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Egnesse Arnaldo Francisco Gomes

A Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e Arquivos da Escola:

Estudo de Caso da Escola Primária Completa de Mugado

Licenciatura em Administração e Gestão da Educação

Universidade Pedagógica de Maputo

Maputo
2022
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Egnesse Arnaldo Francisco Gomes

A Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e Arquivos da Escola:

Estudo de Caso da Escola Primária Completa de Mugado

Projecto de monografia submetido na

Faculdade de Educação e Psicologia como
requisito para a elaboração de monografia.

Supervisor: Dra. Rosa Mataruca.

Universidade Pedagógica de Maputo

Maputo
2022
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Índice
1. Introdução.................................................................................................................................3

1.1. Problematização................................................................................................................4

1.2. Justificativa.......................................................................................................................4

1.3. Objectivos.........................................................................................................................5

1.3.1. Objectivo Geral..........................................................................................................5

1.3.2. Objectivos Específicos...............................................................................................5

1.4. Delimitação de Estudo......................................................................................................6

1.5. Perguntas de Pesquisa.......................................................................................................6

CAPÍTULO I...................................................................................................................................7

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA...........................................................................................7

2.1. Definição de Conceitos.....................................................................................................7

2.1.1. Gestão........................................................................................................................7

2.1.2. Documento.................................................................................................................7

2.1.3. Arquivo......................................................................................................................7

2.1.4. Gestão de Documentos..............................................................................................8

2.2. O Papel dos Arquivos da Escola.......................................................................................8

2.3. Tipos de Arquivos da Escola............................................................................................9

2.4. Etapas da Gestao de Documentos e arquivos da Escola.................................................12

2.5. Estratégias para a gestão de documentos e Arquivos.....................................................14

CAPÍTULO II................................................................................................................................16

3. METODOLOGIA DE INVESTIGAÇÃO.............................................................................16

3.1. Tipo de Pesquisa.............................................................................................................16

3.2. Métodos de procedimentos da pesquisa..........................................................................16

3.3. Técnicas e Instrumentos de recolha de dados.................................................................17

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3.3.1. Técnicas de recolha de dados..................................................................................17

3.3.2. Instrumentos de recolha de dados............................................................................18

3.4. População e Amostra......................................................................................................18

3.4.1. População.................................................................................................................18

3.4.2. Amostra....................................................................................................................19

4. Bibliografia.............................................................................................................................21

I. APÊNDICES..........................................................................................................................24

II. Apêndice I: Questionário Dirigido ao Pessoal Administrativo..........................................24

III. Apêndice II: Questionário Dirigido ao Director da Escola e Director Adjunto Pedagógico
da Escola........................................................................................................................................27
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1. Introdução

A gestão de documentos e arquivos da Escola, apresenta-se na contemporaneidade como um

processo necessário dentro de qualquer instituição, visto que a partir de sua aplicação, adoptam-
se métodos que norteiam os rumos que devem ser seguidos para a tramitação da documentação
que é produzida e recebida pela organização.

A gestão de documentos e de arquivos da Escola, quando bem aplicada, garante uma eficiência
no funcionamento das instituições de ensino, tornando o acesso e recuperação da informação
mais ágil. Actualmente, para fazer o uso eficaz de qualquer tipo de massa documental, torna-se
imprescindível adotar estratégias, técnicas e métodos para associar as práticas arquivísticas com
o intuíto de contribuir no ciclo documental.

O processo de gestão escolar, inclui a gestão de documentos e arquivo, sendo este um processo
relevante não só para a busca de informações importantes e pontuais, mas também para a
orientação de todas as actividades pedagógicas. Trata-se de um recurso fundamental e de grande
relevância no que diz respeito ao pleno funcionamento da escola.

Na gestão de documentos, os documentos assumem seus prazos de guarda, a partir da adoção da

tabela de temporalidade, quer sejam nas fases corrente e intermediária, assinalando ainda quais
irão ser eliminados e quais serão permanentemente arquivados. Deste modo, percebe-se que, os
documentos de arquivo permanente não devem ser distruídos, pois o seu conteúdo é de
permanente importância e sempre será solicitado no desenvolvimento de diferentes actividades
na instituição.

Este projecto, apresenta a seguinte estrutura: Introdução, caracterização do problema,

justificativa, objectivos, delimitação de estudo, perguntas de pesquisa. Capítulo I,
Fundamentação teórica: - Definição de conceitos, - O Papel dos Arquivos de Estado nas
Instituições; - Tipos de Arquivos de Estado; - Etapas da Gestão de Documentos e arquivos do
Estado; - Estratégias para a gestão de documentos e Arquivos. Capítulo II, Metodologia de
Investigação: tipo de pesquisa, métodos de procedimentos, técnicas e instrumentos de recolha de
dados, população e amostra. Depois segue a bibliografia e os anexos.
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1.1. Problematização

De acordo com o nº 2, do art. 26, do Decreto 84/2018, os documentos de arquivo de valor

permanente deverão ser recolhidos para arquivos central, da província, do distrito e da autarquia
local, conforme a sua localização. Ainda refere que, para a gestão de documentos e de arquivos
de Estado, torna-se imperioso a observação dos tipos de documentos e seguir os procedimentos
legais da sua gestão, para evitar situações em que documentos importantes desaparecem da
Instituição. Os documentos de arquivo de valor permanente, devem ser arquivados em locais
seguros e solicitados quando os mesmos são necessários para a realização de determinadas
actividades.

