Apostila Arquivologia

www.apostilados.
net
A elaboração deste trabalho surge com o objetivo de atender, basicamente, as necessidades dos
estudantes dos cursos preparatórios, com os quais temos a oportunidade de conviver enquanto
professores, bem como todos os interessados em conhecer o significado da Arquivologia.
Uma vez que a idéia foi à produção de um material de apoio a ser aplicado nos estudos para os
diversos concursos públicos, que nos últimos anos tornaram a Arquivologia presente em seus
editais, tornou-se impraticável o detalhamento de um assunto específico da “disciplina”.
INDICE
AULA I..........................................................................................................................................5
Conceito de Documento......................................................................................................6
Arquivo...............................................................................................................................7
Conceito..............................................................................................................................7
Finalidade dos Arquivos.....................................................................................................7
Função.................................................................................................................................7
Tipos de Arquivamento.......................................................................................................7
Classificação dos Arquivos.................................................................................................8
Administração e Organização de Arquivos Correntes........................................................8
Organização de Arquivos..................................................................................................10
Questões Aula I.......................................................................................................................12
AULA II .......................................................................................................................................16
Conservação, Preservação e Restauração de Documentos................................................17
Material de Arquivo...........................................................................................................18
Microfilmagem..................................................................................................................18
Ciclo Vital dos Documentos..............................................................................................23
ww.apostilados.net 3
Gestão de Documentos......................................................................................................24
Tabela de Temporalidade...................................................................................................24
Plano de Classificação.......................................................................................................25
Questões Aula II .....................................................................................................................26
AULA III.......................................................................................................................................33
Métodos de Arquivamento.................................................................................................34
Regras de Alfabetação.......................................................................................................38
Questões Aula III.....................................................................................................................44
AULA............................................................................................................................................47
Terminologia Arquivística.................................................................................................48
Legislação Arquivística.....................................................................................................49
Lei nº 5433/1968................................................................................................................49
Lei nº 7.627/1987...............................................................................................................51
Lei nº 8.159/1991...............................................................................................................52
Decreto nº 1.799/1996........................................................................................................56
Decreto nº 4.073/2002........................................................................................................60
Questões Aula IV...............................................................................................................69
Questões CESPE................................................................................................................72
Conceito e classificação de documento

Conceito, finalidade, função e importância do arquivo
Classificação dos arquivos
Administração e organização de arquivos correntes
Organização de arquivo
ARQUIVO E DOCUMENTO
1. CONCEITO DE DOCUMENTO
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou
de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam
expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição
de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são
classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes
suportes:
a) textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
b) cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
c) Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,

contendo imagens estáticas.
d) Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento.
e) Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos.
f) Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da micro-reprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
g) Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
Quanto à natureza do assunto
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:
a) Ostensivo
b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado)
2. ARQUIVO
CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados
Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei Federal nº 8159, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Receber os documentos
Atividades específicas
do arquivo Organizar os documentos
Preservar os documentos
Disponibilizar os documentos
FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da
História.
FUNÇÃO
- guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.
TIPOS DE ARQUIVAMENTO
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os
tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem
como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez
que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o
que dificulta a localização da informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:
Quanto à extensão de sua atuação
Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais
Quanto à natureza dos documentos
Arquivo especial Arquivo especializado
Quanto à entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal
Quanto ao estágio de evolução
Arquivo 1ª idade Corrente

Arquivo 2ª idade Intermediário
Arquivo 3ª idade Permanente
4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de
CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos
documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa,
envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço
físico e equipamento (material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição,
movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na
estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo
e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que
funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas
em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:
Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais
das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível,
no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser
lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação
etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número
de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código
e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica;
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente; etc.
b) Expedição – que tem como rotina receber a correspondência enviada do protocolo;
verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas
cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela
ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que

lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas
nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Para se
alcançar tais objetivos é necessário à utilização de método que veremos mais à frente.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo
o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à
recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem
ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram,
aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades
superiores, na mesma linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os
documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo, para facilitar o profissional
deve colocar uma “Guia fora” no lugar, informando onde se encontra o documento. A
utilização da “guia fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não
devolvidas no prazo estipulado.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros
aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda
aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a
avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas,
planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:
LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em
estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da
documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos
mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de
arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organização
- organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada
pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a
organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as
atividades de cada um de seus órgãos.
Documentação
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;
- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
- estado físico: necessidade de restauração.
Processos
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar,
data);
- arranjo e classificação documental.
Recursos
a) Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa
(nível das pessoas, escolaridade);
b) físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
c) ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
ANÁLISE DE DADOS COLETADOS
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as
atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O
diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o
arquivo está sendo organizado.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na
empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em
todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposições legais e as necessidades da instituição, devendo
estar divido em três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem

adotados e prioridades para sua implantação.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu
acompanhamento.
QUESTÕES AULA I
01) (CEFET/RJ) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a
ordenação dos documentos de arquivo são:
a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
objeto ou tema específico do documento.
b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
notação.
c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
código de classificação.
d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
recolhimento
e) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
transferência.
02) (NCE/2005) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser classificados
segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos
analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
Ilmo. Sr. Silva e Silva

Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro – RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondências e os
pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a
admissão de pessoal, para início imediato na
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais:
a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercial
b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educação
c) parecer, comercial, matriz da empresa
d) referência, psicologia, trabalho e educação
e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos
03) (NCE/2005) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-
los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do
arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos
documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os
documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem,
desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de
publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é:
a) solicitar a colaboração do diretor da empresa
b) fazer o levantamento documental
c) numerar o acervo para eliminar os documentos
d) arranjar sistematicamente a documentação
e) elaborar os instrumentos de pesquisa
04) (NCE/2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela
administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a
eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:
a) onomástico
b) permanente
c) especializado
d) intermediário
e) estratégico
05) (NCE/2004) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de

Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves
principais são:
a) informação, reunião e ordinária
b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005
c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ
d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005

e) informação, UFRJ e ano 2005
06) (FGV/2002) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o
enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias
arquivísticas indicam que:
a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados
e sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o
presente e para o futuro
c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior
significação para o trabalho profissional
d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento
arquivístico
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
07) (FGV/2002) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos,
nos arquivos públicos brasileiros são:
a) o documento textual em papel e a fotografia
b) a correspondência e os dossiês funcionais
c) os microfilmes e os disquetes
d) o processo administrativo e a correspondência
e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos
08) (CESPE/2000) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma
instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um:
a) plano de ação
b) plano de gestão
c) plano de classificação
d) programa de gestão documental
e) diagnóstico do acervo
09) (CESGRANRIO/2006) Durante muito tempo as noções de arquivo, biblioteca e museu se

confundiram, não só pela finalidade e forma física dos documentos, como também porque essas
instituições tinham o mesmo objetivo, pois, na realidade, funcionavam como grandes depósitos
de documentos, de qualquer natureza ou espécie. Com a evolução da humanidade, os campos
delimitaram-se e, nesse sentido, observa-se que, de uma maneira mais simplista, a finalidade das
bibliotecas e dos museus é cultural, enquanto que a dos arquivos é primordialmente:
organizacional
estrutural
experimental
intelectual
funcional
10) (NCE/2006) O documento que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina
medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e consulta pública, é classificado como:
sigiloso;
oficial;
público;
ostensivo;
urgente
11) (NCE/2006) As projeções dos guias, em um arquivo corrente, possuem funções que são
classificadas de acordo com a necessidade do trabalho. Assim, a guia que indica a localização de
um nome ou assunto de grande freqüência de uso para a instituição tem o nome de:
inicial;
subsidiária;
secundária;
primária;
primeira
12) (NCE/2006) Registro ou protocolo, expedição, arquivamento e consultas são atividades do
arquivo:
especial;
especializado;
intermediário;
permanente;
corrente.
13) (NCE/2006) A primeira etapa do trabalho de um Protocolo, ao receber os documentos,
consiste em:
expedição e descarte;
distribuição, expedição e descarte;
separação, registro e descarte;
separação, registro e distribuição;
separação e registro.
14) (CESGRANRIO/2006) O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição
de documentos é conhecido como setor de:
arquivo e microfilmagem
registro e movimentação
transferência e recolhimento
destinação e custódia
codificação e transposição
15) (CESGRANRIO/2006) Uma ficha apresenta os seguintes dados: procedência, data de

entrada, data do documento, número, código do assunto, espécie, número de origem, assunto,
distribuição, data, recebido. Trata-se de uma ficha de:
descarte
destinação
avaliação
provisão
protocolo
16) (CESGRANRIO/2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.
Pessoal: Admissão – Demissão – Folha de Pagamento – Promoção – Recrutamento – Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:
tipologia
espécie
natureza
assunto
estágio
Conservação, preservação e restauração de documentos

Material de arquivo
Microfilmagem
Ciclo vital dos documentos e Teoria das 3 Idades
Gestão de Documentos
Tabela de Temporalidade
Plano de Classificação
6. CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias,
manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de
tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de
celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de
deterioração química da celulose, também há outros agentes de deterioração que são os insetos,
roedores e o próprio homem.
Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de
deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo,
através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o
suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo:
estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de
deteriorização.
Preservação
É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Conservação
É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de
documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a
manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e
ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos
acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como
parte de um programa de conservação.
Restauração
É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos
fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da
instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado
arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é
constantemente substituído.
Material Permanente:
Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
Material de Consumo:
Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos,
papeis, etc.).
8. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de

aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho
ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de
um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de
preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular.
Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas
quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos
materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena
fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução,
mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem
num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como
instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
MICROFORMAS
O termo microforma cobre todas as formas de microfilmagem; são os vários formatos que pode
assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação
da informação.
Basicamente, pode ser confeccionado para utilização em forma de rolos de filmes com várias
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
As microforma utilizadas mais freqüentes são as seguintes:
rolo de microfilme;
jaqueta;
microfichas;
cartão-janela.
Rolos de microfilme
É a microforma básica e que serve de origem para as demais microformas. Apresenta-se em

filmes de várias larguras e comprimentos, sendo usado de acordo com a natureza do documento
a ser microfilmado; é acondicionado em carretéis, que para facilitar a identificação são colocados
em caixas especiais.
Os rolos são recomendáveis para arquivos que possuem somente crescimento seqüencial
numérico ou cronológico. É mais usado para arquivos, onde a busca de informações é eventual
ou apenas para referência. Poderão ter seu uso dinamizado através de cartuchos ou magazines
que poderão, por sua vez, evoluir ou não para uma ficha mais recente.
Jaqueta
A jaqueta é uma microforma capaz de identificar as informações por unidade independente, no
arquivo. É recomendada por arquivos, sujeitos a crescimento ou substituição de documentos, que
assim mesmo devam ser mantidos num conjunto, como é o caso típico de dossiê.
É confeccionada com duas folhas de material especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares, formando canais abertos na extremidade por onde são inseridas as tiras de
microfilme.
A jaqueta permite colocar novos fotogramas, na medida em que se necessita, existindo uma
grande variedade no comércio especializado.
Jaqueta tabulável
É uma jaqueta montada num cartão tabulável de dados. Pode ter canais tanto no sentido
horizontal como vertical;
Microfichas
As microfichas são folhas de filme, com fotogramas, contendo na borda superior espaço para
anotação, visíveis a olho nu, sendo ainda utilizadas cores ou ranhuras para facilitar o manuseio e
a indexação.
A grande vantagem de microficha é o baixo custo de produção e duplicação. Poderá ser gerada
de muitas maneiras, entre as quais destacamos a duplicação da jaqueta.
Microficha
Cartão-janela
O cartão-janela é um cartão tabulável contendo uma ou mais aberturas, onde são montados os
fotogramas. Alguns têm as mesmas especificações dos cartões utilizados em processamento
eletrônico de dados, podendo ser perfurado e processado como cartão normal, sendo também
uma unidade independente de arquivo, cada cartão-janela pode ser atualizado sem que seja
necessário interferir nos demais cartões do arquivo.
São apresentados comercialmente em formas e formatos diferentes.
Cartão-janela
A escolha das microformas está diretamente ligada aos tipos de documentos a serem
microfilmados e suas respectivas finalidades. Podem ser associadas, permitindo oferecer
variadas opções cujo exame ou comentário seria exaustivo para o enfoque pretendido.
As empresas especializadas, por meio de seus técnicos, realizam estudos auxiliando seus clientes
no trabalho de implantação de arquivos microfilmados, levando em conta diversos fatores tais
como:
volume da massa a ser microfilmado;
freqüência de utilização do arquivo;
freqüência de consultas;
velocidade de recuperação da informação;
tipo de equipamento para leitura e reprodução, etc.
A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de maio de 1968,
regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
MATERIAL
Microfilmadora planetária Leitora
Leitora de rolo e ficha Leitora e copiadora

SIMBOLOGIA DA MICROFILMAGEM
De acordo com a Resolução nº 10 do CONARQ, tem-se a seguinte simbologia aplicada a

microfilmagem, previsto na ISO 9878/1990:
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:
Fim do rolo.
Início do rolo.
0075 (*)
0076 (*)
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha

continuidade:
Continua em outro
rolo.
0490 (*)
Continuação de
outro rolo.
0491 (*)
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a

situação:
Original ilegível. Texto deteriorado.

0077 (*) Encadernação
defeituosa.
0078 (*)
Numeração incorreta. Original em cores.

