TÉCNICAS DE ARQUIVO

UD I - ARQUIVOS
ASSUNTO 2 – TIPOS DE ARQUIVO
ST GUSTAVO
 OBJETIVOS

✔ Distinguir os diversos tipos de arquivos ;

✔ Conceituar arquivamento;

✔ Identificar os acessórios utilizados no

arquivamento.
 SUMÁRIO
1. Introdução.
2. Desenvolvimento:

a) Tipos de arquivo;

b) Arquivamento;

c) Acessórios;
3. Conclusão.
 1 - INTRODUÇÃO
Além de controlar o prazo de guarda dos
documentos, sua tramitação, cuidar de sua
conservação e quem pode acessá-los, outra
atribuição do arquivo é, naturalmente, guardar os
documentos e mantê-los em ordem, de forma
que se possa localizá-los quando necessário.
 2 – DESENVOLVIMENTO
Garanto que isso não é novidade para você, uma vez
que seu arquivo pessoal deve ser rigorosamente
organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado
quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você
vai perceber que já usa diversos métodos
arquivísticos e nem sabia. Comecemos então pelas
embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos
arquivos para a guarda de documentos.
 Modelos de arquivos e tipos de pastas Ao
contrário das bibliotecas, onde os livros, para
facilitar a pesquisa, costumam ser armazenados
soltos nas estantes, no arquivo é importante
utilizar embalagens que protejam os documentos
durante o período em que estarão guardados e
também que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é
comum a utilização de pastas, caixas ou envelopes
Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:

1) Pastas suspensas;
2) Pastas A-Z;
3) Pastas em L;
4) Pastas sanfonadas.
As pastas suspensas são as mais
comuns, muito utilizadas nos
arquivos correntes. Normalmente,
contam com uma guia, na qual é
anotado o nome ou assunto a que se
referem os documentos nelas
acondicionados.
As pastas A-Z são pastas que contam com
um gancho central. É armazenada em pé,
geralmente em armários e estantes e, ao
contrário do que o nome diz, não
permite apenas a ordem alfabética, mas
também a ordem numérica ou qualquer
outra que se aplique aos documentos ali
depositados. É também bastante
utilizada nos arquivos correntes,
montados nos setores de trabalho.
As pastas em L são utilizadas
como divisórias dentro de
unidades de acondicionamentos
maiores. Geralmente coloridas,
elas permitem criar subdivisões
dentro de outras pastas.
As pastas sanfonadas são aquelas
que apresentam várias divisórias,
de modo que os documentos
podem ser separados de acordo
com o assunto, ordem alfabética
ou qualquer outro critério adotado
pela instituição. São bastante
utilizadas nos arquivos pessoais,
mas podem ser encontradas
também em arquivos institucionais
No caso das caixas, geralmente são
utilizadas as chamadas caixas box ou
caixas de arquivo (indevidamente
chamadas de caixas de arquivo morto por
pessoas não ligadas à área de arquivo).
Podem ser de papelão ou de plástico. A
bibliografia sugere as de papelão como
mais adequadas, pois apresentam maior
durabilidade e menor acidez, conservando
melhor os documentos ali depositados.
Uma vez apresentadas as pastas,
vamos aos modelos de arquivos
presentes nos arquivos. O mais
tradicional é o arquivo de gavetas,
em que os documentos são
armazenados, geralmente, em pastas
suspensas. É utilizado, quase sempre,
nos arquivos correntes e é bastante
prático na busca dos documentos.
Outro modelo de arquivo é o fichário.
Hoje, com os sistemas informatizados,
os fichários perderam muito do status
que possuíam anos atrás, sendo bem
menos utilizados, mas ainda é possível
encontrá-los em instituições que se
utilizam de fichas em seu dia a dia,
como em algumas academias, clínicas
ou até mesmo em bibliotecas que
ainda não foram informatizadas.
Os arquivos deslizantes são formados por
fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos,
de forma que possam deslizar e permitam a
abertura na estante em que se deseja
colocar ou buscar o documento. É uma
alternativa para otimizar o espaço do
ambiente, mas é relativamente cara, tanto
na instalação quanto na manutenção, o que
exige um estudo detalhado para verificar sua
aplicabilidade. Geralmente é adotada
quando não se dispõe de outro espaço para
guardar seus documentos.
Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de
arquivo? Depende do material a ser arquivado (papel,
mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos
documentos e até mesmo da frequência de uso deles.
O responsável pelo arquivamento deve analisar todos
esses aspectos para definir a melhor embalagem e o
melhor mobiliário para cada situação.
 2 – DESENVOLVIMENTO
a) TIPOS DE ARQUIVOS

