Instituto Superior de Gestão, Comercio e Finanças

Faculdade de Administração e Gestão

Licenciatura em Administração Pública Comercio e Finanças

GESTÃO DE ARQUIVOS DE DOCUMENTOS NA FUNÇÃO PÚBLICA:

Caso da Direcção Provincial de Saúde (DPSN) 2018 -2020

Estudante:

Nelson Saide

Lichinga

2020
GESTÃO DE ARQUIVOS DE DOCUMENTOS NA FUNÇÃO PÚBLICA: Caso da
Direcção Provincial de Saúde do Niassa (DPSN) 2018 - 2020

Estudante: Nelson Saide

Projecto de pesquisa a ser submetida ao

Instituto Superior de Gestão, Comercio e
Finanças, ISGECOF como requisito parcial
para a elaboração da monografia de grau
académico de Licenciatura em Administração
Pública Comercío e Finanças .

Supervisor: Mauro Braz

____________________

Lichinga, Abril, 2021

Índice
CAPITULO I: INTRODUÇÃO.............................................................................................1

1.1 Introdução.........................................................................................................................1

1.2 Contextualização..............................................................................................................2

1.2 Problematização..........................................................................................................3

Objectivos do Estudo.................................................................................................................4

1.4 Objectivo Geral................................................................................................................4

1.4.1 Objectivos Específicos..................................................................................................4

1.4.2 Questões de Pesquisa.....................................................................................................5

1.3 Justificativa da escolha do tema..................................................................................5

1.3.1 Delimitações Temática..................................................................................................6

CAPITULO II: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA................................................................7

1. Conceptualização................................................................................................................7

2.1 Conceito de Gestão...........................................................................................................7

2.1.1 Expedição......................................................................................................................7

2.1.2 Gestão documental........................................................................................................8

2.2 Arquivos...........................................................................................................................9

2.2.1 Objectivos da Gestão de documentos............................................................................9

2.2.2 Importância....................................................................................................................9

2.2.3 Organização e administração de arquivos...................................................................10

2.2.4 Classificação e avaliação de documentos....................................................................10

2.3.1 Arquivos correntes.......................................................................................................11

2.3.2 Arquivos intermediários..............................................................................................11

2.3.3 Arquivos permanentes.................................................................................................11

2.4 Objectivos do Sistema Nacional Arquivos Estado na organização de documentos.......12

2.6 Tecnologia de Informação e Comunicação....................................................................12

2.6.1 Comunicação...............................................................................................................13
 2.6.2 Digital..........................................................................................................................13

2.6.3 Segurança da Informação............................................................................................14

2.6.3.1 Quanto à natureza do documento.............................................................................14

2.6.3.2 Quanto à abrangência do documento.......................................................................14

CAPITULO III: METODOLOGIA......................................................................................15

3.2 Enfoque...........................................................................................................................15

3.3 Tipo de Pesquisa.............................................................................................................15

3.4 População/ participante..................................................................................................16

3.5 Técnica e instrumento de recolha de dados (Observação e Entrevista).........................16

3.5.1 Observação..................................................................................................................16

3.5.2 Entrevista.....................................................................................................................16

3.6 Modelos de Analise de Dados........................................................................................16

3.6.1 Análise de conteúdo....................................................................................................17

3.7 Limitações......................................................................................................................17

Cronograma de Actividades.....................................................................................................18

Orçamento necessário durante todo processo investigativo.....................................................18

Referências Bibliográficas.......................................................................................................19
CAPITULO I: INTRODUÇÃO

1.1 Introdução

O sucesso da implementação do SNAE é notório em níveis central, provincial, distrital e nas

autarquias locais depende da existência de recursos humanos capacitados com conhecimentos
e habilidades sobre a gestão de documentos de arquivos que sempre fazem o nosso
quotidiano, observando rigorosamente os procedimentos legais e técnicos que a área exige,
em algumas instituições não seguem correctamente as normas que foram estabelecidas pelo
decreto 36/2007, de 27 de Agosto.

O Centro Nacional de documentação e informação de Moçambique é a instituição

responsável pela organização dos sistemas de documentação, arquivos de documento, registo
de arquivo do Estado e Informação da Administração Pública.

