1

Felizarda de Fátima Mariano José Mupulula

O Uso das Técnicas de Gestão Documental nas Instituições Publicas: caso da Secretaria do
Governo Distrital de Montepuez (2018-2020)
Licenciatura em ensino de História com habilitações em documentação

Universidade Rovuma
Extensão de Cabo Delgado
2019

Felizarda de Fátima Mariano José Mupulula

 2

O Uso das Técnicas de Gestão Documental nas Instituições Publicas: caso da Secretaria do
Governo Distrital de Montepuez (2018-2020)

Supervisor:

Universidade Rovuma
Extensão de Cabo Delgado
2019

Índice
Introdução........................................................................................................................................3
1.Tema….........................................................................................................................................4
1.1.Delimitação do tema..................................................................................................................4
 3

1.1.3.Objecto de estudo...................................................................................................................4
1.2.Problematização.........................................................................................................................4
1.3.Hipóteses....................................................................................................................................5
1.4.Justificativa................................................................................................................................5
1.3. Objectivos do estudo.................................................................................................................6
REFERENCIAL TEÓRICO............................................................................................................6
2.1. Quadro conceitual.....................................................................................................................6
2.1.1. Documento.............................................................................................................................7
2.1.2. Arquivo..................................................................................................................................7
2.1.3. Gestão Documental................................................................................................................8
2.2.Etapas da gestão documental e aplicação das técnicas de gestão............................................12
2.3. Plano de melhoria para o processo de gestão de documentos de arquivo..............................15
METODOLOGIAS........................................................................................................................16
3.1. Tipo de pesquisa:....................................................................................................................16
3.2.Técnicas de recolha de dados..................................................................................................17
3.3. Universo..................................................................................................................................17
3.4. Amostra...................................................................................................................................17
4. Cronograma...............................................................................................................................18
5. Orçamento..................................................................................................................................19
Referências Bibliográfica..............................................................................................................20

Introdução

O presente trabalho tem como tema: O Uso das Técnicas de Gestão Documental nas Instituições
Publicas: caso da Secretaria do Governo Distrital de Montepuez (2018-2020).Com o mesmo
pretendemos enobrecer os benefícios e a importância que os profissionais de informação têm no
processo de gestão de documentos de arquivo.
 4

No actual mundo globalizado e competitivo apresentar as informações correctas em tempo hábil

tornou-se um diferencial para as empresas que almejam grandes resultados e liderança no
mercado. A gestão documental é parte deste processo, pois a partir de um modelo de gestão será
possível localizar a informação solicitada a tempo de contribuir com a tomada de decisão,
amenizando possíveis erros.
A metodologia usada na elaboração do projecto foi a reflexão pessoal e à consulta de referência
bibliográfica que consiste na leitura e interpretação de informações, os respectivos autores foram
citados segundo as normas para produção e publicação de trabalhos científicos na Universidade
Pedagógica e o regulamento académico para os cursos de graduação e de pós-graduação em uso
nesta instituição.

1. Tema: O Uso das Técnicas de Gestão Documental nas Instituições Publicas: caso da
Secretaria do Governo Distrital de Montepuez (2018-2020)
1.1. Delimitação do tema
1.1.1. Delimitação espacial: Secretaria do Governo Distrital de Montepuez
1.1.2. Delimitação temporal: 2018-2020
 5

1.1.3. Objecto de estudo: A gestão de documentos da Secretaria do Governo Distrital de

Montepuez.
1.2. Problematização

Desde que se começou a registar a história em documentos, o homem sentiu a necessidade de

organizá-los, mas com a explosão documental ocasionada durante à Segunda Guerra Mundial,
fez surgir o conceito da gestão documental, incumbindo assim uma gama de importância, que a
gestão documental junto das suas técnicas, assumem frente à organização dos documentos que,
antigamente, já se considerava um problema e, actualmente, com a era da informação, têm-se
tornado um verdadeiro desafio.

