Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

A Gestão Documental como principal factor para um arquivo eficaz e eficiente.

Caso de estudo: Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala, 2020-2022

Estudante: Delito Eduardo Bota Racuela

Código: 708194910

Milange, Janeiro de 2023

 Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

A Gestão Documental como principal factor para um arquivo eficaz e eficiente. Caso de
estudo: Conservatória de Registo Civil de Nicoadala -2020-2022

Estudante: Delito Eduardo Bota Racuela

Código: 708194910

Projecto de pesquisa a ser submetido no Instituto

de Educação a Distância - Universidade Católica
De Moçambique como requisito para elaboração
de Trabalho de Conclusão de Curso para
obtenção do Grau de Licenciatura em
Administração Pública.

Supervisor: Ma, André Rafael

Milange, Janeiro de 2023

Índice
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO.................................................................................................1
1.1 Contextualização...............................................................................................................1
CAPÍTULO II.............................................................................................................................2
1.2 Delimitação e enquadramento do tema.............................................................................2
1.3 Problematização................................................................................................................2
1.4 Hipóteses...........................................................................................................................2
1.5 Justificativa e Relevância de Estudo.................................................................................3
1.6 Objectivos da pesquisa......................................................................................................3
1.6.1 Geral................................................................................................................................3
1.6.2 Específicos......................................................................................................................3
2 CAPÍTULO II: REVISÃO DA LITERATURA....................................................................4
2.1 Documento........................................................................................................................4
2.1.1 Gestão de documento......................................................................................................6
2.1.2 Noção de arquivo............................................................................................................7
2.1.3 Finalidade de arquivo......................................................................................................8
2.1.4 Preservação de documentos..........................................................................................10
3 CAPÍTULO III – METODOLOGIA DE PESQUISA.........................................................12
3.1 Classificação de pesquisa................................................................................................12
3.1.1 Quanto à abordagem.....................................................................................................12
3.1.2 Pesquisa qualitativa.......................................................................................................12
3.1.3 Quanto à natureza ou nível de investigação..................................................................12
3.1.4 Quanto aos objectivos...................................................................................................12
3.2 Quanto as fontes de informação ou procedimentos técnicos...........................................13
3.2.1 Pesquisa de campo........................................................................................................13
3.2.2 Pesquisa Bibliográfica...................................................................................................13
3.2.3 Estudo de Caso..............................................................................................................13
3.3 Métodos de abordagem....................................................................................................13
3.3.1 Hipotético dedutivo.......................................................................................................13
3.4 Métodos de procedimento...............................................................................................14
3.4.1 Monográfico..................................................................................................................14
3.5 Instrumentos e Técnicas de colecta de dados..................................................................14
3.6 Universo..........................................................................................................................14
3.6.1 Amostra.........................................................................................................................14
3.6.2 Aspectos éticos..............................................................................................................15
3.6.3 Modelo e Etapas de análise de dados............................................................................15
CAPÍTULO IV..........................................................................................................................16
4 Cronograma..........................................................................................................................16
4.1 Orçamento.......................................................................................................................17
5 Referências bibliográficas....................................................................................................18
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO

1.1 Contextualização

Documento é toda a informação registada em um suporte material (papel, fita, disco óptico)
utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada época.

Esta pesquisa tem como tema: A Gestão Documental como principal factor para um arquivo
eficaz e eficiente. Caso de estudo da Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

Espera-se que este trabalho possibilite uma transformação nas perspectivas sobre esse assunto
e para futuras consultas, em relação à temática; discutir com maior ênfase a esta temática,
dando atenção a preservação e conservação dos documentos, sejam na Conservatória do
Registo e Notariado de Nicoadala assim como, noutras instituições.

Para a realização do estudo, será realizado uma pesquisa do campo, a pesquisa será ainda
desenvolvida através de uma abordagem quantitativa, usando dados recolhidos junto aos
funcionários e outros intervenientes, de forma descritiva que, visa descrever as características
de determinada população ou fenómeno, ou estabelecimento em estudo. Ora, esta a pesquisa
apresenta a seguinte estrutura:

CAPÍTULO I- No primeiro capítulo, faz-se referência ao contexto do estudo, está patente o

problema em estudo, delimitação do tema, objectivos, justificativa, questões de pesquisa, a
justificativa e Relevância do estudo.