A aprovação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, através do Decreto nº 36/2007, de

27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de operacionalização plano de classificação,
tabela de temporalidade de documentos de arquivo para as actividades - meio da
administração pública e o classificador de informações classificadas, constitui uma viragem
na gestão de documentos na administração pública para garantir a sua permanecia e um
controlo eficaz dos mesmos.

A implementação com sucesso do PRSP particularmente na sua Fase II, de onde o governo
vem para garantir a realização de um conjunto de acções de natureza estratégica de entre as
quais a organização e gestão de arquivos na Administração Pública para garantir a sua
celeridade.

O processo de gestão de informação e arquivos na Administração Pública tem também como

um dos pressupostos importante, o acesso célere à informação pelos cidadãos e funcionários,
possibilitando a tomada de decisão atempada sobre os diversos assuntos, que são tramitados
diariamente nas instituições do Aparelho do Estado.

Na direcção provincial de educação e desenvolvimento humano, nota-se o manuseamento de

documentos e em cada dia que passa recebem uma média de 46 a 48 documentos com
assuntos diversos, e alguns documentos são guardados em arquivos nos departamentos de
onde foram direccionados, cada departamento possuem seus arquivos de documentos para

1
poder garantir o seu controle e a sua consulta diária, acções realizadas dentre outras
actividades.

A gestão documental foi adoptada visando à simplificação e racionalização dos

procedimentos, como também à preservação do património documental, o volume de
documentos produzidos pela administração pública decorre da importância estratégica de sua
actuação da própria instituição e para da sociedade.

1.2 Contextualização

A gestão de documentos, é um acto que todo Mundo tem executado para garantir no envio
das informações em qualquer canto que seja, a maior parte dos países do Mundo envia-o os
seus documentos através de correios electrónicos garantindo assim a maior flexibilidade de
comunicação e esta pratica decorre em todos países do Mundo e Moçambique, a província do
Niassa em particular não está isento diante destas práticas e tem movimentando mais
documentos num formato físico.

Com a Gestão de arquivos de Documentos na Função Pública, visa acompanhar e orientar a

produção, tramitação e destino de documentos, racionalizando sua produção para facilitar a
dinamização das actividades para contribuir na eficácia e eficiência administrativa e rotinas
de gestão dos arquivos, na Direcção Provincial de Saúde do Niassa 2018-2020.

A gestão de documentos é o planeamento, o controle, a direcção, a organização, o

treinamento, a promoção e outras actividades gerências relacionadas à criação, manutenção,
uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registo adequado e apropriado
das acções inerentes à prática ao conjunto destas operações nas instituições.

Desta forma, a gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental em

instituições públicas ou privadas, pois seu conjunto de práticas garante a organização e a
preservação dos arquivos, possibilitando a recuperação da informação de forma ágil e segura
e a preservação da memória institucional ingrediente essencial gestão de documentos é o
planeamento, o controle, a direcção, a organização, o treinamento, a promoção e outras
actividades gerências relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de documentos,
com a finalidade de obter registo adequado e apropriado das acções inerentes à prática ao
conjunto destas operações nas instituições.

2
Assim, o programa de gestão documental deve definir e apontar directrizes que levem à
utilização dos procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação,
avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida de maneira
eficaz, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final.

Desta forma, a gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental em

instituições públicas ou privadas, pois seu conjunto de práticas garante a organização e a
preservação dos arquivos, possibilitando a recuperação da informação de forma ágil e segura
e a preservação da memória institucionais ingredientes essenciais para a qualificação das
decisões tomadas por seus gestores.

A gestão documental amplia a capacidade da gestão administrativa e é uma ferramenta

indispensável à optimização do uso das informações, pois assegura sua eficaz administração e
sua ágil recuperação, subsidiando os processos de tomada de decisões.

1.2 Problematização

Todo órgão público produz e acumula documentos, que registaram as actividades no

exercício das suas competências e funções. O problema encontra-se no acesso a essa
documentação, nem sempre ágil e preciso como exigem os tempos actuais. A organização
dos documentos de um órgão público agiliza o seu funcionamento diário, proporciona fontes
para o resgate de sua história, além de se constituírem elemento fundamental para o exercício
da cidadania.