No entretanto, a gestão dos documentos e arquivos da Escola é efectuada por funcionários do

sector administrativo da escola.

Todavia, durante a realização dos trabalhos de campo, na Escola Primária Completa de Mugado
constatou-se falta de pautas, de classificação dos documentos de arquivo e alguns, por se
tratarem de documentos de arquivo de valor permanente, parece que deveriam ser arquivadas nos
Serviços Distritais de Educação, Juventude e Tecnologia de Namaacha e seriam usadas quando
necessário. Ainda foram observadas outras situações que periga o bom funcionamento de uma
instituição de ensino, como o desaparecimento de documentos nos processos dos professores, de
requerimentos de pedido de transferência de alguns professores, processos dos alunos no arquivo
morto enquanto estes estão frequentando a escola. O valor das pautas como documentos oficiais
parece ser permanente porque sempre são solicitados certificados na Escola e, para a elaboração
destes documentos, usa-se as pautas.

Foi na base nestas situações, que se levantou a seguinte pergunta de Pesquisa: Qual é a
contribuição do Gestor escolar na Gestão de Documentos e Arquivos na Escola Primária
Completa de Mugado?

1.2. Justificativa

A gestão de documentos e arquivos da escola é uma actividade de extrema importância nas

Escolas porque é através deste processo que se faz a conservação de informações da Escola e a
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sua disponibilização em casos de necessidade durante o exercício de actividades. Justifica-se o

desenvolvimento deste estudo, pelo facto da pesquisadora ser uma estudante do curso de
Licenciatura em administração e gestão escolar, e actualmente é funcionária nos serviços
distritais de educação, juventude e tecnologia de Namaacha. Torna-se relevante para esta
pesquisadora, discutir os diferentes problemas sobre a gestão de documentos e de arquivos da
Escola, porque o mesmo vai contribuir na melhoria do funcionamento das instituições de Estado
em relação a disponibilização e acesso a diferentes informações.

No âmbito académico, com este estudo pretende-se propor diferentes estratégias sobre a gestão
de documentos e arquivos da Escola para a melhoria do funcionamento das instituições de
ensino. Este estudo, visa ampliar o estudo sobre a gestão de documentos e arquivos da escola,
bem como tornar-se um estudo de referência para as futuras investigações que visam garantir o
melhoramento do funcionamento das instituições de ensino.

No âmbito profissional, considera-se importante o desenvolvimento deste estudo para o pessoal

administrativo nas escolas, assim como em diferentes instituições públicas e privadas porque vai
melhorar a qualidade de serviços prestados aos utentes da Escola e não só, para os diferentes
intervenientes devido a rápida e fácil localização de documentos tendo em conta a
implementação de estratégias eficientes e flexíveis.

1.3. Objectivos

1.3.1. Objectivo Geral

 Compreender a Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e
Arquivos da Escola na Escola Primária Completa de Mugado.

1.3.2. Objectivos Específicos

 Descrever os procedimentos usados pelo gestor escolar para a gestão de
documentos e arquivos da Escola na Escola Primária Completa de Mugado;
 Identificar as dificuldades enfrentadas pelo gestor escolar na gestão de
documentos e arquivos da Escola na Escola Primária Completa de Mugado;
 Propor Estratégias de Gestão de Documentos e de Arquivos da Escola na
Escola Primária Completa de Mugado.
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1.4. Delimitação de Estudo

O presente estudo sobre a Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e Arquivos

da Escola, será somente conduzido nesta Escola, num período que compreende de 2019 à 2021.

1.5. Perguntas de Pesquisa

1- Quais são os procedimentos usados pelo gestor escolar para a gestão de documentos e
arquivos da Escola Primária Completa de Mugado?
2- Que dificuldades são enfrentadas pelo gestor escolar na gestão de documentos e arquivos
da Escola na Escola Primária Completa de Mugado?
3- Quais são as Estratégias que podem ser implementadas pelo gestor escolar para o
melhoramento da Gestão de Documentos e arquivos de Estado na Escola Primária
Completa de Mugado?
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CAPÍTULO I

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Neste capítulo, são apresentados os conceitos sobre a gestao de documentos e arquivos de

Estado. Também, são igualmente presentados conteúdos baseados no tema de pesquisa: - O
Papel dos Arquivos de Estado nas Instituições; - Tipos de Arquivos de Estado; - Etapas da
Gestão de Documentos e arquivos do Estado; - Estratégias para a gestão de documentos e
Arquivos.

