Manual Administrativo SAS - PMJ

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NOTA INTRODUTÓRIA
O MANUAL ADMINISTRATIVO DA SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL - 2022

constitui-se de material elaborado por servidores com atuação em setores
administrativos da SAS, a partir de suas rotinas e práticas nas Unidades, com
acompanhamento de gestores desta Secretaria.
O conteúdo ora apresentado consiste em material de apoio, norte e

uniformização de procedimentos na atuação profissional administrativa,
podendo ser revisto conforme necessidade dos serviços socioassistenciais e/ou
alterações na Política de Assistência Social.
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SUMÁRIO GERAL
1. Descrição de Cargos: Agente Administrativo e Assistente

Administrativo.......................................................................................... 3
2. Manual Administrativo dos Equipamentos da Secretaria de

Assistência Social - SAS ............................................................................. 6
3. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Proteção Social

Básica - GUPSB ......................................................................................... 74
4. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Proteção Social

Especial - GUPSE....................................................................................... 88
5. Manual Administrativo da Gerência de Cidadania e Direitos

Humanos - GCDH...................................................................................... 101
6. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Planejamento

e Gestão - GUPG....................................................................................... 121
7. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Administração

e Finanças - GUAF..................................................................................... 149
8. Manual Administrativo da Unidade de Apoio aos Conselhos - UAC ...... 166
9. Manual Administrativo do Conselhos Tutelar - CT ................................ 178
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1. DESCRIÇÃO DE CARGOS
1.1 CARGO: AGENTE ADMINISTRATIVO
1.1.1 FORMAÇÃO
Ensino Médio Completo e noções de informática.
1.1.2 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

É responsável pela realização de atividades administrativas, como digitação, elaboração e
edição de documentos, relatórios e planilhas, cópias, arquivos, cálculos, controles, análises
dos processos e atendimento e recepção ao público, agendamento de procedimentos, auxiliar
nas ações de controle, recuperação e prevenção da saúde junto à comunidade de modo a
promover a melhoria das condições de saúde da população, contribuindo com o bom
desempenho dos trabalhos realizados conforme a legislação, normas e práticas em vigor.
1.1.3 DESCRIÇÃO DETALHADA

▪ Atender com resolutividade aos clientes internos e externos, pessoalmente, por telefone
ou e-mail, prestando informações diversas e tirando dúvidas.
▪ Cadastrar, acolher, orientar e encaminhar o público conforme a sua necessidade, dentro
dos serviços oferecidos na unidade ou na rede de serviços do município, proporcionando
atendimento humanizado.
▪ Elaborar e editar ofícios, memorandos, circulares, planilhas, atas e outros documentos;
▪ Imprimir e reproduzir documentos.
▪ Lançar, digitar, organizar, protocolar e arquivar documentos.
▪ Lidar com documentados variados, cumprindo o procedimento necessário referente aos
mesmos de acordo com os padrões da Secretaria/Fundação.
▪ Selecionar e distribuir correspondências internas.
▪ Emitir solicitações de compra de materiais e equipamentos, sob supervisão, realizando

cotações e orçamento de preço.
▪ Executar serviços de apoio às outras áreas da Secretaria/Fundação.
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▪ Recepção, encaminhamento e controle administrativo de pacientes ambulatoriais, bem
como pelas ações de controle, recuperação e prevenção da saúde junto à comunidade.
▪ Auxiliar no desenvolvimento de atividades de capacitação aos servidores.
▪ Participação de reuniões a fim de discutir em conjunto o planejamento e avaliação das
ações da equipe, visando a reorganização dos processos de trabalho.
▪ Auxiliar nos trabalhos interdisciplinares e em equipe, integrando áreas técnicas e
profissionais de diferentes formações.
▪ Realizar controle de pessoal e de materiais, registros, operações, financeiro, preenchendo
formulários e documentos.
▪ Levantar dados e executar cálculos diversos, realizando análise para a composição de
relatórios de controle e prestação de informações.
▪ Agendar consultas e exames na unidade ou na rede de serviços oferecidos no município,
orientando no preparo para exame e recebendo material biológico, quando necessário.
▪ Alimentar os sistemas de informação instituídos pelo município.
▪ Dispensar medicamentos, conforme a necessidade local, sob a supervisão do
farmacêutico.
▪ Participar do gerenciamento dos insumos necessários para o adequado funcionamento
dos serviços.
▪ Auxiliar a equipe nas ações de educação em saúde à população adscrita, conforme
planejamento da equipe, auxiliando e participando das atividades de educação
permanente e continuada.
▪ Promover a mobilização e a participação da comunidade, a fim de viabilizar encontros e
buscando auxiliar e efetivar o controle social.
▪ Outras atividades inerentes ao cargo, conforme rotinas instituídas pelos órgãos das
Secretarias e/ou Fundações.
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1.2 CARGO: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
1.2.1 FORMAÇÃO
Ensino Fundamental Completo.
1.2.2 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

É responsável pelo desempenho as atividades de apoio a gestão administrativa, nas diversas
áreas de atuação do serviço municipal como: digitação, elaboração e edição de textos e
planilhas, cópias, arquivo, cálculos, controles, protocolos, atendimento a população entre
outras atividades inerentes ao cargo.
1.2.3 DESCRIÇÃO DETALHADA

▪ Organizar, catalogar, processar e conservar documentos, cumprindo todo o procedimento
administrativo necessário.
▪ Preencher formulários, emitir relatórios, realizar controles e conferências e executar
atividades de suporte as diversas áreas.
▪ Prestar atendimento pessoalmente, por telefone ou e-mail, ao público interno e externo,
de maneira resolutiva.
▪ Coletar, registrar, transcrever e digitar informações nos sistemas.
▪ Trabalhar seguindo normas de segurança, higiene, qualidade e proteção ao meio ambiente
e as pessoas, no desempenho de suas funções.
▪ Apoio no preparo de equipamentos e meios de comunicação.
▪ Demais atividades administrativas com orientação da coordenação.
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SUMÁRIO
2.1 RECEPÇÃO DO USUÁRIO

2.1.1 Recepção dos usuários que buscam Inclusão/atualização do Cadúnico .................. 11
2.1.2 Folha resumo ............................................................................................................. 11
2.1.3 Especificidade da recepção nos CRAS ....................................................................... 12
2.1.4 Especificidade da recepção nos CREAS ..................................................................... 12
2.1.5 Especificidade da recepção no Centro POP ............................................................... 13
2.1.6 Consulta a planilha e Sistema de Gestão de Informações da SAS ............................ 13
2.2 CONTROLE DOS DOCUMENTOS

2.2.1 Do recebimento de documentos ............................................................................... 14
2.2.2 Da divergência territorial, do serviço e do redirecionamento .................................. 15
2.2.3 Documentos Expedidos ............................................................................................. 15
2.2.4 Controle e Arquivo de Documentos .......................................................................... 18
2.2.5 Formulários e outros documentos para Impressão .................................................. 19
2.3 DO RECEBIMENTO DE DENÚNCIAS

2.3.1 Nos CRAS.................................................................................................................... 20
2.3.2 Nos CREAS.................................................................................................................. 20
2.3.3 No Centro POP ........................................................................................................... 21
2.3.4 Nas unidades que não realizam atendimento direto ao público .............................. 21
2.4 CADASTRO ÚNICO

2.4.1 Entrevista - Caderno Verde ....................................................................................... 22
2.4.2 Entrevista e Digitação diretamente no Sistema ........................................................ 22
2.4.3 Entrevista por Telefone ............................................................................................. 22
2.4.4 Denúncias .................................................................................................................. 23
2.4.5 Inconsistências........................................................................................................... 23
2.4.6 Listagens e Informes .................................................................................................. 23
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2.5 RELATÓRIO MENSAL DE ATENDIMENTO - RMA
2.5.1 Nos CREAS.................................................................................................................. 24
2.5.2 Nos CRAS.................................................................................................................... 24
2.6 ALIMENTANDO AS PLANILHAS DE ATENDIMENTO

2.6.1 PAEFI .......................................................................................................................... 25
2.6.2 PCDI............................................................................................................................ 25
2.6.3 CENTRO POP .............................................................................................................. 26
2.6.4 MSE ............................................................................................................................ 26
2.6.5 CRAS ........................................................................................................................... 26
2.7 INSERÇÃO EM ATENDIMENTO

2.7.1 Nos CREAS.................................................................................................................. 27
2.7.2 No CENTRO POP ........................................................................................................ 27
2.7.3 Nos CRAS.................................................................................................................... 27
2.7.4 No SAF........................................................................................................................ 27
2.8 DESLIGAMENTO DA FAMÍLIA

2.8.1 Arquivamento da Pasta da Família ............................................................................ 28
2.8.2 Transferência da Pasta da Família ............................................................................. 29
2.9 CONTROLE DO ARQUIVO DA PASTA DO ATENDIMENTO ........................................... 30
2.10 CONTROLE DAS PASTAS DAS FAMÍLIAS DA DEMANDA REPRIMIDA ....................... 31
2.11 CONTROLE DE BENEFÍCIOS EVENTUAIS

2.11.1 Vale Transporte Municipal ...................................................................................... 32
2.11.2 Vale Transporte Intermunicipal ............................................................................... 32
2.11.3 Auxílio Natalidade.................................................................................................... 33
2.11.4 Auxílio Documento .................................................................................................. 33
2.11.5 Auxílio Moradia ....................................................................................................... 33
2.11.6 Auxílio Alimentação ................................................................................................. 33
2.11.7 Auxílio Funeral ......................................................................................................... 34
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2.12 RELATÓRIO BIOMÉTRICO SERVIDORES ..................................................................... 35
2.13 CONTROLE DE FREQUÊNCIA ORBENK

2.13.1 Geral ........................................................................................................................ 36
2.13.2 No Centro POP ......................................................................................................... 36
2.14 PEDIDOS AO ABASTECIMENTO

2.14.1 Alimentação ............................................................................................................. 37
2.14.2 Material de expediente, artesanato, vestuário, descartáveis, higiene e limpeza .. 37
2.15 ORDEM DE SERVIÇO

2.15.1 Setor de Manutenção .............................................................................................. 38
2.15.2 Divisão de Obras ...................................................................................................... 38
2.15.3 Informática .............................................................................................................. 38
2.15.4 GLPI - Centro de Serviços......................................................................................... 38
2.15.5 Contratos de Manutenção de Equipamentos ........................................................ 38
2.16 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NA CASA ABRIGO VIVA ROSA - CAVR

2.16.1 Escala de Plantão de Trabalho ................................................................................. 39
2.16.2 Demonstrativo de Vagas de Acolhimento ............................................................... 39
2.17 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NO SERVIÇO DE ACOLHIMENTO FAMILIAR - SAF

2.17.1 Demonstrativo de Vagas de Acolhimento ............................................................... 40
2.17.2 Novos Acolhimentos ................................................................................................ 40
2.17.3 Documentos Subsídios ............................................................................................ 41
ANEXOS
Anexo I - Modelo de Ofício I ............................................................................................... 43
Anexo II - Modelo de Ofício II ............................................................................................. 44
Anexo III - Modelo de Ofício III ........................................................................................... 45
Anexo IV - Modelo de Memorando .................................................................................... 46
Anexo V - Formulário “Informações da Família” ................................................................ 47
Anexo VI - Planilha PAEFI .................................................................................................... 49
Anexo VII - Planilha PCDI .................................................................................................... 53
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Anexo VIII - Planilha Centro POP ........................................................................................ 57
Anexo IX - Planilha MSE ...................................................................................................... 59
Anexo X - Demonstrativo de Acolhimentos SAF................................................................. 62
Anexo XI - Planilha de Famílias e Acolhidos SAF ................................................................ 63
Anexo XII - Planilha de Acolhimento CAVR......................................................................... 64
Anexo XIII - Planilha CRAS ................................................................................................... 66
Anexo XIV - Planilhas de Controle de Documentos - CRAS ................................................ 70
Anexo XV - Agenda Cadastro Único - CRAS ........................................................................ 72
Anexo XVI - Coleta de Ponto do Relógio Henry .................................................................. 73
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2. MANUAL ADMINISTRATIVO DOS EQUIPAMENTOS DA
SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL
2.1 RECEPÇÃO DO USUÁRIO
Ao receber usuário na unidade, deve ser realizada análise da demanda pelo administrativo,
seguida do devido encaminhamento. Não sendo demanda da unidade, deve ser realizada a
orientação correta pelo administrativo, que se certificará quanto à atualização da informação,
garantindo a eficiência do atendimento.
2.1.1 RECEPÇÃO DOS USUÁRIOS QUE BUSCAM INCLUSÃO/ATUALIZAÇÃO DO CADÚNICO

Para agendamento de Cadastro Único é necessário realizar triagem antecipada, verificando:
▪ Se é cadastro novo ou atualização.
▪ Quem é ou será o responsável familiar.
▪ Se está dentro dos critérios de renda.
▪ Se possui a documentação mínima necessária.
▪ Se reside no território de abrangência do equipamento, preferencialmente conforme
fatura de Energia Elétrica.
▪ Realizada a verificação, é consultada a disponibilidade de agenda e orientado sobre a
documentação necessária. Quando agendado na planilha de Agendamento do Cadastro
Único, é imprescindível registrar o telefone do usuário.
▪ Retornos e casos específicos são inseridos na agenda pelo técnico ou cadastrador.
Observação: preferencialmente será confirmado com o usuário o atendimento agendado, via
telefone ou WhatsApp.
2.1.2 FOLHA RESUMO

Poderá ser entregue a qualquer integrante da composição familiar do Cadastro Único,
mediante apresentação de documento original da pessoa solicitante e da Pessoa Responsável
familiar.
Poderá ser enviado por Whatsapp (imprimir, assinar e escanear) nas seguintes hipóteses:
▪ Solicitar o documento do Responsável Familiar, o qual deve ser enviado pelo celular do
usuário.
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2.1.3 ESPECIFICIDADE DA RECEPÇÃO NOS CRAS
Feita a escuta da demanda, em sendo competência do CRAS, então:
▪ Cesta básica: dada as orientações pertinentes, é informado o número do telefone
exclusivo para acesso à concessão de benefício eventual de Auxílio Alimentação ou
agendado atendimento técnico.
▪ Atendimento técnico: Se há técnico disponível o usuário é encaminhado para
atendimento, em contrário, são dadas as orientações necessárias e feito o agendamento
conforme disponibilidade de horário na agenda.
2.1.4 ESPECIFICIDADE DA RECEPÇÃO NOS CREAS

Quando da chegada de usuários no serviço, o administrativo/educador (profissional que fará
a recepção do usuário) verifica a demanda e se:
▪ O usuário já está em atendimento: encaminha para a equipe de referência.
▪ O usuário está em demanda reprimida: entrega ao técnico que fará a acolhida, a
documentação já existente no serviço, para que este faça a escuta qualificada do usuário
e atualize as informações no Sistema de Gestão de Informação da SAS ou planilha.
▪ O usuário compareceu para acolhida no serviço: dever-se-á encaminhar para o técnico
responsável pela acolhida. Na sequência do acolhimento, o formulário “Informações da
Família” (ver anexo III e outros documentos) preenchido pelo técnico retorna para o
administrativo cadastrar a família na planilha e no Sistema de Gestão de Informação da
SAS ou planilha.
▪ O usuário traz demanda que não é de Média Complexidade: orienta o usuário e, havendo
necessidade, encaminha ao serviço correto.
Classificação de risco nos CREAS

A classificação de risco dos casos é realizada pela equipe técnica do Serviço, que, ao concluir,
repassa à coordenação, que dá o encaminhamento pertinente.
A alimentação da planilha quanto à classificação de risco é feita pela coordenação e/ou
administrativo. Os tipos de Classificação de Risco são: “Aguardar a vez”, “Prioridade”,
“Imediato” e “Não há violação de direitos”.
Quando a demanda a princípio parece não pertencer ao Serviço, é encaminhada à
coordenação que, com o objetivo de confirmar ou não a situação descrita no
encaminhamento, poderá:
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▪ Solicitar mais informações e/ou esclarecimentos ao remetente. Confirmada a hipótese de
não ser caso de CREAS, a coordenação responderá ao remetente e encaminhará ao
administrativo para que seja incluída na planilha a informação.
▪ Encaminhar para equipe fazer visita domiciliar e/ou outros contatos. Neste caso, a família
será incluída normalmente na planilha, no Sistema de Gestão de Informação da SAS ou na
planilha e no RMA. Confirmada a hipótese de não ser demanda do CREAS, a família será
desligada.
No caso do Centro POP, não é feita classificação de risco.
2.1.5 ESPECIFICIDADE DA RECEPÇÃO NO CENTRO POP

Quando da chegada de usuários no Serviço, o educador social verifica a demanda e se:
▪ O usuário já está em atendimento: é encaminhado ao atendimento de sua demanda e, se
necessário, encaminhado para a equipe de referência.
▪ O usuário compareceu para acolhida no Serviço: o educador social registra o usuário no
Sistema de Gestão de Informação da SAS ou planilha e, de acordo com a demanda, será
encaminhado para o atendimento psicossocial ou para o atendimento de sua demanda.
2.1.6 CONSULTA A PLANILHA E SISTEMA DE GESTÃO DE INFORMAÇÕES DA SAS

Após efetivada a consulta aos registros do Serviço, percebido tratar-se de nova demanda, a
família/indivíduo é cadastrado(a) na planilha (com código interno, caso o serviço possua) e no
Sistema de Gestão de Informação da SAS, sendo posteriormente direcionada para a
classificação de risco, quando for o caso.
Caso já esteja em atendimento, o documento é cadastrado e direcionado aos técnicos de
referência.
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2.2 CONTROLE DOS DOCUMENTOS
Ao receber o documento na unidade, avaliar o destino e competência. Em não sendo o

destinatário, dar a devida orientação quanto ao destinatário correto, evitando o atraso da
demanda.
2.2.1 DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Do recebimento de documentos no CREAS

Antes da efetivação do protocolo, deverá ser observado a competência da unidade em relação
ao destinatário do documento. Em não sendo o recebedor o destinatário, deverá ser
comunicada a recusa e promovida a orientação quanto ao local correto.
Confirmada a unidade como a correta destinatária, sendo o documento físico, ele é carimbado
com a data e hora do recebimento, além do nome, por extenso, de quem recebeu. Deve ser
verificado e anotado prazo para resposta, bem como inseridas as informações na planilha de
controle de documentos. Sendo o documento recebido por e-mail, é realizada a confirmação
do recebimento.
Após o registro do documento na planilha, deve-se escrever nele o código da família no Serviço
(conforme entrada na planilha). No canto superior direito escrever a data limite para resposta
(se o documento foi recebido na SAS, conta-se a partir da primeira data de recebimento),
contando os dias corridos; se a família já estiver em atendimento, marcar abaixo da data o
nome do técnico de referência que atende a família.
Se derivado de meio eletrônico, realizar-se-á o envio à equipe de referência e/ou a impressão
e seguir os mesmos procedimentos supramencionados.
No caso do Centro Pop, não se verifica divergência territorial, apenas do Serviço (refere-se ao
atendimento de pessoas em situação de rua ou abordagem social).
Memorando de transferência de outro CREAS

Quando se tratar de Memorando de transferência de família de outro CREAS, deve-se verificar
se o GMAS foi alimentado corretamente pela unidade que encaminhou.
▪ Verificar o campo observação na aba família se constam as informações de código e
serviço.
▪ Verificar se todos os integrantes que constam no relatório estão cadastrados.
▪ Verificar se o nome do Responsável Familiar - RF é o mesmo do relatório.
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▪ Verificar se os cadastros de usuários possuem a documentação preenchida (CPF, NIS, RG,
Certidões de Nascimento/ Casamento).
▪ Verificar se a família veio encaminhada pela aba atendimento e editar as informações
conforme a realidade do Serviço.
Do recebimento de documentos no CRAS

Antes da efetivação do protocolo, deverá ser observada a competência da unidade em relação
ao destinatário do documento. Em não sendo o recebedor o destinatário, deverá ser
comunicada a recusa e promovida a orientação quanto ao local correto.
Confirmada a unidade como a correta destinatária, sendo o documento físico, ele é carimbado
com a data e hora do recebimento, além do nome, por extenso, de quem recebeu, se insere
as informações na planilha de controle de documentos Anexo XIV e encaminha para a
coordenação. Sendo o documento recebido por e-mail, é realizada a confirmação do
recebimento e encaminhado para a coordenação. Inserir as informações na planilha de
controle de documentos.
2.2.2 DA DIVERGÊNCIA TERRITORIAL, DO SERVIÇO E DO REDIRECIONAMENTO

Caso seja recebido documento físico que seja de competência da Secretaria de Assistência
Social, mas não pertença ao território de abrangência ou não seja demanda da unidade, o
documento é direcionado via memorando ao serviço de referência.
Quando o documento chegar por e-mail, conhecido o destinatário correto, é encaminhado
para o serviço de competência, com cópia ao remetente.
Recebido o documento via SEI, deve ser inserida informação indicando não ser a unidade
competente e encaminhado à remetente e à unidade correta, quando conhecida.
Surgindo dúvida quanto ao correto destino, o documento (físico ou virtual) deve ser repassado
à chefia imediata, que promoverá o devido encaminhamento.
2.2.3 DOCUMENTOS EXPEDIDOS
Ofícios e Memorandos
Ainda que o município não possua padronização macro, formalmente estabelecida por meio
de Manual de Redação do Município, utiliza-se de Memorandos para a comunicação interna
entre setores da Prefeitura Municipal de Joinville e Ofícios para a comunicação externa.
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Abaixo, são citados os tipos de documentos, bem como por quais profissionais cada um deles
deve ser assinado, de acordo com o destino.
Tipo de
Destino Assinam
documento
Defensoria Pública Ofício Secretário e Gerente
Poder Judiciário Ofício Secretário e Gerente
Ministério Público Ofício Secretário e Gerente
Delegacias Ofício Secretário e Gerente
Conselhos de Direito Ofício Secretário e Gerente
SAS (Unidades/Serviços/Gerências) Memorando Coordenador da Unidade
Outras Secretarias (para Secretário) Memorando Secretário e Gerente
Outras Secretarias (para Gerentes, Gerente e Coordenador da
Memorando
Coordenadores ou Técnicos) unidade
Gerente e Coordenador da
Conselho Tutelar Ofício
Unidade
Cartórios Joinville Ofício Coordenador e Técnico
Gerente, Coordenador e
Cartório de outras cidades Ofício
Técnico
Organização Social Privada Ofício Gerente e Coordenador
Órgãos Estaduais que atuam no município
Ofício Secretário e Gerente
(para Secretário ou função afim)
Órgãos Estaduais que atuam no município
Ofício Gerente e Coordenador
(para Gerentes, Coordenadores ou Técnicos)
Órgãos Públicos outros municípios (para
Ofício Secretário e Gerente
Secretário)
Órgãos Públicos outros municípios (para Gerente e Coordenador da
Ofício
Gerentes, Coordenadores ou Técnicos) Unidade
No início de cada ano, cada unidade é responsável por gerar sua numeração do ano vigente,
que é composta por 3 dígitos.
Os Ofícios e Memorandos são feitos por serviço e seguem a numeração do ano. No início do
ano essa numeração recomeça a partir do nº 001. Por exemplo, a numeração do CREAS/PCD-
Idoso não é a mesma do CREAS/PAEFI.
As regras para formatação dos ofícios podem ser verificadas nos anexos I, II, III e IV.
Colocar formatação (margem, espaçamento, fonte, tamanho da fonte, entre linhas).
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Quando da construção do Ofício, além da formatação, o administrativo deverá fazer constar:
1) O título do relatório técnico a ser encaminhado (Exemplos: Relatório Informativo,
Relatório de Acompanhamento).
2) Quando em resposta, o número ou outras informações que identifiquem a origem da
solicitação (Exemplo: número do ofício, Autos de processo judicial, data do e-mail).
3) O responsável familiar.
4) O endereço do destinatário, quando não se tratar de serviço da SAS.
Ofício ou Memorando em resposta a uma solicitação deve ser registrado na planilha onde a
solicitação está registrada, com número e data.
O documento será impresso em duas vias, sendo uma para protocolo, e a outra para o
destinatário, exceto quando for enviado por e-mail. Quando do retorno do protocolo ou da
confirmação do recebimento por e-mail este será arquivado.
Os serviços utilizarão controle via caderno de protocolos; assim, o recebedor deverá assinar
no campo “Recebido”.
Ofício para outras cidades

Para confecção de ofícios para outras cidades, o administrativo recebe todas as informações
do destinatário do técnico de referência ou coordenação do equipamento, inclusive se o
documento pode ser enviado por e-mail.
Quando encaminhado por e-mail, o envio é providenciado pelo administrativo, fazendo uso
do e-mail institucional do serviço e solicitando que seja acusado o recebimento.
Ofícios que serão entregues via Correios devem ser protocolados na gerência com envelope e
Aviso de Recebimento (AR) preenchidos e verificar junto à Gerência da Unidade sobre a
disponibilização do selo e gerar código de rastreamento. Quando o documento exige resposta
deve também ser enviado envelope e selo para que seja providenciado o retorno.
Deve-se aguardar o AR assinado, para garantir que o documento chegou no destino, caso
contrário verificar junto aos Correios e/ou destinatários sobre possível extravio da
correspondência e avaliar necessidade de enviar novamente.
Correio Eletrônico
O envio de e-mail deverá ocorrer somente por endereço eletrônico institucional, sendo que o
seu remetente deverá identificar-se quando do uso do e-mail da unidade.
Quando do envio do e-mail em nome da unidade, o administrativo deverá observar a
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necessidade de solicitação de confirmação de leitura.
Assuntos que remetem ao servidor administrativo devem ser tratados mediante e-mail
institucional próprio, diverso do institucional da unidade.
Outros Documentos
Documentos diversos de ofícios e memorandos, porém vinculados ao serviço e/ou ao servidor,
poderá ser encaminhado mediante utilização do Caderno de Protocolos, apenas para registrar
a entrega. Antes do envio, a coordenação verificará a necessidade de arquivar o referido
documento, neste caso, seguir orientações do capítulo “Arquivo de documentos”.
2.2.4 CONTROLE E ARQUIVO DE DOCUMENTOS

Cada serviço e/ou unidade deve manter planilha de controle dos documentos recebidos e
expedidos. No CRAS os documentos são registrados na Planilha de Controle de Documentos -
CRAS (Anexo XIV). Já nos CREAS e Centro Pop, os documentos são registrados na planilha de
atendimento do Serviço e são rastreados apenas os documentos relacionados às
famílias/usuários que constam na planilha.
Quando do arquivamento, os documentos subdividem-se em físico e digital.
Documentos Físicos:
Documentos Físicos Recebidos

Cada documento físico é numerado de acordo com a numeração que recebe na planilha,
sendo arquivados em uma única pasta e em ordem crescente e por ano e de acordo com o
recebimento.
Observação: Nos serviços em que as famílias têm prontuário próprio, os documentos
referentes às famílias acompanhadas devem ser arq
uivados no prontuário desta.
O arquivamento dos documentos digitais recebidos deve ser realizado no próprio e-mail
(pastas/marcadores) ou Sistema Eletrônico de Informações - SEI (Acompanhamento Especial).
Sugestão: para otimizar a consulta aos documentos físicos recebidos, todos podem ser
escaneados em formato pdf e salvos em pasta única, sendo então feito link na planilha de
controle dos documentos. Aos anexos recebidos por e-mail pode ser dado o mesmo
tratamento.
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Documentos Físicos Expedidos
Os documentos físicos expedidos serão arquivados, seguindo a ordem da numeração de cada
documento, em pastas anuais específicas:
1) Memorandos Expedidos
2) Ofícios Expedidos
3) Auxílios Natalidade - Os documentos do Auxílio Natalidade são digitalizados no SEI, com
excessão do Parecer Social que fica arquivado na pasta Auxílios Natalidade junto com os
os demais originais.
Documentos Digitais
A depender do volume de documentos expedidos e da realidade do serviço, os 3 tipos de
documentos podem ser arquivados em uma única pasta que contenha subdivisões.
Observação: Nos serviços em que as famílias têm prontuário próprio, os documentos
referentes às famílias acompanhadas devem ser arquivados no prontuário desta.
Os documentos digitais expedidos são separados de acordo com sua especificidade e devem
ser arquivados em pasta digital na rede de acordo com o assunto do documento. Exemplos:
▪ Pedidos.
▪ Relatório Mensal de Atendimento.
▪ SICON.
▪ Ordem de Serviço (Setor de Manutenção e TI da SAS).
▪ Diversos.
2.2.5 FORMULÁRIOS E OUTROS DOCUMENTOS PARA IMPRESSÃO

Deve ser organizada pasta digital com todos os documentos/formulários para impressão. Nos
locais onde houver necessidade de manter disponíveis pastas com um número de cópias
impressas, o administrativo será responsável por mantê-las abastecidas, sempre com os
documentos/formulários atualizados.
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2.3 DO RECEBIMENTO DE DENÚNCIAS
2.3.1 NOS CRAS

Quando o munícipe quiser promover uma denúncia presencialmente, o setor administrativo
o encaminhará para o técnico ou agendará atendimento.
Quando o munícipe promover contato telefônico objetivando a formalização de denúncia,
havendo disponibilidade, será repassada a ligação para o técnico, inclusive quando se tratar
de Cadastro Único. Caso contrário, deverá ser anotada a demanda, nome e telefone do
denunciante, para que receba retorno técnico posterior.
Ainda, o usuário poderá ser orientado quanto a outros canais de denúncia, tais como: Disque
100, 180, 181, 190, Conselho Tutelar, SIPIA - Sistema de Informação para Infância e
Adolescência e Proteja Brasil.
Caso a equipe técnica avalie, a denúncia poderá ser enviada para verificação para o setor de
Gestão de Benefícios Assistenciais e Transferência de Renda por meio de formulário próprio.
o encaminhará para o técnico que estiver designado para acolhida do dia.
Quando o munícipe promover contato telefônico objetivando a formalização de denúncia,
este será orientado quanto à importância do comparecimento pessoal, para que, no ato da
acolhida por técnico habilitado, possa dirimir melhor a situação relatada e promover as
orientações cabíveis para a demanda apresentada; todavia, caso ocorra recusa do solicitante,
este será orientado quanto às peculiaridades do Serviço e, como meio alternativo, que poderá
dispor de outros caminhos específicos para denúncia, tais como: Disque 100, 180, 181, 190,
Conselho Tutelar, SIPIA - Sistema de Informação para Infância e Adolescência, Proteja Brasil,
dentre outros. Caso, a equipe técnica avalie, a denúncia poderá ser enviada para verificação
para o setor de Gestão de Benefícios Assistenciais e Transferência de Renda por meio de
formulário próprio.
2.3.2 NOS CREAS

Recebimento de denúncia por presencialmente: o administrativo deverá encaminhar para o
técnico que está na escala de acolhimento do dia.
Recebimento de denúncias por telefone: deve-se solicitar ao denunciante que entre em
contato com o Disque 100, ou Conselho Tutelar (Se for sobre crianças/adolescente).
Recebimento de denúncias por e-mail: deve ser impresso e cadastrado na planilha caso tenha
20
as informações mínimas, ou caso não tenha as informações mínimas para identificar se a
demanda pertence à unidade, deve-se encaminhar a demanda para avaliação da
Coordenação, ou ainda se possível solicitar mais dados para a unidade de origem da demanda.
Demandas recebidas pelos SEI, como por exemplo ouvidorias: se o administrativo tiver acesso
à Unidade, deve-se imprimir a demanda e seguir o Fluxo de Recebimento conforme item 2.2.1
(Do recebimento de documentos no CREAS).
2.3.3 NO CENTRO POP

verifica o teor da denúncia (se é caso de Serviço Especializado para Pessoas em Situação de
Rua ou de Serviço Especializado em Abordagem Social) e o encaminhará para o técnico
responsável.
Quando o munícipe promover contato telefônico objetivando a formalização de denúncia, o
setor administrativo encaminhará para o técnico responsável. No caso de denúncia referente
à Abordagem Social, a denúncia será anotada na planilha da Abordagem Social.
2.3.4 NAS UNIDADES QUE NÃO REALIZAM ATENDIMENTO DIRETO AO PÚBLICO

Ao receber denúncia, orientar o usuário a buscar um dos equipamentos da SAS conforme
demanda apresentada. Também deve ser indicado registro oficial no Disque 100, 180, 181,
190, Conselho Tutelar, SIPIA - Sistema de Informação para Infância e Adolescência, Proteja
Brasil, dentre outros.
21
2.4 CADASTRO ÚNICO
O Cadastro Único das famílias é realizado em todos os equipamentos da Secretaria de

Assistência Social, que oferecem os Serviços Socioassistenciais (CRAS, CREAS, Centro POP,
Casa Abrigo e Famílias Acolhedoras). Qualquer profissional com treinamento poderá realizar
o cadastro, porém, o administrativo é preferencialmente o responsável. Ressalta-se que,
levando em consideração a realidade do Serviço e o melhor atendimento do usuário, é
importante que os demais profissionais capacitados realizem a entrevista quando necessário.
O Manual do Entrevistador do Cadastro Único está disponível no site do MDS e pode ser
acessado através do link a seguir:
https://www.mds.gov.br/webarquivos/publicacao/cadastro_unico/Manual%20do%20Entrev
istador%204%20ed%20-%20Livro%20Consolidado%20-%2013042017.pdf
2.4.1 ENTREVISTA - CADERNO VERDE

Conforme orientação do memorando SEI nº 7379209/2020, após realização e conferência do
Cadastro Único, este será encaminhado via memorando, semanalmente, à Gestão de
Benefícios Assistenciais e Transferência de Renda para guarda do arquivo em meio digital ou
físico. Neste documento deverá constar o nome da pessoa responsável, cujo cadastro está
sendo encaminhado.
2.4.2 ENTREVISTA E DIGITAÇÃO DIRETAMENTE NO SISTEMA