Quanto a problemática importa referir que a gestão de Arquivo de Documentação na Função

Pública, tendo em consideração os mais variados problemas que ainda enfermam esta área ao
nível da Administração Pública, torna-se inadiável a introdução de um modelo uniforme que
permita uma melhor organização e funcionamento das unidades documentais e arquivísticas
das instituições do Estado, mas também que garanta o rápido desenvolvimento desta área face
aos desafios que hoje se impõem. Sendo este problema enraizada existe uma forte correlação
ao fraco conhecimento dos princípios básicos de organização dos sistemas de documentação
e arquivos, por parte dos decisores e quadros técnicos, faz com que se subestimem as
qualificações técnicas necessárias para fazer este tipo de trabalho e os custos de criação e
manutenção destes sistemas de arquivos.

Referente a problemática deste tema é procurar da instituição se existe uma forma adequada
de como garantir a segurança dos documentos nos arquivos na função pública, tendo como
3
foco na direcção provincial de saúde do Niassa, visto que os documentos físicos não possuem
uma segurança eficaz daí que ocorre muitos riscos.

De acordo com Mateus (2011). Salienta que: “para garantir a durabilidade dos documentos na
função pública deve-se armazenar mediante o ano da sua produção em arquivos codificados e
fora do alcance do público da instituição, p.14 ”.

Desta forma os documentos físicos deveriam ser escaneados e guardados no arquivo do

computador para garantir a sua durabilidade, por outro lado, sendo uma Direcção Provincial
de Saúde do Niassa, o ponto focal de todas as direcções distritais do Niassa, deveriam
procurar mecanismos para que as direcções possam aderir ao uso das tecnologias da
comunicação mediadas por computadores para que haja segurança dos documentos
arquivados.

Daí que surge seguinte o problema:

 Qual é a estratégia aplicada na gestão de arquivos de documentos existentes na DPSN

para que possam garantir a segurança dos mesmos?

Objectivos do Estudo

Tendo em conta o problema, o objecto de estudo e a temática escolhida, identificam-se os

seguintes objectivos:

1.4 Objectivo Geral

 Analisar a estratégia utilizada na Gestão de Arquivos de Documentos na Direcção

Provincial de Saúde do Niassa.

1.4.1 Objectivos Específicos

 Identificar vantagens de gestão de arquivos de documentos na Direcção Provincial de

Saúde do Niassa;
 Avaliar as estratégias usadas para a busca dos arquivos de documento;
 Descrever os tipos de arquivos usados na instituição em destaque;

4
  Destacar o grau do uso do Sistema Nacional de Arquivos do Estado aos funcionários
responsáveis da gestão dos arquivos na instituição.

1.4.2 Questões de Pesquisa

 Quais são os procedimentos para que um documento seja arquivado?

 Será que o arquivo dos documentos aumenta a burocracia na função pública?
 Qual é a validade ou tempo útil de vida dos documentos arquivados no arquivo
morto?
 Os funcionários desta direcção têm algum domínio no funcionamento de arquivos de
documentos?
 Quais são as estratégias usadas para a busca dos arquivos?

1.3 Justificativa da escolha do tema

O presente estudo justifica-se por sua intenção de contribuir para o âmbito académico
oferecendo através da pesquisa uma visão diferenciada acerca do tema, ampliando o material
teórico, que poderá ser utilizado para conhecer os elementos motivacionais para o sucesso de
uma da Administração Pública.
O interesse por este tema no âmbito académico surge na necessidade de uma reflexão do uso
dos arquivos do Estado na direcção provincial de educação e desenvolvimento humano do
Niassa, no curso da Administração Pública de onde obteve um melhor conhecimento na área
de tramitação dos expedientes.
Deste modo, o presente trabalho ganha relevância ao procurar perceber a importância dos
arquivos do Estado na era em que já estamos abandonar o sistema analógico para digital.
De um modo geral em Moçambique, o conhecimento sobre o sistema analógico já esta
perdendo credibilidade, a maior parte da sociedade instituições do Estado e privadas,
comunicam por via electrónica, o quer dizer que o sistema digital está ganhando um espaço
positivo dentro da sociedade mesmo para a classe política, administradores, juristas,
económicos, empresários, questão tributária está no nosso dia-a-dia.
O interesse nesta pesquisa, será pelo facto do tema ser de maior relevância para o curso de
Administração Pública. A escolha do tema tem como foco, avaliar e compreender a
importância dos arquivos do estado na era em que o sistema é mediado pelo uso das TICs e
estamos na era digital. Para os académicos, a pesquisa pode contribuir para a continuidade de
estudos do bem-estar dos arquivos, e podem se auxiliar nas informações sobre o crescimento
do número dos arquivos na DPS-Niassa. Sustenta-se pela eficiência de modo a fazer bem as

5
coisas, pela equidade para solucionar por igualdade nas informações transmitidos e
conservados pelos arquivos. Deste modo trará um benefício para a sociedade, na medida em
que haverá controlo dos documentos.