2.1. Definição de Conceitos

2.1.1. Gestão

De acordo com GUIMARÃES (2014), gestão vem do termo em latim gestione, e configura o ato
de administrar ou de gerir recursos, pessoas ou qualquer objecto que possa ser administrado com
alguma finalidade: seja em benefício próprio ou de uma entidade.

2.1.2. Documento

Segundo INDOLFO et al (1995), documento é toda informação registrada em um suporte

material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam
fatos, fenômenos, forma de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Documento são Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias,
independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por
qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas
atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus
legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou
outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos
(SCHELLENBERG, 2007:41).

Estes autores, entendem que, documento é todo instrumento de informação existente numa
instituição e que o mesmo é importante porque qualquer informação ligada a instituição ou aos
funcionários da mesma, é importante para o funcionamento da instituição.
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2.1.3. Arquivo

De acordo com SCHELLENBERG (2007:36), “arquivo é o conjunto de documentos escritos,

desenhos e material impresso, recebido ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo
ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer
sob a custódia desse órgão ou funcionário”.

Segundo PAES (2004:16), “arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Estes autores compreendem que, arquivos são documentos produzidos ou usados no curso de um
ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e,
subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato
e por seus legítimos sucessores para sua própria informação.

2.1.4. Gestão de Documentos

De acordo com MEDEIROS e AMARAL (2010:298), “a gestão de documentos é um processo

arquivístico que, com menor custo e maior eficiência e eficácia, busca intervir no ciclo de vida
dos documentos, visando reduzir, seletiva e racionalmente, a massa documental a proporções
manipuláveis até que a ela tenha destinação final (expurgo ou recolhimento aos arquivos
permanentes)”.

2.2. O Papel dos Arquivos da Escola

A gestão de documentos é um conjunto de metodologias que possibilita o armazenamento e a

organização de documentos de forma segura e eficiente, garantindo facilidade na localização e
descarte adequado conforme a legislação. 

As instituições precisam lidar com um grande volume de documentos todos os dias e muitos
desses arquivos contêm informações valiosas que influem na competitividade, desde contractos
dos funcionários, informações de utentes e dados de cadastro até fichas com estratégias e
procedimentos internos.
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De acordo com RODRIGUES (2011), os arquivos devem ser compreendidos no seu duplo,
paradoxal e conflituoso papel. Arquivos como memória, por conseguinte, testemunhas de
acontecimentos ou de ações passadas, mas também como dispositivos no presente, portanto,
muitas vezes, incômodos.

Os documentos públicos compreendidos enquanto registros das informações produzidas,

recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades da Administração Pública durante o exercício
de suas funções e atividades, são preservados nos arquivos públicos. Estes por sua vez, são
considerados instrumentos essenciais tanto para tomada de decisão como para garantir o
cumprimento de direitos individuais e coletivos, e ainda cumprem o papel de fonte de registro da
memória coletiva (BERNARDES e DELATORRE, 2008).

Os arquivos assumem um relevante papel de suporte à gestão nas organizações, possuindo como
finalidades principais o recolhimento dos documentos produzidos e circulantes na organização, a
avaliação da premência da permanência da documentação no arquivo, a preservação e
conservação dos documentos protegendo-os de eventuais danos, o controlo do fluxo de acesso à
documentação e a facilitação do acesso a documentos necessários à execução das atividades
demandadas (SENAI, 2011).

Na mesma linha de pensamento, MORENO (2007), avança que, a adequada organização dos
arquivos torna-se aliada da administração, uma vez que possibilita a preservação da memória
administrativa, institucional, local e cultural, e contribui para um processo de tomada de decisões
mais assertivo.

Na visão de TIAGO E REIS (2015), a Gestão de Documentos e de Arquivos surge enquanto

relevante actividade na consolidação das políticas de acesso às informações, tendo em vista a
possibilidade de aplicação de medidas administrativas em prol da racionalização, controle,
eficiência e preservação supervisionada da massa documental existente.

2.3. Tipos de Arquivos da Escola

A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de arquivo.

Todos os documentos produzidos na instituição devem ser classificados de acordo com os planos
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de classificação de documentos de arquivo das actividades-meio e fim. O plano de classificação

consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim, sucessivamente, os documentos
provenientes das mesmas actividades e que possuam semelhança de conteúdo informacional, os
quais serão representados por um código numérico.

De acordo com CRUZ (2013), dentre os variados tipos de documentos existentes, o Documento
de Arquivo diferencia-se dos demais em detrimento de suas particularidades, podendo ser
compreendido enquanto “Informação registrada independente do suporte, produzida ou recebida
por pessoa física ou jurídica, pública ou privada no exercício de suas funções, imbuídas de suas
relações orgânicas.