Quando as entrevistas forem realizadas diretamente no Sistema, não é necessário tirar cópias
de documentos para armazenamento no Equipamento. Após a digitação do Cadastro no
Sistema, deverá ser impresso a Folha Resumo, a qual será enviada por Memorando ao Setor
de Gestão de Benefícios Assistenciais e Transferência de Renda. Se forem enviadas 2 ou mais
Folhas Resumos, estas deverão estar organizadas em ordem alfabética.
2.4.3 ENTREVISTA POR TELEFONE

Os cadastros realizados por telefone durante o período de pandemia e vigência dos Decretos
que garantem a realização do trabalho remoto, devem observar as orientações do Processo
SEI 20.0.125905-5.
22
2.4.4 DENÚNCIAS
No caso de denúncias, conforme memorando SEI nº 7472903/2020, é necessário utilizar
formulário padrão, que deve ser assinado, escaneado e enviado a Gestão de Benefícios
Assistenciais e Transferência de Renda para o e-mail cadastrounico@joinville.sc.gov.br ou
sas.uas.abr@joinville.sc.gov.br.
2.4.5 INCONSISTÊNCIAS
Inconsistências do cadastro: O setor de Gestão de Benefícios Assistenciais e Transferência de
Renda enviará memorando via SEI aos equipamentos elencando as inconsistências para
retificação. Os cadastros retificados deverão ser enviados à Gestão de Benefícios Assistenciais
e Transferência de Renda também por meio de memorando, direcionado à supervisão, que
deverá conter o nome do(a) Responsável Familiar (RF) e o número de referência do
memorando que foi enviado pelo setor.
2.4.6 LISTAGENS E INFORMES

Listagens de Auditoria e Averiguação do Governo Federal: Serão enviadas por e-mail aos
equipamentos da SAS. A Gestão de Benefícios Assistenciais e Transferência de Renda divulgará
o memorando desta ação no SEI.
Listagens referentes ao Programa Bolsa Família: Serão enviadas por e-mail aos equipamentos
da SAS. No caso dos equipamentos que recebem a lista de novos beneficiários, esta deverá
ser afixada em local de fácil acesso ao público. Nos CREAS deve-se encaminhar a listagem para
os técnicos de referência. Nos CRAS, o Administrativo irá realizar contato com cada um dos
listados, por telefone, informando quanto à disponibilização do benefício. Se o beneficiário
possui celular, ele poderá ser informado por Aplicativo (Whatsapp). No Centro POP os usuários
são orientados a procurar a recepção da Unidade para verificar se o benefício está disponível.
Informes do Ministério da Cidadania e/ou outros informativos relacionados à
operacionalização do Cadastro Único e Programa Bolsa Família serão socializados por e-mail
aos equipamentos ou memorando, quando necessário.
23
2.5 RELATÓRIO MENSAL DE ATENDIMENTO - RMA
O RMA é o meio pelo qual se obtém informações relacionadas às atividades desenvolvidas

mensalmente pelos serviços. Ele deve ser enviado necessariamente até o dia 15 de cada mês,
em planilha eletrônica formato .odt (LibreOffice Calc) ao setor da Vigilância Socioassistencial,
atualmente vinculada à Gerência da Unidade de Planejamento e Gestão - GUPG, e para
respectiva gerência por e-mail, com aviso de recebimento.
O administrativo deverá renomear o arquivo do RMA mensalmente com o nome
correspondente do mês, ano de referência e o respectivo serviço ou equipamento, conforme
configuração do mesmo. Se a Unidade utilizar outras ferramentas para alimentar o RMA, é
importante lembrar de substituir as fórmulas pelo valor numérico, evitando problemas na
hora de converter o arquivo.
2.5.1 NOS CREAS

As regras para preenchimento estão detalhadas no próprio formulário, devendo ser
observadas novas orientações. Após renomeado o arquivo, o administrativo deverá
disponibilizar para preenchimento pela equipe. Finalizado o preenchimento, o administrativo
auxiliará a coordenação na verificação de eventuais inconsistências e, em ato contínuo,
disponibilizará à coordenação para que promova a análise final da compilação.
Obs: A forma de alimentação da planilha deverá ser combinada entre coordenação e equipe
técnica, assim como o prazo para preenchimento.
2.5.2 NOS CRAS

Nos CRAS, os administrativos devem preencher os dados referente às atividades da Recepção.
24
2.6 ALIMENTANDO AS PLANILHAS DE ATENDIMENTO
As planilhas devem ser alimentadas com letras todas maiúsculas, sem cedilha e sem
acentuação, para evitar conflitos na busca. É importar pesquisas diversas combinações para
os nomes dos usuários para evitar a duplicidade de cadastros: Exemplo: WESLEI, WESLEY,
WESLLEY, WESLLEI, UESLEI, etc, ou ainda combinações de nome mais sobrenome, ex: LEI
FERREIRA, LEY FERREIRA etc.
2.6.1 PAEFI
Nos casos em que há acolhida, os dados da planilha são alimentados de acordo com as
informações que o(a) técnico(a) ou educador social coleta no formulário Informações da
Família.
Quando não há acolhida, as informações são coletadas nos documentos recebidos (Exemplos:
encaminhamento, relatório informativo).
Os campos relacionados à planilha de atendimento do PAEFI, e suas respectivas orientações
de preenchimento estão no Anexo VI.
As planilhas do PAEFI estão armazenadas no Google Drive, na conta do equipamento. Para
acessar a planilha é necessário autorização da Coordenação. Uma versão não editável da
planilha é disponibilizada aos demais equipamentos para consulta. As planilhas são
compartilhadas com os técnicos em modo de leitura para que estes possam conferir os dados
e solicitar atualizações.
2.6.2 PCDI
Os campos relacionados à planilha de atendimento do PCDI, e suas respectivas orientações de
preenchimento, estão no Anexo VII.
As Planilhas do PCDI estão armazenadas no Google Drive, na conta do equipamento. Para
acessar a planilha é necessário autorização da Coordenação. Uma versão não editável da
planilha é disponibilizada aos demais equipamentos para consulta. As planilhas são
compartilhadas com os técnicos em modo de leitura para que estes possam conferir os dados
e solicitar atualizações.
25
2.6.3 CENTRO POP
Os campos relacionados à planilha de atendimento do MSE, e suas respectivas orientações de
preenchimento estão no Anexo VIII.
2.6.4 MSE
Os campos relacionados à planilha de atendimento do MSE, e suas respectivas orientações de
preenchimento estão no Anexo IX.
2.6.5 CRAS
Os campos relacionados à planilha de atendimento do CRAS, e suas respectivas orientações
de preenchimento estão no Anexo XIII.
26
2.7 INSERÇÃO EM ATENDIMENTO
2.7.1 NOS CREAS

Nos CREAS a Coordenação selecionará quais casos serão passados para equipe de referência.
Na sequência passa as informações para o administrativo alimentar a planilha (campos:
situação, admitido, assistente social e psicólogo).
2.7.2 NO CENTRO POP

No caso do Centro POP, todos os usuários entram automaticamente em atendimento.
2.7.3 NOS CRAS

Nos CRAS, após a inserção da família em acompanhamento, o técnico irá registrar os dados
em planilha própria, sendo que o administrativo não alimenta a planilha, mas pode acessar
para consulta.
2.7.4 NO SAF
Quando houver a inserção de uma nova família no Serviço de Acolhimento Familiar, deverá
ser preenchido a Ficha CadSUAS e ser enviado por e-mail para a GUPSE
(gupse@joinville.sc.gov.br) e Coordenação Especial de Alta Complexidade.
▪ Entrar na Rede Famílias Acolhedoras.
▪ Pasta Famílias Acolhedoras.
▪ Novo Acolhimento.
▪ Pasta Ficha CAD SUAS Novas Famílias.
Deverá preencher os dados da nova família e encaminhar para os e-mails acima.
27
2.8 DESLIGAMENTO DA FAMÍLIA
Nos CREAS, o desligamento do Serviço somente poderá ocorrer após envio de relatório de
desligamento para o órgão que solicitou o atendimento ou por meio de desligamento interno.
Deve ser atualizada a planilha no campo “situação”, onde será inserida a informação Desligado
ou então Transferido. Além disso, são preenchidos os campos Data do Desligamento e Motivo
do Desligamento.
No Centro POP, o administrativo atualiza o campo Situação.
Nos CRAS, é o técnico que faz o desligamento e os registros nas planilhas de controle.
No SAF, quando houver o desligamento de uma família acolhedora, deverá ser encaminhado
e-mail informando o nome da Família Acolhedora, CPF e data de desligamento para a GUPSE
(gupse@joinville.sc.gov.br) e Coordenação Especial de Alta Complexidade.
No SAF, quando uma criança/adolescente é desligada, deve ser alimentada a Planilha de
Famílias e Acolhidos conforme anexo XI, onde se mantém o histórico de todos os atendidos.
2.8.1 ARQUIVAMENTO DA PASTA DA FAMÍLIA
Nos CREAS
Nos CREAS, o arquivo está organizado por ano e em ordem alfabética, tendo como base o
nome do Responsável Familiar (RF da planilha). Deve-se informar no arquivo os seguintes
dados: RF, código interno, data do desligamento e Serviço. No caso do Centro POP, o arquivo
está organizado por nome do usuário.
Nos CRAS
As pastas poderão ser arquivadas em pastas suspensas por um determinado período, definido
em cada equipamento. Após o tempo determinado, as pastas serão arquivadas em arquivo
morto, em ordem alfabética.
No SAF e CAVR
No SAF e CAVR os técnicos de referência irão arquivar a pasta da família.
28
2.8.2 TRANSFERÊNCIA DA PASTA DA FAMÍLIA
Nos CREAS
Se a família foi transferida a outro CREAS, deve-se enviar o relatório de desligamento ao novo
CREAS de referência da família, na data do desligamento. Caso o novo CREAS seja o único
destinatário, a pasta física da família deve ser enviada em anexo ao relatório. Caso haja outros
destinatários, aguarda-se-á o retorno dos protocolos dos ofícios e posterior encaminhamento
da pasta física. Na planilha informa TRANSFERIDA no campo situação. Já no campo motivo do
desligamento informa ex: Repasse ao CREAS 1.
Nos CRAS
Nos CRAS, se houver necessidade de enviar a pasta da família, deve ser realizado o contato
solicitando.
29
2.9 CONTROLE DO ARQUIVO DA PASTA DO ATENDIMENTO
Nos CREAS, sempre que algum servidor solicitar uma pasta de atendimento da família para
consulta ou qualquer outro motivo, é necessário registrar a saída com um comentário na
planilha de atendimento, no campo Desligado. Após a devolução, antes de guardar a pasta no
arquivo, será necessário atualizar o comentário na planilha novamente.
Nos CRAS, não há controle do Arquivo, sendo que o acesso às pastas é livre para os técnicos.
30
2.10 CONTROLE DAS PASTAS DAS FAMÍLIAS DA DEMANDA
REPRIMIDA
A Demanda Reprimida - DR está organizada em uma gaveta com pastas suspensas, por
ano/Mês. O campo Data de Entrada na planilha determina o ano/mês da DR. Os casos
encaminhados de outros CREAS e com avaliação de risco para inserção imediata, podem ficar
em uma pasta suspensa específica com a descrição “Inserção Imediata”.
31
2.11 CONTROLE DE BENEFÍCIOS EVENTUAIS
A concessão dos Benefícios Eventuais é realizada pelos técnicos de referência, sendo que o
controle é realizado pela coordenação, com o auxílio do administrativo, que então deverá
arquivar os protocolos/planilhas de controle.
2.11.1 VALE TRANSPORTE MUNICIPAL

A depender da rotina de cada serviço, o administrativo pode auxiliar a coordenação na
distribuição dos vales transporte para os técnicos.
Fluxo Vale Transporte Municipal: Processo SEI 21.0.101297-3.
Nos CREAS
O Administrativo deve receber os VTs do Setor de Benefícios e fazer o Controle de Entrega
para os técnicos. Ao final do mês, o Administrativo realiza uma Conferência das Entradas e
Saídas do benefício e saldos remanescentes.
Nos CRAS
Nos CRAS, a Coordenação e os técnicos recebem, controlam e entregam os VTs aos
beneficiários.
2.11.2 VALE TRANSPORTE INTERMUNICIPAL

Fluxo Vale Transporte Intermunicipal e Interestadual: Processo SEI 21.0.062840-7.
No Centro POP
No Centro POP, o administrativo irá realizar a cotação junto à empresa fornecedora por e-
mail.
Para a aquisição do benefício, serão enviados os dados do benefício (trajeto e horários) e dos
documentos do beneficiário, por e-mail, à empresa fornecedora.
Após a aquisição e entrega do benefício, o administrativo escaneia e insere os documentos no
processo SEI, conforme fluxo.
32
2.11.3 AUXÍLIO NATALIDADE
O Envio do Auxílio Natalidade é realizado via SEI à Gestão de Benefícios Assistenciais e
Transferência de Renda.
Fluxo: Processo SEI 21.0.037605-0.
O Administrativo alimenta o processo SEI com os documentos fornecidos pelos técnicos. O
Administrativo também insere o Memorando e deve conferir o valor da UPM.
2.11.4 AUXÍLIO DOCUMENTO

Este auxílio refere-se à concessão de emissões gratuitas de documentos como Certidões de
Nascimento e de Casamento.
Para solicitação de Certidões de Nascimento e de Casamento, o Administrativo irá produzir o
Ofício, AR e Envelope, após receber os dados informados pela equipe técnica.
2.11.5 AUXÍLIO MORADIA

O Envio do Auxílio Moradia é realizado via SEI à Gestão de Benefícios Assistenciais e
O Administrativo alimenta o processo SEI com os documentos fornecidos pelos técnicos. O
Administrativo também insere o Memorando e deve conferir a valor da UPM.
2.11.6 AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO

Fluxo Gerência de Proteção Social Básica: Processo SEI 21.0.037467-7.
Fluxo Gerência de Proteção Especial: Processo SEI 21.0.037560-6.
O Administrativo não possui atividades atribuídas neste processo.
Nos CRAS
O Administrativo recebe uma planilha impressa da equipe técnica com a lista de beneficiários,
faz a busca ativa do usuário, para informar que o benefício está disponível. O Beneficiário deve
comparecer ao CRAS para receber o Auxílio Alimentação, assina a planilha de entrega. O
administrativo escaneia a lista e avisa a Coordenação que está disponível.
33
2.11.7 AUXÍLIO FUNERAL
O Envio do Auxílio Funeral é realizado via SEI à Gestão de Benefícios Assistenciais e
O Administrativo não possui atividades atribuídas neste processo.
34
2.12 RELATÓRIO BIOMÉTRICO SERVIDORES
Para os serviços que não estão na rede Fibra Ótica da PMJ, ou que o equipamento não esteja
coletando os dados automaticamente, deve-se enviar por e-mail do NGP SAS a leitura dos
períodos do ponto biométrico. Os dias de coleta serão solicitados previamente pela NGP por
e-mail.
O Administrativo ou Coordenação insere pen drive no Relógio para coletar os dados, conforme
passo-a-passo Anexo XVI.
35
2.13 CONTROLE DE FREQUÊNCIA ORBENK
2.13.1 GERAL
É importante, sempre no primeiro dia de um novo colaborador, solicitar os dados necessários
para o cadastro deste na planilha de servidores.
Quando o colaborador atrasa ou falta, o administrativo deve fazer contato com a empresa
para solicitar a substituição, se for o caso, e informar o fiscal, para fins de acompanhamento
do processo SEI.
2.13.2 NO CENTRO POP

No Centro POP, o administrativo colabora com a alimentação do SEI, referente à presença do
colaborador.
36
2.14 PEDIDOS AO ABASTECIMENTO
No Sistema E-Pública temos dois almoxarifados disponíveis para emitir os pedidos: Prefeitura
Municipal de Joinville - PMJ (0) (almoxarifado 14), Fundo Municipal de Assistência Social -
FMAS (10). A prioridade é utilizar os materiais que estão no Fundo 10.
O manual passo-a-passo pode ser solicitado ao Setor de Abastecimento.
2.14.1 ALIMENTAÇÃO
Os pedidos de alimentação são enviados semanalmente, até às 12 horas de terça-feira, ao
Centro de Abastecimento. Itens não perecíveis são solicitados via E-Pública e os itens de
panificação e hortifruti são enviados por e-mail ao Centro de Abastecimento
(nutricao@joinville.sc.gov.br) em planilha, conforme modelo e atualização do Centro de
Abastecimento.
A entrega deste pedido pelo Abastecimento será realizada no início da semana seguinte. A
cozinheira do Serviço é responsável por prever a necessidade deste pedido, para evitar
estoque.
2.14.2 MATERIAL DE EXPEDIENTE, ARTESANATO, VESTUÁRIO, DESCARTÁVEIS, HIGIENE E

LIMPEZA
Os pedidos são realizados mensalmente no E-Pública, até o dia 10 de cada mês, pelo
administrativo; já a validação e transmissão é realizada pela coordenação.
Para isso, o administrativo deve verificar junto à equipe a necessidade de material e consultar
no sistema os estoques. Para o pedido de higiene, limpeza e descartáveis, consultar a
colaboradora da Empresa que fornece o serviço de zeladoria.
Para garantia do recebimento do pedido, é importante consultar o Centro de Abastecimento
via telefone para verificação e confirmação de códigos dos produtos solicitados, já que
ocorrem frequentes mudanças.
37
2.15 ORDEM DE SERVIÇO
As ordens de serviço devem seguir numeração própria respeitando o equipamento e ano.
2.15.1 SETOR DE MANUTENÇÃO

Quando há necessidade de solicitar reparos e pequenos serviços, o Administrativo ou a
Coordenação devem enviar por e-mail (manutencao.sas@joinville.sc.gov.br) uma Ordem de
Serviço, cujo modelo é emitido pelo Setor de Manutenção.
2.15.2 DIVISÃO DE OBRAS

Quando da necessidade de serviço de elétrica, hidráulica, marcenaria, limpeza de
telhado/calhas, entre outros serviços, é necessário fazer contato telefônico com a Divisão de
Obras (DO) solicitando o serviço. Informar o local e servidor requerente quando abrir a
solicitação. Telefone 3433-2448; solicitar e-mail da DO, quando do contato telefônico.
Estas solicitações devem ser emitidas apenas para equipamentos próprios; nos casos de
equipamentos alugados, deve-se verificar quais serviços são de responsabilidade do
proprietário.
2.15.3 INFORMÁTICA
O setor de informática (TI SAS) será acionado via e-mail (informatica.sas@joinville.sc.gov.br)
nos seguintes casos:
▪ Manutenção de computadores e itens relacionados.
▪ Acesso e configurações à rede.
▪ Acesso ao SEI (mudança de unidade, atualização de senhas bloqueadas).
2.15.4 GLPI - CENTRO DE SERVIÇOS

Para manutenção da central telefônica ou solicitação de toner, deverá ser aberto chamado
por meio da página https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
2.15.5 CONTRATOS DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS

As orientações sobre os contratos de manutenção de equipamentos serão enviados pela
GUAF.
38
2.16 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NA CASA ABRIGO VIVA ROSA -
CAVR
2.16.1 ESCALA DE PLANTÃO DE TRABALHO

O Serviço de Acolhimento Institucional para Mulheres em Situação de Violência Doméstica e
Familiar tem atendimento 24h. Por esse motivo, tanto as educadoras como as cozinheiras
trabalham de regime de plantão (12x60), sendo necessária a confecção de escalas de plantão
de trabalho mensais.
▪ Entrar na Rede da C.A.V.R.
▪ Escalas.
▪ Entrar na pasta do ano vigente.
▪ Escalas Educadoras.
▪ Confeccionar a escala seguindo a ordem de plantão do mês anterior, não esquecendo de
apontar os servidores que estarão de férias durante o mês.
2.16.2 DEMONSTRATIVO DE VAGAS DE ACOLHIMENTO

Todas as quintas-feiras, deverá ser encaminhado para a GUPSE o demonstrativo de vagas da
Casa Abrigo Viva Rosa. No demonstrativo, deve constar o nome das acolhidas, quem saiu e
quem entrou na semana.
▪ Entrar na Rede da C.A.V.R.
▪ Demonstrativo de Acolhimento.
▪ Demonstrativo de Acolhimento do ano vigente.
▪ Realizar as mudanças nos dados necessários, sempre com o aval do técnico e encaminhar
para os e-mails da GUPSE (gupse@joinville.sc.gov.br), gerência e coordenações da Alta e
Média Complexidade.
39
2.17 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NO SERVIÇO DE ACOLHIMENTO
FAMILIAR - SAF
2.17.1 DEMONSTRATIVO DE VAGAS DE ACOLHIMENTO

Os demonstrativos de vagas do Serviço de Acolhimento Familiar são encaminhados toda
segunda-feira para o Fórum (e-mail oficial) e técnicas do Fórum, e todas as quintas-feiras para
à GUPSE e técnicas da Gerência. A planilha base está no Anexo X.
Demonstrativo de Vagas - Fórum.

Deverá ser encaminhado toda segunda-feira para o Fórum o demonstrativo semanal do
Serviço de Acolhimento Familiar, que inclui o nome das famílias acolhedoras e o nome dos
acolhidos, bem como o total de vagas de acolhimento que o serviço possui.
▪ Pasta Famílias Acolhedoras.
▪ Demonstrativo semanal.
▪ Ano correspondente.
▪ Realizar as mudanças necessárias, como data, inclusão ou exclusão de famílias e acolhidos,
sempre com o aval do técnico.
▪ Encaminhar para as técnicas do Fórum: lara.ribeiro@tjsc.jus.br; julia.cristina@tjsc.jus.br;
aftostes@tjsc.jus.br; priscilaabaide@tjsc.jus.br; joinville.psicossocial@tjsc.jus.br.
(confirmar e-mails).
Demonstrativo de Vagas - GUPSE

O demonstrativo de vagas deverá ser encaminhado para a GUPSE todas as quintas-feiras.
▪ Proceder da mesma forma que o item “Demonstrativo de Vagas - Fórum".
▪ Encaminhar para os e-mails da GUPSE (gupse@joinville.sc.gov.br), Gerência e
Coordenações de Alta e Média Complexidade.
2.17.2 NOVOS ACOLHIMENTOS

Quando acontecer um novo acolhimento, deverá ser informado ao setor de Administração e
Finanças para o pagamento de subsídio e para o setor Psicossocial do Fórum
(joinville.psicossocial@tjsc.jus.br), para solicitar o Termo de Guarda e o Guia de Acolhimento
para a família que está acolhendo.
40
Fórum
Encaminhar os dados da família acolhedora e do acolhido para o Fórum:
▪ Abrir a pasta Famílias Acolhedoras.
▪ Abrir a pasta Novo Acolhimento - FA.
▪ Pasta Fórum no ano vigente.
▪ Abrir o documento antigo.
▪ Mudar os dados da Família Acolhedora e da Criança Acolhida.
▪ Digitalizar os documentos da criança acolhida.
▪ Após isso, abrir na rede a pasta das Famílias Acolhendo e encontrar a pasta com o nome
da família que irá acolher a criança, onde contém os documentos da família (RG, CPF e
comprovante de residência).
▪ Encaminhar para o Fórum com o título Guia de Acolhimento e Termo de Guarda, o
documento com os dados da criança e da família que irá acolher com os seus documentos
pessoais para os e-mails: julia.cristina@tjsc.jus.br; joinville.psicossocial@tjsc.jus.br.
Setor Administração de Finanças

Encaminhar os dados da Família Acolhedora para o Setor de Administração e Finanças, para o
pagamento dos subsídios por meio de processo no sistema SEI:
▪ Entrar no Sistema SEI.
▪ Acessar o processo SEI 21.0.104134-5 Informativo Novo Acolhimento.
▪ Abrir Memorando.
▪ Incluir os dados da Família Acolhedora e os dados bancários para o depósito dos
subsídios.
▪ O memorando deverá ser assinado pela coordenação e encaminhado para a unidade
de administração e finanças: sas.uaf e sas.uaf.ade.
2.17.3 DOCUMENTOS SUBSÍDIOS

No documento do SEI nº 20.0.034582-9, será feito um memorando único para a Gerência de
Administração e Finanças da SAS - sas.uaf.ade, onde serão repassados todos os nomes das
Famílias Acolhedoras que estão acolhendo, a data início dos acolhimentos e os nomes
abreviados das crianças acolhidas com a data de seus nascimentos.
Em caso do desacolhimento da criança, é repassado no mesmo bloco de SEI o nome da criança
acolhida (abreviado), a data que a criança foi acolhida e desacolhida e sua data de nascimento.
41
No corpo do documento, é citado o nome completo da família que estava acolhendo e os
dados bancários para o depósito condizente com os dias de acolhimento da criança.
Incluímos a lei que repassa o valor do subsídio a ser recebido por criança acolhida:
“...Ressaltando que a subvenção de um salário-mínimo e meio por criança e/ou adolescente
acolhido está prevista na Lei Municipal nº 7945, Art. 6º, de 23 de janeiro de 2015...”.
Esta logística de documentação no SEI teve início em 01 de abril de 2020.
42
ANEXOS
Anexo I - MODELO DE OFÍCIO I
Ofício nº XXX/2021 - SAS.XXX - NOME DO SERVIÇO
Joinville, XX de XXX de 2021.
Senhores(as) Conselheiro(as),
Cumprimentando-os(as) cordialmente, em resposta ao Encaminhamento nº XXX, segue cópia

do Relatório Informativo, referente à família da Sra. XXX.
Na oportunidade, colocamo-nos à disposição para mais esclarecimentos, apresentando
nossas saudações.
Atenciosamente,
Nome do(a) Gerente Nome do(a) Coordenador(a)

Gerente da Unidade de XXX Coordenador(a) do XXX
Ao Conselho Tutelar da Criança e do Adolescente de Joinville/SC - CT 1

Rua Itajaí, 190 - Centro, Joinville/SC
43
Anexo II - MODELO DE OFÍCIO II
Senhor Juiz,
Cumprimentando-o cordialmente, a Secretaria de Assistência Social, por meio da Gerência da

Unidade de XXX, vem pelo presente, em atenção aos autos nº XXXXXXX-XX.XXXX.X.XX.XXX/SC,
encaminhar Relatório de Desligamento (anexo) referente à família da Senhora XXX.
Sendo o que se apresenta para o momento, colocamo-nos à disposição para prestar mais
informações que se fizerem necessárias, renovando as nossas cordiais saudações.
Atenciosamente,
Nome do Secretário Nome do(a) Gerente

Secretário Gerente da Unidade de XXXX
Excelentíssimo Senhor
Dr.
Juiz de Direito
Vara da Infância e Juventude
Comarca de Joinville
44
Anexo III - MODELO DE OFÍCIO III
Senhor Promotor,
Cumprimentando-o cordialmente, segue em anexo Relatório de Acompanhamento, em

resposta ao Ofício nº XXXX/2021/04PJ/JOI - Protocolo nº 09.2021.XXXXXXXX-X, referente à
família da Senhora XXX.
Informamos que recebem cópia deste os destinatários elencados no relatório em anexo.
Na oportunidade, colocamo-nos à disposição para esclarecimentos, apresentando nossas
saudações.
Atenciosamente,
Nome do Secretário Nome do(a) Gerente

Secretário Gerente da Unidade de XXXX
Excelentíssimo Senhor Promotor

Dr.
4ª Promotoria de Justiça da Comarca de Joinville
45
Anexo IV - MODELO DE MEMORANDO
Memorando nº XXX/2021 - SAS.XXX - NOME DO SERVIÇO
Para: XXXXXXXXX
A/C: XXXXXX - Cargo
Assunto: XXXXXXXXX
Cumprimentando-a cordialmente, segue anexo Relatório de Acompanhamento, referente à

família da Senhora XXXXXXXXXXXX.
Na oportunidade, colocamo-nos à disposição para esclarecimentos, apresentando nossas
saudações.
Atenciosamente,
Nome do(a) Coordenador(a)

Coordenador(a)
À Unidade Básica de Saúde XXXXXXX

Rua XXXXXXXXXX, 000 - XXXXX, Joinville/SC
46
Anexo V - FORMULÁRIO “INFORMAÇÕES DA FAMÍLIA”
CENTRO DE REFERÊNCIA ESPECIALIZADO DE ASSISTÊNCIA SOCIAL - CREAS

INFORMAÇÕES DA FAMÍLIA
Serviço: ( ) PAEFI ( ) PCD/Idoso Códigos: CREAS ___________ GMAS ______________

Responsável Familiar: _______________________________________________________
NIS: _______________________________ CPF: __________________________________
Nome Vínculo com RF DN Escola/Trabalho Turno/Ano
Endereço: _________________________________________________________________
Ponto de referência: ________________________________________________________
Telefones: ________________________________________________________________
Contatos adicionais: _________________________________________________________
Recebimento do caso: ___/____/_____ Técnico(a) que acolheu: ___________________

Origem do encaminhamento: _________________________________________________
Motivo do encaminhamento (Marcar todas as violações existentes no contexto familiar):
( ) Abandono ( ) Tráfico de pessoas
( ) Afastamento convívio familiar ( ) Usuário de SPA
( ) Ato infracional ( ) Violência doméstica
( ) Conflito familiar ( ) Violência física
( ) Discriminação orientação sexual ( ) Violência patrimonial
( ) Evasão escolar ( ) Violência psicológica
( ) Exploração sexual ( ) Violência sexual (intrafamiliar)
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( ) Isolamento social ( ) Violência sexual (extrafamiliar)
( ) Maus tratos ( ) Vulnerabilidade social
( ) Negligência ( ) Outra: _________________________
( ) Situação de rua __________________________________
( ) Trabalho infantil __________________________________
Inserção em atendimento: ___/____/_____
Técnicos(as) de referência: __________________________________________________
Motivo do desligamento em ___/___/______:
( ) Concluído ( ) Mudança de Município
( ) Repasse ao Creas Sul ( ) Não localizado
( ) Repasse ao Creas Norte ( ) Somente Orientação
( ) Falecimento ( ) Outro: __________________________
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Anexo VI - PLANILHA PAEFI
1. Código: Ao cadastrar uma nova família na planilha, deve-se gerar um código. O código é
formado por 5 dígitos, sendo os dois primeiros referentes ao ano e os próximos três
sequenciais. Ex: 18001, 18002.
2. Data de Entrada: A data de entrada é a do dia do recebimento do caso no Serviço, seja via
documento, seja por acolhida.
Em casos de famílias atendidas anteriormente, quando encaminhadas novamente ao Serviço,
deve-se duplicar a linha referente ao atendimento anterior e na nova linha registrar a nova
data.
3. Código Família no Sistema de Gestão de Informação da SAS: Inserir código.
4. Técnico que acolheu: Inserir nome do técnico.
5. Data da Acolhida: Inserir a data do acolhimento, conforme o instrumental Informações da

