NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Prof. Ana Luiza Soares

CONCEITOS BSICOS:

Arquivo: o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituio ao
longo de suas atividades. A finalidade organizar os documentos e facilitar o acesso a ele.
Informao: Idia, conhecimento. Suporte: Meio fsico utilizado para registrar a informao.
Papel, CD, VHS, DVD.
Documento: Informao registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatrio, certido,
memorando.
Biblioteca: Conjunto de material impresso e no impresso disposto ordenadamente para
estudo e consulta.
Museu: o lugar destinado ao estudo, reunio e exposio de peas e obras de valor,
representativas dos diferentes campos de conhecimento humano.
PRINCIPIOS DA ARQUIVOLOGIA
Princpio da provenincia:
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos
devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa
legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos
originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade,
dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem
distinta.
Princpio da organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade
a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da
entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.
Princpio da unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.
Princpio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio
no autorizada ou acrscimo indevido.
Princpio da cumulatividade:
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

Princpio do respeito ordem original:
O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS.
Forma: o estgio de preparao e transmisso do documento de arquivo e passa por
trs formas diferentes:
1. Rascunho (minuta); a primeira redao, ainda no definida, de um texto; um
borro, ou um contrato no assinado.
2. Original; a redao definitiva de um documento no se permitindo
alteraes.
3. Cpia. a reproduo fiel do original.

Formato: a configurao fsica do documento, de acordo com a natureza e o modo
como foi confeccionado. Ex: Papel = carto, ficha, livro, folha, folder, cartaz.
Espcie: a definio do aspecto formal, da forma como as informaes so
distribudas no documento e da aplicao a que este documento se destina. Ex: ofcios,
certides, atestados, atas, contratos, declaraes.
Tipologias ou tipo: a soma da espcie documental com a atividade (finalidade) a
que o documento se destina. EX:
Espcie Atividade Tipo ou tipologia

GNERO DOS DOCUMENTOS
Textuais ou escritos: Informao
em forma de texto, manuscritos,
datilografados ou impressos Ex:
livro, relatrio, certido, ofcio.
Iconogrficos:Informao em
forma de imagem esttica. Ex:
fotografia, desenhos, grficos, slides,
gravuras.
Filmogrficos ou
Audiovisuais: Documentos em
pelculas cinematogrficas e fitas
magnticas com ou sem trilhas
sonoras, contendo imagens em movimentos.
Cartogrficos: Documentos contendo representaes geogrficas e arquitetnicas ou de
engenharia ex: mapas e plantas.
Informticos: Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador ex:
disquete, disco rgido, disco ptico.
Sonoro: Documentos contendo registros fonogrficos.
Micrograficos Documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens ex:
microfilmes, microfichas.
Fotogrficos: So as fotografias em geral.
Obs.: O documento pode ser classificado em um ou mais gneros.
TIPOS DE ARQUIVOS
Quanto s entidades mantedoras:
Pblicos: mantidos por instituio pblica.
Privados: mantidos por instituies privadas.
Quanto natureza dos documentos:
Especiais: Guardam documentos de determinados tipos ou suporte.
Especializados: Guardam documentos de determinados assuntos especficos.
Quanto extenso de sua localizao:
Setoriais: So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
Central ou geral: So os que se destinam receber os documentos correntes provenientes
dos diversos rgos e instituies, centralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente.
Quanto aos valores dos documentos
Primrios (administrativo): o valor que o documento apresenta para o funcionamento de
atividades realizadas pela instituio. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
o valor temporrio e estar presente nas fases corrente e intermediria.
Secundrio (histrico): o valor que o documento apresenta para histria da instituio. o
valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentar.
Quanto ao seu estgio de evoluo
Corrente (1 fase):
- a fase em que os documentos so criados;
-Nesta fase os documentos tramitam bastantes e so muito consultados;
-Os arquivos correntes se nos localizam prprios setores que produzem/recebem os
documentos.
(arquivos setoriais) ou em locais prximos a estes (arquivo central/geral).
Atividades dos arquivos correntes: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e
consulta.
Intermediria (2 fases):
- a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo, mas so pouco
consultados.
-Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente).
Permanente (3 fases):
Contrato Aluguel Contrato de aluguel
Declarao Imposto de renda Declarao de
imposto de renda
Memorando Apresentao de
servidor
Memorando de
apresentao de
servidor
Nota Promissria Nota promissria
Ata Reunio Ata de reunio
Relatrio Atividades Relatrio de
atividades
Requerimento Frias Requerimento de
frias
- a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados
pelo seu valor histrico;
-Os documentos desta fase jamais sero eliminados.
Atividades dos arquivos permanentes: Destinao, arranjo, descrio, publicao e
referncia.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o instrumento que define o prazo de guarda (tempo que o documento ser guardado nas
fases corrente e intermediria) e a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda
permanente).
AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermedirias,
bem como a destinao final dos documentos das instituies (eliminao ou guarda
permanente). Na prtica o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comisso
permanente de avaliao de documentos.