Data incorreta.
0488 (*)
0079 (*)
Repetição de Páginas e/ou

números em
imagem.
falta.
0080 (*) 0081 (*)
09 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua
destinação final.
O ciclo vital, baseado na frequência de uso, estabelece 3 fases: corrente, intermediário e
permanente, sem especificar os movimentos que inteiram cada fase, sem estabelecer datas de
trâmite de uma fase a outra. Este método só localiza os documentos em relação ao usuário.
Teoria das Três Idades

● Arquivo Corrente – Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente.
● Arquivo Intermediário – Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que
aguardam destinação final. Corresponde a segunda idade do ciclo vital dos documentos.
● Arquivo Permanente – Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação
estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.
Transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento – Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Uma regra arquivística estabelece que a posição dos documentos deve ser favorável ao usuário,
isto é: mais importante = mais perto
menos importante = mais distante
Serie equivocada a conclusão de que os documentos nos chamados “arquivos intermediários” e

nos “arquivos permanentes” , pela falta de freqüência de utilização, não possuem valor.; se assim
fosse, não faria qualquer sentido a manutenção.
Embora seja recomendada a prática da avaliação e seleção, a transferência e o recolhimento de
documentos é realizado com base na utilização e não no valor do documento.
No processo de AVALIAÇÃO devem ser estabelecidas as datas exatas dos procedimentos
relativos aos documentos, isto é a transferência de uma fase a outra. Deve-se estabelecer o
VALOR EXATO do documento em cada momento do ciclo, não de maneira vaga como aquelas
obras que nos falam de valor primário e valor secundário – mas estabelecendo razões
administrativas e jurídicas. Deve-se tomar como base a vigência o documento.
A avaliação deve incidir sobre os conjuntos de documentos e não sobre unidades
individualizadas. Supõe-se a identificação dos valores primários e secundário dos documentos.
10. GESTÃO DE DOCUMENTOS

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão de documentos, pode-se adotar um conjunto
de procedimentos informatizados denominados “Gestão Eletrônica de Documentos” ou GED.
Produção de Documentos: Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de
organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
Manutenção e Uso: Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução,
automatização do acervo, mobiliário, materiais, local.
Destinação Final dos Documentos: Programa de avaliação que garanta a proteção dos
conjuntos documentais de valor probatório e informativo.
A Avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de uma

política de Gestão de Documentos, tanto nas Instituições públicas quanto nas empresas privadas.
Objetivos
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:
d) assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de
documentos;
e) garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja
necessária ao governo e aos cidadãos;
f) assegurar a eliminação que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para
pesquisa científica;
g) contribui para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores históricos e científicos.
11. TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento fundamental da avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Nela
devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua
transferência ao arquivo intermediário e sua destinação final.
Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos
(eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência,
prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina
prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.
12. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

A elaboração do Plano não pode estar isolada da preocupação com sua aplicação. A
simplicidade, flexibilidade e expansibilidade são três qualidades básicas que devem sempre ser
observadas em um bom Plano de Classificação.
Classificação – seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas
organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os
documentos de um arquivo.
QUESTÕES AULA II
01) (CEFET/RJ) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da

administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais,
genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de
acordo com:
a) os critérios estabelecidos por cada órgão;
b) a espécie documental.
c) a tipologia documental.
d) o regimento do organismo.
e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
02) (CEFET/RJ) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e
o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário
significam:
a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido
posteriormente
b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexo
c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento
utilizado por todos
d) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe
deram os seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a
qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de

testemunho privilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade
intermediária
03) (CEFET/RJ) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das

instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação
de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que
devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um:
a) programa de engenharia
b) programa de conservação
c) projeto de restauração
d) projeto de acondicionamento de acervo
e) programa de acervo
04) (NCE/2001) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação

requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração:
a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas
internacionais
b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua
implantação
c) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais;
comutação de registros documentais nacionais e internacionais
d) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticos
e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação;
comutação de registros documentais internacionais
05) (NCE/2005) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os
arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e
jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo
de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos
permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos
arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e
segunda idades devem estar localizados, respectivamente:
a) fora da cidade, arquivo nacional
b) próxima ao corrente, lugar descentralizado
c) acima de estrutura, área de segurança
d) em torno da capital, perto do centro
e) junto ao produtor, local afastado
06) (NCE/2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo

com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de:
a) avaliação de documentos
b) incineração de documentos
c) restauração de documentos
d) movimentação de documentos
e) preservação de documentos
07) (NCE/2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de

arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é
a tabela de:
a) operacionalidade
b) caducidade
c) organicidade
d) temporalidade
e) originalidade
08) (NCE/2004) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de

instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos,
denomina-se:
a) monitoração
b) climatização
c) esterilização
d) fumigação
e) refrigeração
09) (NCE/2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as
novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela
de:
a) temporalidade
b) prescrição
c) destinação
d) equivalência
e) conservação
10) (NCE/2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor:

- primário
- permanente
- especial
- intermediário
- corrente
11) (FGV/2002) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de

documentos?
a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo
corrente
b) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com
informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não
contenham dados relevantes
c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de
uma massa documental acumulada
d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou
de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos
e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição
12) (FGV/2002) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e

institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se:
a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante
b) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo
c) os documentos de todos os tipos e valores

d) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à
preservação definitiva
e) os documentos que estão esperando a definição de suas situações
13) (FGV/2002) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso,
instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso:
a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte
papel, fotográfico e vídeo-gráfico
b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c) é indicado somente para os arquivos correntes
d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos
e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o
ponto de vista jurídico e histórico-cultural
14) (FGV/2002) A digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se
produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio do
reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:
a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita
a recuperação das informações contidas
b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade
c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-
científico preliminar, executado por profissionais
d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão,
diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso
e) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo
15) (CESPE/2000) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes

de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de
símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de:
I – original ilegível
II – texto manchado
III – numeração incorreta
IV – data-limite atribuída
V – repetição de imagem
Estão certos apenas os itens:

a) I, II e IV
b) I, II e V
c) I, III e V
d) II, III e IV
e) III, IV e V
16) (CESPE/2000)Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de
arquivo corrente:
a) análise
b) ordenação
c) descrição
d) arquivamento
e) empréstimo
17) (CESPE/2000) Observe o quadro abaixo:
Dissertações
Antropologia
Antropologia
Cultural
Teoria
Antropológica
História
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da
Educação
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação
adotada no exemplo acima corresponde à:
a) duplex
b) enciclopédica
c) alfabética
d) dicionário
e) decimal
18) (CESPE/2000) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e
dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito,
indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de
Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento
consubstancia-se no plano de:
destinação
arquivamento
armazenamento
classificação
descrição
19) (CESGRANRIO/2006) O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos

recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, além de analisar e determinar o assunto
do documento, atribuindo-lhe um código numérico de referência e assim por diante. Essas
atividades são próprias de:
protocolo
arranjo
descrição
arquivo
destinação
20) (CESGRANRIO/2006) Entendem-se os arquivos permanentes como depósitos da memória

social e responsáveis pela guarda da “História in natura”, pois eles têm a função primordial de:
avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos
classificação e ordenação dos documentos após a fase corrente
recolhimento e tratamento de documentos públicos após o trâmite de suas funções originais
encaminhamento dos documentos aos órgãos de origem para avaliação periódica
descarte dos documentos após um prazo máximo de 200 anos a contar da data de sua
produção
21) (CESGRANRIO/2006) Em meados do século XX, principalmente a partir da II Guerra

Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a
produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e
organização das instituições, as quais se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir as
grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.
Neste ambiente surgiu não apenas a teoria das três idades dos arquivos, como o novo conceito de
gestão de documentos.
PAES, 2005, 53.
Desta conceituação destacam-se três fases básicas da gestão de documentos, que são:
recepção, avaliação e arranjo
produção, utilização e destinação
classificação, organização e eliminação
formatação, adaptação e recuperação
coordenação, disseminação e centralização
22) (CESGRANRIO/2006) Um setor desenvolve as seguintes rotinas: 1 – receber a

correspondência; 2 – verificar se não faltam folhas ou anexos; 3 – numerar e completar a data,
no original e nas cópias; 4 – separar o original das cópias; 5 – expedir o original, com os
anexos, se for o caso; 6 - encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao setor de arquivamento, ou seja, ao arquivo propriamente dito. Trata-se de um setor
de:
arquivamento
indexação
expedição
catalogação
recolhimento
23) (NCE/2006) Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é
necessário que, além de estarem higienizados:
possuam as mesmas dimensões;
possuam um mesmo assunto;
estejam devidamente organizados;
estejam fora de uso corrente;
não possuam mais valor de uso.
24) (NCE/2006) Os documentos arquivísticos são ou podem ser microfilmados, por uma série de
motivos. Observe os itens abaixo:
I – segurança;
II- complementação de acervos;
III- facilidade de acesso a leitura;
IV- baixo custo de seu processo;
V- sua validade jurídica.
Fazem parte desses motivos somente os itens:

I, II e III;
I, II e V;
I, III e V;
II, III e V;
III, IV e V
25) (CESGRANRIO/2006) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como
estágio de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o
valor de natureza administrativa é a:
permanente.
corrente.
especializada.
empresarial.
pública.
26) (NCE/2006) A respeito do arquivo de documentos públicos, é INCORRETO afirmar que:

a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento
de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição
sucessora.
consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam de consultas freqüentes, sendo inalienáveis e imprescritíveis
consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente
consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados
a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência
Métodos de arquivamento
Regras de alfabetação
13. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato
a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do
método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:
Direto
Sistemas Indireto
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:
BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou
jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética,
respeitando-se as regras de alfabetação.
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar
os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
Numérico Simples
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem
recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da
ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado numa capa
cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa
a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada de ficha de protocolo, devem ser preparados índices
auxiliares (em fichas) alfabético-onomásticos, de precedência e de assunto para facilitar a
recuperação da documentação.
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao documento. Este método
é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a
PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
- Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as
capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da
ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as
capitais.
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto
- Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é

a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não
havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são
guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os
nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em diferentes estados.
Exemplo: Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e

do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas
capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio
VANTAGEM DESVANTAGEM
Busca direta. Exige duas classificações – local e nome do
Fácil manuseio. correspondente.
MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de
classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a
capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de

grandes massas documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o
alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica.
Alfabético
1. Dicionário
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.
2. Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
Numérico
O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a) Decimal
A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a
seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.
A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou código.
Torna-se necessário organizar de um índice alfabético.
b) Duplex
Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se
do gênero para a espécie e desta para a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é
ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas para assuntos,
como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses. É preferido ao decimal por
possibilitar a abertura ilimitada de classes.
c) Unitermo ou Indexação Coordenada
Consiste em atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número de ordem
crescente, de acordo com sua entrada no arquivo (numeração simples). A este número,
controlado em livro próprio, atribui-se a denominação de número de registro; deve ser
assinalado no documento, em lugar visível e previamente determinado.
Após o trabalho de numeração do documento, abre-se uma ficha índice onde constarão os
elementos identificadores que servirão à pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos e
outros em forma de palavras-chave.
A ficha-índice, além de fornecer uma descrição pormenorizada dos documentos a que se

refere, funciona como instrumento de controle dos números de registro e do acervo.
Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a
9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas correspondentes às palavras-chave
escolhidas para sua identificação, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do
número atribuído ao documento.
As fichas-índice são arquivadas em ordem numérica e as demais em rigorosa ordem
alfabética dos descritores ou palavras-chave.
Os documentos são arquivados em ordem numérica (número de registro) em pastas,
envelopes ou caixas.
A pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave, as quais devem ser
consultadas superpostas, uma vez que o método aqui descrito funciona à base de
comparação.
MÉTODO PADRONIZADO
Método Variadex
Método proveniente do método alfabético, introduz as cores como elemento auxiliador para
facilitar não só o arquivamento, como também a localização dos documentos.
LETRAS CORES
A, B, C, D e abreviações ouro
E, F, G, H e abreviações rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações verde
O, P, Q e abreviações azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha
A idéia é basicamente em dividir os arquivos em seções menores, restringindo o campo de

pesquisa e a manipulação de pastas ou fichas. Este método trabalha com chaves constituída de
cinco cores, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da
segunda letra do nome de entrada e não da inicial, a qual indicará a seção alfabética
correspondente para ordenação.
Exemplo:
NOMES ENTRADA CORES

C. Catram S.A. C. (abreviação) ouro
Décourt, Maria Luiza Décourt rosa
Figueiredo, Hugo Figueiredo verde
Flores, José Antônio Flores verde
Pontes, Armando Pontos azul
Trota, Luiz Trota palha
14. REGRAS DE ALFABETAÇÃO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as
seguintes:
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
b) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se
separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
c) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
d) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
e) Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver
também regra nº 9)
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
f) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento
de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
g) Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)

Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
h) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
i) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
j) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del

Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
k) Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
l) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: Embratel
Álvaro Ramos & Cia.

Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
m) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista
observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior
José Félix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
Peregrino Júnior, José
Felix Pacheco, José
Colocam-se remissivas em:
Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Pacheco, José Felix Alves
QUESTÕES AULA III
01) (NCE/2005) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da

informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na
atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo
com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos é feita a partir das palavras chave.
Auditoria Interna
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009
40 31 72 13 44 15 36 07 48 19
50 71 52 83 64 185 116 97 88 39
103 215 263 477
Proposta orçamentária
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009
20 41 12 33 54 85 76 17 28 69
50 81 32 93 94 155 116 57 68 119
121 163 104 165 246 127 148
Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta
orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de
números:
a) 20 e 40
b) 31 e 93
c) 44 e 94
d) 50 e 116
e) 103 e 127
02) (NCE/2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que
determina o:
a) conjunto de classificações
b) método de arquivamento
c) sistema de notações
d) descarte de projeções
e) instrumento de pesquisa
03) (NCE/2004) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber
humano em:
a) cinco classes principais e cinco classes gerais
b) seis classes principais e quatro classes gerais
c) sete classes principais e três classes gerais
d) oito classes principais e duas classes gerais
e) nove classes principais e uma classe geral
04) (NCE/2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de

processos, o arquivista deve utilizar o método:
a) enciclopédico
b) numérico
c) dicionário
d) unitermo
e) geográfico
05) (CESGRANRIO/2006) O arquivista de um Banco importante organiza os documentos por
meio do método Unitermo ou Indexação Coordenada. Assim, retira dos documentos os assuntos
que formarão o vocabulário controlado.
O Diretor do Departamento de Orçamento e Gestão da empresa solicita ao arquivista que
encontre o documento que versa sobre a Prestação de Contas do Departamento de Vendas do
Banco.
Prestação de Contas
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
20 11 32 53 14 25 86 17 48 79
60 91 62 93 84 115 176 67 88 99
151 173 185 198
Departamento de Vendas
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 01 22 83 34 45 76 17 78 89
40 11 42 103 54 85 96 77 88 109
70 173 106 128 159
178
O arquivista separa, então, os seguintes documentos:

10, 20, 40, 70
11, 17, 88, 173
32, 53, 86, 96
79, 89, 109,159
42, 83, 77, 178
06) (CESGRANRIO/2006) Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo
jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuniário de sua cidade. Ao chegar à instituição,
observa que o acervo é composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000.
Sabendo que o documento arquivísitico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve
optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método:
enciclopédico.
Variadex.
Numérico.
Ideográfico.
Dicionário.
07) (CESGRANRIO/2006) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico
simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou
correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir:
1- Alba Santos Silva; 2- Bárbara Assunção; 3- Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico
e Social; 4- Alcedo Costa; 5- Ricardo Alves e 6- Banco do Brasil. Como se observa, essa é a
ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação
dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte
seqüência:
1, 2, 3, 4, 5, 6
1, 4, 6, 2, 3, 5
3, 6, 4, 5, 2, 1
5, 2, 6, 3, 4, 1
6, 5, 4, 3, 2, 1
08) (CESGRANRIO/2006) A empresa Dantas & Dantas está iniciando as suas atividades e conta
com um número reduzido de pessoas para a organização de seu arquivo que utiliza, como
elemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo apenas às regras de alfabetação. Assim,
para arquivar corretamente os nomes: 1 – Pedro Paulo Santana; 2 – Paulina Santo Cristo;
3 – Robson Santos Ltda; e 4 – Joaquim Vasconcellos Sobrinho, tem-se a seguinte ordem:
1, 2, 3, 4
1, 3, 2, 4
2, 4, 1, 3
3, 1, 2, 4
4, 3, 2, 1
09) (CESGRANRIO/2006) Existem critérios para que os documentos sejam organizados pelo
método geográfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação.
Se, em um arquivo, a opção é pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização
dos correspondentes 1 – Luiz Carlos Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 – Antonio Carlos Ambróte,
de Ribeirão Preto, São Paulo; 3 – Moysés da Costa, de São Paulo, São Paulo; 4 – Cláudio
Ribeiro, de São Luís, Maranhão; 5 – Alda Barreto, de Codó, Maranhão, deve ser a seguinte:
1, 2, 3, 5, 4
3, 5, 1, 2, 4
4, 5, 3, 1, 2
5, 2, 3, 1, 4
5, 4, 3, 2, 1
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
15. TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se o documento chegar
ao arquivo corrente sem classificação, este é o momento de classificá-lo); complementação da
classificação por outros métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária;
estabelecimento de referências cruzadas.
ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida,
utilizando pastas adequadas e sinalização visível (projeções, etiquetas etc).
ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e
das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização.
ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o

desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de
caráter substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de
documentos de caráter instrumental e acessório.
AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de
acordo com os valores que lhes forem atribuídos.
CLASSIFICAÇÃO - paralelo ao estudo, faz-se a classificação que é a interpretação do
documento com base num código adotado;
CODIFICAÇÃO - colocação de símbolos correspondentes ao método de arquivamento
adotado;
DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda
temporária ou permanente, à eliminação e/ou mudança de suporte.
DOCUMENTO - Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado.
ELIMINAÇÃO - Destruição de documentação que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente. Também chamado expurgo de documentos.
ESPÉCIE – é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas.
ESTUDO - leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada (assunto) que
vai ter, se existe algum antecedente (dossiê);
FORMATO - é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo

como foi confeccionado.
FUNDO - é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma
mesma instituição, entidade ou pessoa.
- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos
documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidas pela semelhança
de suas atividades, mantido o princípio da proveniência.
GÊNERO – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo.
INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para

informação;
verificação não só da presença do competente despacho de arquivamento, como também da
existência de antecedentes, providenciando-se a devida reunião, se for o caso.
ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e a codificação dada.
OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no arquivo,
a documentação passa por uma série de fases até o arquivamento, a consulta e o empréstimo.
SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação,
mediante critério e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
TIPO DE DOCUMENTO – é a configuração que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou.
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares
e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
§2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados
por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua
desintegração.
§3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á
mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora
do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§5° A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á
mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
§6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados
antes de ser arquivados.
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade
competente.
Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados
em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei,
indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a
autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais.
§1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos
que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para
serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os
microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§2° Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir
para autenticação de reproduções realizadas por particulares, para produzir efeitos jurídicos a
terceiros.
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de
microfilmes.
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República.
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva
[Diário Oficial da União, de 10 de maio de 1968]
LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987

Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e
dá outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono
a seguinte lei:
Art. 1º Fica facilitado aos Tribunais do Trabalho determinar a eliminação, por incineração,
destruição mecânica ou por outro meio adequado, de autos findos há mais de 5 (cinco) anos,
contado o prazo da data do arquivamento do processo.
Art. 2º A eliminação de autos findos, nos termos do disposto no artigo anterior, será decidida
pelo Tribunal Pleno, mediante proposta circunstanciada do seu Presidente.
Parágrafo único. Os feitos arquivados nas Juntas de Conciliação e Julgamento poderão ser
eliminados, atendidas as mesmas condições, mediante proposta do respectivo Titular, aprovada
pelo Pleno do Tribunal a que estiver o órgão subordinado.
Art. 3º Deliberada a eliminação, o Presidente do Tribunal, para conhecimento dos interessados,
fará publicar a decisão em órgão oficial de imprensa, por 2 (duas) vezes, com prazo de 60
(sessenta) dias.
§ 1º É lícito às partes interessadas requerer, às suas expensas, o desentranhamento dos
documentos que juntaram aos autos, certidões ou cópias de peças do processo ou a
microfilmagem total ou parcial do mesmo.
§ 2º Se, a juízo da autoridade competente, houver, nos autos, documentos de valor histórico,
serão eles recolhidos em arquivo próprio, no Tribunal respectivo.
Art. 4º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 10 de novembro de 1987; 166º da Independência e 99º da República.
JOSÉ SARNEY
José Fernando Cirne Lima Eichenberg
[Diário Oficial da União, de 11 de novembro de 1987]
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras

providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da
Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal
e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições
de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no
exercício de suas atividades.
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o
recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à
instituição sucessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera
de competência.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na
aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público
e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1 - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder
Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do
Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do
Ministério da Aeronáutica.
§ 2 - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 3 - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4 - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5 - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-
jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar
unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos
na classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1 - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito
por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de

qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a,
por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao
Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1 - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em
regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independência e 103 da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de

