Mtodos de arquivamento

e guarda de documentos

Fabrcio Mariano *
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-

Mtodos de arquivamento antes de 1950

sidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
NACIONAL, 1992), Mtodo de Arquivamento uma sequncia de operaes Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.
que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns
em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.

Mtodo alfabtico
subdividido em: especfico, geogrfico, mnemnico e variadex.

 Especfico: representado por palavras dispostas alfabeticamente,

um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em
agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expresso que defina o assunto a ser arquivado.

 Geogrfico: mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogr-

ficos. Esse mtodo muito aconselhvel quando o objetivo ordenar a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, que pode envolver
a busca por regio, estado, municpio, bairro, rua e local especfico.

 Mnemnico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar

a memria na busca da informao no material de arquivo.

 Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores

diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para
buscar a informao. As cores podem variar de pas para pas, mas a
regra geral que as cores devem ser claras e contrastantes.

Mtodo numrico
um mtodo de arquivamento indireto, pois necessrio que seja rea-
lizada uma consulta anterior a um ndice ou arquivo de fichas para localizar
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o nmero atribudo ao assunto em questo. mais demorado, porm, mais

sigiloso. Divide-se em numrico simples e duplex.

 Numrico simples: mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero

atribudo s unidades de arquivamento. As pastas devem ser numera-
das em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhu-
ma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando, assim,
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse mtodo te-
nha sucesso, os ndices devem ser organizados em fichas, e devem ser
organizados dois ndices em fichas:

 em um grupo de fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que

se saiba que nmero recebeu o correspondente ou assunto dese-
jado;

 no outro grupo sero arquivadas numericamente, de acordo com

o nmero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o ar-
quivo. Esse ndice arquivado numericamente considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas, que indica qual o ltimo nmero pre-
enchido e, consequentemente, o nmero seguinte.

 Duplex: mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos

documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutiva-
mente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, median-
te o uso de nmeros justapostos com traos de unio.

Mtodo alfanumrico
Mtodo de ordenao que usa a combinao de letras e nmeros. Combi-
na a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do numrico. Divide-
-se em decimal, automtico e automtico moderno.

 Mtodo decimal: mtodo de ordenao que tem por eixo um plano

prvio de distribuio dos documentos em 10 grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante.

 Mtodo automtico e automtico moderno: mtodo bastante usa-

do para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se
associam todas as letras do alfabeto a nmeros.

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Mtodos de arquivamento
aps 1950 (mtodos flexveis)
A partir de 1950, os mtodos de arquivamento passaram a ser determina-
dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em bsicos e padronizados.

Mtodo alfabtico
o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabtica. Quando
o mtodo alfabtico envolve nome de pessoas, pode ser chamado mtodo
nominal.

Regras de alfabetao
 Nome + sobrenome

Luiz Carlos Oliveira

Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos

 Artigos e preposies, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma

(no so considerados)

Andr Luiz de Oliveira

Arquiva-se: OLIVEIRA, Andr Luiz de

 Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (no se separa)

Stefan De La Rua

Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan

Observao: alguns autores falam que as partculas dos nomes estran-

geiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como
parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas.

Exemplo:

Esteban De Penedo

Arquiva-se: De Penedo, Esteban

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Giulio di Capri

Arquiva-se: Capri, Giulio di

 Ttulos honorferos, cientficos e profissionais liberais: a titulao

no faz parte da regra de alfabetao

Presidente Fernando Henrique Cardoso

Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)

 Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de subs-

tantivo + adjetivo

Andr Castelo Branco

Arquiva-se: CASTELO BRANCO, Andr

Heitor Villa-Lobos

Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor

 Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, jnior segue a

ideia acima

Paulo Carlos Filho

Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo

 Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e So no se separam

Luciano Santo Cristo

Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano

 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome

que corresponde ao sobrenome da famlia do pai

Francisco de Pina de Mello

Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de

 Nomes orientais, japoneses, chineses e rabes arquivam-se como

se apresentam

Li Yutang

Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)

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 Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfab-

tica dos mesmos

J. Vasconcelos

John Vasconcelos

Jeil Vasconcelos

Arquiva-se:

VASCONCELOS, J.

VASCONCELOS, Jeil

VASCONCELOS, John

 Empresas: nome de firmas, empresas, instituies e rgos gover-

namentais devem ser transcritos como se apresentam

EMBRATEL

Arquiva-se: EMBRATEL

 Empresas com artigos

O Globo

Arquiva-se: Globo (O)

Observao: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente

como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.

 Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias deve-

ro ser arquivados de modo que a numerao no faa parte da
regra de alfabetao, e a procura seja feita em ordem alfabtica

Segunda Conferncia de Fsica

Terceiro Congresso de Geofsica

Arquiva-se:

Conferncia de Fsica (Segunda)

Congresso de Geofsica (Terceiro)

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Mtodo geogrfico
um sistema direto, em que a busca feita diretamente no documento.
o preferido quando o principal elemento do documento a procedncia
ou o local.