Família.
6. Responsável Familiar: O responsável familiar é a pessoa que responde pela família durante
o atendimento, o que dependerá da composição familiar.
7. Filiação: Este campo deve conter primeiro o nome da mãe completo, seguido por “e” nome
do pai completo, conforme exemplo a seguir: Maria da Silva e João José da Silva, salvo nos
casos que envolvam outros arranjos familiares.
Outras situações para este campo incluem: não informado.
8. Composição Familiar: Lista de todas as pessoas que residem no domicílio da família, ou que
convivem como família.
9. Família Ampliada / Extensa: Informação sobre familiares que não residem com a família
em questão, mas que dão suporte durante o atendimento.
Identificada Rede de Apoio alheia à configuração familiar, deverá ser lançada neste campo
uma observação.
10. Situação: Informar se a família está em: demanda reprimida, em atendimento, reinserida,
transferida ou desligada.
49
11. Assistente Social: Inserir o nome do técnico.
12. Psicóloga: Inserir o nome do técnico.
13. Classificação de risco: Informar qual a classificação: imediato, prioritário, aguardar a vez
ou não é caso de CREAS.
14. Motivo do Encaminhamento: São motivos de encaminhamento: Abandono; Afastamento

convívio familiar; Ato infracional; Conflito familiar; Discriminação devido orientação sexual;
Evasão escolar; Exploração sexual; Isolamento social; Maus tratos; Negligência; Situação de
rua; Trabalho infantil; Tráfico de pessoas; Usuário de SPA; Violência doméstica; Violência
física; Violência patrimonial; Violência psicológica; Violência sexual (intrafamiliar); Violência
sexual (extrafamiliar); Vulnerabilidade social; Outros.
Ressalta-se que pode haver combinação de mais de um motivo. Se o atendimento estiver
vinculado à pessoa do violador, deverá ser lançada neste campo uma observação.
14.1 Atualização da(s) Violação(ões) de Direito(s): Quando percebido que o motivo do

encaminhamento diverge da situação real, ou, no decorrer do atendimento for identificada
outra(s) violação(ões) de Direito(s) que remetem à necessidade de atualizar o preenchimento,
o administrativo, ao receber o apontamento do técnico, deverá proceder:
a) Se houver identificação de uma ou mais violações de direitos dentre o rol existente no item
“Motivo do Encaminhamento”, deverá confirmar ou não a que originou o encaminhamento
e/ou acrescentar a nova.
Ex. 1: Motivo do Encaminhamento: Violência Física, no decorrer do acompanhamento,
verificou-se a existência de Violência Física acrescida de Trabalho Infantil. Lançar na
atualização: Violência Física / Trabalho Infantil.
verificou-se a inexistência de Violência Física, porém, a existência de Trabalho Infantil. Lançar
na atualização: Trabalho Infantil.
Quando, no decorrer do acompanhamento, não for constatada a violação de direito indicada
no motivo do encaminhamento, nem tampouco quaisquer outras violações de direitos, deverá
constar neste campo: Não Identificada.
15. Origem Encaminhamento: A origem do encaminhamento refere-se ao primeiro

serviço/equipamento que encaminhou a demanda para atendimento. Nos casos de demanda
espontânea, esta é a origem. São exemplos: Conselho Tutelar, Poder Judiciário, Ministério
50
Público, Disque 100, UBS Saguaçu, CAPS III e DPCAMI, etc.
16. Admitido: Preencher com a data que o caso foi inserido em atendimento (repassada ao
técnico(a)). Em caso de reinserção (quando já estava desligado e volta para o atendimento),
basta duplicar a linha e manter o código, atualizando as informações do novo atendimento.
17. Desligado: Este campo deve ser preenchido com a data do relatório de desligamento.
18. Motivo do Desligamento: Deverá ser preenchido com as seguintes hipóteses: Família não
localizada; Migrada a outro código; Mudança de Município; Não é caso de CREAS/PAEFI; Não
identificado violações de Direitos; Orientadas violações de Direitos; Orientadas violações de
Direitos / Encaminhada saúde mental; Repasse ao CREAS 1; Repasse ao CREAS 2; Repasse ao
CREAS 3; Repasse ao Centro POP; Convencionado com Alta Complexidade.
19. Endereço: Informar o tipo do logradouro, nome do logradouro, número e complemento.
20. Bairro: Informar o bairro.
21. Telefone Responsável: Informar o telefone.
22. BPC: O campo BPC (Benefício de Prestação Continuada) deve ser preenchido com “SIM”
ou “NÃO”.
23. BF: O campo BF (Bolsa Família) deve ser preenchido com “SIM” ou “NÃO”.
24. Cadastro Único / NIS RF: Deve ser inserido o número do NIS do RF ou o número do
Cadastro Único da família.
25. CPF RF: Deve ser inserido o número do CPF do RF.
26. Data de nascimento RF: Deve ser inserido a data de nascimento do RF.
27. Documentos: Os itens 27.1 a 27.5 devem ser repetidos na planilha para inserção de dados
referente aos documentos e respostas de documentos recebidos referente à família.
Recomenda-se deixar a planilha com 20 colunas disponíveis para registro de documentos e
aumentar o número conforme necessidade.
27.1 Origem do documento nº x: Informar o remetente do documento recebido, conforme
exemplos: CT 1, 04PJ, VIJ, etc.
27.2 Número do documento nº x: Informar o número do documento recebido e outros
números complementares conforme julgar necessário, exemplos: Ofício, SIG, Boletim de
51
Ocorrência, Ouvidoria, Processo SEI.
27.3 Prazo para Resposta nº x: Nos campos “Prazo para Resposta”, é importante preencher a
data limite para resposta (contar a partir da primeira data de recebimento na SAS). Nos casos
em que não tem prazo para resposta, basta informar NÃO FIXADO, e nos casos em que o
documento não solicita resposta, basta preencher NÃO REQUER.
27.4 Data da Resposta do documento nº x: Informar a Data do documento que respondeu a
solicitação.
27.5 Nº do Ofício de Resposta do documento nº x: Informar o número do Ofício ou
Memorando que respondeu a solicitação.
52
Anexo VII - PLANILHA PCDI
1. Código: Ao cadastrar uma nova família na planilha, deve-se gerar o código. O código é
formado por 5 dígitos, sendo os dois primeiros referentes ao ano e os próximos três
sequenciais. Ex: 18001, 18002.
2. Data de Entrada: A data de entrada é a do dia do recebimento do caso no serviço, seja via
documento, seja por acolhida.
Em casos de famílias atendidas anteriormente, quando encaminhadas novamente ao serviço,
deve-se duplicar a linha referente ao atendimento anterior e na nova linha registrar a nova
data.
3. Código da Família no Sistema de Gestão de Informação da SAS: Inserir código da família.
4. Técnico que acolheu: Inserir nome do técnico.
5. Data da Acolhida: Informar a data da acolhida, conforme o instrumental Informações da

Família.
6. Responsável Familiar: O responsável familiar é a pessoa que responde pela família durante
o atendimento, o que dependerá da composição familiar.
7. Filiação: Este campo deve conter primeiro o nome da mãe completo, seguido por “e” nome
do pai completo, conforme exemplo a seguir: Maria da Silva e João José da Silva, salvo nos
casos que envolvem outros arranjos familiares.
8. Composição Familiar: Lista de todas as pessoas que residem no domicílio da família, ou que
convivem como família.
9. Família Ampliada / Extensa: Informação sobre familiares que não residem com a família
em questão, mas que dão suporte durante o atendimento.
Identificada Rede de Apoio alheia à configuração familiar, deverá ser lançada neste campo
uma observação.
10. Situação: Informar se a família está em: demanda reprimida, em atendimento, reinserida,
transferida ou desligada.
53
11. Assistente Social: Inserir o nome do Assistente Social que acompanha a família.
12. Psicólogo(a): Inserir o nome do(a) Psicólogo(a) que acompanha a família.
13. Terapeuta Ocupacional: Inserir o nome do(a) Terapeuta Ocupacional que acompanha a
família.
14. Tipo ou Condição do usuário: Informar a Classificação do usuário conforme a

especialidade do atendimento, conforme as opções a seguir: PCD; IDOSO; PCDI.
15. Classificação de risco: Informar qual a classificação: imediato, prioritário, aguardar a vez
ou não é caso de CREAS.
16. Motivo do Encaminhamento: São motivos de encaminhamento: Abandono;

Autonegligência; Conflitos familiares; LPI; Maus tratos; Negligência; Orientação; Sobrecarga
nos cuidados; Usuário de entorpecentes; Violência doméstica; Violência financeira; Violência
física; Violência patrimonial; Violência psicológica; Violência sexual; Vulnerabilidade social.
Ressalta-se que pode haver combinação de mais de um motivo. Se o atendimento estiver
vinculado à pessoa do violador, deverá ser lançada neste campo uma observação.
16.1. Atualização da(s) Violação(ões) de Direito(s)

Quando percebido que o motivo do encaminhamento diverge da situação real, ou, no
decorrer do atendimento for identificada outra(s) violação(ões) de Direito(s) que remetem à
necessidade de atualizar o preenchimento, o administrativo, ao receber o apontamento do
técnico, deverá proceder:
a) Se houver identificação de uma ou mais violações de direitos dentre o rol existente no item
“Motivo do Encaminhamento”, deverá confirmar ou não a que originou o encaminhamento
e/ou acrescentar a nova.
verificou-se a existência de Violência Física acrescida de Trabalho Infantil. Lançar na
atualização: Violência Física / Trabalho Infantil.
verificou-se a inexistência de Violência Física, porém, a existência de Trabalho Infantil. Lançar
na atualização: Trabalho Infantil.
Quando, no decorrer do acompanhamento não for constatada a violação de direito indicada
no motivo do encaminhamento, nem tampouco quaisquer outras violações de direitos, deverá
54
constar neste campo: Não Identificada.
17. Origem Encaminhamento: A origem do encaminhamento refere-se ao primeiro

serviço/equipamento que encaminhou a demanda para atendimento. Nos casos de demanda
espontânea, esta é a origem. São exemplos: Conselho Tutelar, Poder Judiciário, Ministério
Público, Disque 100, UBS Saguaçu, CAPS III e DPCAMI, etc.
18. Admitido: Preencher com a data que o caso foi inserido em atendimento (repassada ao
técnico(a)). Em caso de reinserção (quando já estava desligado e volta para o atendimento),
basta duplicar a linha e manter o código, atualizando as informações do novo atendimento.
19. Desligado: Este campo deve ser preenchido com a data do relatório de desligamento.
20. Motivo do Desligamento: Deverá ser preenchido com as seguintes hipóteses: Família não
localizada; Migrada a outro código; Mudança de Município; Não é caso de CREAS/PCDI; Não
identificado violações de Direitos; Orientadas violações de Direitos; Orientadas violações de
Direitos / Encaminhada saúde mental; Repasse ao CREAS 1; Repasse ao CREAS 3; Repasse ao
Centro POP; Convencionado com Alta Complexidade.
21. Endereço: Informar tipo do logradouro, nome do logradouro, número e complemento.
22. Bairro: Informar o Bairro.
23. Telefone Responsável: Informar o telefone.
24. BPC: O campo BPC (Benefício de Prestação Continuada) deve ser preenchido com “SIM”
ou “NÃO”.
25. BF: O campo BF (Bolsa Família) deve ser preenchido com “SIM” ou “NÃO”.
26. Cadastro Único / NIS RF: Deve ser inserido o número do NIS do RF ou o número do
Cadastro Único da família.
27. CPF RF: Deve ser inserido o número do CPF.
28. Data de Nascimento RF: Deve ser inserido a data de nascimento.
55
29.1 Origem do documento nº x: Informar o remetente do documento recebido, conforme
exemplos: CT 1, 04PJ, VIJ, etc.
29.2 Número do documento nº x: Informar o número do documento recebido e outros
números complementares conforme julgar necessário, exemplos: Ofício, SIG, Boletim de
29.3 Prazo para Resposta do documento nº x: Nos campos “Prazo para Resposta”, é
importante preencher a data limite para resposta (contar a partir da primeira data de
recebimento na SAS). Nos casos em que não tem prazo para resposta, basta informar NÃO
FIXADO, e nos casos em que o documento não solicita resposta, basta preencher NÃO
REQUER.
solicitação.
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Anexo VIII - PLANILHA CENTRO POP
1. Código: Ao cadastrar uma nova família na planilha, deve-se gerar um código. O código
consiste em uma letra e 4 dígitos sequenciais, levando em conta a inicial do nome do usuário.
Exemplo A0001, G0025.
2. Pasta: Cada pasta tem 15 nomes. Quando atinge o limite gera-se uma nova pasta. Ex.: A1,
A2, etc.
3. Código do família no Sistema de Gestão de Informação da SAS: É inserido o código da

família.
4. Data do 1º Atendimento: A data refere-se ao primeiro dia que o usuário veio para
atendimento.
5. Sexo: Colocar F (Feminino) ou M (Masculino).
6. Identificação de Gênero: Colocar F (Se o usuário se identifica como mulher) e M (Se a

usuária se identifica como homem).
7. Usuário: No caso do Centro POP, o responsável é o próprio usuário.
8. Nome Social: Colocar o nome com o qual o/a usuário(a) se identifica.
9 Filiação: Este campo deve conter primeiro o nome da mãe completo, seguido por “e” nome
do pai completo, conforme exemplo a seguir: Maria da Silva e João José da Silva, conforme
documento.
10. Data de Nascimento: Deve ser inserido a data de nascimento.
11. Nacionalidade (se entrangeiro): Deve ser inserido a nacionalidade do usuário.
12. CPF: Deve ser inserido o número do CPF.
13. RG, Certidão de Nascimento, Protocolo de Refúgio ou Documento Estrangeiro: Insere o

número do documento do(a) usuário(a).
14. NIS: Deve ser inserido o número do NIS.
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15. Situação: Informar conforme as opções a seguir: em atendimento; voltou à cidade de
origem; foi a óbito; é atendido somente pela abordagem social; desligado do serviço;
acolhimento.
16. Equipe de Referência: Matutino ou Vespertino.
17. Origem Encaminhamento: As opções de origem de encaminhamento são: demanda

espontânea; Abordagem Social; Consultório na Rua.
18. CADUNICO: Informar SIM, quando o Cadastro for atualizado/Incluído no Sistema.

(Atualmente o Agente Administrativo é responsável por digitar as entrevistas no Sistema do
Cadastro Único).
19. BPC e BF: Informar BPC caso seja beneficiário do benefício de Prestação Continuada e BF
caso seja beneficiário do Bolsa Família.
20. Data da Inclusão: Informar a data da Inclusão no Cadastro Único.
21. Data da Atualização: Informar a data da atualização no Cadastro Único.
22. Solicitação 2ª via Certidão: Informar CN ou CC.
23. Data Solicitação: Conforme Ofício.
24. Número Ofício: Conforme Ofício.
25. Data Chegada: Quando a Certidão é entregue no Serviço.
26. Data Retirada: Data que o beneficiário retira o documento. Conforme o controle na pasta.
27. Solicitação de Passagem: Marcar “SIM”.
28. Destino: Conforme consta na passagem.
29. Data Passagem: Conforme consta na passagem.
30. Documentos: No Centro POP, as demandas são recebidas via SEI, geralmente atendidas
pela Abordagem Social; portanto, não são registradas na planilha.
58
Anexo IX - PLANILHA MSE
1. Código SIPIA: Informar o código conforme o Sistema SIPIA.
2. Nome do Adolescente: Inserir o nome do adolescente/jovem.
3. Situação: Informar a situação do cumprimento da Medida: Em Cumprimento;

Descumprimento; Processo em Aberto; Final; Extinto; Mudança de Comarca.
4. Técnico Responsável: Inserir nome do técnico responsável pelo atendimento ao

adolescente/jovem.
5. Medida: Informar a Medida Socioeducativa que o adolescente/jovem deve cumprir: LA;

PSC; Medida de Proteção.
6. Data de Entrada: A data de entrada é a do dia do recebimento da Medida no serviço, seja

via documento, seja por acolhida.
Em casos de adolescentes/jovens atendidos anteriormente, quando encaminhadas
novamente ao serviço, deve-se gerar uma nova linha, e marcar o campo reincidente como
“SIM”.
7. Admitido: Preencher com a data que iniciou o cumprimento da Medida. Esta data é
informada pelo Técnico Responsável.
8. Desligado: Este campo deve ser preenchido com a data em que o adolescente finalizou a
Medida (informado pelo Técnico Responsável), ou a data em que o Juiz determinou a extinção,
ou ainda com a data do Relatório que informa a mudança de Comarca.
9. NASC: Deve ser inserido a data de nascimento do adolescente/jovem.
10. Sexo: Colocar F (Feminino) ou M (Masculino).
11. Nº Processo/Autos/Termo Audiência: Informar o número do Autos. Na ausência do

número do Autos, deve ser informado o número do processo EPROC ou Termo de Audiência,
enquanto o número do Autos for desconhecido.
12. Comarca de Origem: Informar o nome do Município e UF de Origem da Medida.
13. Período: Informar se Matutino ou Vespertino.
59
14. Ato infracional: Informar todos os atos infracionais conforme a GUIA expedida pelo Juiz.
15. Reincidente: Marcar como SIM quando o adolescente receber uma segunda Medida ou
mais.
16. Mãe / Responsável: O responsável legal pelo adolescente/jovem, conforme informado

pelo Técnico Responsável. Se o jovem for o seu próprio responsável legal informe o nome
completo deste.
17. Cadastro Único / NIS RF: Deve ser inserido o número do NIS do Responsável ou o número
do Cadastro Único da família.
18. CPF RF: Deve ser inserido o número do CPF do Responsável.
19. Telefone Responsável: Informar o telefone do adolescente/jovem e outros para recado

com a respectiva identificação. Ex: 999999999, 989898989 (Sra xxxx - avó).
20. Endereço: Informar o tipo do logradouro, nome do logradouro, número e complemento.
21. Bairro: Informar o bairro.
22. Código Família no Sistema de Gestão de Informação da SAS: Inserir código.
23.1 Origem do documento: Informar o remetente do documento recebido, conforme
exemplos: VIJ, etc.
23.2 Número do documento: Informar o número do documento recebido e outros números
complementares conforme julgar necessário, exemplos: EPROC, Ofício, SIG, Boletim de
23.3 Prazo para Resposta do documento: Nos campos “Prazo para Resposta”, é importante
preencher a data limite para resposta (contar a partir da primeira data de recebimento na
SAS). Nos casos em que não tem prazo para resposta, basta informar NÃO FIXADO, e nos casos
em que o documento não solicita resposta, basta preencher NÃO REQUER.
Nos casos dos documentos no EPROC, informar a data limite conforme consta no Sistema.
60
solicitação.
61
Anexo X - DEMONSTRATIVO DE ACOLHIMENTOS SAF
Todos os servidores do SAF tem acesso à planilha, mas o administrativo é responsável por
alimentar de acordo com os documentos recebidos do Fórum e conforme solicitado pela
equipe de referência.
1. Nome da Criança/Adolescente: Informar o nome conforme documento.
2. Data de Nascimento: Informar a data conforme documento.
3. Filiação: Informar conforme documento.
4. Endereço de Origem: Informar o endereço em que a criança/adoelscente morava no

momento do acolhimento conforme documento da VIJ ou CT.
5. Número de Autos: Conforme documento da VIJ.
6. Data do acolhimento: Data em que a criança chegou para acolhimento no SAF.
7. Motivo do acolhimento: Conforme o documento de origem.
8. Nome da Família Acolhedora: Equipe Técnica informa o nome da Família Acolhedora.
Os acolhidos desligados pelo Motivo Família de Origem ou Família ampliada devem ser
acompanhados por 6 meses, e deve ser mantido planilha de acompanhamento.
62
Anexo XI - PLANILHA DE FAMÍLIAS E ACOLHIDOS SAF
Todos os servidores do SAF tem acesso à planilha, mas o administrativo é responsável por
alimentar de acordo com os dados da planilha do Demonstrativo.
1. Nome da Família Acolhedora: Conforme estava no Demonstrativo. A mesma família pode

aparecer diversas vezes na planilha, mas sempre em uma linha diferente.
2. Número de acolhimentos que a Família Acolhedora já realizou no SAF: Este número será
atualizado conforme cada criança/adolescente é desligado.
3. Nome do acolhido: Conforme o demonstrativo.
4. Data de Nascimento do acolhido: Conforme o Demonstrativo.
5. Grupo de irmãos: Informar quantos irmãos acolhidos o acolhido tem.
6. Data do Acolhimento: Conforme o demonstrativo.
7. Data do Desligamento: Conforme o documento da VIJ.
8. Bairro de origem: Conforme o demonstrativo.
9. Motivo do Acolhimento: Conforme o demonstrativo.
10. Motivo do Desligamento: Conforme o documento do Fórum: Retorno para a família de

origem; Família ampliada; Adoção; Transferido para outro Lar.
11. Ano do Acolhimento: Conforme a data do acolhimento, para facilitar a visualização e o

filtro.
63
Anexo XII - PLANILHA DE ACOLHIMENTO CAVR
Todas as Mulheres que passaram por acolhimentos na CAVR desde 2004 são mantidos nesta
planilha, mas os dados antes de 2020 foram digitados a partir de uma caderno, onde eram
registradas as informações anteriormente. Os técnicos e o administrativo possuem acesso à
planilha, mas é o administrativo e a coordenação que alimentam os dados.
1. Nome da Acolhida: Conforme da data do acolhimento descrito no Boletim de Ocorrência.
2. Data de Nascimento: Data de nascimento da acolhida.
3. Idade da Acolhida: Idade que a acolhida está no momento do Acolhimento.
4. Endereço: Endereço que a acolhida mora no momento do acolhimento.
5. Bairro: Bairro que a acolhida mora no momento do acolhimento.
6. Filhos: Quantidade de filhos que a acolhida tem.
7. Filhos acolhidos na CAVR: Nome dos filhos que foram acolhidos junto com a acolhida.
8. Motivo do Acolhimento: Conforme registrado no Boletim de Ocorrência - B.O.
9. Origem do Encaminhamento: Poderá ser pelo DPCAMI ou algum Serviço das SAS (CRAS,
CREAS etc.)
10. Faixa etária dos Filhos que acompanham o acolhimento: Colocar a faixa etária dos filhos
que acompanham o acolhimento. Poderá ser de 0 a 11 anos e 11 meses ou 12 anos a 17 anos
e 11 meses.
11. Cadastro Único: Se a acolhida possuir o Cadastro único, colocar SIM; se a acolhida não
possuir Cadastro, colocar Não.
12. Bolsa Família: Se a acolhida possuir Bolsa Família, colocar SIM; se a acolhida não possuir
Bolsa Família, colocar Não.
13. Agressor: Colocar quem foi responsável pela agressão (Companheiro, Ex-Companheiro,
esposo, filho etc).
14. Drogadição: Se faz uso de substância psicoativas.
64
15. Boletim de Ocorrência: Colocar o número do Boletim de Ocorrência.
16. Data do Acolhimento: Colocar a data do dia que a mulher entrou no Abrigo.
17. Equipe Técnica de Referência: O nome da equipe técnica responsável pelo atendimento
da acolhida.
18. Data de Desligamento: Data do dia que a acolhida saiu do Abrigo.
19. Destino: Local para onde vai a acolhida após o desligamento.
20. Encaminhamento CRAS/CREAS: Se após o desligamento a acolhida é encaminhada para

algum serviço da rede (CRAS/CREAS).
21. Medida Protetiva: Se a acolhida fez solicitação para a medida protetiva, colocar SIM; se a
acolhida não tem medida protetiva, colocar Não.
22. Escolaridade: Colocar o grau de escolaridade a acolhida.
65
Anexo XIII - PLANILHA CRAS
Esta Planilha tem como objetivo cadastrar os usuários atendidos no CRAS e que não possuem
o Cadastro Único. Alimentar os dados sempre com letras maiúsculas e sem acento.
DADOS DO DOMICÍLIO
1. Tipo do Logradouro: Escolher uma opção da lista.
2. Logradouro: Conforme comprovante de residência ou consulta ao SGC, ou consulta ao

Correios, ou consulta ao Google (nesta ordem).
3. Complemento do Logradouro: Complemento para localizar/identificar o logradouro.

Exemplos: Segunda rua à esquerda depois do posto; estrada de chão à direita após saída do
Km 35 na BR 101.
4. Número: Informar o número ou SN.
5. Complemento do Número: Complemento para localizar/identificar a moradia. Exemplos:

Fundos; Bloco 3 apartamento 12; Casa de madeira ao lado da casa azul.
6. Bairro: Escolher uma opção da lista: Adhemar Garcia, América, Anita Garibaldi, Atiradores,
Aventureiro, Boa Vista, Boehmerwald, Bom Retiro, Bucarein, Centro, Comasa, Costa e Silva,
Dona Francisca, Espinheiros, Fátima, Floresta, Glória, Guanabara, Iririu, Itaum, Itinga, Jardim
Iririu, Jardim Paraíso, Jardim Sofia, Jarivatuba, João Costa, Morro do Meio, Nova Brasília,
Paranaguamirim, Parque Guarani, Petrópolis, Pirabeiraba, Profipo, Rio Bonito, Saguaçu, Santa
Catarina, Santo Antônio, São Marcos, Ulysses Guimarães, Vila Cubatão, Vila Nova, Zona
Industrial Norte, Zona Industrial Tupy.
7. Município: Informar Joinville (moradores de outras cidades não são atendidos no CRAS).
8. EQP: Escolher uma opção da lista: Acolhimento em Famílias Acolhedoras, ADM SAS, Casa
Abrigo Viva Rosa, Centro POP, CRAS Adhemar Garcia, CRAS Aventureiro, CRAS Comasa, CRAS
Floresta, CRAS Jardim Paraíso, CRAS Morro do Meio, CRAS Paranaguamirim, CRAS Parque
Guarani, CRAS Pirabeiraba, CREAS 1, CREAS 2, CREAS 3.
9. Data preenchimento: Formato DD/MM/AAAA HH:MM:SS. Exemplo: 14/03/2021 08:14:10.
66
DADOS DA FAMÍLIA
1. Família: Informar o Nome do RF.
2. Telefone: Informar o Número do Telefone do RF ou de um integrante ou telefone de recado.
4. Data Preenchimento: Formato DD/MM/AAAA HH:MM:SS. Exemplo: 14/03/2021 08:14:10.
5. Profissional Entrevistador: Nome Completo do servidor.
6. Quantidade de Integrantes: Número total de Integrantes. Considere apenas os integrantes

cadastrados. Exemplo: Se a família for composta apenas pelo RF, marque 1.
7. Integrantes da Família: Os itens 7.1 a 7.5 devem ser repetidos na planilha para inserção de
dados para cada integrante da família.
7.1 Integrante Ativo 1: Nome do Integrante 1.
7.2 Grau de Parentesco: Conforme GMAS.
7.3 Chefe de Família: Se o Integrante for a RF, informar SIM; caso contrário, deixar o campo
vazio.
7.4 Data de Ingresso: Informar a Data em que o integrante passou a fazer parte desta família.
Considerar a data do cadastro da Família como a data mais antiga possível. Exemplo: Se a data
de cadastro da família é 14/03/2021, a data de ingresso do integrante será 14/03/2021 ou
posterior.
7.5 Data de Saída: Informar a data em que o integrante foi inativado ou migrou para outra
família.
DADOS DO USUÁRIO
Para cada integrante da família informar os dados abaixo:
1. Nome: Informar o nome completo do usuário.
2. Nascimento: Escolher uma opção da lista: Não Informado; Neste Município; Em outro
Município; Em outro país.
67
3. Sexo: Informar: MASCULINO ou FEMININO.
4. Mãe: Informar o nome completo da mãe.
5. Pai: Informar o nome completo do pai.
6. Telefone: Informar o telefone de contato do usuário ou deixe em branco.
7. Local de Nascimento: Informar o local de nascimento do usuário.
8. Município de Nascimento: Escolher uma opção: Não Informado; Neste Município; Em outro
Município; Em outro país.
9. UF de Nascimento: Informar a UF de nascimento do usuário.
10. País de Origem: Informar o país de origem do usuário.
11. T. Residência: Escolher uma opção da lista: Residência Fixa; Situação de Rua; Todos.
12. Ativo: Se o usuário mora com esta família, informe SIM; caso contrário, informe NÃO.
13. CAD Único: Se o usuário está cadastrado no Cadastro Único, informe SIM; caso contrário,
informe NÃO.
14. CPF: Informe o CPF do usuário.
15. NIS: Informe o NIS do usuário.
16. Família: Informe exatamente conforme o cadastro da família.
17. Domicílio Completo: Informar exatamente conforme o cadastro de Domicílio, com os

campos 1, 2, 3, 4, 5 e 6 separados por vírgula: Exemplo: RUA,BLUMENAU,SEGUNDA RUA À
ESQUERDA DEPOIS DO POSTO,11,FUNDOS,ZONA INDUSTRIAL NORTE.
18. Profissional Entrevistador: Informar o nome completo do servidor.
19. Data da Entrevista: Formato: DD/MM/AAAA.
68
21. Observações da Entrevista: Campo de Texto livre.
69
Anexo XIV - PLANILHAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS - CRAS
O Controle de Documentos no CRAS será realizado através de planilhas, conforme o ano e a

classificação dos documentos: Memorandos Expedidos, Ofícios Expedidos, outros
Documentos Expedidos, Memorandos Recebidos e Ofícios e Outros Documentos Recebidos.
Opcionalmente, os Ofícios relacionados aos pedidos de 2ª Via de Certidão à Cartórios, poderão
ter um controle complementar para o retorno dos Cartórios e entrega aos usuários.
Opcionalmente, os Memorandos de Auxílio Natalidade poderão ter um controle
complementar para as devoluções de processos e confirmação dos pagamentos aos
beneficiários.
CAMPOS SUGERIDOS PARA AS PLANILHAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS
1. Nº: Número de ordem do documento.
2. Data: Data da emissão do documento.
3. Destino: A qual unidade está destinado, qual serviço e/ou qual pessoa se for o caso.
4. Assunto: Conforme o campo assunto do documento. Se não houver o campo assunto, deve-
se informar o título do documento.
5. Referente: Se for relacionado à família/usuário atendido, informar o nome do Responsável

Familiar ou usuário.
6. Data Saída: Informar a data em que o documento foi enviado para o destino.
7. Entregou: Informar o nome do servidor responsável pela entrega do documento.
8. Retorno Protocolo: Informar a data em que o protocolo retornou ao Serviço.
9. Recebido Por: Informar o nome do servidor que recebeu o retorno do Protocolo.
CAMPOS SUGERIDOS PARA AS PLANILHAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS
1. Nº: Número de ordem do documento.
2. Data: Data da emissão do documento.
70
3. Remetente: Informar o remetente do documento.
4. Assunto: Conforme o campo assunto do documento. Se não houver o campo assunto, deve-
se informar o título do documento.
5. Referente: Se for relacionado à família/usuário atendido, informar o nome do Responsável

Familiar ou usuário.
6. Recebido: Informar a data em que o documento foi recebido.
7. Prazo do Documento: Preencher a data limite para resposta (contar a partir da primeira
data de recebimento na SAS). Nos casos em que não tem prazo para resposta, basta informar
NÃO FIXADO; nos casos em que o documento não solicita resposta, basta preencher NÃO
REQUER.
71
Anexo XV - AGENDA CADASTRO ÚNICO - CRAS
A Agenda do Cadastro Único será disponibilizada com pelo menos 30 dias de antecedência.
Qualquer servidor poderá agendar horário para inclusão/atualização do Cadastro Único
conforme disponibilidade na agenda.
CAMPOS SUGERIDOS PARA A AGENDA DO CADASTRO ÚNICO:
1. Data: Data disponível para agendamento.
2. Entrevistador(a): Nome do profissional que irá realizar a entrevista.
3. Horário: Horário de início da entrevista. Por padrão, o intervalo entre cada entrevista será
de 45 minutos.
4. Nome do RF: Nome da pessoa que será entrevistada (Necessariamente a RF do Cadastro).
5. CPF/NIS: Número do NIS ou do CPF do RF.
6. Integrantes: Informar o número de integrantes da família.
7. Telefone: Número do telefone de contato do RF.
8. Motivo: Informar o motivo da atualização de acordo com o RF.
9. Modalidade: Informar a modalidade da operação conforme as opções: Atualização;

Inclusão; Transferência.
10. Quem agendou: Informar o servidor que agendou a entrevista.
11. Comparecimento: Informar conforme as opções SIM; NÃO; Reagendado.
12. Observação: Campo Livre.
72
Anexo XVI - COLETA DE PONTO DO RELÓGIO HENRY
1. Insira o pendrive na Porta USB situada no painel do Relógio.
2. Digitar a senha.
3. Confirmar na tecla verde.
4. Pressionar tecla 2 (Exportação).

O relógio irá apresentar a mensagem Exportar eventos para Pendrive.

O relógio irá apresentar a mensagem Coletar os eventos recentes.
7. Selecione a opção por data na tecla 2.
8. Selecione a data de início da coleta e confirme no verde.
9. Selecione o horário de início da coleta e confirme no verde.
10. Selecione a data final e confirme no verde.
11. Selecione o horário final e confirme no verde.