CAPÍTULO II -Encontra-se a revisão da literatura onde, apresenta-se toda base de

fundamentação bibliográfica do estudo.

CAPÍTULO III -São apresentados todos os métodos e os procedimentos que delimitaram a

condução eficaz e eficiente desta pesquisa, as razões dos métodos, dos instrumentos de
recolha de dados, o universo e o critério adoptado para a obtenção da amostra. Conta ainda,
neste capítulo, as Referências bibliográficas devidamente formatadas conforme as Normas
APA’s, 6ª Edição, vigente na UCM/IED.

17
 CAPÍTULO II

1.2 Delimitação e enquadramento do tema

A presente pesquisa tem como tema: Actividade de Gestão Documental como principal factor
para um arquivo eficaz e eficiente. É um estudo de caso da Conservatória de Registo Civil de
Nicoadala, Zambézia, no período compreendido entre 2020 à 2022.
Este tema enquadra-se na cadeira curricular do curso Administração Pública, na cadeira
Gestão Documental. Visto que, a finalidade do estudo desta temática, é contribuir na
actividade documental, olhando no seu papel na gestão e arquivo dos documentos de qualquer
organização organizada.

1.3 Problematização
O documento é produto de uma vontade de informar ou a de se informar, sendo a segunda
sempre necessária. Isto porque, segundo ele, se o desejo de fornecer informações não
encontrar uma resposta no receptor, a informação permanece virtual, e o objecto em questão
ainda não é um documento. Assim, foi lavrado o seguinte problema:

 Quais os factores que estão por de trás da má qualidade, classificação e registos de

documentos na Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala?

1.4 Hipóteses
Num trabalho científico é inquestionável a presença de hipóteses, porque se trata de uma
suposição ou possível resposta previamente antecipada. Trata-se de uma afirmação pré-
formulada pelo autor do que ele pensa a respeito do problema colocado em consonância com
os objectivos definidos.

De acordo com Mangrasse (2004) “a hipótese deve estar mais ajustada aos objectivos
formulados e ao problema de investigação” (p. 29). Desta feita, entende-se que um trabalho de
pesquisa científica deve haver uma relação de interdependência entre o problema colocado
com os objectivos e hipóteses formuladas.

H1-O uso de arquivo influência na boa qualidade, classificação e registros de documentos na

Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala;

H2- O uso de arquivo não influência na boa qualidade, classificação e registros de

documentos na Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

18
1.5 Justificativa e Relevância de Estudo

É imperioso versar sobre a Gestão Documental como principal factor para um arquivo eficaz
e eficiente uma vez que, os arquivos possuem a missão de disseminar a informação para as
pessoas que dela necessitam para uma tomada de decisão, facilitando a relação entre o
indivíduo e a informação.

Portanto, a gestão dos arquivos na fase corrente facilita o trabalho dos administradores e
garante a todos que utilizam as informações maior rapidez e funcionalidade na resolução das
questões relativas aos deveres e direitos de seus usuários.

A nível cientifico este estudo fornece bases ou pressupostos teóricos e práticos para que a
Gestão Documental seja o principal factor para um arquivo eficaz e eficiente dado que, a
preservação e conservação de documentos, o espaço físico, devendo apresentar algumas
características que visem o conforto humano na sua busca.

1.6 Objectivos da pesquisa

1.6.1 Geral

 Compreender a Gestão Documental como principal factor para um arquivo eficaz e

eficiente na Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

1.6.2 Específicos

 Identificar os principais problemas que envolvem nas principais actividades de gestão

documental na Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala;
 Descrever as medidas a serem tomadas para que a gestão documental sejam
cumpridas;
 Propor estratégias na actividade de Gestão Documental para um arquivo eficaz e
eficiente da Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

19
2 CAPÍTULO II: REVISÃO DA LITERATURA

2.1 Documento

Fantini (2001) conceitua documento, voltado especificamente para organizações, como o

conjunto de informações, em meio electrónico ou não, que agrega dados estruturados, semi-
estruturados e não estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um
processo da organização.

