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RESUMO DE ARQUIVOLOGIA PROFESSOR LINO MADUREIRA 1 - CONCEITOS E CARACTERSTICAS Arquivo: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa

a (fsica ou jurdica) em decorrncia de suas atividades, e acumulados para uso futuro. Documento: Registro da informao em um suporte (de qualquer natureza: papel, filme, disco magntico,...). Documento de Arquivo tem objetivo funcional. Acumulao (formao do acervo arquivstico) Seleo (formao do acervo da biblioteca). A Srie Documental o conjunto de documentos do mesmo tipo (ex: folha de pagamento; carto de ponto;...) serve como elemento para a descrio e avaliao. Os documentos de arquivo que no so tratados como sries formam os dossis, que so conjuntos de documentos de tipos diferentes reunidos entorno de um assunto, exemplo Dossi do Funcionrio (contm: RG, CPF, Ficha de Registro, Exame Mdico Peridico,...). Documento Especial: registrado em um suporte que requer critrios especiais para sua guarda, preservao e consulta, devido a sua fragilidade, dimenso, e/ou necessidade de equipamentos para poder ser consultado (documentos eletrnicos, microfilmes). Documento Especializado: reflete a experincia humana, aquele que apresenta o ponto de vista de quem elaborou, por exemplo, um projeto pode ser elaborado de formas diversas dependendo de quem v elaborar. Caractersticas DEFINIO TCNICA SUPORTE FORMA FORMATO Material sobre o qual as informaes so registradas Estgio de preparao e de transmisso de documentos Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado Configurao que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou EXEMPLOS - Acetato; Papel; Fita Magntica; Disco ptico - Original; Cpia; Rascunho/Minuta - Cartaz; Livro; Planta; Folhas avulsas - Audiovisual; Sonoro; Iconogrfico; Textual; Cartogrfico; Informtico; Microgrfico - Boletim; Certido; Declarao; Relatrio

GNERO

ESPCIE

TIPO

- Boletim de Ocorrncia - Certido de Nascimento

O Documento pode ser classificado de acordo com o seu assunto em ostensivo/ordinrio ou sigiloso. Quando for sigiloso o documento dever ser classificado como: Ultra Secreto 30 Anos Secreto 20 Anos Confidencial 10 Anos Reservado 5 Anos

* o documento pode ser reclassificado mais uma vez por igual perodo. ** a autoridade que tem competncia para classificar tambm pode desclassificar antes da concluso do prazo, se for necessrio. Entendendo o ciclo vital dos documentos e sua relao com outros conceitos

Frequencia de Uso Uso administrativo, documentos frequentemente utilizado pelos setores que produziram ou receberam, ficam nos setores ou bem prximos. Valor Primrio

Ciclo Vital

Avaliao Prazo de Vigncia Prazo de Prescrio

Corrente 1 Idade

Ainda utilizados com impactos administrativos, mas com um uso reduzido, no precisam ficar no setor que os produziu ou recebeu.

Intermedirio 2 Idade Prazo de Precauo

Destinao Final Sem uso administrativo, guardados em funo do potencial informativo, probatrio, ou histrico. No podem ser descartados. Valor Secundri o

Permanente 3 Idade

Descarte

2 - GESTO Os trs momentos da gesto - Produo - Manuteno e uso - Destinao Final A avaliao de documentos tem como finalidade a preservao documental, ao avaliar estabelecemos prazos e locais para guarda dos documentos, bem como identificamos a s possibilidades de mudana de suporte. Comisses de Avaliao equipe multidisciplinar que dever avaliar os documentos, dever ter legitimidade para atuar na instituio. Deve ser formada por profissional responsvel da rea especfica relacionada a documentao (ex: documentos contbeis Contador), profissional da rea jurdica, e profissional da rea da gesto documental (arquivista). A Comisso de Avaliao atua em dois nveis: Comisso Central, e Comisso Setorial. Comisso Central: avalia, aprova, coordena, orienta, supervisiona. Comisso Setorial: levanta produo documental, prope temporalidade, prope amostragens para documentos que sero descartados.