O relógio irá apresentar a mensagem Exportação Concluída.
12. Renomear o arquivo coletado com data de inicio, data final e local.
EX: 20072015a30072015 SGP.
O arquivo deve ser enviado para ngp.sas@joinville.sc.gov.br.
73
74
SUMÁRIO
3.1 GERÊNCIA GERAL

3.1.1 E-mail Monitoramento .............................................................................................. 76
3.1.2 Atendimento Telefônico ............................................................................................ 77
3.2 AUXÍLIO À GERÊNCIA

3.2.1 Ofícios ........................................................................................................................ 78
3.2.2 Memorandos ............................................................................................................. 79
3.2.3 Sistema Eletrônico de Informação - SEI..................................................................... 79
3.2.4 Sistema Olostech ....................................................................................................... 80
3.3 SISTEMA E-PÚBLICA: SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS .................................................... 81
3.4 CENTRAL DE SERVIÇOS - GLPI ...................................................................................... 82
3.5 SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS ............................................................................................ 83
3.6 OUTROS ........................................................................................................................ 84
75
3. MANUAL ADMINISTRATIVO DA GERÊNCIA DE UNIDADE DE
PROTEÇÃO SOCIAL BÁSICA - GUPSB
3.1 GERÊNCIA GERAL
3.1.1 E-MAIL MONITORAMENTO

Espécie de correspondência muito utilizada atualmente por seu baixo custo, celeridade e pela
agilidade na transmissão e recepção de mensagens. Pode assumir diferentes papéis, tais como
o de substituto de bilhetes, lembretes, memorandos e cartas, e servir como veículo para o
envio de documentos mais extensos, como projetos ou programas, imagens ou qualquer
outro arquivo de computador anexado à mensagem. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial, elaborando parágrafos curtos a fim de se obter
clareza na leitura do texto. Não existe definição de uma forma rígida para sua estrutura, mas
recomenda-se, no que se refere à formatação, utilizar fontes de 10 a 12, estilo normal, tipos
Arial, Times New Roman ou Verdana, sem exageros, como excesso de cores ou uso
permanente de letras maiúsculas ou fontes de tamanho enorme. Nesse sentido, pode-se dizer
que o e-mail segue um modelo semelhante ao da carta, com:
▪ Vocativo - em geral utiliza-se o nome do destinatário antecedido ou seguido de uma
saudação, por exemplo: Prezada Secretária Sônia, ou Secretária Sônia, bom dia.
▪ Texto - os parágrafos costumam ser curtos, para maior entendimento da leitura, e devem
seguir os critérios de formalidade, clareza, precisão, concisão e correção.
▪ Fecho - é usual encerrar um e-mail com atenciosamente ou respeitosamente.
▪ Assinatura - deve constar uma assinatura eletrônica que pode ser feita no próprio
programa, constando o nome, o local de trabalho e o telefone/ramal de quem enviou a
mensagem.
▪ Todos os e-mails da Gerência da Unidade de Proteção Social Básica devem ser observados
diariamente.
Destacamos o e-mail sas.ups@joinville.sc.gov.br:
▪ Verificar o melhor direcionamento/encaminhamento.
▪ Responder ao emitente quanto ao recebimento.
▪ Salvar e arquivar nas respectivas pastas quando necessário.
▪ Sempre que os e-mails vierem do TJSC ou MPSC abrir processo eletrônico no SEI.
76
3.1.2 ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Auxiliar no atendimento ao telefone.
▪ Resolver o chamado, encaminhar ou solicitar auxílio às pessoas que se encontram no
setor.
77
3.2 AUXÍLIO À GERÊNCIA
O auxílio à Gerência deverá ser executado para elaborar ofícios, memorandos, uso do sistema
Eletrônico de Informações - SEI, bem como outros sistemas disponibilizados pela prefeitura.
3.2.1 OFÍCIOS
Recebimento e expedição de ofícios com os seus devidos encaminhamentos e os devidos
protocolos. Os ofícios são utilizados para comunicação externa a prefeitura, como por
exemplo órgãos municipais, estaduais, federais e privados.
Definição
Espécie de correspondência cuja finalidade é estabelecer a comunicação dos órgãos da
Administração Pública entre si e, também, com particulares, para tratar de assuntos técnicos
ou administrativos.
O ofício se caracteriza pelo cunho oficial do assunto, por demandar uma exposição mais
extensa e por abordar matéria administrativa propriamente dita, isto é, de maior
complexidade e importância. O ofício, eventualmente, pode veicular matéria de caráter social,
em razão do relacionamento da autoridade.
Compete às autoridades e aos agentes administrativos expedir o ofício.
Estrutura
▪ Timbre.
▪ Índice e número do expediente.
▪ Local e data.
▪ Destinatário.
▪ Assunto.
▪ Vocativo.
▪ Texto.
▪ Fecho.
▪ Assinatura.
▪ Endereço.
▪ Anexos.
78
3.2.2 MEMORANDOS
Recebimento e expedição de memorandos com os seus devidos encaminhamentos e os
devidos protocolos. Os memorandos são utilizados para comunicação interna com as
unidades da prefeitura.
Definição
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo
órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos,
ideias, diretrizes etc. a serem adotadas por determinado setor do serviço público. Sua
característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve
pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem
ser dados no próprio documento e, no caso da falta de espaço, em folha de continuação. Esse
procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior
transparência à tomada de decisões e permitindo que se historie o andamento da matéria
tratada no memorando.
Estrutura
a) Timbre.
b) Denominação, número e data.
c) Sigla do órgão remetente e do destinatário.
d) Assunto.
e) Vocativo.
f) Texto.
g) Fecho.
h) Assinatura.
3.2.3 SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO - SEI

Acompanhamento do SEI da unidade SAS.UPS diariamente, realizando:
▪ Minutas de despachos sempre que necessário.
▪ Ciência nos processos que necessitarem de ciência.
79
▪ Abertura de novos processos sempre que do recebimento de ofícios do TJSC, MPSC, e
documentos oficiais de outras comarcas, para tanto iniciando o tipo de processo “Gestão
Relatórios Gerenciais”.
▪ Acompanhamento das ouvidorias.
▪ Acompanhamento do bloco de assinaturas.
3.2.4 SISTEMA OLOSTECH

Acessar o Sistema Olostech para realizar as consultas de endereço dos usuários sempre que
necessário, para dar o encaminhamento às ouvidorias e outros.
Para ter acesso a este sistema, é necessário antes realizar o pedido à gerente da unidade e,
após, realizar o pedido via GLPI.
80
3.3 SISTEMA E-PÚBLICA: SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS
Solicitação de materiais à Central de Abastecimento: realizar, até dia 10 de cada mês, pedido
de materiais de expediente no sistema E-Pública.
▪ Acesso ao E-Pública para realizar os pedidos de materiais.
▪ Receber os produtos e conferir as quantidades exarando o recebimento no protocolo.
Passos:
▪ Verificar o Centro de Custo (almoxarifado da PMJ ou do FMAS).
▪ Solicitar o material, separando-os por demanda (expediente, descartáveis, higiene,
alimentação).
▪ Conferir e encaminhar os códigos para a gerência validar o pedido.
▪ No recebimento dos materiais, assinar a guia, conferir e guardá-los nos respectivos
lugares.
81
3.4 CENTRAL DE SERVIÇOS - GLPI
Manutenção de Equipamentos/Prédio: qualquer solicitação de serviço de informática ou

manutenção deve ser feita por meio do GLPI, para que gere uma ordem de serviço, seja para
o setor de informática da SAS, setor de manutenção ou ainda para a SAP (serviços de
substituição de lâmpadas, manutenção de condicionadores de ar, manutenção de telefonia,
substituição de Tonner etc).
Para isto, seguir os seguintes passos:
▪ Acessar https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br e fazer login.
▪ Clicar em Criar um chamado +.
▪ Selecione o tipo: incidente ou requisição (a maioria das vezes é requisição).
▪ Selecione a categoria: escolher a opção que mais se encaixa na situação.
▪ Selecione a urgência: Muito alta, Alta, Média, Baixa, Muito baixa.
▪ Informe a Localização: neste caso, SAS.
▪ Informe os Observadores: utilizar somente se tiver alguém que precise acompanhar o
chamado também.
▪ Inserir o Título.
▪ Preencher o que se pede e anotar o número do chamado:
(Favor preencher todos os campos do cabeçalho)
Nome:
Matrícula:
Ramal/Telefone para contato:
Setor/Local:
Secretaria:
Período em que trabalha (manhã/tarde):
Máquina para a qual o atendimento é necessário:
Descreva a ocorrência:
82
3.5 SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
O processo de solicitação de diárias deverá seguir o fluxo estabelecido, o qual está disponível
no Processo SEI 22.0.277958-7.
83
3.6 OUTROS
Outras atividades para realizar/conferir/acompanhar:
3.6.1 Conferir os itens de patrimônio sempre que o Setor de Patrimônio solicitar.
3.6.2 Acompanhar a agenda dos motoristas - solicitar motoristas para a gerência sempre que
necessário.
3.6.3 Realizar a "Autorização de Saída de Veículo Oficial para fora do Município" e "Informar
a SEPROT/KHRONOS sempre que o carro sair de Joinville".
▪ Acessar o drive da GUPSB (SAS/Conselhos/GUPSB/Motoristas da Básica), usar o modelo
que existe na rede.
▪ É preciso inserir as seguintes informações: nome do motorista, matrícula, lotação, cargo,
número da habilitação e categoria, a validade da carteira de habilitação; modelo e placa
do veículo, data/itinerário/horário previsto de saída e chegada de Joinville;
finalidade/motivo da viagem, texto para ciência do motorista, quanto às orientações e
responsabilidades.
▪ Imprimir em duas vias e recolher a assinatura da gerente da GUPSB e do motorista.
3.6.4 Dar suporte às coordenadoras dos CRAS sempre que necessitarem de auxílio com a
manutenção dos carros junto ao proprietário do contrato.
3.6.5 Acompanhar a situação dos alvarás e acessibilidade dos equipamentos.
3.6.6 Acompanhar a validade da inscrição dos CRAS nos Conselhos de Direitos.
3.6.7 Atualizar as cartas de serviços da gerência e das coordenações, quando necessário,

seguindo os seguintes passos:
▪ Inserir Memorando neste processo.
▪ No Memorando, copiar conteúdo abaixo (após asteriscos).
▪ Promover alterações no conteúdo copiado, destacando:
Em tachado e cinza informações a serem excluídas.
84
Em verde informações a serem incluídas.
Em itálico e vermelho comentários em meio ao conteúdo, se desejável ou necessário.
▪ Assinar Memorando.
▪ Enviar processo para SECOM.UAC.
▪ Aguardar processamento.
3.6.8 Auxiliar nos Termos de Referência quando solicitado.
3.6.9 Acompanhar e cobrar sempre que necessário das coordenações as planilhas solicitadas
pela GUAF para aquisição de serviços, alimentos, bens e manutenções.
3.6.10 Acessar, acompanhar e alimentar o Trello, como uma ferramenta opcional de trabalho.
3.6.11 Participar dos grupos de WhatsApp: da Gerência, dos Motoristas e Coordenações e do

PPAC.
3.6.12 VEÍCULOS DA GUPSB

A GUPSB tem sete (07) veículos alugados a serviço da gerência e dos nove CRAS, sendo eles:
GOL QIQ 8315, GOL RAC 2A53, GOL RDT 5C52, GOL QIQ 8275, SIENA REI 4G11, GOL QIO 2957,
SIENA REI 4G11.
Os motoristas, diariamente, fazem anotações de uso diário, como quilometragem, data e
itinerário percorrido. Além disso, são responsáveis em fazer o abastecimento dos mesmos. O
administrativo de cada CRAS faz o controle e cobrança da inserção da planilha de Controle e
uso diário no processo SEI 21.0.266355-2.
Até o dia __ de cada mês, os equipamentos devem inserir este Controle, caso não tenham
feito, fazer a cobrança.
Assim que todos os equipamentos colocarem os Controles, estes ficarão à disposição e
consulta pelo Gabinete da SAS.
3.6.13 ACESSO AO PEDÁGIO

Para garantir o acesso nos pedágios, deve-se deixar com o motorista uma cópia do e-mail que
a GUAF enviou para Arteris/Autopista Litoral Sul, pedindo a isenção no pedágio, juntamente
com a resposta (neste e-mail consta o modelo e placa do veículo).
85
3.6.14 RASTREAMENTO DA KHRONOS
Para que a Khronos, empresa que controla o rastreamento dos veículos oficiais, saiba da
locomoção, enviar um e-mail para os endereços abaixo, comunicando a viagem, informando
o nome do motorista e a placa.
SEPROT: segpatrimonial@joinville.sc.gov.br.
KHRONOS: Geovana suporte4.rastreamento@grupokhronos.com.br.
3.6.15 GOOGLE DRIVE DA GUPSB

O Google Drive da GUPSB é organizado por e-mails, onde os arquivos/planilhas são
compartilhados com o administrativo por meio do e-mail adm.gupsb@gmail.com.
Constam as seguintes planilhas:
▪ Escala de motoristas.
▪ Demonstrativos de vagas PSB.
▪ Fluxo de Processos de Diárias.
▪ Fluxo Básica.
▪ Férias GUPSB.
▪ Alvarás e Acessibilidade.
▪ Entre outras planilhas e arquivos.
3.6.16 INTRANET GUPSB

A ferramenta de Intranet traz para os servidores um espaço em comum, para acesso aos
serviços, materiais, links e conteúdos importantes para a Gerência e seus equipamentos. O
Intranet da GUPSB pode ser acessado por meio do endereço
https://sites.google.com/view/intranet-sasjoinville.
O administrativo é responsável por editar, incluir, deletar e sugerir melhorias para este
espaço. Os coordenadores e servidores dos equipamentos são orientados a utilizar este site,
para buscar informações que facilitem o trabalho dos profissionais e, constantemente, entram
em contato com o administrativo da GUPSB, com novos conteúdos.
É importante que este site esteja salvo nos favoritos dos navegadores, para rápido acesso, no
dia a dia de todos os trabalhadores da GUPSB.
▪ Abrir a Google Drive da GUPSB.
▪ Entrar no caminho: Meu Drive>Administrativo>Intranet GUPSB.
▪ Atualizar, incluir ou excluir as informações pretendidas.
▪ Publicar as alterações.
86
3.6.17 ARQUIVOS FÍSICOS
Com a constante utilização do SEI e Google Drive, cada vez mais a GUPSB utiliza arquivos
digitais. Mas, ainda existe a necessidade de manter arquivos físicos, seja por determinação de
Lei ou por alguma particularidade da situação. Os documentos de diárias são um dos tipos de
arquivos que, obrigatoriamente, devem ser guardados por 10 anos, conforme consta do
Informativo nº 11/2013, item 14, que observa as normas IN 14/2012 do TCESC; Lei Municipal
6.990, de 16/08/2011 e Decreto Municipal 18.214, de 08 de setembro de 2011.
▪ Assim que a diária for arquivada, organizar em pasta de arquivo por ordem cronológica.
▪ Deixar guardadas no armário da GUPSB por 1 ano e, após, levar para o arquivo morto da
GUPSB, que fica na rua Urussanga.
▪ No momento da transferência para o arquivo morto, identificar corretamente a caixa de
arquivo, com o período e o ano do exercício.
87
88
SUMÁRIO
4.1 DIÁRIAS PARA SERVIDORES ......................................................................................... 88
4.2 SISTEMA SEI

4.2.1 Ouvidorias SEI ............................................................................................................ 91
4.3 PEDIDOS DE MATERIAIS À CENTRAL DE ABASTECIMENTO ........................................ 92
4.4 VEÍCULOS DA GUPSE .................................................................................................... 93
4.5 REUNIÃO DE COORDENADORES DA GUPSE ................................................................ 94
4.6 GOOGLE DRIVE DA GUPSE ........................................................................................... 95
4.7 INTRANET GUPSE ......................................................................................................... 96
4.8 ARQUIVOS FÍSICOS....................................................................................................... 97
4.9 CENTRAL DE SERVIÇOS - GLPI ...................................................................................... 98
4.10 DEMONSTRATIVO SEMANAL DE VAGAS DA REDE INFANTOJUVENIL...................... 99
4.11 CARTA DE SERVIÇOS .................................................................................................. 100
89
PROTEÇÃO SOCIAL ESPECIAL - GUPSE
4.1 DIÁRIAS PARA SERVIDORES
90
4.2 SISTEMA SEI
Diariamente, acessar o SEI da SAS.UPE para controlar os processos recebidos ou tramitados

pela unidade. No SEI, são tramitados processos de diversos assuntos, sendo necessário gerar
Despachos, Memorandos, Ofícios e Informações relacionados aos assuntos.
4.2.1 OUVIDORIAS SEI

Dentre os processos que o administrativo mais precisa acompanhar, são os de Ouvidorias, que
devem ser despachadas para os equipamentos da GUPSE, para posterior resposta ao
munícipe.
Recebida a Ouvidoria pela SAS.NAD, seguir os seguintes passos:
▪ Fazer a leitura minuciosa, para saber o cerne da manifestação.
▪ Gerar um Despacho para encaminhamento que precisa responder (as respostas devem ser
sempre por meio de Memorando). No Despacho, inserir o prazo para resposta.
▪ Solicitar a assinatura do coordenador administrativo ou Gerente da GUPSE, que fará o
encaminhamento do processo e deixará aberto na página inicial do SEI.
▪ Para controlar o prazo do processo, inserir um marcador da cor azul e no campo de
comentário, obrigatório inserir o prazo em formato dd/mm/aaaa.
▪ Respondida a Ouvidoria, fazer a leitura da resposta, para saber se está condizente ou se
precisará de alguma adaptação.
▪ Se estiver de acordo, gerar um Memorando aos cuidados do núcleo administrativo da
gabinete (SAS.NAD), o qual enviará à Secretaria de Comunicação, responsável pela
Ouvidoria.
91
4.3 PEDIDOS DE MATERIAIS À CENTRAL DE ABASTECIMENTO
Até o dia 10 de cada mês, a gerência poderá fazer pedido de materiais de expediente para a
Central de Abastecimento, que ocorre por meio do sistema E-Pública.
Seguir os seguintes passos:
▪ Perguntar aos servidores da gerência se estão precisando de algum material e fazer um
levantamento no armário, para repor alguns materiais que estejam acabando.
▪ Abrir o sistema E-Pública.
▪ Verificar se será solicitado pela Prefeitura ou Fundo Municipal de Assistência Social.
▪ Verificar o Centro de Custo (geralmente almoxarifado 14).
alimentação).
▪ Fazer a liberação dos itens/pedidos.
▪ Conferir os pedidos e encaminhar os códigos gerados, para o coordenador administrativo
ou a gerência avaliar e validar.
▪ Aguardar o recebimento dos materiais; assim que chegar, assinar a guia, conferir e guardá-
los no armário ou entregar para o servidor que solicitou.
92
4.4 VEÍCULOS DA GUPSE
A GUPSE tem dois veículos próprios e mais os veículos utilizados pelas unidades, que são
alugados ou próprios. Os motoristas, diariamente, fazem anotações de uso diário, como
quilometragem, data e itinerário percorrido. Além disso, são responsáveis em fazer o
abastecimento dos mesmos. O administrativo faz o controle e cobrança da inserção da
planilha de Controle e uso diário no processo SEI 21.0.266355-2.
▪ Até o dia __ de cada mês, os equipamentos devem inserir este Controle; caso não tenham
feito, fazer a cobrança.
▪ Conferir as inclusões para ver se inseriram a do mês correspondente.
▪ Para os dois veículos da GUPSE, o administrativo faz a inclusão no processo.
▪ Assim que todos os equipamentos colocarem os Controles, estes ficarão à disposição e
consulta pelo Gabinete da SAS.
93
4.5 REUNIÃO DE COORDENADORES DA GUPSE
O administrativo da GUPSE é um dos responsáveis por fazer Atas de reuniões de

coordenadores da GUPSE. No Drive da GUPSE, existe a pasta de reuniões de coordenadores,
organizada por pastas e datas. A cada reunião mensal, é criada uma nova pasta, onde devem
ser inseridos: Pauta da Reunião, Lista de Presença e a Ata para ser digitalizada e ficará
guardada nesta pasta.
94
4.6 GOOGLE DRIVE DA GUPSE
O Google Drive da GUPSE é organizado por pastas, onde os arquivos são inseridos nas mesmas,
para acesso dos servidores. Constam as seguintes pastas:
▪ Administrativo.
▪ Média Complexidade.
▪ Alta Complexidade.
▪ Gerência.
O administrativo dá suporte aos servidores da GUPSE para organizar os documentos e pastas,
bem como dá acesso para edição das mesmas. A GUPSE está evitando utilizar papéis e a
administração destas pastas contribui para o rápido acesso dos arquivos e simultaneidade
entre os servidores.
95
4.7 INTRANET GUPSE
A ferramenta de intranet traz para os servidores um espaço em comum, para acesso aos
serviços, materiais, links e conteúdos importantes para a Gerência e seus equipamentos.
O intranet da GUPSE pode ser acessado por meio do endereço
https://sites.google.com/view/intranet-sasjoinville.
O administrativo é responsável por editar, incluir, deletar e sugerir melhorias para este
espaço. Os coordenadores e servidores dos equipamentos são orientados a utilizar este site,
para buscar informações que facilitem o trabalho dos profissionais e constantemente, entram
em contato com o administrativo da GUPSE, com novos conteúdos.
É importante que este site esteja salvo nos favoritos dos navegadores, para rápido acesso, no
dia a dia de todos os trabalhadores da GUPSE.
▪ Abrir a Google Drive da GUPSE.
▪ Entrar no caminho: Meu Drive>Administrativo>Intranet GUPSE.
▪ Atualizar, incluir ou excluir as informações pretendidas.
96
4.8 ARQUIVOS FÍSICOS
Com a constante utilização do SEI e Google Drive, cada vez mais a GUPSE utiliza arquivos
digitais, mas ainda existe a necessidade de manter arquivos físicos, seja por determinação de
Lei ou por alguma particularidade da situação. Os documentos de diárias, são um dos tipos de
arquivos que, obrigatoriamente, devem ser guardados por 10 anos, conforme Lei estadual.
▪ Assim que a diária for arquivada, organizar em pastas e datas.
▪ Deixar guardadas no armário da GUPSE por 1 ano e após, levar para o arquivo morto da
GUPSE, que fica no prédio da GUCDH.
▪ No momento da transferência para o arquivo morto, identificar corretamente, com data
e mês, uma vez que se tiver alguma auditoria, deverá ter rápido acesso.
97
4.9 CENTRAL DE SERVIÇOS - GLPI
Qualquer solicitação de serviço de informática ou manutenção deve ser feita por meio do
GLPI, para que gere uma ordem de serviço, seja para o setor de informática da SAS, setor de
manutenção ou ainda para a SAP.
Para isto, seguir os seguintes passos:
▪ Acessar https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br e fazer login.
▪ Clicar em Criar um chamado +.
▪ Selecione o tipo: incidente ou requisição (a maioria das vezes é requisição).
▪ Selecione a categoria: escolher a opção que mais se encaixa na situação.
▪ Selecione a urgência: Muito alta, Alta, Média, Baixa, Muito baixa.
▪ Informe a Localização: neste caso, SAS.
▪ Informe os Observadores: utilizar somente se tiver alguém que precise acompanhar o
chamado também.
▪ Inserir o Título.
▪ Preencher o que se pede e anotar o número do chamado:
(Favor preencher todos os campos do cabeçalho)
Nome:
Matrícula:
Ramal/Telefone para contato:
Setor/Local:
Secretaria:
Período em que trabalha (manhã/tarde):
Máquina para a qual o atendimento é necessário:
Descreva a ocorrência:
Importante: Descrever a ocorrência, com detalhes do que se pretende, para que a pessoa
que receber o chamado, compreenda o solicitado.
98
4.10 DEMONSTRATIVO SEMANAL DE VAGAS DA REDE INFANTOJUVENIL
Este demonstrativo de vagas é controlado pela Alta Complexidade e, semanalmente, recebe

as informações da rede infantojuvenil, com as vagas ocupadas e disponíveis. O administrativo
da GUPSE, semanalmente, dá o suporte para a alta complexidade, seguindo os seguintes
passos:
▪ Assim que receber a confirmação da coordenação ou equipe técnica, abrir a planilha no
google Drive da GUPSE>Alta Complexidade>Demonstrativo Semanal rede infantojuvenil.
▪ Preencher com os números recebidos pela rede infanto juvenil.
▪ Gerar o arquivo em PDF do compilado da semana.
▪ Abrir o SEI, processo 21.0.266355-2, e inserir o arquivo em PDF.
▪ Enviar o arquivo, pelo SEI, para os e-mails salvos na aba Lista de e-mails, que está na
planilha.
▪ Fechar o processo SEI.
99
4.11 CARTA DE SERVIÇOS
O administrativo da GUPSE acompanha o site joinville.sc.gov.br, e faz a solicitação de

atualização dos conteúdos das informações contidas nele, de acordo com a necessidade. Para
isto, é feito o Memorando no processo SEI e enviado para a Secom, seguindo os seguintes
passos:
▪ Inserir Memorando neste processo.
▪ No Memorando, copiar conteúdo abaixo (após asteriscos).
▪ Promover alterações no conteúdo copiado, destacando:
Em tachado e cinza informações a serem excluídas.
Em verde informações a serem incluídas.
Em itálico e vermelho comentários em meio ao conteúdo, se desejável ou necessário.
▪ Assinar Memorando.
▪ Enviar processo para SECOM.UAC.
▪ Aguardar processamento.
100
101
SUMÁRIO
5.1 GERÊNCIA GERAL

5.1.2 Auxílio à Gerência ...................................................................................................... 103
5.1.3 Solicitação e Recebimento de Materiais de Estoque ................................................ 103
5.1.4 Solicitação de Hortifruti e Panificação ...................................................................... 104
5.1.5 Solicitação de Serviços (Manutenção, Reparos, Troca de Toner, etc) ...................... 104
5.1.6 Diárias ........................................................................................................................ 105
5.1.7 Controle de Uso Diário do Veículo Oficial ................................................................. 105
5.1.8 Controle de Abastecimento do Veículo Oficial ......................................................... 105
5.1.9 Reserva de Veículo .................................................................................................... 105
5.1.10 Reserva das Salas de Reuniões ................................................................................ 106
5.2 COORDENAÇÃO DE SEGURANÇA ALIMENTAR E NUTRICIONAL

5.2.1 Programa Alimenta Brasil - PAB ................................................................................ 107
5.2.2 CAISAN ....................................................................................................................... 116
5.2.3 Acesso ao E-mail SAN ................................................................................................ 117
5.2.4 Relatório Mensal de Gestão - RMG SAN ................................................................... 117
5.3 ÁREA DE POLÍTICAS PARA MULHERES E DIREITOS HUMANOS .................................. 118
102
5. MANUAL ADMINISTRATIVO DA GERÊNCIA DE CIDADANIA E
DIREITOS HUMANOS - GCDH
5.1 MANUAL ADMINISTRATIVO DA GERÊNCIA GERAL

▪ Auxiliar no atendimento ao telefone, resolvendo o chamado, encaminhando e/ou
solicitando auxílio às pessoas que se encontram no setor.
▪ Anotar os recados, identificando a data e quem realizou o atendimento.
5.1.2 AUXÍLIO À GERÊNCIA

▪ Auxiliar, sempre que solicitado, em tarefas administrativas, executando as atividades de
forma correta e cumprindo o prazo estipulado.
5.1.3 SOLICITAÇÃO E RECEBIMENTO DE MATERIAIS DE ESTOQUE

▪ Realizar, até dia 10 de cada mês, ou sempre que necessário, o pedido de materiais de
expediente no sistema E-Pública.
▪ Passo-a-passo:
MENU (F10) > 08.Gestão de Estoque > 02.Solicitação de Material de Estoque > 01.Emissão
de Solicitação > Adicionar solicitação.
Verificar o Centro de Custo (almoxarifado 14).
Descrição: Inserir suas observações sobre a solicitação > Confirmar.
Solicitar o material, separando-os por demanda (expediente, descartáveis, higiene,
alimentação).
Anotar o número da solicitação gerada.
Conferir e encaminhar via e-mail os códigos para a gerência “avaliar” e “validar” e
transmitir ao CAB (sugere-se enviar print da solicitação permitindo a conferência dos
itens).
▪ No recebimento dos materiais: conferir os itens enviados com a lista da CAB, assinar a
guia, fotocopiar e arquivar a cópia da guia, além de guardar os itens em seus respectivos
lugares.
▪ Acompanhar regularmente a chegada dos pedidos realizados. Contatando a Coordenação
103
ou a CAB em caso de demora injustificada.
▪ Inserir os itens entregues na planilha de “Gerência de Cidadania e Direitos Humanos -
Abastecimento”, disponibilizada pela CAB.
▪ Remover da planilha “Estoque” os itens, conforme são utilizados pela equipe.
▪ Com a chegada dos pedidos efetuados, conferir e relatar via e-mail à Coordenação e
Gerência os itens que constavam no estoque da CAB, foram solicitados dentro do prazo,
mas não foram entregues.
5.1.4 SOLICITAÇÃO DE HORTIFRUTI E PANIFICAÇÃO

Os pedidos devem ser realizados até terça-feira de cada semana para que sejam entregues
até a quarta-feira da semana subsequente.
▪ Solicitar à CENTRAL DE ABASTECIMENTO o compartilhamento da respectiva planilha que
contém os itens e quantidades disponíveis para o pedido.
▪ Inserir a quantidade desejada de cada item, sem extrapolar a disponibilidade de itens
descritos na planilha da CAB.
▪ Realizar o print da tela e encaminhá-lo aos e-mails
centraldeabastecimento@joinville.sc.gov.br e nutricao@joinville.sc.gov.br; copiar,
também, o e-mail da Coordenação que requisitou os alimentos.
▪ Ao receber os alimentos: conferir os itens enviados com a lista da CAB, assinar a guia,
fotocopiar e arquivar a cópia da guia, além de guardar os itens em seus respectivos lugares.
▪ Com a entrega dos pedidos efetuados, relatar via e-mail à Coordenação e Gerência os itens
que constavam na listagem da CAB, foram solicitados dentro do prazo, mas não foram
entregues.
5.1.5 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS (MANUTENÇÃO, REPAROS, TROCA DE TONER, ETC)

▪ As manutenções (informática, elétrica, hidráulica, entre outras) e requisições de para troca
de toner das impressoras, devem ser realizada através do site da CENTRAL DE SERVIÇOS -
GLPI - https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Clicar em “CRIA UM CHAMADO” e preencher os dados requisitados pelo sistema na
abertura do pedido, expondo a demanda.
▪ Clicar em “Enviar mensagem” para finalizar a abertura do chamado.
▪ Acompanhar, semanalmente no sistema, o andamento das solicitações e inserir eventuais
considerações e/ou alterações no processo.
104
5.1.6 DIÁRIAS
5.1.7 CONTROLE DE USO DIÁRIO DO VEÍCULO OFICIAL

▪ O modelo de Controle está disponível na pasta M: para edição e impressão (Caminho: SAS
> SAN > Geral > Administrativo > Veículo SAN - Planilha de Uso Diário Veículo).
▪ Mensalmente até o 5º dia útil, retirar e conferir com o motorista responsável pelo veículo
o controle de uso diário do veículo.
▪ O controle deve estar com todos os campos corretamente preenchidos, em caso de
inconsistência verificar com o motorista.
▪ Motorista e Coordenação assinam o controle físico.
▪ Inserir a planilha no processo SEI 21.0.266355-2 (incluir memorando modelo - documento
SEI 0013216266 - e anexar a planilha preenchida pelo motorista) e concluir o processo SEI;
▪ O controle físico deve ser arquivado na pasta do veículo.
5.1.8 CONTROLE DE ABASTECIMENTO DO VEÍCULO OFICIAL

▪ Mensalmente, até o dia 10, entrar no processo SEI 19.0.050202-7 e verificar o Relatório
de apuração de abastecimento da frota do Município de Joinville, correspondente ao mês
anterior e ao veículo sob responsabilidade da gerência/coordenação.
▪ Conferir a data, valor e motorista que realizou o abastecimento - verificando se o relatório
SEI está de acordo com os cupons de abastecimentos arquivados na gerência (que foram
entregues ao longo do mês pelo motorista responsável).
▪ Em estando de acordo, inserir memorando no processo, endereçando à SAP.UAO.AGV e
aprovando as informações detalhando veículo, datas e valores de abastecimento.
▪ Assinam o servidor que realizou a conferência e o coordenador.
5.1.9 RESERVA DE VEÍCULO

▪ Solicitar à Coordenação o compartilhamento da planilha com “Agenda - RESERVA DE
VEÍCULO DUCATO MFG-4954”, também disponível no drive da SAN.
▪ No quadro do respectivo dia e horário, inserir o compromisso e o “nome do responsável”.
▪ Em caso de duplicidade, buscar conciliar os itinerários junto aos envolvidos. Havendo
incompatibilidade, buscar solução com a Coordenação.
▪ Quando solicitado, repassar ao motorista a agenda prevista para o veículo.
105
5.1.10 RESERVA DAS SALAS DE REUNIÕES
▪ Solicitar à Coordenação o compartilhamento da planilha com “Agenda da Sala de
Reuniões”, também disponível no drive da SAN.
▪ Buscar a planilha com a data desejada e inserir no quadro do respectivo horário de seu
encontro o “nome do evento” e o “nome do responsável pelo evento”.
106
5.2 COORDENAÇÃO DE SEGURANÇA ALIMENTAR E NUTRICIONAL
5.2.1 PROGRAMA ALIMENTA BRASIL - PAB

No cadastramento de novas propostas, as demandas são enviadas pela coordenação e
executadas conforme descrito abaixo. Em propostas que já estão em andamento
Encaminhamento da Ficha de Gestores ao Ministério da Cidadania

Preencher a “Ficha de Identificação de Gestores do PAB”, anexar a documentação pessoal (RG
e CPF) de todos os gestores que terão acesso à senha para cadastro de informações no Sistema
Informatizado de Gestão do PAB, o SISPAA, bem como o Termo de Posse do Prefeito e Ata de
Posse que elege a diretoria do Controle Social. Um modelo de “Ficha de identificação dos
gestores” está disponível no drive do PAB (pasta “Modelos”).
Os documentos (ofício de encaminhamento e ficha de identificação dos gestores
municipais/estaduais, acompanhados das respectivas documentações), devem estar
assinados pelo Prefeito e enviados ao MC via protocolo digital através do site:
https://www.gov.br/pt-br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao-minsterio-da-
cidadania.
Link para o Tutorial de Protocolo Digital do Ministério da Cidadania:
http://www.mds.gov.br/webarquivos/cidadania/publicacoes/Cartilha%20Protocolo%20Digit
al_vers%C3%A3o_final.pdf
De posse da documentação o MC disponibilizará através do e-mail pessoal de cada gestor a
senha para acesso ao site do SISPAA.
A Ficha de Identificação de Gestores deve ser encaminhada sempre que iniciar uma nova
proposta ou houver atualização dos gestores e técnicos.
Acesso ao SISPAA
▪ Acessar o SISPAA através do site de busca Google “SISPAA”
http://aplicacoes.mds.gov.br/sispaa/publico/jsp/divulgarresultados/divulgarResultados.j
sf.
▪ Clicar em “Programa de Aquisição de Alimentos - PAA”.
▪ Inserir usuário: CPF e Senha: será enviada pelo Ministério da Cidadania aos gestores e
técnicos indicados na ficha de gestores.
107
Cadastro da Proposta
▪ Na aba “Menu” clicar em “Cadastro” e, em seguida, “Proposta”.
▪ Na área Pesquisar Proposta, preencher “UF”, “Município” e “Espera: Municipal ou
Estadual”.
▪ Clicar em “Pesquisar”.
▪ Escolher a proposta desejada e clicar no ícone “Editar”.
Vincular Produto
▪ Digitar o nome do produto desejado no campo “Nome do Produto”; em seguida, clicar em
“Pesquisar”. Entre os produtos disponíveis no SISPAA, escolha os desejados e clique no
botão “Adicionar”. Faça o mesmo procedimento para os demais produtos. Após adicionar
todos os produtos desejados, será necessário inserir o Tipo (convencional ou orgânico),
Preço/Kg e Total (Kg) - refere-se à quantidade em Kg que se deseja adquirir.
▪ Em seguida, clicar em cada produto que deseja selecionar e clicar em “Vincular”.
Desvincular Produto
Para desvincular um produto, selecione a aba “Vincular Produto”. Clique ao lado dos produtos
que deseja desvincular e em seguida no botão “Desvincular”.
Cadastro das Entidades