Assim na tarefa de avaliar, podem-se constituir equipes tcnicas integradas por:

Arquivista ou responsvel pela guardados documentos;
Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja
subordinada o setor responsvel pela guarda dos documentos;
Profissionais da rea jurdica;
Profissionais da rea financeira;
Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de
avaliao (historiador, economista, Engenheiro, socilogo, medico, estatstico etc.).
Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na
fase corrente, a fim de distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria)
daqueles de valor informativo ou probatrio.



PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PROTOCOLO
o controle da tramitao de documentos da instituio. uma atividade tpica da fase
corrente.
Atividades do setor de protocolo:
Recebimento e classificao;
Registro e Controle(autuao);
Expedio (distribuio).
Rotina das atividades do protocolo
Setor de recebimento e classificao
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
1. Receber a correspondncia;
2. Separar a correspondncia oficial da particular;
3. Distribuir a correspondncia particular;
4. Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso;
5. Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa;
6. Abrir a correspondncia ostensiva;
7. Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de
antecedentes;
8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o
Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a
juntada;
9. Interpretar e classificar a correspondncia;
10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento;
11. Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o
caso;
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo;
13. Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao.

Setor de registro e controle
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suasatribuies pod
em ser assim descritas:
1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo data de entrada,
procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira
distribuio;
2. Anexar segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente
com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas;
3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto,
rearquivando-as em seguida;
4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica;
5. Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas
fichas (numricas) o novo destino;
6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente.
*Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento
destinado peloresponsvel pelo controle no mbito desse rgo, e
ser novamenteanexada ao documento quando este for encaminhado
a outro rgo, devendo
essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro eMovimentao, q
ue o redistribuir.

Setor de Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
1. Receber a correspondncia;
2. Verificar se no falta folhas ou anexos;
3. Numerar e completar a data, no original e nas cpias;
4. Separar o original das cpias;
5. Expedir o original com os anexos;
6. Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo.
ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Execuo ou implantao e acompanhamento.
ARQUIVAMENTO (Na fase corrente)
ETAPAS:
1. Inspeo;
2. Anlise;
3. Ordenao;
4. Arquivamento.
GRAUS DE SIGILO
Ostensivo ou ordinrio: o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.
Sigilosos so os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por
isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao e so divididos
em: ultra-secretos, secretos e reservados.
A classificao a atribuio do grau de sigilo.
A reclassificao a alterao do grau de sigilo.
A desclassificao a retirada do grau de sigilo.

GRAU
DESIGILO
ANOS/
PRORROGAO
ACESSO INDEVIDO
ULTRA-
SECRETO
MXIMO DE 25
ANOS/+25
Acarreta dano
excepcionalmente
grave segurana
da sociedade e do
estado
SECRETO MXIMO DE 15
ANOS/+15
Acarreta dano
grave segurana
da sociedade e do
estado
RESERVADO MXIMO DE 5
ANOS/+5
Revelao no
autorizada de
dados podem
comprometer
planos, operaes
ou objetivos neles
previstos.

