase da gestão de documentos diz respeito a criação, ao nascimento do documento. As atividades
de protocolo vêm mais adiante.
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6 - Terminologia Arquivística Aplicada
Como nas demais aulas, vamos agora mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística estudar mais alguns termos e suas definições literais.
Lembro sempre que essa é uma tarefa imprescindível do estudante de Arquivologia. As bancas
cobram com frequência o conhecimento literal de certas definições e, o único jeito de matar essas questões,
é estudando o dicionário.
Toda aula estudamos parte dele, sempre relacionada ao que acabamos de ver em aula.
Vamos a mais alguns termos!
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para este termo o DBTA não traz definição específica, apenas refere-se à gestão de documentos,
ou seja, os consideram sinônimos. Importante saber isso para a prova!
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Junto com o arquivo intermediário é o local onde ocorre todo o processo de gestão de
documentos. Nunca se esqueça que é um local de consultas frequentes e que acumula de forma
natural e orgânica documentos revestidos de valor primário, ou seja, importante para as
atividades da organização sob o ponto de vista administrativo.
AVALIAÇÃO
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação,

de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
É uma das atividades da gestão de documentos, ao lado da classificação, seleção e destinação. O

mais importante aqui é lembrar que na avaliação define-se o prazo de guarda e a destinação do
documento: eliminação ou guarda permanente. É isso que cai em prova!
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
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O Ciclo Vital abrange as três idades documentais e os arquivos corrente, intermediário e

permanente. Fundamental lembrar e não confundir: a gestão de documentos ocorre nos arquivos
corrente e intermediário!
CLASSIFICAÇÃO
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
A Classificação tem várias definições no DBTA. Essa é a que particularmente nos interessa nesse
momento. É mais uma das atividades da gestão de documentos ao lado da avaliação, seleção e
destinação.
Neste momento do curso, classificação é, na prática, a identificação do documento com base no

seu assunto principal e a atribuição a ele de um código, que permitirá que seja feita a avaliação,
seleção e destinação, que são as próximas atividades da gestão de documentos.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
Código derivado de um plano de classificação.
É o código que é atribuído ao documento, após identificado o seu assunto e sua correspondência
no plano de classificação adotado.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela

elaboração de tabela de temporalidade.
Vimos no Decreto 4.915/2003, que normatiza o SIGA, uma referência concreta a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, comissão mista, responsável, entre outras coisas, por
elaborar e aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Veja o inciso V do artigo 5o do Decreto que diz que "Compete aos órgãos setoriais" do SIGA:
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata

o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo
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Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às

atividades-fim.
O Decreto 4.073/2002 em seu artigo 18, por sua vez, define as Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos. Vejamos:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
DESCARTE
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.
Importante conhecer o termo pois, pelo próprio DBTA é equiparável à eliminação. Portanto, se o
examinador se referir a descarte, entenda que está falando do que chamamos de eliminação até
aqui.
DESTINAÇÃO
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda

permanente, descarte ou eliminação.
Outra atividade do processo de gestão de documentos ao lado da classificação, avaliação e

seleção. Note que a destinação ocorre com base na avaliação e completa-se com a seleção que
propriamente separa os documentos elimináveis dos de valor secundário e que, portanto, devem
ser preservados.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também
chamada expurgo de documentos.
Vimos acima que o termo eliminação é equiparável a descarte e aqui vemos que é também
equiparável a expurgo. Dessa forma, não se confunda: Eliminação = Descarte = Expurgo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. Também chamado administração de documentos.
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Bem, essa é a definição que mais tratamos em aula. Note que é basicamente a mesma prevista
na Lei 8.159/1991 e cita o "conjunto de procedimentos e operações", as fases "corrente e
intermediária" e a sua "eliminação ou recolhimento".
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento

específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do
arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
O Plano de Classificação é, ao lado da Tabela de Temporalidade, um dos mais importantes

documentos do processo de gestão de documentos. Deve classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido por um órgão no exercício das suas atividades.
PLANO DE DESTINAÇÃO
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.
É o plano gerado a partir da avaliação e decisão da destinação final do documento.
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.
Estudaremos esse tema mais a fundo, mas, por enquanto, fundamental saber que o prazo de
eliminação vem indicado na tabela de temporalidade, deixando claro após que período o
documento sem valor permanente deve ser eliminado.
PRAZO DE GUARDA
Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos

deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.
Também entraremos mais a fundo nesse tema adiante, mas importante saber que o prazo de
guarda indica após que momento a decisão sobre a destinação é, de fato, implementada, levando
o documento à eliminação ou ao recolhimento para custódia permanente. Baseia-se na legislação
vigente e nas necessidades administrativas da instituição.
PROCESSAMENTO TÉCNICO
Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e

conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou
tratamento técnico.
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Termo que designa grupo de atividades que abrange boa parte do processo de gestão de
documentos.
PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e

expedição de documentos. Ver também arquivo corrente e unidade protocolizadora.
O Protocolo será o principal tema de nossa próxima aula. Agrupa uma lista de atividades que
fazem parte do arquivo corrente e do processo de gestão de documentos. Nunca se esqueça: o
Protocolo faz parte do Arquivo Corrente (primeira idade), porém faz parte da segunda fase do
processo de gestão de documentos, a Utilização!
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Identificação ou localização da informação desejada.
Lembre-se que esse é sempre um dos maiores, senão o maior objetivo, do processo de gestão de
documentos: garantir o acesso e a localização, de maneira simples e rápida, da informação certa,
para a pessoa certa na hora certa.
SELEÇÃO
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante

critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
A seleção é a última das atividades de gestão de documentos. É a separação dos documentos que
devem ser eliminados daqueles que serão custodiados de forma definitiva em função de seu valor
secundário.
Note que, como ocorre por último, depende de uma classificação correta, que propiciará a
avaliação adequada do documento e a realização da seleção com base na sua destinação final.
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na

produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.
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Veja que nesta definição o DBTA traz alguns dos principais objetivos da gestão de documentos,
ou seja, a eficiência (redução de custos, racionalização, agilidade) e a eficácia (acesso e liberação
da informação quando requisitada).
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Ao lado do Plano de Classificação é um dos dois instrumentos mais importantes do processo de

gestão de documentos. Falaremos ainda mais a fundo sobre a Tabela de Temporalidade em aulas
mais adiante.
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7 - Considerações Finais
Estamos avançando!
Gestão de documentos é um tema com bastante incidência em prova, está diretamente ligada à teoria
das três idades e, sobretudo, aos arquivos correntes e intermediários.
Hoje mesmo já começamos o debate sobre o arquivo corrente, que é o mais envolvido com o tema.
Notamos que boa parte das atividades de gestão de documentos ocorrem no arquivo corrente (atenção com
a pegadinha: primeira idade e segunda fase!), especialmente no que estamos acostumados a chamar de
Protocolo. Vamos estudá-lo na sequência!
Fizemos uma rápida introdução ao Protocolo no final da aula apenas para que você vá esquentando
os motores para a próxima aula, quando mergulharemos para valer no tema.
Voltando a Gestão de Documentos, não é um tema difícil. É necessário conhecer bem seu conceito e
referências legais, assim como cada uma de suas três fases e cada uma de suas atividades.
Bom também conhecer os programas de gestão de documentos e seus mais variados níveis de
aplicação, como vimos ao longo da aula. É outro tema que surge em prova.
Como sempre no final, no capítulo de Terminologia, temos mais uma vez um apanhado dos principais
termos relacionados a gestão de documentos, sempre da forma como o DBTA os define. Insisto que vale dar
um reforço no conteúdo estudado com as definições do Dicionário.
Continuamos avançando! Muito bom estarmos juntos mais uma vez.
Nos vemos breve, na próxima aula. Tchau!
Ricardo Campanario
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario
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LISTA DE QUESTÕES
1. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Com relação aos princípios da arquivologia, julgue o

seguinte item.
Os princípios arquivísticos postulam a forma de organização e tratamento dos documentos de

arquivo, isso faz com que sejam facilitados a recuperação e o acesso à informação.
a) Certo
b) Errado
2. (CEBRASPE/MPOG/Arquivista/2015) Acerca da realidade arquivística brasileira, julgue o item a

seguir.
O gerenciamento da informação nos arquivos públicos e nos serviços arquivísticos das

organizações governamentais é padronizado, com recursos materiais e tecnológicos que facilitam
o processamento técnico da informação.
a) Certo
b) Errado
3. (CEBRASPE/MPU/Técnico Administrativo/2010) Acerca da avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser
definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
a) Certo
b) Errado
4. (CEBRASPE/SEDF/Apoio Administrativo/2017) Em relação à gestão de documentos e a ações do

protocolo, julgue o item subsequente.
Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo.
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a) Certo
b) Errado
5. (CEBRASPE/MPOG/Arquivologia/2010) Com relação à avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
No âmbito da administração pública, a comissão de avaliação de documentos deve ser formada por
um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que tenha
como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos
arquivísticos.
a) Certo
b) Errado
6. (CEBRASPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Acerca da gestão de documentos, julgue o

item que se segue.
Plano de destinação é a denominação do instrumento utilizado na classificação de documentos no

arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado

item que se segue.
Arquivamento de documento consiste no processo de colocar o documento classificado e ordenado

em uma unidade de acondicionamento.
a) Certo
b) Errado

item que se segue.
O prazo de prescrição é estabelecido na tabela de temporalidade e é fundamentado em estimativas

de uso.
a) Certo
b) Errado

item que se segue.
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Nas instituições públicas, as atividades de protocolo, que são supervisionadas por arquivista do
órgão, são realizadas no arquivo intermediário.
a) Certo
b) Errado
10. (CEBRASPE/TST/Analista Judiciário Arquivologia/2008) Elaborada e aplicada após a Segunda Guerra

Mundial, principalmente nos países anglófonos, a gestão de documentos mostrou-se um conceito
importante para dar inteligibilidade ao grande volume de documentos e informações acumulado
diariamente pelas organizações contemporâneas. Acerca desse conceito e de aspectos a ele
relacionados, julgue o seguinte item.
Há, de acordo com a UNESCO, quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos:
o nível mínimo, o mínimo ampliado, o intermediário e o máximo. O nível intermediário
complementa o nível mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
a) Certo
b) Errado
11. (CEBRASPE/TJ-AL/Analista Judiciário Arquivologista/2012) O nível mínimo, um dos quatro níveis de

aplicação de um programa de gestão de documentos, compreende
a) a adoção de programas básicos voltados, geralmente, à elaboração e gestão de formulários, elaboração

de sistemas de arquivos corrente e gestão de correspondência e documentos vitais.
b) a gestão de diretrizes administrativas, correspondências, telecomunicações, máquinas copiadoras e
recursos de automação.
c) os programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo
nacional daqueles de valor permanente.
d) a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
e) a existência de sistemas informatizados de gestão arquivística.
12. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) A respeito das políticas públicas de arquivo, julgue o item a

seguir.
Os documentos arquivísticos acumulados pelo Poder Judiciário Federal devem ser recolhidos ao
Arquivo Nacional, por serem documentos federais.
a) Certo
b) Errado
13. (CEBRASPE/PF/Papiloscopista/2018) A respeito de arquivologia, julgue o item seguinte.
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O protocolo é uma atividade que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo
permanente.
a) Certo
b) Errado
14. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
15. (CEBRASPE/MPU/Apoio Técnico e Administrativo/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue

o item seguinte.
As atividades de protocolo e arquivo corrente, apesar de distintas, devem funcionar de forma

integrada.
a) Certo
b) Errado
16. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional/2017) Com relação à gestão de documentos,

julgue o próximo item. A definição da criação de documentos essenciais à administração é feita na
fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
17. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente. A gestão de documentos é dividida em três fases:
produção, utilização e eliminação.
a) Certo
b) Errado

documentos, julgue o item subsequente. Ao implementar um programa de gestão de documentos,
o arquivista deve apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento dos recursos
reprográficos da instituição.
a) Certo
b) Errado
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documentos, julgue o item subsequente. Um programa de gestão de documentos deve abranger,
minimamente, procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos.
a) Certo
b) Errado

documentos, julgue o item subsequente. Inclui-se a coordenação de recursos humanos —
necessários para aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental — entre as atividades que fazem parte
do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
21. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos.