Desta forma, os documentos podem representar dados em diferentes formas ou formatos.

Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da memória da
humanidade.

Conforme as citações acima apresentadas, pode-se concluir que documento é toda informação
registada em um suporte material (papel, fita, disco óptico) utilizada para consulta, estudo,
prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem
numa determinada época.

Chiavenato (2003), considera informação o conhecimento disponível para uso imediato que
permite orientar a acção, ou reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões quotidianas.

Segundo Meyriat (1981), a definição de documento opera por meio de duas noções conjuntas
e inseparáveis uma da outra: uma de natureza material (o objecto que serve de suporte), e
outra conceitual (o conteúdo da comunicação, ou seja, a informação).

Por este raciocínio, o autor discorre sobre duas categorias de documentos, as quais não têm
relação com os objectos em si, mas com sua condição informacional, que é sempre
situacional, temporal.

Ele fala em objectos produzidos com intenção de funcionarem como documentos,

reconhecendo o papel privilegiado dos escritos como ‘documentos por intenção’, e objectos
que receberam esta atribuição posteriormente, como a bicicleta que funciona como meio de
transporte, e as vestimentas dos camponeses do século XVII que tinham a função de roupa
para protecção de seus corpos, ambos podendo funcionar como documento a qualquer
momento.

Meyriat (1981, p. 54) afirma que o documento é produto de uma vontade de informar ou a de
se informar, sendo a segunda sempre necessária. Isto porque, segundo ele, se o desejo de
20
fornecer informações não encontrar uma resposta no receptor, a informação permanece
virtual, e o objecto em questão ainda não é um documento.

Segundo o autor, o documento por intenção é aquele especialmente produzido para veicular a
informação, de tal modo que, se o autor produz um livro ou um artigo, o documentalista
legítima este livro ou artigo como documento, inserindo-o em processos de circulação, por
meio de actividades que se articulam às de outros grupos, como editores e livreiros (2006, p.
12).

Os documentos que circulam entre os diferentes sectores de uma empresa devem ser
devidamente registradas e organizados para que, posteriormente, possam ser recuperados por
qualquer pessoa, pois são de extrema importância para que sejam tomadas as decisões.

Cada vez mais empresas necessitam que seus documentos sejam encontrados de maneira
rápida e eficiente. Para isso, é necessário que os documentos estejam arquivados ou
armazenados, bem como fazendo o ciclo vital dos documentos: corrente, intermediário e
permanente.

Como destaca Fantini (2001) “Muitos documentos são arquivados de forma aleatória, sem
uma estrutura que facilite a sua localização, quando se fizer necessário.”(p.23)

Ademais, Pazin (2005) afirma que, não existem normas, mas lista alguns documentos,
classificando-os em:

 Documentos de reunião: aqueles que apresentam encaminhamentos e resultados de

deliberações para tomada de decisão, tais quais a ata, o edital de convocação e
resoluções.
 Documentos de gestão de recursos humanos: com diversos documentos divididos em
actividades da área de administração pessoal, área de saúde e segurança do trabalho e
da área de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
 Documentos de comunicação e marketing: os meios utilizados pela instituição na Interação
com público, como as circulares, o dossiê de eventos, manual, folder, etc.
 Documentos de constituição: os que dão origem e permitem a existência das
instituições, tais quais contrato social, estatuto e regimento.
 Documentos de constituição: os que dão origem e permitem a existência das
instituições, tais quais contrato social, estatuto e regimento.

21
  Documentos de direcção: os produzidos pela alta direcção que definem os rumos e a
trajectória da instituição, como o planejamento estratégico, organograma, relatórios,
políticas e normas, etc.

2.1.1 Gestão de documento

Segundo Paes (2007) e Cassares (2012) Gestão de documentos são um conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitações, usam,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

De acordo com o SNAE (2007), (i) a fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de
documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de consulta
frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua administração; (ii) no
arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos pouco frequente, que aguardam
destino final em depósito de armazenamento temporário e por último; (iii) O arquivo
permanente é constituído por conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua
criação, conservados e preservado sem virtude do seu valor histórico, probatório e
informativo para o estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor
secundário.