GESTO DE DOCUMENTOS
o controle de todo fluxo de documentos da instituio, desde a criao dos mesmos at sua
destinao final.
Etapas da gesto de documento
Produo;
Uso (tramitao, arquivamento e outros);
Avaliao e destinao final (eliminao ou guarda permanente).
MICROFILMAGEM
uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato micro grfico ou
microficha. O microfilme uma imagem reduzida da forma maior: por tanto o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.
BENEFCIOS DA MICROFILMAGEM
Valor legal;
Acesso fcil e rpido;
Segurana;
Garantia de confidencialidade das informaes;
Durabilidade;
Reduo sensvel de espao.
OBS: no Brasil, a microfilmagem normatizada pela lei 5.433/1968, regulamentada pelo
decreto 1.799/1996.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Conservao;
Restaurao;
Armazenamento e acondicionamento.
Agentes que danificam os documentos
Fsicos: Umidade, temperatura, luminosidade.
Qumicos: Poeira, fumaa, tinta.
Biolgicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem.
CONSERVAO E RESTAURAO DOS DOCUMENTOS
Temperatura e Umidade
A temperatura e a umidade so agravantes para a deteriorao e enfraquecimento do papel e
o aparecimento do mofo, devendo sem mantida uma temperatura entre 15 a20C, e umidade
de 40 a 60%, evitando oscilaes para no acelerar a fragilizao do papel.
O arquivo no deve estar localizado em reas como poro e sto, no deve tambm ser
mantido prximo a depsitos de gua (a fim de se evitar a umidade), mas sim em prateleiras e
arquivos que no estejam apoiados em paredes internas.
Em regies midas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquticas no acervo, controlar
infiltraes e goteiras, arejar o ambiente com o auxlio de ventiladores. Em regies secas,
utilizar umidificadores de ar.
Iluminao
Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lmpadas fluorescentes provocam a oxidao
do papel, isto , o papel branco adquire manchas amareladas e o papel colorido torna-se
esbranquiado.
Deve-se evitar iluminao natural, isolando vidraas atravs da utilizao de verniz filtrante,
papel opaco ou cortinas escuras para bloquear a radiao ultravioleta e manter a luz apagada
sempre que possvel.
Poeira e Gases
Os agentes poluidores atmosfricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo
portas e janelas fechadas, vedao das aberturas externas e limpeza peridica do acervo com
a utilizao de aspirador de p.
Agentes biolgicos
Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam damos ao papel. O sistema
preventivo como desinsetizao deve ser feita periodicamente. Os fungos e insetos se
localizam em determinadas reas do arquivo em que encontram condies ambientais
favorveis, como alto grau de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilao.
Agentes humanos
Os hbitos humanos como alimentao e manuseio dos documentos podem afetar e agredir o
papel, devendo ser amplamente difundido os cuidados quanto limpeza do local.
Os responsveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos orgnicos que
fazem parte do documento, assim como colas, papeis, papeles, que devem ser de primeira
qualidade.
PRESERVAO: Toda a ao que se direciona a salvaguarda das condies fsicas dos
materiais.
RESTAURAO: Interveno na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado.
CONSERVAO PREVENTIVA: Melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem
visando prevenir e retardar a degradao.
Principais operaes de conservao:
Desinfeco O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao.
A substnciaqumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do
papel e
da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase dedesenvolvimento, so completame
nte destrudos.
Mtodo qumico utilizado para o combate de insetos e pragas. Consiste em introduzir os
documentos na cmara (cmara de fumigao), onde se faz a vcuo, aplica-se o produto
qumico e submetem-se os documentos ao fumigante pelo prazo de 48 a72 horas,
aproximadamente. Em seguida repete-se o vcuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos.
Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essaoperao, utiliza-
se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os
ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em umacmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinaseltricas. Caso existam doc
umentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego deprensa manual sob presso moderada.
Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usarferro de engomar caseiro.
Restaurao ou reparo O mtodo ideal aquele aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente. Mtodos de restaurao:
Banho de gelatina
Tecido
Silking
Laminao
Encapsulao
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola
o que aumenta a suaresistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona
a passagem dos raiosultravioletas e infravermelhos.
Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-
se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.
Tecido com pasta de amido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta deamido.
A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amidopropicia
o ataque de insetos e fungos, impede
o exame pelos raios ultravioletas einfravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda
de grande durabilidade, mas,devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes
