Classificao dos documentos pelo seu aspecto

formal
Caracterizao quanto Espcie
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies
documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto
forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas
estruturas de governo, temos:

atos normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.

Exemplo: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo
normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio;

atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma

soluo. Exemplos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;

atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento

sobre fatos ou ocorrncias. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infrao;

atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos:

traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;

atos de ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica (federal,

estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplo: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc);

atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo.

Exemplos: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos,
notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

Mtodos de arquivamento Arquivologia

para concursos
A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas
dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o
documento mais frequentemente consultado. Os mtodos bsicos de
arquivamento mais comumente utilizados so os seguintes:

Bsicos

Alfabtico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome;

Geogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o

local (cidade, estado e pas);

Numrico simples: quando o elemento principal para a recuperao da

informao for o nmero do documento e numrico-cronolgico: quando ao nmero do

documento vier associado a data;

Ideogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o

assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica (dicionria ou

enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex)

AGNI
Padronizados

Variadex;
Automtico;
Soundex;
Mnemnico;
Rneo

VASMR
Os mtodos bsicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: direto e indireto

direto: a busca feita direto no local de guarda do documento, sem o

auxlio de ndices ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa;

indireto: necessrio recorrer a um ndice alfabtico, remissivo ou a um

determinado cdigo. Ex.: numrico

Alfabtico
Apresenta como vantagens a agilidade na recuperao da informao, custo baixo, sistema direto
e de fcil implantao. Por outro lado as desvantagens so os erros mais constantes de
arquivamento
Regras:

em nome de pessoa fsica considera-se o ltimo sobrenome, depois o prenome. Ex.: Marios
Barros Barros, Mario;

quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex.: 1)

Bonfim, Antonio e 2) Bonfim, Jorge

sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se

separam. Ex.: Castelo Azul, Ricardo; Monte Rosa, Cristina

sobrenomes formados pelas palavras santa, santo ou so no se separam. Ex.: Santa Rita,
Cidlia;

as iniciais abreviativas de pronomes tem precedncia na classificao dos sobrenomes

iguais. Ex.: 1) Cardoso, S. 2) Cardoso, Samara 3) Cardoso, Saulo

os artigos e as preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados parte

integrantes do ltimo sobrenome. Ex.: Alencar, Jos de

os nomes que exprimem grau de parentesco como filho, jnior, neto, sobrinho so
considerados parte integrante do ultimo sobrenome mas no so considerados na ordenao
alfabtica. Ex. 1) Barros Neto, Laura 2) Barros Filho, Ricardo

os graus de parentesco somente sero considerados quando servirem de elemento de

distino. Ex.: 1) Souza Filho, Carolina 2) Souza Neto, Carolina

nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,

excetuando-se os casos de nomes espanhis e orientais. Ex.: Albert,
Charles; Loren, Sophia
partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O
mais comum consider-las como parte integrante do sobrenome quando
comeando com letra maiscula. Ex.: Capri, Pepino di; Di Capri, Antonieta
nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome (porque
corresponde aoda famlia do pai). Ex.: Lopez Dias, Alfonso

 nomes orientais (japoneses, chineses, rabes) so ordenados como se

apresentam, na ordem direta. Ex.: Ali Mohamed; Deng Yutang
nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais
deve, ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os
artigos e preposies no so considerados na alfabetao. Por essa razo
admiti-se colocar os artigos iniciais aps o nome, entre parnteses, a fim
de facilitar a ordenao. Ex.: Fundao So Martinho; Globo (o)
ttulos de congressos,conferncias, reunies, assembleias e
assemelhados: os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso
devero aparecer no fim entre parnteses. Ex.: Congresso de Geografia
(IX)

Geogrfico
O elemento principal e o local ou a procedncia. A busca feita de forma direta. Tem como
vantagens o sistema direto, a ordenao alfabtica e ser fcil de usar. J as desvantagens so o
uso de duas classificaes local e nome do correspondente (ou interessado)

estado-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabtica dos Estados. Ao ordenar por

Estado, a capital desse estado dever vir primeiro. Logo depois as cidades so colocadas em
ordem alfabtica. Ex.: 1) Minas Gerais Belo Horizonte Valente, Rodrigo ; 2) Mins Gerais
Arax Arajo, Ruth

cidade-estado-correspondente: ao ordenar por cidade observa-se a ordem alfabtica das

cidades (inclusive as capitais). Ex.: 1) Areal Rondnia Valente, Mario ; 2) Tatua Acre,
Pinto, Tatiana

pas-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabtica dos pases. Ao ordenar por pas

a capital dele deve vir primeiro. Logo depois as demais cidades so colocadas em ordem
alfabtica. Ex.: 1) Portugal Lisboa Francisco, Antonio 2) Portugal Coimbra Pinto, |Jos
Maria

