Curso 156990 Aula 10 v2

Aula 10
Arquivologia p/ Concursos - Curso

Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 10
3 de Janeiro de 2021
Ricardo Campanario
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Sumário
Gestão Arquivística Digital ............................................................................................................................ 3
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3
2 - Documentos Eletrônicos ...................................................................................................................... 5
2.1 - Documento Digital ......................................................................................................................... 5
2.2 - Digitalização .................................................................................................................................... 8
2.3 – Decreto 10.278/2020 ..................................................................................................................

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2.4 - Suportes Digitais........................................................................................................................... 15
3 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ........................................................................ 17
4 - SIGAD .................................................................................................................................................... 19
5 - e-ARQ .................................................................................................................................................... 23
5.1 - Resolução Conarq 25/2007 ........................................................................................................ 23
5.2 - Definições e Conceitos ................................................................................................................ 24
5.3 - Requisitos....................................................................................................................................... 26
5.4 - Procedimentos e Operações Técnicas...................................................................................... 30
6 - Microfilmagem ..................................................................................................................................... 35
6.1 - Introdução...................................................................................................................................... 35
6.2 - Legislação ...................................................................................................................................... 36
6.3 - Tipos de Microfilmagem ............................................................................................................. 38
6.4 - Sinalética ........................................................................................................................................ 38
7 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 42
8 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 50

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www.estrategiaconcursos.com.br
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Questões Comentadas ................................................................................................................................. 51
Gabarito .......................................................................................................................................................... 81
Resumo ........................................................................................................................................................... 82

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GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL
1 - Considerações Iniciais
Estamos de volta pessoal!
Hoje já vamos para a aula de número 10 de nosso curso completo de Arquivologia.
Como já tinha antecipado em nosso último encontro, hoje entramos em um novo "módulo" de nosso
curso.
Na aula passada completamos o estudo das três idades documentais, finalizando tudo o que tínhamos
que estudar a respeito dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
A partir de agora entramos em um novo assunto, a Gestão Arquivística Digital, veja abaixo:
Um ponto muito importante que é bom ficar claro desde já é que o documento, mesmo em formato
eletrônico, continua recebendo toda a atenção e continua sendo submetido basicamente a todos os mesmos
rituais e procedimentos que estudamos até agora.
A grande diferença é que o processo digital é muito mais simples, mais rápido e mais barato, mas as
ferramentas de gestão e de controle que estudamos até agora continuam existindo!
Não é porque o documento a partir de agora deixa de ser de papel e se torna virtual que tudo muda
radicalmente!
Precisamos continuar com as preocupações de criar documentos com racionalidade, classifica-los de

forma correta, ter atividades de avaliação e seleção eficientes e que nos permitam eliminar ou guardar
definitivamente os documentos eletrônicos e, por fim, continuar executando as ações de preservação e
conservação que estudamos na aula passada. Documentos eletrônicos também precisam delas, as vezes até
mais que os físicos, dependendo do suporte.

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Enfim, o ponto é que, embora tenhamos acabado de dizer que tínhamos esgotado tudo o que
deveríamos estudar em relação as idades documentais, a verdade é que os documentos digitais trafegam
novamente por cada uma das idades.
O que vamos entender hoje é quais são esses sistemas que permitem que possamos ter segurança,
confiança e ainda mais eficiência no trâmite de documentos que não conseguimos manusear fisicamente!
Falaremos inicialmente do que são os tais documentos digitais e, em seguida, passaremos a estudar
os sistemas que os recebem nesse formato, sobretudo o GED, o SIGAD (e as diferenças entre eles) e o e-ARQ,
modelo de requisitos do Conarq para todos os sistemas informatizados de gestão arquivística.
Neste ponto da aula veremos como praticar algumas ações que estávamos acostumados a ver e
implementar para os documentos físicos, como o armazenamento, a preservação e medidas de segurança.
Por fim falaremos um pouco da microfilmagem que é um tema bastante explorado em prova e, como
sempre, ao final da aula trarei mais termos do DBTA, relacionados a aula, para debatermos e reforçarmos
alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente, não tenham sido enfatizados ao
longo da aula.
Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do

jeito que estamos fazendo, a cada uma de nossas aulas você estuda um pouquinho da íntegra do DBTA. No
final, ou pertinho da prova, basta uma revisão geral e você estará pronto para encarar a banca!
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos.
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência.
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.
Vamos em frente!
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario

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2 - Documentos Eletrônicos
Antes de entrarmos nos documentos eletrônicos é bom retomarmos o conceito de documentos.
Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém.

Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Suporte são os materiais nos quais
estão registradas as informações. Formato, por último, são as características físicas de apresentação do
documento. Veja abaixo.
DOCUMENTO
SUPORTE /
INFORMAÇÃO
FORMATO
2.1 - Documento Digital
Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), documento digital é
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
Atenção para não se confundir com a definição de documento eletrônico, que é um gênero
documental, ok? Está diretamente ligado ao tema de classificação dos documentos mas, aqui, estamos
falando dos documentos digitais, que fazem parte do gênero documentos eletrônicos.
Veja o que o DBTA entende por documento eletrônico:
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente

acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e
documentos digitais.
Note que os documentos digitais fazem parte do gênero documento eletrônico, ao lado de outros
documentos como disquetes, cartões, etc.

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Bem, dentro desse contexto, quando falamos de documentos digitais, ao invés de falarmos de dois
componentes (como estávamos acostumados para os documentos "comuns"), precisamos falar de três: a
mesma informação (que já existe no documento tradicional), o hardware e o software.
Documento
Digital
Informação
Hardware Software
(bits + suporte)
O Hardware é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações

contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware).
O Software é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do hardware
permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (as informações não são
parte do software).
Por fim, a informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém,

portanto, bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e
software, de maneira totalmente integrada.
Para fechar esse ponto, importante conhecer as definições de documento arquivístico e

documento arquivístico digital estabelecidas pela CTDE (Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos, do Conarq). Essas definições nos ajudam a entender um pouco mais o tema e nos
darão mais segurança para avançarmos:

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O que é documento arquivístico?
É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no

decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
O que é documento digital?
É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema

computacional.
O que é documento arquivístico digital?
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou

seja, incorporado ao sistema de arquivos.
O que é documento arquivístico convencional?
É um documento arquivístico não digital.
Bem, indo adiante, é muito comum vermos as pessoas falando que o documento digital é muito
melhor, mais simples e etc. É bom sabermos que ele tem vantagens e desvantagens em relação ao
documento tradicional ou físico. Embora tenha muitos benefícios, às vezes ele nos traz dificuldades que não
tínhamos antes...Veja as grandes vantagens e desvantagens dos documentos digitais para você entender
melhor o que estamos falando.

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VANTAGENS DESVANTAGENS
Economia de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física
do suporte
Ganho de produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital:
hardware, software e formatos
Otimização dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos
documentos - acesso facilitado
Facilidade de acesso aos estoques de informação Complexidade e custos da preservação digital
Facilidade de geração e distribuição de dados e Dependência social da informação digital:

informações digitais dependência do documento digital como fonte de
prova das funções e atividades de indivíduos,
instituições e governos
2.2 - Digitalização
Para começar o tema, vale a pena vermos o que o DBTA entende por digitalização:
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo

apropriado, como um escâner.
Atenção para não confundir documento nato digital com documento digitalizado!
DOCUMENTO NATO-DIGITAL DOCUMENTO DIGITALIZADO

Documento que já nasce em suporte eletrônico e Documento que nasce em outro suporte (papel,
em código binário. Apresenta-se na forma original. filme, etc.) e depois é reproduzido (cópia, imagem)
e inserido no computador.

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A digitalização deverá sempre ser realizada buscando preservar a integridade, a autenticidade e,

quando necessária, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado digital emitido
no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil. Para isso, seus meios de armazenamento
devem protegê-lo de acessos, usos, alterações, reproduções ou destruições não autorizadas.
Porém, veja só, não basta digitalizarmos os documentos e não termos um sistema que os consiga
gerenciar com o intuito de proporcionar sua rápida localização e acesso as informações desejadas. Dessa
forma é necessário que os usuários da tecnologia possuam sistemas e processos de indexação que
possibilitem sua eficiente localização, tramitação e controle.
Essa indexação deve partir de uma organização já estabelecida para os documentos originais, ou
seja, aplicando possivelmente os mesmos instrumentos que já são utilizados para a estrutura documental
física como planos de classificação e tabelas de temporalidade.
Outro ponto que é fundamental explorarmos em relação ao documento digital, e que cada vez mais
é cobrado em prova, é sua validade como prova. Preste atenção nisso pois a mudança legislativa é recente.
Até 2019 o documento digitalizado não substituía o original quanto ao seu valor legal.
Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 que
regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos interesse, a respeito
do tema):
" Art. 10. A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A:
“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos
públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações
específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no

regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja
preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta
Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins
de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em

meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

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§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido
aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação
posterior."
Note alguns pontos importantes:
• O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos
os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
• Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação.
• Os originais sem valor secundário podem ser destruídos.
• Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos jurídicos dos documentos microfilmados.
Por fim, para a realização do processo de digitalização é importante definir qual será o equipamento
utilizado e isso varia em função do suporte do documento original. Documentos grandes provavelmente
exigem equipamentos especiais enquanto os menores podem ter o processo realizado até mesmo por uma
câmera de celular!
O importante aqui é identificar o equipamento correto, sobretudo capaz de realizar o trabalho com
qualidade e eficiência, além de preservar as características do documento original (atenção com
luminosidade, manuseio e processamento dos originais).
2.3 – Decreto 10.278/2020
Ainda na direção que estávamos estudando, em 2020 o Decreto 10.278/2020 vem para regulamentar
o tema em relação ao disposto na Lei 13.874/2019 e na alteração realizada na Lei 12.682/2012, tudo no que
diz respeito ao processo de digitalização documental.
Vamos conhecer os principais pontos da normativa. Perceba que logo no início o legislador já deixa
claro que o objetivo da norma é a produção dos mesmos efeitos legais quando o documento digitalizado é
comparado ao documento original.
Objeto
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874,
de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para
estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou
privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais
dos documentos originais.
Indo adiante o texto legal enfatiza os seus destinatários e, sobretudo, explicita que não se aplica a
documentos nato digitais, derivados de operações financeiras, de identificação e/ou porte obrigatório,
entre outros. Vejamos:
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Âmbito de aplicação
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam
produzidos:
I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com
particulares; e
II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação
perante:
a) Pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato
digital;
II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro
nacional;
III - documentos em microfilme;
IV - documentos audiovisuais;
V - documentos de identificação; e
VI - documentos de porte obrigatório.
Mais à frente o artigo 3º traz importantes definições relativas aos temas abordados. Atenção pois são
expressões que costumam ser bastante cobradas em provas e diferem das definições trazidas, por exemplo,
pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA):
Definições
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do

documento físico e seus metadados;
II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar

documentos;
III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de

direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos; e
IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de

forma não autorizada.
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Agora, entrando na parte mais prática do processo, o Decreto lista quais as propriedades
documentais que a digitalização deve assegurar. São elas: integridade, rastreabilidade/auditabilidade,
qualidade/legibilidade, confidencialidade e interoperabilidade.
Regras gerais de digitalização
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos

devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem,
da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Em complemento, traz ainda os requisitos que o documento digitalizado deve ter para se equiparar
ao físico do ponto de vista legal, quando envolvendo entidades públicas. Os requisitos compreendem a
certificação digital no padrão ICP-Brasil e os padrões técnicos mínimos de resolução, cor, formato e
metadados disponíveis, tudo listado nos Anexos do Decreto.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos

os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito
público interno deverá:
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves

Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade
do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Na sequência a norma traz os requisitos que regem a relação entre particulares que, na verdade, os
delega para acordo entre as partes ou, na sua ausência, remete para os mesmos requisitos impostos as
entidades públicas.
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Requisito na digitalização entre particulares
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio
de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de
documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes
ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o
disposto no art. 5º.
O artigo seguinte (7º) traz ponto muito importante sob a ótica da eficiência. Obriga o interessado na
digitalização dos documentos a realizar processo prévio de avaliação documental, para que documentos
com prazos próximos de eliminação não sejam desnecessariamente digitalizados, onerando ainda mais o
órgão público ou o eventual interessado.
Desnecessidade da digitalização
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será
precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de
temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que
devem ser encaminhados para descarte.
O artigo seguinte mostra que a digitalização pode ser feita tanto por quem tiver a posse do
documento como por terceiro, desde que garantidas as respectivas responsabilidades e condições de
segurança e proteção de dados.
Responsabilidade pela digitalização
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico
ou por terceiros.
§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela

conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o

instrumento contratual preverá:
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I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a

responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo;
e
II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da

legislação vigente.
Caminhando para seu final o Decreto mantém a condição de descarte apenas para os documentos
físicos já digitalizados e que não possuam valor histórico. Daí em diante, para suas versões digitalizadas
deverão ser observados os prazos de guarda já previstos nas tabelas de temporalidade.
Os documentos históricos continuam destinados a guarda permanente em suas versões físicas, pré
digitalização, o que não impede que, mesmo assim, sejam digitalizados para sua própria preservação.
Salienta ainda o Decreto que o armazenamento digital deverá garantir tanto proteção contra acesso
e alteração indevidos como a correta indexação que garanta a localização e devida gestão do documento:
Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento

físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor
histórico.
Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível,

contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do

documento digitalizado; e a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo,
até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de
documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas
competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq quanto
à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
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2.4 - Suportes Digitais
Como vimos acima, todo documento digital está armazenado fisicamente sobre alguma espécie de
suporte. Os principais suportes disponíveis e que podem ser cobrados em prova são:
• Suporte magnético: o registro digital é feito por meio de ondas eletromagnéticas sobre suportes que
registram suas alterações, tais como discos rígidos, disquetes, e fitas. No seu arquivamento, é
importante que estejam sempre protegidos da ação de campos magnéticos relevantes com o intuito
de preservar a sua operacionalidade e integridade.
O disco magnético é definido pelo DBTA como "Suporte circular plano, revestido por
camada magnetizada que permite o armazenamento de dados”
• Suporte ótico: o registro digital é feito por meio de alteração nas características de um suporte que
reage à luz e, assim, registra as informações. Inclui os CD-ROMS, CD-Rs, DVDs (ROM, R e RW), etc.
Possui validade estimada de cerca de 200 anos.
Já o disco ótico é definido pelo DBTA como Suporte circular plano, com grande capacidade
de armazenamento, em que se registram sinais visuais, sonoros ou audiovisuais, por
gravação digital. Também chamado disco laser.
(FUNDATEC/Pref. Mun. Santa Rosa-RS/Recepcionista/2019) O processo de conversão de um documento

para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, denomina-se:
a) Ampliação.
b) Armazenamento.
c) Digitalização.
d) Duplicação.
e) Planificação.
Comentário:
Como vimos ao longo da aula, estamos falando especificamente do processo de digitalização documental.
Dessa forma a alternativa C é a CORRETA e é o gabarito da questão.
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Na alternativa A temos a ampliação ou reprodução de um documento em uma dimensão maior.

Na letra b o examinador traz o armazenamento: guarda de documentos em local apropriado (arquivo,
depósito, etc., no caso de documentos físicos) ou em dispositivos computacionais (documentos digitais).
Na D, fala-se em duplicação: reprodução de um documento a partir do original.
Por fim, na E a banca traz o termo planificação ou o Aplainamento mediante pressão, de documentos
dobrados, enrolados ou amarrotados, segundo o DBTA.
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3 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Outro conceito bastante cobrado quando se fala em gestão arquivística digital é o GED ou
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Vamos entender como o Conarq define o GED em sua publicação "e-ARQ Brasil - Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos", que trataremos de e-ARQ
daqui em diante.
Para o e-ARQ, GED é:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de

um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco
de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som,
planilha etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow),

processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada),
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização,
automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios.
Uma outra comparação que às vezes é feita pelas bancas e que é necessário você estar atento para
não se confundir é a que ocorre entre GED e GDE (Gerenciamento de Documentos Eletrônicos). Veja o que
se entendo por GDE:
Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos

como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de
auditoria e assim por diante.
O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas

atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como
intranets, portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes.
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(AOCP/CM Cabo Santo Agostinho-PE/Arquivista/2019) O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

ou Gestão Eletrônica de Documentos – é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de
forma eletrônica ou digital de documentos, os quais podem ser das mais variadas origens e mídias. Uma
das formas destacadas do GED é
a) Word.
b) Hardware.
c) Workflow.
d) T.I.
Comentário:
Esse é um bom conceito de GED, conforme estudamos. Veja que o enunciado fala em "conjunto de
tecnologias" que permite o "gerenciamento de forma eletrônica ou digital" de documentos que podem ter
as mais "variadas origens e mídias". Perfeito.
Relembre a definição que usamos no texto:
"Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e
distribuição, etc.".
Por fim, as funcionalidades do GED são a captura (ou entrada), o armazenamento, a apresentação (ou saída)
e gerenciamento, além das tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (ou workflow),
conforme trazido pela banca.
Dessa forma a alternativa C é a CORRETA e é o gabarito da questão.
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4 - SIGAD
Prosseguindo, devemos falar agora do SIGAD, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de

Documentos.
Mais uma vez vamos começar entendendo como o e-ARQ do Conarq define SIGAD:
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de

gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares

integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um

programa de gestão arquivística de documentos.
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.

No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e,
para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos impostos pelo e-ARQ (veremos mais adiante na aula) dirigem-se a todos que fazem uso
de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar
documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções
da gestão arquivística de documentos.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de

documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas
essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade
com os requisitos apresentados pelo e-ARQ, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de
documentos arquivísticos.
A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento

de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e
autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima
referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos
digitais.
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Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística
de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos
(GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD).
Veja abaixo os principais conceitos e definições:
Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas

computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um
órgão ou entidade.
Gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Sistema de gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a

eficácia da gestão arquivística de documentos.
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um

órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho

(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos,
repositórios, entre outras.
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou

entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias
de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não
como componentes obrigatórios.
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de

vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da
gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
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Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu
valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos
convencionais.
Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação,

controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazos de documentos arquivísticos
digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações
sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados.
Com base nestas definições, veja as relações que podem ser estabelecidas entre sistemas de
informação, SIGAD e GED:
• Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou

entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de
documentação, serviço de comunicação, entre outros.
• Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de

uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação
que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD,
o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos.
• Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal,

sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no
órgão ou entidade.
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(AOCP/UFPB/Arquivista/2019) De acordo com a literatura arquivística, o sistema capaz de manter a

relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo
do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão
produtor, é denominado
a) SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.
b) GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
c) SEI – Sistema Eletrônico de Informação.
d) SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
e) SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.
Comentário:
Estamos falando do SIGAD. A alternativa D é a CORRETA e é o gabarito da questão.
Como vimos em aula, um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de
garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou
seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
Essa é uma citação literal do Conarq que foi aproveitada pela banca no enunciado da questão.
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5 - e-ARQ
A resolução Conarq 25/2007, dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
A resolução é curta e vale a pena entendermos seus principais pontos para a prova.
5.1 - Resolução Conarq 25/2007
Acompanhe comigo os principais pontos da norma:
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos

- SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária
do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução,
disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.
§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
§2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela

organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e
pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem
como seu acesso.
§3º Considera-se sistema informatizado de gestão arquivística de documentos o sistema

desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivísticos em ambiente eletrônico.
Note que neste primeiro artigo e em seus parágrafos, o legislador recomenda a adoção do modelo
de requisitos trazido pelo e-ARQ para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR.
Dessa forma, as maiores instituições arquivísticas do país que lidam com arquivos eletrônicos e
sistemas digitais de gestão de documentos devem se adequar aos requisitos do e-ARQ, que estudaremos
mais adiante.
Vamos ver o que vem mais a frente na norma:
Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de
documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para
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orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes

da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no
parágrafo 3º do art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.
Parágrafo único. Os metadados mencionados no caput desse artigo serão incluídos na

próxima versão.
O artigo 2o da Resolução fala sobre outro ponto importante do e-ARQ, a identificação dos
documentos digitais por meio do uso de metadados.
Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantém somente
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e
convencionais ao mesmo tempo.
§1º Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referências nos
metadados.
§2º Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.
Art. 4º O CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos,

poderá subsidiar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na aplicação do e-ARQ Brasil.
Art. 5º Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos, proceder à atualização periódica do e-ARQ Brasil.
Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Por fim, a Resolução deixa clara a abrangência do e-ARQ, ou seja, deve ser adotado tanto por
sistemas 100% digitais ou por aqueles híbridos, que envolvem documentos físicos e digitais ao mesmo
tempo. Neste caso, para os documentos físicos o sistema deverá incluir apenas os registros das referências
enquanto, para os documentos digitais, os próprios documentos.
5.2 - Definições e Conceitos
Para a publicação do Conarq, o e-ARQ pode ser definido como:
Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade.
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos
arquivísticos digitais.
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O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística
de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou
implantado. Tem como objeto o documento arquivístico digital, porém não trata de processos de
digitalização.
Os principais objetivos do e-ARQ são:
• Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não

digitais;
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a

aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos.
Em relação ao seu escopo de aplicação, deve ser utilizado para desenvolver um sistema
informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de
documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e
aos que compreendem documentos digitais e convencionais (como vimos na própria Resolução Conarq).
Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos
metadados, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.
Ainda, o e-ARQ é dirigido especialmente a:
• fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em

conformidade com os requisitos exigidos;
• profissionais da gestão arquivística de documentos: para orientar a execução desses
serviços a partir de uma abordagem arquivística;
• usuários de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeção do SIGAD instalado;
• potenciais usuários de um SIGAD: como apoio na elaboração de edital para apresentação
de propostas de fornecimento de software;
• potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos: como material
auxiliar para a especificação dos serviços a serem comprados;
• organizações de formação: como um documento de referência para a formação em gestão
arquivística de documentos;
• instituições acadêmicas: como recurso de ensino.
Por fim, o e-ARQ Brasil está dividido em duas partes: a Parte I, Gestão arquivística de documentos,
pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de
gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de
gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD.
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5.3 - Requisitos
Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo

com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.
No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados:
• obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...”
• altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...”
• facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...”
Cada requisito numerado é classificado como:
(O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...”
(AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...”
(F) = facultativo = “O SIGAD pode ...”
Tem = o requisito é imprescindível.
Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um

determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada
antes de se escolher uma proposta diferente.
Pode = o requisito é opcional.
Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, é
preciso observar que uma implementação que não inclua determinado item altamente desejável ou
facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que inclui o item, mesmo tendo
funcionalidade reduzida.
De forma inversa, uma implementação que inclua um item altamente desejável ou facultativo deve
estar preparada para interoperar com outra implementação que não inclui o item.
Nós não veremos a fundo essa classificação dos requisitos, até porque eles se dividem em inúmeros
subitens e são esses subitens que são classificados quanto a sua exigibilidade. Não seria produtivo
estudarmos todos eles, mas é bom você saber que existe essa classificação para efeito de prova.
Apenas como ilustração, veja um exemplo da classificação dos requisitos "Organização dos
Documentos Arquivísticos" e a utilização dos indicadores (O), (AD) e (F):
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Em resumo, seguem abaixo os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos

arquivísticos;
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais

do documento arquivístico como uma unidade complexa;
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação

orgânica entre os documentos;
• implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos

desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico);
• integração entre documentos digitais e convencionais;
• foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
• avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles

considerados de valor permanente;
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;
• gestão de preservação dos documentos.
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(IADES/ALE-GO/Arquivista/2019) Considerando-se os requisitos obrigatórios para um Sistema

Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), é correto afirmar que um SIGAD
a) deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe em que não sejam mais classificados
documentos.
b) tem de incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade.
c) pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface
gráfica.
d) deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente, um plano de classificação.
e) deve possibilitar a consulta ao plano de classificação, a partir de qualquer atributo ou combinação de
atributos, e gerar relatório com os resultados obtidos.
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Entre as alternativas, a inclusão e compatibilidade com
um plano de classificação é o único dos requisitos elencados nos requisitos característicos de um SIGAD.
Relembre quais são os requisitos (de forma resumida) que caracterizam um SIGAD:
- captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;
- captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento
arquivístico como uma unidade complexa;
- gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os
documentos;
- implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos
documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
- integração entre documentos digitais e convencionais;
- foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
- avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor
permanente;
- aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
- transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;
- gestão de preservação dos documentos.
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5.4 - Procedimentos e Operações Técnicas
Levando-se em conta os principais requisitos acima estudados, é importante conhecer quais os

procedimentos técnicos que permitem ao gestor do sistema atendê-los.
CAPTURA
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao

sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações:
• registro;
• classificação;
• indexação;
• atribuição de restrição de acesso;
• arquivamento.
Os objetivos da captura são:
• identificar o documento como documento arquivístico;

• demonstrar a relação orgânica dos documentos.
AVALIAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO
A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois

permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição
dos arquivos permanentes.
Já a destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação
dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação.
O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve

identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura e do
registro, de acordo com os prazos e ações estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação do órgão
ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
O sistema de gestão arquivística de documentos também deve poder identificar os documentos que
já cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinação prevista. Se for um SIGAD, esse sistema
deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade
e destinação.
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PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
O sistema de gestão arquivística deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos e às
informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos
à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui pesquisa, localização e apresentação dos
documentos
SEGURANÇA
O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que
garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles
técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e características de acesso
aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.
Além disso, também devem ser levados em conta exigências e procedimentos de segurança da
infraestrutura das instalações, entre outras:
• Controle de acesso - O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a

documentos por usuário e/ou grupos de usuários.
• Uso e rastreamento - O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados.
• Trilhas de auditoria - A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no
SIGAD. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro
de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento,
recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a
data e a hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações
sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou
entidade
• Cópias de segurança - O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente em
caso de perda devido a sinistro, falha no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação
do suporte. Nos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios
de realização de cópias de segurança (becape, do inglês backup).
• Segurança da Infraestrutura - A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações
do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo
convencional.
Outros procedimentos importantes no quesito segurança e que são cobrados em prova são os
seguintes:
• Assinaturas digitais - Assinatura digital é uma sequência de bits que usa algoritmos específicos,
chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a
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integridade de um documento. Certificação digital é uma técnica, baseada em uma infraestrutura de

chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais.
O uso de assinaturas digitais e de certificação digital na administração pública foi padronizado e

normalizado com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Os requisitos só são aplicáveis quando há necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar
autenticação, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).
• Criptografia - Criptografia é um método de codificação de objetos digitais segundo um código secreto

(chave), de modo que não possam ser apresentados de forma legível ou inteligível por uma aplicação
e somente usuários autorizados sejam capazes de restabelecer sua forma original.
ARMAZENAMENTO
As considerações e ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencionais

e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso
aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazenamento

criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no longo prazo.
Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais
e digitais, devem-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades
desses dois tipos de documentos.
No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e
diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade,
acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças
ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
PRESERVAÇÃO
Os documentos arquivísticos têm de se manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for
necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Devem ser asseguradas as
características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoção de estratégias
institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam sua perenidade. Essas
estratégias são estabelecidas por uma política de preservação.
Tradicionalmente, a preservação de documentos arquivísticos concentra-se na obtenção da

estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, conteúdo e suporte estão
intrinsecamente ligados, de modo que a manutenção do suporte garante a preservação do documento.
Por outro lado, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode
implicar mudança de suporte e formato, bem como atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do
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suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem intervenções

periódicas.
As estratégias de preservação de documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base em sua
capacidade de manter as características desses documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir
monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no manuseio direto e obtenção de
suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética). No caso específico dos
documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos
ao suporte, por meio de procedimentos de migração, como atualização (refreshing) e conversão.
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são emulação, encapsulamento e

preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como
medida de preservação recomendável e necessária.
Qualquer que seja a estratégia de preservação adotada, é preciso documentar os procedimentos e as

estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para

preservar documentos digitais por longos períodos.
(VUNESP/CM Mauá-SP/Arquivista/2019) Modelo com especificação de requisitos a serem cumpridos pela

entidade titular do arquivo no sistema de gestão arquivística com a finalidade de garantir a confiabilidade,
autenticidade e acesso aos documentos, orientar a implantação da gestão em acervos híbridos e fornecer
especificações técnicas, funcionais e metadados para orientar a avaliação/aquisição de sistema pré-
existente, a especificação e o desenvolvimento de um sistema. Trata-se da definição de
a) SIGAD.
b) e-ARQ.
c) ISAD(G).
d) NOBRADE.
e) PCD.
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Essa é uma ótima definição para o e-ARQ Brasil. Vejamos:
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- Modelo com especificação de requisitos

- Garante a confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos
- Atua em acervos híbridos
- Fornece especificações técnicas, funcionais e metadados para orientar a avaliação/aquisição de sistema pré
existente.
Ou seja, em outras palavras, resume muito bem a definição com a qual vínhamos trabalhando, do Conarq:
"especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos,
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e
autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a
identificação de documentos arquivísticos".
Relembre ainda quais são os principais objetivos do e-ARQ, também listados pelo Conarq:
- Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais;
- Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a
especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
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6 - Microfilmagem
6.1 - Introdução
A microfilmagem, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) é:
Produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido
Completando o quadro, vamos ver o que agora o DBTA, entende por microfilme (não há definição para
microfilmagem no DBTA):
Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios

fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por
meio de leitor de microformas.
Em linhas gerais a microfilmagem é uma técnica de substituição do material original por uma cópia
em miniatura em um filme de material translúcido, flexível e estável, servindo como base para projeção
posterior da imagem.
O acesso aos documentos micrográficos é feito por meio de leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas.
Por representar exatamente o documento original, o documento em microfilme possui

validade legal como prova (valor probatório), tendo exatamente a mesma validade do
documento original, conforme Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996).
Dessa forma, o principal objetivo da utilização da microfilmagem é a economia de espaço. Essa

redução de espaço tem como garantia o valor legal do microfilme.
Antes de avançar, vejamos quais são as principais vantagens e desvantagens da microfilmagem:
VANTAGENS DESVANTAGENS
Validade legal, como veremos na legislação a seguir Baixa velocidade de recuperação
Redução do espaço e custos referentes ao Necessidade do emprego de máquinas para a
armazenamento visualização
Confiável quanto a autenticidade Acesso individualizado a cada documento
Segurança - filmes armazenados em cofres Cuidados na guarda devido a natureza do suporte
Confidencialidade - invisível a olho nu Perda de resolução devido a cópias sucessivas
Durabilidade do suporte
Vamos ver o que a legislação a respeito do tema nos diz.
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6.2 - Legislação
Importante você conhecer os principais pontos da Lei 5.433/1968 e do Decreto 1.799/1996 que
regulam a microfilmagem de documentos oficiais e dão demais providências. Vamos aos pontos mais
relevantes (não estranhe pois eliminei vários trechos das normas para irmos só no que interessa):
Lei 5.433/1968
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos

particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juízo ou fora dele.
A microfilmagem é legalmente autorizada e os filmes gerados possuem efeitos legais iguais aos dos
documentos originais. Isso diferenciava o microfilme das cópias digitalizadas até que em 2019 a Lei
13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 e atribui também ao documento digitalizado o valor probatório do
original.
Lei 5.433/1968, artigo 1o.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser

eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-

á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
Lei 5.433/1968, artigo 2o.
Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em
local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Decreto 1.799/1996
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após
a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se

prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na
esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de
1991.
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Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão
ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua
esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
A eliminação deverá seguir a legislação vigente e não é permitida para os documentos de guarda
permanente.
Lei 5.433/1968, artigo 1o.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição

detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser

eliminados antes de seu arquivamento.
Decreto 1.799/1996
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade

competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de
sua destinação final.
Em relação a movimentação dos documentos, os filmes produzidos devem ficar arquivados e têm
sua saída terminantemente vedada, assim como a eliminação dos originais microfilmados ainda em trânsito
é proibida.
Sendo assim, a microfilmagem, embora permitida para documentos em trânsito, é recomendável na

maioria dos casos somente após o encerramento e arquivamento do documento.
Decreto 1.799/1996
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de

documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Os prazos de guarda dos documentos físicos devem ser aplicados aos microfilmados, no caso de
documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas.
Decreto 1.799/1996
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de
imagem e de reprodução.
Por fim temos o estabelecimento do mínimo de 180 linhas por milímetro de definição para o processo
de microfilmagem e já vi isso em questão de prova!
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6.3 - Tipos de Microfilmagem
De acordo com o DTA temos 5 tipos de microfilmagem:
• Microfilmagem de Complemento - para complementação de acervos.

• Microfilmagem de Referência - tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar
a consulta de documentos.
• Microfilmagem de Segurança - visa a produção de cópias de segurança. Usada como medida
de segurança em caso de sinistros como incêndios, inundações, etc.
• Microfilmagem de Conservação (ou Preservação) - visa a conservação das informações
contidas em documentos de valor permanente que se encontrem danificados ou sejam objeto
de constante manuseio. Vale ressaltar que documentos históricos, mesmo que microfilmados,
não podem ser eliminados.
• Microfilmagem de Substituição - para documentos de valor temporário, eliminados com vista
ao aproveitamento de espaço e equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao
contrário da microfilmagem de conservação ou preservação.
6.4 - Sinalética
Há um conjunto de sinais visuais relacionados à microfilmagem que você precisa conhecer para a
prova. Ele deriva da Resolução 10/1999 do Conarq, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO 9878/1990
nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.
Vamos aos sinais adotados:
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(IADES/ALE-GO/Arquivista/2019) O resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos,

dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, é denominado
a) emulação.
b) reformatação.
c) microfilmagem.
d) digitalização.
e) telecinagem.
Comentário:
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
Essa é exatamente a definição atribuída à microfilmagem no artigo 3o do Decreto 1.799/1996. Vejamos:
"Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme,
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução".
Vamos analisar as demais alternativas:
Na A, entende-se por emulação de acordo com o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais (2016), "A
estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma
tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e
produzindo as mesmas saídas.”
Na letra B temos reformatação, ou “a mudança da forma de apresentação de um documento para fins de
acesso ou manutenção dos dados. Exemplo: Impressão ou transformação de documentos digitais em
microfilme, ou ainda, a captura de um documento para o meio digital por meio da digitalização”, segundo o
mesmo Glossário.
Na alternativa D temos a digitalização que já vimos que é o processo que consiste na conversão de um
documento em formato físico para o formato digital através de um meio adequado, por exemplo, um
escâner.
Por fim, na letra E a banca traz o termo telecinagem, que é o processo de transformar filmes em película
para outros formatos de vídeo.
(QUADRIX/CREF20-SE/Assistente Administrativo/2019) A microfilmagem de documentos é a técnica

adequada para a preservação dos documentos, mas não tem amparo legal.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
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A afirmativa está ERRADA.

A microfilmagem tem sim amparo legal. Vejamos o que diz a Lei 5.433/1968 em seu artigo 1o.:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou
fora dele.
Além disso é difícil considerar que ela é, de forma isolada, a técnica adequada para a preservação de
documentos considerando sua complexidade e custos. Pode e deve ser utilizada em conjunto com outras
técnicas porém difícil assumir que, isoladamente é a melhor alternativa.
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7 - Terminologia Arquivística Aplicada
Bem, estamos chegando ao final de mais uma aula.
A partir daqui vamos discutir temas diretamente ligados à Terminologia Arquivística.
Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA, pois é sempre comum termos ao
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia.
Desta vez relacionaremos os termos aqui trazidos com o conteúdo de Gestão Arquivística Digital, que
acabamos de estudar.
Vamos aos termos!
ACESSO
Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.
Mesmo no formato digital, a principal preocupação dos sistemas de gestão de documentos

arquivísticos permanece sendo o acesso a informação demandada pelo usuário cidadão,
contribuinte ou qualquer outro interessado. Com a digitalização dos documentos ou com os
documentos nato-digitais, há grande possibilidade do processo de acesso aos documentos se
tornar mais ágil e menos custoso.
ARMAZENAMENTO
Guarda de documentos em depósito.
O armazenamento precisa cumprir uma série de requisitos quando falamos do documento digital.
Vimos em aula que os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão
ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e
utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas
nos sistemas e nos formatos dos documentos.
ARMAZENAMENTO DE DADOS
Guarda de documentos e informações em meio eletrônico.
É exatamente a metodologia que estamos usando nesta aula.
ASSINATURA DIGITAL
Assinatura em meio eletrônico, que permite aferir a origem e a integridade do documento.
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É um dos procedimentos elencados entre as medidas de segurança necessárias para a correta

gestão dos documentos digitais.
AUTENTICAÇÃO
Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original,
de acordo com as normas legais de validação.
Trago o termo aqui para relembrar que o documento digitalizado desde 2019 tem a mesma força
legal do original com base nas alterações introduzidas pela Lei 13.874/2019 que alterou a Lei
12.682/2012.
BACKUP
Cópia de segurança em meio eletrônico.
Mais um instrumento de controle que deve ser previsto pelo SIGAD proporcionando a salvaguarda
regular dos documentos arquivísticos e dos seus metadados.
BANCO DE DADOS
Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por
programa específico.
Importante notar a diferença entre banco e base de dados. O banco de dados é a matéria prima
de uma base de dados, que será processada eletronicamente.
BASE DE DADOS
Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma

sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.
Importante diferenciar os conceitos de banco e base de dados.
CD
Disco ótico usado para armazenamento digital de áudio ou de dados e aplicações em meio
eletrônico. Abreviatura de compact disc.
Suporte bastante popular para o armazenamento de documentos digitais.

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CIFRA
Sistema de escrita organizado a partir de uma chave ou conjunto de regras ou símbolos previamente
escolhidos, destinado a comunicações secretas.
Termo diretamente ligado ao processo de criptografia, estudado no quesito segurança.
CIM
Microfilme utilizado para introduzir dados em computadores. Abreviatura de computer input

microfilm .
Entrada de dados em um computador via microfilme -> input
COM
Microfilme produzido por computador. Abreviatura de computer output microfilm .
Ao contrário do CIM, o COM é a "saída" das informações em formato de microfilme do

computador -> output.
CÓPIA DE SEGURANÇA
Cópia feita com vistas a preservar as informações no caso de perda ou destruição do original
Em relação a microfilmagem é a chamada microfilmagem de segurança, usada como medida de

segurança em caso de sinistros como incêndios, inundações, etc.
CRIPTOGRAFIA
Escrita que usa abreviaturas, cifras ou códigos para comunicação secreta.
Outro procedimento de segurança aguardado dos SIGADs.
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DADO
Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada,

processada e interpretada de forma manual ou automática.
Componente básico do processo de gestão de documentos digitais.
DIGITALIZAÇÃO
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,
como um escâner.
Tema e definição favoritos das bancas em provas de concurso.
DISCO
Suporte circular plano, onde são gravados sons.

Suporte clássico para armazenagem de documentos digitais sonoros.
DISCO MAGNÉTICO
Suporte circular plano, revestido por camada magnetizada que permite o armazenamento de
dados
Mais um suporte para a armazenagem de documentos digitais.
DISCO ÓTICO
Suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, em que se registram sinais
visuais, sonoros ou audiovisuais, por gravação digital. Também chamado disco laser.
Outro suporte para a armazenagem de documentos digitais.
DOCUMENTO DIGITAL
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
Base de quase tudo que estudamos na aula de hoje. Faz parte do grupo de documentos
eletrônicos, que formam um gênero documental.
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DOCUMENTO ELETRÔNICO
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis

por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
Gênero documental que engloba os documentos digitais. Importante saber essa diferença.
DOCUMENTO MICROGRÁFICO
Gênero documental integrado por documentos em microforma, como cartões-janela,

microfilmes e tab-jacks.
Os microfilmes fazem parte deste gênero documental.
INDEXAÇÃO
Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave
ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
Processo crítico dentro da gestão arquivística digital que permite a localização e acesso dos
documentos em formato eletrônico.
METADADOS
Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender

e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
Outro elemento do processo de indexação, que permite a localização e acesso dos documentos
digitais.
MICROFICHA
Microforma em filme, cujas imagens ou fotogramas são dispostos em linhas paralelas ou

colunas.
Semelhante ao microfilme, permite a captura dos dados em outro formato, agora minimizado.
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MICROFILMAGEM
Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.
Processo importante e muito cobrado dentro de gestão de documentos digitais.
Veja agora as diversas definições trazidas pelo DBTA em relação a microfilmes:
MICROFILME - Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e

imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja
leitura só é possível por meio de leitor de microformas.
MICROFILME DE COMPLEMENTO - Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou

suplementar acervo.
MICROFILME DE PRESERVAÇÃO - Microfilme que serve à preservação de documentos,