1.3.1 Delimitações Temática

Ao delimitar o presente trabalho passa a reforçar a Gestão de Arquivos de Documentos na

Função Pública, sobretudo, na Direcção Provincial de Saúde de Niassa (DPSN), convicto de
que esta permitirá a criação de condições chaves para uma melhor organização e
desenvolvimento desta área, através da criação de normas de funcionamento das unidades
documentais, formação de recursos humanos, informatização e modernização dos sistemas
documentais e de arquivos bem como a promoção de investimentos que possam assegurar a
implementação de projectos ou programas orientados para o desenvolvimento da área de
gestão de documentos e arquivos do Estado.

A gestão de documentos e arquivos nas instituições do Estado não acompanham a rápida

evolução e introdução das novas tecnologias que, actualmente, são usadas em muitos países
do Mundo.

Temática: Gestão de Arquivos de Documentos na Função Pública: Caso na Direcção

Provincial de Saúde de Niassa (DPSN)

Espacial: Município da Cidade de Lichinga em particular na (DPSN) - Lichinga. O

município da cidade de Lichinga, está localizado na capital da Província do Niassa, e a DPS,
está localizado no Município de Lichinga, e é uma instituição que esta vocacionado a
promoção, prevenção cura de doenças ao nível dos cuidados primários da província do
Niassa, e por sua vez tem movimentado vários expedientes para certos pontos e tem recebido
grandes quantidades de documentos.

Temporal: (2018 - 2020). Servira de uma análise sobre o uso de arquivos de documentos,
seus mecanismos, prioridades da gestão dos documentos e como foram tratados os arquivos
neste período. A escolha desse período centra-se na evolução de arquivos que se faz sentir
nos últimos anos.

6
CAPITULO II: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

1. Conceptualização

No funcionamento da esfera da Administração Pública, com a responsabilidade do sector

público, tem contribuído muito na gestão das actividades, contribuem muito para garantir a
boa governação e na resposta das expectativas da reforma do sector público, na contribuição
para o alcance dos melhores resultados e avanços na autonomia da gestão de documentos do
Estamos na instituição em destaque.

2.1 Conceito de Gestão

De acordo com Anales et all (2008,p.32), ‟ gestão de documentos é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente”.

Segundo Raiva (2012), ‟ Gestão é um conjunto de procedimentos de organização e

manutenção de expedientes, (p.48) ”.

Secundo Marcos (2012 p. 4), “Gestão é um conjunto de acções e procedimentos

administrativos, envolvendo o planeamento, análise e o controle das actividades financeiras
da empresa”.

A Gestão é um processo de planear, organizar, dirigir, controlar e de se conseguir obter

resultados positivos em curto tempo como, bens ou serviços com esforço dos outros.
Pressupõe a existência de uma organização. Várias questões que desenvolvem uma actividade
em conjunto por melhor atingirem objectivos comuns. A Gestão de arquivos de Documentos
na Função Pública, visa acompanhar e orientar a produção, tramitação e destino de
documentos, racionalizando sua produção para facilitar a dinamização das actividades para
contribuir na eficácia e eficiência administrativa e rotinas de gestão dos arquivos.

2.1.1 Expedição

Pães (2004,p.93) afirma que: ‟ expedição é a acção e o efeito de expedir (despachar, enviar,
dar curso a algo) ”.

7
A expedição, por conseguinte, pode ser a elaboração e o despacho de certos documentos ou
de encomendas.

De acordo com Nelson (2015), É um acto de despachar um certo documento ou um

expediente da instituição para uma outra instância (p.24)

Nesse sentido, a expedição é uma actividade de armazém e logística relacionada com o

tratamento (todo o processo até chegar ao destino final) e o envio das mercadorias, uma vez
embaladas.