Na opinião de ROSSEAU e COUTURE (1998), a classificação consiste em organizar os

documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a
constituir-se em um referencial para a sua recuperação.

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para

classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas
funções e actividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os
documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e
acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no
conteúdo do documento. Portanto, a classificação define a organização física dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação (ROSSEAU e
COUTURE, 1998).

Um importante método de classificação de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey

(1851-1931). Este método é utilizado nas bibliotecas, e, em grande parte também por instituições
públicas e privadas.

De acordo com FREIBERGER (2012), o Código de classificação de documentos de arquivo para

a administração pública, actividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a
classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a
Assuntos Diversos.
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Tabela 1: Classificação de Documentos – Código Decimal

Classe 000 Administração Geral

010 Organização e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
Subclasses
040 Património
050 Orçamento e Finanças

060 Documentação e Informação

070 Comunicações

080 (vaga)

090 Outros assuntos referentes à

administração gera
Grupo 012 Comunicação Social

Subgrupos 012.1 Relações com a Imprensa

012.11 Credenciamento de Jornalistas

 010 - Organização e Funcionamento: classificam-se os documentos relativos à criação,

estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.
 020 – Pessoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores
lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações
da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão
de benefícios.
 030 – Material: são classificados os documentos referentes à administração dos
materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as
formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e
recuperação.
 040 – Património: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais
imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas
de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.
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 050 – Orçamento e Finanças: classificam-se os documentos relativos à previsão e

execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos
recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se ainda, a movimentação
de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.
 060 – Documentação e Informação: incluem-se nesta subclasse os documentos
referentes à publicação, produção, editorial, preparo, impressão e distribuição de
matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação
bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle,
avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os
documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática.
 070 – Comunicações: classificam-se os documentos relacionados com a instalação,
manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de
tecnologias da informação.
 080 – Vaga: esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de
documentos referentes à Administração Geral, que resultem de novas atividades
desenvolvidas pelo órgão.
 090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral: incluem-se nesta subclasse
documentos de caráter genérico relativos à Administração Geral. Utiliza-se, também, esta
subclasse como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação
específica no Código de Classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a
proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões
(FREIBERGER, 2012).

A classificação é fundamental para a organização dos documentos de arquivo das unidades

administrativas e académicas, sendo essencial o seu entendimento, para que todas as demais
actividades (avaliação, ordenação, eliminação etc.) possam ser concretizadas de forma
sequencial e sistémica.
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2.4. Etapas da Gestao de Documentos e arquivos da Escola

De acordo com BERNARDES (1998), são de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da
gestão, não necessariamente consecutivos:

1- Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas

de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
2- Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de
reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.
3- Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos
conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e
desprovidos de valor probatório e informativo.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de

políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas.
Para o administrador, que está com seus depósitos abarrotados de documentos, sem dúvida, a
avaliação sugere uma eliminação imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No
entanto, se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das Tabelas de
Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham
novamente todos os espaços disponíveis.

Por seu turno, (UnB, 2015, p. 20), refere que, para realizar a classificação dos documentos na
unidade, são necessários os seguintes procedimentos:

 1ª etapa – Realizar leitura atenta de cada documento, a fim de verificar o seu conteúdo e
o assunto sobre o qual ele trata.
 2ª etapa – Identificar se o documento pertence à atividade-meio ou actividade-fim.
 3ª etapa – Localizar, no Código de Classificação de Documentos de Arquivo das
atividades-meio ou fim, o código da classe ou subclasse correspondente àquele assunto.
Selecionar o código mais específico: classificar somente em subgrupos, pois são estes
que possuem os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade
e Destinação.
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 4ª etapa – Apor a lápis, no canto superior direito da primeira folha do documento, o

código atribuído e, também, nos anexos, se for o caso.
 5ª etapa – Caso o documento já tenha concluído sua função ou atividade, explicitar se há
alguma observação no código, aposto no canto superior direito, que deva ser indicada,
como indeferimentos, processos/documentos que não geraram pagamentos, materiais não
adquiridos, provas, diplomas ou certificados não devolvidos, relatórios parciais
recapitulados em relatórios finais etc.
 6ª etapa – Logo após classificar o documento, devem-se ordenar todos os documentos
sequencialmente, de acordo com o código de classificação, em maços identificados
(papel formato A4, papel almaço) ou em outras formas que forem julgadas adequadas.
Não utilizar capa de processo nova para esta finalidade (UnB, 2015).

2.5. Estratégias para a gestão de documentos e Arquivos

A gestão documental e a protecção especial de documentos e arquivos são da responsabilidade

do Governo, enquanto instrumento chave de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

De acordo com ROCKLEY (2003), tipicamente numa organização, os documentos são

produzidos por múltiplos criadores, que desenham, criam, gerem e difundem informação;
virtualmente, cada departamento dentro de uma organização “toca”, de alguma forma, em algum
documento. Muitas vezes, os documentos, ao serem difundidos e publicados em diferentes
formatos e para diferentes públicos são replicados, a maior parte das vezes sem necessidade.