protegendo os do uso e manuseio constantes.
MICROFILME DE SEGURANÇA - Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser

armazenado em local distinto daquele dos originais(1), de preferência em câmara de
segurança.
MICROFILME DE SUBSTITUIÇÃO - Microfilme que serve à preservação das informações

contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o
aproveitamento de espaço.
MICROFILME NEGATIVO - Microfilme no qual os tons claros e escuros do original aparecem

invertidos.
MICROFILME POSITIVO - Microfilme cuja polaridade é a mesma do original.
MICROFORMA - Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo

microimagens.
MICROGRAFIA - Conjunto de técnicas e procedimentos usados para o registro de

informações em microforma.
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TIRA DE MICROFILME - Segmento de um rolo de microfilme, geralmente inserido numa

jaqueta.
ULTRAFICHA - Microficha contendo imagem(ns) reduzida(s) mais que noventa vezes.
PROCESSAMENTO DE DADOS
Desempenho sistemático de uma operação ou sequência de operações sobre dados, por um ou

mais computadores, para atingir um resultado final desejado.
Processo do base de dados, apoiada no banco de dados original.
PROTEÇÃO DE DADOS
Procedimentos derivados de legislação específica, que objetivam impedir o acesso(1) de pessoas

não autorizadas a informações sigilosas ou relativas à privacidade de outrem.
Procedimento relacionado ao quesito segurança
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Identificação ou localização da informação desejada.
Resultado crítico para o processo de gestão documental digital. Informação continua tendo a
necessidade de ser localizada de maneira ágil e sistemática, o que exige emprego dos requisitos
do e-ARQ, sistematizando e trazendo eficiência e velocidade ao processo.
RESOLUÇÃO
Medida da nitidez de uma imagem, expressa no número de linhas discerníveis por milímetro.
Também chamada definição.
Lembre-se que de acordo com o artigo 5o do Decreto 1.799/1996, a microfilmagem, de qualquer
espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de
definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
RESTRIÇÃO DE ACESSO
Limitação do acesso em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da

natureza do conteúdo.
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O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por usuário
e/ou grupos de usuários.
SINALÉTICA
Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao

conteúdo da microforma.
Importante para a prova conhecer os principais sinais adotados na microfilmagem.
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8 - Considerações Finais
Aqui chegamos ao final de nossa aula de número 10.
Passamos pelos pontos mais importantes e mais cobrados em provas no que diz respeito à Gestão
Arquivística Digital.
Primeiro estudamos as diferenças entre as definições dos diferentes tipos de documentos, sejam eles
eletrônicos, nato digitais ou digitalizados.
Em seguida vimos os principais pontos e diferenças entre o GED e o SIGAD. Mergulhamos ainda no e-
ARQ com base nas diretivas e normatizações do Conarq, entendendo especialmente quais são seus principais
requisitos e objetivos.
Por último estudamos o processo de microfilmagem, passando por sua legislação e terminando na
sinalética, assunto que era mais cobrado há alguns anos, mas que ainda aparece em provas recentes.
Com isso fechamos o bloco de temas relacionados a Gestão Arquivística Digital.
Na próxima aula estudaremos a legislação arquivística nacional. Passaremos pela Constituição, Leis
Federais, Decretos que as regulamentam, Portarias e outras normativas importantes. Como já estudamos
praticamente tudo em Arquivologia será uma aula produtiva pois provavelmente vai "arrematar" alguns
temas que teremos que retomar para explicar os principais pontos da normativa vigente.
Vamos em frente! Nos vemos breve, na próxima aula. Tchau!
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QUESTÕES COMENTADAS
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL
1. (QUADRIX/CRM-AC/Assistente Administrativo/2019) A digitalização dos documentos destinados

ao arquivamento só deve ser feita para os documentos mais vulneráveis à deterioração pela ação
do tempo, no caso em que, ocorrendo, a organização estará sujeita a penalidades.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Não há restrições em relação a que tipo de documento deva passar pelo processo de digitalização. Na
verdade, o mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela
atividade de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por
exemplo, que serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do
custo da atividade de digitalização. Dentro desse contexto porém, os documentos mais sujeitos à
deterioração pela ação do tempo certamente são bons candidatos ao processo de digitalização, mas não
apenas eles, já que o processo é aberto e extensível a qualquer tipo de documento, cabendo a organização
produtora ou acumuladora tomar a decisão.
2. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) O conjunto de procedimentos

e operações técnicas característico de gestão arquivística de documentos, processado
eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que
existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo, é o
a) SGBD.
b) SIGAD.
c) PDF/A.
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d) OCR.
e) DOI.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O SGBD é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Segundo o e-ARQ
Brasil (2011), é “software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de
manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia
e restauração de dados, alterações no modelo de dados)”.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. É uma ótima definição do SIGAD. Note que cita os
"procedimentos e operações técnicas", o "processamento eletrônico", e a aplicação em ambientes somente
"digitais" ou "´híbridos".
A alternativa C está incorreta. O PDF (Portable Document Format/Archive) é um formato de arquivo

eletrônico muito utilizado em organizações públicas e privadas devido aos seus recursos e facilidade de
exibição e compartilhamento. É possível incluir proteção no arquivo para restringir edições, de modo a
aumentar a confidencialidade e integridade dos documentos.
A alternativa D está incorreta. O OCR (optical character recognition) é uma tecnologia de reconhecimento
óptico de caracteres dos arquivos, criando assim textos editáveis. Por exemplo, ao escanear a página de um
livro impresso em formato imagem, pode-se utilizar OCR posteriormente para que o texto seja reconhecido,
facilitando assim a busca por determinados termos.
A alternativa E está incorreta. O DOI (Digital Object Identifier) é um identificador único para objetos digitais,
como por exemplo, artigos, livros e outras publicações científicas disponíveis na web, de forma a preservar
a autenticidade dos arquivos.
3. (QUADRIX/CONRERP-2 (SP PR)/Assistente Administrativo/2019) A digitalização dos documentos

destinados ao arquivo morto é importante para possibilitar a inutilização ou incineração desses
documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Em primeiro lugar, o fato do documento ter sido digitalizado não quer dizer que seu original poderá ser
eliminado. Os documentos de valor secundário e de guarda permanente, por exemplo, mesmo após
digitalizados, precisam ter os seus originais preservados.
Dessa forma, a digitalização, embora muitas vezes importante pelo caráter preventivo, não justifica por si só
a destruição da versão original do documento.
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Além disso, o procedimento correto para a inutilização de documentos é a fragmentação manual ou

mecânica do papel para reciclagem e nunca a incineração, o que também contraria o enunciado
apresentado.
Note ainda na questão a utilização do termo arquivo "morto" no lugar de "permanente", tema polêmico na
comunidade de arquivologia.
4. (CEBRASPE/ÁREA 10/Oficial Técnico Inteligência/2018) A finalidade do modelo de requisitos para

sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (e-ARQ Brasil) é estabelecer
políticas relativas à gestão formal de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Segundo o próprio e-ARQ Brasil, o e-ARQ é "uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela
organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.”
Dessa forma o e-ARQ tem a finalidade de estabelecer requisitos mínimos para os sistemas de gestão
arquivística, acompanhado de suas devidas especificações e não estabelecer políticas relativas a gestão
formal de documentos como traz a banca no enunciado da questão.
5. (FCC/TRT - 11a Região/Apoio Especializado Arquivologia/2017) O e-ARQ Brasil, elaborado pelo

Conselho Nacional de Arquivos (Rio de Janeiro, 2011), estabelece requisitos para os sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos. Considere, em relação à aplicação da tabela
de temporalidade e à destinação de documentos, as seguintes afirmações:
I. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, o sistema

deverá criar um registro para cada referência desse documento, e cada registro estará vinculado
ao mesmo objeto digital.
II. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, e tiver prazos
de guarda diferentes associados a ele, o sistema deverá verificar automaticamente todos os prazos
de guarda e as destinações previstas para esse documento, garantindo que ele seja mantido em
cada processo ou dossiê pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação de
documentos.
III. No momento da eliminação, o objeto digital não poderá ser eliminado sem que antes se
verifique a temporalidade de todas as referências associadas a ele. O objeto digital só poderá ser
eliminado quando os prazos de guarda de todas as referências tiverem sido cumpridos. Antes
disso, só se pode fazer a eliminação de cada registro individualmente.
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Está correto o que se afirma em:
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
e) III, apenas.
Comentários:
Vamos analisar cada uma das afirmativas antes de buscar a alternativa correta.
I. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, o sistema deverá criar
um registro para cada referência desse documento, e cada registro estará vinculado ao mesmo objeto digital.
- CORRETO. O sistema deve ser capaz de registrar os vínculos do documento digital com cada um dos
processos ou dossiês com os quais ele estiver associado.
II. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, e tiver prazos de guarda
diferentes associados a ele, o sistema deverá verificar automaticamente todos os prazos de guarda e as
destinações previstas para esse documento, garantindo que ele seja mantido em cada processo ou dossiê
pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação de documentos. - CORRETO. O sistema deve
ser capaz de identificar e alertar o usuário sobre os diferentes prazos de guarda e/ou destinação, permitindo
que o documento digital cumpra todos eles, junto aos diferentes processos e/ou dossiês aos quais está
associado. A alternativa seguinte exemplifica muito bem essa questão.
III. No momento da eliminação, o objeto digital não poderá ser eliminado sem que antes se verifique a
temporalidade de todas as referências associadas a ele. O objeto digital só poderá ser eliminado quando os
prazos de guarda de todas as referências tiverem sido cumpridos. Antes disso, só se pode fazer a eliminação
de cada registro individualmente. CORRETO. Esta afirmativa tem ligação direta com a anterior. O documento
digital só poderá ser eliminado individualmente, permanecendo vinculado aos demais processos e/ou
dossiês que possuem prazos de guarda mais extensos ou mesmo que preveem guarda permanente. Neste
último caso não serão nunca eliminados, mesmo que a destinação de outros processos e/ou dossiês aos
quais estivessem atrelados fossem a eliminação após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda.
Desta forma as afirmativas I, II e III estão corretas.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
6. (FCC/TRT - 11a Região/Apoio Especializado Arquivologia/2017) No âmbito da preservação de

documentos digitais, emulação é
a) o processo de transferência de dados de um sistema informatizado para outro, independentemente de

eventuais conversões.
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b) a estratégia que se baseia no uso de recursos computacionais para fazer com que uma nova tecnologia
possa funcionar com as características de outra que se tornou obsoleta.
c) a técnica de migração que consiste em mudar a maneira como se apresenta um documento para fins de
acesso ou manutenção dos dados nele contidos.
d) o processo de conversão de um documento para o formato analógico, por meio de dispositivo apropriado.
e) o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no sistema computacional.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Essa é a definição do processo de exportação de dados, que admite ou não
conversões.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Segundo o Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, emulação é a estratégia de preservação digital que
se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as
características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas, literalmente
o que a banca traz na alternativa correta.
A alternativa C está incorreta. Esse é o processo de reformatação, técnica de migração que consiste na
mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou preservação dos dados, como,
por exemplo, a impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou a
transferência de documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia COLD).
A alternativa D está incorreta. Essa é quase a definição de digitalização, trocando o termo "formato digital"
por "formato analógico".
A alternativa E está incorreta. Desta feita o examinador está se referindo à trilha de auditoria que é o
conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de
intervenção no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
7. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Um documento arquivístico

digital é aquele que tem a informação resultante das atividades de pessoas físicas ou jurídicas
registrada em dígitos binários, acessível em sistemas computacionais gerenciados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa está CORRETA.