Um programa mínimo de gestão de documentos envolve a orientação para a produção de
documentos.
a) Certo
b) Errado

Um programa geral de gestão de documentos envolve as seguintes fases: captura, armazenamento
e destinação.
a) Certo
b) Errado
23. (CEBRASPE/MPOG/Arquivista/2015) A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item. A

política arquivística é uma das condições do programa de gestão de documentos, que envolve,
inclusive, a descentralização de responsabilidades.
a) Certo
b) Errado

gestão do correio eletrônico faz parte da fase de reformatação do programa de gestão de
documentos.
a) Certo
b) Errado
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25. (CEBRASPE/TELEBRAS/Especialista em Gestão de Telecomunicações/2015) Julgue o próximo item,

referente à gestão de documentos. A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui
a eliminação dos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
26. (CEBRASPE/MDIC/Agente Administrativo/2014) Julgue o próximo item, referente ao gerenciamento

da informação e à gestão de documentos. A gestão de documentos é aplicada aos documentos
considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela
sociedade.
a) Certo
b) Errado
27. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2014) Acerca da gestão de documentos, julgue o item subsequente. O

plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de
termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
28. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2014) Acerca da gestão de documentos, julgue o item subsequente.

Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
29. (CEBRASPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno /2018) Acerca do

gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. O arquivo corrente
caracteriza-se pela existência de uso em grande frequência ou de possibilidade de uso em um
conjunto documental.
a) Certo
b) Errado

gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos
existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes.
a) Certo
b) Errado
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gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. No arquivo
corrente, prevalece o valor secundário, isto é, probatório e informativo.
a) Certo
b) Errado
32. (CEBRASPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) Em relação a conceitos de arquivologia,

legislação, protocolos, classificação, arquivamento e ordenação de documentos, julgue o item
seguinte. As atividades de protocolo, expedição e arquivos correntes são similares, motivo pelo qual
devem funcionar de forma integrada.
a) Certo
b) Errado
33. (CEBRASPE/MTE/Agente Administrativo/2014) A respeito dos conceitos fundamentais de

arquivologia, julgue o item subsecutivo. Os documentos de arquivo são produzidos,
originariamente, nos arquivos correntes, em múltiplos exemplares.
a) Certo
b) Errado
34. (CEBRASPE/MTE/Agente Administrativo/2014) No que se refere ao gerenciamento de informação e

à gestão de documentos, julgue o próximo item. Os arquivos correntes, por serem formados pelos
documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.
a) Certo
b) Errado
35. (CEBRASPE/CADE/Agente Administrativo/2014) Com relação ao gerenciamento da informação e à

gestão de documentos, julgue o item subsecutivo. A existência do arquivo intermediário é
justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.
a) Certo
b) Errado
36. (CEBRASPE/TC DF/Técnico de Administração Pública/2014) No que se refere ao gerenciamento da

informação e à gestão de documentos, julgue o item subsequente. Após passarem pelos arquivos
correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo
intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
a) Certo
b) Errado
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informação e à gestão de documentos, julgue o item subsequente. Por atenderem a necessidades
especiais, os documentos do arquivo corrente podem permanecer distantes de seus usuários
diretos.
a) Certo
b) Errado
38. (CEBRASPE/ANTAQ/Técnico Administrativo/2014) No que diz respeito à gestão de documentos,

julgue o próximo item. Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na tabela
de temporalidade resultam da identificação do valor primário nos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
39. (CEBRASPE/CNJ/Técnico Judiciário/2013) No que se refere ao acondicionamento, armazenamento

e preservação de documentos, julgue o item que se segue. A organização dos documentos de
arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase
intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas
duas fases.
a) Certo
b) Errado
40. (CEBRASPE/ANATEL/Analista Administrativo/2012) Com referência à legislação e aos princípios e

conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. A fase corrente é definida de acordo com os
valores históricos dos documentos.
a) Certo
b) Errado
41. (CEBRASPE/TJ RR/Auxiliar Administrativo/2012) No que se refere à legislação arquivística, julgue o

item seguinte. Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são objeto
de consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.
a) Certo
b) Errado
42. (CEBRASPE/ABIN/Agente Técnico de Inteligência/2010) Julgue o item a seguir, relativo à gestão de

documentos. Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição
de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
a) Certo
b) Errado
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43. (CEBRASPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Com relação às disposições da legislação

arquivística, julgue o item seguinte. Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários ou permanentes.
a) Certo
b) Errado
44. (CEBRASPE/STM/Técnico Judiciário/2018) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o

item que se segue. O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades. A primeira
delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física mais próxima ao
acumulador do documento.
a) Certo
b) Errado
45. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Em relação aos conceitos e princípios da

arquivística, julgue o item a seguir. De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser
correntes, intermediários ou permanentes.
a) Certo
b) Errado
46. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Julgue o próximo item, relativo ao

gerenciamento da informação e à gestão de documentos. Deve-se organizar a documentação
arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que
pode ter sido descartada na fase corrente.
a) Certo
b) Errado
47. (CEBRASPE/MIN/Assistente Técnico Administrativo/2009) Acerca dos arquivos correntes e da

classificação de documentos, julgue o item. Os arquivos correntes são constituídos de documentos
com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos
de quem os recebe ou os produz.
a) Certo
b) Errado
48. (CEBRASPE/INSS/Analista do Seguro Social/2008) Acerca dos arquivos correntes, intermediários e

da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. A existência de arquivos correntes é justificada
por questões exclusivamente econômicas.
a) Certo
b) Errado
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da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. A existência de valor primário é uma das
características do arquivo intermediário.
a) Certo
b) Errado

da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos pertencentes ao arquivo
intermediário devem ser recolhidos ao arquivo permanente no momento em que desaparecer o
valor secundário desses documentos.
a) Certo
b) Errado
51. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Assinale a alternativa que apresenta um dos

elementos que formam o sistema de arquivo.
a) Programa de gestão de documentos.

b) Diagnóstico da situação arquivística.
c) Políticas de patrimônio.
d) Políticas de aquisição de mobiliário.
e) Gestão de riscos.
52. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Em qual fase é aplicada a gestão de

correspondências no programa de gestão de documentos?
a) Destinação
b) Conservação
c) Uso
d) Manutenção
e) Produção
53. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) A gestão de documentos de

arquivo
a) refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou guarda permanente.
b) compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e
destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum.
c) restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos
prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização.
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d) assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e
emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores.
e) inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição,
organização e arquivamento em fase permanente.
54. (DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como

um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de
arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:

solicitada.
outro.
55. (VUNESP/IPREMM/Auxiliar de Escrita/2019) Gestão Documental é um conjunto de normas,

procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e
arquivamento de documentos oficiais. Uma de suas principais funções é
a) o aumento substancial de informações.

b) a disseminação de informações.
c) a propagação de dados.
d) o controle de informações.
e) a especificação de dados.
56. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) O nome dado ao conjunto de procedimentos e

operações técnicas cuja interação possibilita a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação de documentos, é sistema de
a) arquivamento eletrônico de documentos.

b) arquivos.
c) classificação e arranjo de documentos.
d) gestão de documentos.
e) recuperação da informação.
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57. (IBFC/SESACRE/Agente Administrativo/2019) Sobre a gestão de documentos é possível afirmar

que esse processo consiste, dentre outros, no gerenciamento de arquivos. Sobre este, analise as
afirmativas abaixo.
I. Orçamentos e previsões orçamentárias.

II. Registros cadastrais de consumidores.
III. Contas de internet, água, luz, telefone etc.
Assinale a alternativa correta
a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta
c) Apenas a afirmativa III está correta
d) As afirmativas I, II e III estão corretas
58. (IBFC/SESACRE/Agente Administrativo/2019) Sobre o processo de gestão de documentos, analise

as afirmativas abaixo.
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e
conservação dos mesmos.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da
corporação que se encontravam desorganizadas.
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração,
manutenção e destinação dos documentos.

59. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) Dentre os objetivos da gestão de documentos,

busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a
gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e
técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja
consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
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Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.
a) Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.

b) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
c) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
d) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
e) Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
60. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A Produção de Documentos integra uma das

fases da gestão de documentos, caracterizada por:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda
ou eliminação.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização.
a) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.

b) Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
d) Apenas as afirmativas II e IV estão corretas.
e) Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
61. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases,

denominadas de:

62. (FEPESE/CELESC/Assistente Administrativo/2019) Analise o trecho abaixo da Lei 8159/1991:
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“Considera-se gestão de __________ o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.
a) estoques
b) documentos
c) bibliotecas e arquivos públicos
d) conhecimento
e) materiais
63. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) No que concerne ao plano de

classificação de documentos e à tabela de temporalidade, é correto afirmar que
a) o plano de classificação apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a

atividade (classificação estrutural) ou de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação
(classificação funcional).
b) a tabela de temporalidade tem por objetivos: organizar de forma lógica e correta o arquivamento de
documentos, recuperar o contexto original de produção, controlar o trâmite e atribuir códigos numéricos.
c) o plano de classificação visa caracterizar os documentos por sua unicidade e individualidade focando-se
na importância em si mesmos e nas informações específicas que possuem.
d) a tabela de temporalidade, que autoriza a eliminação dos documentos rotineiros, precede e orienta a
elaboração do plano de classificação, garantindo a organização dos documentos em seu contexto de
produção.
e) a tabela de temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
64. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) A gestão de documentos chega até o (a)
a) arquivo corrente.
b) arquivo intermediário.
c) destinação final dos documentos.
d) arquivo permanente.
e) massa documental acumulada.
65. (VUNESP/UFABC/Assistente em Administração/2019) A etapa na gestão de documentos em que é

tomada a decisão por seu arquivamento ou por sua eliminação é a
a) distribuição.
b) destinação.
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c) recepção.
d) utilização.
e) produção.
66. (FUNDATEC/CM Ituporanga-SC/Agente Legislativo/2019) A Gestão de Documentos é um

importante tema abordado pela Arquivologia. Conforme Souza (2002), os documentos tratam de
informação registrada em um suporte decorrente do cumprimento de uma atividade, apta para
consulta, estudo ou pesquisa, refletindo as diversas tarefas das quais são decorrentes. Assinale a
alternativa que apresenta a principal finalidade dos documentos.
a) Auxiliar o administrador de empresas públicas ou privadas na tomada de decisão.

b) Reproduzir formalmente e por escrito as atividades executadas na empresa.
c) Descobrir os agentes causadores de falhas administrativas ou operacionais.
d) Diminuir a ineficiência administrativa causada pela falta de formalização das tarefas.
e) Reduzir as falhas de comunicação geradas pelos ruídos organizacionais.
67. (QUADRIX/CRESS-SC/Assistente Administrativo Junior/2019) Julgue o item, relativo às noções de

arquivologia.
As sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação, são conhecidas como gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
68. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A Lei Federal nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, no

artigo 17, define que “A administração da documentação pública ou de caráter público compete
às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.” De acordo com
essa Lei, é correto afirmar que:
a) compete aos arquivos do Poder Legislativo Federal, de forma solidária, junto aos estados e municípios, a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal, Estadual e
Municipal, no exercício das suas funções, bem como a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda.
b) compete aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Judiciário Federal, Estadual e Municipal, no exercício de suas funções, tramitados em
juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda.
c) compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal e pelo Poder Judiciário Federal, a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda, bem como o acompanhamento e a implementação da política nacional de arquivos.
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d) a legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos
arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituição Federal e na referida Lei.
69. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com a essa lei a definição de
gestão de documentos é:
a) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente, intermediária e permanente, visando à sua eliminação ou
recolhimento para arquivos históricos.
b) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
c) a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
d) a proteção especial a documentos de arquivos públicos ou privados, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e histórico e como elementos de prova, informação
e garantia de direitos individuais e/ou coletivos.
70. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) A competência para conduzir as atividades de gestão

de documentos no interior de cada órgão/entidade cabe
a) à equipe técnica da instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência.