Mtodo numrico
O principal elemento o nmero. Dividido em simples, cronolgico e
dgito-terminal.

 Mtodo numrico simples: corresponde atribuio de um nmero

a cada correspondente ou cliente, obedecendo ordem de entrada
ou registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, este aproveitado para
outro arquivamento.

 Mtodo numrico cronolgico: nesse caso, alm da ordem numri-

ca, deve observar-se a data da produo do documento. Nesse mto-
do, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se for na
mesma data.

 Mtodo numrico dgito-terminal: esse mtodo surge em decor-

rncia da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande
volume, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os do-
cumentos so numerados sequencialmente, dispostos em trs grupos
de dois dgitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo:
524375:

 grupo primrio: 75;

 grupo secundrio: 43;

 grupo tercirio: 52.

Mtodo ideogrfico ou temtico

Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicita-
mente ou no, nos documentos.

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 Enciclopdico: faz prevalecer a classificao pelos assuntos bsicos ou

temas que admitem diversas decomposies. muito indicado quan-
do a departamentalizao por processo e existem campos tcnicos
bem definidos.

 Mtodo dicionrio: despreza a classificao por assuntos correlatos

em subcampos, procedendo-se apenas rigorosa ordenao alfabti-
ca. aconselhvel para pequenos arquivos.

 Mtodo duplex: utilizado com o estabelecimento de um cdigo nu-

mrico para os diversos ttulos e subttulos de assuntos principais e
correlatos.

 Mtodo de classificao decimal: o conhecimento dividido em 10

classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.

 Unitermo ou indexao coordenada: o mtodo consiste em atribuir

a cada documento ou grupo de documentos um nmero em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse nmero, denominado
nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser as-
sinalado no documento em local visvel e previamente determinado.

Sistemas padronizados
 Variadex: esse mtodo foi padronizado pela Remington Rand, con-
siderado uma variao do sistema alfabtico. Para um grupo de letras
definida uma cor associada. O mtodo no fixo, ou seja, as cores
podem variar de pas para pas.

 Mtodo soundex: mtodo baseado no som das palavras, em funo

da pronncia e da letra inicial, mtodo criado pela lngua inglesa. Bus-
ca de sons prximos e semelhantes.

 Mtodo rneo: conhecido tambm como mtodo hbrido, um m-

todo que est em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combi-
nao do mtodo alfanumrico com o numrico ordinrio.

 Mtodo automtico: aps 1950, as empresas estavam em um novo

momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter
novas metodologias, ou seja, ser flexveis para atender a massa docu-
mental que cresceu exponencialmente.

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Outro mtodo de arquivamento

 Mtodo de vigncia contnua: tambm conhecido como follow-up.
Tem grande valor para o controle de informao solicitada, encomen-
das de materiais. A sua indicao recomendada quando se precisa,
entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes,
que prendem documentos importantes em seu poder.

Resoluo de questes
1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo nu-
mrico simples, a preocupao inicial recai somente na atribuio de
nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 Alba
Santos Silva; 2 Brbara Assuno; 3 Banco Nacional do Desenvol-
vimento Econmico e Social; 4 Alcedo Costa; 5 Ricardo Alves; e 6
Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os docu-
mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera-
o dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico remissi-
vo, que a seguinte sequncia:

a) 1, 2, 3, 4, 5, 6.

b) 1, 4, 6, 2, 3, 5.

c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.

d) 5, 2, 6, 3, 4, 1.

e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1.

Soluo:

Colocando os nomes segundo as regras de alfabetao, temos:

1 Alba Santos Silva Santos Silva, Alba

2 Brbara Assuno Assuno, Brbara

3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social Banco

Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social

4 Alcedo Costa Costa, Alcedo

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5 Ricardo Alves Alves, Ricardo

6 Banco do Brasil Banco do Brasil

Gabarito: D

2. Os mtodos de arquivamento dicionrio e enciclopdico so mtodos

considerados

a) bsicos e geogrficos.

b) padronizados e ideogrficos.

c) alfabticos e hierarquizados.

d) alfabticos e ideogrficos.

e) bsicos e numricos.

Soluo:

O mtodo dicionrio considerado alfabtico, e o enciclopdico

ideogrfico.

Gabarito: D

3. Qual o mtodo que combina letras e cores?

a) Colorex.

b) Soundex.

c) Variadex.

d) Visualex.

e) Alfacores.

Soluo:

O mtodo que combina letras e cores o variadex.

Gabarito: C

4. So exemplos de mtodos de arquivamento numricos e ideogrficos:

a) numrico simples e unitermo.

b) unitermo e dgito-terminal.

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c) duplex e indexao desordenada.

d) cronolgico e decimal.

e) decimal e unitermo.

Soluo:

O mtodo decimal um mtodo numrico, e o unitermo um mto-

do ideogrfico.

Gabarito: E

Guarda de documentos
Instalaes
O arquivo deve ser localizado prximo dos escritrios administrativos e tc-
nicos, possibilitando que a busca seja rpida. Por motivo de segurana, deve
ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu-
mentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservao
dos documentos, deve haver luz e higienizao adequada e controle dos fato-
res fsicos, qumicos e biolgicos que possam afetar a massa documental.

