TÉCNICAS DE ARQUIVO

UD I – ARQUIVOS
ASSUNTO 4 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
ST GUSTAVO
 OBJETIVOS
Distinguir os métodos de arquivamento;


Selecionar o melhor método de arquivamento.


 SUMÁRIO

1. Introdução.

2. Desenvolvimento – MÉTODOS NUMÉRICOS:

a) Numérico Simples;
b) Numérico Cronológico;
c) Numérico Dígito-terminal.

3. Conclusão.
 1 - INTRODUÇÃO

Na última sessão aprendemos as regras de

alfabetação. De posse dos nomes já devidamente
trabalhados definimos o arquivamento. Este assunto
reveste-se de grande importância porque aqui é que se
evidencia a visão administrativa do arquivista.
 MÉTODOS NUMÉRICOS
Como o nome sugere, o método numérico é aquele em
que os documentos são ordenados por número. A bibliografia
adotada na elaboração de questões de provas sugere três
subdivisões para o método numérico, que são: numérico
simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal.
 NUMÉRICO SIMPLES
“ O método numérico simples constitui-se na atribuição de
um número a cada correspondente ou cliente – pessoa física
ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de
registro, sem qualquer preocupação com a ordenação
alfabética.
Exemplos: 1. Paulo de Castro
2. Walter Rodrigues
3. Luiz Carlos Ribeiro
4. Banco Nacional
5. Oswaldo Peixoto
 NUMÉRICO SIMPLES
Como o próprio nome indica, o método numérico
simples é bastante simples: basta numerar os
documentos sequencialmente e ordená-los pelo
número que receberam. É isso mesmo. Não é à toa
que o nome do método é numérico simples. É
bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de
pastas de funcionários, clientes, fornecedores e
outras situações em que, para cada pessoa, é
atribuído um número, como por exemplo o número
de matrícula ou cadastro.
 NUMÉRICO CRONOLÓGICO
“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de
observar a data. Esta modalidade é adotada em quase todas
as repartições públicas”. Marilena Leite Paes O método
numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com
data. A autora sugere que pode ser utilizado combinado com
o número do documento, porque é comum nos órgãos
públicos documentos com um número de identificação,
acrescido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015,
em que 2015 é o ano do processo. Na prática, no entanto, é
bastante comum que a ordenação considere apenas a data
(dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com
mais propriedade, este método.
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL

“Este método surgiu em decorrência da necessidade de

serem reduzidos erros de arquivamento de grandes volumes
de documentos, cujo elemento principal de identificação é o
número. Os documentos são numerados sequencialmente,
mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza
o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos
cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando
pares
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL

Decompondo-se o número 829.319, tem-se os seguintes

grupos: 82-93-19. O arquivamento dos documentos é feito
considerando-se em primeiro lugar os dois últimos
algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos
forem iguais, e assim sucessivamente. Quando restar apenas
um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o
número 0. Exemplo: 41.567 -> 04-15-67
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL

Este método é adotado quando há documentos com

muitos algarismos, em que a ordenação se torna trabalhosa e
muito sujeita a erros de arquivamento. Na prática, os
números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da
direita para a esquerda, formando pares, e depois o
arquivamento é feito pelos dois últimos algarismos.
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL

Não entendeu? Vamos a um exemplo prático: Se você tivesse

que ordenar os números a seguir: 56.212 86.212 94.217
218.703 672.789 972.689. Observe que os números já estão
ordenados de forma crescente (como acontece no método
numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal,
em primeiro momento, temos de separar os algarismos em
grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda,
completando o último grupo (que no caso estará no início do
número) com 0, se sobrar apenas um algarismo.
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
Os números apresentados ficariam assim:
a) 05-62-12
b) 08-62-12
c) 09-42-17
d) 21-87-03
e) 67-27-89
f) 97-26-89
Após a separação em grupos de dois algarismos, a
rdenação é feita considerando-se o último grupo de dois
lgarismos. Se estes forem iguais, considera-se os dois
nteriores e assim por diante.
 NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
A ordenação no exemplo em questão ficaria assim:
1º) 21-87-03
2º) 05-62-12
3º) 08-62-12
4º) 97-26-89
5º) 67-27-89
 MÉTODO IDEOGRÁFICO

O método ideográfico é aquele em que os documentos

são ordenados por assunto. É muito utilizado nas
instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem provável
que você organize seu material de estudo por matérias ou
disciplinas. Nesse caso, podemos afirmar que você está
utilizando este método de arquivamento. Como os
documentos são ordenados por assunto ou tema, também
encontramos na bibliografia arquivística este método
chamado de método temático ou simplesmente método por
assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO
Outro detalhe a ser observado a respeito do método de
arquivamento por assunto é que, uma vez criadas as pastas
de cada assunto, é importante que elas sejam ordenadas de
forma que permitam a localização do assunto desejado.
Nesse caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou
numérica para os assuntos.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO

“O método de arquivamento por assunto não é, porém,

de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos
documentos sob análise, além de amplo conhecimento das
atividades institucionais”.
Marilena Leite Paes
 MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO

Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas

alfabeticamente dentro do arquivo. Parece simples, não? Só
que aqui a bibliografia sugere duas formas diferentes de
ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são
ordenados em um único nível, e aquela em que os assuntos
são ordenados em diversos níveis hierarquizados. Complicou?
Não se desespere. Não é tão complicado quanto parece.
No Método Ideográfico Alfabético Dicionário, os assuntos são
ordenados simplesmente em ordem alfabética, como
apresentado no esquema a seguir:
– Aposentadoria
– Cirurgias
– Diárias
– Empréstimos
– Férias
– Financiamentos
– Licenças
– Transferências
– Viagens
 Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida
passa a ser: como seria a ordenação em vários níveis
hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assuntos vai
caracterizar o Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico.
Neste método, os assuntos são distribuídos por áreas,
ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas
em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo
nível de ordenação, e outros níveis, se for necessário. Cada
nível será sempre apresentado em ordem alfabética.
 Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam
assim distribuídos:
FINANÇAS
Empréstimos
Financiamentos
Bancários
Rurais
PESSOAL
Aposentadoria
Diárias
Férias
Licenças
Maternidade
Paternidade
Transferências
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO

Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos

sejam ordenados alfabeticamente. Ocorre que também
podemos organizá-los por número, e eu diria que essa
ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece
estranho? Não é tão complicado. Nesse caso, os assuntos são
codificados e a ordenação é feita por meio dos códigos de
assunto. É a mesma forma que os assuntos são distribuídos,
por exemplo, no edital do concurso.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO
Imagine o exemplo a seguir:
1. PORTUGUÊS
1.1. Interpretação de texto
1.2. Gramática
1.2.1. Classes de palavras
1.2.1.1. Substantivo
1.2.1.2. Adjetivo
1.2.1.3. Verbo
1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
2.1. Hardware
2.2. Software
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO
Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma
hierarquizada, como no método enciclopédico que vimos há
pouco, mas nesse caso não são ordenados de forma
alfabética, e sim pelos números que receberam, que
representam seus respectivos códigos. Observe que a lógica é
a mesma do método enciclopédico. A diferença é que aqui
cada assunto recebe um código. Cada instituição
desenvolverá seu próprio plano de classificação, pois os
assuntos e as atividades variam de órgão para órgão.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
Neste método, os assuntos são distribuídos em, no
máximo, 10 áreas. Cada área, por sua vez, terá, no máximo,
10 subdivisões, e isso se repete em cada nível criado. É por
isso que o método é chamado de decimal. É o método
utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer
estranho, mas a biblioteca é organizada em 10 áreas, a partir
de um plano de classificação que a biblioteconomia chama de
CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita? Pois
bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10
áreas, codificadas de 0 a 9:
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
0 – Generalidades
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Classe vaga
5 – Matemática e ciências naturais
6 – Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 – Arte. Lazer. Jogos. Esportes
8 – Linguagem. Linguística. Literatura
9 – Geografia. História
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
A partir dessas áreas, temos todos os assuntos
devidamente codificados em níveis hierarquizados, sendo que
cada nível criado é identificado por apenas um algarismo (de
0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos
ter infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado
terá sempre 10 opções.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser
subdividida de 30 a 39. No caso, 34 identifica a área de
Direito. Portanto, todo código relacionado à área de Direito
começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em
no máximo 10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por
exemplo, está no código 347). A cada três algarismos, é
colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos
ter um livro classificado no código 347.124.569.32. Esse livro
trata do assunto 3 (Ciências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito
Civil) e assim por diante.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta
metodologia para a ordenação de nossa documentação,
incluindo os processos judiciais. Um processo referente a
homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a
partir de nosso plano de classificação.
2. Criminal
21. Crimes contra a pessoa
211. Crimes contra a vida
211.1 Homicídio
211.2 Suicídio
211.3 Aborto
211.4 Infanticídio
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERAL DECIMAL
Não se desespere, não há necessidade de decorar os
códigos de cada assunto, até porque, na Arquivologia, ao
contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria seu
próprio plano de classificação. O importante é conhecer a
metodologia
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX

Funciona da mesma forma que o método decimal, ou

seja, os assuntos são codificados e ordenados
hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a limitação de
10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados
colocando-se um traço para identificar o nível. Se
adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo exemplo
anterior, teríamos:
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX

2 – Criminal

2-1 Crimes contra a pessoa

2-1-1 Crimes contra a vida

2-1-1-1 Homicídio

2-1-1-2 Suicídio

2-1-1-3 Aborto

2-1-1-4 Infanticídio
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX

Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos,

nesse caso, chegar a códigos de assunto mais ou menos
assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe que, em alguns
níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto
no método decimal, em que cada nível será representado por
apenas um código (de 0 a 9). O traço se torna necessário para
podermos identificar cada nível. Enfim, o método ideográfico
é bastante interessante e muito utilizado nas instituições e
devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa
ser aplicado com eficiência.
CONCLUSÃO