b) à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
c) ao Serviço de Informações ao Cidadão.
d) à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos.
e) à Comissão Mista de Reavaliação de Informações.
71. (IDCAP/CM Boa Esperança-MG/Técnico Administrativo/2019) Dentre as fases da gestão do

documento, destaca-se a fase que está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados
no conceito de gestão de documentos da Lei nº 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui
a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e
a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das
instituições. Esta fase é conhecida como:
a) Contratação.
b) Produção.
c) Destinação.
d) Utilização.
e) Corrente.
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72. (IDECAN/UNIVASF/Assistente em Administração/2019) Considera-se o plano de classificação de

documentos o instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração Pública no exercício
de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
c) pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
e) pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.
73. (AOCP/UFPB/Arquivista/2019) Em relação ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA),

assinale a alternativa INCORRETA.
a) O SIGA tem por finalidade integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram.
b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional deve compor a Comissão de Coordenação do SIGA como presidente.
c) Integram o SIGA: I - como órgão central, o Conselho Nacional de Arquivos; II - como órgãos setoriais, as
unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios
e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
d) Compete ao Órgão Central do SIGA orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades
e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais.
e) Compete aos Órgãos Setoriais do SIGA implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais.
74. (CVEST IFPE/IF Sertão-PE/Arquivista/2016) Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de

Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe
corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.
(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado
(3) Nível Intermediário
(4) Nível máximo
( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de

formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.
( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e
o uso de recursos da automação.
( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos
e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;
a) 1 – 2 – 3 – 4
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b) 3 – 2 – 4 – 1
c) 4 – 1 – 3 – 2
d) 4 – 2 – 3 – 1
e) 2 – 3 – 4 – 1.
75. (COVEST COPSET/UFPE/Auxiliar Administração/2015) De acordo com a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quanto aos
conceitos desses níveis, apresentados a seguir, assinale aquele que está incorreto.
a) O nível mínimo estabelece que os órgãos devem contar, pelo menos, com um programa de retenção e
b) O nível mínimo ampliado é aquele que visa estabelecer os procedimentos para recolher à instituição
arquivística pública, documentos que tenham valor permanente.
c) O nível mínimo ampliado complementa o nível mínimo, estabelecendo todos os procedimentos deste,
adicionando um ou mais centros de arquivamento intermediário.
d) O nível intermediário compreende os níveis mínimo e mínimo ampliado, bem como a adoção de
programas de elaboração e gestão de formulários e correspondência.
e) O nível máximo inclui as atividades de todos os outros níveis, complementadas por uma gestão de
diretrizes administrativas.
76. (FGV/TJ-GO/Analista Judiciário Arquivologista/2014) Segundo a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o
órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para
recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível:
a) mínimo;
b) mínimo ampliado;
c) intermediário;
d) intermediário ampliado;
e) máximo.
77. (CESGRANRIO/BR Distribuidora/Profissional Junior/2010) Segundo a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em níveis. Um deles estabelece
que os órgãos devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos, existência
de centro de arquivamento intermediário e estabelecer procedimentos para o envio daqueles de
valor permanente à instituição arquivística pública. Esse é o nível
a) mínimo.
b) mínimo ampliado.
c) intermediário.
d) intermediário ampliado.
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e) máximo.
78. (DIRPS/UFU-MG/Arquivista/2018) O Decreto Federal n° 4.915 dispõe sobre o SIGA – Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo da administração pública federal.
De acordo com as finalidades do SIGA, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais.
b) Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
c) Disseminar as normas relativas ao tratamento e à organização de documentos de guarda permanente.
d) Racionalizar a produção da documentação arquivística pública.
79. (CESPE/STM/Técnico Judiciário Administrativo/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue

o item.
A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
80. (DIRPS/UFU-MG/Auxiliar/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO

afirmar que
81. (CSEP IFPI/IF-PI/Arquivista/2016) A definição do conceito de Gestão de Documentos encontrada na

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, NÃO menciona a seguinte operação técnica:
a) Produção.
b) Avaliação.
c) Uso.
d) Preservação.
e) Arquivamento
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82. (CESPE/ICMBio/Técnico Administrativo/2014) A respeito de arquivologia e da legislação

arquivística, julgue o item a seguir.
a) Certo
b) Errado
83. (IBADE/SEJUDH-MT/Assistente Administrativo/2018) Arquivo corrente, ou arquivo de gestão, nada

mais é do que um conjunto de documentos vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram
produzidos, permanecendo junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de
uso. São usados pela administração para o cumprimento de atividades administrativas, tais como
tomada de decisões. avaliação de processos, controle de tarefas. No entanto, também fazem parte
deste conjunto a expedição, o arquivamento, o empréstimo, a consulta, a destinação. além de um
item importantíssimo, que é (a) (o):
a) protocolo.
b) simulação.
c) aquisição.
d) requisição.
e) esclarecimento.
84. (FGV/ALBA/Secretariado Executivo/2014) Com relação à gestão de documentos, assinale a

afirmativa correta.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua base teórica.
b) Tem, como um de seus objetivos, a mudança de assuntos nos documentos.
c) Possibilita a implantação de sistemas de protocolo nos arquivos correntes, intermediários e permanentes.
d) Implementa as atividades de arranjo e descrição de documentos para todo o ciclo de vida documental.
e) Tem, como um de seus objetivos, a proteção dos documentos históricos para a organização e a sociedade.
85. (CESPE/CEBRASPE/Arquivologia/2010) Com relação à avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
arquivísticos.
a) Certo
b) Errado
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QUESTÕES COMENTADAS
1. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Com relação aos princípios da arquivologia,

julgue o seguinte item.
Os princípios arquivísticos postulam a forma de organização e tratamento dos documentos de

arquivo, isso faz com que sejam facilitados a recuperação e o acesso à informação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Para o DBTA a recuperação da informação é a "Identificação ou localização da informação desejada". Dentro

desse contexto, vários dos princípios arquivísticos atuam para que os documentos possam ter sua
identificação e recuperação facilitadas, como os princípios da proveniência, ordem original, etc.
2. (CEBRASPE/MPOG/Arquivista/2015) Acerca da realidade arquivística brasileira, julgue o item a

seguir.
O gerenciamento da informação nos arquivos públicos e nos serviços arquivísticos das

organizações governamentais é padronizado, com recursos materiais e tecnológicos que facilitam
o processamento técnico da informação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Para o DBTA, o processamento técnico deve ser entendido como a expressão utilizada para indicar as
atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e conservação de arquivos. Também chamado
processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento técnico.
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Para alguns autores como José Maria Jardim, "seja nos arquivos públicos ou nos serviços arquivísticos dos
órgãos governamentais, a ausência de padrões de gerenciamento da informação, somada às limitações de
recursos humanos, materiais e tecnológicos, resulta em deficiências no processamento técnico. Ao não
desenvolverem a interação inerente ao controle do ciclo da informação arquivística, ambas as instâncias
organizacionais se tornam desvinculadas do processo político-decisório governamental".
Dessa forma não é possível considerar que o gerenciamento da informação nos arquivos públicos e nos
serviços arquivísticos das organizações governamentais seja padronizado, com a disponibilização suficiente
de recursos materiais e tecnológicos que facilitem o processamento técnico da informação.
3. (CEBRASPE/MPU/Técnico Administrativo/2010) Acerca da avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser
definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Para o DBTA a avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
O processo ocorre com base na legislação e nos instrumentos pertinentes como os planos de classificação e
as tabelas de temporalidade meio e fim.
4. (CEBRASPE/SEDF/Apoio Administrativo/2017) Em relação à gestão de documentos e a ações do

protocolo, julgue o item subsequente.
Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Para o DBTA o Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos.
Note que a distribuição está contida entre os serviços listados. A autuação é outra atividade que embora não
esteja de forma explícita na definição do dicionário, ocorre durante a fase de registro.
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Já o descarte não só não está incluído na definição do DBTA como realmente não faz parte das atividades do
Protocolo.
5. (CEBRASPE/MPOG/Arquivologia/2010) Com relação à avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
arquivísticos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Veja a definição do DBTA para as comissões de avaliação de documentos: "grupo multidisciplinar
encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de
temporalidade".

item que se segue.
Plano de destinação é a denominação do instrumento utilizado na classificação de documentos no

arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O Plano de Classificação é o instrumento utilizado na classificação de documentos no arquivo corrente e não
o Plano de Destinação.
Veja a definição trazida pelo DBTA para Plano de Classificação: “esquema de distribuição de documentos
em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir de estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente
adotada em arquivos correntes".
Já o Plano de Destinação, é utilizado para verificar a destinação final dos documentos: guarda ou eliminação.

item que se segue.
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Arquivamento de documento consiste no processo de colocar o documento classificado e ordenado

em uma unidade de acondicionamento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Note que embora a banca vincule a questão à gestão de documentos, ela trata muito mais do tema
arquivamento.
Para Marilena Leite Paes, arquivamento é "operação que consiste na guarda de documentos nos seus
devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação
previamente estabelecido".
Além disso, arquivar pode ser entendido como o ato de guardar os documentos de forma correta
(acondicioná-los), após o processo de classificação e ordenação.

item que se segue.
O prazo de prescrição é estabelecido na tabela de temporalidade e é fundamentado em estimativas

de uso.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade é o prazo de guarda do documento, definido pelo DBTA
como "prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos
deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado de período de retenção ou prazo de retenção”.
Segundo Ieda Bernardes e Hilda Delatorre, o prazo de prescrição é o "intervalo de tempo durante o qual
pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em
conformidade com a legislação vigente".
Por fim, segundo as mesmas autoras, o prazo de precaução pode ser definido como o "intervalo de tempo
durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda
permanente".

item que se segue.
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Nas instituições públicas, as atividades de protocolo, que são supervisionadas por arquivista do
órgão, são realizadas no arquivo intermediário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Essa é uma questão simples. Atividades de protocolo são realizadas no arquivo corrente, especialmente pela
alta rotatividade e frequência de uso que os documentos possuem a essa altura.
10. (CEBRASPE/TST/Analista Judiciário Arquivologia/2008) Elaborada e aplicada após a Segunda Guerra

Mundial, principalmente nos países anglófonos, a gestão de documentos mostrou-se um conceito
importante para dar inteligibilidade ao grande volume de documentos e informações acumulado
diariamente pelas organizações contemporâneas. Acerca desse conceito e de aspectos a ele
relacionados, julgue o seguinte item.
Há, de acordo com a UNESCO, quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos:
o nível mínimo, o mínimo ampliado, o intermediário e o máximo. O nível intermediário
complementa o nível mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O nível intermediário, na verdade, compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como
a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
Quem complementa o nível mínimo é o nível mínimo ampliado: "complementa o mínimo, com a existência
de um ou mais centros de arquivamento intermediário".
11. (CEBRASPE/TJ-AL/Analista Judiciário Arquivologista/2012) O nível mínimo, um dos quatro níveis de

aplicação de um programa de gestão de documentos, compreende
a) a adoção de programas básicos voltados, geralmente, à elaboração e gestão de formulários, elaboração

de sistemas de arquivos corrente e gestão de correspondência e documentos vitais.
b) a gestão de diretrizes administrativas, correspondências, telecomunicações, máquinas copiadoras e
recursos de automação.
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c) os programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo

nacional daqueles de valor permanente.
d) a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
e) a existência de sistemas informatizados de gestão arquivística.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Essas são características do nível intermediário.
A alternativa B está incorreta. Essas são características do nível máximo.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Ao nível mínimo atribui-se a seguinte definição:
"Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos
e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente".
A alternativa D está incorreta. Essas são características do nível mínimo ampliado.
A alternativa E está incorreta. Essa não é uma característica prevista em nenhum dos níveis.
12. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) A respeito das políticas públicas de arquivo, julgue o item a

seguir.
Os documentos arquivísticos acumulados pelo Poder Judiciário Federal devem ser recolhidos ao
Arquivo Nacional, por serem documentos federais.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Segundo o artigo 18 da Lei 8.159/1991, "compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”.
Os documentos do Poder Judiciário Federal devem ser recolhidos aos arquivos do próprio Poder Judiciário
Federal, conforme o artigo 20 da mesma lei. Observe: "Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal
a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício
de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda”.
13. (CEBRASPE/PF/Papiloscopista/2018) A respeito de arquivologia, julgue o item seguinte.
O protocolo é uma atividade que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo
permanente.
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900055
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O protocolo e suas atividades tipicamente se iniciam e se encerram nos arquivos correntes.
14. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Exatamente o que vimos na questão anterior.
O protocolo e suas atividades tipicamente se iniciam e se encerram nos arquivos correntes (primeira idade
ou segunda fase da gestão de documentos: utilização).
15. (CEBRASPE/MPU/Apoio Técnico e Administrativo/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue

o item seguinte.
As atividades de protocolo e arquivo corrente, apesar de distintas, devem funcionar de forma

integrada.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Protocolo e arquivo corrente são como irmãos. As atividades do Protocolo ocorrem todas no arquivo
corrente e entre as principais atividades do arquivo corrente estão aquelas executadas pelo Protocolo.
Segundo a professora Marilena Leite Paes "embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente
sejam distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas a racionalização de tarefas comuns".
16. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional/2017) Com relação à gestão de documentos,

julgue o próximo item. A definição da criação de documentos essenciais à administração é feita na
fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de documentos.
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900055
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Questão polêmica. A banca garantiu o gabarito como correto porém, criação de documentos é uma
atividade, via de regra, executada na 1a fase da gestão de documentos, ou seja, em sua fase de produção e
não na fase de utilização. Há uma sutileza no enunciado, que pergunta sobre a definição da criação e não
pela própria criação. Uma linha que pode ser seguida para encontrar a justificativa da resposta é que a
criação (que de fato ocorre na 1a fase), deriva e é justificada pelo fim administrativo do documentos, que é
verificada na 2a fase da gestão de documentos, ou seja, ao longo de sua utilização.
Relembre as três fases da gestão documental:
• 1ª fase - produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades
específicas de um órgão ou setor. Nessa fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-
se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado,
armazenado e eliminado.
• 2ª fase - utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao

cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Essa fase
envolve métodos de controle relacionados às atividades de Protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
• 3ª fase - destinação de documentos: envolve as atividades de análise e seleção dos documentos, ou

seja, implica relacionar quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados
permanentemente.