. Tanto alegibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e
o exame pelos raios ultravioletas einfravermelhos so pouco prejudicados. ,
no entanto, um processo de difcil execuo, cujamatria prima de alto custo.
Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas
duas faces, com uma folha de papel de seda eoutra de acetato de celulose (substancia termoplstica),
colocando-o numa prensa hidrulica. Oacetato de celulose, por ser termoplstico, adere
ao documento, juntamente com o papel deseda, e dispensa adesivo. A durabilidade e
as qualidades permanentes do papel so asseguradassem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-
o imune ao de fungos e pragas.Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sab
o.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e
a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede
apassagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da
laminao soas que mais se aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao
mecanizada,embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A
laminaomanual, tambm chamada laminao com solvente,
oferece grande vantagem queles que nodispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.
Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento
colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas
duasfaces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando
o documento soltodentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ex: arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos.
Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida
consulta ex: arquivo corrente.
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde
se acha guardado.
Sistema Indireto: aquele em que para se localizar o documento preciso antes consultar
um ndice ou codigo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo alfabtico Elemento considerado o nome e so colocados em ordem alfabtica.
REGRAS DE ALFABETAO
1. Nomes de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome depois o prenome.
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Veneza Firme Miranda
Marcos Roberto Arajo da Silva
Arquivam-se:
Miranda, Daniele Firme
Miranda, Veneza Firme
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Joaquim da Boa Morte
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Boa Morte, Joaquim da
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
Obs.: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
3. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Exemplo:
E.Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
4. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados.
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d Andrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
5. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem,
devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Edlson Miranda Jnior
Osrio Soares Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edlson
Soares Neto, Osrio
6. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo,
entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emerson Fontes
Doutor Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (ministro)
Fernandes, Carlos (professor)
Fontes, Emerson (professor)
Torres, Raimundo (doutor)
7. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais.
Exemplo:
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitle
Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitle, Adolf
8. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser considerados. O mais comum
consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
Jonh Mac Adam
Gordon O Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, Jonh
O Brien, Gordon
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (paises de lngua espanhola) so registrados pelo
penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hermandez
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hermandez, Pablo
10. Os nomes orientais- japoneses, chineses e rabes- so registrados como se apresentam.
Exemplo:
Li Yutang (chins)
Osama Bin Lade( rabe)
Sasasaki Yonoyama(japons)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Lade
Sasasaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
Tentao (A)
Washington Post (The)
12. Nos ttulos de congresso, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3. Curso de Cincias Contbeis
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Mtodo geogrfico Elemento considerado o local ou a procedncia. Ex:
Pas, estado, cidade, regies, distritos, bairros, zonas e outros.
Obs: Seguem o mtodo alfabtico.
exemplo:
Estado, cidade, correspondente.
Cidade, estado, correspondente.
Regio, estado, cidade, correspondente.
Pas, cidade, correspondente.
As 2 ordem mais utilizadas so:
Estado-Cidade-Correspondente (Quando utilizada esta ordem e capital ter precedncia e
no obedecer a ordenao alfabtica) Ex:
Rio de Janeiro-Rio de Janeiro-Joo Alfredo
So Paulo-Campinas-Pedro Luiz
Maranho-So Luiz-Maria do carmo
Rio de Janeiro-Campos-Lucas Marques
So Paulo-So Paulo-Lvia de Fatima
Arquivam-se:
Maranho - So Luiz- Carmo, Maria do
Rio de Janeiro-Rio de Janeiro - Alfredo, Joo
Rio de Janeiro-Campos-Marques, Lucas
So Paulo-So Paulo-Ftima, Lvia de
So Paulo-Campinas-Lus, Pedro

