2.

MÉTODO AUTOMÁTICO:

Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular

pastas de sobrenomes iguais. Combina letras,
números e cores. É utilizado na Europa e não é
utilizado no Brasil.
3. SOUNDEX:
Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de
grandes proporções, segundo o qual as unidades
de arquivamento são ordenadas por código, ao
invés de o serem pela sequencia estritamente
alfabética. O código baseia-se no som das
consoantes alfabéticas, reunindo-os pela
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia
poder ser diferente. É utilizado na Europa e não é
utilizado no Brasil.

Exemplo:
CASTRO, Luiz Pereira de – código “K”
SHIMERMANN, Antonio - código “X”
4. MNEMÔNICO:

Usa-se para codificar os assuntos através de

combinação de letras em lugar de números. As
letras são consideradas símbolos, pelo fato de
este método pretender auxiliar a memória do
arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil,
a recuperação da informação. Está obsoleto.

Exemplo: São 3 etapas:

A
A – Aluguel
AA – Aluguel de Apartamento
A-B Apartamento de 1 quarto
A-C Apartamento de 2 quartos
A-D Apartamento de 3 quartos
A-E Apartamento de 4 quartos ou mais
5. RÔNEO:

Combina letras, números e cores, está obsoleto.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

Esse método não é considerado básico e nem

padronizado. É chamado de Sistema Semi-Indireto.
O método trabalha com uma tabela previamente
constituída de divisões do alfabeto, previamente
planeja e numerada em ordem crescente. Usam-se
notações fechadas, para evitar que depois de
numeradas as divisões sejam alteradas.
Exemplo:
Aa – Af = posição 1
Ag – Al = posição 2
Am – As = posição 3
At – Az = posição 4
Ba – Bl = posição 5
Bm – Bz = 6, e assim sucessivamente.

ACRISIO, Paulo (arquivado na posição 1)

ABREU, Fernanda (arquivado na posição 1)
ALMEIDA, Mário (arquivado na posição 2)
ALONSO, Ernesto (arquivado na posição 2)
AMARAL, Roberto (arquivado na posição 3)
ATILIA, Jorge (arquivado na posição 4)
apostila
 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO

Etapas da Organização de Arquivos:

1)LEVANTAMENTO DE DADOS

2)ANÁLISE DE DADOS COLETADOS (Diagnóstico)

3)PLANEJAMENTO

4)IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
1) LEVANTAMENTO DE DADOS:

Para a ideal organização de um é necessário fazer

inicialmente um levantamento da produção
documental da instituição, para traçar um diagnóstico
dentro da realidade da empresa.
Para o levantamento se faz necessário:
•Conhecer a legislação referente aos âmbitos
externos (leis, decretos, resoluções) e interno da
instituição produtora e/ou mantenedora dos
documentos (estatutos, normas e as alterações que a
empresa sofreu em função destes);
• Verificar os regulamentos e manuais dos próprios
arquivos existentes numa organização;

• Entender as finalidades, funções e atividades, e o

volume da documentação.

• Conhecer o organograma da empresa (estrutura

hierárquica dos órgãos detentores da documentação);

• Efetuar a coleta de dados.

Coleta de dados:
Coletar os dados (informações) inerente à
documentação institucional: o gênero, a espécie, o
estado físico do documento, o volume do acervo, modelos
e os formulários utilizados, bem como os métodos de
arquivamento adotados e conceito de conservação dos
documentos.

Este levantamento pode ser feito através de

questionários, observações e entrevistas nos locais de
trabalho.

Vários assuntos podem constar dos questionários, como

por exemplo:
Assuntos para coleta de dados:
•frequência de consulta ao acervo;
•localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);
•formas de acondicionamento;
•necessidade de restauração de documentos;
•existência de documentos sigilosos;
•recursos físicos: mobiliário utilizado, material de consumo,
equipamentos, e informações ambientais (iluminação,
umidade, proteção);
•recursos humanos: pessoal responsável pela
documentação;
•uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);
•métodos de arquivamento utilizados; modelos de
formulários; procedimentos para empréstimo de
documentos, registro e protocolo, dentre outros.
2) ANÁLISE DE DADOS COLETADOS:

Consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a

documentação de uma instituição correspondem à sua
realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de
atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativo onde
o arquivo está sendo organizado.
•Diagnóstico:
Diagnóstico é a análise detalhada dos aspectos
relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de
forma a identificar as falhas ou lacunas existentes,
permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a
eficiência do mesmo.
O Arquivista analisará objetivamente a real situação dos
serviços de arquivo, e fará um diagnóstico da situação
documental, para propor as alterações e medidas mais
indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser
implantado.
3) PLANEJAMENTO:

Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para

eliminar o problemas encontrados na análise dos
documentos. Deve ser feito um plano arquivístico, traçando-
se metas necessárias para que os objetivos sejam alcançados
em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário
e permanente).