documentos, julgue o item subsequente. A gestão de documentos é dividida em três fases:
produção, utilização e eliminação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e avaliação/destinação e não
eliminação.
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permanentemente.

documentos, julgue o item subsequente. Ao implementar um programa de gestão de documentos,
o arquivista deve apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento dos recursos
reprográficos da instituição.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e avaliação/destinação.
Essa é uma referência à citação literal da Profa. Marilena Leite Paes, veja abaixo:
De acordo com Paes (2008), a fase de produção está ligada à elaboração dos documentos em decorrência
das atividades de um órgão ou setor.
Nesta fase, o arquivista deve:
• contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e
evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à
perfeita compreensão e interpretação dos textos;
• sugerir criação ou extinção de modelos e formulários;
• apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e
informáticos;
• contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional;
• opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos;
• participar da seleção dos recursos humanos que desempenharão tarefas arquivísticas e afins.
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documentos, julgue o item subsequente. Um programa de gestão de documentos deve abranger,
minimamente, procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

De acordo as instruções emanadas pelo Arquivo Nacional, a aplicação de um programa de gestão de
documentos pode se desenvolver em quatro níveis:
• nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e
eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística
pública aqueles de valor permanente;
• nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário;
• nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de
elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos;
• nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes
administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.

documentos, julgue o item subsequente. Inclui-se a coordenação de recursos humanos —
necessários para aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental — entre as atividades que fazem parte
do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Referência à citação literal do Arquivo Nacional a respeito de gestão documental: “a gestão de documentos
é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos
humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo
documental”.

Um programa mínimo de gestão de documentos envolve a orientação para a produção de
documentos.
72

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900055
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo as instruções emanadas pelo Arquivo Nacional, a aplicação de um programa de gestão de

documentos pode se desenvolver em quatro níveis:
• nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e
eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística
pública aqueles de valor permanente;
• nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de
==dbbd7==
arquivamento intermediário;
• nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de
elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos;
• nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes
administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.
Dessa forma, um programa mínimo de gestão de documentos deve contar com programas de retenção,
eliminação e recolhimento de documentos e não, necessariamente, com orientações para a produção de
documentos.

Um programa geral de gestão de documentos envolve as seguintes fases: captura, armazenamento
e destinação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Um programa geral de gestão de documentos abrange três grandes fases que não são a captura, o
armazenamento e a destinação, mas sim a produção, a utilização e a avaliação/destinação.

73

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900055


permanentemente.

política arquivística é uma das condições do programa de gestão de documentos, que envolve,
inclusive, a descentralização de responsabilidades.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Questão bastante conceitual a respeito de políticas arquivísticas de programas de gestão de documentos.
Para a elaboração e desenvolvimento de uma política arquivística, parte-se do entendimento de que gestão
arquivística de documentos compreende o tratamento a ser dado ao conjunto documental desde a produção
até a preservação, quando reconhecido o seu caráter permanente.
Dessa forma as responsabilidades ao longo de todo esse processo devem necessariamente estar divididas
entre diferentes atores e etapas, entre elas as diferentes idades documentais como a corrente e a
intermediária e as várias pessoas envolvidas em cada uma destas etapas.
Perceba que a própria Lei 8.159/1991 em seu artigo 3o., lista uma série de atividades ao longo da gestão
documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Dessa forma, conclui-se que a gestão do documento ocorre desde o momento do seu surgimento até sua
eliminação ou recolhimento e, portanto, obrigatoriamente precisa ser descentralizada para que obtenha o
melhor resultado possível.

gestão do correio eletrônico faz parte da fase de reformatação do programa de gestão de
documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
74

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900055
A reformatação não é uma fase do programa de gestão de documentos, mesmo que de documentos
eletrônicos.


permanentemente.
Nesse cenário a gestão do correio eletrônico faz parte da fase de utilização do programa de gestão de
documentos.
25. (CEBRASPE/TELEBRAS/Especialista em Gestão de Telecomunicações/2015) Julgue o próximo item,

referente à gestão de documentos. A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui
a eliminação dos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A fase de produção do programa de gestão de documentos não inclui a eliminação dos documentos de
arquivo.
A fase de produção refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um
órgão ou setor. Nessa fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não
essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
A eliminação é atividade relacionada à fase avaliação / destinação, que envolve as atividades de análise e
seleção dos documentos, ou seja, implica relacionar quais os documentos serão eliminados e quais serão
preservados permanentemente.
26. (CEBRASPE/MDIC/Agente Administrativo/2014) Julgue o próximo item, referente ao gerenciamento

da informação e à gestão de documentos. A gestão de documentos é aplicada aos documentos
considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela
sociedade.
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900055
a) Certo
b) Errado
Comentários:

De acordo com a Lei 8.159/1991 gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”
Portanto note que a gestão de documentos não é aplicada aos documentos considerados de valor
permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade visto que só abrange as fases
corrente e intermediária do ciclo de vida documental.
27. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2014) Acerca da gestão de documentos, julgue o item subsequente. O

plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de
termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

De acordo com a norma ISO 15489/2016 o plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de
gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de
gestão de documentos.
Além da ISO, o e-Arq Brasil apresenta como instrumentos necessários na gestão arquivística de documentos:
plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade; tabela de
temporalidade e destinação; manual de gestão arquivística de documentos; esquema de classificação
referente à segurança e ao acesso aos documentos; glossário; vocabulário controlado; tesauro.
28. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2014) Acerca da gestão de documentos, julgue o item subsequente.

Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Referência direta a ISO15489/2016. De acordo com a norma são processos da gestão de documentos:
Incorporação (criação) de documentos; Registro; Organização lógica para a recuperação: classificação e
indexação; Classificação para a segurança e acesso; Armazenamento; Rastreabilidade e Disposição.
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900055

gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. O arquivo corrente
caracteriza-se pela existência de uso em grande frequência ou de possibilidade de uso em um
conjunto documental.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Uma das maiores características - senão a maior - dos arquivos correntes é o seu uso em grande frequência.
Tal uso engloba também a possibilidade de ser francamente usado em um determinado conjunto
documental.

gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos
existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Documentos recolhidos ao arquivo permanente não retornam aos arquivos correntes ou intermediários pois
já tiveram seu valor primário esgotado, ou seja, não possuem mais interesse administrativo, fiscal ou legal.

gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. No arquivo
corrente, prevalece o valor secundário, isto é, probatório e informativo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Ao contrário, no arquivo corrente, prevalece o valor primário, isto é, administrativo, legal ou fiscal e não o
secundário (probatório ou informativo).
32. (CEBRASPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) Em relação a conceitos de arquivologia,

legislação, protocolos, classificação, arquivamento e ordenação de documentos, julgue o item
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900055
seguinte. As atividades de protocolo, expedição e arquivos correntes são similares, motivo pelo qual
devem funcionar de forma integrada.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

As atividades listadas devem funcionar de forma integrada porém possuem diferenças importantes entre si.
Arquivos correntes (ou arquivos de 1ª idade) são responsáveis pela guarda de documentos de valor primário
que são consultados frequentemente, por possuírem valor jurídico e administrativo.
O Protocolo, por sua vez, é um setor do Arquivo Corrente, responsável pelas atividades de recebimento,
registro, autuação, classificação, expedição, distribuição e controle da tramitação e movimentação. Como
podemos ver, a expedição é uma das atividades do Protocolo. E note que as atividades do protocolo são
bastante diferentes das atividades do arquivo corrente.
Dessa forma, embora precisem sim estar integradas, as atividades do enunciado não podem ser consideradas
similares mas, muitas vezes, complementares.
33. (CEBRASPE/MTE/Agente Administrativo/2014) A respeito dos conceitos fundamentais de

arquivologia, julgue o item subsecutivo. Os documentos de arquivo são produzidos,
originariamente, nos arquivos correntes, em múltiplos exemplares.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Embora os documentos de arquivo sejam mesmo produzidos, originariamente, nos arquivos correntes, são
produzidos, via de regra, em um único exemplar e não e múltiplos exemplares.
34. (CEBRASPE/MTE/Agente Administrativo/2014) No que se refere ao gerenciamento de informação e

à gestão de documentos, julgue o próximo item. Os arquivos correntes, por serem formados pelos
documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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900055
Documentos correntes têm alta frequência de consulta, por isso devem mesmo ser mantidos próximos dos
usuários diretos.
35. (CEBRASPE/CADE/Agente Administrativo/2014) Com relação ao gerenciamento da informação e à

gestão de documentos, julgue o item subsecutivo. A existência do arquivo intermediário é
justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Entre os objetivos da criação do arquivo intermediário está a redução de custos ao longo da cadeia de gestão
documental. Veja a seguir:
São objetivos do arquivo intermediário:
✓ Evitar a manutenção de documentos por um longo período nos setores de trabalho e o recolhimento
prematuro de documentos ao arquivo permanente. O arquivo intermediário assim concebido tem a
dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente
para as administrações. Ele evita a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira política de
conservação dos arquivos.
✓ Garantir a redução dos custos de conservação de documentos: o arquivo intermediário possui a
finalidade de apoiar tecnicamente os arquivos correntes do respectivo órgão, para a correta
transferência dos documentos inerentes à atividade-fim e à atividade-meio do órgão, ocupam
espaços "menos nobres" da organização e centralizam a atividade, tornando-a mais eficiente e menos
custosa.
✓ Potencializar o acesso à informação: os arquivos intermediários são, sob o ponto de vista teórico,
extensões dos arquivos correntes porém centralizados, o que facilita o acesso. Também, conhecidos
como arquivos semiativos.

informação e à gestão de documentos, julgue o item subsequente. Após passarem pelos arquivos
correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo
intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

São 4 as possibilidades de destinação de um documento após sua passagem pelo arquivo corrente:
79

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1. CORRENTE - INTERMEDIÁRIO - PERMANENTE (com valor secundário e com prazo de guarda no

intermediário).
2. CORRENTE - PERMANENTE (com valor secundário e sem prazo de guarda no intermediário).
3. CORRENTE - INTERMEDIÁRIO - ELIMINAÇÃO (sem valor secundário e com prazo de guarda no

intermediário).
4. CORRENTE - ELIMINAÇÃO (sem valor secundário e sem prazo de guarda no intermediário).