Na visão de Cruz (2013) o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente

condiciona directamente o desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira
idade, pois é nesta fase em que a gestão documental abrange a introdução de regras e normas
de produção, classificação, organização física e controle de tramitação e de arquivamento.

Schellnberg (2004) relata que, as normas de classificação e organização e o controle de

tramitação e arquivamento têm em vista a recuperação imediata do documento. Entende-se
como classificação a ordenação intelectual e física de acervos, de acordo com um plano de
classificação.

No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), a gestão documental é abordada como

uma área da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e
eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como
um “conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a racionalização e eficiência na
produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações
registadas em documentos de arquivo.

22
Quanto aos desafios da arquivologia frente à tecnologia da informação, é necessário, em uma
revisão de literatura, retratar as considerações de alguns representantes da classe arquivística,
autores de renome internacional, quanto à aplicabilidade de recursos tecnológicos na gestão
de documentos e informação.

Segundo Jardim (1992) na era da informação o século XXI, a humanidade resgata do fundo
do baú alguns “conceitos, símbolos e sentimentos do chamado fim do século”, em um
momento que precisamos de uma ruptura de forças do industrial para o tecnológico: é a
chamada era da informação.

É interessante observar que até pouco tempo, como relata Roszok (1988) “pensava-se em
informação como um lubrificante que auxiliava na produção de mercadorias ou talvez a
conclusão de serviço como o diagnóstico de um médico ou o parecer de um advogado,
actualmente a informação é livremente chamada de produto, recurso, capital, moeda”.

2.1.2 Noção de arquivo

Arquivos constituem alicerces sobre os quais se constroem os pilares do desenvolvimento em
todas as áreas. No concreto dessas fundações, a mão-de-obra especializada dá a consistência
desejada para que cresça forte, sólida.

O arquivista precisa ter uma boa formação, para transmitir à sociedade os resultados
esperados, dando resultado ao empresário, lucra para sua empresa, de forma que as
informações desta sejam organizadas, recuperadas e disseminadas.

Segundo Bellotto e Camargo (1996) o Dicionário de Terminologia Arquivística adopta a

seguinte definição: “Arquivo é o Conjunto de documentos que, independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das actividades de pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Segundo Paes (2006), a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações

contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações
que só se efectivarão se os documentos estiverem correctamente classificados e devidamente
organizados.

Por isso, o arquivo necessita de organização, para oferecer segurança e facilidade na

recuperação da informação, recuperação que deve ser eficiente e ágil, pois os documentos,
além de comprovarem fatos, também podem ser utilizados como fonte histórica da Instituição
e como ferramenta estratégica.
23
Dessa forma, a informação necessita estar disposta em arquivos muito bem organizados e
também administrados por profissionais da área, pois eles terão a competência necessária para
fazerem buscas rápidas e mais precisas possíveis.

Nesse sentido, a organização dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um
método de arquivamento a ser definido. Para isso, devemos levar em conta a estrutura da
empresa, as suas funções e não menos importante a natureza dos seus documentos.

2.1.3 Finalidade de arquivo

Não há um único método válido para arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso
da combinação de um ou mais métodos: os mais comuns são os que classificam os
documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária, por ordem alfabética,
cronológica ou geográfica.

Para Almeida (1987), os arquivos possuem a missão de disseminar a informação para as

pessoas que dela necessitam para uma tomada de decisão, facilitando a relação entre o
indivíduo e a informação.

Paes (1996) afirma:

A principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se,

consequentemente, em base de conhecimento da história. As funções básicas
dos arquivos são a guarda e a preservação dos documentos, visando a sua
utilização (p.45).

Até 1940, a tradição arquivística clássica considerava 2 (duas) idades de um arquivo, sendo
elas administrativas e histórica, ou seja, não havia nenhuma fase de transição. Depois da
Segunda Guerra Mundial, houve uma avalanche de documentos técnicos/científicos, surgindo,
assim, a necessidade de fazer uma avaliação documental, quando nasceu a segunda idade. Já
nos dias de hoje, foi reconhecida a necessidade desta.