Para ser cadastrada no SISPAA a entidade deve estar formalmente constituída portando CNPJ
e obrigatoriamente inscrita no Conselho Municipal de Assistência Social. Antes do cadastro, a
entidade deve encaminhar ao setor de SAN os documentos abaixo relacionados:
▪ Mapeamento preenchido e assinado pelo representante legal.
▪ Documentos pessoais do representante legal (RG e CPF).
▪ Cópia do cartão de CNPJ.
▪ Cópia do certificado de Inscrição no CMAS, CMDCA ou COMDI.
▪ Relação de atendidos.
▪ Relação de funcionários.
▪ Certificado de Entidade Beneficente da Assistência Social - CEBAS (se estabelecimento de
saúde, de direito privado sem fins lucrativos).
Com os documentos em mãos:
▪ Clicar na aba “Menu” → “Execução” → “Entidade Beneficiada”.
▪ Quando a tela abrir, clique no botão “Incluir” para abrir a tela de cadastro da entidade.
108
▪ Na sequência, digitar o CNPJ da entidade e clicar em “Verificar”,
▪ O usuário poderá incluir mais de uma entidade com o mesmo CNPJ mudando o nome.
▪ Nesse caso, o sistema informará que já existe uma entidade com o referido CNPJ e
perguntará se deseja vincular outra entidade ao mesmo CNPJ.
▪ Se clicar em “Sim”, o sistema abrirá uma tela para inserção dos dados da nova entidade.
▪ Se clicar em “Não”, o sistema retornará à tela de pesquisa.
Vincular Entidades
Antes de começar a vincular as entidades, o usuário deverá verificar se esta já está cadastrada
no SISPAA, conforme descrito no item anterior (Cadastro das Entidades). Caso não esteja,
deve-se cadastrá-la antes de vincular.
Para pesquisar, a entidade deve-se inserir o CNPJ da mesma e clicar em “Pesquisar”.
Se a entidade estiver cadastrada, seguir os passos abaixo para vinculá-la a proposta:
▪ Acessar a proposta cadastrada.
▪ Clicar em “Menu” → “Cadastro” →”Proposta”.
▪ Selecione a “UF” e o “Município” e clique em “Pesquisar”.
▪ Clique no botão “Editar proposta”.
▪ Selecione a aba “Vincular Entidades” → “Adicionar Entidades”.
▪ Selecione a “UF” e o “Município” das entidades e clique em “Pesquisar”.
▪ Na próxima tela, clique nas entidades desejadas e depois no botão “Vincular”.
▪ Clique no botão “Editar” para informar os alimentos que a entidade receberá.
Vincular Produtos às Entidades

▪ Informar os produtos que a entidade receberá.
▪ Informar o peso comprometido e a periodicidade.
▪ Para inserir um novo produto deve-se clicar no botão ( + ).
▪ Para excluir um produto deve-se clicar no botão ( - ).
▪ Ao finalizar todos os alimentos clicar no botão “Vincular” e “Salvar”.
Para vincular uma nova entidade deve-se repetir o procedimento.
Desvincular Entidades
▪ Acessar a proposta cadastradas.
▪ Clicar em “Menu” → “Cadastro” → “Proposta”.
▪ Selecione a “UF” e o “Município” e clique em “Pesquisar”.
109
▪ Clique no botão “Editar proposta”.
▪ Selecione a aba “Vincular Entidades.
▪ Selecione a entidade que deseja desvincular.
▪ Clique no botão “Desvincular” no final da página.
▪ Ao final clicar no botão “Salvar”.
Vincular Produtores
O usuário deve ter as seguintes informações dos fornecedores: CPF, Nome Completo, Data de
Nascimento, Nome da Mãe, Tipo de Produção e Categoria em que se enquadra.
▪ Entrar na aba “Vincular produtores”,
▪ Digitar o CPF do agricultor e clicar em “pesquisar”.
▪ O sistema encontrará o fornecedor e o usuário deverá clicar no botão “Editar”.
▪ Informar o valor comprometido para este servidor para a proposta e clicar no botão
“vincular”. Se houver algum campo obrigatório do produtor que não foi preenchido no
cadastro, o sistema irá direcioná-lo para que seja atualizado.
▪ Se estiver tudo ok, o sistema mostrará a mensagem “Operação realizada com sucesso”.
Finalizar Cadastro
Após o preenchimento de todas as abas, o usuário deverá voltar à aba “Identificação da
Proposta” e clicar no botão “Finalizar Cadastro”.
A situação da proposta passará para “Cadastro Completo”.
O MC analisará as informações e retornará para o e-mail do coordenador, caso haja algum
ajuste e o status mudará para “À Revisar”. Após realizado os ajustes pela unidade executora,
deve-se clicar novamente em “Cadastro Completo”. Quando a proposta estiver ok, o status
mudará para proposta “Aprovada”.
Pesquisar Proposta de Participação

▪ Entrar na aba “Menu” e selecionar o item “Cadastro”, em seguida “Proposta”.
▪ Preencher alguns campos da tela “Pesquisar Proposta” e clicar no botão “Pesquisar”.
▪ A lista de propostas aparecerá e o usuário deverá escolher a proposta de interesse.
Aquisição de Produtos
Após a finalização dos pedidos via telefone pelas nutricionistas, o agente administrativo deve
verificar se toda a documentação dos produtores que entregarão está ok. Deve-se atentar
110
para os produtores que emitirão NFs manuais, pois estes devem ter TTD. A inclusão do
produtor no TTD é feita uma única vez e realizada pelo Agente administrativo acessando o link
https://sat.sef.sc.gov.br/tax.Net/tax.net.ttd/res_cadastro_pedido.aspx. O número de TTD
deve ser inserido na planilha “TTD Listagem Solicitada” localizada no Google drive na pasta
“Programa de Aquisição de Alimentos”. O número deve ser escrito manualmente na Nota
Fiscal.
Os produtores que entregarem pela primeira vez devem estar pessoalmente no local da
entrega para assinarem o Termo de Compromisso.
Inserir a Aquisição de Produtos no SISPAA

▪ Na aba “Menu”, vá em “Execução”, em seguida selecione “Aquisição de Produtos”.
▪ A tela “Pesquisar Produto” abrirá.
▪ Preencher o número da proposta e clicar no botão “Pesquisar”.
▪ Aparecerá a listagem de propostas e o usuário deverá clicar no bonequinho verde que
aparece ao lado da proposta desejada.
▪ Na tela seguinte aparecerão todos os produtores vinculados na proposta.
▪ O usuário deverá clicar no ícone “cesta”.
▪ O sistema irá direcioná-lo para a tela “Cadastrar Entrega de Produtor”.
▪ O usuário deverá conferir os dados do produtor e o saldo que o mesmo tem para entrega
na referida proposta, na sequência selecionar o produto que está sendo entregue.
▪ Em seguida digitar a quantidade entregue e a data de emissão da NF nos devidos campos.
▪ Clicar em salvar.
▪ Fazer o mesmo procedimento para os demais produtos que estão sendo entregues pelo
mesmo fornecedor.
Gerar Termo de Recebimento e Aceitabilidade

Após inserir o produto deve-se gerar o Termo de Recebimento e Aceitabilidade, como segue:
▪ Retorne à página “Listar Produtor”.
▪ Selecione o produtor desejado clicando no ícone “disquete”.
▪ O sistema direcionará para a tela “Consultar Entrega do Produtor”.
▪ Nesta tela o usuário poderá excluir a aquisição de um produto clicando no “X”, consultar
Termos já gerados ou gerar um novo Termo.
▪ Para gerar um novo Termo, o usuário deverá clicar nos produtos desejados e em seguida
no botão “Gerar Termo”.
111
▪ Na tela seguinte deve-se conferir as informações e clicar no botão “Confirmar”.
▪ Na próxima tela o gestor deverá imprimir o termo para assinaturas do Técnico e do
Produtor.
▪ Após assinado, o mesmo deve ser digitalizado e arquivado na pasta do agricultor no
Google Drive e, também, na pasta física.
▪ Se a proposta for Estadual, este deve ser encaminhado junto com a prestação de contas à
SAN Estadual.
Exclusão do Termo de Recebimento e Aceitabilidade

▪ Vá até a Tela Consultar Entrega do Produtor.
▪ Selecionar o Termo que deseja excluir.
▪ Clicar no botão “Cancelar Termo”.
Inserir Nota Fiscal do Produtor

▪ Retorne novamente à página “Listar Produtor”.
▪ Selecione o produtor desejado e clique no ícone da coluna “Emitir Nota Fiscal”.
▪ Selecione o Termo de Recebimento e Aceitabilidade que contenham os produtos que
constam na referida NF e clique no botão “Inserir Nota Fiscal”.
▪ Na próxima tela, o usuário deverá inserir o número da Nota Fiscal, a Data de Emissão da
mesma e clicar em salvar.
Encaminhamento para Fechamento e Ateste das Notas Fiscais

Após as NFs serem inseridas no Sistema, deve-se preencher a planilha “Controle de NFs, com
o nome de todos os produtores que entregaram, número das notas, número do Termo de
Recebimento e valor. Essa planilha encontra-se no Google Drive PAA, na pasta “Programa de
Aquisição de Alimentos”, “Unidade Executora”, “Planilhas de Controle”. Em seguida, as
mesmas devem ser encaminhadas para serem fechadas pela Coordenadora do PAB
acompanhada do agente administrativo responsável e ateste da Secretária.
O Sistema gerará um Termo de Ateste que deverá ser arquivado.
Arquivamento dos Documentos dos Produtores

Após as NFs serem atestadas, todos os documentos dos produtores referentes a referida
operacionalização (NF, Termo de Recebimento e Aceitabilidade e Rastreamentos dos
produtos) devem ser arquivados em pastas físicas e digitalizados para arquivo na pasta do
112
produtor no Google Drive.
Google Drive:
▪ Abrir o Drive relacionado ao e-mail paajoinvillesc@gmail.com.
▪ Clicar na pasta “Programa de Aquisição de Alimentos”.
▪ Escolher a pasta desejada “PAA Municipal”, “PAA Estadual” ou “PAA CONAB”.
▪ Clicar na pasta “Beneficiários Fornecedores”.
▪ Escolher a cidade que o produtor pertence.
▪ Clicar no nome do produtor.
▪ Clicar em “Operacionalizações”.
▪ Escolher a pasta com o mês e ano da operacionalização. Ex. 2-22 Fevereiro. Se não
existir esta pasta deverá ser criada.
▪ Escolher a pasta com a data da operacionalização desejada Ex. 20 Fevereiro. Se não
existir esta pasta deve ser criada.
▪ Arquivar os documentos.
Pasta Física:
Cada proposta possui um conjunto de pastas físicas do tipo AZ, onde devem ser arquivados os
documentos dos Beneficiários Fornecedores, Beneficiários Recebedores e Unidade Executora.
Na pasta dos Beneficiários Executores, os documentos estão organizados por Cidades, em
cada uma delas, os nomes dos produtores encontram-se em ordem alfabética.
Os documentos físicos devem ser arquivados nos plásticos relacionados aos devidos
produtores.
Preenchimento da Planilha “Controle de Vendas 2022”

A planilha encontra-se disponível no drive do PAA e deve ser preenchida corretamente a cada
operacionalização, pois os nutricionistas se basearão nela para fazerem os pedidos.
Na aba “Controle de itens” escolha no filtro da coluna “Fornecedor” o produtor que deseja
adicionar. Algumas informações como CPF, Município, DAP etc. serão preenchidas
automaticamente. Selecione os produtos conforme relacionados na ficha de “Proposta de
Venda”, outras informações relacionadas à valores aparecerão automaticamente. Após a
operacionalização do PAB, as colunas “Data”, “PAA” e “Quantidade” devem ser preenchidas
para cada item relacionado comprado. Repita o procedimento para os demais fornecedores.
Na aba “Produtos PAA Estadual” devem ser relacionados todos os produtos vinculados ao
sistema SISPAA, bem como, demais informações solicitadas.
O mesmo procedimento deve ser feito na aba “Produtos PAA Municipal” quando este estiver
113
sendo executado.
Ao acessar a aba “Fornecedores” todas as informações relacionadas aos fornecedores que
estão vinculados à proposta podem ser inseridas.
Na aba “Fornecedores aguardando cartão”, todos os produtores que não estão com cartões
emitidos pelo SISPAA devem ser inseridos.
Doação de Produtos
▪ Na aba “Menu” clique em “Execução”, seguido por “Doação de Produtos” e
posteriormente “Central de Recebimento”.
▪ O sistema direcionará para a tela “Pesquisar Proposta - Central de Recebimento”.
▪ Selecionar o Estado e o Município e depois no botão “Pesquisar”.
▪ Abrirá uma listagem das propostas para esse Município.
▪ O usuário deverá selecionar a proposta desejada.
▪ Na próxima tela aparecerá uma listagem dos produtos entregues.
▪ Selecione os produtos que serão doados e depois clique no botão “Cadastrar Doação”.
▪ Informe a data da doação e a entidade que irá recebê-la.
▪ A tela com os produtos selecionados se abrirá.
▪ O usuário deverá clicar no ícone de seleção.
▪ Em seguida, será permitido a inserção das quantidades que serão doadas.
▪ Preencher os devidos campos com as quantidades em Kg e depois clicar no botão “Finalizar
Doação”.
▪ Na tela seguinte, deve-se conferir se a doação está correta e imprimir o Termo de Doação.
▪ O Termo deve ser assinado pelo Técnico responsável e pela Entidade beneficiada e
arquivado em pasta física e digital no Google Drive.
Relatório Mensal Emitido pelas Entidades

Após receber os produtos, a Entidade beneficiada deverá emitir um relatório mensal
(conforme modelo encaminhado) descrevendo o destino dado à doação. Este relatório poderá
ser entregue em mãos na Coordenação de SAN ou enviado para o e-mail
paajoinvillesc@gmail.com até o dia 30 de cada mês.
Registro de Doações de Cestas de Alimentos

As entidades que fazem doação de cestas com os produtos recebidos do PAB, devem
preencher uma planilha com nome e assinatura do usuário que as recebeu (conforme modelo
114
encaminhado) e encaminhar em mãos para a Coordenação de SAN ou enviar o documento
digitalizado para o e-mail paajoinvillesc@gmail.com até o dia 30 de cada mês.
Arquivamento dos Documentos das Entidades

Os documentos recebidos das entidades deverão ser arquivados em pastas físicas e digitais.
Google Drive:
▪ Abrir o Drive relacionado ao e-mail paajoinvillesc@gmail.com.
▪ Clicar na pasta “Programa de Aquisição de Alimentos”.
▪ Escolher a pasta desejada “PAA Municipal”, “PAA Estadual” ou “PAA CONAB”.
▪ Selecione a pasta “Beneficiários Recebedores”.
▪ Escolher a entidade desejada.
▪ Clicar em “Operacionalizações”.
▪ Escolher a pasta com o mês e ano da operacionalização. Ex. 2-22 Fevereiro. Se não existir,
esta pasta deverá ser criada.
▪ Escolher a pasta com a data da operacionalização desejada Ex. 20 Fevereiro. Se não existir,
esta pasta deve ser criada.
▪ Arquivar os documentos (Termo de Doação assinado, Relatório Mensal e Registro de
Doação de Cestas).
Pasta Física:
Cada proposta possui um conjunto de pastas físicas do tipo AZ, onde devem ser arquivados os
documentos dos Beneficiários Fornecedores, Beneficiários Recebedores e Unidade Executora.
Na pasta dos Beneficiários Recebedores, os documentos estão organizados por Entidades Gov
e Entidades Não Gov. Dentro das devidas pastas os nomes das entidades encontram-se
organizados em ordem alfabética.
OBS. Os relatórios e registros de doação de cestas são arquivados na pasta física somente
quando recebidos em mãos. Se recebidos por e-mail são arquivados apenas nas pastas do
Google Drive.
Preparação para Operacionalização

No dia anterior à operacionalização, deve-se verificar as etiquetas de identificação das
entidades que serão colocadas nos pallets. No caso de não ter impressa, imprimir e cortar.
Providenciar todos os materiais necessários à operacionalização e colocar dentro da caixa
verde (etiquetas, carimbos, papel, documentos etc.).
115
Providenciar lanche para a equipe e fornecedores por meio do encaminhamento de pedido
ao Centro de Abastecimento conforme item 5.1.4 deste Manual.
5.2.2 CAISAN
Provimento SEI
Reuniões:
Acessar o sistema SEI, ir ao provimento 21.0.025802-2. Inserir o Cronograma de Reuniões. No
processo “Reuniões Ordinárias”, “Data da Reunião”, inserir o Convite para a reunião, Lista de
Presença digitalizada, Ata de Reunião aprovada e demais documentos pertinentes a referida
reunião.
Correspondências:
Acessar o sistema SEI, ir ao provimento ___. No processo “Correspondências” criar um
processo para cada Correspondência emitida ou enviada.
Nomear o processo conforme padrão: “REUNIÃO ORDINÁRIA DATA”, “OFÍCIO: ASSUNTO”.
Cronograma Anual de Reuniões

Na primeira reunião Ordinária, será definida a melhor data para a realização das reuniões
ordinárias da CAISAN. O cronograma deve ser elaborado com reuniões bimestrais constando
data, horário e local da mesma. Este deve ser disponibilizado no processo SEI mencionado no
item “Provimento SEI”.
Convite para Reunião Ordinária

O convite para Reunião Ordinária deve ser encaminhado por ofício via e-mail 7 dias antes da
data programada para a reunião.
Lista de Presença
Deve ser providenciada lista de presença para Reunião Ordinária. O modelo encontra-se no
Google Drive CAISAN. Todos os presentes devem assinar. Ao final da reunião a mesma deve
ser digitalizada e inserida no processo SEI, conforme citado no item “Provimento SEI”.
Ata de Reunião
O agente administrativo deve fazer a ata durante a reunião e encaminhá-la por e-mail para
todos os presentes para que aprovem ou façam suas considerações. Não havendo retorno,
116
será considerada aprovada. A mesma será inserida no processo SEI, conforme descrito no item
“Provimento SEI”, assinada pela Presidente e disponibilizada aos membros da CAISAN.
E-mail CAISAN
O agente administrativo deve acessar diariamente o e-mail caisanjoinvillesc@gmail.com,
verificar as demandas e dar encaminhamentos.
Reuniões extraordinárias e Reuniões de Comitês Técnicos

As reuniões extraordinárias e dos Comitês Técnicos serão agendadas conforme necessidade.
5.2.3 ACESSO AO E-MAIL SAN

O agente administrativo deve acessar diariamente o e-mail sanjoinville@gmail.com, verificar
as demandas e dar encaminhamento.
5.2.4 RELATÓRIO MENSAL DE GESTÃO - RMG SAN

▪ Buscar no relatório mensal Meu Drive > ADMINISTRATIVO SAN > RELATÓRIOS MENSAIS >
MÊS CORRESPONDENTE os dados solicitados pela planilha. Em havendo divergência ou
dúvidas, verificar junto aos profissionais do serviço ou coordenação.
▪ O prazo para inserção das informações é até o dia 10 de cada mês.
▪ Realizar a inserção dos dados dos RMGs na planilha “SAN RMG” (no mês correspondente
aos dados a serem inseridos).
▪ A planilha está inserida no DRIVE do e-mail “san.joinville@joinville.sc.gov.br”, caminho
para acesso: Meu Drive > ADMINISTRATIVO SAN > RMG SAN> “ANO DO RMG”.
▪ Após o preenchimento dos dados, sinalizar à coordenação a qual realizará a conferência
dos dados e encaminhará a planilha para o setor de Vigilância Socioassistencial:
vigilanciasocial.sas@joinville.sc.gov.br com cópia para a gerência até o dia 15 de cada mês.
117
5.3 ÁREA DE POLÍTICAS PARA MULHERES E DIREITOS HUMANOS
5.3.1 Contribuir, sempre que solicitado, na construção de documentos diversos, relacionados

às demandas de Direitos Humanos. Todos os documentos se encontram separados por
segmentos na Rede, na pasta: Geral > Coordenação de Políticas para Mulheres e Direitos
Humanos. Para ter acesso, é necessário acessar a rede da PMJ > Geral > SAS > Geração de
Geração e Renda > Coordenação de Políticas para Mulheres e Direitos Humanos.
5.3.2 Divulgar as capacitações ou cursos da área de Direitos Humanos, tanto as externas como
as realizadas pela Coordenação, para uma rede própria de contatos, pelo WhatsApp e por e-
mail. Os e-mails, conforme o foco de cada capacitação, podem ser encontrados na pasta da
rede da Prefeitura com os nomes: Mulheres/ Rede, Migrantes e LGBT. Os grupos do WhatsApp
gerenciados e criados pela Coordenação (administradores são Coordenadora e Agente
Administrativo) para trocas de informações, dúvidas ou sobre capacitações/cursos foram:
Rede Enfrentamento, Rede Atendimento Migrante Joinville, Rede Educação, Grupo Autismo e
Políticas LGBTI+.
5.3.3 Colaborar na administração dos grupos de WhatsApp com:

▪ Incluir novos participantes.
▪ Auxiliar e mediar debates.
▪ Responder às dúvidas.
▪ Criar texto com regras para o grupo.
5.3.4 Salvar o relatório/questionário realizado pela Gestão de Trabalho com as respostas dos
participantes referentes às capacitações realizadas com a rede socioassistencial.
5.3.5 Acompanhar e responder os e-mails relativos à Coordenação nos seguintes endereços:

coordenacaomdh.sas@gmail.com e redeenfrentamentojoinville@gmail.com.
5.3.6 Colaborar na organização de reuniões:

▪ Enviar convites para as reuniões de acordo com a temática.
▪ Preparar documentos e materiais a serem utilizados durante a reunião.
118
▪ Imprimir lista de presença de reuniões presenciais e arquivá-las na pasta física de acordo
com o segmento.
5.3.7 Arquivar documentos impressos recebidos de outras gerências/secretarias municipais

ou instâncias, em pasta física, por segmento.
5.3.8 Fazer a busca na internet e imprimir releases e notícias divulgadas sobre as ações e
capacitações da Coordenação da Área de Políticas para Mulheres e Direitos Humanos.
5.3.9 Acompanhar processos pertinentes à Coordenação, tanto enviados como recebidos pelo
SEI. Os documentos no SEI ficam localizados na área SAS.CDH.MDH, sendo que alguns são
mantidos em Acompanhamento Especial.
5.3.10 Preenchimento e envio mensal do Relatório Mensal de Gestão - RMG.
5.3.11 Oferecer apoio administrativo à Rede Intersetorial de Enfrentamento à Violência contra

a Mulher, criada pelo Decreto Municipal 35.651/2019. Assim, cabem as seguintes ações ao
Auxiliar Administrativo:
▪ Auxiliar na realização das rodas de conversas relacionadas às temáticas da mulher, sendo
necessário organizar e montar a apresentação em Power Point, pesquisar informações e
dados para apresentação do cenário, agendar veículo para apresentação nos
equipamentos, imprimir documentos necessários, separar folders para entregar aos
participantes.
▪ Apoio na realização de eventos organizados pela Rede Intersetorial de Enfrentamento à
Violência contra a Mulher em datas específicas relacionadas ao enfrentamento da
violência contra a mulher (Dia da Mulher, Agosto Lilás e Dia do Enfrentamento à Violência
contra a Mulher).
▪ Redação de pesquisas de textos para documentos de grupos de trabalho e outros
documentos, quando necessários. Documentos construídos e compartilhados no google
drive e salvo na pasta Rede Intersetorial de Enfrentamento à Violência contra a Mulher.
▪ Administração de grupo de WhatsApp: Moderação de conteúdo, envio de notícias,
contato com participantes.
▪ Produção de textos dos posts das redes sociais da Rede Intersetorial de Enfrentamento à
Violência contra a Mulher. Os textos são enviados para o e-mail agencia.aep@gmail.com,
119
da Agência Experimental do IELUSC, responsável por produzir as artes e publicá-las nas
redes sociais do Facebook: “Rede Enfrentamento à Violência contra a Mulher Joinville” e
Instagram: “Rede Intersetorial de Enfrentamento à Violência contra a Mulher.”
▪ Envio de e-mails para convite da reunião ordinária da Rede Intersetorial de Enfrentamento
à Violência contra a Mulher e outros assuntos pertinentes ao grupo. A lista de e-mails está
disponível na rede da PMJ > Geral > SAS > Geração de Geração e Renda > Coordenação de
Políticas para Mulheres e Direitos Humanos > Rede Intersetorial de Enfrentamento à
Violência contra a Mulher.
▪ Atender por telefone, e-mail, WhatsApp à rede socioassistencial, faculdades, serviços
públicos ou privados, ONGs com informações e resolvendo dúvidas relacionadas ao
atendimento à mulher.
120
121
SUMÁRIO
6.1 GERÊNCIA GERAL

6.1.1 E-mail Monitoramento .............................................................................................. 124
6.1.4 Relatório Trimestral SAS - Rede Socioassistencial ..................................................... 124
6.1.5 Solicitação de materiais de estoque .......................................................................... 125
6.1.6 Relatório Mensal de Atendimentos - RMA Institucional (OSCs conveniadas
e não conveniadas) ............................................................................................................. 125
6.1.7 Compilação dos RMAs ............................................................................................... 126
6.1.8 Relatório Mensal de Gestão - RMG ........................................................................... 126
6.1.9 Validação de Listagens de Usuários .......................................................................... 126
6.1.10 Central de Serviços .................................................................................................. 127
6.1.11 Solicitação de Manutenção ..................................................................................... 127
6.1.12 Diárias ...................................................................................................................... 127
6.1.13 Controle de Uso Diário e Abastecimento do Veículo Oficial ................................... 127
6.1.14 Inclusão RMA - SEI ................................................................................................... 128
6.2 ÁREA DE BENEFÍCIOS ASSISTENCIAIS E TRANSFERÊNCIA DE RENDA:

CADÚNICO E PROGRAMA AUXÍLIO BRASIL
6.2.1 Adjunto ...................................................................................................................... 129
6.2.2 Arquivamento ............................................................................................................ 133
6.2.3 Supervisão do Cadastro Único ................................................................................... 135
6.2.4 Outras Atividades ..................................................................................................... 136
6.2.5 Relatório Mensal de Atendimentos - RMA................................................................ 136
6.3 ÁREA DE BENEFÍCIOS ASSISTENCIAIS E TRANSFERÊNCIA DE RENDA:

BENEFÍCIOS EVENTUAIS
6.3.1 Auxílio Alimentação ................................................................................................... 137
6.3.2 Auxílio Moradia.......................................................................................................... 138
6.3.3 Auxílio Natalidade...................................................................................................... 139
6.3.4 Auxílio Transporte Intermunicipal e Interestadual ................................................... 139
6.3.5 Auxílio Transporte Municipal .................................................................................... 140
122
6.3.6 Auxílio Documento .................................................................................................... 141
6.3.7 Auxílio Funeral ........................................................................................................... 141
6.5 ÁREA DE GESTÃO DO TRABALHO

6.5.1 Remoções .................................................................................................................. 142
6.5.2 Transferências ........................................................................................................... 143
6.5.3 Estágios ...................................................................................................................... 143
6.5.4 Organograma e Telefones das Unidades e Equipamentos ....................................... 143
6.5.5 Listas de E-mails......................................................................................................... 144
6.5.6 Capacitações organizadas e divulgadas pela SAS ...................................................... 145
6.5.7 CADSUAS .................................................................................................................... 145
6.5.8 Intranet Gestão do Trabalho ..................................................................................... 146
123
PLANEJAMENTO E GESTÃO - GUPG
6.1 GERÊNCIA GERAL
6.1.1 E-MAIL MONITORAMENTO

Todos os e-mails do Monitoramento devem ser observados diariamente
(monitoramento.sas@joinville.sc.gov.br).
▪ Verificar a resolução.
▪ Responder ao emitente quanto ao recebimento.
▪ Salvar e arquivar nas respectivas pastas criadas dentro do E-mail.
Após, seguir os passos conforme o item 6.1.6 (Relatório Mensal de Atendimentos - RMA
Institucional).

Auxiliar no atendimento ao telefone.
▪ Resolver o chamado, encaminhar ou solicitar auxílio às pessoas que se encontram no
setor.

Auxiliar, sempre que solicitado, em tarefas administrativas.
▪ Executar de forma correta e sempre dentro do prazo estipulado.
6.1.4 RELATÓRIO TRIMESTRAL SAS - REDE SOCIOASSISTENCIAL

Entre os dias 20 e 22 de cada mês, preencher o Relatório com os dados do mês de referência
anterior.
▪ Dados dos Relatórios Mensais de Atendimentos - RMAs:
Lançar os dados indicados no arquivo “Dados SAS-Rede 2022”, salvo na rede em:
Vigilância>2022>Relatórios>Relatório Trimestral, com base nos RMAs recebidos das
unidades da rede socioassistencial (gov e não gov).
Transferir os totais contabilizados no arquivo “Dados SAS-Rede 2022” ao arquivo
“Relatório Trimestral Dados SAS-Rede 2022”, que se encontra no mesmo endereço.
124
▪ Dados dos Relatórios Mensais de Gestão - RMGs:
Transferir as informações registradas nos RMGs recebidos no e-mail da Área de Vigilância
Socioassistencial (vigilanciasocial.sas@joinville.sc.gov.br).
▪ Dados de Benefício de Prestação Continuada - Idoso e PCD: solicitar a informação à
coordenação da Área de Vigilância Socioassistencial.
▪ Ao finalizar o preenchimento do Relatório, informar à coordenação da Área de Vigilância
Socioassistencial (ou informações faltantes devido à falta de envio/conferência de RMA
ou RMG, se for o caso).
6.1.5 SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS DE ESTOQUE

Realizar, até o dia 10 de cada mês, o pedido de materiais de expediente no sistema E-Pública.
▪ Verificar o Centro de Custo (almoxarifado 14).
alimentação).
▪ Conferir e encaminhar os códigos para a gerência avaliar e validar.
▪ Quando do recebimento dos materiais, assinar a guia, conferir e guardá-los nos
respectivos lugares.
6.1.6 RELATÓRIO MENSAL DE ATENDIMENTOS - RMA INSTITUCIONAL (OSCs CONVENIADAS

E NÃO CONVENIADAS)
Meio pelo qual se obtém informações relacionadas às atividades desenvolvidas mensalmente
pelos serviços.
▪ Receber os RMAs pelo e-mail do Monitoramento (monitoramento.sas@joinville.sc.gov.br)
até o dia 10 de cada mês (aproximadamente - confirmar no calendário relacionado).
▪ Fazer o check list do que foi enviado pelas instituições. Necessário constar três arquivos
(RMA em arquivo Excel, RMA e as listas de presença em PDF, com todas as folhas rubricadas
e o arquivo Lista de usuário em Excel).
▪ Baixar os arquivos RMA em arquivo Excel, RMA e as listas de presença em PDF, salvando-
os na pasta RMA Recebidos (Geral - RMA - RMA Recebidos - Conveniados, Não Conveniados
ou Rede Pública - Pasta da Instituição).
▪ Baixar o arquivo Lista de usuário em Excel, salvando-os na pasta M:\SAS\ Planejamento\
Geral\ Monitoramento e Regulação\ Monitoramento Rede Socioassistencial\ Validação\
Validação (no respectivo ano e mês). Depois, seguir os passos conforme o item 6.1.9
(Validação de Listagens de Usuários).
125
▪ Caso esteja faltando algum item nos arquivos, retornar o e-mail à instituição e solicitar o
reenvio até o dia 17 do mês corrente.
▪ Assim que receber a versão correta, salvar na rede na respectiva pasta.
▪ A lista de usuários deverá ser salva, na pasta VALIDAÇÃO (Geral\ Monitoramento e
Regulação\ Monitoramento Rede Socioassistencial\ Validação\ Conveniada ou Não
Conveniada).
▪ Com todos os arquivos corretos, responder o e-mail, acusando o recebimento.
6.1.7 COMPILAÇÃO DOS RMAs

Realizar o Planilhamento dos RMAs recebidos no e-mail do Monitoramento
(monitoramento.sas@joinville.sc.gov.br) e no e-mail da Vigilância
(vigilanciasocial.sas@joinville.sc.gov.br), após analisados pelas equipes destas áreas.
▪ Iniciar pelas instituições Conveniadas; em seguida, planilhar as instituições Públicas e, na
sequência, todas as Não Conveniadas.
▪ Abrir a pasta da instituição que será planilhada, arquivo salvo em RMA recebidos
(M:\SAS\Planejamento\Geral\RMA\RMA recebidos -> Conveniados, Não Conveniados ou
Rede Pública e procurar a pasta da Instituição e o mês da referência).
▪ Abrir simultaneamente o arquivo Planilhas Dados (M:\ SAS\ Planejamento\ Geral\ RMA\
Planilhas RMA e procurar o ano atual, abre a pasta PLANILHAS DADOS e a planilha
referente ao Programa ou Serviço que executa).
▪ Iniciar a compilação dos dados.
6.1.8 RELATÓRIO MENSAL DE GESTÃO - RMG

▪ Realizar a compilação dos dados dos RMGs recebidos no e-mail da Vigilância
(vigilanciasocial.sas@joinville.sc.gov.br).
▪ Os RMGs recebidos serão salvos na pasta M:\SAS\Planejamento\Geral\RMG\2021\RMG
Recebidos.
▪ Para compilação dos dados, abrir simultaneamente a pasta
M:\SAS\Planejamento\Geral\RMG\2021\RMG Planilhas\2021\Dados.
6.1.9 VALIDAÇÃO DE LISTAGENS DE USUÁRIOS

▪ Após dia 20 de cada mês, realizar a validação das listas de usuários recebidas e arquivadas
junto aos RMAs.
▪ Abrir a planilha de cada OSC e, para cada usuário, preencher as colunas em vermelho.
126
▪ Consultar o sistema Cadastro Único (cadastrounico.caixa.gov.br).
▪ Verificar os itens do usuário: Data de atualização do cadastro, renda per capita e o prazo
limite para renovação do cadastro.
Após planilha Validação atualizada, encaminhar a relação para a instituição responsável, com
os devidos apontamentos.
A instituição ficará responsável em repassar aos usuários as pendências apontadas e
monitorar a regularização, quando necessário.
6.1.10 CENTRAL DE SERVIÇOS

▪ Com relação à manutenção da Central Telefônica ou solicitação de troca de Toner, acessar
o site CENTRAL DE SERVIÇOS - https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Preencher os itens do solicitante para realizar o pedido.
▪ Ao receber o toner, assinar a guia e arquivar na pasta "Correspondências Recebidas e
Emitidas”.
6.1.11 SOLICITAÇÃO DE MANUTENÇÃO

▪ Quando houver necessidade de solicitar pequenos serviços e reparos, acessar o site
CENTRAL DE SERVIÇOS - https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Preencher os itens do solicitante para realizar a ordem serviço.
6.1.12 DIÁRIAS
▪ O processo de solicitação de diárias deverá seguir o fluxo estabelecido, o qual está
disponível no Processo SEI 22.0.277958-7.
6.1.13 CONTROLE DE USO DIÁRIO E ABASTECIMENTO DO VEÍCULO OFICIAL