2.1.2 Gestão documental

Segundo Bottino (1993,p.37). Define dizendo‫“ ׃‬gestão de documentos sendo um acto de

organizar os documentos de uma forma eficaz para garantir a sua durabilidade”.

Com o avanço da ciência e tecnologia, a produção de documentos cresceu a níveis muito

elevados que superaram em muito a capacidade de controlo e organização das empresas, que
se viram forçadas a desenvolver trabalhos e buscar soluções para a gestão destes acervos
acumulados.

Sendo a informação o elemento-chave para o processo de tomada de decisões em qualquer

actividade humana e em organizações, temos esta como recurso estratégico fundamental e,
portanto, sua ausência, insuficiência ou excesso, sem que haja uma gestão normalizada,
gerências de forma adequada pode ocasionar resultados caóticos aos que dela dependem.

A gestão documental amplia a capacidade da gestão administrativa e é uma ferramenta

indispensável à optimização do uso das informações, pois assegura sua eficaz administração e
sua ágil recuperação, subsidiando os processos de tomada de decisões.

De acordo com Rousseau & Couture (1998, p. 23, grifo nosso), que estão entre os principais
autores a discorrerem sobre a gestão de documentos, está se desenvolveu nas últimas
décadas.

Os autores falam ainda sobre as vantagens da gestão documental para o funcionamento das
organizações. Segundo os autores, a gestão da informação orgânica, permitindo o trabalho
retrospectivo, reduz incertezas e melhora a tomada de decisão, aprofundando o conhecimento
da cultura organizacional e do processo de decisão.

8
A solução para resolver o acúmulo das massas documentais, vulgarmente conhecidas como
arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística nas instituições. Trata-se de uma
situação que se repete angustiantemente em todo o país. Qualquer organização pública ou
privada, com mais de dois anos de existência, convive com o dilema do que fazer com a
documentação acumulada no decorrer de suas funções. O poder público em suas várias
esferas, a área privada e mesmo pessoas físicas em seus escritórios ou residências são
forçadas a guardar cada vez maior quantidade de documentos”.

2.2 Arquivos

Segundo prado (1986). “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da

natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das actividades de pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, (p.34) ”.

De acordo com Ana Catarina (2014), “arquivos são locais onde são armazenados documentos
produzidos ou recebidos ao nível da instituição74”.

Os conjuntos de atas de reuniões da directoria, de projectos de pesquisa e de relatórios de

actividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias
etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente reflectir
as suas actividades.

2.2.1 Objectivos da Gestão de documentos

De acordo com Alexandre (2012,p.38), destaca os seguintes objectivos da gestão de

documentos, como:

 Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de

forma racional, económica e eficiente;
 Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que
facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
 Preservar a memória institucional;
 Optimizar o uso da informação independente da natureza do suporte.

2.2.2 Importância

De acordo com Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto (SNAE). O progresso da ciência, o

surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos culminaram na

9
necessidade de medidas administrativas voltadas a gestão de arquivos, ou seja, a gestão
documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode
ser recuperado de forma rápida, económica e eficaz, optimizando os recursos humanos,
materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos.

2.2.3 Organização e administração de arquivos

De acordo com Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto (SNAE). Os resultados satisfatórios de

uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer instituição estão
directamente relacionados ao emprego indispensável de:

 Política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura das instituições;

 Ferramentas apropriadas;
 Redução do tempo de arquivamento;
 Profissionais qualificados;
 Instrumentos de controlo e monitoria do armazenamento e tráfego
 Documental e;
 Instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental.

O objectivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às actividades do

organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos
entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo
produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem
respeito às actividades detectadas.

2.2.4 Classificação e avaliação de documentos

De acordo com o artigo 3 do Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto (SNAE), apresenta a

utilização dos arquivos e classificam-se em:

Corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem

objecto de consultas frequentes pela entidade que os produziu e a quem compete a sua
administração.

Intermediário é conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam destino
final em depósitos de armazenamento temporário.