Para evitar a replicação de documentos e, por conseguinte, reduzir os custos com a sua criação,
gestão e difusão, surge a necessidade de implementar uma estratégia de conteúdo uniformizado
(a unified content strategy), que reúne todos os conteúdos, sendo por isso gerida através de uma
só fonte (ROCKLEY, 2003).

Para ROCKLEY 2003), uma estratégia de conteúdo uniformizado significa a integração dos
processos a criação de conteúdo, passando pela sua gestão e difusão, assegurando que a
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informação é criada, gerida e difundida, de forma consistente, não sendo necessário criar
conteúdos a partir do zero cada vez que é necessário.

Para uma gestão eficiente de documentos, pode ser avançar o uso das seguintes estratégias:

 Reservar um local para a guarda de documentos físicos - Embora a tendência seja

optar cada vez mais pela digitalização, ainda é muito difícil se livrar dos documentos
físicos, sobretudo porque alguns documentos precisam ser armazenados por um período
determinado.
 Ter uma rotina de digitalização - Em um cenário de transformações digitais, é
necessário pensar também na digitalização de arquivos para garantir uma gestão
documental eficiente e preservar as informações.
 Considerar a temporalidade - É comum ver gestores guardando documentos antigos
por muito mais tempo do que seria necessário. Essa prática não apenas dificulta a
otimização de espaço, como também pode atrapalhar na localização de outros arquivos.
 Construir uma política de uso dos documentos - Para garantir a segurança das
informações e fazer com que os documentos sejam utilizados adequadamente, estabeleça
regras específicas de uso.

  Realizar backups com regularidade - É preciso que a instituição faça backups com
regularidade para não correr o risco de perder documentos importantes, caso ocorra
algum problema no HD do computador ou sofra ataques cibernéticos. 

 Utilizar a tecnologia a seu favor - É visível o quanto a gestão documental pode tomar
muito tempo dos colaboradores se for feita manualmente. Logo, se torna importante
investir em um bom software de gestão de documentos (Fonte:
https://selbetti.com.br/como-fazer-uma-boa-gesta%CC%83o-de-documentos).
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CAPÍTULO II

3. METODOLOGIA DE INVESTIGAÇÃO

Neste capítulo, são apresentados as diferentes orientações metodológicas que demonstram os

procedimentos, as técnicas, os instrumentos que serão usados para a pesquisa.
A metodologia consiste na definição e, posteriormente, aplicação de métodos e procedimentos
científicos com a finalidade de orientar o pesquisador quanto a planificação e à execução da
pesquisa. Tem como objectivo analisar as características dos vários métodos disponíveis, avaliar
suas capacidades, potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as
implicações de sua utilização (THIOLLENT, 1998).

3.1. Tipo de Pesquisa

No presente estudo, será usado o método qualitativo, visto que com este método não se preocupa
com os dados estatísticos, mas sim com a qualidade de informação disponibilizado pelos
entrevistados ou inqueridos.
O método fenomenológico ou qualitativo procura o que é comum, mas permanece aberto para
perceber a individualidade e os significados múltiplos, procurando descrever a realidade
investigada, sem preocupar-se com uma aplicação matemática e/ou estatística. A questão,
portanto, é definir como o entendimento sobre estes dois paradigmas auxilia o pesquisador na
escolha dos procedimentos e técnicas a utilizar em sua pesquisa (ROESCH,1999).

3.2. Métodos de procedimentos da pesquisa

Esta etapa do processo de investigação científica tem como finalidade apresentar e descrever os
procedimentos metodológicos empregados pelo pesquisador, para atender à questão de pesquisa
do estudo.
De acordo com LAKATOS e MARCONI (2005), o método monográfico consiste no estudo de
determinados indivíduos, profissões, condições, instituições, grupos ou comunidades, com a
finalidade de obter generalizações. A investigação deve examinar o tema escolhido, observando
todos os factores que o influenciaram e analisando-o em todos os seus aspectos.
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O uso deste método vai permitir a pesquisadora, a compreender com mais detalhes, as razões que
dificultam a existencia de uma gestao de qualidade de documentos e arquivos de Estado nesta
escola.

3.3. Técnicas e Instrumentos de recolha de dados

As técnicas de recolha de dados, são aplicadas associadas aos instrumentos de modo a

possibilitar a recolha de informações investigadas pelo pesquisador. Neste estudo, as técnicas
serão usadas em conexão com os instrumentos.

3.3.1. Técnicas de recolha de dados

As técnicas são recursos importantes na recolha de dados e elas, criam um forte suporte ao
método usado ou escolhido para a pesquisa. No caso da presente pesquisa, serão usadas as
seguintes técnicas: questionário, observação, pesquisa bibliográfica.