1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , no uso da atribuição que lhe confere o art. 84,

inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de
maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8

de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas

físicas ou jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a

autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou
fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução

das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos

previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área
reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista
desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com
o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade
de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme

original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a

confecção do original, como para a extração de cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão

máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser
feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na
imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de

abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é

continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de

redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,

cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de

encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua

em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando

da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha
de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo
permitido corte ou inserção no filme original.
1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação,

com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela

unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a

localização dos documentos.
3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a

microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade

competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de
sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e
após a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se

prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na
esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos

microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,
deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é
cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados,

a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que
satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua
qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as

empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos,
deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por

este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos

de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das
microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor
legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade

estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de

documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas
registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato,
às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções
penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar
será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao

cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175° da Independência e 108° da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Milton Seligman
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo

Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir
a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio
e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções
executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e
prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos
Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da

República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de
arquivo nas instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional
de arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo,
conjugar esforços e encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas
áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.
Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;
VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associações de arquivistas;
X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de
ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.
§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do
Senado Federal, respectivamente.
§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente
da República, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da
República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.
§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.
§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu

substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter
ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante
convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.
§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.
§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo
Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar
a conveniência de adoção dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez
conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade
de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras
setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que
repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com
as câmaras técnicas.
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício
das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.
Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da
competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.
Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a
integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.
§ 2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o
SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera
de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central,
zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade
do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público
e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio
arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e
comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo
constante atualização.
Art.14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem
prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal
e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou
deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de
15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais,
instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do
CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades
públicas.
Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das
empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições
arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.
§ 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos
processos de desestatização.
§ 2º Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de
desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do
CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico.
§ 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas
no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em
instrução expedida pelo CONARQ.
§ 4º Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos
termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991.
§ 5º A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o
acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas
obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos
arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação
expedida pelo CONARQ.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão
submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a
serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou
entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e
destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo
Nacional.
Seção II
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou
recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação e controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao
recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades
geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos,
solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para
a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos
termos do § 2º do art. 7° da Lei nº 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional,
baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.
Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos
relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de
interesse público e social por decreto do Presidente da República.
§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência
do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº 8.394, de 30 de dezembro de
1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da
Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à
declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.
§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente
constituída pelo CONARQ.
§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ.
§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da
Presidência da República, na forma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social
deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de
quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.
Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser
precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo
máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei nº
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e

social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e
social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições,
objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização,
preservação e divulgação do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público
e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietários ou detentores.
Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à
execução deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nº 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181º da Independência e 114º da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
[Diário Oficial da União, de 04 de janeiro de 2002]
QUESTÕES AULA IV
01) (CEFET/RJ) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos

documentais permanentes são chamados de:
a) planos de classificação de documentos
b) planos de classificação de documentos por assunto
c) tabela de temporalidade
d) instrumento de localização
e) instrumento de pesquisa
02) (CEFET/RJ) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um:
a) conjunto de coleção de documentos
b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações,
pessoas físicas ou jurídicas
c) conjunto de textos manuscritos
d) conjunto de documentos recebidos
e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma
administração, de uma mesma pessoa física ou jurídica
03) (NCE/2001) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos

documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado:
a) intercâmbio
b) disseminação seletiva
c) transferência da informação
d) referência
e) recuperação da informação
04) (VUNESP/2002) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos:
a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas
físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados
de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas
funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação
ou a natureza dos documentos
c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda
permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada,
em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos
e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo
em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos
05) (FGV/2002) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela

Arquivística contemporânea aplicam-se:
01. aos acervos arquivísticos públicos e privados
02. tanto aos arquivos como às bibliotecas
03. aos arquivos, às bibliotecas e aos museus
04. às coleções de particulares e de organismos privados
05. aos acervos hemorográficos por particulares
06) (CESPE/2000) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem,

ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para a elaboração do plano de:
a) ordenação
b) destinação
c) classificação
d) arquivamento
e) armazenamento
07) (CESPE/2000) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na

ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries
é:
1. a catalogação
2. o arranjo
3. a análise
4. a avaliação
5. a descrição
08) (CESPE/2000)Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a

opção incorreta:
o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em
que foram arranjados
no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental
o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos
e seus fundos
um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma
unidade de arquivamento
o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou
mais fundos e os descreve minuciosamente
09) (CESPE/2000) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um

fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou
não a ordem de classificação é o:
catálogo
inventário
guia
repertório
índice
10) (CESGRANRIO/2006) O desenvolvimento das atividades de “agrupar os documentos sob

um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses
documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do
documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida”
é objetivo do(a):
arranjo por fundos
arquivamento por espécie
descrição por séries
classificação por assunto
avaliação por tipo
11) (CESGRANRIO/2006) Com relação a arranjo documental, pode-se afirmar que:

resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações.
consiste em agrupar documentos avulsos sob critérios temáticos.
designa a organização dos documentos nos arquivos de 1ª e 2ª idade.
distingue-se completamente da operação de classificação.
não admite adaptações na classificação de origem nos casos de documentos recolhidos
sistematicamente.
12) (CESGRANRIO/2006) A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar
informações ao Diretor Financeiro da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento
de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora
devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o
empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:
física.
Especial.
subsidiária.
dentro.
fora.
(CESPE/2004) O arquivista responsável pelo acervo documental do Departamento de Polícia