Pois diante das mudanças económicas e tecnológicas que impulsionam a competitividade das
instituições, o uso das técnicas de gestão dos documentos nas instituições, assume um espaço
vital para o acesso das informações com maior eficiência e eficácia.

Portanto, ao trabalhar com documentos, deve ter-se consciência de processos importantes que
são a conservação e preservação dos documentos e sua disponibilização, pois são eles que nos
remetem a uma historicidade de uma instituição ou até mesmo da memória de uma pátria.

Segundo DECRETO 36/2007 DE 27 DE AGOSTO, SNAE,

(…)A gestão de documentos consiste não só de um conjunto de

ferramentas, como também de uma adequada visão e compreensão do
negócio em si. Assim como tornar mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins Administrativos e científicos.

No entanto, a gestão documental deve acompanhar os documentos durante todo o seu ciclo vital
(idade corrente, intermediária e permanente) com o intuito de organizar e racionalizar a
documentação.

Para realizar este acompanhamento,a gestão é compreendida em três fases, a primeirarefere-se à

criação/produção de documentos, a segunda fase diz respeito à utilização dos documentos e a
terceira fase está pautada na avaliação e destinação dos documentos.

Diante dessa afirmação, a proponente levanta a seguinte questão de partida: Que medidas devem
ser adoptadas para o uso efectivo das técnicas de gestão documental na Secretaria do Governo
Distrital da cidade de Montepuez?

1.3. Hipóteses
 6

De forma a responder esta questão de partida a proponente apresenta as seguintes pré respostas
ao problema que levanta:

Hipótese 1-Anão realização da gestão de documentos na secretaria do governo distrital da cidade

de Montepuez, contribuirá no não uso efectivo das técnicas de gestão documental.

Hipótese 2- Com a existem de um profissional da área documental daria acompanhamento no

uso efectivo das técnicas de gestão documental na secretaria do governo distrital da cidade de
Montepuez.

Hipótese 3- O intercâmbio entre as instituições locais em matéria da gestão documental

provavelmente poderá contribuir no uso efectivo das técnicas de gestão documental.

1.4. Justificativa
O interesse para a elaboração deste projecto, prende-se com o facto de a proponente procurar
compreender se a secretaria do governo distrital da cidade de Montepuez faz o uso das técnicas
de gestão de documentos, não só, pelas experiencias acompanhadas durante o período estudantil,
vimos que muito ainda poderia ser feito a respeito da gestão de documentos em Moçambique no
geral e em particular na cidade de Montepuez, uma vez, os documentos são o coração, o
património da instituição porque neles contem o conjuntos de informações, em meio electrónico
ou não, que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organização.

A determinação e vantagem na escolha do tempo em alusão, é pelo facto de a proponente ser

estudante de curso de Ensino em História com Habilitações em Documentação e durante o
período de 2018 ter tido algumas cadeiras tais como: Introdução a Arquivologia, Conservação e
Preservação de Documentos e no ano seguinte neste caso 2019 ter feito um trabalho de campo no
local em estudo, e as de mais cadeiras que suscitaram o interesse do estudo do mesmo.

Assim, com este estudo torna-se relevante na medida em que ira contribuir para o
desenvolvimento do processo de gestão de documentos em Moçambique no geral e em particular
a Secretaria do Governo distrital da cidade de Montepuez, por um lado. Por outro lado, pode
oferecer alguns elementos de reflexão para a adopção de medidas eficazes que levaram os
funcionários a classificar e avaliar os documentos de arquivo, de modo a, melhorar a gestão dos
documentos daquele local e preservar a memória histórica e cultural do distrito.
 7

1.3. Objectivos do estudo

1.3.1. Objectivo geral:

 Compreender se a secretaria do governo distrital da cidade de Montepuez faz o uso das

técnicas de gestão de documentos.