De acordo com MORESI (2003), técnica de recolha de dados é o conjunto de processos e

instrumentos elaborados para garantir o registro das informações, o controle e a análise dos
dados, salientando, desta forma, a ambiguidade e inconsistência na distinção entre técnicas e
instrumentos.

De acordo com GIL (1999), questionário é uma técnica de investigação composta por um
número mais ou menos elevado de questões apresentadas por escrito às pessoas, tendo por
objectivo o conhecimento de opiniões, crenças, sentimentos, interesses, expectativas, situações
vivenciadas, etc.

A observação constitui elemento fundamental para a pesquisa, pois é a partir dela que é possível
delinear as etapas de um estudo: formular o problema, construir a hipótese, definir variáveis,
colectar dados, etc. (GIL, 1999).

De acordo com GIL (2008), a pesquisa bibliográfica, ocorre quando o pesquisador recorre ao
material já publicado, constituído principalmente por livros, artigos periódicos e actualmente
com material disponibilizado na internet.
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Para o presente estudo, usar a pesquisa bibliográfica, deve significar o uso duma técnica que vai
permitir uma análise sobre a visão dos diferentes autores a respeito do tema e do problema
pesquisado.

3.3.2. Instrumentos de recolha de dados

Instrumentos de pesquisa são os meios através dos quais se aplicam as técnicas selecionadas. Se
uma pesquisa vai fundamentar a coleta de dados nas entrevistas, torna-se necessário pesquisar o
assunto, para depois elaborar o roteiro ou formulário. Evidentemente, os instrumentos de uma
pesquisa são exclusivos dela, pois atendem às necessidades daquele caso particular. A cada
pesquisa que se pretende realizar procede-se à construção dos instrumentos adequados
(ANDRADE, 2009).

No presente estudo, o principal instrumento a ser usado é o questionário e, será através deste
instrumento que serão colhidas as informações de diferentes inqueridos.

De acordo com MARCONI e LAKATOS (2003), questionário é um instrumento de colecta de

dados constituído por uma série de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a
presença do entrevistador.

3.4. População e Amostra

A população e amostra, são dois factos associados um ao outro, isto porque a amostra é extraída
da população e a população indica todos os elementos que compõem o campo de estudo.

3.4.1. População

A população constitui um conjunto de pessoas que apresentam características próprias, assim

como pode também ser relacionada a um conjunto de objectos ou informações.

Segundo KARMEL e POLASEK (1974), a palavra população é apresentada em seu sentido

técnico. Ela refere-se ao universo ou à totalidade das observações, da qual a amostra foi retirada.

No presente estudo, constitui a população, um universo de 36 elementos, dos quais 15 são do

sexo feminino, conforme ilustra a tabela abaixo.
 21

Tabela 2: Organização da População

Designação/Grupo H M HM
Gestores da escola 1 1 2
Pessoal administrativo 2 1 3
Pessoal de apoio 3 4 7
Professores 15 9 24
Total 21 15 36

Fonte: Escola Primária Completa de Mugado.

3.4.2. Amostra

A amostra é uma parte representativa do universo ou público-alvo a ser investigado e por sua vez
garante que os resultados tenham validade, também que possam representar todo o universo ou
população.

De acordo com MARCONI e LAKATOS, (2003), a amostra é uma porção ou parcela,

convenientemente seleccionada do universo (população), é um subconjunto do universo.

Neste estudo, a escolha ou selecção da amostra foi através da amostra por conveniência, tendo
em conta a facilidade e disponibilidade dos elementos.

A amostra por conveniência é uma técnica de amostragem em que, como o próprio nome
implica, a amostra é identificada primeiramente por conveniência. Elementos são incluídos na
amostra sem probabilidades previamente especificadas ou conhecidas de eles serem
selecionados. Esta amostra têm a vantagem de permitir que a escolha de amostras e a colecta de
dados sejam relativamente fáceis (ANDERSON et al, 2007).

A amostra é basicamente consitituída por 6 elementos, e deste número, 2 são Directora da Escola
e Director Adjunto Pedagogico, 1 é chefe da secretaria, 3 Auxiliares administrativos, conforme
ilustra a tabela que se segue:
 22

Tabela 3: Apresentação da amostra

Descrição dos elementos Número

Directora da Escola e Director adjunto Pedagogico 2
Chefe da Secretaria 1
Auxiliares administrativos 3
Total 6

Fonte: Adaptado pela pesquisadora.

A amostra é constituída por um número bastante reduzido dos elementos e, os critérios de

inclusão dos elementos usados neste estudo foram:

 Ser um técnico administrativo da escola;

 Ser um auxiliar administrativo da escola;
 Ser um gestor da escola e;
 Ter disponibilidade para participar do estudo.