Federal (DPF), em Brasília, localizou uma massa documental, produzida pelo próprio
departamento, acumulada nas dependências do órgão.
Considerando essa situação hipotética, julgue os itens que se seguem, de acordo com os
princípios arquivísticos e à luz da legislação arquivística em vigor.
O arquivista deve estabelecer contato com o Arquivo Nacional para que sejam feitos o
registro e o diagnóstico preliminar do acervo localizado.
Caberá à comissão permanente de avaliação documental do DPF definir os prazos de guarda
e a destinação final dos documentos identificados na massa documental.
Os documentos que firmam orientação de caráter normativo poderão ser eliminados, uma vez
cumpridos os prazos de vigência.
Na avaliação do acervo, o DPF poderá empregar a amostragem como forma de selecionar
documentos representativos do conjunto a que pertencem, utilizando critérios específicos.
Tendo em vista a missão da DPF e a natureza dos documentos que produz e acumula, a
eliminação de conjuntos documentais pertencentes à referida massa será efetuada em sigilo.
Os documentos de caráter intermediário que devem cumprir prazo de guarda serão mantidos
nas dependências do DRF ou transferidos ao Arquivo Nacional.
Os documentos a serem recolhidos ao Arquivo Nacional serão relacionados no plano de
destinação documental, quando do recolhimento.
Caberá ao DRF a organização de acervo, segundo critérios técnicos de identificação,
classificação, arranjo e descrição.
Caberá ao DRF a tarefa de elaborar o termo de recolhimento relativo ao acervo a ser
recolhido ao Arquivo Nacional.
(CESPE/2004) Documentos de diferentes suportes pertencentes ao acervo arquivístico de uma

instituição apresentam algum tipo de comprometimento relativo à sua conservação e
preservação. Nesse aspecto, julgue os itens a seguir.
O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva da

instituição.
Os documentos atingidos por mofo serão submetidos ao processo de encapsulação para
impedir a transferência dos esporos aos demais.
As áreas destinadas a depósitos devem ser instaladas nas partes mais secas do prédio, sempre
acima do nível do mar.
A remoção de resíduos de cola, fitas adesivas e etiquetas encontradas na superfície das
fotografias deverá ser feita por maio de limpeza mecânica.
A restauração dos documentos mais comprometidos é de responsabilidade do Arquivo
Nacional, caso a instituição seja órgãos da Administração Federal.
As áreas de depósito devem ficar em locais que recebem maior iluminação, natural, e/ou
artificial.
(CESPE/2004) Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de

documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Baseando-se em Schellenberg, o programa deverá estabelecer procedimentos e rotinas para
os documentos de arquivo nas três fases do ciclo de vida documental.
Conforme Schellenberg, a classificação de fundos pode tomar como base as ações
desenvolvidas pelo órgão, o que resultará em uma classificação funcional.
O programa deverá atuar nas seguintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de
documentos.
Antes de instituir o programa, o arquivista deverá realizar a identificação do acervo
documental acumulado na unidade central e nas unidades regionais da instituição.
Um dos objetivos da gestão é assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor
administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
O documento não classificado pelo protocolo do órgão será classificado no arquivo corrente.
O protocolo da instituição receberá os documentos, abrirá e identificará aqueles de natureza
ostensiva.
Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados
relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas
existentes na gestão de documentos.
(CESPE/2004) Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos

textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue
os itens a seguir.
No quadro de arranjo, os documentos fotográficos deverão constituir séries distintas das
séries de documentos textuais, tendo em vista as especificidades de preservação dos
diferentes suportes.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a
organização deverá ser realizada do particular para o geral.
Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os
conjuntos documentais de seu interesse à tomar ciência das condições de consulta.
Os inventários, por registrarem informações referentes aos conjuntos documentais já
classificados, são instrumentos definitivos, sendo desnecessária a sua atualização.
Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.
De acordo com as normas da ISAD(G), o DPF poderá considerar suas superintendências

como seções do mesmo fundo arquivístico.
(CESPE/2004) Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de

atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes,
tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho
técnico e administrativo e possuir áreas de depósito.
As áreas de depósito devem ser vinculadas às áreas de trabalho arquivístico e
administrativo.
Dados sobre as características físicas, formatos dos documentos e volume do acervo devem
orientar o programa arquitetônico.
Na construção de prédio para arquivo é recomendada a construção subterrânea, tendo em
vista o peso do acervo.
Para armazenamento de fotografias e filmes recomenda-se a localização dos depósitos nas
áreas que apresentem os mais baixos índices de temperatura e umidade relativa.
As construções amplas com grandes vãos são mais eficientes que os espaços menores e
compactos para a manutenção das condições ambientais necessárias à preservação de
acervos arquivísticos.
(CESPE/2004) Em relação à natureza do conteúdo dos documentos arquivísticos, julgue os

itens subseqüentes.
As fotografias, os filmes, os mapas, os relatórios e os pareceres são documentos de
natureza técnica.
Os estatutos, os relatórios, os regulamentos, as instruções e as notificações são documentos
de natureza jurídica.
As certidões, as circulares, os currículos, os diplomas e as recomendações são documentos
de natureza pessoal.
As ações, os balanços, as escrituras, os livros-caixa e as notas de compra são documentos
de natureza administrativo-financeira.
As apólices, as certidões, os contratos, os extratos bancários e os laudos de auditoria são
documentos de natureza contábil-financeira.
(CESPE/2004) Nos processos de avaliação de documentos, é relevante aplicar o critério de

amostragem para determinados conjuntos documentais. Acerca da amostragem, julgue os itens
seguintes.
Os índices adotados para aplicação da amostragem variam de 1% a 10% dos documentos
acumulados.
Na amostragem aleatória, qualquer elemento pode ser representativo.
Ao se adotar a amostragem exemplar ou modelo, se estará conservando os documentos
mais importantes ou significativos de uma classe.
Na amostragem do tipo seletiva, conserva-se um ou vários exemplares da série documental.
Os critérios de amostragem serão aplicados apenas aos conjuntos documentais de caráter
permanente.
(CESPE/2004) Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo
arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento.
Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à
implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os
documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de
largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das
atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes

estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos
documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande
parte estava sem invólucro. As caixas contendo os assentamentos individuais dos funcionários
inativos estavam amarradas.
Considerando a situação hipotética apresentada, julgue os itens a seguir.
Na mensuração da documentação textual, é indicada a adoção da metragem linear.
Na conversão da metragem cúbica para a metragem linear, com base na medida indicada
pela tabela internacional publicada pelo Arquivo Nacional, se obterá 518,4 m de
documentos na situação mencionada.
Os documentos que não compõem o acervo arquivístico deverão ser encaminhados aos
setores responsáveis por sua guarda, tratamento e manuseio.
O diagnóstico realizado nesse acervo indicará a necessidade de substituição das unidades
de acondicionamento, visando garantir a integridade física dos documentos.
Por sua natureza, os processos possuem valor secundário, devendo ser recolhidos à guarda
permanente.
Aplicando-se os prazos previstos na tabela de temporalidade do CONARQ, Resolução
nº 14, com as devidas adaptações, é aconselhável que os assentamentos individuais dos
funcionários sejam recolhidos ao arquivo permanente, em função do prazo total de guarda
atribuído a essa série documental.
(CESPE/2004) No que se refere à política de acesso aos documentos de cunho arquivístico, a