1.3.2. Objectivos específicos:

 Identificar as técnicas adequadas institucionais para a gestão de documentos;

 Descrever as fases do processo de gestão de documentos;
 Propor um plano de melhoria para o processo do uso das técnicas de gestão de
documentos, envolvendo as actividades meio e fim da secretaria do governo distrital da
cidade de Montepuez faz.

REFERENCIAL TEÓRICO

2.1. Quadro conceitual

No presente trabalho, para sua melhor compreensão fez-se á operacionalização dos conceitos
chaves a saber: documento, e gestão de documentos.
 8

2.1.1. Documento

Segundo GUINCHAT e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da memória

da humanidade.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), documento é toda a

informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico, etc.) utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época. Chiavenato (2003), considera informação o
conhecimento disponível para uso imediato e que permite orientar a acção, ou reduzir a margem
de incerteza que cerca as decisões quotidianas.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud CRUZ (2013:12) define documento como
“Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por
uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas obrigações legais ou de
seus negócios”.

Os autores supracitados convergem nas suas definições no que concerne ao documento, ao

afirmarem que é uma informação que se encontra registada independentemente do seu suporte
mas que constitui um conhecimento que pode ser de uso imediato.

2.1.2. Arquivo

Na visão de BELLOTTO (2005:15):

(...) Arquivo' é o conjunto de documentos escritos, desenhos material

impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão
administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou
funcionário.

O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define Arquivo como sendo o “conjunto de

documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação ao
longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

De acordo com o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud

CRUZ (2013), arquivo é o conjunto de documentos quais quer que
sejam as suas datas, suas formas ou seus suportes materiais,
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, e por
 9

serviços ou organismos públicos ou privados, no desempenho de

suas actividades, conservados por seus criadores ou seus
sucessores para seu próprio uso, sendo transferida a instituição
competente em razão de seu valor arquivístico.

Em Moçambique, Arquivo é definido como “conjunto de documentos de qualquer época e forma

que, independentemente da natureza ou suporte da informação, são acumulados ou conservados
em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas, para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa” (SNAE, 2007:9).

2.1.3. Gestão Documental

É essencial a preservação do acervo através de modernas técnicas de conservação, digitalização

das informações, espaços adequados para arquivos, actuação do gestor documental, entre outros
factores.

O conceito de gestão de documentos surgiu após Segunda Guerra Mundial, onde ocorreu a
Histórica explosão documental na administração pública, pois foi nessa época que houve o
aumento de informação científica, tecnológica e política, o que impôs a necessidade de
racionalizar e controlar o volume das massas documentais acumuladas, pois os documentos eram
amontoados em depósitos, sem nenhum tipo de tratamento.

Na óptica de PAES, (2004:28):

(…) A gestão de documentos é uma actividade fundamental em todas as
organizações, por meio da organização dos arquivos, da triagem e
conservação dos documentos e da actuação efectiva do gestor
documental, com o objectivo de agilizar o processo decisório e preservar
a memória e a cultura organizacional.

Este processo é de ordem técnica e envolve todas as etapas pertinentes ao arquivamento de

documentos, incluindo (1) a produção, que implica a racionalização burocrática da papelada, (2)
a utilização que seria a administração do arquivo e (3) a avaliação e destinação de documentos
conforme a tabela de temporalidade.

De acordo com CARVALHO, (2001:24-25), “A gestão de documentos dentro das organizações

vem se tornando um desafio, uma vez que a produção documental cresce em uma progressão
geométrica, fato acentuado pelo uso dos computadores”.
 10

Esse reconhecimento envolve também investimentos, que não se restringem somente a compras
de mobiliário, é preciso recursos humanos qualificados –arquivista –prédio, máquinas
adequadas, materiais , planejamento e gerenciamento pautados nas teorias da Arquivologia.