Esse plano arquivístico precisa contemplar as disposições

legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido
em três partes:
•1ª Parte: Síntese da situação real encontrada;
•2ª Parte: Análise e diagnóstico da situação;
•3ª Parte: Projeto propriamente dito, com prescrições,
recomendações, procedimentos a serem adotados e
prioridades para sua implantação.
4) IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO (última fase)
Um Arquivo ideal deve proporcionar:

•Segurança: medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roube e

deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar
do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos
confidenciais.
•Precisão: oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e
assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de
qualquer documento que tenha sido dele retirado.
•Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
•Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento e
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento
do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As
normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas
dificultam a atividade de arquivamento.
•Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,
proporcionando pronta localização dos documentos.
 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

1)Quanto à ENTIDADE PRODUTORA:

ðPúblicos e Privados
2) Quanto ao TIPO DE ACESSO
ðFranqueado/Ostensivo e Restrito
3) Quanto aos TIPOS DE ARQUIVAMENTO
ðHorizontal e Vertical
4) Quanto à NATUREZA DOS DOCUMENTOS
ðEspecial (suportes específicos)
ðEspecializado (assuntos específicos)
5) Quanto à FINALIDADE
ðFuncionais e Culturais
6) Quanto ao VALOR DOS DOCUMENTOS
ð Administrativo e Histórico
7) Quanto ao ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
ð Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos
Documentos/Estágios da Evolução
8) Quanto à EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO ð
ð Setoriais e Centrais
 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE
Setoriais ou Centrais

Valor Administrativo Valor Histórico

Valor Primário Valor Secundário
Valor Imediato Valor Mediato

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
 TERMOS ASSOCIADOS ÀS
IDADES DOS ARQUIVOS
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
1ª idade 2ª idade 3ª idade
Pré-arquivo
Setorial Histórico
(França)
Records Centers
Administrativo de custódia
(EUA e Canadá)
Ativo Semi-ativo Passivo
Limbo
Vivo Morto
(Inglaterra)
Purgatório
de movimento Estático
(Inglaterra)
em curso Temporário Definitivo
Núcleos de
Transitório Final
arquivo
FASES DO ARQUIVO CORRENTE:

üProtocolo;
üExpedição;
üArquivamento;
üConsulta;
üEmpréstimo;
üDestinação.
1) PROTOCOLO

O protocolo é a unidade responsável pela

tramitação das correspondências de uma empresa
ou instituição. Está intimamente ligado às
atividades de controle.

ò Recebimento;
ò Registro e Autuação;
ò Classificação;
ò Distribuição/Expedição;
ò Movimentação/Controle.
 Atribuições do Protocolo e
Atribuições do Registro e Movimentação

Pág. 17
 CÓDICO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

É o instrumento de trabalho utilizado para classificar

todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão no exercício de suas funções e
atividades. A classificação por assuntos é utilizada
com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema.

No código de classificação, as funções, as

atividades, as espécies e os tipos documentais,
genericamente denominados assuntos, encontram-
se hierarquicamente distribuídos de acordo com as
funções e as atividades desempenhadas pelo órgão.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

•ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a

fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado
e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão. A Referência Cruzada é um
mecanismo adotado quando o conteúdo do
documento for refere a dois ou mais assuntos.

•CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código

correspondente ao assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes às operações de
Classificação (Pág. 18)

•Receber o documento para classificação;

•Ler o documento, identificando o assunto principal
e o(s) secundário(s), de acordo com o seu
conteúdo;
•Localizar o(s) assunto(s) no Código de
Classificação dos Documentos de arquivo,
utilizando o índice, quando necessário;
•Anotar o código na primeira folha do documento;
•Preencher a(s) folha(s) de referência para os
assuntos secundários.
2) EXPEDIÇÃO

É uma das atividades do protocolo. A saída da

correspondência e demais documentos de
uma instituição envolve procedimentos
inerentes às rotinas da expedição de
documentos.

Rotinas da Expedição: pág. 18

3) ARQUIVAMENTO
ò INSPEÇÃO: exame do(s) documento(s) para
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em)
anexo(s) e se a classificação atribuída será
mantida ou alternada.
ò ANÁLISE: estudo, classificação e codificação
ò ORDENAÇÃO: reunião dos documentos
classificados sob um mesmo assunto. A
ordenação tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de
erros.
ò ARQUIVAMENTO: colocar no arquivo, local de
armazenamento
• ARMAZENAMENTO = guarda.
Ex.: estantes de aço, armários, escaninhos.
• ACONDICIONAMENTO = embalagem
(proteção dos documentos).
Ex.: plásticos, caixas, pacotes, pastas.
4) EMPRÉSTIMO ou CONSULTA

•Controlar os empréstimos através do recibo de

entrega e devolução.
•Utilizar a guia-fora.
4) DESTINAÇÃO

•A destinação está ligada a uma das fases da

gestão – Avaliação. Conforme os valores dos
documentos e da frequência de uso são
estabelecidos os prazos de vida do documento e
sua destinação final.

•Utilização da Tabela de Temporalidade.

Instrumento que determina o prazo de
permanência de um documento em um arquivo e
sua destinação final após este prazo. Se forem
eliminados deverá constar da Lista de
Eliminação.