administração pública federal observa os dispositivos do Decreto nº 4.553/2002. Acerca desse
instrumento legal, julgue os itens seguintes.
Os prazos de duração da classificação atribuídos aos documentos da categoria de
ultra-secretos são de, no máximo, cinqüenta anos, podendo ser renovados uma única vez.
Em obediência aos dispositivos no referido decreto, os prazos de duração da classificação
vigoram a partir da data de encaminhamento do documento.
O prazo de duração para os documentos reclassificados reiniciar-se-á a partir da data da
formalização da nova classificação.
O decreto é omisso quanto à classificação de grau de sigilo para os documentos eletrônicos.
Os documentos secretos, por sua natureza, são considerados, desde a sua classificação e
reclassificação, como Documento Sigiloso Controlado (DCS).
(CESPE/2004) O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar

as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos
acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes.
Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos
biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos,
audiovisuais e exemplares múltiplos.
O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.
Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas,
jurídicas, funcionais e legais.
No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identificação, a
classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição.
Em relação ao tipo de conjunto , os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo.
O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da
instituição.
(CESPE/2004) Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens a seguir.

A função precípua dos arquivos é facultar o acesso.
A função administrativa associa-se a preservação da memória social.
As exposições e as visitas guiadas constituem atividades dos programas de difusão dos
acervos arquivísticos.
Conforme Couture e Rousseau, inserem-se como funções arquivísticas a produção, a
avaliação, a aquisição e a classificação.
(CESPE/2004) No que se refere aos sistemas arquivísticos, julgue os itens seguintes.

São os elementos componentes de um sistema de arquivo a informação, os documentos, os
arquivos e a legislação.
No Brasil, o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem como órgão central o Arquivo
Nacional, órgão da Casa Civil da Presidência da República.
De acordo com a legislação arquivística brasileira, é de competência do CONARQ a
implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
O arquivo central corresponde ao subsistema de um sistema de arquivo de uma instituição
pública ou privada.
GABARITO
AULA I
1-A 2-B 3-B 4-D 5-B 6-C 7-D 8-E 9-E 10-A
11-D 12-E 13-D 14-B 15-E 16-D
AULA II
1-E 2-D 3-B 4-B 5-E 6-A 7-D 8-B 9-D 10-B
11-A 12-B 13-E 14-C 15-C 16-C 17-B 18-C 19-A 20-C
21-B 22-C 23-C 24-B 25-A 26-B 27- 28- 29- 30-
AULA III
01-D 02-B 03-E 04-B 05-B 06-C 07-D 08-D 09-C
AULA IV
1-E 2-E 3-D 4-B 5-A 6-D 7-B 8-B 9-A 10-D
11-A 12- 13- 14- 15- 16- 17- 18- 19- 20-
Questões CESPE
01-E 02-C 03-E 04-C 05-E 06-C 07-E 08-C 09-E 10-C
11-E 12-X 13-E 14-E 15-E 16-E 17-C 18-C 19-E 20-C
21-C 22-E 23-C 24-E 25-E 26-C 27-E 28-E 29-C 30-C
31-E 32-C 33-E 34-C 35-E 36-C 37-E 38-E 39-E 40-C
41-C 42-C 43-E 44-E 45-E 46-C 47-C 48-C 49-C 50-E
51-E 52-E 53-E 54-C 55-E 56-E 57-E 58-C 59-C 60-E
61-E 62-C 63-C 64-E 65-C 66-C 67-C 68-E 69-E 70-E
Referências Bibliográficas
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:

Arquivo Nacional, 2005.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental, 2.ed.Rio de

Janeiro: editora FGV, 2004.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
permanentes e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União. Brasília, 9-1-1991.
CASSARES, Norma Cianflone, MOI, Cláudia. Como fazer conservação preventiva em arquivos
e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
FONSECA, Maria Odila Kahl. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: Editora
FGV, 2005. 124p.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo
do Estado, 1998.
MACHADO, Helena Corrêa, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos
públicos municipais. São Paulo: Arquio do Estado, 1999
LUBISCO, Nídia M.L., BRANDÃO, Lídia M.B. (org). Informação e informática.Salvador:

EDUFBA, 2000.307p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática, 3.ed., Rio de Janeiro: editora FGV, 2002.
PASSOS, Edilenice (org). Informação jurídica. Brasília: Thesaurus, 2004.237p.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma

abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro: Editora FGV,
2002. 160p.
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa:

Publicações Dom Quixote, 1998.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. de Nilza Teixeira

Soares – 2.ed., Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002.

Apostila Arquivologia

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Apostila Arquivologia

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

www.apostilados.

Conceito e classificação de documento

c) Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,

FINALIDADE DOS ARQUIVOS

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais

Quanto à natureza dos documentos

Arquivo especial Arquivo especializado

Quanto à entidade mantenedora

Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal

Quanto ao estágio de evolução

Arquivo 1ª idade Corrente

Arquivo 2ª idade Intermediário

Arquivo 3ª idade Permanente

4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que

3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem

Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005

Ilmo. Sr. Silva e Silva

05) (NCE/2004) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de

d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005

09) (CESGRANRIO/2006) Durante muito tempo as noções de arquivo, biblioteca e museu se

15) (CESGRANRIO/2006) Uma ficha apresenta os seguintes dados: procedência, data de

16) (CESGRANRIO/2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão – Demissão – Folha de Pagamento – Promoção – Recrutamento – Seleção.

Conservação, preservação e restauração de documentos

6. CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de

É a microforma básica e que serve de origem para as demais microformas. Apresenta-se em

Microfilmadora planetária Leitora

Leitora de rolo e ficha Leitora e copiadora

De acordo com a Resolução nº 10 do CONARQ, tem-se a seguinte simbologia aplicada a

Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha

Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a

Original ilegível. Texto deteriorado.

Numeração incorreta. Original em cores.

Repetição de Páginas e/ou

09 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Teoria das Três Idades

Transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento – Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Serie equivocada a conclusão de que os documentos nos chamados “arquivos intermediários” e

10. GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de uma

11. TABELA DE TEMPORALIDADE

12. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

01) (CEFET/RJ) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da

qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de

03) (CEFET/RJ) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das

04) (NCE/2001) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação

06) (NCE/2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo

07) (NCE/2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de

08) (NCE/2004) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de

10) (NCE/2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor:

11) (FGV/2002) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de

12) (FGV/2002) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e

c) os documentos de todos os tipos e valores

15) (CESPE/2000) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes

Estão certos apenas os itens:

17) (CESPE/2000) Observe o quadro abaixo:

19) (CESGRANRIO/2006) O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos

20) (CESGRANRIO/2006) Entendem-se os arquivos permanentes como depósitos da memória

21) (CESGRANRIO/2006) Em meados do século XX, principalmente a partir da II Guerra