De acordo com o SNAE (2007),

(i) a fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de documentos
em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de
consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua
administração; (ii) no arquivo intermediário encontra-se conjunto de
documentos com uso pouco frequente, que aguardam destino final em
depósito de armazenamento temporário e por último; (iii) O arquivo
permanente é constituído por conjunto de documentos que já cumpriram
as finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude do
seu valor histórico, probatório e informativo para o estado e para o
cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em que a
gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (CRUZ, 2013:46).

Segundo CRUZ (2013) apaud RHOADS (1989) afirmam que:

As três idades dos documentos de arquivo nas organizações

correspondem à “gestão de documentos”, a qual divide-se em três fases,
nomeadamente: (i) Produção em que são definidas normas que vão desde
as características físicas do suporte (material, tamanho, formato, espécie)
até as formas de registo da informação. Essa intervenção visa não só à
economia e à racionalização no uso dos recursos materiais, humanos e
tecnológicos, mas também à preservação da integridade física e
intelectual do documento e, consequentemente, ao acesso à informação
nele registada; (ii) Utilização do documento refere-se às formas de
recuperação da informação e implica a necessidade de elaboração de
planos de classificação padronizados para a instituição, tendo como
fundamento as funções e actividades executadas. O plano de
classificação indica a organização dos documentos, desde sua origem e
padroniza a forma de arquivamento, propiciando a recuperação dos
documentos de forma eficaz. O controlo de tramitação, interna e externa,
pelo serviço de protocolo racionaliza e facilita a localização da
documentação; e, (iii) Destinação abrange procedimentos de avaliação,
selecção e a determinação de prazos de guarda.

As normas de classificação e organização e o controle de tramitação e arquivamento têm em

vista a recuperação imediata do documento. Entende-se como classificação a ordenação
 11

intelectual e física de acervos, de acordo com um plano de classificação (SCHELLNBERG,

2004:45).

No Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA, 2005):

A gestão documental é abordada como uma área da administração geral

dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e eficácia da
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-
se como um “conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a
racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação,
avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registadas em
documentos de arquivo.

Para SCHELLNBERG (2004), “a eficiência de um programa de gestão de documentos correntes,

não deve ser julgada apenas em termos estatísticos ou unicamente no volume de documentos que
se transferem das repartições para centros intermediários, para incineradoras ou fábrica de papel
mas reflecte-se na maneira de analisa-los para se determinar como classifica-lo e quais os que
devem ser eliminados. A eficácia de um programa de gestão de documentos correntes depende
do zelo e competência do pessoal. Quanto mais honestos e habilitado o pessoal, mais
eficazmente serão classificados e arquivados os documentos para uso corrente. Quanto mais bem
classificados mais facilmente poder-se-á dar-lhes um destino final depois de terem servido as
actividades correntes. Quanto melhor o pessoal mais segura a avaliação dos documentos para
fins de destinação”.

Tomando em consideração as definições do conceito de gestão de documentos acima trazidos

pelos autores pode-se aferir que coincidem, ao afirmarem que, gestão de documentos providencia
mecanismos que asseguram a racionalização e eficiência no acesso a informação e da própria
organização de arquivo nas fases correntes, intermediária até a guarda permanente ou
eliminação. Deste modo, a classificação e avaliação dos documentos de arquivo são vistos como
elementos fundamentais para a organização, recuperação e destinação adequado dos documentos.
O termo gestão está relacionado à administração, ao acto de gerir. Isso significa que é preciso ir
além do ato de registo da informação em um suporte físico ou electrónico. O planeamento, a
organização, a coordenação, o controle fazem parte da gestão documental.

Para alcançar o objectivo da gestão de documentos, é essencial a utilização de instrumentos

técnicos para que garantam o controlo de todos os documentos em qualquer idade, da produção
 12

até a destinação final, visando à racionalização e à eficiência administrativa, como também à

preservação do património documental.

Os Instrumentos de gestão de documentos são adoptados para apoiar os procedimentos e

operações técnicas da gestão arquivística.