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Permanentes são conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação,
conservados e preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o
Estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

2.3.1 Arquivos correntes

Os documentos em fase corrente são aqueles fundamentais ao desenvolvimento das

actividades rotineiras de uma instituição. Assim, os procedimentos criados para o tratamento
destes resultam em um melhor aproveitamento das informações disponíveis e necessárias à
tomada de decisões, contribuindo para o aumento da eficácia da administração e permitindo
uma rápida recuperação e a guarda e conservação das informações ali contidas.

Nas administrações públicas e privadas, os procedimentos utilizados para a classificação,

registo, controle da tramitação e arquivamento cabem geralmente a sectores que denominados
como Protocolo, Arquivo ou Comunicações Administrativas. De acordo com o Decreto nº
36/2007 de 27 de Agosto (SNAE).

2.3.2 Arquivos intermediários

O arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo, é formado por documentos que

deixaram de ser consultados frequentemente, mas cujos órgãos que os produziram ou
receberam, podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Eles não têm
necessidade de ser conservados nas proximidades dos escritórios. Esses processos da segunda
idade são objecto de pré-arquivamento. De acordo com o De acordo com Decreto nº 36/2007
de 27 de Agosto (SNAE).

2.3.3 Arquivos permanentes

O arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia é formado por documentos

que perderam o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor
histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
Estes são os arquivos permanentes, pois ali os documentos são arquivados de forma
definitiva.

11
Os documentos nesta fase não podem ser eliminados até que sejam revistos seus valores e
não voltarão para fases anteriores. De acordo com o De acordo com Decreto nº 36/2007 de 27
de Agosto (SNAE).

2.4 Objectivos do Sistema Nacional Arquivos Estado na organização de documentos

De acordo com as alíneas a até g, do artigo 4 do Sistema Nacional de arquivos, apresenta as

principais características:

 Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos

órgãos geradores e acumuladores dos acervos.
 Organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e
arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins administrativos e científicos.
 Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de
funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo,
histórico e científico.
 Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e
demais leis que regem o acesso à informação.
 Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos.

2.6 Tecnologia de Informação e Comunicação

De acordo com David (2014), define afirmando o seguinte: São tecnologias de informação e
comunicação, mediadas por uso de computadores para poder facilitar a vida dos cidadãos.
(p.32).

Segundo Rafael (2012), “são sistemas informatizados de tecnologia de informação e

comunicação que garante em armazenamento de grandes quantidades de documentos, p.12”.

Basicamente com o uso das TIC em todas esferas da nossa sociedade, garante uma boa
manutenção de expedientes em qualquer nível, ajuda a proteger e guardar grandes
quantidades de documento dentro de uma plataforma. A DPS, devia procurar mecanismos de
implementar uma plataforma da instituição para poder garantir a durabilidade dos
documentos.

12
2.6.1 Comunicação

Segundo Marcos (2015), Comunicação é um acto muito importante na vida sociedade, pôs é
o elemento que garante a troca de expedientes, informações, acontecimentos, factos para um
receptor. (p.26).

Segundo Chico (2013), “comunicação é o elo de ligação entre várias entidades para facilitar a
troca das informações, (p.12) ”.

A comunicação é um elemento fundamental da vida, todo o ser humano tem-se comunicado

com os seus próximos, trocando ideias da vida quotidiana, as instituições tem comunicado
com o seu meio interno e externo para poder garantir a sua durabilidade. (p.13).

2.6.2 Digital

De acordo com Bento (2015), afirma que: “ é uma expressão que explica o uso das
tecnologias mais avançadas, implementado pela governação electrónica para poder facilitar a
vida da sociedade em procurar de informações e no armazenamento de documentos
informatizados. (p.26) ”.

Segundo Rafael (2012), “é uma era que a informação esta sendo mais abrangente a traves de
uso das novas tecnologias de comunicação e informação, (p.22).”

Desta feita a era digital esta representada pelo uso sistemas informatizados na nossa
sociedade, uso equipamento electrónico vêem para garantir a flexibilidade das informações
em qualquer nível que seja.

2.6.2.1 Analógico

De acordo com Alexandre (2016), salienta que: “analogia é um sistema que provoca muitas
barreiras na sociedade por ser um sistema muito atrasado e muito depende da força do
homem. (p. 38)”.

De acordo com Rafael (2012), “é um sistema que depende na sua maioria da força do homem
para o executar e mandar valer, (p. 21)”.