O sector administrativo nas escolas, especialmente no ensino primário engloba um número

bastante reduzido de funcionários e dado a este factor, constata-se um número bastante reduzido
da amostra para o presente estudo.
 23

4. Bibliografia

ANDERSON, D. R., SWEENEY, D. J. e WILLIAMS, T. A. Estatística aplicada à

administração e economia. 2. ed. São Paulo: Editora Cengage Learning, 2007.

ANDRADE, Maria Margarida de. Introdução à metodologia do trabalho científico. 9 ed. São
Paulo: Atlas, 2009.

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo, volume 1,
1998.

BERNARDES, Ieda Pimenta e DELATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada. São

Paulo, Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. Cadernos Técnicos do Arquivo

Público Mineiro n.3; Ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de
Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013.

Decreto nº 84/2018. Aprovação da revisão do Sistema Nacional de Arquivos do Estado

(SNAE). Moçambique, Boletim da República, I Série, 252.

FREIBERGER, Zélia. Gestão de Documentos e Arquivística. Curitiba, 2012.

GIL, António C. Como elaborar projectos de pesquisa. 4 ed. São Paulo, Atlas, 2008.

GIL, António Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5 ed. São Paulo: Atlas, 1999.

GUIMARÃES, Irene França. Educação Permanente em Saúde na Descentralização das

ACções de Vigilância Sanitária. Niterói, 2014.

INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
 24

KARMEL, P. H. e POLASEK, M. Estatística Geral e Aplicada para Economistas. 2 ed. São

Paulo, Atlas/MEC, 1974.

MARCONI, de Andrade e LAKATOS, Eva Maria. Metodologia de Trabalho Científico. 6

ed. São Paulo, Editora Atlas SA, 2005.

MARCONI, M. de A. e LAKATOS, E. M. Fundamentos de metodologia científica. 5. ed.

São Paulo: Atlas, 2003.

MEDEIROS, Nilcéia Lage de e AMARAL, Cléia Márcia Gomes do. A Representação do

ciclo vital dos documentos: uma discussão sob a ótica da gestão de documentos. Porto
Alegre: Em Questão, v. 16, n. 2, p. 297 - 310, jul./dez. 2010.

MORENO, Nádia Aparecida. A informação arquivística e o processo de tomada de decisão.

Inf. & Soc.:Est., João Pessoa, v.17, n.1, jan./abr. 2007.

MORESI, E. Metodologia de Pesquisa. Programa de Pós-graduação stricto sensu em gestão

do conhecimento e da tecnologia da informação da Universidade Católica: Brasília, 2003.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

RODRIGUES, Ana Célia. Identificação: uma nova funçao arquivística?.EDICIC, v. 1, n. 4,

2011.

ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. Projectos de Estágio e de Pesquisa em Administração:

Guia para estágios, trabalhos de conclusão, dissertações e estudos de caso. 2 ed. São Paulo:
Atlas, 1999.

ROCKLEY, Ann, Pamela Kostur e Steve Manning. Managing Enterprise Content: a unified
content strategy. Berkeley: New Riders, 2003.
 25

ROUSSEAU, Jean-Yves e COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivística.

Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.

SENAI. I. Módulo Específico Documentação: Arquivamento. Departamento Regional da

Paraíba: Campina Grande, 2011.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: Princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV,

2007.
THIOLLENT, Michel. Metodologia da Pesquisa-Acção. 8 ed. São Paulo: Cortez, 1998.

UnB. Manual de gestão de documentos. Brasília, Universidade de Brasília, 2015.

Websites
 26

1- https://selbetti.com.br/como-fazer-uma-boa-gesta%CC%83o-de-documentos. Visitado no
dia 01 de Abril de 2022, pelas 15: 30 minutos.

I. APÊNDICES
II. Apêndice I: Questionário Dirigido ao Pessoal Administrativo

Estimado Inquerido
O presente questionário foi elaborado no âmbito de desenvolvimento de uma investigação científica
para a elaboração de uma monografia para a obtenção do grau de Licenciatura em Administração e
Gestão da Educação, na Universidade Pedagógica de Maputo. O questionário é efectuado com o
objectivo de Compreender a Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e Arquivos
da Escola.
Responder as questões com honestidade contribuirá na aquisição de dados reais sobre a investigação.
Na há respotas certas e nem erradas. Os dados serão explorados de forma generalizada, criando
condições para a confidencialidade das respostas, com carácter anónimo.

I. Dados Sociodemográficos do Inquerido

 27

1- Função/Carreira:
 Técnico admistrativo _____
 Auxiliar Administrativo _____
2- Tempo de serviço: _______
3- Género: M ______ F ______
4- Nível de formação: Básico ___/Médio ___/ Superior ___

II. Estratégias de Gestão de Documentos e Arquivos da Escola

1- O que entende por Gestão de Documentos e arquivos da Escola?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2- Como avalia a gestão de Documentos e Arquivos da Escola nesta instituição?