Nas visões dos autores ALBARELLO; CAMPOS; SCHENKEL (2001:09) acreditam que:
“Com a utilização dos instrumentos específicos para a gestão dos
documentos, será possível obter uma boa organização dos arquivos,
proporcionando a transparência do funcionamento da instituição e a
agilização do processo decisório.”

Um dos instrumentos da gestão de documentos é o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade. RIOS e CORDEIRO (2010) entendem que o plano de Classificação de
documentos precisa ser elaborado para que se entenda o princípio da proveniência, respeitando
os fundos e a sua ordem original, passando a conhecer o criador do arquivo, quer seja a pessoa
física ou jurídica. No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005:132), o plano de
classificação é considerado como ”Esquema de distribuição de documentos em classes, de
acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e
funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.”

A Tabela de Temporalidade é usada para registar o ciclo de vida documental do órgão.

Segundo VITALIS e ANDRIOLO (2009:33),
(…) A implantação da tabela é relevante para determinar o prazo de
guarda dos documentos, que são definidos a permanência dos
documentos no arquivo corrente, quando vão ser transferidos ao arquivo
intermediário e quando vai passar ao arquivo permanente, se serão
digitalizados e/ou guardados, ou descartados.

Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem

a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão de documentos nos arquivos,
imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações,
autorizando a eliminação criteriosa de documentos, cujos valores já se esgotaram, para assim
haver o controlo pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final. Essa
integração permitirá que os documentos sejam rapidamente localizados não apenas durante sua
tramitação, mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos no
arquivo corrente, intermediário e permanente.
 13

2.2.Etapas da gestão documental e aplicação das técnicas de gestão

A aplicação da GD intervirá no processo de produção dos documentos, organizando-os e

padronizando-os. Para tanto, todos os colaboradores da organização, principalmente a direcção,
deverão ser envolvidos nas actividades relacionadas ao gerenciamento e planeamento da
organização do arquivo, pois só assim será possível uma gestão sólida. Portanto, buscar métodos,
ferramentas e demais melhorias à GD são tarefas contínuas do arquivista, pois somente assim,
será capaz de contribuir com a Arquivologia e desempenhar um trabalho de qualidade, crítico e
seguro.

Para aplicar a GD é preciso trabalhar com metodologias capazes de atender as demandas

informacionais:
Os sistemas arquivísticos encontravam-se, e ainda se encontram,
diante de um cenário de crescimento geométrico da produção e
acumulação da documentação, da constatação da impossibilidade
de se conservar tudo e da necessidade de intervenção dos
arquivistas na organização e gestão dos fundos, mediante técnicas
de gestão de documentos, (MEDEIROS; AMARAL, 2010: 298).
Para lidar com a massa documental acumulada, realidade de muitas organizações, o arquivista
precisa dominar e ter claramente os objectivos da GD e associá-losaos objectivos da organização
no que se refere à gestão dos seus documentos.

INDOLFO et all. (1995:14-15) estabelecem os seguintes objectivos da GD:

-Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e
destinação dos documentos;
-Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja
necessária;
-Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica;
-Assegurar o uso adequado da micro gráfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da
informação e
-Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam
guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Para atingir esses objectivos arquivísticos precisam planejar cada etapa da GD, que compõe-se,
de modo conciso, da etapa de Identificação, Produção, Avaliação e Classificação de documentos.
Durante essas etapas elaborar-se-ão instrumentos que auxiliarão o arquivista no planeamento,
gerenciamento, organização e controle dos documentos.
O processo de organização do arquivo de qualquer instituição implica a
realização de diversas etapas que possibilitem a compreensão e
 14

codificação dos documentos em diversos níveis, desde seu

reconhecimento (diagnóstico da Produção Documental), passando pela
inclusão de cada tipo documental numa lógica de organização
(Classificação), até o estabelecimento de critérios de valoração, visando
determinar a preservação ou a eliminação dos documentos (Avaliação)
(PAZIN, 2005:5).