Cidade-Estado-Correspondente (A chave a cidade. No h destaques para as capitais,
ser usada somente a ordem das letras).
Araatuba-SP-Luis Carlos
So Mateus-ES-Maria Augusta
Belm- PA-Adalberto Oliveira
Crates-CE-Francisco Balbino
Diadema-SP-Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba-SP-Carlos, Luis
Belm- PA- Oliveira, Adalberto
Crates-CE-Balbino, Francisco
Diadema-SP-Silva, Dilma da
So Mateus-ES-Augusta, Maria

Mtodo numrico simples Elemento principal o numero. O documento recebe um numero
conforme a ordem de chegada.
Mtodo cronolgico Tem como elementos nmeros e datas, baseados em datas de
emisso, recepo, fabricao, etc.
Mtodo digito terminal Seqncia de cdigos nmericos divididos em grupos de dgitos
lidos da direita para esquerda, que indicam a disposio fsica dos documentos.
Ex: 564329
29 iniciais/primrios
43 subterminais/secundrios
56- finais/terminais/tercirios
Obs: Quando o numero for composto por menos de 5 digitos, sero colocados 0(zeros) sua
esquerda.
Ex: 42054
042054
Mtodo ideogrfico Elemento considerado o assunto em ordem alfabtica.
Ideogrfico alfabtico/ordem dicionria Os assuntos so dispostos em ordem
alfabtica, obedecendo somente a seqncia das letras. Ex: Transferncia, promoo, frias,
dirias, ajuda de custo, apresentao.
Arquivamento: Ajuda de custo
Apresentao
Dirias
Frias
Promoo
Transferncia
Ideogrfico alfabtico/ordem enciclopdica
Os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos em ordem alfabtica. Ex: Mesas,
admisses, aposentadorias, cadeiras, transferncias, armrios, licenas.
Arquivamento: Material
Armrios
Cadeiras
Mesas
Pessoal
Admisses
Aposentadoria
Licenas
Transferncias
Mtodo numrico decimal Os assuntos partem do geral para o especifico, dividindo-se em 9
grandes classes principais e uma dcima reservada para os assuntos gerais.
Classe/Subclasse/Grupo/Subgrupo.
Ex: Classe 000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religio
300 Cincias Aplicadas
Subclasse 310 Medicina
320 Engenharia
Grupo 311 Anatomia
312 Fisiologia
313 Clinica Mdica
Subgrupo 313.1 Cardiologia
313.2 Sistema Respiratrio
313.3 Sistema digestivo
Mtodo Duplex Diviso dos documentos em grandes classes por assuntos e podem ser
subdivididos em classes subordinadas. Ex:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-1 Aplicadas ao trabalho
1-1-2 Aplicadas a educao
1-2 Cincias Polticas
Mtodo Padronizado Variadex Tem como elemento as letras do alfabeto representadas por
cores bem distintas. Ex: Tabela
A, B, C, D e abreviaes............ Ouro
E, F, G, H e abreviaes............. Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviaes...... Verde
O, P, Q, e abreviaes................. Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes.... Palha
Ex.: C. Catran, S.A C = Ouro
Figueiredo, Hugo i = Verde
Pontes, Armando o = Azul
Obs: Quando adotado o mtodo variadex deve-se utilizar pastas com projees nos fichrios,
as fichas devem ser coloridas.
Mtodo Padronizado Soundex Tem como elemento a fontica e no a grafia dos nomes.
Mtodo Padronizado Mnemnico Memria (uso de palavras chaves de fcil memorizao).
Ex.: associao de palavras.
Mtodo Padronizado Automtico Os papis so arquivados com guias e pastas que j
indicam as divises das letras do alfabeto.
Mtodo Alfanumrico Alfabtico + Numrico
Ex.: Tabela
Aa Af = 1
Ag Al = 2
Am As = 3
At Az = 4
Afonseca, Joo (Aa Af = 1)
Almeida, Marcio( Ag Al = 2)
Amaral, Roberto( Am As = 3)