 Iluminao: o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferncia,

banhado pela luz solar, a qual alm de iluminar adequadamente, traz
outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto,
o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arqui-
vo. Se possvel, utilizar mtodo de iluminao indireta para iluminar o
ambiente.

 Arejamento: deve-se procurar ventilao natural, constante, ou utili-

zar processos auxiliares de ventilao artificial, se necessrio.

 Higienizao: necessitam de uma higienizao perfeita, vigilncia e

desinfeco continuadas.

 Disposio (layout): ao planejar o arquivo, o tcnico deve considerar

uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, ar-
quivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas arquivamentos, es-
tantes para arquivo inativo.

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Preservao/conservao/restaurao
de documentos

Fatores qumicos
Valor do pH: grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte.
expresso numa escala logartmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.

Fatores fsicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
do ar, variao de temperatura.

Fatores biolgicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilao para evitar o acmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilao e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactrias e insetos que
degradem o material de arquivo.

Principais operaes de conservao

de documentos

Restaurao
Exige do profissional da rea conhecimento dos papis e tintas emprega-
dos. O mtodo objetiva aumentar a resistncia do papel ao envelhecimento
natural e s agresses externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.).
Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de docu-
mentos deteriorados e danificados.

Banho de gelatina
Esse mtodo consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistncia do documento, no prejudicando a visi-

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bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas

e infravermelhos.

Alisamento
Esse mtodo consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um perodo de uma hora, em uma cmara de umidificao; posterior-
mente, ser passado a ferro folha por folha, em mquinas eltricas.

Desinfestao
o combate aos insetos atravs da fumigao, que consiste em utilizar
uma substncia qumica de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ao.

Encapsulao
Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas
de polister transparente, cujas bordas so seladas.

Desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7,
com vistas sua preservao.

Laminao
Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos dete-
riorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura,
fixadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por meio de diferen-
tes tcnicas, manuais ou mecnicas.

Silking
Esse mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qua-
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lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodu-

o e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudi-
cados (PAES, 2005).

Resoluo de questes
1. A conservao adequada dos documentos serve para preserv-los por
mais tempo, alm de disponibiliz-los aos consulentes sem maiores
preocupaes. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.

a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um li-

vro. Isto pode afetar a sua sade, alm de provocar o desenvolvi-
mento de micro-organismos na documentao.

b) Tintas e grafites podem causar danos documentao, manchan-

do, causando riscos, perfuraes ou rasgos.

c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia.

d) Evite cpias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos

cumulativos irreversveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos
nas lombadas.

e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca

mofo.

Soluo:

A alternativa C a nica incorreta, pois, caso o ambiente tenha venti-

lao natural adequada, no necessrio ar-condicionado.

Gabarito: C

2. So consideradas operaes de conservao, exceto

a) banho de gelatina.

b) restauro.

c) limpeza.

d) desinfestao.

e) alisamento.

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Soluo:

A limpeza no uma operao de conservao, mas sim uma prtica a

ser mantida.

Gabarito: C

3. Uma das operaes de conservao exige conhecimento profundo

dos papis e tintas empregados, que

a) o restauro.

b) a desinfetizao.

c) a limpeza.

d) o alisamento.

e) a especializao.

Soluo:

Para restaurar documentos, imprescindvel que o profissional conhe-

a profundamente os papis e tintas empregadas, para que possa rea-
lizar procedimentos de recuperao adequados.

Gabarito: A

4. Acerca das instalaes e localizao dos arquivos, a nica alternativa

errada :

a) a localizao dos arquivos correntes deve ser prxima dos escrit-

rios administrativos e tcnicos.

b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminao do am-

biente e da documentao.

c) verificar se no local do arquivo no passam canos ou esgotos, pois

sua ruptura pode gerar perda dos documentos.

d) verificar a higienizao do ambiente.

e) conseguir ventilao natural constante.

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Soluo:

A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as
fibras do papel.

Gabarito: B

5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou ata-

cados por pragas, temos algumas tcnicas arquivsticas, indique a que
apresenta a caracterstica a utilizao de tecidos (crepeline ou musse-
line de seda) de grande durabilidade:

a) desinfestao.

b) banho de gelatina.

c) tecido.

d) silking.

e) laminao mecanizada.

Soluo:

O mtodo que utiliza tecidos o silking.

Gabarito: D

6. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) A longevidade de documentos em

suporte papel supe aes preventivas, como

a) o emprego de tintas ferroglicas.

b) a exposio luz natural do Sol.

c) o uso constante de fungicidas.

d) a manuteno do pH neutro.

e) a reenfibragem e a laminao.

Soluo:

A durabilidade do papel aumentada quando se mantm o pH neutro

(prximo a 7).

Gabarito: D

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Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.

DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20

mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.

DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de

Janeiro: FGV, 2005.

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