A Identificação abrange também o diagnóstico de arquivo, em que deverá ser levantado o

máximo de informações possíveis, desde questões de estrutura física até mesmo dificuldades de
fluxo informacional dentro da organização. Dessa maneira, o arquivista terá informações para
intervir nas dificuldades e carências encontradas.

Os tipos documentais existentes na organização precisam ser identificados, assim como a sua
relação com as funções e actividades executadas, pois isso auxiliará o arquivista a compreender
os processos que são desenvolvidos. Isso pode ser realizado por meio de entrevistas com os
colaboradores, mapeamento de processos, elaboração de fluxogramas, entre outras ferramentas
que apoiam essa actividade.

Conhecer o quadro de funções e atividades da organização, estatutos,

códigos de conduta, entre outros documentos oficiais e de constituição da
organizaçãotambém é primordial, não só no que tangea inteirar-se do
negócio, mas também para a realização de futuras atividades
arquivísticas, como o plano de classificação,a serabordado
posteriormente. Compreende a identificação como parte do diagnóstico
de arquivo, pois esse pressupõe “[...] a constatação dos pontos de atrito,
de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das
razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo” (PAES,
2009:36).
Com a aplicação da GD não só o arquivo se torna eficiente, mas também todo o fluxo de
processos e informações, haja vista que a GD abrange todos os caminhos que os documentos
perpassam.

A produção é o momento que o arquivista analisa os tipos de documentos utilizados pela

empresa, com o intuito de simplificá-los e verificar se ainda atendem a finalidade para que foram
elaborados. Comummente encontram-se profissionais realizando actividades e gerando
documentos que não são mais úteis à organização, isso ocorre, uma vez que processos são
transferidos de colaborador para colaborador sem análises de fluxo e processo. Somado a isso, os
processos não são registados, documentados, logo cada colaborador executa da maneira que
acredita ser o melhor.
 15

Para que a intervenção ocorra na produção de documentos, o arquivista deverá estar delegado
pelos gestores, pois os colaboradores podem apresentar resistências, haja vistaque todo o projeto
pode refletir na cultura daorganização dos documentos,estabelecida anteriormente pelos
colaboradores, baseada em senso comum.

Para BERNARDES, (1998:13) “A Produção dos documentos: inclui a elaboração de

formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas
tecnologias aos procedimentos administrativos”.

A existência de uma ferramenta que regista qualquer alteração nos processos colabora com a
reflexão em torno da criação de novos documentos. O arquivista precisa estar atento a quaisquer
mudanças, para que possa auxiliar os sectores na criação de documentos, ressaltando que um
documento possui elementos intrínsecos e extrínsecos para ser considerado um documento
autêntico.

A avaliação,sem dúvida, é um dosprocessosmais delicado desenvolvido pelo arquivista, por

envolver a atribuição de valoresàs Informaçõese,consequentemente possíveis descartes de
documentos.

É preciso que o arquivista se pergunte, em primeiro lugar: o que deve ser

conservado? Os critérios que usamos estão ainda adequados ou não? A
conservação de documentos geradores de direitos é um critério objectivo.
Mas o “interesse histórico” é uma noção arbitrária, subjectiva e
passageira. A pesquisa histórica não é isenta de modismos. (DELMAS,
2010:99).
Para realizar tal actividade arquivista precisa conhecer a instituição em que está inserido, as
actividades desenvolvidas e quais são os documentos produzidos e recebidos, actividade
realizada na etapa de Identificação.

A avaliação de documentos precisa ser realizada, para que os documentos que já cumpriram seu
ciclo de vida e, não possuem carácter permanente sejam eliminados, o que optimizará o espaço
físico e o arquivo terá capacidade para receber novos documentos.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo

de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas
instituições públicas quanto nas empresas privadas. [...] Para o
administrador, que está com seus depósitos abarrotados de documentos,
sem dúvida, a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel, com
vistas à liberação de espaço físico. No entanto, se o processo de
avaliação não for efectivamente implantado através das Tabelas de
 16

Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acumulação

desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis
(BERNARDES, 1998:13-14).

