CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

O bom desempenho das funções de um arquivo dependem da sua disposição no

momento de servir o utilizador com precisão e rapidez. O primeiro passo é compreender
os diferentes estágios pelos quais passam os arquivos que, por sua vez, podem ser
distintas da seguinte forma:

 Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso

ou consultados frequentemente, conservados próximo do local que os produziu
ou recebeu.

 Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído por documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de
fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos
documentos é transitória.

 Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído por documentos que

perderam todo o valor de natureza administrativa e que são conservados face
ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente
ditos.

A cada uma destas fases – que são complementares – corresponde uma maneira
diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

 O que arquivar
 Organização do arquivo
 Técnicas de arquivo

Os métodos ou técnicas de arquivo são as diferentes maneiras utilizadas para colocar

documentos em ordem num arquivo. A escolha do método de arquivo deve considerar
as características dos documentos a serem classificados.
Alfabético

Muito utilizado nas organizações, tem como principal elemento o nome. Apesar de fácil
e rápido, é contraindicado para um grande volume de informações, pelo risco de erros
devido ao cansaço visual e grande variedade de grafia dos nomes. Devem ser
consideradas algumas regras na utilização do sistema alfabético, nomeadamente:

1) Nos nomes de pessoas, considera-se o último sobrenome (apelido) e depois, o

primeiro nome (nome próprio).

Araújo, Marco Pereira

Carvalho, Luís Tavares
Ferreira, Maria Sousa
Vasconcelos, Luís dos Santos

Obs 1.: No caso de sobrenomes (apelidos) iguais, a ordenação será feita pelo primeiro
nome (nome próprio).
Ferreira, André
Ferreira, João
Ferreira, Paulo

2) Os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não

devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Almeida
Monte-Verde, João Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves

Obs 2.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma
regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira

3) As iniciais abreviadas de nomes próprios, aquando da ordenação, devem

preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4) Os artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Mário Sousa dos

Costa, Severino Pereira da
Santos, Edgar Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da

Obs 3.: No caso de sobrenomes (apelidos) estrangeiros, esta partícula que acompanha
o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar
com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fábio
Mccain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael

5) Os sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ir

para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marco Pereira

Carvalho Júnior, Luís Tavares
Ferreira Neto, Maria Sousa
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser
colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva (Presidente)

Barbosa, Luís Moreira (Ministro)
Campos, João de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
Vasconcelos, Luís dos Santos (Doutor)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último

sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola,
que têm regras específicas.

Clinton, Bill
Mitterrand, François
Newton, Isaac
Shakespeare, William
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a
ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois
últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman

9) Os nomes orientais, nomeadamente, chineses, japoneses, coreanos ou árabes,

por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem
qualquer alteração.

Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma

forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre
parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Portuguesa de Bancos

Colombo Shopping Centre
Boticário (O)
Fundação de Serralves
Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início que indica o número da edição
deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação será efetuada pelo
nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontros de Arqueologia de Lisboa (III)
Seminário de Jornalistas (18º)

Obs 4.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontros de Arqueologia de Lisboa (I)

Encontros de Arqueologia de Lisboa (II)
Encontros de Arqueologia de Lisboa (III)

Para facilitar a guarda e localização dos documentos, o método alfabético pode ser
combinado com cores, para identificar a letra procurada. A partir daí, passa a ser
chamado de Variadex (1).

(1) O sistema variadex foi patenteado pela casa As cores seguem a ordem do arco-íris:
Remington Rand, Inc.. É um sistema de duplo Laranja - a, b, c, d
controlo, pois tem agregado o uso de cores que Amarelo - e, f, g, h
permitem com mais facilidade agrupar os Verde - i, j, k, l, m, n
documentos, porquanto é facilmente detetável Azul - o, p, q
uma cor diferente num grupo de cor homogénea. Violeta - r, s, t, u, v, w, x, y, z
Geográfico

Utilizado quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja,

quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. A sua
adoção deve seguir determinadas regras:

1) A ordenação de documentos por região ou país deve ser alfabética, facilitando a

localização. Contudo, as cidades referentes a uma mesma região ou país devem ser
organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é,
normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos.

Exemplo:

Espanha
Madrid
Barcelona
Sevilha
Valencia
França
Paris
Lion
Marselha
Toulouse
Portugal
Lisboa
Braga
Coimbra
Porto

2) Quando o arquivo é feito por cidades não necessário colocar as capitais no início. A
ordenação será simplesmente alfabética.

Exemplo:

Aveiro
Beja
Braga
Bragança
Castelo Branco
Coimbra
Évora
Faro
Guarda
Leiria
Lisboa
Portalegre
Porto
Santarém
Setúbal
Viana do Castelo
Vila Real
Viseu
Região Autónoma da Madeira
Região Autónoma dos Açores
Numérico

Os documentos são ordenados por número, havendo várias opções distintas - numérico
simples, cronológico ou dígito-terminal. O método numérico simples organiza os
documentos pelo número dos mesmos ou das pastas que ocupam. Usado, por exemplo,
para arquivo de pastas de funcionários.

Torna-se pouco recomendável com números maiores ou com vários dígitos, por se
apresentar lento e trabalhoso. Daí, é indicada a adoção do método dígito-terminal, no
qual a ordenação é feita por grupos de algarismos em função de classes, o que torna o
arquivo mais rápido e eficiente.

Exemplo:
10 01
10 02
20 01
20 02
30 01
30 02
Ideográfico

A ordenação dos documentos é feita por assunto, o que ajuda na adoção no dia a dia
das instituições. Os métodos inseridos nesta classificação são o alfabético e numérico.
A ordenação alfabética pode ser feita num único nível (método dicionário) ou em vários
níveis hierarquizados (enciclopédico).

Exemplo:

Um setor separou os seus documentos por assunto e criou as seguintes pastas:

– Férias
– Contas a pagar
– Empréstimos bancários
– Baixas médicas
– Contas a receber
– Assiduidade
– Licenças de maternidade
– Reformas

Este tipo de organização pode ter um único nível ou níveis hierarquizados, conforme a
conveniência do utilizador.

Exemplo:

Financeira
Contas
A pagar
A receber
Empréstimos bancários
Pessoal
Reforma
Férias
Assiduidade
Baixas
Maternidade
Médicas