Veja qual é a definição de documento arquivístico digital elencada pelo e-ARQ Brasil: "informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional".
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8. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Os requisitos necessários

para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos são:
autenticidade, confiabilidade, rastreabilidade e originalidade.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
são: captura, armazenamento, indexação e recuperação (lembre-se da sigla -> CAIR!).
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema
de gestão arquivística.
O armazenamento, que permeia todo o ciclo de vida do documento, deve garantir a autenticidade e o acesso
aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista
de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação.
Por fim, a recuperação é o processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema
de informação.
9. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) O sistema informatizado de

gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicado em ambientes digitais, com repositórios
digitais.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é o conjunto de procedimentos e operações
técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente.
É aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos somente digitais ou digitais
e não digitais de forma simultânea.
10. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) O modelo de requisitos do e-ARQ Brasil não se aplica ao setor

privado, mas a todas as esferas do setor público.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua
confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.
Importante ressaltar que a política nacional é de arquivos públicos e privados, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas pelo CONARQ.
Dessa forma, o modelo de requisitos do e-ARQ Brasil se aplica tanto ao setor privado como a todas as esferas
do setor público.
11. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Registro, classificação e arquivamento são etapas da captura de

documentos.
a) Certo
==62cfa==
b) Errado
Comentários:

A captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD por
meio das ações de registro, classificação, indexação, atribuição de metadados (ou restrição de
acesso) e arquivamento.
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
• captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato
específicos (.doc, .pdf, .rtf) – o registro inicial é feito pelo usuário ao capturar o documento para o
SIGAD;
• captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada

ao SIGAD – o registro e a anexação ao sistema de gestão podem ser automáticos, complementados
pelo usuário do SIGAD;
• captura em lote – inclusão, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de

outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas diárias, dossiês, processos.
12. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) O uso de assinaturas e marcas d’água digitais nos documentos

está contemplado nos requisitos de gestão.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Assinaturas e marcas d´água estão contempladas entre os requisitos de segurança e não de gestão.
De acordo com o e-ARQ Brasil, fazem parte dos requisitos para serviços de segurança:
• Cópias de segurança
• Controle de acesso
• Classificação da informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação sensível
• Trilhas de auditoria
• Assinaturas digitais
• Criptografia
• Marcas d’água digitais
• Acompanhamento de transferência
• Autoproteção
• Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais
13. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades, devem

ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD).
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com a Resolução Conarq 25/2007, o SIGAD aplica-se somente as fases corrente e intermediária.
Relembremos a norma:
Resolução Conarq 25/2007
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -

SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária
do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução,
disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.
§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
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Dessa forma, com a gestão arquivística de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária e o
SIGAD é um sistema de gestão arquivística de documentos, ele não pode ser admitido nas três idades
documentais, mas somente nas duas primeiras.
14. (FCC/MANAUSPREV/Analista Previdenciário Arquivologia/2015) O modelo de requisitos destinado

a fornecer, na área arquivística brasileira, especificações (técnicas e funcionais) e metadados que
orientem a aquisição e o desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da
plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, é conhecido como
a) e-ARQ Brasil.
b) NOBRADE.
c) ISAD(G).
d) EAD.
e) SINAR.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O enunciado refere-se claramente ao e-ARQ Brasil,
uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos,
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e
autenticidade, assim como sua acessibilidade.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou
implantado.
A alternativa B está incorreta. NOBRADE é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Não tem qualquer
relação com o tema.
A alternativa C está incorreta. ISAD(G) é uma norma internacional de descrição arquivística. Não tem
qualquer relação com a questão em tela.
A alternativa D está incorreta. EAD é a sigla utilizada para representar Educação a Distância. É uma forma de
ensino/aprendizagem mediados por tecnologias que permitem que o professor e o aluno estejam em
ambientes físicos diferentes. Também sem relação com a questão.
A alternativa E está incorreta. O SINAR é o Sistema Nacional de Arquivos. Também não tem relação qualquer
com o enunciado.
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15. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) No tratamento da documentação, o gerenciamento eletrônico

de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de, no primeiro, uma
política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política arquivística e de
maneira compartimentada.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

O enunciado da questão praticamente inverte as características de cada um dos sistemas. SIGAD e GED tem
objetivos e características diferentes.
O SIGAD pode ser considerado um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle
do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão
arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado, dessa forma, trata os documentos de
maneira temporal e orgânica e não compartimentada.
Já o GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão
ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento
e distribuição, podendo agir, portanto, de forma compartimentada.
Resumindo:
- SIGAD: política temporal e orgânica.
- GED: política arquivística compartimentada.
16. (FCC/TRT 3a Região/Apoio Especializado Arquivologia/2015) A preservação de documentos em

suporte-papel implica, principalmente, sua proteção contra agentes químicos e biológicos,
enquanto que a preservação do documento digital depende
a) da existência prévia do documento em suporte-papel.

b) da realização diária de downloads.
c) do uso de fontes adequadas.
d) da solicitação antecipada de copyright.
e) da atualização de equipamentos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A preservação do documento digital independe da existência prévia do

documento em suporte papel.
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A alternativa B está incorreta. A preservação do documento digital não está vinculada a realização diária de
downloads.
A alternativa C está incorreta. A preservação do documento digital também não está vinculada ao uso de
fontes adequadas.
A alternativa D está incorreta. Não há relação entre a solicitação antecipada de copyright e a preservação
de documentos em formato digital.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Segundo o e-ARQ Brasil, os documentos arquivísticos
têm de se manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for necessário, garantindo-se sua longevidade,
funcionalidade e acesso contínuo.
Devem ser asseguradas as características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam sua
perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação.
Tradicionalmente, a preservação de documentos arquivísticos concentra-se na obtenção da estabilidade do

suporte da informação. Nos documentos convencionais, conteúdo e suporte estão intrinsecamente ligados,
de modo que a manutenção do suporte garante a preservação do documento.
Por outro lado, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar
mudança de suporte e formato, bem como atualização do ambiente tecnológico. Para completar, a
fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem
intervenções periódicas.
17. (FCC/TRT 3a Região/Apoio Especializado Arquivologia/2015) O e-ARQ Brasil − modelo de

requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivista de documentos estabeleceu
metadados para uma série de entidades: documento, evento de gestão, classe, agente,
componente digital e evento de preservação. Quanto ao tipo de meio, o documento pode ser
a) manuscrito, impresso ou desenhado.

b) textual, sonoro ou iconográfico.
c) digital, não digital ou híbrido.
d) bibliográfico, museológico ou arquivístico.
e) manual, mecânico ou misto.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os Tipos de Meio estabelecidos pelo e-ARQ em seu item 1.8 são digital, não
digital ou híbrido.
A alternativa B está incorreta. Os Tipos de Meio estabelecidos pelo e-ARQ em seu item 1.8 são digital, não
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O item 1.8 do e-ARQ estabelece os Tipos de Meio
possíveis para um documento. São eles: digital, não digital ou híbrido.
Veja abaixo:
A alternativa D está incorreta. Os Tipos de Meio estabelecidos pelo e-ARQ em seu item 1.8 são digital, não
A alternativa E está incorreta. Os Tipos de Meio estabelecidos pelo e-ARQ em seu item 1.8 são digital, não
18. (VUNESP/CRO-SP/Assistente Administrativo/2015) Assinale a alternativa que apresenta

corretamente a solução de tecnologia da informação para gestão arquivística que controla o ciclo
de vida dos documentos.
a) OWL.
b) HTML.
c) RDF.
d) SIGAD.
e) XML.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. OWL é uma extensão de documentos de arquivo eletrônico.
A alternativa B está incorreta. HTML também é uma extensão de documentos de arquivo eletrônico.
A alternativa C está incorreta. RDF é, mais uma vez, uma extensão de documentos de arquivo eletrônico.
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A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O SIGAD pode ser considerado um conjunto de
procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a
produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em
um sistema informatizado, dessa forma, trata os documentos de maneira temporal e orgânica e não
compartimentada.
A alternativa E está incorreta. Por fim, XML é de novo uma extensão de documentos de arquivo eletrônico.
19. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto

de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
destes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Relembre a definição do e-ARQ - do Conarq - para SIGAD:
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de

gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares

O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um

programa de gestão arquivística de documentos.
20. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um
sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão de
documentos de arquivo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Em relação ao escopo de aplicação do e-ARQ, ele deve ser utilizado para desenvolver um sistema
informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de
documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e
aos que compreendem documentos digitais e convencionais.
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21. (QUADRIX/CRA-PR/Secretária I/2019) Captura é uma tecnologia relacionada ao gerenciamento

eletrônico de documentos que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A banca está conferindo à captura o significado de digitalização.
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema

de gestão arquivística por meio das seguintes ações:
• registro;
• indexação;
• arquivamento.