Numrico
Pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento feita em ndice alfabtico remissivo
busca primria da informao a fim de localiz-la. Tem como vantagens erros reduzidos de
arquivamento. J a desvantagem o sistema indireto exigindo pesquisa aos ndices

numrico simples: prtico, no requer planejamento inicial. A pasta arquivada em ordem

numrica. Elabora-se o registro em livros ou fichas para no acontecer a criao de duas ou
mais pastas com o mesmo nmero. O documento recebe o nmero da pasta mais um nmero
sequencial (ordem de entrada) facilitando, dessa forma, o seu arquivamento e evitando o
extravio. Pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Tal mtodo aplica-se
com frequncia nos arquivos especiais e especializados. Na consulta devemos primeiro
recorrer ao ndice onomstico

numrico cronolgico: mais usado em sistemas de protocolo a dotado em reparties

pblicas. Numera-se os documentos e no as pastas. Sero arquivados por ordem cronolgica
e, aps, por ordem numrica (data e nmero). Nesse mtodo, quando seanula um registro, s
se aproveita o nmero se houver coincidncia de datas. Cada documento recebe seu prprio
nmero de registro, formando-se um processo nico e disposto em rigorosa ordem numrica;

Numrico dgito-terminal: o nmero o elemento principal de identificao. Usado

sobretudo quando h um grande volume de documentos, a fim se se reduzir erros no
arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperao mais gil da informao. Estes so
divididos em trs grupos, formando pares e lidos da direita para a esquerda. Ex.: dossi
983.021 (nmero simples) 9+8-30-21, sendo 21 grupo primrio ou inicial (nmero da
gaveta), 30 grupo secundrio (nmero da guia) e 98 grupo tercirio (nmero atribudo ao
documento). No momento de se arquivar s documentos ou pastas, considera-se primeiro o
grupo primrio, depois o secundrio e por fim o tercirio

Ideogrfico
Mtodo bsico e por assunto. Os assuntos podem ser ordenados:

alfabtico: dicionrio e enciclopdico

numrico: duplex, decimal e unitermo

Alfabtico

Dicionrio: os assuntos so dispostos em rgida ordem alfabtica, de forma isolada;

enciclopdico: existe uma relao mtua entre os assuntos (geral/ especficos). Os dados
so arrumados em rgida ordem alfabtica

Numrico

Duplex: a construo a mesma do enciclopdico, colocando-se antes dos assuntos uma

notao numrica. Os temas so divididos em classes e subclasses. Tem com vantagem a
abertura ilimitada de classes. Ex.: 1 Arquivo Corrente; 1.1 Documentos usados com
frequncia; 1.2 Setorial

decimal: baseia-se na classificao decimal de Mevil Dewey, que divide o saber humano
em nove classes principais e uma dcima, geral. As classes so subdivididas em subclasses e
assim sucessivamente. Separa-se o nmero em classes de 3 algarismos (um por ponto). A
parte interna do nmero composta por trs algarismos e parte decimal pode ou no existir.
As desvantagens do sistema decimal so a limitao de dez classes para a classificao e a
necessidade se de prever o desenvolvimento das atividades da organizao, bem como
preparo e muita ateno do arquivista Ex.:

Classes: 0. Geral e 1. Departamento de Pessoal

Subdiviso da Classe 1: 100 Departamento de pessoal, 110 Admisso, 111 Exame Mdico

unitermo: a base desse mtodo a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos

especiais e especializados. Suas caractersticas so fichas em ordem alfabtica, dez colunas
em cada ficha, atribuir assuntos descritores de um termo;

nesse sistema utiliza-se para cada documento uma ficha ndice que nos fornece uma
descrio minuciosa dos documentos a que se refere;

caso caia uma questo envolvendo esse mtodo a dica observar quais os nmeros se
repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses nmeros sero a resposta para a
questo.

Variadex
o mtodo alfabtico, acrescentando-se cores s letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes
que so atribudas em funo da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias so
coloridas e as notaes alfabticas. Ex.: letra O, P, Q cor azul no caso de uma arquivamento do
tipo Souza Neto, Carolina a cor ser azul devido a segunda letra de entrada, o

Automtico
Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras,
nmeros e cores

Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhana da pronncia, apesar da grafia ser
diferente

Mnemnico
Usa-se para codificar os assuntos atravs da combinao de letras em lugar de nmeros. As letras
so consideradas smbolos, pelo fato de este mtodo pretender auxiliar a memria do arquivista, a
fim de possibilitar, de forma mais gil, a recuperao da informao. considerado obsoleto.

Rneo
Combina letras, nmeros e cores. Est obsoleto

Os mtodos automtico e soundex no so utilizados nos arquivos brasileiros