A Tabela de Temporalidade Documental o instrumento que sistematiza o ciclo vital dos documentos, nela devemos ter os seguintes campos de informao. Item Documental Prazo de guardo no Arquivo Corrente Prazo de Guarda no Arquivo Intermedirio Destinao Final Observaes Para ser aplicada a TTD precisa ser aprovada por autoridade competente.

3 - TECNOLOGIAS Tecnologias para mudana de suporte = microfilmagem e/ou digitalizao. Microfilmagem Preservao Digitalizao Acesso Requisitos para aplicao de uma tecnologia: Avaliao - Gesto (no contexto das atividades de destinao) - Legislao em Vigor (valor legal e/ou fiscal do documento em outro suporte) - Relao Custo/Benefcio Preparao Tcnica dos Documentos - Classificao - Ordenao - Remover clipes e grampos - Desamassar

4 - CLASSIFICAO E ORDENAO Classificao: esquema de classes criado a partir da anlise da estrutura, e das atividades da instituio para organizar a documentao. Plano de Classificao Arquivo Corrente Quadro de Arranjo Arquivo Permanente * No confundir Quadro de Arranjo com Arranjo. ARRANJO distribuio fsica dos documentos seguindo critrios pr-estabelecidos onde cada documento deve ocupar um nico lugar no arquivo.

Principais Mtodos de Classificao e Ordenao Mtodo Alfabtico 1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Jos Antunes Andrade Andrade, Jos Antunes 2) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam. Ex: Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa 3) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam. Ex: Luis Carlos da Silva So Bento So Bento, Luis Carlos da Silva

4) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ltimo sobrenome e no so separadas. Ex: Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de 5) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses. Ex: Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.) 6) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Ex: Jose Oviedo y Baos Oviedo y Baos, Jose 7) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so registrados como se apresentam, sem inverso. Ex: Li Yutang Li Yutang 8) Nomes de empresas e instituies devem ser transcritos como se apresentam, porm, os artigos iniciais no devem ser considerados para alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses. Ex: A Colegial Ltda. Colegial Ltda. (A) 9) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito por extenso devero aparecer no final entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3)

Mtodo Geogrfico Existem trs formas de arquivamento 1 FORMA: Ex: ESTADO CIDADE

Os documentos so agrupados por Estados Dentro das divises estaduais seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco Recife Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda 2 FORMA: CIDADE ESTADO

Ex:

Os documentos so agrupados por Cidade Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Caic Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossor Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco 3 FORMA: PAS CIDADE

Ex:

Os documentos so agrupados por Pas Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL FRANA

Frana Paris Frana Lorena

Mtodo Numrico Simples Utiliza um nmero inerente (j existente) ou atribudo ao documento para estabelecer a ordenao. Necessita de um ndice alfabtico para auxiliar na localizao dos documentos.

Mtodo Dgito-Terminal Os documentos so numerados seqencialmente, com os nmeros decompostos em pares formados da Direita para a esquerda. Ex: Decompondo o nmero 829319 Teremos: 82-93-19 Mtodo Numrico Cronolgico Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas. Assunto (Ideogrfico) Alfabtico - Dicionrio Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica. EX: ATESTADO MDICO CONTA DE GUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SADA TESTE DE ADMISSO Assunto (Ideogrfico) - Alfabtico - Enciclopdico Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um TTULO GERAL. EX: CONTABILIDADE Conta de gua Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de sada PESSOAL Atestado Mdico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admisso

Assunto (Ideogrfico) Numrico - Duplex Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que exige cuidado para que no sejam criadas pastas com assuntos j includos em sub-pastas. para cada assunto principal atribudo um nmero Ex: CONTABILIDADE 1 Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivises Ex: CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises.

Ex: CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua 1-1-1 Conta de Luz

1 1-1 1-1-2

PRESERVAO Trs conceitos importantes so: Preservao: Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, no permitindo que estes venham a se deteriorar. Conservao: Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deteriorao j iniciado. Restaurao: Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que j sofreram um processo de deteriorao e perderam informaes de forma parcial ou total. Fatores ambientais que precisam ser controlados: Temperatura e Umidade Relativa do AR Luminosidade Qualidade do Ar Outros elementos que contribuem para os danos aos documentos: Presena de agentes biolgicos (insetos, fungos) Interveno humana inadequada por negligncia ou vandalismo.