Actualmente, os arquivos passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com
o uso que se faz dos documentos: o primeiro estágio denomina-se corrente; o segundo,
intermediário; e o terceiro, permanente. Isso ficou conhecido como a teoria das três idades.

Segundo Franco (1984):

Foi com a teoria das três idades que surgiu o modelo sistémico de
organização de arquivos, no qual os documentos são controlados desde a sua
produção (fase corrente) até a sua destinação final que pode ser a eliminação
ou a guarda definitiva (fase permanente).
24
A fase intermediária surgiu apenas como um estágio mediador entre as fases corrente e a
permanente (p.32).

Esta teoria revolucionou o uso dos arquivos, desencadeando transformações de ordem

conceptual e prática, pois os documentos passaram a ser controlados desde sua produção, no
arquivo corrente, passando pelo arquivo intermediário, até chegar a sua destinação final,
sendo o arquivo permanente e a sua eliminação.

O documento corrente ou de 1ª. idade é aquele necessário ao desenvolvimento das

actividades de rotina. Trata-se de documentos frequentemente consultados e o seu
arquivamento corrente tem o objectivo de facilitar o acesso da empresa à informação.

Pois, arquivos correntes são os arquivos cujos documentos são recentes, isto é, de utilização
constante para as administrações, devendo, portanto, fornecer a informação de uma forma
rápida e precisa.

Já levando em conta a ideia abordada por Carmo (2003), a gestão dos arquivos na fase
corrente facilita o trabalho dos administradores e garante a todos que utilizam as informações
maior rapidez e funcionalidade na resolução das questões relativas aos deveres e direitos dos
seus usuários.

O arquivo intermediário ou de 2.º idade é constituído de documentos que deixaram de ser

frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embaçar assuntos de
interesse da empresa ou pendências administrativo judiciárias.

Segundo Paes (1997), arquivo intermediário é arquivamento provisório, visando a preservar

os documentos pouco utilizados nos arquivos correntes e que aguardam cumprimento de
prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de
triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo.

De acordo com Jardim (1995):

À medida que a informação arquivística torna-se menos utilizada ao longo do

processo decisório, tende-se a eliminá-la ou a conservá-la temporariamente
(arquivos intermediários administrados pela própria agência produtora ou
pelas instituições arquivísticas).

Por ser pouco utilizado pela administração da empresa, o arquivo intermediário não necessita
estar localizado muito próximo à organização; pode localizar-se num lugar mais afastado e de
25
manutenção barata, pois é nesse depósito que os documentos deverão aguardar o seu
recolhimento ao arquivo de terceira idade, ou aguardarem eliminação.

Segundo Paes (1997), os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida

por administradores e arquivistas, pois é nesta fase que os documentos são submetidos à
tabela de temporalidade.

2.1.4 Preservação de documentos

Pereira (2005) apud Roper (1989) define o conceito de preservação como todas as
considerações financeiras e de gestão necessárias para manter, não só a integridade dos
materiais arquivísticos, mas também da informação nela contida. Fazem parte dessas
considerações os espaços, os níveis dos recursos humanos, as políticas, as técnicas e os
métodos necessários para a preservação dos documentos de arquivos.

Segundo Pereira (2005) admite que, uma política de preservação e conservação deve fazer
menção não só questões relacionadas com a identificação do agente responsável pela
deterioração dos documentos, o controlo e monitorização das condições ambientais dos
depósitos de documentos de arquivo, acondicionamento, equipamentos de depósito, segurança
das instalações, mas também, identificarem os documentos a serem preservados, as formas de
consulta e reprodução, boas práticas no transporte desses documentos, quer pelos usuários, e
controlo de desastre, bem como a gestão do próprio programa de preservação e conservação
dos documentos de arquivo ao nível de instituição.

Segundo Cassares (2012), “preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem

administrativa, política e operacional que contribuem directa ou indirectamente para a
preservação da integridade dos materiais”. (p.45)

Ainda o mesmo autor salienta que, a deterioração dos acervos de arquivos leva os documentos
a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento da sua integridade e
existência.