▪ Retirar com o motorista responsável pelo veículo, o controle de uso diário do veículo,
preenchido corretamente e assinado pelo mesmo.
▪ Alimentar o processo SEI 21.0.266355-2 (incluir memorando e anexar a planilha
preenchida pelo motorista).
▪ Gerente assina.
▪ Não há necessidade de arquivar os papéis físicos.
▪ Conferir e aprovar documento SEI com as informações referente aos valores de
abastecimento mensal.
127
6.1.14 INCLUSÃO RMA - SEI
▪ Incluir os RMAs das entidades no sistema SEI. Os mesmos devem estar conferidos e
aprovados pela Coordenação do Monitoramento.
▪ Processo a ser desempenhado.
▪ Acompanhamento Especial - Prestação de contas.
▪ Gerar documento - Externo.
▪ Tipo de documento - Relatório de Atividades.
▪ Selecionar o arquivo (RMA) correspondente.
128
6.2 ÁREA DE BENEFÍCIOS ASSISTENCIAIS E TRANSFERÊNCIA DE
RENDA: CADÚNICO E PROGRAMA AUXÍLIO BRASIL
6.2.1 ADJUNTO
Extração de Dados - Famílias Beneficiárias do Programa Auxílio Brasil

Extração e organização de dados, planilhas e/ou gráficos, relativos ao Cadastro Único, por
meio da folha de pagamento do Programa Auxílio Brasil. A folha de pagamento é emitida todo
início do mês pela coordenação através do sistema SIBEC. É realizado o filtro dos dados dos
beneficiários separados por bairros e regiões de CRAS. Estas planilhas estão localizadas na
rede.
Selecionar a folha de pagamento do mês atual.
▪ Filtrar/Selecionar somente o Responsável Familiar, através do Código Familiar.
▪ Filtrar os bairros pela região de cada CRAS. Ex: CRAS COMASA (Bairros Comasa,
Espinheiros, Boa Vista, Jardim Iririú.
▪ Separar e colar os dados filtrados (Titular, Data de Nascimento, Endereço e Bairro) em uma
nova planilha identificando cada CRAS.
▪ Cada CRAS deverá ter uma planilha separada com os dados informados.
▪ Enviar para coordenação. Posteriormente será enviado por e-mail ao CRAS de cada região,
para conhecimento, análise e utilização.
Extração de Dados - Famílias/Pessoas Cadastradas no Cadastro Único

As planilhas mensais referentes às famílias ou pessoas cadastradas no Cadastro Único são
extraídas pela coordenação, por meio do Sistema CECAD.
A extração de dados referentes às famílias ou pessoas cadastradas e/ou beneficiárias do
Programa Bolsa Família do município, é feita através das planilhas CECAD. São realizados
filtros diversos, dependendo da demanda solicitada.
Exemplos: quantidade de pessoas cadastradas; quantidade de pessoas cadastradas em cada
bairro; quantidade de mulheres RF; quantidade de famílias com renda familiar até ½ salário-
mínimo; quantidade de famílias em situação de extrema pobreza e pobreza; quantidade de
Migrantes (haitianos; venezuelanos); quantidade de famílias de grupos tradicionais
específicos (catadores de material reciclável, família de presos, pescadores, etc); quantidade
de pessoas em situação de rua; quantidade de famílias ciganas, indígenas e quilombolas;
129
dentre outros, conforme demanda.
▪ Selecionar a planilha que deseja extrair dados. Estas planilhas estão localizadas na rede.
▪ Em cada pasta, o CECAD possui três versões: CECAD FAMÍLIA (são informações
relacionadas à família); CECAD PESSOA (informações do indivíduo) e CECAD TUDO (todas
as informações e dados).
▪ Esta pasta também possui um arquivo chamado “DICIONÁRIO”. Nele, há nomenclaturas
de cada coluna do CECAD, onde podemos nos orientar de acordo com o que pretende
extrair. EX: para extrair dados referentes à renda per capta, devemos verificar no
dicionário e achar na planilha CECAD, a coluna com a nomenclatura referente à renda per
capta, que é “d.fx_rfpc”. Existem outras nomenclaturas no dicionário, basta escolher qual
deseja e filtrar no CECAD.
Acesso Master
Cadastro Único e Sistema de Benefícios ao Cidadão - SIBEC.
Sistema Cadastro Único V7

Atualmente, a coordenação e o adjunto do Cadastro Único possuem acesso MASTER. Este
acesso permite ao usuário no sistema do Cadastro Único:
▪ Atribuição de perfis de acesso aos entrevistadores para digitação/correção/consulta.
▪ Ativação de entrevistadores (caso não possua, ou esteja inativo por limite de tempo).
▪ Ativação ou Inativação de acesso dos entrevistadores, que não estão mais em atividade.
Processo para Permissão de Acesso de Usuários no Sistema do Cadastro Único

▪ Para estas ações, o usuário MASTER deverá entrar no Cadastro Único e selecionar uma das
opções “ADMINISTRAR SISTEMAS” ou “ADMINISTRAR USUÁRIOS”.
▪ Para ativar um novo entrevistador, o usuário master deverá escolher a opção Administrar
Sistemas e Inserir o NIS do usuário, e clicar em “Consultar”, caso não possua cadastro,
clique em “Cadastrar Entrevistador”.
▪ Abrir a página onde deverão ser preenchidos os campos em branco.
▪ Após esse processo, é preciso avisar o entrevistador, orientá-lo a fazer o “Cadastro” via
site do Cadastro Único e, posteriormente, será liberado o acesso.
▪ Feito o Cadastro via site, o MASTER deve entrar no sistema do Cadastro Único, selecionar
a opção “Administrar Usuário” e escolher as opções na qual o entrevistador se adequa, ou
seja, se ele digita ou consulta.
130
Sistema SIBEC
O Administrativo com acesso MASTER tem acesso diferenciado no sistema SIBEC. O SIBEC é
um sistema com informações sobre benefícios e programas sociais. Nesse sistema, o usuário
Master pode encontrar informações sobre o Programa Bolsa Família, como valores, situação
do benefício, saldos, datas, etc.
Também executa todas ações no cadastro das pessoas e famílias, bem como o gerenciamento
do Auxílio Brasil no sistema SIBEC, como liberação de benefícios, bloqueios, desbloqueios,
suspensões, cancelamentos, reversões (não estão autorizadas devido a pandemia).
Processo para Acesso e Consulta no Sistema do SIBEC

▪ Para acessar o SIBEC e pesquisar alguma família ou pessoa, o Usuário MASTER deverá
digitar o seguinte endereço:“www.beneficiossociais.caixa.gov.br”.
▪ Para entrar, é só inserir seu CPF, Senha e preencher o “Código Autenticador” do App
Código Caixa.
▪ Clicar em “Consultar Família” e inserir o Código Familiar, NIS ou CPF da pessoa.
▪ Clicar em “Buscar”.
▪ Em seguida, abrirá a página com informações relacionadas àquela pessoa/família, tais
como: Data de Atualização, Renda per capta e o município onde ela está cadastrada.
▪ Também é possível verificar quantas pessoas estão no cadastro, clicando na aba
“Pessoas”.
▪ Na aba “Parcelas”, são listadas por data as parcelas que já foram e as que ainda serão
pagas.
▪ É possível verificar a situação dos cartões e senhas do usuário, relatórios, calendário
operacional e de pagamento.
Processo para Permissão de Acesso de Usuários no Sistema do SIBEC

O controle dos usuários que atualmente possuem acesso ao sistema nos equipamentos da
SAS está registrado em planilha compartilhada no Google Drive. Esta planilha deve ser
atualizada sempre que houver alguma modificação de acesso.
▪ O Administrativo com acesso MASTER pode, também, ativar ou desativar acessos de
usuários/cadastradores ao sistema SIBEC para consultas. O processo de
ativação/desativação é bem parecido com o do sistema Cadastro Único
▪ O usuário MASTER deverá digitar o seguinte endereço:
131
“www.beneficiossociais.caixa.gov.br”. Para entrar, basta inserir o CPF, Senha e preencher
o “Código Autenticador” do App Código Caixa.
▪ Ao entrar no sistema, o administrativo deverá clicar em “Administrar Usuários” localizado
na coluna principal no canto esquerdo, o penúltimo botão e depois em “Manutenção de
Usuários”. Preencha novamente o “Código Autenticador” e clique em OK. Na próxima
página, administrativo deverá inserir o CPF do usuário que deseja incluir ou excluir o
acesso ao SIBEC. Agora, basta marcar ou desmarcar a opção “PBF-PAC-GEST-MUN-OP“
para ativar ou desativar o acesso. Os campos de “Data” e “Hora” serão preenchidos
automaticamente.
Apoio Técnico - Cadastro Único / SIBEC / Administrativo

O Administrativo que ocupa a função de supervisor, também possui a função de apoiar e
auxiliar os servidores, digitadores e entrevistadores com as seguintes atividades:
▪ Consulta e resolução de problemas com acesso ou dúvidas no sistema Cadastro Único e
SIBEC, através de apoio técnico, via telefone, e-mail ou pessoal. Caso necessário, solicitar
apoio via e-mail, para Caixa Econômica (GIGOV). Ex: Quando surge um problema referente
ao Cadastro Único ou Sistema SIBEC, no qual não foi possível resolver junto à equipe e a
dúvida permanece, pode-se enviar um e-mail relatando este problema e sugerindo um
apoio ou resolução para o apoio técnico da Caixa Econômica Federal de Florianópolis:
GIGOV. E-mail GIGOV: gigovfl02@caixa.gov.br.
▪ Apoio na digitação, análise e conferência, de cadastros, enviados pelos equipamentos:
CRAS, CREAS, Centro Pop, Famílias Acolhedoras e Abrigo. Esporadicamente, são enviados
cadastros realizados à mão nos equipamentos onde não possuem digitadores, tanto
inclusão como atualização, ou seja, cadastros físicos que ainda não foram digitados. O
Administrativo terá que digitar estes cadastros e realizar as pendências necessárias.
▪ Apoio técnico aos servidores capacitados nos serviços responsáveis pela execução do
Cadastro Único: CRAS, CREAS, Centro Pop, Casa Abrigo Viva Rosa e Serviço de Famílias
Acolhedoras.
▪ Enviar formulários e materiais didáticos (quando solicitado ou necessário) relacionados ao
Cadastro Único/SIBEC, aos equipamentos e setores.
▪ Checagem diária na caixa de entrada dos e-mails, pessoal institucional e Cadastro Único,
para solucionar possíveis dúvidas, enviadas pelos outros equipamentos, sobre benefícios
bloqueados/cancelados de usuários. Outras demandas são direcionadas à coordenação.
▪ Apoio no setor de Arquivo do Cadastro Único. É realizada a conferência dos cadastros
132
recebidos pelos equipamentos; o download do formulário principal de cada cadastro,
conferindo data da entrevista, assinatura, tratativa de óbito etc; e armazenamento na
pasta “Arquivos Digitalizados”, onde são armazenados os arquivos referentes àquela
família (formulário principal; folha resumo).
6.2.2 ARQUIVAMENTO
O Agente/Assistente Administrativo no setor de Gestão de Benefícios terá como
responsabilidade o arquivamento dos Cadastros Únicos em ordem alfanumérica devidamente
registrado em planilha do “Excel” ou “Libre Office”. Deverá efetuar o controle de entrada e
saída dos cadastros, retirar arquivo físico e excluir das planilhas aqueles já “vencidos” (dentro
das regras do Cadastro Único, conforme Portaria 177/2011), os quais serão realocados no
arquivo morto, este também em ordem alfanumérica. Normalmente, esta tarefa fica sob
responsabilidade de apenas uma pessoa e as demais dão o suporte. Os cadastros ficarão no
arquivo morto por um período de 5 anos; após esse tempo, os cadastros deverão ser
destruídos em máquina fragmentadora, ato que será realizado pelo Agente/Assistente
Administrativo responsável pelo arquivo.
O administrativo verificará entre formulário, sistemas, planilhas de arquivo e arquivo morto
os cadastros recebidos, para certificar que não ocorreu duplicidades ou erro de transferência
entre outros.
Recebimento de Folhas Resumo

Ao receber os memorandos com as folhas resumo efetuadas pelos equipamentos, deve-se
conferir e fazer a soma dos cadastros efetuados por cada equipamento para lançamento na
planilha do Arquivo Central na pasta para o RMA.
Preparação e Organização das Folhas Resumo

Separação das folhas resumo com documentos anexos, com troca de RF, Ficha de exclusão
família ou parecer social e colocar em ordem alfabética para digitalização.
Verificação das Folhas Resumo

Fazer a verificação das folhas resumo que chegam ao setor, observando se foram atualizadas
ou excluídas no Arquivo Central na pasta "Arquivo Cad.Livre2 novo". Se for verificado que um
cadastro excluído que está nesse arquivo tem a marcação que foi digitalizado, deverá ser
também retirado do Arquivo Digitalizado, passando para o arquivo "Exclusão-digitalizado ".
133
Digitalização das Folhas Resumo
Digitalizar as folhas resumo que chegam no setor e foram separadas entre Folha Resumo e
Folha Resumo com outros documentos que pertencem a essa família (Ficha Exclusão, Parecer
Social, Certidão Óbito, Procuração, troca de RF).
Fazer o lançamento das folhas resumo na pasta do "Arquivo Digitalizado", salvo na rede do
setor, colocando o número que a família recebeu desse arquivo nessa folha resumo.
Arquivamento das Folhas Resumo

Arquivar as folhas resumo depois de digitalizadas em caixas para arquivamento no setor.
Sempre que houver a atualização da família, deverá ser grampeado junto com a última
atualização desta família; estas estão em ordem alfabética no arquivo e em ordem numérica
no Arquivo Digitalizado.
Recebimento de Cadernos do Cadastro Único

Ao receber os cadastros feitos manualmente (caderno verde) que chegam ao setor, deve-se
verificar se é necessário colocar para digitação; lançar a sua atualização ou inclusão no
"Arquivo Central" na pasta "Arquivo Cad.Livre2 novo", colocando o número localizador do
cadastro na capa do caderno verde ou na atualização; fotocopiar a última folha do formulário
com a assinatura do RF para digitalização.
Envio para o Arquivo Geral na Sede

Os cadastros feitos manualmente, novos (caderno verde) ou os atualizados, depois da
digitalização, serão enviados para o Arquivo Geral na sede antiga da SAS.
Cadastro Único Excluídos

Cadastros que foram excluídos do sistema: imprimir a folha com o motivo da exclusão do
sistema do Cadastro Único, copiar o nome da RF com a data nascimento e código familiar e
colocar na aba de "Exclusão" da planilha.
Cadastros que foram atualizados: mudar a data da entrevista e da entrada no "Arquivo
Central", registrar (DIG) nessa atualização no arquivo e colocar o código localizador do arquivo
nessa folha resumo.
Tirar os cadastros excluídos do Arquivo Geral que estão na antiga sede da SAS com o motivo
da exclusão; colocar a folha dentro do caderno verde; colocar o código do Arquivo Morto do
134
Arquivo Central na aba "Exclusão" e levar para o Arquivo Morto onde ficará pelo período de
cinco anos.
Ficha de Exclusão ou Parecer

Os cadastros que chegam ao setor e que foram excluídos (que têm a ficha de exclusão ou
parecer anexado): remover do Arquivo Digitalizado da família e passar para o arquivo
"Exclusão-digitalizado" salvo na rede.
Destruição do Arquivo Morto

Destruição do arquivo guardado há mais de cinco anos em máquina fragmentadora.
Troca de Responsável Familiar - RF

Quando houver a troca do responsável familiar de cadastros que chegarem ao setor e que
foram atualizados, deverá ser feita a troca do RF no "Arquivo Central" na pasta "Arquivo
Cad.Libre2 novo" e também na capa do Caderno Original (verde) no Arquivo Geral na sede
antiga da SAS, com o novo nome e o código localizador do cadastro no arquivo.
6.2.3 SUPERVISÃO DO CADASTRO ÚNICO

O Agente/Assistente Administrativo, que foi devidamente capacitado para entrevista e
digitação no Cadastro Único, conforme solicitação da coordenação, deverá efetuar a
supervisão dos formulários e digitação dos Cadastros Únicos, com base nas regras
determinadas pelo Ministério da Cidadania, CAIXA e gestão municipal. Em caso de apuração
de inconsistência, o Agente/Assistente Administrativo deverá notificar o entrevistador/
digitador via memorando, solicitando as devidas correções e uma devolutiva da situação.
O supervisor deverá buscar nos sistemas (V7, SIGPBF, CECAD, SIBEC, entre outros) e baixar
relatórios, fazer análises, cruzar dados. Nestas buscas, são verificados a ausência de RF,
ausência de INEP, UBSs desativadas, não localizados pela Educação, divergência de dados
entre os sistemas Cadastro Único e sistema Presença da Educação, indicativos de óbitos,
exclusão lógica pelo sistema, auditorias, se os beneficiários do BPC estão no cadastro, suspeita
de rendas divergentes do Cadastro Único, consultar listagem do seguro defeso no SIGPBF.
As famílias identificadas que apresentam inconsistências são identificadas nas planilhas do
sistema do Cadastro Único. Quando necessário, as situações são enviadas aos equipamentos
de referência da família via memorando SEI. Estas planilhas geradas do sistema estão salvas
na rede.
135
Notificação de Inconsistência
Em caso de apuração de inconsistência: enviar notificação à pessoa responsável pela
entrevista e digitação via memorando SEI, solicitando as devidas correções e uma devolutiva
da situação.
Monitoramento
Organização, análise e cruzamento de dados dos relatórios através da consulta aos sistemas
(V7, SIBEC, SAÚDE TECH): nestas buscas, são verificados indicativos de óbito no Cadastro
Único, exclusão lógica, cadastros sem RF, sem Inep, UBSs desativadas, auditorias, BPC
cadastro, suspeita de renda divergentes do Cadastro Único.
Ligações e busca ativa a famílias cadastradas e beneficiárias do Auxílio Brasil: quando
necessários para saque de benefício, novos beneficiários do Auxílio Brasil, atualização
cadastral, beneficiários BPC etc.
6.2.4 OUTRAS ATIVIDADES

▪ Apoio às ações administrativas do setor: busca ativa e apoio técnico aos equipamentos
responsáveis pela execução do Cadastro Único.
▪ Suporte, quando solicitado, para realizar Cadastro Único em casos de aumento de demanda
nos equipamentos da SAS.
6.2.5 RELATÓRIO MENSAL DE ATENDIMENTOS - RMA

O administrativo tem até o dia 15 de cada mês para preencher a planilha com os dados
referentes às atividades realizadas durante o mês. Cada administrativo possui uma coluna com
seu nome, onde deve marcar as opções ou atividades, no qual realizou, tais como:
preenchimento de cadastro, digitação de cadastro, exclusão, extração de dados, etc.
136
6.3 ÁREA DE BENEFÍCIOS ASSISTENCIAIS E TRANSFERÊNCIA DE
RENDA: BENEFÍCIOS EVENTUAIS
Os processos relacionados aos benefícios assistenciais são tramitados pelo sistema SEI. Cada
benefício possui um fluxo de trabalho que pode ser verificado através dos seguintes
processos:
▪ 21.0.037467-7 e 22.0.244852-1 - Fluxo Auxílio Alimentação (Distribuição e Prestação de
Contas).
▪ 21.0.062137-2 - Fluxo Auxílio Moradia (Pagamento).
▪ 22.0.282225-3 - Fluxo Auxílio Natalidade (Pagamento).
▪ 22.0.306657-6 e 22.0.306721-1- Fluxo Auxílio Transporte Intermunicipal / Interestadual
(Solicitação e Prestação de Contas).
▪ 21.0.101297-3 - Fluxo Auxílio Transporte Municipal - VT (Distribuição e Prestação de
Contas).
▪ 21.0.123083-0 - Fluxo com informativos referente ao Auxílio Documento.
▪ 22.0312804-0 (plantão) e 22.0.306721-1 - Fluxo Auxílio Funeral equipamentos.
O processo referente ao auxílio desacolhimento, novo benefício, ainda não foi criado.
É realizada a conferência de cada processo recebido para identificar se foi obedecido o fluxo,
se as informações estão de acordo com os documentos legais e pessoais.
O registro destes dados é realizado em planilhas do Google Sheets. O acesso se dá através do
site do google com o e-mail beneficiosassistenciaisjlle@gmail.com.
No drive existem as pastas com o nome de cada benefício.
6.3.1 AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO

Para o Auxílio Alimentação, existe um arquivo para cada equipamento (CRAS e CREAS). Estes
arquivos são compartilhados somente com servidores lotados nos respectivos equipamentos
e gerência. Para gerar os dados estatísticos, foi criado um arquivo chamado “Tabulação” que
faz a junção dos dados inseridos nas planilhas dos equipamentos e gerar dados estatísticos.
Esta planilha também é compartilhada com os gerentes.
É possível, através desta planilha, conferir se os dados alimentados pelos Serviços estão de
acordo com o esperado: Exemplo: Verificar se as datas de entrega são posteriores à data do
atendimento (neste caso, é necessário informar à Coordenação do equipamento para revisar).
137
Ex: Verificar se o status do benefício está condizente com a data da entrega (benefício com
status diferente de “concedido” não pode ter data de entrega).
Conferência do Processo SEI de Prestação de Contas do Auxílio Alimentação em Bens de

Consumo/ Cesta Básica
No SEI, com relação à prestação de contas do Auxílio Alimentação em bens de consumo, é
realizada a Conferência dos documentos inseridos pelos equipamentos.
▪ Conferir a quantidade recebida pelos equipamentos (deve ser a mesma da quantidade
entregue).
▪ Conferir se foram preenchidos todos os campos.
▪ Data da entrega do beneficiário deve ser igual ou posterior à data de recebimento pelo
equipamento.
▪ Caso necessário, fazer apontamentos de inconsistência. Caso contrário, basta dar um
“ciente” no Memorando que encaminha a prestação de contas.
Conferência do Processo SEI de Prestação de Contas do Auxílio Alimentação em Pecúnia/

Cartão:
▪ Receber processo no SEI.
▪ Verificar se todos os campos do protocolo de entrega de VTs foram preenchidos.
▪ Após lançada a quantidade concedida na respectiva planilha, verificar se o saldo do
equipamento confere com a quantidade informada na planilha.
6.3.2 AUXÍLIO MORADIA

Para o Auxílio Moradia, existe uma planilha para inserção dos dados encontrados nos
processos enviados para pagamento. Esta planilha será compartilhada com as gerências para
visualização dos dados estatísticos. Deve ser realizado acompanhamento do processo de
Liquidação para identificação do pagamento das parcelas e consequente inserção do
comprovante no processo de solicitação de pagamento do benefício.
Conferência do Processo SEI de Solicitação do Pagamento do Auxílio Moradia

Verificar no processo SEI se os dados dos Formulários estão de acordo com os documentos
pessoais. Verificar se os prazos foram respeitados.
138
6.3.3 AUXÍLIO NATALIDADE
Para o Auxílio Natalidade, existe uma planilha para inserção dos dados encontrados nos
processos enviados para pagamento. Os processos são encaminhados pelos equipamentos da
SAS. Após a inclusão dos dados na planilha, o processo é encaminhado para SAS.UAF.ADE.
Posteriormente são recebidos os processos de Empenho e Liquidação referente a cada pedido
do benefício. Do processo de empenho identifica-se a data em que houve o primeiro envio à
Fazenda. Do processo de Liquidação, além da data de envio à Fazenda, identifica-se a data do
vencimento do empenho, ou seja, a data em que será realizado o pagamento. Deve ser
realizado acompanhamento para identificação do pagamento e consequente inserção do
comprovante no processo de solicitação de pagamento do benefício. Essa planilha será
compartilhada com as gerências para visualização dos dados estatísticos.
Conferência do Processo SEI de Solicitação do Pagamento do Auxílio Natalidade

▪ Verificar no processo SEI os dados dos Formulários .
▪ Caso necessário, fazer apontamentos de inconsistência e devolver ao equipamento. Caso
contrário, fazer Memorando de encaminhamento e enviar o processo para SAS.UAF.ADE.
▪ Inclusão de comprovante de transferência e envio ao equipamento origem do processo.
6.3.4 AUXÍLIO TRANSPORTE INTERMUNICIPAL E INTERESTADUAL

Para o Auxílio Transporte Intermunicipal e Interestadual, existe uma planilha para inserção
dos dados encontrados nos processos de solicitação de passagem. Essa planilha será
compartilhada com os gerentes para acompanhamento dos dados estatísticos e saldo de
empenho. IMPORTANTE: Deve-se acompanhar o saldo dos empenhos para que não seja
emitida passagem sem ter como pagar (sem saldo do empenho). Sempre que identificado
saldo baixo, informar o(a) Gerente de Planejamento para discussão em reunião de gerentes.
Conferência do Processo SEI de Solicitação do Auxílio Transporte Intermunicipal e

Interestadual
Verificar no processo SEI se os dados dos Formulários estão de acordo com os documentos
pessoais. Verificar se os prazos foram respeitados.
139
Criação do Processo SEI para pagamento da Nota Fiscal do Fornecedor do Auxílio Transporte
Intermunicipal e Interestadual
▪ Receber Nota Fiscal do fornecedor por e-mail.
▪ Conferir se os itens da nota fiscal estão de acordo com os vouchers emitidos.
▪ Criar processo SEI Gestão Comunicação interna. Na especificação informar o nome da
empresa e número da nota.
▪ Inserir Memorando (Assinado pelo ADM e Coordenação).
Encaminhamos Fatura da empresa Condor (FT00094230 - 0010469141), recebida em
16/09/2021, referente ao Termo de Contrato 625/2019, empenho 252/2021 para pagamento.
Relacionamos a este processo as requisições que deram origem aos itens mencionados no
referido documento.
▪ Inserir o Anexo (Nota Fiscal).
▪ Inserir o Processo em Acompanhamento Especial: Grupo Auxílio Transporte Inter.
▪ Inserir Marcação (Tag verde - benefícios).
▪ Relacionar ao processo todos os processos de Solicitação das Passagens que geraram a
Nota Fiscal.
▪ Enviar para SAS.UAF.ADE
6.3.5 AUXÍLIO TRANSPORTE MUNICIPAL

Para o Auxílio Transporte Municipal - VT, existe uma planilha com controle de VT nas gerências
e equipamentos. Todas as movimentações devem ser lançadas nesta planilha. Ficar atento às
movimentações entre gerências e equipamentos. As prestações de contas, pelos
equipamentos, devem ocorrer sempre até o quinto dia útil do mês e são enviadas através de
processo SEI.
Conferência do Processo SEI de Prestação de Contas dos VTs

▪ Receber processo no SEI.
▪ Verificar se todos os campos do protocolo de entrega de VTs foram preenchidos.
▪ Após lançada a quantidade concedida na respectiva planilha, verificar se o saldo do
equipamento confere com a quantidade informada na planilha.
140
6.3.6 AUXÍLIO DOCUMENTO
Para o Auxílio Documento, foi criado um processo somente com alguns informativos, de como
orientar os usuários no caso de necessidade de documento. Não há tramitação de processos
SEI, no setor de Benefícios, referente a este benefício.
6.3.7 AUXÍLIO FUNERAL

Para o Auxílio Funeral, existe uma planilha para inserção dos dados encontrados nos processos
de concessão do benefício. Os processos são encaminhados à Gestão de Benefícios e
SAMA/CASERF. Os dados inseridos também geram estatísticas para o RMA.
Conferência do Processo SEI de Concessão do Auxílio Funeral

▪ Conferir se foram preenchidos todos os campos do formulário de concessão do benefício,
conforme estipulado no fluxo.
▪ Conferir se o processo foi encaminhado a Secretaria competente.
“ciente” no Formulário e concluir o processo.
A orientação é de que todos os processos sejam enviados para o setor de Gestão de Benefícios
Assistenciais e Transferência de Renda.
Todas as planilhas contam com cabeçalhos para orientar o administrativo de quais dados
buscar em cada tipo de processo.
O relatório mensal de atividades deve ser preenchido até o dia 15 de cada mês com os dados
do mês anterior. É possível conseguir as informações através dos dados estatísticos gerados
pelas planilhas.
141
6.5 ÁREA DE GESTÃO DO TRABALHO
O Assistente/Agente Administrativo da Gestão do Trabalho tem como responsabilidades:

▪ Acompanhamento e atualização de informações em planilhas de controles dos servidores,
remoções, transferências, estágios, listas de e-mails dos servidores e capacitações
organizadas e divulgadas pela Secretaria de Assistência Social (SAS).
▪ Suporte às capacitações organizadas pela SAS.
▪ Inclusão e exclusão de trabalhadores do Sistema Único de Assistência Social (SUAS), no
sistema de cadastro do SUAS (CADSUAS), da rede socioassistencial de Joinville, pública e
privada.
▪ Resolução de problemas nos cadastros dos trabalhadores que estão no CADSUAS, por
meio de contatos com o chat do Ministério da Cidadania.
▪ Envio de formulário para cadastro mensal de ações das unidades e equipamentos da SAS.
▪ Registro de estagiários que estão ingressando nos campos de estágios dos equipamentos
da SAS.
▪ Levantamentos diversos, solicitados pela coordenação, voltados aos servidores e gestores.
▪ Atualização do organograma da SAS e telefones dos equipamentos.
▪ Demais atividades administrativas com orientação da coordenação.
6.5.1 REMOÇÕES
Os servidores da SAS que têm interesse em fazer a remoção do local de trabalho, preenchem
o formulário de remoção, por meio do link https://forms.gle/aHMbwYw62JKMZpCn9. As
respostas de interesse são organizadas por cargos, em abas específicas para cada cargo, para
centralizar as informações e controle.
Processo:
▪ Logar no Google Drive da Gestão do Trabalho.
▪ Abrir a planilha ‘Formulário de solicitação de remoção (respostas)’, no caminho: Meu
Drive>Transferência e Remoções>Remoções>Formulário de solicitação de remoção
(respostas).
▪ Verificar se algum servidor preencheu o formulário. Em caso positivo, copiar todos os
dados informados para a planilha ‘Remoções - Controle’, que está no mesmo caminho
acima. A planilha está organizada em abas, de acordo com os cargos.
142
▪ Na planilha ‘Formulário de solicitação de remoção (respostas)’, destacar a linha em cor de
preenchimento amarelo-claro, conforme linhas anteriores.
6.5.2 TRANSFERÊNCIAS
A Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, disponibiliza um link para acesso à planilha de
servidores de todas as Secretarias da Prefeitura de Joinville, que têm interesse na
transferência para a SAS. O Assistente/Agente Administrativo da Gestão do Trabalho acessa
esta planilha, quando necessário, para fazer levantamentos. O atalho para o link pode ser
acessado no caminho: Meu Drive> Transferências e Remoções>Cadastro de Servidores
Interessados em Transferência - SAS.
Processo:
▪ Logar no Google Drive da Gestão do Trabalho.
▪ Acompanhar, quando necessário, os servidores interessados em transferência para a SAS,
dependendo da necessidade ou solicitação da coordenação.
6.5.3 ESTÁGIOS
Os interessados em fazer estágio em um dos equipamentos da SAS, preenchem um formulário
de solicitação de campo de estágio. O Assistente/Agente Administrativo da Gestão do
Trabalho acompanha a planilha de estágios e, quando verificado interesse, para que se inicie
o procedimento de solicitação de estágio, cria um processo no Sistema Eletrônico de
Informações (SEI), para que o estagiário possa assinar os documentos necessários.
Processo:
▪ Abrir a planilha ‘FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CAMPO DE ESTÁGIO (respostas) no
caminho Meu Drive>Estágios>Estágios não remunerados (obrigatório).
▪ Verificar se algum estudante preencheu o formulário. Se sim, iniciar o processo no SEI -
Sistema Eletrônico de Informações.
▪ Abrir um novo processo no SEI, pelo caminho: SEI>Iniciar Processo>Gestão de Pessoas -
Estágio não remunerado.
▪ Preencher as informações do formulário e enviar para a SGP.
6.5.4 ORGANOGRAMA E TELEFONES DAS UNIDADES E EQUIPAMENTOS

À medida em que os cargos e telefones da Secretaria vão tendo mudanças, o
Assistente/Agente Administrativo da Gestão do Trabalho atualiza essas informações para que
fiquem atualizadas e compartilhadas com os gestores e servidores.
143
Organograma
▪ Abrir o arquivo editável do organograma, LibreOffice Draw, que está na rede
"M:\SAS\Planejamento\Geral\Gestão do Trabalho\Organograma".
▪ Inserir os dados do gestor ou cargo, de acordo com a necessidade
(inclusão/exclusão/alteração).
▪ Salvar em PDF e enviar o arquivo para a coordenação compartilhar com os outros gestores.
Telefones das Unidades e Equipamentos

▪ Abrir a planilha do Google Drive, que está no caminho: Meu Drive>Servidores>Telefones
das unidades / equipamentos.
▪ Incluir as alterações feitas no Organograma, do nome e cargo do gestor. A planilha é salva
automaticamente e como o link já está compartilhado com todos os gestores, não é
necessário compartilhar.
Observação: Esta planilha deve ser atualizada sempre que houver alguma alteração, Inclusão
ou correção de nomes, e-mails ou telefones.
6.5.5 LISTAS DE E-MAILS