A etapa da Classificação também é um momento fundamental para conquistar os resultados

esperados de gerenciamento, organização, controle e acesso aos documentos, pois por meio do
plano de classificação é possível visualizar as funções e atividades desempenhadas pela
organização e que são preservadas e espelhados nos documentos arquivísticos.

A classificação dosdocumentos determina e,é determinada pelas demais

atividades que compõem a Gestão de Documentos. Convencionou-se,
entre os autores da arquivologia, que a classificação dos documentos de
caráter permanente denomina-se Arranjo. Quando se o utiliza o termo
classificação, ele se refere aos arquivos correntes (RODRIGUES,
2006:110).

Para GONÇALVES, (1998:12) o objetivo da classificação é “[...] basicamente, dar visibilidade

às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre
os documentos”. A elaboração do plano de classificação é complexa e exige habilidades e senso
crítico do arquivista.

2.3. Plano de melhoria para o processo de gestão de documentos de arquivo

A gestão de documentos visa acompanhar e orientar a produção, tramitação e destinação de

documentos, racionalizando sua produção para facilitar a operacionalização das actividades e
contribuir para a eficácia administrativa e rotinas de gestão arquivística, sendo de carácter
imprescindível para o acesso e recuperação das informações.

Um dos planos de melhoria na gestão de documentos de arquivos que o projecto propõe para as
instituições, é a sequência de operações, que determina a maneira como deve ser dispostos os
documentos nas instituições. Uns em relações aos outros e os meios que permitem a
identificação de cada unidade, mediante o emprego de notação ou termos que exprimam relações
lógicas (palavra-chave). Os métodos de arquivamento são adoptados visando proporcionar o
acesso aos documentos. Através dos métodos de arquivamento pode-se adoptar uma ordenação
alfabética, numérica, geográfica ou por assunto, desde que consideremos sempre a forma pela
qual os documentos são solicitados e buscados.
 17

METODOLOGIAS

3.1. Tipo de pesquisa:

Quanto a natureza é do tipo:

 Aplicada

Porque esta pesquisa tem objectivo gerar conhecimentos para aplicação prática dirigidos à
solução de problemas Académicos, não só, mas também envolve verdades e interesses locais. Ou
seja, a proponente terá a missão de aprofundar a compreensão dos fenómenos que assolam na
secretaria do governo distrital da cidade de Montepuez no que se refere ao uso das técnicas de
gestão documental.

Quanto a abordagem
 Qualitativa

A pesquisa quanto a abordagem é de carácter qualitativa, isto é, as informações colhidas não

serão quantificadas, no entanto irá centrar-se directamente na interpretação do fenómeno em
causa, com vínculo de soluções baseadas nas opiniões da maioria. Ou melhor com base as
técnicas de recolha de dados dessa pesquisa irão qualificar as medidas que devem ser adoptadas
para o uso das técnicas de gestão documental no local em estudo.

Quanto aos objectivos

 Descritiva

A pesquisa quanto aos objectivos é descritiva, pois tem como objectivo compreender se a
secretaria do governo distrital da cidade de Montepuez faz o uso das técnicas de gestão de
documentos. Assim como a pesquisa descritiva, tem por premissa buscar a resolução de
problemas melhorando as práticas por meio da observação, análise e descrições objectivas,
através de entrevistas com peritos para a padronização de técnicas e validação de conteúdo.

Quanto aos procedimentos técnicos

 Pesquisa bibliografia:

A pesquisa bibliográfica é desenvolvida através de livros, publicações em periódicos e artigos

científicos. Para tanto, e de interesse da proponente procurar obras bibliográficas que lhe vão
 18

auxiliar a desenvolver o projecto fazendo uma análise crítica para chegar a veracidade dos
fenómenos.