No entanto, embora não se pode eliminar totalmente as causas do processo de deterioração

dos documentos, mas é possível diminuir consideravelmente o seu ritmo, através de cuidados
com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros. Na óptica de Spinelli,
Brandão e França, (2011), preservação em sentido geral, trata-se de toda a acção que se
destina à salvaguarda dos registos documentais.

26
Para os autores, a implantação do centro de preservação e conservação de documentos, o
espaço físico, deve apresentar algumas características que visem o conforto humano e o
trânsito da equipa que for designada e preparada para trabalhar neste ambiente, como também
que seja possível a criação de um layout compatível com os objectivos a que se propõe este
espaço.

As pessoas que irão executar os tratamentos de higienização devem passar por um

treinamento específico quanto aos cuidados ao manusear os documentos para que não
ocorram riscos de novos danos, ter conhecimentos razoáveis para a identificação dos agentes
nocivos, o que irá agilizar e facilitar a limpeza, por fim, estejam conscientes do valor dos
documentos em tratamento.

Os profissionais envolvidos na execução do trabalho devem utilizar luvas de algodão, ou do

tipo cirúrgicas, avental, máscara e toca para o cabelo, durante o manuseio. Considerando a
área de arquivos em Moçambique, o conjunto de dispositivos legais decretos 33/92, 36/2007 e
84/2018 e a Resolução 46/2006 estabelecidos, respectivamente, em 1992, 2007, 2018 e 2006,
para suscitar a gestão de documentos neste país não conseguiu até hoje trazer uma resposta
efectiva quanto às actividades de classificação, avaliação e destinação de documentos.

Referindo-se à legislação da área de arquivos instituída em Moçambique pelo menos até o ano
de 2000, Nharreluga (2006) afirma que a mesma teria sido marcadamente periférica na sua
concepção, permanecendo durante todo o período da sua vigência a enfrentar dificuldades
para a sua implementação.

Com a aprovação do SNAE em 2007 e dos respectivos instrumentos de operacionalização da

gestão de documentos a ele ligados, Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade das
actividades, meio e o Classificador de Informações – suscitou-se uma aparente mudança de
rumo nas práticas arquivísticas nacionais.

Contudo, a mudança limitou-se na concepção de tais instrumentos de gestão de documentos,

entretanto, desprovidos de medidas estruturais tendentes a profissionalizar a área.

Sem estrutura de arquivos que compreenda uma autoridade nacional dotada de conhecimento
arquivístico e de todo o tipo de recursos e meios necessários à governança arquivística em
nível nacional torna-se impossível viabilizar a gestão de documentos apenas na base de
instrumentos, cujo processo de elaboração também não seguiu parâmetros dignos de
recomendação arquivística

27
3 CAPÍTULO III – METODOLOGIA DE PESQUISA

3.1 Classificação de pesquisa

Para obtenção dos resultados esperados, a pesquisa científica, em todas fases exige a
combinação sistemática de acções e de processos ou operações mentais. Assim, na solução do
problema de pesquisa foi indispensável o uso dos seguintes percursos metodológicos:

3.1.1 Quanto à abordagem

A abordagem da pesquisa qualitativa, porque, determina a composição e do tamanho da
amostra que é um processo no qual a estatística tornou-se o meio principal

3.1.2 Pesquisa qualitativa

Segundo Malhotra (2001), a pesquisa qualitativa proporciona uma melhor visão e
compreensão do contexto do problema. A pesquisa qualitativa pode ser usada, também, para
explicar os resultados obtidos pela pesquisa quantitativa (p.155)

3.1.3 Quanto à natureza ou nível de investigação

Pesquisa aplicada

Objectiva gerar conhecimentos para aplicações práticas com objectivo de solucionar

problemas específicos. Este tipo de pesquisa permitiu gerar conhecimentos para aplicações
práticas dirigidas à solução de problemas específicos relacionados com a actividade de gestão
documental adoptada na Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

3.1.4 Quanto aos objectivos

Pesquisa é exploratória

Esta pesquisa é exploratória, pois, Selltiz et al. (1965) enquadram-se na categoria dos estudos
exploratórios todos aqueles que buscam descobrir ideias e intuições, na tentativa de adquirir
maior familiaridade com o fenómeno pesquisado (p.21).

