PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes

visando o controle dos documentos que ainda
tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata
localizao e recuperao dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso informao.
A atividade de protocolo tpica da fase corrente,
pois nesta idade que os documentos tramitam
bastante.

PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades:
Recebimento;
Classificao;
Registro Autuao;

Movimentao: Expedio Distribuio;

Controle da tramitao / movimentao.

PROTOCOLO
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituio
devem ser apresentados ao protocolo para que este
passe a controlar tal atividade.
a etapa de recebimento dos documentos, tanto os
produzidos internamente quanto os encaminhados
instituio por outras empresas.

PROTOCOLO
Classificao
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar
anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os cdigos existentes na
Tabela de Temporalidade da instituio.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em
envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo,
para que seja realizada a classificao dos mesmos,
desde que no sejam particulares (documentos no
endereados instituio, e sim a um funcionrio em
particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou
reservados - conforme Lei 12.527/11).

Lei n12.527/2011
Lei de acesso a informaes pblicas - Art. 24. A informao
em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu
teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da
sociedade ou do Estado, poder ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
Classificao

Durao do sigilo

Renovvel?

Ultrassecreto

25 anos

Sim. Por mais um

perodo de 25 anos.

Secreto

15 anos

No.

Reservado

5 anos

No.

PROTOCOLO
Classificao

Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser

encaminhados
diretamente
aos
respectivos
destinatrios, sem a necessidade de serem classificados,
pois tm acesso restrito.
Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos
nem particulares) devero ser abertos e analisados,
classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes
de serem encaminhados aos seus destinatrios.

PROTOCOLO
Registro / Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o
documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um
nmero de acompanhamento (autuao ou
protocolizao).

PROTOCOLO
Expedio / Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao
seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e expedio
quando direcionada a outra instituio.

PROTOCOLO
Controle da tramitao / movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que consiste
em identificar os setores por que passam os
documentos, de forma a recuper-lo com rapidez,
quando necessrio, bem como identificar possveis
atrasos na tramitao destes.

Teste
(FCC - TRE/AL Tcnico Judicirio 2010) Aos
servios de protocolo cabe, entre outras atividades,
A) acondicionar documentos de valor histrico.
B) cuidar da tramitao dos documentos.
C) armazenar documentos em fase intermediria.
D) estabelecer regras de acesso aos documentos.
E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

Gesto de documentos
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os
documentos sero armazenados, visando sua localizao
futura.

O Plano de classificao o esquema elaborado a

partir do estudo das estruturas e funes da instituio
e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especficos.

Mtodos de Arquivamento
Sistema de Busca de Documentos
A busca de um documento pode ser feita por dois
tipos de sistemas:

Sistema direto: aquele em que a busca do

documento feita diretamente no local onde se acha
guardado.
Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o
documento, necessita-se antes consultar um ndice ou
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

Mtodos de Arquivamento
Classes
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes:
- Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico (assunto).
- Padronizado: variadex, automtico, mnemnico, etc.
Obs.: o mtodo alfanumrico combinao de letras e
nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e
padronizados e considerado um sistema semi-indireto.

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos
mtodo alfabtico simples - organizado a partir de
nomes.
mtodo geogrfico - organizado pelo local ou
procedncia.

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos
Mtodo numrico, o qual se divide em:
numrico simples (organizado por um nmero relativo ao
documento),

cronolgico (organizado por data) ou

dgito terminal (os documentos so arquivados conforme
uma sequncia numrica de trs pares. A leitura da sequncia
se d da direita para a esquerda.)

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos

Mtodo ideogrfico - organizado pelo assunto do

documento e podendo ser:
- Alfabtico (Dicionrio ou Enciclopdico);
- Numrico (Duplex, Decimal ou Unitermo).

Teste
(FCC - ALESP Ag. Legislativo de Servios 2010) Os
mtodos de arquivamento de documentos dividem-se
em duas classes. So elas:
A) numrica e mnemnica.
B) direta e indireta.
C) bsica e padronizada.
D) alfabtica e numrica.
E) dicionrio e indexao coordenada.

Mtodo Alfabtico Simples

o mtodo que utiliza um nome existente no
documento para organiz-lo de forma alfabtica.
Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e
barato, se comparado aos demais, alm de
dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo
quando o volume de documentos for grande.
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras
chamadas de regras de alfabetao.

Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o
ltimo sobrenome e depois o prenome.
Arquivam-se:
Menezes, Frank Maia
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da

Regras de Alfabetao
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Arquivam-se:
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano

Regras de Alfabetao
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam, quando transpostos para o incio.

Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor

Regras de Alfabetao
3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos,
devem ser acompanhados dos nomes que os
sucedem.

Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos

Regras de Alfabetao
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo

Regras de Alfabetao
5. Os artigos e preposies
considerados.
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Couto, Arnaldo do
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos

no

so

Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco so considerados parte integrante
do ltimo sobrenome, mas no so
considerados na ordenao alfabtica.
Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Tavares Neto, Osrio

Regras de Alfabetao
7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)

Regras de Alfabetao
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo
ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais.

Arquivam-se:
Bush, George
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor

Regras de Alfabetao
9. Os nomes espanhis ou hispnicos so
registrados pelo penltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo

Regras de Alfabetao
10. Os nomes orientais japoneses, chineses
e rabes - so registrados como se
apresentam.
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama

Regras de Alfabetao
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam
no se considerando, porm, para fins de ordenao, os
artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parnteses aps o nome.

Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas do DF
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel S/A
Tentao Mveis Ltda (A)

Regras de Alfabetao
12. Nos ttulos de congressos, conferncias,
reunies, assembleias e assemelhados os nmeros
arbicos, romanos ou escritos por extenso devero
aparecer no fim, entre parnteses.

Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Simpsio de Histria Natural (Nono)

Teste
(FCC - TRE/PE - Tcnico Judicirio 2012) No
Departamento de Recursos Humanos de uma
instituio, h pastas correspondentes aos seguintes
funcionrios:
a. Joo Manuel de Souza
b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. Jos Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Srgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva

Teste
(FCC - TRE/PE - Tcnico Judicirio 2012) (...). Se tais
pastas forem submetidas a ordenao alfabtica, sua
disposio correta ser
A) f, g, d, c, e, b, a.
B) f, c, b, d, a, c, g.
C) b, d, a, c, f, e, g.
D) g, e, f, c, a, d, b.
E) g, b, a, d, c, e, f.