22. (CEBRASPE/CGM - João Pessoa-PB/Técnico Municipal Controle Interno/2018) Uma das indicações
para a digitalização de documentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela
documentação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A digitalização tem diversas demandas, entre elas:
• Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações;

• Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos;
• Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos;
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• Redução de gastos com cópias;

• Garantia de preservação e segurança dos documentos originais;
• Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda).
O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade
de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que
serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade
de digitalização.
23. (CEBRASPE/Área 10/Oficial Técnico Inteligência/2018) Em um sistema informatizado de gestão

arquivística de documentos, a atividade de registro de protocolo é realizada no procedimento de
captura.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o

(registrando-o) ao sistema de gestão arquivística por meio das ações abaixo e, portanto, efetuando a
atividade de registro de protocolo:
• registro;
• indexação;
• arquivamento.

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24. (CEBRASPE/Área 10/Oficial Técnico Inteligência/2018) No ambiente digital, os metadados têm

papel fundamental na função criação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Primeiro vamos ver o que o DBTA entende por Metadados: "Dados estruturados e codificados, que
descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo."
Adicionando à definição, segundo CAMPOS (2007, p.34-35): “Metadados referentes à administração, acesso,
preservação e uso das coleções são constantemente empregados em repositórios. Isso é particularmente
notável em bibliotecas e arquivos digitais.
Nesses ambientes, os metadados não apenas descrevem e identificam um objeto informacional, mas
explicitam as condições corretas ou ideais de seu gerenciamento, as relações do objeto com outros na
coleção, sua função, utilização, comportamento, contexto de criação e condições de preservação.
À medida que a utilização da informação em ambientes digitais sofistica-se, é esperado que haja uma
ampliação no escopo das funcionalidades dos metadados. A direção que seu desenvolvimento tomará está
fortemente relacionada às características da comunidade que os utiliza e às tarefas a serem desempenhadas.
O certo é que a criação e a manutenção de metadados tendem a ser um componente fundamental para a
maioria das estratégias de preservação digital”.
Portanto, é possível dizer que os metadados têm papel fundamental na função criação.
25. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Documentos eletrônicos, ao contrário dos

convencionais, não podem ser considerados completos em relação à sua forma intelectual
somente pela inclusão de data e assinatura.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com Rosely Rondinelli: "Em relação ao grau de completude da forma intelectual, observe-se que
enquanto nos documentos convencionais elementos como data e assinatura são considerados suficientes
para que os mesmos sejam considerados completos, o mesmo não acontece com os documentos
eletrônicos, os quais precisam de complementos. Assim, à data do documento faz-se necessário acrescentar
a hora de sua transmissão aos destinatários (...). Da mesma maneira, em relação à assinatura (...) é preciso
que seja reforçada pelo acréscimo automático (...) do nome do autor no cabeçalho do documento, ou ainda
por meio de uma assinatura eletrônica ou digital."
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26. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) O conteúdo de bases de dados dinâmicas não pode

ser considerado documento arquivístico.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com Rosely Rondinelli "...para existir o documento arquivístico tem que estar afixado num
suporte. Isso quer dizer que dados contidos em bases de dados dinâmicas, isto é, que mudam
constantemente, não podem ser considerados documentos arquivísticos. Para tanto, esses dados teriam que
ser reunidos e seu conteúdo, devidamente articulado, fixado num suporte."
Dessa forma, o conteúdo das bases de dados dinâmicas não é considerado um documento de arquivo
justamente em função de sua dinamicidade e por sua falta de fixação em um suporte.
27. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Documento resultante do processo de

digitalização deve ser considerado como documento original.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A documento digitalizado, embora goze dos mesmos efeitos legais do seu original, não deve ser considerado
um documento original, mas sim uma cópia.
28. (VUNESP/FUNDUNESP/Historiógrafo/2016) De acordo com o CONARQ, uma vez reconhecida como

documento arquivístico, a mensagem de correio eletrônico corporativo deverá ser dotada das
qualidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicidade, unicidade, confiabilidade,
autenticidade e acessibilidade. Nesse sentido, são documentos arquivísticos as mensagens de
correio eletrônico corporativo
a) cujo conteúdo é de caráter pessoal, sem relação com as atividades do órgão ou entidade.
b) cujo conteúdo se refere a correntes, propagandas, promoções e afins.
c) cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
d) enviadas para grupos de trabalho ou coordenações, com a finalidade de informação.
e) com material de referência, isto é, documentos usados para subsídio teórico no desenvolvimento de uma
atividade.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é um documento eletrônico. Veja a explicação na alternativa correta.
A alternativa B está incorreta. Não é um documento eletrônico. Veja a explicação na alternativa correta.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Veja as situações nas quais a ONU (Organização das
Nações Unidas) identifica a mensagem eletrônica como um documento arquivístico:
- mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
- mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo
conteúdo se refere à atividade do órgão ou entidade.
- mensagem recebida de fonte externa (pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico
oficial.
- mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião.
- mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou
finalizada.
Há também situações em que a ONU considera que a mensagem eletrônica não é um documento
arquivístico:
- mensagem cujo conteúdo é de caráter pessoal (não tem relação com as atividades do órgão ou entidade).
- mensagem cujo conteúdo se refere a “correntes”, propagandas, promoções e afins.
- cópia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenações, com a única finalidade de
referência ou informação.
- material de referência, isto é, documentos usados apenas para subsídio teórico no desenvolvimento de
uma atividade.
A alternativa D está incorreta. Não é um documento eletrônico. Veja a explicação na alternativa correta.
A alternativa E está incorreta. Não é um documento eletrônico. Veja a explicação na alternativa correta.
29. (CEBRASPE/PCie PE/Auxiliar Legista/2016) A digitalização, apesar de muito utilizada para a

preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.

b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Esta é uma vantagem da digitalização.
A alternativa B está incorreta. Outra vantagem da digitalização.

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A alternativa C está incorreta. Não é uma desvantagem pois a digitalização na verdade não apresenta essa
dificuldade na geração de cópias, tornando-as inclusive, mais fáceis.
A alternativa D está incorreta. Essa dificuldade também não existe no processo de digitalização.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A obsolescência de software e hardware é um dos

principais problemas para a preservação dos documentos digitais, que são o resultado final de um processo
de digitalização.
Por outro lado a digitalização apresenta uma série de vantagens, muitas delas listadas nas demais
alternativas desta mesma questão:
• a diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;

• a facilidade de acesso, com a possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
• a busca a informação (sistema de indexação);
• a segurança, pela inviolabilidade dos dados;
• a preservação e durabilidade do acervo; e
• a transparência das informações.
30. (FCC/MANAUSPREV/Analista Previdenciário/2015) De acordo com a Câmara Técnica de

Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, o sistema de controles que se estende
por todo o ciclo de vida dos documentos, assegurando sua autenticidade ao longo do tempo,
configura a chamada
a) linha de temporalidade.
b) teoria das três idades.
c) cadeia de preservação.
d) jurisdição arquivística.
e) integridade arquivística.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Linha de temporalidade não é um conceito apresentado nem no DBTA e nem
no Glossário da CTDE, do Conarq. Possivelmente está aí apenas para confundir o candidato com o termo
Tabela de Temporalidade, que também não tem qualquer relação com o tema abordado.
A alternativa B está incorreta. Segundo o DBTA a teoria das três idades é a teoria de acordo com a qual os
arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência
de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A cadeia de preservação é o sistema de controles que
se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo.
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A alternativa D está incorreta. A jurisdição arquivística é a competência de arquivos sobre a produção,

tramitação, entrada de documentos, avaliação, eliminação, preservação e/ou acesso, definida por leis ou
regulamentos.
A alternativa E está incorreta. Integridade arquivística, segundo o Glossário da Câmara Técnica de

Documentos Eletrônicos - CTDE, é o estado dos documentos que se encontram completos e que não
sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
31. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) São duas as formas de se gerarem documentos digitais

(eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por processo de
digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais independe do uso de
softwares específicos ou de computadores.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
É correta a afirmação de que "são duas as formas de se gerarem documentos digitais (eletrônicos):
diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por processo de digitalização".
Porém, a questão peca ao informar que "Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais
independe do uso de softwares específicos ou de computadores". Os documentos digitais em regra
dependem do uso de softwares específicos e do próprio computador para poderem ser visualizados.
32. (CEBRASPE/MTE/Agente Administrativo/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos

no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos, devem
receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com a Resolução nº 20, de 16 julho de 2004, em seu artigo 3º, a gestão arquivística de documentos
digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que
adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional
de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos
arquivísticos.
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Dessa forma, os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento das atividades do
MTE também são considerados documentos arquivísticos e devem ser tratados como tal, e não
exclusivamente pela área de TI.
33. (CEBRASPE/CADE/Agente Administrativo/2014) A digitalização de documentos de arquivo é

aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado
simultaneamente por diferentes usuários.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A digitalização é indicada em várias ocasiões e tem uma lista significativa benefícios, veja abaixo:
Dessa forma, a digitalização é sim indicada quando existe um conjunto documental volumoso que será
acessado simultaneamente por diferentes usuários.
O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade
de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que
serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade
de digitalização.
34. (CEBRASPE/TC-DF/Analista de Administração Pública/2014) Uma das vantagens da digitalização

de documentos é preservar o original do manuseio intenso.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

Ao lado de outras indicações, como as listadas abaixo, a preservação do original do manuseio intenso é um
dos casos recomendados para a aplicação do processo de digitalização. Isso é importante, especialmente,
para documentos históricos e de valor secundário, que deverão ser preservados de maneira permanente
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(lembrando que, mesmo após digitalizados, os originais de documentos de valor secundário não devem ser
eliminados).
Veja outras ocasiões nas quais a digitalização é bem-vinda:
35. (CEBRASPE/CNJ/Analista Judiciário/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos

eletrônicos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A gestão de documentos aplica-se a qualquer tipo de documentos. Veja sua definição na Lei 8.159/1991, a
chamada Lei Nacional de Arquivos, em seu artigo 3o.:
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Não há, portanto, nenhum tipo de exclusão em relação a qualquer tipo de documento.
36. (VUNESP/BNDES/Profissional Básico Arquivologia/2002) De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de

janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais,
microfilmagem é
a) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou

eletrônicos.
b) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos.
c) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de
redução de 96,5%.
d) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%.
e) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos.
Comentários:
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o. do Decreto nº
1.799/1996, “Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução
em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
redução.”
A alternativa B está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus
de redução". Além disso não é um processo de reprodução fotográfica, mas em filme por meio fotográfico.
A alternativa C está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus
de redução", além de abranger dados e imagens, não listados na alternativa.
A alternativa D está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus
de redução" e não fala sobre processo de reprodução ótica, mas sim em filme por meio fotográfico ou
eletrônico.
A alternativa E está incorreta. Não se refere a "qualquer processo de transferência", mas sim um processo
de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos.
37. (FCC/TRT 2a Região/Analista Judiciário/2014) Para microfilmes e microfichas, recomenda-se

reprodução
a) em cores e resolução mínima de 600 dpi.