Os e-mails dos servidores e gestores foram salvos em uma planilha separada e estão
organizados por cargo/função. No dia a dia, os coordenadores solicitam os e-mails de
servidores e a planilha deve estar sempre atualizada. Para isto, uma vez por mês, é preciso
fazer a atualização dos e-mails, de acordo com a planilha dos servidores, que são cadastradas
pelas coordenações (estes fazem a inclusão ou exclusão de servidores, onde também estão os
e-mails).
Processo:
▪ Abrir a planilha do Google Drive, que está no caminho: Meu Drive>Lista de E-mails>E-mails
servidores, por cargos.
▪ Com a planilha ‘E-mails servidores’ aberta, abrir também a planilha de Servidores, no
caminho: Meu Drive>Servidores>Servidores SAS - Geral.
▪ Copiar os e-mails da planilha ‘Servidores SAS - Geral’ e colar na planilha ‘E-mails Servidores,
por cargos’. A planilha é salva automaticamente e o link está compartilhado com todos os
gestores.
Observação: A planilha de e-mails é compartilhada com outros gestores e unidades e deve ser
atualizada uma vez por mês, haja vista as inclusões ou alterações que são feitas pelas
coordenações na planilha dos servidores.
144
6.5.6 CAPACITAÇÕES ORGANIZADAS E DIVULGADAS PELA SAS
A SAS, por meio da Coordenação de Gestão do Trabalho, organiza capacitações em parceria
com as outras coordenações da Secretaria. Além disso, capacitações e eventos de terceiros,
que têm relação com os temas da Assistência Social, são divulgados em um grupo no
Whatsapp, para todos os coordenadores dos equipamentos, para compartilhar com os
servidores. Estas capacitações, organizadas ou divulgadas, são registradas em uma planilha,
com o objetivo de controlar as horas de capacitações disponibilizadas aos servidores, para
registro no Relatório Mensal de Gestão (RMG) e atualização na intranet da Gestão do
Trabalho. A organização e acompanhamento de eventos, organizados pela SAS compreende
na criação de folders para divulgação, formulários de inscrições, listas de presenças, links de
acesso às plataformas de transmissão online. Envio de e-mails de divulgação destes eventos,
controle das inscrições, bem como a compilação dos dados e avaliações recebidas pelos
participantes.
Processo:
▪ Verificar semanalmente as capacitações que vão acontecer no mês corrente, na planilha
que está no caminho: Meu Drive>Capacitações>Controle de capacitações organizadas.
▪ Criar uma nova pasta com o título da capacitação e data de realização, no caminho Meu
Drive>Capacitações.
▪ Fazer uma cópia dos arquivos (Formulário de inscrição, Links Jitsi e presença, Registro de
presença 1 - INICIAL e Registro de presença 2 - FINAL), que estão no caminho Meu
Drive>Capacitações>Modelos: Certificados, Formulários e Registro de
Presença>Formulário, registros de presença e atalhos de links e mover para a nova pasta
da capacitação criada recentemente.
▪ Alterar o nome dos arquivos movidos para a pasta, dando o nome relacionado à
capacitação pretendida, com as especificidades do evento.
▪ Inserir informações da capacitação no Formulário de Inscrição e registros de presenças.
Criar o folder de divulgação (se necessário) e link da plataforma Jitsi Meet ou semelhante.
▪ Compartilhar folder e links criados para a coordenação que está organizando o evento,
para aprovação. Após, inicia-se a divulgação, por e-mail e grupos de WhatsApp.
6.5.7 CADSUAS
O sistema de cadastro do SUAS concentra os dados pessoais e profissionais, de todos os
trabalhadores do SUAS de Joinville, da rede pública ou privada. Estes dados são registrados
145
quando os trabalhadores são admitidos, demitidos, removidos ou transferidos dos locais de
trabalho. Para os servidores novos da SAS, é necessário enviar um link para preenchimento
dos dados e, quando preenchido, os dados são transportados para o CADSUAS. Qualquer
movimentação, seja remoção, transferência ou demissão, deverá ser alterada. No caso dos
trabalhadores da rede socioassistencial privada, a SAS criou uma planilha de controle, que é
atualizada pela coordenação do serviço, que avisa a Gestão do Trabalho, uma vez por mês, de
todas as alterações que ocorreram. Assim, será possível atualizar o sistema de todos os
trabalhadores do SUAS de Joinville
Processo:
▪ Abrir o sistema CADSUAS, por meio do site: http://aplicacoes.mds.gov.br/saa-
web/login.action?url=http%3A%2F%2Faplicacoes.mds.gov.br%2Fcadsuas%2FmainMenu.
html (login e senha são exigidos).
▪ Verificar o motivo da necessidade de atualização, podendo ser remoção, transferência,
exoneração ou aposentadoria de servidores. Inclusão ou exclusão de trabalhadores da
rede socioassistencial privada.
▪ No CADSUAS, abrir a aba correspondente aos Recursos Humanos do equipamento ou
instituição pretendida, para consultar os cadastros.
▪ Fazer a atualização e salvar.
Observação: para os casos de remoção, transferência ou exoneração, é necessário inserir a
data de ‘Término do Exercício da Função’.
6.5.8 INTRANET GESTÃO DO TRABALHO

A ferramenta de Intranet traz para os servidores um espaço para acessar o Calendário Mensal
de Ações, links de cursos da área da Assistência Social, relação das capacitações que a SAS
organiza e divulga para os seus servidores.
Calendário Mensal de Ações

O objetivo do calendário é fomentar a comunicação e a divulgação de ações executadas pela
SAS a todos os servidores, como forma de integração e reconhecimento do trabalho realizado
pelos servidores. No dia 20 de cada mês, o Assistente/Agente Administrativo da Gestão do
Trabalho envia para o e-mail de todos os gestores da Secretaria o link do formulário google
forms para preenchimento das ações do mês seguinte. Depois de informadas no formulários,
as ações são inseridas no calendário, para que todos os servidores tenham conhecimento dos
eventos que os equipamentos, unidades e coordenações estão participando.
146
Processo:
▪ Criar uma nova pasta no caminho Meu Drive>Calendário Mensal de Ações. Nomear a pasta
com o mês pretendido;
▪ Fazer uma cópia do Formulário enviado no mês anterior e mover para esta nova pasta
criada, atualizando o nome para o mês correto.
▪ Editar as informações e atualizar o mês e prazo para preenchimento;
▪ Enviar o link para o e-mail de todos os gestores da SAS;
▪ Após o preenchimento de todos, após o prazo informado, abrir as respostas e atualizar o
Calendário Mensal de Ações, que está no caminho: Meu Drive>Intranet Gestão do
trabalho>Intranet - calendário de ações.
Cursos com Certificados e Capacitações organizadas e divulgadas
Cursos com Certificados

Neste espaço, o Assistente/Agente Administrativo da Gestão do Trabalho insere os cursos de
interesse da Secretaria, que podem ser feitos pelos servidores e automaticamente são
disponíveis para todos os servidores.
Capacitações organizadas e divulgadas

Estas capacitações já estão registradas em uma planilha de controle e, também, são inseridas
mensalmente na intranet da gestão do trabalho, para conhecimento de todos os servidores.
Processo:
▪ Abrir a Intranet da Gestão do Trabalho no caminho Meu Drive>Intranet Gestão do
trabalho>Intranet Gestão do trabalho e atualizar, incluir ou excluir as informações
pretendidas.
Celebrações
São enviadas mensagens de felicitações aos servidores no Dia do Servidor Público assim como
nos dias nacionais de suas profissões. É elaborado um cartão, que é enviado por e-mail aos
servidores assim como pela coordenação no grupo de whatsapp “SAS Gestão”, para que os
coordenadores divulguem nos grupos de cada serviço.
147
Processo:
▪ Abrir o arquivo ‘Datas comemorativas’, no caminho Meu Drive>Servidores>Celebrações
(datas comemorativas).
▪ Identificar as datas comemorativas no mês e preparar a arte por meio de folder.
▪ Enviar para o e-mail dos servidores (vide lista de e-mails acima).
148
149
SUMÁRIO
7.1 GERÊNCIA GERAL

7.1.3 Solicitação de Materiais de Estoque ......................................................................... 151
7.1.4 Central de Serviços .................................................................................................... 151
7.1.5 Solicitação de Manutenção ....................................................................................... 151
7.1.6 Diárias ........................................................................................................................ 151
7.2 COORDENAÇÃO DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DO SUAS

7.2.1 Recebimento e Registro de Correspondências Externas - Postagem ....................... 152
7.2.2 Solicitação de Materiais de Uso e Consumo para a SAS ........................................... 152
7.2.3 Auxílio-Natalidade ..................................................................................................... 152
7.2.4 Informações Complementares .................................................................................. 154
7.3 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE COMPRAS

7.3.1 Parâmetros para Início e Término Processo de Compras ......................................... 155
7.3.2 Processo de Cadastro de Materiais e Serviços .......................................................... 157
7.4 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE INFORMÁTICA

7.4.1 Patrimônio ................................................................................................................. 158
7.4.2 Informática ................................................................................................................ 158
7.5 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE MANUTENÇÃO............................................................. 160
7.6 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE CONVÊNIOS

7.6.1 Atividades desempenhadas na Área de Prestação de Contas .................................. 161
7.7 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE GESTÃO DE CONTRATOS ............................................. 162
7.8 COORDENAÇÃO DA CENTRAL DE ABASTECIMENTO DAS UNIDADES

7.8.1 Área de Recebimento de Mercadorias ...................................................................... 163
7.8.2 Detalhamento das Ações ........................................................................................... 163
150
ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS - GUAF
7.1 GERÊNCIA GERAL

É realizado por todos que estão no setor e repassado para a área responsável pela demanda
da ligação.

Os Coordenadores auxiliam a Gerência.
7.1.3 SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS DE ESTOQUE

Realizado por servidor(a) específico(a).
7.1.4 CENTRAL DE SERVIÇOS

▪ Com relação àa manutenção da Central Telefônica ou solicitação de troca de toner, deverá
acessar o site CENTRAL DE SERVIÇOS: https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Preencher os itens do solicitante para realizar o pedido.
▪ Ao receber o toner, assinar a guia e arquivar na pasta "Correspondências Recebidas e
Emitidas”.
7.1.5 SOLICITAÇÃO DE MANUTENÇÃO

▪ É realizado pelo coordenador quando houver necessidade de solicitar pequenos serviços
e reparos, acessar o site CENTRAL DE SERVIÇOS:
https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Preencher os itens do solicitante para realizar a ordem serviço.
7.1.6 DIÁRIAS
151
7.2 COORDENAÇÃO DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
DO SUAS
7.2.1 RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS EXTERNAS - POSTAGEM

É o serviço prestado pela Secretaria de Assistência Social às pessoas em vulnerabilidade social,
que necessitam de envio de documentos via Correios. Os documentos são organizados pelo
Serviço que efetuou o atendimento ao usuário e chegam até a Gerência de Unidade de
Administração e Finanças - GUAF, após passar pela Gerência responsável pelo Serviço. Na
GUAF, preenche-se a planilha “Lista de Postagem”; após, envia-se para a Secretaria de
Administração e Planejamento, através de malote, uma vez por semana antes das 11 horas,
sendo organizado para enviar às sextas-feiras.
7.2.2 SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS DE USO E CONSUMO PARA A SAS

Os materiais solicitados ao abastecimento da SAS são de acordo com a necessidade e o que
tem disponível no Almoxarifado; no caso, utiliza-se o Almoxarifado 14. Os pedidos são
cadastrados e transmitidos via E-Pública:
▪ 08-Gestão de Estoques.
▪ 02-Solicitação de Material de Estoque.
▪ 01-Emissão de Solicitação - Adicionar Solicitação e preencher qual é o Almoxarifado (14-
SAS), Centro de Custo (0130.0007 - SEDE- SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL) e a
descrição.
Após, salvar a página e começar a adicionar os itens de acordo com os códigos. Terminado a
lista, salvar e liberar para que a chefia imediata faça a validação. Após validar, transmitir do E-
Pública para o e-mail do Abastecimento. Para controle interno, tem-se o processo SEI
22.0.150877-6 com a lista do que já foi solicitado.
Quando solicitado, encaminhar para a equipe, através de e-mail, documentos externos
recebidos via SEI.
7.2.3 AUXÍLIO-NATALIDADE
Processo Parte 1: Empenho

▪ Recebe-se o processo na Unidade SAS.UAF.ADE enviado pela SAS.UAS.ABR (após
conferência dos dados), solicitando o pagamento do benefício.
152
▪ Incluir os dados da usuária na planilha para o controle interno (no processo SEI, data do
memorando (SAS.UAS.ABR), unidade responsável, nome da usuária, nome da criança, mês
do parecer, titular da conta, UPM, dotação orçamentária.
▪ Verificar a fonte de recurso (FMAS ou F0100).
▪ Após o recebimento do memorando solicitando pagamento, inicia-se o processo no SEI de
Contadoria - Nota de Empenho. (Aux. Natalidade - com o nome da beneficiária na
especificação).
▪ Inserir documento de Solicitação de Nota de Empenho e usar como modelo doc. de
processo. Fazer as alterações necessárias no doc (geralmente, são: nome, CPF, dados
bancários, valor, quantidade de UPMs e número do memorando SEI); assinar; informar ao
Coordenador para assinar; disponibilizar o bloco à gerência, e por último enviar para
assinatura da Secretária. Após a assinatura da Secretária, enviar processo para
SEFAZ.UCG.AEO.
Processo Parte 2: Liquidação

A próxima etapa é solicitar a Liquidação:
Novamente na planilha de controle interno, colocar o número do empenho, vencimento e o
número do processo de liquidação (este após criar o processo relacionado).
Retornando o processo da SEFAZ com a nota de empenho, abrir processo relacionado de
Contadoria - Liquidação de Despesa.
Inserir o documento solicitação de subempenho/liquidação. Na solicitação de subempenho
liquidação fazer as alterações necessárias no documento (verificar nome, conta data - no
campo vencimento); assinar; salvar; fechar, e iniciar fazendo o aviso de movimento/empenho
em liquidação para depois ser transmitido ao SEI:
▪ No E-Pública (unidade PMJ ou FMAS), adicionar “em liquidação”.
▪ No menu, digitar 06.06.02.01 (empenho em liquidação).
▪ Clicar em “Adicionar Empenho em Liquidação”.
▪ Digitar na solicitação empenho, data atual e valor, clicar em próximo.
▪ Clicar em “Relacionar Doc. Fiscal” e depois, em “Adicionar Diversos”. Preencher o número
▪ documento SEI de liquidação (o número do documento no processo), data, valor,
descrição e clicar em próximo.
▪ Após, deverá salvar e clicar em “Aviso de Movimento” e “Transmitir”. Digitar no campo
unidade SAS.UAF.ADE; digitar número processo SEI; tipo do documento “Aviso de
Movimento - Empenho em Liquidação” e confirmar.
153
▪ No SEI, atualizar a página do processo (clicando no número do processo) e editar o
documento “Aviso de Movimento - Empenho em Liquidação” que foi transmitido do E-
Pública. Selecionar todo o texto e alterar para Tabela Texto 8, assinar e enviar para
SEFAZ.UAF.ADE. Concluir o processo da nota de empenho correspondente.
▪ Sempre conferir antes de enviar o processo.
Processo Parte 3: Quando retornar da SEFAZ

Se processo for dotação SAS: dar ciência na programação de pagamento e concluir o processo.
Se o processo for de dotação FMAS: atribuir o processo para o servidor responsável em fazer
os pagamentos.
Se o pagamento não foi efetivado no caso de ter sido feito pela PMJ:
▪ A Informação deverá ser repassada à Unidade solicitante que fornecerá os novos dados
bancários.
▪ Após deverá ser incluído no processo Contadoria - Nota de Empenho, um memorando
solicitando alteração dos dados bancários no empenho assinado pelo servidor e chefia
imediata, e remeter o mesmo para a unidade SEFAZ.UCG.AEO, que incluirá um
memorando informando a alteração e remetendo o processo para a unidade solicitante.
▪ Posteriormente, a Comissão de Fiscalização e Recebimento deverá incluir um memorando
no processo Contadoria - Liquidação de Despesa, informando a alteração e remeter para
unidade SEFAZ.UAF.ATE com o seguinte texto: “Informamos a alteração dos dados
bancários, conforme Memorando (incluir link do memorando da SEFAZ.UCG.AEO)”.
Se o pagamento não foi efetivado no caso de ter sido feito pelo FMAS
A Informação deverá ser repassada à Unidade solicitante, que fornecerá os novos dados
bancários.
Após, atribuir ao servidor responsável, que fará nova tentativa de pagamento.
7.2.4 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

Conselheira Suplente do CMAS e integrante da Comissão de Legislação de Normas e
Financiamento que tem reuniões semanais todas às quartas-feiras na Casa dos Conselhos, e
por mês ocorre a Plenária do CMAS.
Recentemente secretária da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD -
Programa de Gestão Documental do Município de Joinville.
154
7.3 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE COMPRAS
7.3.1 PARÂMETROS PARA INÍCIO E TÉRMINO PROCESSO DE COMPRAS

Descrição:
▪ Consultar se existe processo semelhante no acompanhamento especial, podendo
pesquisar no SEI em outras Secretarias.
▪ Consultar no E-Pública a existência de cadastro dos itens solicitados; caso não possua,
realizar a abertura do processo “Suprimento - Cadastro de Materiais e Serviços”, consultar
item cadastro de materiais.
▪ Autuar o processo de “Suprimentos - Requisição de Compras”.
▪ Inserir “Justificativa para Contratação”.
▪ Inserir “Termo de Referência” deve constar todos os itens do pleito inicial.
No E-Pública iniciar no Fundo a solicitação conforme abaixo:

▪ Adicionar solicitação.
▪ No centro de custo selecionar “Fundo Municipal de Assistência Social”, quando FMAS.
▪ No centro de custo selecionar “SAS” quando for da PMJ.
▪ Na descrição descrever, de maneira sintética, algo que remeta à modalidade de
contratação.
▪ Clicar na opção “Itens”.
▪ Clicar na opção “Editar lista de itens”.
▪ Na coluna “Material/Serviço” digitar o código do material e/ou serviço.
▪ Na coluna “Quantidade” digitar o quantitativo pleiteado (caso não possua, digitar somente
“1”).
▪ Na coluna “Valor unitário” digitar R$ 1,00.
▪ Caso possua mais itens para cadastro clicar no ícone “+”.
▪ Sugestão: a cada 5 itens cadastrado clicar em “Confirmar”.
▪ Disponibilizar, em bloco de assinaturas, a Justificativa e o Termo de Referência para
validação e assinatura do (s) solicitante (s).
▪ Após assinatura, iniciar a pesquisa de preço no site de “Painel de Preços”, podendo utilizar
o https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca) para agilizar selecionando a
finalidade do processo (Material ou Serviço).
155
▪ Caso não possua no painel de preço, evidenciar no documento “Orçamento Planilhado” a
inexistência do serviço ou material no site.
▪ Pesquisar editais, pregões e contratos já existentes na internet.
▪ Após, começar a realizar a pesquisa de preço para os fornecedores enviando a listagem
com o descritivo e quantitativo (tem que ter no mínimo 3 cotações por produto ou
serviço).
▪ Montar o “Orçamento Planilhado” conforme modelo, documento SEI 0011875470 (pode
ser utilizado para as 2 modalidades).
▪ Após coletar assinatura de quem fez o “Orçamento Planilhado” e a Coordenação.
▪ Iniciar o processo “Orçamento - Validação de Solicitação”, relacionado ao processo de
Suprimentos.
▪ No E-Pública selecionar a requisição inerente ao pleito.
▪ Clicar em “Despesas”.
▪ Clicar em “Adicionar despesa”.
▪ Digitar o código reduzido da despesa.
▪ Digitar o valor indicado.
▪ Após, clicar em “Confirmar”.
▪ Incluir todas as despesas inerentes segregadas por fundo ou PMJ.
▪ Voltar para o número da requisição.
▪ Clicar em “Liberar” - Movimentos.
▪ Clicar em “Impresso”.
▪ Clicar em “Transmitir”.
▪ Na “Unidade” sempre selecionar SAS.UAF.
▪ No “Número SEI” inserir o número do processo “Orçamento - Validação de Solicitação”.
▪ No “Tipo do documento” selecionar “Requisição de compras”.
▪ Clicar em “Confirmar”.
▪ Assinar a(s) requisição(ões).
▪ Inserir Memorando, modelo 0012051661 para assinatura da coordenação.
▪ Após, enviar para SAP.UOR e aguardar validação.
▪ Após validada, deverá ser transmitida a(s) requisição(ões) de compras no processo de
“Suprimentos - Requisição de compras”.
▪ Verificar se a(s) requisição(ões) estão com a “Situação - Validada”.
▪ Assinatura pelo servidor, coordenação e gerente.
▪ Após assinaturas, a coordenação envia processo para SAP.USU.ARE.
156
7.3.2 PROCESSO DE CADASTRO DE MATERIAIS E SERVIÇOS
▪ Gerar processo SEI “Suprimentos - Cadastro de Materiais e Serviços” relacionado ao
processo de “Suprimentos - Requisição de Compras”.
▪ Inserir documento SEI “Solicitação de Cadastro de Material/Serviço”.
▪ Realizar pesquisa na Internet (para materiais - mínimo 3) ou prestadores de serviços;
▪ Inserir os resultados das pesquisas.
▪ Preencher no campo “Informações sobre o Material/Serviço” no documento de
“Solicitação de Cadastro de Material/Serviço” o(s) material(is)/serviço(s) a serem
cadastrados, assinar e enviar para SAP.USU.ACM.
▪ Após retorno, lançar na solicitação inerente os códigos enviados.
Observações: Atividade realizada de acordo com demanda, regulamentada pela IN 01/2021,
documento SEI 0010227106.
157
7.4 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE INFORMÁTICA
7.4.1 PATRIMÔNIO
Diretrizes para Guarda e responsabilidade de Bem Móvel

O Controle dos bens patrimoniais será realizado por intermédio dos procedimentos e
transferências de bens e dos inventários.
A Área de Patrimônio Móvel tem como prática a realização do inventário anual dos bens
patrimoniais com base nos registros existentes de cada unidade ou programa administrativo.
A responsabilidade sobre o bem Móvel fica para o servidor, coordenador, diretor, secretário,
etc, a qual o bem tombado está vinculado.
A responsabilidade dos Bens é efetuado com um Termo de Responsabilidade, por meio de um
Processo no sistema SEI, o qual se compromete pela guarda e conservação dos bens
discriminados.
Não é permitido ao responsável emprestar/ceder ou dar fim diferente ao uso proposto ao
bem patrimonial, sob pena de responsabilidade e aplicações de sanções legais e conforme
determina o estatuto municipal.
Deve o responsável comunicar formalmente à área de patrimônio a qual o bem esteja
vinculado, na ocorrência de avarias e desaparecimento, transferência, ociosidade,
obsolescência ou irrecuperabilidade do bem sob sua guarda.
Quanto à remoção do bem com transferência para outro local, quando necessário, efetuar
uma comunicação no sistema GLPI, para a área de Manutenção SAS e Patrimônio SAS no
sentido de se agendar os serviços a serem efetuados.
O responsável compromete-se comunicar formal e imediatamente a área de patrimônio a qual
os bens estejam vinculados, quando a sua desvinculação de função ou cargo e/ou local de
trabalho, solicitando a transferência de todos os bens sob sua responsabilidade ao novo
responsável, para que sejam adotadas as medidas cabíveis com relação à transferência da
responsabilidade.
7.4.2 INFORMÁTICA
Atender o telefone e realizar o registro das solicitações.
Receber e tratar e-mails com solicitações e desenvolver atividades organizacionais para
atendimentos.
158
Do sistema de GLPI: receber, tratar, redirecionar e atender solicitações diversas.
Fazer a prestação de contas de chamados e atendimentos.
Visitar programas, relacionar e manter inventário de equipamentos de informática e
periféricos atualizados.
Agenda manutenções preventivas e corretivas.
Interagir remotamente com usuários e aplicar soluções diversas conforme chamado
registrado.
Montar estratégias e planos para operacionalizar fluxos de trabalho semanais.
Cuidar da agenda de atendimentos e redistribuir chamados conforme a gravidade e fila de
entrada.
Cuidar da parte administrativa do serviço de informática.
159
7.5 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE MANUTENÇÃO
Não tem agentes administrativos, apenas auxiliar de serviços gerais.
160
7.6 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE CONVÊNIOS
7.6.1 ATIVIDADES DESEMPENHADAS NA ÁREA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Emissão de Pareceres
▪ Emissão do atesto da apresentação da prestação de contas.
▪ Encaminhamento do processo às Comissões (FIA, SAN, CMAS).
Análises inicial de prestações de contas (mensal)

▪ Análise do Balancete Contábil de Despesa (receita x despesa).
▪ Análise regularidade dos documentos de despesas apresentados pela entidade e
solicitação de devolução ante dano ao erário.
▪ Análise referente as obrigações tributárias.
▪ Análise referente ao enquadramento da equipe técnica sob o NOBSUAS.
▪ Análise de compatibilidade das despesas frentes ao objeto pactuado.
▪ Emissão de relatório de análise e recebimento das correções.
▪ Solicitação de Estorno de pagamento (mediante setor despesa).
▪ Solicitação de anulação de saldo de empenho.
Parecer Técnico
▪ Emissão de parecer técnico (com aprovação regular das prestações de contas e/ou
irregular).
▪ Remessa do processo à Controladoria geral do Município - CGM.
▪ Manifestação - CGM (saneamento dos apontamentos).
▪ Emissão de informativo.
▪ Emissão de despachos.
Baixa de Prestações no E-Pública (lançamento e aprovação).
Lançamento contábil no E-Pública.
Orientação/apoio às Entidades Parceiras.
Emissão de Certidões Negativas (municipal, estadual, federal, trabalhista, FGTS).
161
7.7 COORDENAÇÃO DA ÁREA DE CONTRATOS
Não tem agente administrativo, apenas uma Administradora.
162
7.8 COORDENAÇÃO DA CENTRAL DE ABASTECIMENTO DAS
UNIDADES
7.8.1 ÁREA DE RECEBIMENTO DE MERCADORIAS

Área responsável por administrar o fluxo de entrada de mercadorias, desde o levantamento
para início de processo de compras à conferência da mercadoria no ato da entrega. As
responsabilidades são:
▪ Levantamentos de necessidade junto aos equipamentos através de planilha do drive para
iniciar o processo junto à área de compras.
▪ Monitoramento dos processos no SEI.
▪ Realizar a fiscalização dos contratos, garantindo a execução fiel dos mesmos.
▪ Cadastrar e fazer movimentação referente a entrada de mercadorias no sistema E-Pública.
▪ Monitoramento do E-mail abastecimento@joinville.sc.gov.br.
▪ Monitoramento das planilhas do drive / rede de forma estarem sempre atualizadas.
▪ Arquivar e organizar os documentos físicos que envolvem a área.
7.8.2 DETALHAMENTO DAS AÇÕES
Levantamento de necessidade junto aos equipamentos, através de planilha do drive para

iniciar o processo junto à área de compras
▪ Criar planilha no drive e compartilhar com os equipamentos da SAS com os respectivos
itens do processo de compras.
▪ Monitoramento dos processo no SEI.
▪ Recebimento e acompanhamento de processos (Contratos / empenhos).
▪ Recebimento dos processos referente a aquisição dos produtos; registro em planilha do
drive.
▪ Conferência e assinatura das Certificações Fiscais e Notificações (se fiscais de contrato).
Realizar a fiscalização dos contratos, garantindo a execução fiel dos mesmos

▪ Ter conhecimento dos editais, termos de referência e contratos efetivados com os
fornecedores que entregam mercadoria na Central de Abastecimento.
▪ Receber as mercadorias na Central de Abastecimento e realizar a conferência conforme
processo de compras e enviar as notas para a Área de Gestão de Contratos.
163
▪ Conferir e assinar as certificações fiscais e notificações decorrentes de contratos com os
fornecedores.
Cadastrar e fazer movimentação referente a entrada de mercadorias no sistema E-Pública

▪ Cadastrar a nota fiscal.
▪ Relacionar itens (somente na PMJ).
▪ Cadastrar lotes de produtos.
▪ Cadastrar movimentação de entrada da mercadoria.
Monitoramento do E-mail abastecimento@joinville.sc.gov.br

▪ Solicitar à coordenação do equipamento a vinculação do e-mail ao e-mail institucional do
servidor (E-mail abastecimento@joinville.sc.gov.br).
▪ Receber as solicitações dos equipamentos.
Os pedidos podem ser transmitidos através:
▪ E-Pública, quando se tratar de material armazenado em estoque e que não se trata de
doação.
▪ E-mail simples, quando se tratar de material de doação ou pedido de gás.
▪ Contato com fornecedores (pedidos, recebimento de notas fiscais, notificações etc).
Monitoramento das planilhas do drive /rede de forma estarem sempre atualizadas

▪ Incluir as solicitações dos equipamentos em planilha do drive e repassar para a Área de
armazenagem e distribuição de mercadorias.
▪ Quando identificado novo contrato ou empenho ordinário, criar planilha para confecção
de pedido e controle de saldo / vigência.
▪ Montar os pedidos aos fornecedores conforme demanda.
▪ Incluir novos pedidos na planilha de “numeração de pedidos” e na planilha do respectivo
Contrato / Autorização de Fornecimento.
▪ Arquivar e organizar os documentos físicos que envolvem a área.
Área de armazenagem e distribuição de mercadorias

Armazenar as mercadorias:
▪ Os materiais serão armazenados conforme tipo de material e somente após a conclusão
da conferência da Nota Fiscal.
164
Realizar consulta de saldo, na planilha do drive, de acordo com as solicitações / almoxarifado:
▪ Com as solicitações em mãos conferir se a quantidade solicitada está de acordo com o
estoque existente.
▪ Anotar na solicitação possíveis dúvidas relacionadas à unidade de medida dos itens.
Separar e conferir as mercadorias para distribuição aos equipamentos:
▪ A separação deve ocorrer sempre em duas pessoas, sendo necessária a assinatura de
ambas na solicitação.
Atender, através do sistema E-Pública e/ou protocolo avulso, as solicitações:
▪ O atendimento deve ser exatamente com a quantidade separada para a solicitação.
Organizar cronograma de distribuição das solicitações, respeitando os prazos e rotas
estabelecidos no processo SEI 22.0.216016-1:
▪ No processo SEI já constam as rotas. Fazer as separações e atendimentos de forma que
respeite as rotas definidas.
Realizar contagens periódicas das mercadorias armazenadas:
▪ Contagens mensais dos alimentos e anual dos demais itens.
Monitoramento das planilhas do drive / rede de forma estarem sempre atualizadas:
▪ Manter sempre as planilhas (drive - movimentação de estoque) e protocolos atualizados
(protocolos avulsos).
Arquivar e organizar os documentos físicos que envolvem a área:
▪ Arquivar os documentos de acordo com o tipo.
Contato via telefone ou e-mail com os equipamentos.
Controle de notas fiscais do abastecimento do veículo oficial utilizado pela Central.
165
166
SUMÁRIO
8.1 ENTRADA E SAÍDA DE DOCUMENTOS

8.1.1 Da Análise dos Documentos Recebidos .................................................................... 168
8.1.2 Arquivo de Documentos ............................................................................................ 168
8.1.3 Da Saída de Documentos ........................................................................................... 169
8.2 LEIS DOS RESPECTIVOS CONSELHOS E SUAS ALTERAÇÕES ........................................ 174
8.3 DIÁRIAS......................................................................................................................... 175
8.4 OUTROS
8.4.1 Pedidos ao Abastecimento ........................................................................................ 176
8.4.2 Ordem de Serviço ...................................................................................................... 176
8.4.3 Planilhas de Acompanhamento da Orbenk ............................................................... 177
8.4.4 Informações Gerais .................................................................................................... 177
167
8. MANUAL ADMINISTRATIVO DA UNIDADE DE APOIO AOS
CONSELHOS - UAC
8.1 ENTRADA E SAÍDA DE DOCUMENTOS
8.1.1 DA ANÁLISE DOS DOCUMENTOS RECEBIDOS

A entrada de documentos para a Unidade de Apoio aos Conselhos acontece na recepção, que
é realizada por servidores em forma de rodízio, que darão encaminhamento para cada
Conselho, onde os documentos serão protocolados pelo administrativo.
Quando da entrada de documentos, o administrativo verifica:
Da pré-análise ao protocolo
Antes da efetivação do protocolo, deverá ser observado a competência da unidade em relação
ao destinatário do documento. Em não sendo o recebedor, deverá ser comunicado a recusa,
justificando e promovendo a orientação quanto ao local correto.
Da entrada e registro de documentos

Todos os documentos recebidos, após verificar se o endereço está correto, são protocolados
com data e assinatura de quem recebeu. Posteriormente, os documentos são triados e dados
os devidos encaminhamentos, considerando a possível existência de prazo para resposta. No
recebimento dos documentos, os mesmos já são digitalizados e salvos na rede.
8.1.2 ARQUIVO DE DOCUMENTOS

Os documentos a serem arquivados se subdividem em físico e digital.
Arquivo Físico
Todos os documentos (originais) são arquivados em suas devidas pastas, com organização
anual, seguindo a organização e ordem cronológica, conforme identificação constante nas
mesmas. São separados de acordo com sua especificidade e devem ser arquivados na pasta
de acordo com o título ou assunto do documento:
▪ Ofícios Recebidos.
168
▪ Memorandos Recebidos.
▪ Ofícios Expedidos.
▪ Memorandos Expedidos.
▪ Outros Documentos.
Os documentos físicos recebidos devem ser digitalizados e arquivados em pasta digital.
Arquivo Digital
Os documentos digitais são separados de acordo com a sua especificidade e devem ser
arquivados na pasta digital, em rede, de acordo com o título ou assunto do documento.
8.1.3 DA SAÍDA DE DOCUMENTOS