A. Bem___ B. Má____ C. Considerável____
3- Que ferramentas são usadas para o arquivo de documentos?
A. Caixas___ B. Prateleiras____ C. Apenas arrumados____

4- Quando é que se passa o documento do arquivo activo para morto?

A. Quando perde a sua utilidade____ B. Quando tem muito tempo____ C. Quando
já não é do uso frequente___

5- Que tipo de documentos são levados ao arquivo morto?

A. Todos___ B. Aqueles que o seu valor é temporário___ C. Depende da
organização___

6- Que documentos são arquivados em outras instâncias da educação?

A. De valor permanente___ B. Todos___ C. Depende da selecção do pessoal___

7- De que maneira o sector administrativo faz a gestão de documentos?

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
 28

III. Dificuldades na Gestão de Documentos e Arquivos da Escola

1. Como se efectua a organização de documentos e arquivos nesta escola?

A. Documentos organizados em grupos___ B. Organizados em tempo de existencia___
C. Organizados em tipo de conteudo____

2. Que tipo de dificuldades existem na gestão de documentos e arquivos da escola?

A. Falta de espaço____ B. Falta de meios____ C. Falta de domínio____

IV. Sugestoes de Estratégias para a melhoria da Gestão de Documentos e Arquivos

da Escola
1- O que acha que deve ser feito para melhorar a Gestao de documentos e aquivos da Escola
nesta escola?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
2- Como é que o gestor escolar pode garantir uma gestao eficiente de documentos e
arquivos de Estado?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
3- Quais são as estratégias que devem ser implementadas para que todo o pessoal
administrativo e gestores tenham dominio da gestao de documentos e arquivos da escola?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Obrigado pela colaboração!

 29

III. Apêndice II: Questionário Dirigido ao Director da Escola e Director Adjunto

Pedagógico da Escola

Estimado Inquerido
O presente questionário foi elaborado no âmbito de desenvolvimento de uma investigação científica
para a elaboração de uma monografia para a obtenção do grau de Licenciatura em Administração e
Gestão da Educação, na Universidade Pedagógica de Maputo. O questionário é efectuado com o
objectivo de Compreender a Contribuição do Gestor Escolar na Gestão de Documentos e Arquivos
da Escola.
Responder as questões com honestidade contribuirá na aquisição de dados reais sobre a investigação.
Na há respotas certas e nem erradas. Os dados serão explorados de forma generalizada, criando
condições para a confidencialidade das respostas, com carácter anónimo.

A. Dados Sociodemográficos do Inquerido

1. Função/Carreira:
 Gestor escolar _____
2. Tempo de serviço: _______
 30

3. Género: M ______ F ______

4. Nível de formação: Básico ___/Médio ___/ Superior ___

B. Estratégias de Gestão de Documentos e Arquivos da Escola

1. Como avalia a gestão de documentos e arquivos da Escola nesta instituição?
A. Boa____ B. Razoável___ C. Má___

2. Que tipo de documentos circulam nesta escola?

A. Pautas___ B. Diplomas/circulares/decretos___ C. Livros de turma/processos___
D. Outros ____
3. Que instrumentos são usados para a gestão de documentos e arquivos nesta escola?
A. Legislação___ B. Experiência profissional___ C. Nenhum___

4. Quando é que se decide retirar um documento do arquivo activo da escola?

A. Apos o seu uso___ B. Quando necessario___ C. Depende da sua natureza___
5. Quais são os documentos de arquivo permanente?
A. Pautas___ B. Livros de turma___ C. Processos___ D. Todos___

6. Quais são as outras instâncias que partilham a gestão de documentos e arquivos da

escola?
A. SDEJT___ B. Munícipio___ C. Governo Distrital___ D. Nenhuma___

7. Que documentos da escola são encaminhados para as outras instituições de Estado

para o seu arquivo?
A. Pautas___ B. Livros/processos___ C. Todos____

8. Que Estratégias são usadas na gestão de documentos e arquivos da escola?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

C. Dificuldades na Gestão de Documentos e Arquivos da Escola

 31

1- Quando é que a escola organiza os documentos consoante classe ou grupo?

A. Sempre___ B. As vezes___ C. Depende da natureza do documento ___

2- Que tipo de constragimentos existem na gestão de documentos e arquivos da escola?

A. Falta de prateleiras___ B. Insuficiência de espaço___ C. falta de domínio ___

3- Que acções são desenvolvidas para ultrapassar os constragimentos?

A. Capacitação dos técnicos____ B. Retirada de certos documentos para outro
espaço____ C. Aquisição de prateleiras____

D. Sugestões de Estratégias para a melhoria da Gestão de Documentos e Arquivos da

Escola
1. Que estratégias podem ser implementadas para a melhoria da gestão de documentos e
arquivos da escola?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2. Que mecanismos devem ser adoptados pelos gestores escolares para garantir a
melhoria da gestão de documentos e aquivos da escola?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Obrigado pela colaboração!