b) bitonal e resolução mínima de 300 dpi.
c) em tons de cinza e resolução mínima de 300 dpi.
d) em tons de cinza e resolução mínima de 600 dpi.
e) bitonal e resolução mínima de 600 dpi.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é recomendável o uso de cores e a resolução mínima é de 300 dpi e não
600.
A alternativa B está incorreta. A recomendação é do uso de tons cinza e não bitonal.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A publicação do Conarq que trata sobre o tema
(Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes) indica, para microfilmes e
microfichas, o uso de tons de cinza e resolução mínima de 300 dpi, veja abaixo:
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A alternativa D está incorreta. A resolução mínima a ser adotada é de 300 dpi.
A alternativa E está incorreta. A recomendação é do uso de tons cinza e não bitonal, além da resolução
mínima ser de 300 e não de 600 dpi.
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38. (FCC/TRT 2a Região/Apoio Especializado/2012) De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos

(Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010), a digitalização obedece a padrões de coloração, formato
e resolução mínima. No caso da digitalização de microfilmes e microfichas, tais padrões são,
respectivamente,
a) escala de cinza, GIF e 300 dpi.

b) preto e branco, WMF e 600 dpi.
c) escala de cores, BMP e 3.000 dpi.
d) escala de cinza, TIFF e 300 dpi.
e) preto e branco, JPEG e 600 dpi.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Veja as recomendações do Conarq nos comentários da alternativa correta ou
na própria tabela.
A alternativa B está incorreta. Veja as recomendações do Conarq nos comentários da alternativa correta ou
na própria tabela.
A alternativa C está incorreta. Veja as recomendações do Conarq nos comentários da alternativa correta ou
na própria tabela.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Mais uma questão sobre o tema e, mais uma vez,
temos que recorrer a tabela do Conarq. Note que ela indica a adoção de tons de cinza TIFF e resolução
mínima de 300 dpi.
A alternativa E está incorreta. Veja as recomendações do Conarq nos comentários da alternativa correta ou
na própria tabela.
75

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404730
39. (FCC/TRT 1a Região/Apoio Especializado/2011) No processo de microfilmagem,
significa
a) repetição de imagem.
b) documento restaurado.
c) página retirada.
d) papel rasgado.
e) rolo inicial.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
Veja na tabela abaixo que o símbolo trazido pelo enunciado se refere exatamente à repetição de imagem.
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404730
A alternativa B está incorreta. NO Anexo I da Resolução 10/1999 do Conarq, que trata de SÍMBOLOS
UTILIZADOS – ISO 9878/1990, não há menção à símbolo aplicado a documento restaurado.
A alternativa C está incorreta. Este seria o símbolo correto para "página retirada".
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A alternativa D está incorreta. Este seria o símbolo correto para "papel rasgado".
A alternativa E está incorreta. Estes seriam os símbolos a ser utilizados no rolo inicial (o primeiro, à
esquerda) e nos demais rolos (o segundo, a direita);
40. (VUNESP/BNDES/Profissional Básico Arquivologia/2002) A resolução nº 10 do CONARQ dispõe

sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem
de documentos arquivísticos. Ela determina que, nas situações em que os documentos tenham
continuidade em mais de um rolo, é necessário encerrar o primeiro rolo com um símbolo que
represente "continua em outro rolo". Assinale a alternativa que indica este símbolo.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. Este símbolo indica o "fim do rolo".
A alternativa B está incorreta. Este símbolo indica "numeração e/ou data incorreta".
A alternativa C está incorreta. Este símbolo indica "início do rolo".
A alternativa D está incorreta. Este símbolo indica "páginas e/ou números em falta".
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Este é o símbolo que representa "continua em outro
rolo". Veja abaixo:
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GABARITO
1. ERRADA 21. ERRADA

2. B 22. CORRETA
3. ERRADA 23. CORRETA
5. A 25. CORRETA
6. B 26. CORRETA
7. CORRETA 27. ERRADA
8. ERRADA 28. C
9. ERRADA 29. E
10. ERRADA 30. C
11. CORRETA 31. ERRADA
14. A 34. CORRETA
16. E 36. A
17. C 37. C
18. D 38. D
19. CORRETA 39. A
20. CORRETA 40. E
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RESUMO
 Documentos Eletrônicos
 Documentos: registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém.

Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento.
 Documento Eletrônico: gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou

somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e
documentos digitais.
 Documento Digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema
computacional.
• Hardware: é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às

informações contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware).
• Software: é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do
hardware permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte
(as informações não são parte do software).
• Informação: é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, portanto,
bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e
software, de maneira totalmente integrada.
 Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de

dispositivo apropriado, como um escâner.
• Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012
que regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos
interesse, a respeito do tema): Artigo 2o-A, § 2º O documento digital e a sua reprodução, em
qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão
o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para
atender ao poder fiscalizatório do
• O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
• Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação.
• Em 2020 o Decreto 10.278/2020 aprofunda o detalha o tema, garantindo ao documento
digitalizado o mesmo valor probatório de seu original físico, desde que garantidas a
integridade, rastreabilidade/auditabilidade, qualidade/legibilidade, confidencialidade e
interoperabilidade da versão digital.
• Além disso o mesmo Decreto impõe o uso de certificação digital no padrão ICP-Brasil e os
padrões técnicos mínimos de resolução, cor, formato e metadados disponíveis, tudo listado
nos Anexos do próprio Decreto.
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• Por fim o Decreto 10.278/2020 impõe a atividade de avaliação previamente à digitalização e

admite o descarte dos originais apenas daqueles documentos não providos de valor histórico,
esses, custodiados de forma definitiva em seu formato físico, como já anteriormente previsto.
 GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos): conjunto de tecnologias utilizadas para organização da

informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição
• Possui as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou

saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de
trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios.
• Não confundir com GDE: tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais
incorporando elementos como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não
repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante.
• O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas
atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como intranets,
portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes.
 SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): conjunto de procedimentos e

operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador.
• Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
• Depende fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão
arquivística de documentos.
• Deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. É
aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos
convencionais.
• Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle
de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos
arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
 e-ARQ (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): especificação de requisitos a

serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão
arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como
sua acessibilidade. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais
 Objetivos:
• implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais.
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição
e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos.
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404730
 Requisitos Arquivísticos:
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos
arquivísticos;
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do
documento arquivístico como uma unidade complexa;
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre
os documentos.
 Procedimentos e Operações Técnicas

• Captura
• Avaliação, Temporalidade e Destinação
• Pesquisa, Localização e Apresentação de Documentos
• Segurança
• Armazenamento
• Preservação
 Microfilmagem: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido.
 Legislação:
• legalmente autorizada e os filmes gerados possuem efeitos legais iguais aos dos documentos
originais.
• A eliminação deverá seguir a legislação vigente e não é permitida para os documentos de
guarda permanente.
• Em relação a movimentação dos documentos, os filmes produzidos devem ficar arquivados e
têm sua saída terminantemente vedada, assim como a eliminação dos originais microfilmados
ainda em trânsito é proibida.
• Os prazos de guarda dos documentos físicos devem ser aplicados aos microfilmados, no caso
de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas.
 Tipos de Microfilmagem:
• Complemento - complementação de acervos.
• Referência - instrumentos de pesquisa.
• Segurança - cópias de segurança.
• Conservação (ou Preservação) - visa a conservação das informações contidas em documentos
de valor permanente. Documentos históricos, mesmo que microfilmados, não podem ser
eliminados.
• Substituição - documentos de valor temporário, eliminados com vista ao aproveitamento de
espaço e equipamento.
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Aula 10
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 Sinalética:
 Terminologia Arquivística: volte à lista da aula e confira as principais definições e os comentários de

acordo com o contexto estudado nesta aula!
85


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Arquivologia p/ Concursos - Curso

Gestão Arquivística Digital ............................................................................................................................ 3

1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3

2 - Documentos Eletrônicos ...................................................................................................................... 5

2.1 - Documento Digital ......................................................................................................................... 5

2.2 - Digitalização .................................................................................................................................... 8

2.3 – Decreto 10.278/2020 ..................................................................................................................

2.4 - Suportes Digitais........................................................................................................................... 15

3 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ........................................................................ 17

5.1 - Resolução Conarq 25/2007 ........................................................................................................ 23

5.2 - Definições e Conceitos ................................................................................................................ 24

5.4 - Procedimentos e Operações Técnicas...................................................................................... 30

6.2 - Legislação ...................................................................................................................................... 36

6.3 - Tipos de Microfilmagem ............................................................................................................. 38

6.4 - Sinalética ........................................................................................................................................ 38

7 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 42

8 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 50

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

Questões Comentadas ................................................................................................................................. 51

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL

Estamos de volta pessoal!

Hoje já vamos para a aula de número 10 de nosso curso completo de Arquivologia.

Precisamos continuar com as preocupações de criar documentos com racionalidade, classifica-los de

Arquivologia p/ Concursos - Curso Regular (Com Videoaulas) 2021

Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do

Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.

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Antes de entrarmos nos documentos eletrônicos é bom retomarmos o conceito de documentos.

Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém.

2.1 - Documento Digital

Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), documento digital é

Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Veja o que o DBTA entende por documento eletrônico:

Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente

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O Hardware é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações

Por fim, a informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém,

Para fechar esse ponto, importante conhecer as definições de documento arquivístico e

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O que é documento arquivístico?

É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no

O que é documento digital?

É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema

O que é documento arquivístico digital?

É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou

O que é documento arquivístico convencional?

É um documento arquivístico não digital.

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Facilidade de geração e distribuição de dados e Dependência social da informação digital:

Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo

DOCUMENTO NATO-DIGITAL DOCUMENTO DIGITALIZADO

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A digitalização deverá sempre ser realizada buscando preservar a integridade, a autenticidade e,

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em

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Note alguns pontos importantes:

2.3 – Decreto 10.278/2020

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Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do