informação e à gestão de documentos, julgue o item subsequente. Por atenderem a necessidades
especiais, os documentos do arquivo corrente podem permanecer distantes de seus usuários
diretos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Documentos correntes têm alta frequência de consulta, por isso devem ser mantidos próximos (e não
distantes) dos usuários diretos.
38. (CEBRASPE/ANTAQ/Técnico Administrativo/2014) No que diz respeito à gestão de documentos,

julgue o próximo item. Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na tabela
de temporalidade resultam da identificação do valor primário nos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Documentos ficam arquivados nos arquivos correntes e intermediários justamente porque possuem valor
primário. Ao esgotar-se o valor primário o documento será recolhido ao arquivo permanente (caso tenha
valor secundário) ou eliminado (caso não tenha mais nenhum valor).
39. (CEBRASPE/CNJ/Técnico Judiciário/2013) No que se refere ao acondicionamento, armazenamento

e preservação de documentos, julgue o item que se segue. A organização dos documentos de
arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase
intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas
duas fases.
a) Certo
80

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b) Errado
Comentários:

Atenção pois essa questão contém uma sutil interpretação.
Os usos dos documentos nas fases corrente e intermediária é a mesma pois em ambas as fases o valor
preponderante é o mesmo (administrativo), o que difere é a frequência do uso, maior no corrente e menor
no intermediário.
40. (CEBRASPE/ANATEL/Analista Administrativo/2012) Com referência à legislação e aos princípios e

conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. A fase corrente é definida de acordo com os
valores históricos dos documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A fase corrente é definida de acordo com os valores primários (administrativos, legais e fiscais) dos
documentos e não de acordo com seus valores secundários (históricos), que definem sua custódia em
arquivos permanentes de terceira idade.
41. (CEBRASPE/TJ RR/Auxiliar Administrativo/2012) No que se refere à legislação arquivística, julgue o

item seguinte. Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são objeto
de consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são objeto de consultas
frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.
De acordo com a Lei 8.159/1991, "consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes".
42. (CEBRASPE/ABIN/Agente Técnico de Inteligência/2010) Julgue o item a seguir, relativo à gestão de

documentos. Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição
de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
a) Certo
81

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b) Errado
Comentários:

De acordo com a Lei 8.159/1991, "consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes".
Além disso, a alta frequência de consulta deriva especialmente do chamado "alto" valor primário, ou seja, a
necessidade administrativa que as partes envolvidas têm em acessar o documento para resolver a questão
com a qual ele se relaciona.
Por fim, em relação ao acesso, como seu valor é primário, faz sentido que ele seja utilizado para fins
administrativos, ou seja, apenas pelas pessoas relacionadas a causa que lhe deu origem. Assim, quem os
consulta precisa de uma razão funcional para fazê-lo.
Mesmo que os cidadãos possam ter direito às informações constantes em repartições públicas - quando
estas não tiverem caráter sigiloso - não é qualquer pessoa que está autorizada a adentrar o órgão público e
pegar o documento da prateleira. Só os funcionários da instituição podem fazer isso.
43. (CEBRASPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Com relação às disposições da legislação

arquivística, julgue o item seguinte. Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários ou permanentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

É literalmente o artigo 8o da Lei 8.159/1991:

permanentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente

nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,

probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
44. (CEBRASPE/STM/Técnico Judiciário/2018) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o

item que se segue. O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades. A primeira
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delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física mais próxima ao
acumulador do documento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Diz o artigo 8o da Lei 8.159/1991:

permanentes.



Aprofundando, os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são objeto de
consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.
45. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Em relação aos conceitos e princípios da

arquivística, julgue o item a seguir. De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser
correntes, intermediários ou permanentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Diz o artigo 8o da Lei 8.159/1991:

permanentes.

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900055


46. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Julgue o próximo item, relativo ao

gerenciamento da informação e à gestão de documentos. Deve-se organizar a documentação
arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que
pode ter sido descartada na fase corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A organização da documentação deve acontecer desde a fase corrente e não só a partir da fase intermediária.
Além disso, documentos ou informações descartadas na fase corrente não chegarão as fases intermediária
e/ou permanente pois, como foram eliminadas, não possuíam mais valor primário ou secundário que
justificassem a sua manutenção e transferência ao arquivo intermediário ou recolhimento ao permanente.
47. (CEBRASPE/MIN/Assistente Técnico Administrativo/2009) Acerca dos arquivos correntes e da

classificação de documentos, julgue o item. Os arquivos correntes são constituídos de documentos
com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos
de quem os recebe ou os produz.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Os arquivos correntes são constituídos de documentos com alta (e não pouca) frequência de uso que, pelo
valor informativo que apresentam (e justamente pela alta frequência de uso e não baixa), são mantidos
próximos de quem os recebe ou os produz.

da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. A existência de arquivos correntes é justificada
por questões exclusivamente econômicas.
a) Certo
b) Errado
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900055
Comentários:

O item se refere ao arquivo intermediário e não ao arquivo corrente.
Ao contrário do arquivo corrente, o arquivo intermediário de fato tem a questão econômica como uma das
razões de sua criação. Veja a seguir os seus principais objetivos:
São objetivos do arquivo intermediário:
✓ Evitar a manutenção de documentos por um longo período nos setores de trabalho e o recolhimento
prematuro de documentos ao arquivo permanente. O arquivo intermediário assim concebido tem a
dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente
para as administrações. Ele evita a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira política de
conservação dos arquivos.
✓ Garantir a redução dos custos de conservação de documentos: o arquivo intermediário possui a
finalidade de apoiar tecnicamente os arquivos correntes do respectivo órgão, para a correta
transferência dos documentos inerentes à atividade-fim e à atividade-meio do órgão, ocupam
espaços "menos nobres" da organização e centralizam a atividade, tornando-a mais eficiente e menos
custosa.
✓ Potencializar o acesso à informação: os arquivos intermediários são, sob o ponto de vista teórico,
extensões dos arquivos correntes porém centralizados, o que facilita o acesso. Também, conhecidos
como arquivos semiativos.

da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. A existência de valor primário é uma das
características do arquivo intermediário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Documentos ficam arquivados nos arquivos correntes e intermediários justamente porque possuem valor
primário. Ao esgotar-se o valor primário o documento será recolhido ao arquivo permanente (caso tenha
valor secundário) ou eliminado (caso não tenha mais nenhum valor).

da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos pertencentes ao arquivo
intermediário devem ser recolhidos ao arquivo permanente no momento em que desaparecer o
valor secundário desses documentos.
a) Certo
b) Errado
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900055
Comentários:

Ao contrário, os documentos pertencentes ao arquivo intermediário devem ser recolhidos ao arquivo
permanente no momento em que desaparecer o valor primário (e não secundário) desses documentos e
caso possuam valor secundário, caso contrário serão eliminados.
51. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Assinale a alternativa que apresenta um dos

elementos que formam o sistema de arquivo.
a) Programa de gestão de documentos.

b) Diagnóstico da situação arquivística.
c) Políticas de patrimônio.
d) Políticas de aquisição de mobiliário.
e) Gestão de riscos.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O programa de gestão de documentos faz parte de
um sistema de arquivos.
Veja que a resolução nº 27/2008 do CONARQ prevê em seu art. 5º que “Pela lei específica de arquivos,
referida no caput do art. 1º, a ser editada pelo Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e
dos municípios, deverá ser criado um sistema de arquivos que contemple programa de gestão de
documentos de arquivo (...)”
A alternativa B está incorreta. O diagnóstico da situação arquivística é uma ferramenta prévia na elaboração
de políticas públicas de arquivo ou mesmo de planos de melhorias, como já vimos anteriormente. Não pode
ser considerado um elemento formador do sistema de arquivos.
A alternativa C está incorreta. Política de patrimônio também não é considerada um elemento formador de
um sistema de arquivos.
A alternativa D está incorreta. Também não são formadoras de um sistema de arquivos.
A alternativa E está incorreta. Por último, gestão de riscos tampouco pode ser considerada um elemento
formador de um sistema de arquivos.
52. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Em qual fase é aplicada a gestão de

correspondências no programa de gestão de documentos?
a) Destinação
b) Conservação
c) Uso
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d) Manutenção
e) Produção
Comentários:
Antes de avaliar as alternativas lembremos que temos três fases em um programa de gestão de documentos.
São elas: produção (momento da entrada ou criação do documento), utilização (uso em fase corrente e
intermediária) e destinação (eliminação ou guarda permanente após o esgotamento do valor administrativo
do documento). Dentro desse cenário, vamos a resposta:
A alternativa A está incorreta. Como vimos, a destinação trata-se da eliminação ou guarda permanente após
o esgotamento do valor administrativo do documento. Não é o momento em que se trata das
correspondências.
A alternativa B está incorreta. Conservação não é sequer uma das fases da gestão de documentos.
A alternativa C está incorreta. A fase do uso representa o momento da utilização do documento em fase
corrente e intermediária. Também não se aplica a gestão das correspondências.
A alternativa D está incorreta. Também não é uma fase da gestão de documentos.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A gestão da correspondência ocorre na primeira fase
do programa de gestão de documentos, ou seja, em sua fase de produção. É neste momento que os
documentos decorrentes das atividades específicas da organização são criados ou recebidos, momento
típico em que as correspondências são tratadas.
53. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) A gestão de documentos de

arquivo
a) refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou guarda permanente.
b) compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e
destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum.
c) restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos
prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização.
d) assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e
emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores.
e) inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição,
organização e arquivamento em fase permanente.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a banca traz exatamente a definição de
gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991. Vejamos o artigo 3o da Lei: Art. 3º - Considera-se gestão
de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação,
87

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uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
A alternativa B está incorreta. Como já vimos, a gestão de documentos é composta de 3 fases (produção,
utilização e destinação) e não 4, conforme relata a alternativa.
A alternativa C está incorreta. A alternativa fala apenas da última fase de gestão de documentos, a
destinação / avaliação. Ignora as fases de produção e utilização.
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador subverte o significado da fase de produção, que deixa de
ser um elemento que racionaliza e controla a produção e passa a ser um polo de produção e duplicação de
documentos aparentemente desnecessários. É o inverso.
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca lista diversas atividades de Protocolo. Veremos isso na próxima
aula, mas, de qualquer forma, o protocolo é parte da fase de utilização. Além disso a banca aqui mais uma
vez ignora as fases de produção e destinação do processo de gestão de documentos.
54. (DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como

um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de
arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:

solicitada.
outro.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A afirmativa é correta. Garantir a eficiência na produção, na administração e

na destinação de documentos é mesmo um dos maiores objetivos da gestão de documentos.
A alternativa B está incorreta. A garantia da disponibilidade da informação correta, no tempo certo, para a
pessoa certa é outra função da gestão de documentos.
A alternativa C está incorreta. O uso adequado e racional da reprografia, do processamento automatizado

de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação são partes
integrantes do processo de racionalização da gestão de documentos.
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A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A disponibilização dos documentos, embora deva ser
feita de forma ágil e no momento em que é solicitada, não pode ser feita de maneira indiscriminada "a quem
deles necessitar". É necessário observar as regras de sigilo e de adequação na liberação das informações para
o solicitante. Dessa forma a afirmativa é incorreta e a alternativa, correta.
A alternativa E está incorreta. Sim. Acesso e a preservação correta dos documentos são duas das principais
funções da gestão de documentos.
55. (VUNESP/IPREMM/Auxiliar de Escrita/2019) Gestão Documental é um conjunto de normas,

procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e
arquivamento de documentos oficiais. Uma de suas principais funções é
a) o aumento substancial de informações.

b) a disseminação de informações.
c) a propagação de dados.
d) o controle de informações.
e) a especificação de dados.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos não tem o objetivo de aumentar substancialmente
o volume de informações disponibilizadas. Ao contrário, seu perfil vai na direção de racionalizar a produção
de documentos, restringindo a criação apenas ao necessário de acordo com as atividades da organização.
A alternativa B está incorreta. A disseminação não é uma das fases da gestão de documentos, acontecendo,
especialmente, na terceira idade documental.
A alternativa C está incorreta. A propagação de dados também não é uma das fases da gestão de
documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O controle de informações faz parte da gestão de
documentos. Seja no caráter racional de sua produção ou mesmo na imposição de um processo de eficiência
e transparência que permite à organização implantar processo eficiente de governança e controle de sua
gestão documental.
A alternativa E está incorreta. A especificação de dados também não pode ser considerada uma das fases ou
atividades do processo de gestão de documentos.
56. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) O nome dado ao conjunto de procedimentos e

operações técnicas cuja interação possibilita a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação de documentos, é sistema de
a) arquivamento eletrônico de documentos.

b) arquivos.
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c) classificação e arranjo de documentos.

d) gestão de documentos.
e) recuperação da informação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O arquivamento eletrônico de documentos não corresponde a definição

trazida pela banca, que se aplica a gestão de documentos. Segundo o DBTA, armazenamento de dados deve
ser definido como a "guarda de documentos e informações em meio eletrônico".
A alternativa B está incorreta. Esta também não é a definição de arquivos, como já estudamos intensamente
nas primeiras aulas do curso. Relembre a definição do DBTA: "conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte".
A alternativa C está incorreta. Vamos novamente ao DBTA. Arranjo: "sequência de operações intelectuais e
físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido". Classificação: "organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo".
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Definições clássicas de gestão de documentos. Note
que o examinador traz parte da definição de gestão de documentos: "conjunto de procedimentos e
operações técnicas... na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos"
e atrela ao processo a busca da eficiência e eficácia. É exatamente o que estudamos até aqui.
A alternativa E está incorreta. Por último, a recuperação da informação é, segundo o mesmo DBTA: a
"identificação ou localização da informação desejada", não correspondendo à definição trazida pelo
enunciado.
57. (IBFC/SESACRE/Agente Administrativo/2019) Sobre a gestão de documentos é possível afirmar

que esse processo consiste, dentre outros, no gerenciamento de arquivos. Sobre este, analise as
afirmativas abaixo.
I. Orçamentos e previsões orçamentárias.