De acordo com a forma de guardar os documentos,

os arquivos se classificam em três tipos, sendo os
dois primeiro mais utilizados:
- Horizontais;
- Verticais; e
- Rotativos (raro nos dias de hoje)
 ARQUIVOS HORIZONTAIS
Os documentos são colecionados uns
sobre os outros, na ordem pré-
estabelecida para o arquivamento,
formando pilha sobre os demais. Apesar
de conservar melhor os documentos, o
arquivamento horizontal acaba por
dificultar a busca a eles, uma vez que,
para pegar qualquer documento, há a
necessidade de remover os outros que
estão por cima dele.
 ARQUIVOS HORIZONTAIS
Este tipo de arquivamento é
recomendado para os arquivos
permanentes, em que a preservação do
documento é extremamente
importante, devido ao valor histórico da
documentação. Também é
recomendado para documentos de
grandes dimensões, como mapas e
plantas.
 EXEMPLOS:

- arquivos em escaninhos;
- arquivos em caixa;
- arquivos em foles ;
- livros-fichários;
- arquivos planos;
- arquivo KÁRDEX.
ARQUIVOS HORIZONTAIS
ARQUIVOS HORIZONTAIS
Arquivo KARDEX
Arquivo KARDEX
Arquivo KARDEX
 Arquivo KARDEX
Vantagens:
·Permite anotações sem retirar as fichas;
·Pode ser consultado por várias pessoas ao
mesmo tempo;
·Amplo uso de sinalização.
Desvantagens:
·Alto custo;
·Pequena capacidade de arquivamento.
 ARQUIVOS VERTICAIS
Neste tipo de arquivamento, os documentos são
colocados lado a lado, um atrás do outro (na
posição vertical, como o nome diz). O arquivamento
vertical tem como vantagem facilitar a busca ao
documento, pois é possível retirar aquele desejado
sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba
por prejudicar a conservação dos documentos, pois
o papel tende a amassar quando guardado dessa
forma.
 ARQUIVOS VERTICAIS
É altamente recomendado para os arquivos
correntes, em que a busca dos documentos é
mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e
as pastas A-Z, mais utilizadas nessa idade, adotam
este tipo de arquivamento. Também é largamente
utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas
de arquivo são armazenadas dessa forma.
 Os tipos básicos são:

1 – Convencional;
2 – De pastas suspensas;
3 – Pasta AZ;
4 – Indicadores (fichas).
1 – Convencional 3 – Pasta A - Z

2 – Pasta suspensa

4 – Indicadores
 VANTAGENS
➣ Baixo custo;
➣ Grande capacidade de
arquivamento;
➣ Fácil operação e
➣ Facilidade de conservação e
atualização.
 ARQUIVOS ROTATIVOS

Os documentos giram em torno de um eixo

vertical ou horizontal.

· Pequena capacidade de arquivamento;

· Acesso ultra-rápido aos documentos.
GUIA FORA - “Indicador (cartão, ficha, folha anotada) que
se coloca no lugar de uma unidade de arquivo, [ou] item
documental, indicando que foi retirado(a) temporariamente
para consulta, processamento técnico ou outra finalidade
administrativa.” (NAGEL, Dicionário..., 1989.)
Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo
bastante comum nos arquivos e de fácil entendimento. Guia-
fora nada mais é do que um formulário preenchido com os
dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele,
para indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.
 Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta
guia no lugar dele: daí o nome guia-fora (indicador do que
está fora do arquivo). Você já deve ter visto esta situação em
uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca
dentro da capa do filme a via contendo os dados do cliente,
para indicar quem está com o filme e o prazo de devolução.
Esta guia é importante, principalmente, para arquivos que
não têm controle informatizado de empréstimo de
documentos
Arquivar é guardar qualquer
espécie de documento, dando a
facilidade de encontrá-lo, quando
procurado.

CONCLUSÃO