Era analógica é basicamente considerado como um sistema muito atrasado, e as pessoas que
usam o sistema analógica, são considerados como os atrasados ou seja retardado com o

13
desenvolvimento, estes sistemas são aqueles que usam a força do homem para a sua
concretização.

2.6.3 Segurança da Informação

De acordo Marcelino (2017), define que: “é à protecção de determinados documentos dados

com a intenção de preservar seus respectivos valores para uma organização, (p.43).

De acordo com o Marcos (2012), ”é um sistema que permite para que a informação seja
segura e valioso, (p.46) ”.

Informação é todo o conteúdo ou dado valioso para uma organização que consiste em
qualquer conteúdo com capacidade de armazenamento e como de transferência.

Actualmente a informação digital é um dos principais produtos de nossa e protegida. A

segurança de determinadas informações pode ser afectada por vários factores, como os
comportamentais do usuário.

2.6.3.1 Quanto à natureza do documento

De acordo com Alexandre (2012), aponta duas especialidades, como:

Arquivo Especial - São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento

independente de sua forma ou da sua organização ao nível institucional.

Arquivo Especializado - São aqueles que tratam de um assunto especificado com uma
independência e de uma forma física, comercial e industrial com uma especialidade
abrangente da sua especialização.

2.6.3.2 Quanto à abrangência do documento

De acordo com Alexandre (2012), aponta duas especialidades, como:

Arquivo Sectorial - São aqueles que cumprem função de arquivo corrente e, por esta razão,
devem ser guardados próximos aos órgãos operacionais e por isso costumam ser
descentralizados.

14
Arquivo Geral - São aqueles que recebem os documentos de diversos órgãos de uma mesma
organização física. Como documentos produzidos dentro de uma direcção como é o caso da
direcção provincial de educação.

Basicamente no diz respeito quanto a abrangência dos documentos ao nível sectorial são
guardados internamente para poder facilitar a sua localização em tempos de consulta.

15
CAPITULO III: METODOLOGIA

Segundo Carmo e Ferreira (1998, p. 179). “Quanto ao método é indutivo porque os

investigadores analisar a informação de uma forma indutiva e desenvolveu conceitos e
chegam a compreensão dos fenómenos a partir de padrões provenientes da recolha de dados.

Assim o Método indutivo caracteriza-se pelo processo pelo qual, o pesquisador por meio de
um levantamento particular, chega a determinadas conclusões gerais, ou seja, parte-se do
específico para o geral. Indução é um processo mental por intermédio do qual, partindo de
dados particulares, suficientemente constatados, infere-se uma verdade geral ou universal,
não contida nas partes examinadas. Portanto, o objectivo dos argumentos é levar a conclusões
cujo conteúdo é muito mais amplo do que o das premissas nas quais se basearam.

3.2 Enfoque

Esta pesquisa ira seleccionar um enfoque qualitativo, que para Silvestre e Araújo (2012)
afirmam que: “o propósito da abordagem qualitativa consiste em obter descrições detalhadas
de uma realidade que permitem a interpretação de uma situação ou contexto. (p . 76)”.

Portanto os estudos qualitativos podem descrever a complexidade de determinados problema

e a interacção de certas variáveis, compreender e classificar os processos dinâmicos vividos
por grupos sociais, contribuir no processo de mudança de dado grupo e possibilitar, o
entendimento das particularidades do comportamento dos indivíduos.

3.3 Tipo de Pesquisa

A pesquisa e do tipo exploratória. Segundo afirma Ramos e Naranjo (2014) dizem o seguinte
sobre a pesquisa exploratória: “efectuam-se normalmente quando o objectivo é examinar um
tema ou problema de investigação pouco estudado ou mesmo que não foi estudado. (p. 53)”.

Basicamente este estudo é muito significativo para ver como se aborda a situação em
investigação, além disso constitui o momento adequado para especificar as perguntas
cientificas que possam conduzir – me ao possível estudo. Este tipo de estudo serve para nos
familiarizarmos com fenómenos relativamente desconhecidos ou seja de podermos ter a
possibilidade de lavar a cabo uma investigação mais completa sobre o contexto particular da
vida real, para investigarmos fenómenos do comportamento humano, basicamente este tipo
de estudo é importante por possuir um carácter exploratório.