II. Registros cadastrais de consumidores.
III. Contas de internet, água, luz, telefone etc.
Assinale a alternativa correta

Comentários:
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Antes de avaliar as alternativas é necessário lembrar que a gestão de documentos aplica as suas três fases
(produção, utilização e destinação) a todos os documentos criados ou recebidos de acordo com as atividades
naturais da empresa. Avaliando o que é trazido pela banca, vejamos:
I. Orçamentos e previsões orçamentárias - tem relação direta com as atividades da empresa.

II. Registros cadastrais de consumidores - também tem relação direta com as atividades da empresa.
III. Contas de internet, água, luz, telefone etc. - da mesma forma, tem relação direta com as atividades
da empresa.
Dessa forma, os três itens estão diretamente relacionados as atividades naturais da organização e devem ser
contemplados no gerenciamento de arquivos dentro do processo de gestão de documentos da instituição.
Sendo assim, a alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
58. (IBFC/SESACRE/Agente Administrativo/2019) Sobre o processo de gestão de documentos, analise

as afirmativas abaixo.
conservação dos mesmos.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da
corporação que se encontravam desorganizadas.
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração,
manutenção e destinação dos documentos.

Comentários:
Assim como na questão anterior, antes de avaliarmos as alternativas vamos cuidar de cada uma das
assertivas trazidas pela banca, sob o ponto de vista da gestão de documentos:
conservação dos mesmos - Sim. A gestão de documentos tem como um de seus objetivos facilitar a
localização e garantir a preservação dos documentos submetidos ao seu processo.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação
que se encontravam desorganizadas - Também está correto. Em linhas gerais a gestão de documentos
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tem mesmo o objetivo de trazer organização, eficiência e eficácia a processos documentais que se
encontravam desorganizados.
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e
destinação dos documentos - Correto. Embora não sejam definições ou citações literais, não dá para
negar que a técnica de gestão de documentos prioriza a organização de todo o processo ao longo do ciclo
de vida do documento, passando por sua administração, manutenção e destinação.
Portanto, as três assertivas estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
59. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) Dentre os objetivos da gestão de documentos,

busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a
gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e
técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja
consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
a) Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.

b) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
d) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
e) Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
Comentários:
De novo, vamos a avaliação de cada uma das assertivas do examinador antes de avaliar as alternativas, agora
sob o ponto de vista das finalidades da gestão de documentos:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico
- Sim. Uma das fases da gestão de documentos é justamente a destinação, que consiste em definir se o
documento deve ser eliminado (quando perdeu seu valor primário) ou guardado de forma permanente
(quando apresenta valor secundário).
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada
por terceiros - Não está correta. Embora seja esperado da gestão documental o uso adequado e racional
das ferramentas disponíveis, não é razoável imaginar que a informação arquivística não deva ser
disponibilizada para terceiros. É exatamente o contrário, ou seja, a gestão documental busca a divulgação
ágil da informação, na hora certa e para a pessoa correta.
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III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural - Sim. Esta é
mais uma das finalidades da gestão de documentos.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos - Mais uma

que está correta. O conceito da eficiência sempre está entre as finalidades do processo de gestão
documental.
Desta forma temos I (V), II (F), III (V) e IV (V). A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
60. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A Produção de Documentos integra uma das

fases da gestão de documentos, caracterizada por:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda
ou eliminação.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização.
a) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.

b) Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
d) Apenas as afirmativas II e IV estão corretas.
e) Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
Comentários:
Vamos a análise das assertivas trazidas pela banca, levando em conta as características da fase de produção
documental, dentro do processo de gestão de documentos:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária -

Errado. A fase de produção documental ocorre apenas na idade primária do ciclo de vida documental, ou
seja, no arquivo corrente.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários - Está
correto. A produção documental tem como característica a sua racionalidade, ou seja, a inibição da criação
de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou
eliminação - Errado. A avaliação e destinação de documentos é outra fase do processo de gestão de
documentos e não se confunde com a fase de criação/produção de documentos.
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IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização - Sim. A elaboração de

documentos ligados a atividade da organização está ligada a fase de criação/produção de documentos.
Assim, apenas as assertivas II e IV estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
61. (FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases,

denominadas de:

Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Esta não dá para errar! É uma pergunta clássica e de
baixa complexidade. Já estudamos que a gestão documental e composta de três fases: produção, utilização
e destinação / avaliação. Cuidado apenas com a inclusão ou não do termo "avaliação". Algumas bancas
trazem só a destinação e outras destinação / avaliação (não importa a ordem). Ambas estão certas.
A alternativa B está incorreta. Não. Armazenamento não faz parte das fases de gestão de documentos.
A alternativa C está incorreta. Arquivamento também não faz parte do processo.
A alternativa D está incorreta. Organização está a mais no processo e faltou a criação/produção.
A alternativa E está incorreta. Classificação e arquivamento não são fases típicas do processo de gestão de
documentos.
62. (FEPESE/CELESC/Assistente Administrativo/2019) Analise o trecho abaixo da Lei 8159/1991:
“Considera-se gestão de __________ o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.
a) estoques
b) documentos
c) bibliotecas e arquivos públicos
d) conhecimento
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e) materiais
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A definição proposta pelo examinador é a de gestão de documentos e não de
estoques.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Veja que a banca traz novamente a definição literal
de gestão de documentos.
A alternativa C está incorreta. A definição proposta pelo examinador é a de gestão de documentos.
A alternativa D está incorreta. A definição proposta pelo examinador é a de gestão de documentos e não de
conhecimento.
A alternativa E está incorreta. A definição proposta pelo examinador é a de gestão de documentos e também
não a de materiais.
63. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) No que concerne ao plano de

classificação de documentos e à tabela de temporalidade, é correto afirmar que
a) o plano de classificação apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a

atividade (classificação estrutural) ou de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação
(classificação funcional).
b) a tabela de temporalidade tem por objetivos: organizar de forma lógica e correta o arquivamento de
documentos, recuperar o contexto original de produção, controlar o trâmite e atribuir códigos numéricos.
c) o plano de classificação visa caracterizar os documentos por sua unicidade e individualidade focando-se
na importância em si mesmos e nas informações específicas que possuem.
d) a tabela de temporalidade, que autoriza a eliminação dos documentos rotineiros, precede e orienta a
elaboração do plano de classificação, garantindo a organização dos documentos em seu contexto de
produção.
e) a tabela de temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A relação é exatamente a inversa. Classificação Funcional - de acordo com a
atividade e Classificação Estrutural - de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação.
A alternativa B está incorreta. Esta é a função do Plano de Classificação e não da Tabela de Temporalidade.
A alternativa C está incorreta. O Plano de Classificação leva em conta a hierarquia funcional e as atividades
da organização ou sua estrutura, ao contrário de focar-se na “na importância em si mesmos e nas
informações específicas que possuem" os documentos, como diz a banca.
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A alternativa D está incorreta. A Tabela de Temporalidade autoriza sim a eliminação de documentos, porém
não precede e nem orienta o Plano de Classificação. Na realidade, é o plano de classificação que precede e
fornece subsídios (orienta) a elaboração da tabela de temporalidade. Esse é o erro da alternativa. Elabora-
se primeiro o plano, e depois a tabela.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma perfeita definição de Tabela de
Temporalidade de documentos: "instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental".
64. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) A gestão de documentos chega até o (a)
a) arquivo corrente.
b) arquivo intermediário.
c) destinação final dos documentos.
d) arquivo permanente.
e) massa documental acumulada.
Comentários:
Como o examinador usa a expressão "chega até...", percebe-se que quer saber, ao longo da cadeia de
atividades documentais, até onde vai a atividade de gestão de documentos.
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos "passa" do arquivo corrente.
A alternativa B está incorreta. A gestão de documentos também "passa" do arquivo intermediário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A gestão de documentos "passa" dos arquivos corrente
e intermediário e vai até a definição da destinação final dos documentos, com base nas informações
disponibilizadas pela Tabela de Temporalidade.
A alternativa D está incorreta. A gestão de documentos não "chega" ao arquivo permanente.
A alternativa E está incorreta. A gestão de documentos também não "chega" até a massa documental
acumulada, que costuma ser definida como o conjunto de documentos produzidos que não foram tratados
na fase corrente e encontram-se acumulados em arquivo.
65. (VUNESP/UFABC/Assistente em Administração/2019) A etapa na gestão de documentos em que

é tomada a decisão por seu arquivamento ou por sua eliminação é a
a) distribuição.
b) destinação.
c) recepção.
d) utilização.
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e) produção.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A distribuição não é considerada uma etapa ou fase da gestão de documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A fase da destinação é justamente aquela na qual,
com base na tabela de temporalidade, o profissional toma a decisão em relação ao arquivamento definitivo
do documento ou a sua eliminação.
A alternativa C está incorreta. A recepção também não é considerada uma etapa ou fase da gestão de
documentos.
A alternativa D está incorreta. Durante a fase de utilização ocorre a tramitação e guarda dos documentos
dos arquivos correntes e intermediários, além da gestão desses arquivos por meio da atividade de protocolo
e implantação de sistemas de arquivo.
A alternativa E está incorreta. Na fase da produção ocorre a criação dos documentos conforme as atividades
organizacionais, devendo haver coordenação e controle sobre a produção, uma vez que o acúmulo ou
produção de documentos desnecessários representa custo.
66. (FUNDATEC/CM Ituporanga-SC/Agente Legislativo/2019) A Gestão de Documentos é um

importante tema abordado pela Arquivologia. Conforme Souza (2002), os documentos tratam de
informação registrada em um suporte decorrente do cumprimento de uma atividade, apta para
consulta, estudo ou pesquisa, refletindo as diversas tarefas das quais são decorrentes. Assinale a
alternativa que apresenta a principal finalidade dos documentos.
a) Auxiliar o administrador de empresas públicas ou privadas na tomada de decisão.