Neste contexto, possibilitou aumentar o conhecimento do pesquisador sobre os fatos,

permitindo a formulação mais precisa de problemas, criar novas hipóteses e realizar novas
pesquisas mais estruturadas.

28
3.2 Quanto as fontes de informação ou procedimentos técnicos

3.2.1 Pesquisa de campo

Segundo Hempe (2011):

Em um enfoque conceitual-pedagógico, considera-se que o trabalho de campo

em sua forma e essência é um método relevante dentro do planejamento do
ensino e ou em sua prática propriamente dita, visto que, há correspondência
com objectivo proposto – faz com que o homem se relacione de forma mais
adequada com o mundo da natureza e com o mundo da cultura. Um trabalho
de campo para ser significativo em termos de aprendizagem necessita ser
preparado e realizado seguindo certos critérios (p.32).

Nestes moldes, a pesquisa de campo a ser realizado permitirá colecta dados ou infirmações
eficaz e eficiente acerca do conteúdo a ser pesquisado ou explorado, neste caso, a gestão
documental da Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala, se é ou não o principal
factor para um arquivo eficaz e eficiente olhando pela magnitude das informações ou dados a
serem registados pelos técnicos desta instituição.

3.2.2 Pesquisa Bibliográfica

Do ponto de vista dos procedimentos técnicos será desenvolvida também a partir de material
já publicado, constituído principalmente por livros, artigos científicos e outro material
credível disponibilizado pela Internet que arrolam acerca da gestão documental sobretudo, na
Conservatória do Registo e Notariado de Nicoadala.

3.3 Instrumentos e Técnicas de colecta de dados

A colecta de dados foi feita através da entrevista dirigida aos membros de direcção da escola.

A entrevista é uma técnica efectuada face a face, de maneira metódica, a partir da qual o
investigador obtém verbalmente do informante a informação necessária para a pesquisa. Para
o presente caso, a entrevista será aplicada aos conservadores ou técnicos da Conservatória do
Registo e Notariado de Nicoadala.

3.4 Universo

Para Lakatos e Marconi (2007), “o universo de uma pesquisa é constituído por seres animados
ou inanimados que apresentam pelo menos uma característica em comum e amostra é parte
desses seres “ (p.112).

29
Trata-se do conjunto de todos os elementos que podem oferecer informação relativa ao estudo
em causa. Todavia, para a presente pesquisa, contará com um universo de 10 elementos, ou
seja, os funcionários da Conservatória dos Registo e Notariado de Nicoadala. Destes, uma
(01) Conservadora, um (01) Assistente Técnico Superior N 1 e oito (08) técnicos de diferentes
categorias desta instituição.

3.4.1 Amostra
De acordo com Vergara (2010), amostra ou população amostra, é uma parte do universo
escolhida segundo algum critério de representatividade. Assim, a amostra objectiva extrair um
subconjunto da população que é representativo nas principais áreas de interesse da pesquisa.

Neste contexto, será extraído um meio (½) do universo. Onde será obtida a seguinte operação:
10
=5. Assim, o estudo contará com 5 elementos como amostra.
2

3.4.2 Aspectos éticos

Por questões ética, os elementos da amostra foram explicados os objectivos assim como os
benefícios dos resultados da pesquisa, por outro lado foi garantida a confidencialidade em
relação aos fornecedores das informações (dados), como forma de garantir a sua segurança.

3.4.3 Modelo e Etapas de análise de dados

Para a análise de dados recorremos à selecção e a tabulação de dados, uso de tabelas de
frequência, ilustração em gráficos e fez-se a sua interpretação cruzando-se com teorias para
auxiliar na sua generalização recorrendo a sua apresentação em gráficos, e trabalhou-se nos
ambientes do Microsoft Word e Excel.

30
4 Referências bibliográficas

Almeida, L. F. D. (1987). Administração de arquivos e documentação. Rio de Janeiro:

Confederação Nacional da Indústria.

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