16
3.4 População/ participante

A pesquisa tem como a sua população os funcionários da Direcção Províncial de Saúde de

Niassa na Cidade de Lichinga, que são 215 no seu total, de acordo com a lista de funcionários
disponível no departamento de recursos humanos desta direcção. Deste número irão
participar 10 funcionários com habilidades e informações sobre o uso e gestão dos arquivos.

3.5 Técnica e instrumento de recolha de dados (Observação e Entrevista)

3.5.1 Observação

De acordo com Carmo & Ferreira (1998). “O método de recolha de dados por observação, é
um método em que o investigador observa (podendo por vezes participar) os participantes no
seu ambiente natural ou contextos “artificiais” criados para o efeito, como os laboratórios. (p.
106)”.

Deste modo é uma estratégia muito valorizada na investigação, isto porque nem sempre o que
as pessoas dizem, que fazem é aquilo que faz realmente. Deste modo irei observar
directamente para perceber melhor da realidade. Este método (ou conjunto de métodos) pode
ser utilizado quer em investigação quantitativa, quer em investigação qualitativa, dependendo
do processo utilizado.

3.5.2 Entrevista

De acordo com Ribeiro, (2003). “A entrevista é o método de recolha de dados que iremo-nos
focalizar e experimentar no próximo tema que abordarmos nesta a entrevista pode ser um
método quantitativo ou qualitativo. (p. 264)”.

O processo de entrevista pode provocar no próprio entrevistador determinadas reacções face a

comportamentos do entrevistado, daí as reacções do entrevistador poderem variar de
entrevistado para entrevistado. O tema optará pela entrevista qualitativa.

3.6 Modelos de Analise de Dados

Para tratamento de dados ira usar-se modelo de análise de conteúdo e quadro de categorias.

As etapas de selecção, classificação, codificação e representação pois a análise compreende,

além da verificação das relações entre variáveis, as explicações e especificações dessas

17
 relações. A interpretação procura dar um sentido mais amplo às respostas, vinculando-as a
outros conhecimentos.

Permite a exploração e a colocação de questões adicionais complementares (para clarificação

ou confirmação), por parte de quem entrevista, pode fornecer informação aprofundada e de
pormenor, pode fornecer informação sobre os significados internos e maneiras de pensar dos
inquiridos.

3.6.1 Análise de conteúdo

Roque (1999 pp. 29) salienta que, “o presente artigo propõe-se a apresentar uma metodologia
de análise de dados qualitativos, geralmente denominada análise de conteúdo”.

Assim a partir de um conjunto de fundamentos caracterizando esta metodologia, a matéria-

prima com que trabalha, assim como os diferentes objectivos que pode focalizar, apresenta-se
uma descrição de um conjunto de passos segundo os quais pode ser concebida e aplicada.
Destaca-se neste sentido a categorização, descrição e interpretação como etapas essenciais
desta metodologia de análise.

3.7 Limitações

Nesta pesquisa constituiu como uma barreira a falta de informações de uma forma
abrangente, no que diz respeito ao meu objectivo da pesquisa, e o não fornecimento de
informações achadas confidenciais para as pessoas entrevistadas.

Diante das dificuldades encontradas na colecta de dados para a minha presente monografia,
foram superadas graças ao esforço da pesquisadora, amigos e alguns funcionários da própria
instituição que procuravam dar por mim.

Cronograma de Actividades

N/ordem Etapas Actividades Meses Semanas

1 Preparatória Elaboração do projecto Abril 4ª

2 Execução Colecta de Dados Maio 1ª 2ª 3ª 4ª
Análise e interpretação
3 Execução Junho 1ª 2ª 3ª 4ª
dos Dados
4 Elaboração de Conclusão e entrega de Julho 1ª 2ª

18
 Monografia Monografia
Fonte: Autor (2021)

Orçamento necessário durante todo processo investigativo

Necessidades Qt. Custo Unitário Custo Geral

a) Resmas de A4 02 500,00 1.000,00

b) Esferográficas azuis 10 15,00 150,00
c) Esferograficas pretas 05 15,00 75,00
d) Lapis de carvão 02 10,00 20,00
e) Transporte 10Vezes 50,00 500,00
f) Refeiçoes 12Vezes 200,00 2.400,00
Total de Orçamento……………… 1.165,00 4.145,00

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