Todos os documentos expedidos pelos Conselhos deverão ser salvos na pasta,
M:\SAS\Conselhos\ …. (abrir pasta dentro do Conselho de referência com o nome do
documento).
Os documentos que saem dos Conselhos e/ou Coordenação podem ser:
▪ Ofício.
▪ Memorando.
▪ Outros Documentos.
OFÍCIOS
Os Ofícios ficam na rede interna da PMJ, no endereço: SAS\Conselhos\(nome do
Conselho)/ANO/OFÍCIOS.
Emitir Ofícios
Os Ofícios são feitos por cada Conselho e seguem a numeração do ano. No início do ano, essa
numeração recomeça a partir do número 001.
O Ofício, quando enviado através do SEI, será salvo na pasta da rede. No caso de envio por
meio físico, serão impressas 2 (duas) vias, sendo uma para protocolo e a outra para o
destinatário com os anexos, quando houver. Este protocolo será arquivado ao retornar.
Despachar Ofícios
Quando do despacho de ofícios, a Secretaria Executiva deverá:
▪ Coletar as assinaturas - eletrônica via SEI, Física, Digitalizada (mediante autorização).
169
▪ Despachar documento:
Por motorista: O recebedor protocolará o documento e o motorista devolverá no
Conselho. A Secretaria Executiva receberá a via protocolada e dará os devidos andamentos
e arquivar o documento.
Por E-mail: Deve-se consultar, junto ao destinatário, se o Ofício assinado pode ser enviado
por e-mail. O envio do e-mail deverá ocorrer somente por endereço eletrônico do
Conselho com solicitação de confirmação de leitura.
Por Correio: No caso de envio pelos Correios, o envelope com AR preenchido deverá ser
entregue no respectivo setor de despacho. Deve-se aguardar o AR assinado, para garantir
que o documento chegou no destino.
Por SEI: No caso de envio via SEI para PMJ, deverá ser consultada a Unidade a ser enviada.
Havendo necessidade, deve-se fazer contato com a Unidade para conhecimento dos
devidos encaminhamentos. Mandar por e-mail dentro do SEI, caso tenho o e-mail
institucional do serviço.
MEMORANDOS
Os Memorandos ficam na rede interna da PMJ, no endereço: SAS\Conselhos\(nome do
conselho)/ANO/MEMORANDOS.
Emissão e recebimento de Memorandos

Específico para a Coordenação de Apoio a Casa dos Conselhos.
Os memorandos são documentos enviados para setores e/ou serviços dentro da Prefeitura
Municipal de Joinville - PMJ. Os Memorandos feitos na Coordenação seguem a numeração
automática do SEI e serão enviados via sistema.
CORREIO ELETRÔNICO
O envio de e-mail deverá ocorrer somente por endereço eletrônico do Conselho com
solicitação de confirmação de leitura, sendo que o seu remetente deverá identificar-se
quando do uso do e-mail do Conselho.
SEI
Conforme orientações: https://wiki.joinville.sc.gov.br/index.php/Área:_SEI.
170
Processos realizados via SEI
DA ELABORAÇÃO DE ATAS
As atas são redigidas normalmente pelos Conselheiros; todavia, os agentes administrativos
deverão observar alguns procedimentos para dinamizar esse processo:
▪ Assistir e anotar as reuniões do Conselho.
▪ Deixar um documento de ata pré escrito, citando os elementos comuns como a pauta, os
documentos recebidos (deixando espaço para anotação de encaminhamento e
deliberação). Este documento deverá ser enviado em modo editável ao Conselheiro que
se encarregará de fazer a ata.
Atas das reuniões ordinárias e extraordinárias

Após elaborada e aprovada, será necessário abrir um processo no SEI, Atos do Admin. dos
Poderes Exec. e Leg. - Publicação (exclusivo para o CMAS), ou Gestão - Conselhos Municipais
(demais Conselhos) e criar um novo documento “Ata”. A Ata será copiada na íntegra para o
documento eletrônico no SEI, sendo assinada eletronicamente pelo presidente e/ou vice
presidente; no mesmo processo, deve ser anexada a lista de presença. Os documentos serão
convertidos em PDF, sendo salvos na pasta ATAS.
O Conselho Municipal de Assistência Social - CMAS) tem a obrigatoriedade legal de publicar
as Atas em veículo oficial de informação do Município (Diário Oficial do Município - DOEM);
portanto, as atas do CMAS, após devidamente assinadas, deverão ser agendadas via SEI para
publicação no Diário Oficial do Município - DOEM.
Publicar no site da Prefeitura/departamento/conselhos/NOME DO CONSELHO.
RESOLUÇÕES
Após elaboradas, será necessário abrir um processo no SEI, Atos do Admin. dos Poderes Exec.
e Leg. - Publicação, e criar um novo documento “Resolução”. Será aberto apenas um processo
anual, o que facilitará a organização das publicações. A Resolução será copiada na íntegra para
o documento eletrônico no SEI, sendo assinada eletronicamente pelo presidente e/ou vice
presidente (verificar as legislações pertinentes de cada Conselho); quando necessário, serão
anexados outros documentos relacionados à resolução. Será realizado o agendamento da
publicação em veículo oficial de informação do Município (ícone disponível dentro do
processo SEI). Ao ser publicada, o processo será convertido em PDF, sendo salvo na pasta
RESOLUÇÕES. A resolução será impressa e arquivada na pasta da rede.
171
Decretos de nomeação de Conselheiros de Gestão e suas respectivas alterações
Após a realização das Assembleias/Fórum de Eleição, juntada dos documentos, é necessário
que se inicie um processo com o nome Atos do Executivo - Decretos. Nesse processo, serão
inseridos os seguintes documentos: Ofícios de Indicações, Homologações das Indicações,
Nominata dos Conselheiros, entre outros. O ofício deve ser assinado eletronicamente pelo
presidente e/ou vice presidente. A Secretaria Executiva de cada Conselho faz a análise da
nominata e, posteriormente, é enviado ao Gabinete da Secretaria de Assistência (SAS.NAD).
Sendo necessário, entrar em contato com a coordenação do Gabinete, a fim de informar o
encaminhamento. Após a publicação do decreto, o mesmo deve ser convertido em PDF, sendo
salvo na pasta correspondente.
Para possíveis alterações de decreto, o processo deve ser iniciado da mesma forma; todavia,
os documentos a serem incluídos corresponderão com a alteração desejada. O processo de
alteração também deve ser vinculado ao Decreto que está alterando.
Publicação no Site da Prefeitura (Atas, Resoluções, Decretos)

As publicações no site da PMJ, nas áreas dos respectivos Conselhos, serão feitas mediante e-
mail dos documentos, dentro do processo onde se encontra o documento. Os documentos
publicados em Diário Oficial devem primeiro aguardar a publicação para depois encaminhar
para disponibilização no site.
Ofícios
Quando da realização de ofício no SEI: após a redação feita pela equipe técnica da secretaria
executiva, a equipe administrativa deverá fazer sua formatação em ofício. Será necessário
abrir um processo no SEI, “Gestão-Conselhos Municipais” e criar um novo documento
“Ofício”. Caso o ofício tenha sido criado no editor de textos, o mesmo deverá ser copiado na
íntegra para o novo documento eletrônico; caso o elaborado diretamente, é só redigir o texto
no documento e salvar na pasta da rede.
Após elaborado o documento, deve ser disponibilizado para assinatura externa para o
Presidente e/ou vice-presidente do Conselho para que o mesmo faça eletronicamente, ou
através de assinatura digitalizada. O envio poderá ser feito via Unidade (SAS.UAC), ou
impresso e enviado em via física.
172
Ouvidoria
As ouvidorias são tratadas exclusivamente via SEI. Cada Secretaria Executiva fica responsável
pelo acompanhamento de suas ouvidorias
Nos casos em que a ouvidoria precisar de um posicionamento dos Conselhos, a secretaria
executiva deve repassar o conteúdo ao Conselho para deliberação e posterior lançamento das
informações no respectivo processo.
Abrir a ouvidoria e verificar se é do respectivo Conselho e repassar para o técnico verificar os
assuntos e encaminhamentos.
A resposta será encaminhada pela secretaria executiva direto para o órgão remetente.
173
8.2 LEIS DOS RESPECTIVOS CONSELHOS E SUAS ALTERAÇÕES
Para criação ou alteração de uma lei, deve-se criar processo específico no SEI com a minuta,
já aprovada em Conselho e encaminhar para o Gabinete da SAS, validar e enviar para análise
da PGM.
Após validado este processo, segue para a SEGOV, que encaminha para a Câmara de
Vereadores.
Cabe ao administrativo acompanhar se houver alguma alteração no processo e encaminhar
e/ou repassar ao técnico.
174
8.3 DIÁRIAS
175
8.4 OUTROS
8.4.1 PEDIDOS AO ABASTECIMENTO

No primeiro dia útil do mês, deverá ser feito um levantamento de estoque atual no
almoxarifado da Casa dos Conselhos. Alimentar a Planilha “Solicitação de Materiais” com o
levantamento de estoque e com os itens a serem pedidos no mês.
Os pedidos de materiais mensais e alimentícios semanais são realizados pelo administrativo
da Coordenação.
Conforme instruções do Setor de Abastecimento, a solicitação de pedidos de hortifruti,
panificação e alimentos devem ser feitos até terça-feira para recebimento entre terça e quarta
da semana seguinte. Será compartilhada planilha onde os equipamentos informarão a
necessidade, de acordo com o saldo do contrato. Os pedidos serão cadastrados e transmitidos
via e-pública para o e-mail: abastecimento@joinville.sc.gov.br.
Os pedidos dos demais produtos também será via E-Pública, não havendo limite de pedidos
por equipamentos. Consultar o estoque x almoxarifado disponível na planilha compartilhada
com cada equipamento. Não há necessidade de separar pedido de limpeza, higiene,
expediente, respeitar somente a divisão do almoxarifado. Os pedidos serão cadastrados e
transmitidos via e-pública para o e-mail: abastecimento@joinville.sc.gov.br.
Caso as solicitações não sejam validadas pelo coordenador, o administrativo terá que reavaliar
as quantidades e/ou itens a serem pedidos e novamente liberar para validação.
Pedidos emergenciais devem ser autorizados/validados pela respectiva gerência, onde deverá
ser observada a complexidade e impacto que o item fará no equipamento. Para estes casos,
o pedido deve ser feito somente com o(s) item(s) considerado(s) urgente(s). No campo
“Observação”, informar que se trata de um pedido urgente. Transmitir para o abastecimento
e o e-mail da respectiva gerência. A gerência deverá responder o e-mail ao abastecimento
validando ou não como urgente o pedido.
8.4.2 ORDEM DE SERVIÇO

As ordens de serviço, devem seguir numeração própria respeitando o serviço e ano.
Setor de Manutenção
Quando há necessidade de solicitar reparos e pequenos serviços, deve ser feita a solicitação
através do GLPI.
176
Informar o coordenador do problema, que já autoriza a realizar a abertura do chamado.
Informática
O setor de informática (TI SAS) será acionado através do GLPI com abertura de chamado.
▪ Manutenção de computadores e itens relacionados.
▪ Substituição de tôner - Fazer pedido via https://centraldeservicos.joinville.sc.gov.br/.
▪ Acesso e configurações à rede.
▪ Acesso ao SEI (mudança de unidade, atualização de senhas bloqueadas).
Com relação à manutenção da central telefônica deverá ser feito abertura de chamado e
categorizar o item telefonia por meio da página centraldeservicos.joinville.gov.br do setor
SAP.UTI.AMA e o setor de TI SAS poderá ser informado para atuar como apoio.
8.4.3 PLANILHAS DE ACOMPANHAMENTO DA ORBENK

O administrativo que apoia a coordenação deve fazer mensalmente a elaboração e envio dos
instrumentais de monitoramento da zeladoria, deverá criar dentro de processo próprio criado
e enviado pela SAP, dois documentos:
▪ Instrumento de Medição do Resultado - IMR.
▪ Planilha de Avaliação da Qualidade dos Serviços.
O processo sempre é enviado no início de cada mês. O administrativo deve acrescentar esses
dois documentos relativos aos serviços prestados no mês anterior e devolver para a unidade
de origem. Caso haja deméritos na execução do serviço, para fins de decréscimo na pontuação
da empresa contratada, as falhas são computadas como “ocorrências” e devem ser
registradas através de informe no dia que ocorreu.
8.4.4 INFORMAÇÕES GERAIS

Referente ao RMA, cada Conselho faz o seu preenchimento e encaminha para o administrativo
da coordenação, até a data estipulada pela área responsável.
É realizado um rodízio entre os quatro administrativos para realizar o atendimento na
recepção e central telefônica da Unidade de Apoio aos Conselhos. Além de fazer o
atendimento na recepção, também faz a assessoria ao respectivo Conselho.
O administrativo que realizar o apoio ao Coordenador da Unidade de Apoio aos Conselhos,
deve ter uma planilha de controle da abertura dos chamados. Quem abriu o chamado, vai
precisar alimentar o status da planilha para conhecimento de todos.
177
178
SUMÁRIO
9.1 ATENDIMENTO AO PÚBLICO

9.1.1 Ao telefone ................................................................................................................ 180
9.1.2 Pessoalmente ............................................................................................................ 180
9.2. CONSULTA NA PLANILHA ............................................................................................ 181
9.3 REGISTRO DE CASOS .................................................................................................... 183
9.4 ENCERRAMENTO DE CASOS ........................................................................................ 184
9.5 OFÍCIOS PARA REGISTRAR ........................................................................................... 186
9.6 RECEBIMENTO E ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS ...................................................... 187
9.7 APOIA ........................................................................................................................... 189
9.8 DOCUMENTOS PARA ARQUIVAR ................................................................................ 190
9.9 MANUTENÇÃO DO ARQUIVO ...................................................................................... 191
9.10 PROCEDIMENTOS INTERNOS ..................................................................................... 192
ANEXOS
Anexo I - Planilha de Casos Abertos/Andamento............................................................... 193
Anexo II - Coleta de Ponto do Relógio Henry ..................................................................... 195
Anexo III - Pesquisa no Olostech ....................................................................................... 196
179
9. MANUAL ADMINISTRATIVO DO CONSELHO TUTELAR - CT
9.1 ATENDIMENTO AO PÚBLICO
9.1.1 AO TELEFONE
O administrativo deve perguntar qual o bairro que reside a criança/adolescente e passar para
o(a) Conselheiro(a) correspondente que está na escala do atendimento - tabela própria,
conforme Imagem 1.
Matutino Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

CT 1 Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Notificação Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Sípia Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Vespertino Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

CT 1 Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Notificação Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Sípia Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT Nome CT
Imagem 1: Modelo de Escala de Atendimento Diário dos Conselheiros Tutelares.
Nas situações em que a família pedir para falar com determinado(a) conselheiro(a) e ele não
estiver, verificar na tabela qual o dia que está no atendimento e solicitar para ligar naquele
período. Se o(a) conselheiro(a) com quem queiram falar estiver em atendimento, anotar o
número do telefone para que ele(a) retorne a ligação.
9.1.2 PESSOALMENTE
O administrativo deve perguntar à família se vieram espontaneamente ou se foram chamados
ao Conselho Tutelar. Se vieram espontaneamente, perguntar o bairro da criança/adolescente
e dar a senha do CT correspondente. Se foram chamados, perguntar se trouxeram a
notificação (“cartinha”), para verificar de qual conselheiro(a) é e entregar a notificação ao(à)
conselheiro(a). Se não trouxeram a notificação, nem souberem qual o(a) conselheiro(a),
perguntar qual o bairro e nome da família e consultar a planilha para localizar o(a)
conselheiro(a). Não havendo registro na planilha, consultar os conselheiros.
180
9.2 CONSULTA NA PLANILHA
As planilhas com todos os casos de cada CT estão disponíveis na rede para usuários
autorizados, conforme Imagem 2.
Imagem 2: Localização dos arquivos no Excel.
Para realizar as consultas, é necessário fazer buscas na planilha Casos Abertos/ Andamento
(CA), conforme Imagem 3, considerando as variações de grafia. No caso de nomes com muitas
possibilidades, buscar pelo sobrenome e pela conjugação de nomes (por exemplo - Gomes da
Silva, etc), nomes que tenham “de”, “da”, buscar com e sem o artigo. O importante é esgotar
as possibilidades de variações. Se não for encontrado nada pelos nomes, fazer a busca pelo
endereço, observando também as variações de grafia.
181
Imagem 3: Modelo de planilha - Casos Abertos/ Andamento (CA).
182
9.3 REGISTRO DE CASOS
Todos os casos novos (físicos) são enviados ao Colegiado e retornam em uma pasta
denominada “CASOS PARA REGISTRAR”, com a identificação do conselheiro que ficará
responsável pelo caso, o código da violação (conforme tabela, Anexo 1, cédula B), a data
indicada pelo Colegiado e com a assinatura do Presidente. Na sequência, o administrativo faz
o registro na planilha do Excel de Casos Abertos/Andamento. Os casos que não vierem do
Colegiado nesta pasta, retornam pela pasta física “DIVERSOS” e são documentos que devem
ser registrados e arquivados.
Após o registro, o administrativo deve colocar os casos nas pastas físicas “CASOS NOVOS” dos
respectivos conselheiros. Essas pastas ficam nas salas de atendimento de cada Conselheiro.
Ao terminar de fazer os lançamentos, copiar os casos lançados no dia e colar na planilha do
Excel “TODOS OS CASOS”.
Obs: A planilha “TODOS OS CASOS” somente é alimentada, nada se exclui.
Para os casos que não foram consultados antes de irem para a pasta do colegiado, consultar
se há Caso Aberto (CA), se há orientação ou se há pasta. Se há caso aberto, devolver para o
colegiado com a anotação de quem é o responsável para que não haja duplicidade no registro
da planilha do Excel. Se houver pasta ou orientação, juntar ao caso e registrar na planilha do
Excel correspondente, o nome do(a) conselheiro(a) e a data.
183
9.4 ENCERRAMENTO DE CASOS
O administrativo deve dar baixa na planilha de Casos Abertos/Andamento recortando a linha

na planilha onde está inserido os dados do caso e colando na planilha de Encerrados ou
Orientação, colocando a data da baixa. Deve eliminar a linha que vai ficar vazia na planilha de
Casos Abertos/Andamento e completar os dados observando os registros feitos por ocasião
do atendimento (corrigir e completar os nomes, conferir e completar o endereço, etc). Se o(a)
conselheiro(a) tiver feito pasta, consultar na planilha CP se já há pasta da família; se houver,
juntar a documentação na pasta já existente. Se não houver pasta aberta, registrar na planilha
Controle de Pastas (CP), conforme Imagem 4, dando o número sequencial.
Imagem 4: Modelo de Planilha - Controle de Pastas (CP).
Nos casos em que o(a) conselheiro(a) não tiver feito pasta e a documentação for arquivada
como uma orientação, o administrativo deve dar baixa na planilha de casos abertos da mesma
forma e registrar na planilha de ORIENTAÇÕES dando o número sequencial (ex. 1, 2, 3, 4),
exceto se já houver uma orientação da mesma família, situação em que o administrativo deve
inserir na planilha na sequência, porém com o mesmo número da orientação anterior da
184
família (ex. 1,2,3,1,4, o 1 é o número anterior da família). A planilha de Orientações fica junto
aos Casos Abertos (CA).
Imagem 5: Modelo de Planilha - Orientações (O).
Importante: Em ambos os casos (abrindo pasta ou sendo orientação), os dados devem ser
conferidos e completados.
Nas situações em que o caso for encerrado e tiver pasta antiga, atualizar a informação na
planilha de pasta conferindo e acrescentando os nomes, caso haja necessidade.
Quando houver dúvidas quanto aos nomes ou houver abreviações, verificar na documentação
para registrar de forma correta e completa todos os nomes.
Observação: se possível, sempre olhar nos documentos para registro correto.
185
9.5 OFÍCIOS PARA REGISTRAR
Todo dia, ao final do Colegiado, o Presidente de cada Conselho Tutelar entrega ao

administrativo a pasta física “OFÍCIOS PARA REGISTRAR”. Este deve separar o(s) ofício(s) e
fazer o registro no formulário “Controle de ofícios/documentos” com a data do envio, na pasta
física de cada Conselheiro(a). Nos casos de ofícios provenientes do Colegiado individual ou do
Colegiado ampliado (engloba o CT 1, 2 e 3), há uma pasta específica, “Ofícios CT 1”, “Ofícios
CT 2”,“Ofícios CT 3” ou “OFÍCIOS DO AMPLIADO”, seguindo os mesmos procedimentos de
cadastro e envio citados acima. Na sequência, o administrativo deve juntar por destinatário e
colocar a etiqueta identificando nome e endereço; e após, colocar o ofício na pasta física
“OFÍCIOS PARA ENTREGA”. Os motoristas ficam encarregados de retirar a pasta e fazer a
entrega dos documentos. Quando o protocolo retornar, registrar no formulário “Controle de
Ofícios/Documentos” a data de entrada na pasta do Conselheiro, do Colegiado individual ou
do Ampliado, conforme quem enviou o documento.
Imagem 6: Modelo - Controle de Ofícios/Documentos.
186
9.6 RECEBIMENTO E ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS
Para o recebimento de correspondências, físicas ou eletrônicas, o administrativo deve

protocolar com data e assinatura; no caso das correspondências eletrônicas, confirma o
recebimento com sua devida identificação. Em seguida, deve verificar nas planilhas se há caso
aberto; não havendo, faz a verificação se há pasta ou orientação da família. Havendo caso
aberto, o documento deverá ser registrado na pasta física de cada conselheiro(a)
correspondente (formulário “Controle de ofícios/documentos”- Imagem 6). Não havendo caso
aberto, faz a consulta nas planilhas de orientação ou Controle de Pastas; se não houver, faz a
entrega na pasta “CASOS NOVOS” (pasta física) no Colegiado de cada Conselho Tutelar. Para
o envio, o administrativo segue os procedimentos do item 9.5.
Obs: Para a verificação completa do caso, o administrativo deve utilizar a etiqueta e ou

carimbo de “conferência” para as anotações. Quando for necessário retirar uma orientação
ou pasta do arquivo, deve ser feito registro na planilha respectiva do seu destino, indicando
se foi para o colegiado ou para conselheiro(a) e a data da retirada.
Conferência
C. A.
C. P.
O
Obs
Ass
C.A = Caso Aberto/Andamento
C.P = Controle de Pastas
O = Orientação
Obs = Observação
Ass = Assinatura
Importante: nem sempre os nomes dos genitores, crianças e adolescentes vêm completos ou
corretamente grafados. A pesquisa deve ser feita de forma minuciosa, pelos nomes menos
comuns e também pelo endereço indicado, conforme já descrito no item 9.2.
187
Os documentos que não indiquem se é do Conselho Tutelar 1, 2 ou 3 devem ser pesquisados
em todos os Conselhos e também no sistema da saúde Olostech (conforme Anexo III); não
havendo nenhum registro ou indicação de bairro, devem ser colocados na pasta do Colegiado
Ampliado para serem verificados e distribuídos.
Em todos os colegiados, há a pasta de Ofícios emitidos e recebidos pelo respectivo Conselho
e os ofícios genéricos destinados ao Conselho Tutelar devem ser registrados nesta pasta. Da
mesma forma, ofícios emitidos pelo Colegiado ampliado e enviados para todos devem ser
registrados na pasta respectiva que se encontra na sala do colegiado ampliado. Quando for
feito algum registro de entrada, deixar a pasta sobre a mesa com o ofício fixado na parte de
fora da pasta para que seja visualizado pelo presidente de cada Conselho Tutelar.
Os e-mails com informações de ordem geral - demonstrativo de vagas de acolhimento,
convites, informações genéricas devem ser encaminhados ao e-mail corporativo de todos os
conselheiros. Imprimir apenas aqueles de maior importância e que devam ser lidos e
discutidos em colegiado (por exemplo, convite para reunião, para apresentação em escolas,
etc).
O e-mail informando vagas de acolhimento devem ser encaminhados para o e-mail
institucional de todos os conselheiros, sendo que já foram recebidos no e-mail de cada CT.
▪ CT 1: ct1joinville@gmail.com.
188
9.7 APOIA
O administrativo recebe o APOIA por e-mail do SIGESC, imprime o “Aviso” e entra no site
http://serieweb.sed.sc.gov.br/ para buscar os dados cadastrais do aluno. Segue a sequência:
▪ Login com usuário e senha.
▪ Seleciona “Série APOIA”.
▪ Seleciona “Ocorrência no APOIA”.
▪ Digitar nome do(a) aluno(a) na opção: “Nome do(a) estudante”.
▪ Clicar em cima do nome do(a) aluno(a), que ficará “azul claro”.
▪ Ir até a opção “ Consulta” e clicar nos “Dados do Estudante”.
▪ Selecionar o texto até o telefone dos genitores e clicar com o botão direito para imprimir
e anexar no “Aviso”.
O administrativo deve fazer consulta nas planilhas de casos, orientações e de pastas. Caso já
esteja com o(a) conselheiro(a), registrar na respectiva pasta de ofícios. Se não tiver caso
aberto, colocar na pasta de Casos Novos do colegiado. Se a família já tiver pasta, juntar a pasta,
anotando na planilha controle de pastas que foi para o colegiado. Quando for distribuído,
atualizar a informação na planilha de pastas anotando com qual conselheiro(a) está e a data
que foi para ele(a).
189
9.8 DOCUMENTOS PARA ARQUIVAR
Os documentos que não têm pasta no arquivo de famílias devem ser arquivados como
orientações com o devido registro na planilha respectiva, conforme já descrito no item 9.4.
190
9.9 MANUTENÇÃO DO ARQUIVO
O administrativo deverá fazer a manutenção do arquivo revisando periodicamente de modo

a retirar do arquivo ativo os registros relativos às famílias cujos filhos já atingiram a
maioridade. Na planilha de pastas, efetuar o registro do número atribuído no arquivo morto -
(M) “nº xxx”. As pastas são arquivadas em caixas de arquivo morto com o registro numérico
sequencial. Não reutilizar os números das pastas.
Se for localizada alguma família com duas pastas ou mais, fazer a “unificação” (juntar todas
em uma única numeração).
191
9.10 PROCEDIMENTOS INTERNOS
▪ Requisição de materiais de expediente pelo programa E-Pública: as requisições devem ser

feitas até o dia 10 e liberadas no sistema para serem validadas pelo coordenador. Uma vez
validadas, devem ser encaminhadas por e-mail para o Abastecimento -
abastecimento.sas@joinville.sc.gov.br.
▪ Realizar a leitura do ponto biométrico seguindo a agenda repassada pelo Núcleo de Gestão
de Pessoas da SAS. Os passos para realizar a leitura estão no Anexo II.
▪ Requisição de toner e solicitação de manutenção das impressoras: realizado por meio do
“servicedesk” - centraldeservicos@joinville.sc.gov.br.
▪ Procurar manter a pasta de formulários que fica na recepção em ordem.
▪ Necessidade de reparos/manutenção na sede do Conselho devem ser solicitadas
manutenção via e-mail para manutenção.sas@joinville.sc.gov.br.
▪ Requisição de pão, mel e melado - poderá ser requisitado por e-mail -
nutrição@joinville.sc.gov.br.
192
ANEXOS
Anexo I - PLANILHA DE CASOS ABERTOS/ANDAMENTO
▪ Célula A: Nome da Genitora - Nome da mãe da criança ou adolescente; na falta da

informação, registrar “Não Informada”.
▪ Célula B: Código - conforme tabela a seguir.
Código Situação
1 Conflito Familiar
2 Negligência
3 Violência Física
4 Violência Psicológica
5 Violência Sexual
6 Uso de entorpecentes pela Criança/ adolescente
7 Vulnerabilidade Social
8 APOIA
9 Vaga em CEI/Transferência
10 Vaga em Escola/Transferência
11 Requisição Saúde
12 Requisição Educação
13 Requisição Cartório
14 Trabalho Infantil
15 Uso de entorpecentes pelo Genitor(es)/ Responsável(is)
16 Solicitação de Informações ao CT
17 Outros
18 Adolescente viola seu próprio direito
19 Denúncia contra entidades da rede SGD
20 Acolhimento
21 Acidente Doméstico
22 Situação Irregular
193
23 Alienação Parental
24 Orientação Colegiada
25 Busca Ativa
▪ Célula C: Origem = Remetente do Ofício/e-mail e/ou situação da demanda espontânea

(Coloca-se o número do documento para localizá-lo posteriormente) e a identificação.
▪ Celula D: Nome da criança ou adolescente.
▪ Célula E: CT - Nome do Conselheiro Responsável.
▪ Célula F: Registro - Data que o administrativo faz o registro do caso na planilha.
▪ Célula G: Bairro.
▪ Célula H: Endereço.
▪ Célula I: Observações (se houver).
194
Anexo II - COLETA DE PONTO DO RELÓGIO HENRY
▪ Inserir o Pendrive na Porta USB situada no painel do Relógio.

▪ Digitar a senha.
▪ Confirmar na tecla verde.
▪ Pressionar tecla 2 (Exportação).
O relógio irá apresentar a mensagem Exportar eventos para Pendrive.
O relógio irá apresentar a mensagem Coletar os eventos recentes.
▪ Selecione a opção por data na tecla 2.
▪ Selecione a data de início da coleta e confirme no verde.
▪ Selecione o horário de início da coleta e confirme no verde.
▪ Selecione a data final e confirme no verde.
▪ Selecione o horário final e confirme no verde.
O relógio irá apresentar a mensagem Exportação Concluída.
▪ Renomear o arquivo coletado com data de início, data final e local.
Ex: 20072015a30072015 SGP
O arquivo deve ser enviado para ngp.sas@joinville.sc.gov.br.
195
Anexo III - PESQUISA NO OLOSTECH
▪ Abrir o sistema Olostech.

▪ Preencher o “Nome de Acesso” com o CPF, digitar a senha e selecionar “Confirmar”.
▪ Selecionar “Atendimento” e, após, “Extrato”.
▪ Preencher no Campo “Matrícula” o nome a ser consultado, clicar em “Continuar”.
▪ Após aparecerá o resultado da consulta, clicar no nome desejado, selecionar “Confirmar”
e “Continuar” e aparecerá os dados cadastrais da pessoa consultada.
196
197

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O MANUAL ADMINISTRATIVO DA SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL - 2022

O conteúdo ora apresentado consiste em material de apoio, norte e

1. Descrição de Cargos: Agente Administrativo e Assistente

2. Manual Administrativo dos Equipamentos da Secretaria de

3. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Proteção Social

4. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Proteção Social

5. Manual Administrativo da Gerência de Cidadania e Direitos

6. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Planejamento

7. Manual Administrativo da Gerência de Unidade de Administração

8. Manual Administrativo da Unidade de Apoio aos Conselhos - UAC ...... 166

9. Manual Administrativo do Conselhos Tutelar - CT ................................ 178

1.1 CARGO: AGENTE ADMINISTRATIVO

1.1.2 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

1.1.3 DESCRIÇÃO DETALHADA

▪ Emitir solicitações de compra de materiais e equipamentos, sob supervisão, realizando

1.2.2 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

1.2.3 DESCRIÇÃO DETALHADA

2.1 RECEPÇÃO DO USUÁRIO

2.2 CONTROLE DOS DOCUMENTOS

2.3 DO RECEBIMENTO DE DENÚNCIAS

2.4 CADASTRO ÚNICO

2.6 ALIMENTANDO AS PLANILHAS DE ATENDIMENTO

2.7 INSERÇÃO EM ATENDIMENTO

2.8 DESLIGAMENTO DA FAMÍLIA

2.9 CONTROLE DO ARQUIVO DA PASTA DO ATENDIMENTO ........................................... 30

2.10 CONTROLE DAS PASTAS DAS FAMÍLIAS DA DEMANDA REPRIMIDA ....................... 31

2.11 CONTROLE DE BENEFÍCIOS EVENTUAIS

2.13 CONTROLE DE FREQUÊNCIA ORBENK

2.14 PEDIDOS AO ABASTECIMENTO

2.15 ORDEM DE SERVIÇO

2.16 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NA CASA ABRIGO VIVA ROSA - CAVR

2.17 ROTINAS ADMINISTRATIVAS NO SERVIÇO DE ACOLHIMENTO FAMILIAR - SAF

2.1 RECEPÇÃO DO USUÁRIO

2.1.1 RECEPÇÃO DOS USUÁRIOS QUE BUSCAM INCLUSÃO/ATUALIZAÇÃO DO CADÚNICO

2.1.2 FOLHA RESUMO

2.1.4 ESPECIFICIDADE DA RECEPÇÃO NOS CREAS

Classificação de risco nos CREAS

2.1.5 ESPECIFICIDADE DA RECEPÇÃO NO CENTRO POP

2.1.6 CONSULTA A PLANILHA E SISTEMA DE GESTÃO DE INFORMAÇÕES DA SAS

Ao receber o documento na unidade, avaliar o destino e competência. Em não sendo o

2.2.1 DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS

Do recebimento de documentos no CREAS

Memorando de transferência de outro CREAS

Do recebimento de documentos no CRAS

2.2.2 DA DIVERGÊNCIA TERRITORIAL, DO SERVIÇO E DO REDIRECIONAMENTO

2.2.3 DOCUMENTOS EXPEDIDOS

Ofício para outras cidades

2.2.4 CONTROLE E ARQUIVO DE DOCUMENTOS

Documentos Físicos Recebidos

2.2.5 FORMULÁRIOS E OUTROS DOCUMENTOS PARA IMPRESSÃO

2.3.1 NOS CRAS

2.3.2 NOS CREAS

2.3.3 NO CENTRO POP

2.3.4 NAS UNIDADES QUE NÃO REALIZAM ATENDIMENTO DIRETO AO PÚBLICO

O Cadastro Único das famílias é realizado em todos os equipamentos da Secretaria de

2.4.1 ENTREVISTA - CADERNO VERDE

2.4.2 ENTREVISTA E DIGITAÇÃO DIRETAMENTE NO SISTEMA

2.4.3 ENTREVISTA POR TELEFONE

2.4.6 LISTAGENS E INFORMES

O RMA é o meio pelo qual se obtém informações relacionadas às atividades desenvolvidas

2.5.1 NOS CREAS

2.5.2 NOS CRAS

Serviço: ( ) PAEFI ( ) PCD/Idoso Códigos: CREAS _ GMAS ____

Recebimento do caso: _//_ Técnico(a) que acolheu: _________________