b) Reproduzir formalmente e por escrito as atividades executadas na empresa.
c) Descobrir os agentes causadores de falhas administrativas ou operacionais.
d) Diminuir a ineficiência administrativa causada pela falta de formalização das tarefas.
e) Reduzir as falhas de comunicação geradas pelos ruídos organizacionais.
Comentários:
Outra questão revestida do tema gestão de documentos, mas que acaba se focando em outra temática:
finalidade dos documentos, que também já estudamos.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A principal função dos documentos, como já vimos, é
auxiliar a empresa ou organização e seus administradores a gerenciar o dia a dia e o processo de tomada de
decisão, por isso devem estar sempre disponíveis e acessíveis no momento em que são requisitados pela
pessoa competente.
A alternativa B está incorreta. Os documentos não tem como principal função a pura e simples reprodução
das atividades da organização.
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A alternativa C está incorreta. Aqui o examinador vai ainda mais longe, atribuindo aos documentos um papel
investigativo que, sozinhos, não tem sequer a possibilidade de desempenhá-lo.
A alternativa D está incorreta. Outra proposta sem possibilidade de execução pelos documentos.
A alternativa E está incorreta. Também não é a função primordial dos documentos.
67. (QUADRIX/CRESS-SC/Assistente Administrativo Junior/2019) Julgue o item, relativo às noções de

arquivologia.
As sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação, são conhecidas como gestão de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A gestão de documentos, como já vimos, é composta por três fases principais: produção, utilização e
destinação/avaliação. Nesta questão o examinador extrapola esse universo, atribuindo a gestão de
documentos fases como a guarda permanente e a eliminação, que ocorrem após o fim do grupo de
atividades compreendido pela gestão de documentos.
A atividade de guarda permanente, por exemplo, é uma atividade de terceira idade documental,
definitivamente não fazendo parte do processo de gestão de documentos que, como já sabemos, ocorre nos
arquivos corrente e intermediário, ou seja, somente na primeira e segunda idade documentais.
68. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A Lei Federal nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, no

artigo 17, define que “A administração da documentação pública ou de caráter público compete
às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.” De acordo com
essa Lei, é correto afirmar que:
a) compete aos arquivos do Poder Legislativo Federal, de forma solidária, junto aos estados e municípios, a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal, Estadual e
Municipal, no exercício das suas funções, bem como a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda.
b) compete aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Judiciário Federal, Estadual e Municipal, no exercício de suas funções, tramitados em
juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda.
c) compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal e pelo Poder Judiciário Federal, a preservação e o acesso aos documentos sob sua
guarda, bem como o acompanhamento e a implementação da política nacional de arquivos.
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d) a legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos
arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituição Federal e na referida Lei.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os arquivos do Poder Legislativo Federal são responsáveis pela gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos apenas pelo Poder Legislativo Federal no exercício
das suas funções, bem como por preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Não há a
alegada solidariedade junto a estados e municípios para o recolhimento de documentos produzidos nos
âmbitos estadual e municipal. É o artigo 19 da Lei 8.159/1991.
A alternativa B está incorreta. O erro vai na mesma linha da alternativa anterior. Ao Poder Judiciário Federal
cabe também somente a gestão dos documentos produzidos e recebidos exclusivamente pelo Poder
Judiciário Federal no exercício das suas funções, não havendo extensão aos âmbitos estadual e municipal.
Aliás, atenção com isso porque cai e é pegadinha básica de prova: não há Poder Judiciário Municipal! Toda
vez que isso aparecer desconfie, pois, a alternativa provavelmente está errada! É o artigo 20 da Lei
8.159/1991.
A alternativa C está incorreta. De acordo com o artigo 18 da Lei 8.159/1991, compete ao Arquivo Nacional a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política
nacional de arquivos. Note que não há extensão da competência para os documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judiciário Federal, como alega a alternativa.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Esse é exatamente o artigo 21 da Lei 8.159/1991.
Vejamos: "Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado
o disposto na Constituição Federal e nesta Lei".
69. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com a essa lei a definição de
gestão de documentos é:
a) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente, intermediária e permanente, visando à sua eliminação ou
recolhimento para arquivos históricos.
b) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento
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c) a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao

desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
d) a proteção especial a documentos de arquivos públicos ou privados, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e histórico e como elementos de prova, informação
e garantia de direitos individuais e/ou coletivos.
Comentários:
A questão trata da literalidade da definição aplicada a gestão de documentos de acordo com a Lei
8.159/1991. Já vemos que a lei traz a seguinte definição: "Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente".
A alternativa A está incorreta. Atenção, pois, a banca insere no universo de atuação da gestão de
documentos a terceira idade documental, ou os documentos em fase permanente! Isso está errado. Gestão
de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária. Não esqueça, pois, isso despenca em
prova!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Com base na definição acima, a alternativa contem
literalmente a definição atribuída à gestão de documentos pela Lei 8.159/1991.
A alternativa C está incorreta. Nesta alternativa o examinador traz apenas a competência de preservação
documental que, definitivamente, não é a definição correta de gestão de documentos.
A alternativa D está incorreta. Na mesma linha. Restringe a ação de gestão de documentos a alegada
atividade de preservação. Sabemos que não é isso.
70. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) A competência para conduzir as atividades de gestão

de documentos no interior de cada órgão/entidade cabe
a) à equipe técnica da instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência.

b) à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
c) ao Serviço de Informações ao Cidadão.
d) à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos.
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e) à Comissão Mista de Reavaliação de Informações.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Tal competência cabe sim a uma equipe técnica, mas, de acordo com a
legislação vigente, esta equipe tem composição e nome definidos em normas. Há alternativa que endereça
a questão de modo bastante mais apropriado.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 18 do Decreto 4.073/2002,
"Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de
avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor". É disso que o examinador
está falando. No Estado de São Paulo (a prova foi aplicada em Piracicaba-SP), a Comissão em referência é
denominada CADA por legislação específica, ou Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos.
A alternativa C está incorreta. O SIC não tem relação com a questão colocada pela banca.
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador usa o nome correto atribuído pela legislação (embora em
São Paulo seja CADA), mas, ao seu final, equivoca-se e traz o termo "Sigilosos". Não há esta restrição de
escopo aos documentos tratados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (ou CADAs em
São Paulo).
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca traz nome aleatório de comissão, apenas tentando confundir o
candidato. Não caia nessa!
71. (IDCAP/CM Boa Esperança-MG/Técnico Administrativo/2019) Dentre as fases da gestão do

documento, destaca-se a fase que está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados
no conceito de gestão de documentos da Lei nº 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui
a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e
a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das
instituições. Esta fase é conhecida como:
a) Contratação.
b) Produção.
c) Destinação.
d) Utilização.
e) Corrente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Contratação não é sequer uma fase de gestão de documentos.
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A alternativa B está incorreta. Produção é a primeira fase da gestão de documentos, mas não é a fase a qual
a banca se refere. Produção é a criação racional de documentos sempre de acordo com as atividades naturais
de um órgão ou setor da instituição. Evita a criação de documentos desnecessários.
A alternativa C está incorreta. Destinação é a última das três fases de gestão de documentos. Também não
é a fase descrita pelo enunciado. A fase de destinação/avaliação é a análise e avaliação dos documentos com
o objetivo de estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados
ou ser custodiados de forma definitiva em arquivos permanentes
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Sabemos que o processo de gestão de documentos
tem três fases: produção, utilização e destinação/avaliação. Neste caso o examinador descreve exatamente
o que acontece na segunda fase, ou seja, na utilização. Lá ocorre o fluxo do documento enquanto está
cumprindo a sua função administrativa. Inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação.
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. Inclui também a
atividade de Protocolo, como bem trazido pela banca.
A alternativa E está incorreta. Corrente também não é uma fase de gestão de documentos. Atenção, pois, é
a idade documental em que ocorre a fase produção (junto com a intermediária), mas não é uma das fases
reconhecidas para o processo. Não se confunda com isso!
72. (IDECAN/UNIVASF/Assistente em Administração/2019) Considera-se o plano de classificação de

documentos o instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração Pública no exercício
de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
c) pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
e) pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é isso. O Plano de Classificação não tem como norte atividades meio ou
mesmo a repetição de informações sobre documentos e grupos funcionais. Está sim relacionado as funções
da instituição ou a sua estrutura.
A alternativa B está incorreta. O Plano de Classificação tem relação com as atividades exercidas pela
instituição da qual faz parte e não com as atividades exercidas pelo Estado, de forma genérica.
A alternativa C está incorreta. O examinador esbarra em termos aplicáveis a Plano de Classificação como
"atividades" e "função", mas a definição apresentada não faz sentido e não representa o que é o Plano de
Classificação.
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A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O Plano de Classificação de Documentos tem a

característica de agrupar os documentos sob temas que variam de acordo com a sequência de operações
técnicas com as quais estão relacionadas, ou seja, de acordo com as funções da instituição. Certa a resposta.
Veja a definição encontrada no DBTA: "Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes".
A alternativa E está incorreta. O Plano pode até se basear na estrutura da organização, mas a definição
apresentada novamente não faz sentido quando analisada na íntegra.
73. (AOCP/UFPB/Arquivista/2019) Em relação ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA),

assinale a alternativa INCORRETA.
a) O SIGA tem por finalidade integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram.
b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional deve compor a Comissão de Coordenação do SIGA como presidente.
c) Integram o SIGA: I - como órgão central, o Conselho Nacional de Arquivos; II - como órgãos setoriais, as
unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios
e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
d) Compete ao Órgão Central do SIGA orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades
e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais.
e) Compete aos Órgãos Setoriais do SIGA implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais.
Comentários:
Boa questão para avaliarmos o SIGA.
A alternativa A está incorreta. Esta é uma das finalidades do SIGA, prevista no artigo 2o do Decreto 4.915 de
2003. Vejamos: "integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos
órgãos setoriais e seccionais que o integram".
A alternativa B está incorreta. De acordo com o mesmo Decreto em seu artigo 7o, comporá a Comissão de
Coordenação do SIGA "o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá”.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o do Decreto, veja a
composição correta do SIGA: “como órgão central, o Arquivo Nacional; como órgãos setoriais, as unidades
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes e como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes”.
103

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A alternativa D está incorreta. Ainda de acordo com o Decreto 4.915/03 em seu artigo 4o, compete ao órgão
central do SIGA "orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho
relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais".
A alternativa E está incorreta. Por fim, e de acordo com o Decreto em referência, compete aos órgãos
setoriais do SIGA "implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em
seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidência da República".
74. (CVEST IFPE/IF Sertão-PE/Arquivista/2016) Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de

Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe
corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.
(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado
(3) Nível Intermediário
(4) Nível máximo
( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de

formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.
( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e
o uso de recursos da automação.
( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos
e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;
a) 1 – 2 – 3 – 4
b) 3 – 2 – 4 – 1
c) 4 – 1 – 3 – 2
d) 4 – 2 – 3 – 1
e) 2 – 3 – 4 – 1.
Comentários:
Vamos analisar as definições antes de escolher a alternativa correta:
Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários

e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo - esta é a definição do nível intermediário ou
número 3.
Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário - aqui
temos a definição do nível mínimo ampliado, ou 2.
Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de
recursos da automação - definição do nível máximo. Número 4.
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Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e
procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente - esta
é a definição de nível mínimo, ou seja, 1.
Temos, portanto, 3-2-4-1.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
75. (COVEST COPSET/UFPE/Auxiliar Administração/2015) De acordo com a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quanto aos
conceitos desses níveis, apresentados a seguir, assinale aquele que está incorreto.
a) O nível mínimo estabelece que os órgãos devem contar, pelo menos, com um programa de retenção e
b) O nível mínimo ampliado é aquele que visa estabelecer os procedimentos para recolher à instituição
arquivística pública, documentos que tenham valor permanente.
c) O nível mínimo ampliado complementa o nível mínimo, estabelecendo todos os procedimentos deste,
adicionando um ou mais centros de arquivamento intermediário.
d) O nível intermediário compreende os níveis mínimo e mínimo ampliado, bem como a adoção de
programas de elaboração e gestão de formulários e correspondência.
e) O nível máximo inclui as atividades de todos os outros níveis, complementadas por uma gestão de
diretrizes administrativas.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Reveja a definição do nível mínimo: "o governo deve contar, ao menos, com
programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo
nacional daqueles de valor". Portanto está alinhada com a definição.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que a definição de nível mínimo ampliado é
"Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário".
Afirmativa incorreta e alternativa ok.
A alternativa C está incorreta. Como vimos na alternativa B, essa é exatamente a definição do nível mínimo
ampliado.
A alternativa D está incorreta. O nível intermediário "compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo
ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão
de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais
etc.". Dessa forma a alternativa está coerente com a definição e, portanto, incorreta.
A alternativa E está incorreta. A definição do nível máximo é: "inclui todos os níveis já descritos (mínimo,
mínimo ampliado e intermediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação". Também
coerente com a afirmativa e, portanto, alternativa incorreta.
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76. (FGV/TJ-GO/Analista Judiciário Arquivologista/2014) Segundo a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o
órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para
recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível:
a) mínimo;
b) mínimo ampliado;
c) intermediário;
d) intermediário ampliado;
e) máximo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O nível mínimo não apresenta a "existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário". Essa é uma característica que surge a partir do nível mínimo ampliado.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Segundo as definições da UNESCO o nível mínimo
ampliado engloba tudo que possui o nível mínimo: "programas de retenção e eliminação de documentos e
procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente" e adiciona a
"existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário".
A alternativa C está incorreta. O nível intermediário possui algumas características não constantes no
enunciado. Vejamos: "o nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado),
bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de
formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais,
etc.".
A alternativa D está incorreta. O nível intermediário ampliado não existe!
A alternativa E está incorreta. Já o nível máximo apresenta as características de todos os níveis anteriores,
"complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.".
77. (CESGRANRIO/BR Distribuidora/Profissional Junior/2010) Segundo a UNESCO, a aplicação de um

programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em níveis. Um deles estabelece
que os órgãos devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos, existência
de centro de arquivamento intermediário e estabelecer procedimentos para o envio daqueles de
valor permanente à instituição arquivística pública. Esse é o nível
a) mínimo.
b) mínimo ampliado.
c) intermediário.
d) intermediário ampliado.
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e) máximo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O nível mínimo não apresenta a existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essas são características do nível mínimo ampliado:
"Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário".
A alternativa C está incorreta. No nível intermediário é necessária a adoção de programas básicos que
consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos
corrente, gestão de correspondência e documentos vitais, não constantes no enunciado da questão.
A alternativa D está incorreta. O nível intermediário ampliado não existe.
A alternativa E está incorreta. Já o nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado
e intermediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e
telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação.
78. (DIRPS/UFU-MG/Arquivista/2018) O Decreto Federal n° 4.915 dispõe sobre o SIGA – Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo da administração pública federal.
De acordo com as finalidades do SIGA, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais.
b) Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
c) Disseminar as normas relativas ao tratamento e à organização de documentos de guarda permanente.
d) Racionalizar a produção da documentação arquivística pública.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Este é exatamente o inciso I do artigo 2o do Decreto 4.915/2003, que dispõe
sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal e lista suas
finalidades.
A alternativa B está incorreta. Da mesma forma, esse é o inciso VI.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui há um problema. De acordo com o inciso III, cabe
ao SIGA disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo e não ao tratamento e à organização
de documentos de guarda permanente.
A alternativa D está incorreta. Esse é exatamente o inciso IV do artigo 2o do Decreto.
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79. (CESPE/STM/Técnico Judiciário Administrativo/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue

o item.
A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Isso já estudamos bastante e não podemos errar. A gestão de documentos é aplicada nas fases corrente e
intermediária do ciclo vital dos documentos de arquivo. Veja o que diz o artigo 3o da Lei 8.159/1991:
"Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
80. (DIRPS/UFU-MG/Auxiliar/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO

afirmar que
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A afirmativa é correta. Sabemos que a gestão de documentos é dividida em 3
fases: produção, utilização e destinação/avaliação.
A alternativa B está incorreta. Exatamente as fases listadas na alternativa anterior.
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Esta está incorreta pois os métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de documentos que estão
compreendidos na segunda fase da gestão de documentos (utilização) e não na primeira (produção). Cuidado
para não se confundir. O Protocolo ocorre na fase corrente (primeira idade), porém, está incluído na segunda
fase da gestão de documentos (utilização) e não na primeira.
A alternativa D está incorreta. É exatamente na terceira fase (destinação) que ocorre a identificação dos
documentos destituídos de valor.
81. (CSEP IFPI/IF-PI/Arquivista/2016) A definição do conceito de Gestão de Documentos encontrada na

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, NÃO menciona a seguinte operação técnica:
a) Produção.
b) Avaliação.
c) Uso.
d) Preservação.
e) Arquivamento
Comentários:
Vejamos a definição a qual o examinador está se referindo. De acordo com a Lei 8.159/1991 em seu artigo
3o, considera-se gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A alternativa A está incorreta. Vimos que produção é mencionada como operação técnica na definição acima
analisada.
A alternativa B está incorreta. Vimos que avaliação também é mencionada como operação técnica na
definição acima analisada.
A alternativa C está incorreta. Uso também é mencionado como operação técnica na definição acima
analisada.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. "Preservação" não é citada no referido artigo da
norma em questão.
A alternativa E está incorreta. Por fim, arquivamento também é mencionado como operação técnica na
definição acima analisada.
82. (CESPE/ICMBio/Técnico Administrativo/2014) A respeito de arquivologia e da legislação

arquivística, julgue o item a seguir.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:

A gestão dos documentos dos órgãos públicos varia de acordo com a legislação abaixo. Note que cabe ao
Arquivo Nacional apenas a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Executivo Federal, portanto a questão está errada.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto
na Constituição Federal e nesta Lei.
83. (IBADE/SEJUDH-MT/Assistente Administrativo/2018) Arquivo corrente, ou arquivo de gestão, nada

mais é do que um conjunto de documentos vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram
produzidos, permanecendo junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de
uso. São usados pela administração para o cumprimento de atividades administrativas, tais como
tomada de decisões. avaliação de processos, controle de tarefas. No entanto, também fazem parte
deste conjunto a expedição, o arquivamento, o empréstimo, a consulta, a destinação. além de um
item importantíssimo, que é (a) (o):
a) protocolo.
b) simulação.
c) aquisição.
d) requisição.
e) esclarecimento.
Comentários:
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O Protocolo é a unidade responsável por todas as
operações que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes. Embora esteja diretamente
relacionado ao arquivo corrente (de primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de
documentos, a utilização (lembre-se sempre das 3 fases: produção, utilização e destinação).
A alternativa B está incorreta. Simulação não é um componente importante deste conjunto de atividades do
arquivo corrente.
A alternativa C está incorreta. A aquisição também não é um componente importante deste conjunto de
atividades do arquivo corrente e pode ocorrer em qualquer uma das 3 idades do ciclo de vida documental.
A alternativa D está incorreta. Requisição não é um componente importante deste conjunto de atividades
do arquivo corrente.
A alternativa E está incorreta. Por fim, esclarecimento também não é um componente importante deste
conjunto de atividades do arquivo corrente.
84. (FGV/ALBA/Secretariado Executivo/2014) Com relação à gestão de documentos, assinale a

afirmativa correta.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua base teórica.
b) Tem, como um de seus objetivos, a mudança de assuntos nos documentos.
c) Possibilita a implantação de sistemas de protocolo nos arquivos correntes, intermediários e permanentes.
d) Implementa as atividades de arranjo e descrição de documentos para todo o ciclo de vida documental.
e) Tem, como um de seus objetivos, a proteção dos documentos históricos para a organização e a sociedade.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos abrange apenas as fases corrente e intermediária do
ciclo de vida documental.
A alternativa B está incorreta. A gestão documental não tem como um de seus objetivos a mudança de
assuntos de documentos, mas sim a eficácia, eficiência, racionalização e agilidade de seus processos,
garantindo o acesso e a proteção devida aos documentos em questão.
A alternativa C está incorreta. Como já vimos, o protocolo é uma atividade do arquivo corrente.
A alternativa D está incorreta. A implementação das atividades de arranjo e descrição de documentos para
todo o ciclo de vida documental não é uma das premissas da gestão de documentos que, como já vimos,
restringe-se as fases corrente e intermediária do ciclo de vida do documento.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Sim. A proteção dos documentos históricos para a
organização e a sociedade é um dos objetivos da gestão de documentos.
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900055
85. (CESPE/CEBRASPE/Arquivologia/2010) Com relação à avaliação de documentos, julgue o item

subsequente.
arquivísticos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Veja a definição do DBTA para as comissões de avaliação de documentos: "grupo multidisciplinar
encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de
temporalidade".
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GABARITO
1. CORRETA 36. CORRETA 71. D

2. ERRADA 37. ERRADA 72. D
3. CORRETA 38. CORRETA 73. C
4. ERRADA 39. ERRADA 74. B
5. CORRETA 40. ERRADA 75. B
6. ERRADA 41. CORRETA 76. B
7. CORRETA 42. CORRETA 77. B
8. ERRADA 43. CORRETA 78. C
9. ERRADA 44. CORRETA 79. ERRADA
10. ERRADA 45. CORRETA 80. C
11. C 46. ERRADA 81. D
12. ERRADA 47. ERRADA 82. ERRADA
13. ERRADA 48. ERRADA 83. A
14. CORRETA 49. CORRETA 84. E
15. CORRETA 50. ERRADA 85. CORRETA
16. CORRETA 51. A
17. ERRADA 52. E
18. CORRETA 53. A
19. CORRETA 54. D
20. CORRETA 55. D
21. ERRADA 56. D
22. ERRADA 57. D
23. CORRETA 58. D
24. ERRADA 59. A
25. ERRADA 60. D
26. ERRADA 61. A
27. CORRETA 62. B
28. CORRETA 63. E
29. CORRETA 64. C
30. ERRADA 65. B
31. ERRADA 66. A
32. ERRADA 67. ERRADA
33. ERRADA 68. D
34. CORRETA 69. B
35. CORRETA 70. B
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RESUMO
 Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
 Objetivos:
• Realizar com eficiência todos os procedimentos referentes à gestão de documentos

arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação).
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.
• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor.
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis.
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
 Fases:
• Produção (1a fase): criação racional de documentos sempre de acordo com as atividades
naturais de um órgão ou setor da instituição. Evita a criação de documentos desnecessários.
• Utilização (2a fase): fluxo do documento enquanto está cumprindo a sua função
administrativa. Inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação. Ou seja,
estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. Inclui a
atividade de Protocolo.
• Destinação / Avaliação (3a fase): análise e avaliação dos documentos com o objetivo de
estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser
eliminados ou ser custodiados de forma definitiva em arquivos permanentes. É a fase mais
complexa das 3.
 Atividades:
• Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de

assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. Ocorre no protocolo.
Divide-se em estudo e codificação e, de acordo com Schellenberg, possui 3 métodos:
o Funcional - representa a lógica das funções, das subfunções e atividades do organismo
produtor.
o Organizacional - representa os vários níveis de segmentação interna do organismo
produtor.
o Assunto - método raro, de pouca aplicação. Costuma ser aplicado a documentos
específicos como os que não derivam da ação governamental e não estão vinculados
a atividade da organização.
• Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
• Seleção e Destinação: A seleção é a separação dos documentos de valor permanente
daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos
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900055
em tabela de temporalidade. Já a destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao

encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
 Instrumentos:
• Plano de Classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com

métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções
de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada
em arquivos correntes.
• Tabela de Temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
 Programas e Sistemas de Gestão de Documentos:
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de

documentos.
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser
alvo de intervenção.
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os
problemas/questões.
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s).
 SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo) - finalidades principais:
• Garantir o acesso aos documentos.

• Integrar órgãos setoriais e seccionais que dele fazem parte.
• Disseminar normas.
• Racionalizar a produção da documentação.
• Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem.
• Preservar o patrimônio documental.
• Articular-se com os demais sistemas.
 Níveis de aplicação de programas de gestão de documentos
• Mínimo: programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para

recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.
• Mínimo ampliado: Além do mínimo, existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
• Intermediário: Além do mínimo e do mínimo ampliado, adoção de programas básicos que
consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de
arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
• Máximo: Além dos três níveis anteriores, gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de
automação, etc.
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900055
 Fundamentos legais de Gestão de Documentos:
 Legislação aplicada - pontos importantes para provas:
• CF 88: cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação

governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
• Lei 8.159/1991: é dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao
desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
• Lei 8.159/1991: considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
• Lei 8.159/1991: a administração da documentação pública ou de caráter público compete às
instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
 Gestão de Documentos nos arquivos correntes:
 Arquivo Corrente - arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. São compostos
pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo corrente.
 Protocolo - unidade responsável por todas as operações que caracterizam os serviços de gestão de
documentos correntes. O Protocolo (embora esteja diretamente relacionado ao arquivo corrente, de
primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de documentos, a utilização (3 fases:
produção, utilização e destinação).
 Terminologia Arquivística: volte à lista da aula e confira as principais definições e os comentários de

acordo com o contexto estudado nesta aula!
116

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27441921805 - Valter Celso Almeida