3.2.Técnicas de recolha de dados

A definição dos instrumentos de colectas de dados depende dos objectivos que se pretendem
alcançar com a pesquisa e o universo a ser investigado. Partindo de um objectivo, a pesquisa terá
como técnicas de colecta de dados, as seguintes:

Questionário; No questionário será feita questões abertas e fechadas que vão possibilitar ao
inquerido responder de forma aberta e livre exprimindo os seus sentimentos. As fichas de
formulário de questões apenas serão para os funcionários da Secretária-geral, porque vai permitir
expor a realidade vivida por eles segundo as suas habilidades.

Entrevista; esta técnica será usada de forma padronizada e estruturada por um roteiro
previamente estabelecido, e será dirigido a chefe da secretária-geral, técnicos de informática.

Observação: esta técnica estabelece uma relação entre os factos e incluir todos nossos sentidos.
É uma técnica que permite que a partir das nossas experiências chegamos a concretizar a
pesquisa. Permite no entanto, que os objectivos formulados na pesquisa sejam submetidos a
verificação de controlo de validade e precisão.

3.3. Universo
Partindo do pressuposto de que o universo de uma pesquisa refere-se ao total de indivíduos que
possuem as mesmas características, definidas para um determinado estudo. Esta pesquisa terá
como universo, toda população da Secretaria do Governo Distrital de Montepuez.

3.4. Amostra
Para esta pesquisa esta efectivada como amostra, 10 funcionários da Secretaria do Governo
Distrital de Montepuez, que é o local em estudo. Dos quais, 1 (um) Chefe da secretária-geral, 3
(três) técnicos de informática, 6 (dez) funcionários da secretária-geral.
 19

4. Cronograma
O Cronograma seguinte ilustra a planificação das actividades de forma sequenciada, a serem
desenvolvidas/realizadas ao longo do processo investigativo no âmbito da elaboração do Projecto
científica.

Tabela nº 1: Cronograma de actividades durante o processo de investigação

Actividades Período
Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dez
Escolha do
tema
Revisão da
literatura
Elaboração
do projecto
Entrega do
projecto
Fonte: Autora, 2019.
 20

5.Orçamento
Tabela nº 2: Matérias de despesas necessárias.

Especificação Unidade de Quantidade Preço unitário Preço total

medida
Papel A4 Resma 1 200 200
Tinta de Toner 1 600 600
impressão
Impressora Menor 1 1000 1000
Material Canetas 3 30 30
bibliográfico
Total 1830
Fonte: Autora, 2019.
 21

Referências Bibliográfica
ALBARELLO, Cristiane Botezini. O papel do administrador na gestão pública. Rio Grande do
Sul, 2006.

BERNARDES, I. P. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Associação dos

Arquivistas Brasileiros, 1998.

DELMAS, B. Arquivos para que?: textos escolhidos. Tradução Danielle Ardaillon. – São Paulo:
Instituto Fernando Henrique Cardoso, 2010.

GONÇALVES, J. Como classificar documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado de

São Paulo, 1998.

MEDEIROS, N. L. de; AMARAL, M. G. do. A representação do ciclo vital dos documentos:

uma discussão sob a ótica da gestão de documentos. In Revista Em Questão, v.16, n.2, p. 297-
310. Jul/dez: Porto Alegre, 2010.

INDOLFO, A. C.; et al. Gestão Documental: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 1995.

PAES, M. L. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

PAZIN, M. Arquivos de empresas, tipologia documental.São Paulo: Associação de Arquivistas

de São Paulo, 2005.
SNAE (Sistema Nacional de Arquivos do Estado) Decreto 36/2007

VITALIS, Luiza Wioppiold; ANDRIOLO, Leonardo José Andriolo. Gestão Documental:

aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). Capa. v. 5. Rio Grande do Sul,
2009.