O Arquivo

Técnicas Administrativas

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O documento na empresa
 Dado que a empresa apresenta através de
documentos os factos relativos à sua actividade,
estes constituem a sua memória e um factor
importante para a sua eficiência.
 O documento é um registo que reproduz ou
representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo
servir de meio de prova ou de confirmação de um
acontecimento, situação ou ocorrência.
 Habitualmente escrito, pode também ter outro
suporte material além do papel – registo em
disquete, CD, pen, microfilme, etc.
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Funções do documento
 Representação de um facto ou situação;
 Conservação (subsiste posteriormente ao facto que
lhe deu origem).
 Destas funções resulta a seguinte classificação:
 Documentos de transmissão (informação a
transmitir)
 Notas de encomenda, guias de remessa,
facturas, ...
 Documentos de posição (informação a conservar)
 Fichas de clientes e fornecedores, contas-
correntes, documentos de registos
contabilísticos, ...

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Os impressos
 Para racionalizar o trabalho, para evitar
repetições desnecessárias e facilitar a
organização e conservação dos documentos,
estes apresentam-se muitas vezes sob a
forma de impressos.
 Estes são documentos normalizados (no
tamanho, mancha gráfica, e elementos
informativos), destinados a ser directamente
preenchidos, permitindo um arquivo fácil e
uma consulta e leitura rápida.
Exemplos?
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Exemplos de impressos
 Contêm dados fixos impressos, com espaços destinados ao
preenchimento de dados varáveis,
 podendo se de uso geral, como o papel de carta timbrado
da empresa,
 ou de uso específico, próprio de um departamento ou
serviço – documentos da contabilidade,
 ou ainda de uso temporário ou pontuais – convites,
questionários, sondagens, certificados de participação
em eventos, etc.
 Estes impressos podem destinar-se a serem mantidos em
arquivo (estáticos) para posterior consulta ou a serem
distribuídos para transmitirem a informação neles contida
(dinâmicos ou de circulação).
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O arquivo e a informação
 As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm
registos de dados e informações de
interesse, garantindo a sua conservação e
assegurando as consultas provenientes dos
seus diversos sectores.
 Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo arquivo.

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Acepções de arquivo
 Do grego “archeion”, que designava o lugar onde os
magistrados de Atenas guardavam os documentos
de maior interesse para o Estado;
 Organismo público (Arquivo Municipal do Porto,
Torre do Tombo, etc.);
 Local, edifício, sala;
 Estante, móvel, armário;
 Sector, serviço;
 Trabalho, tipo de actividade (arquivo da
correspondência);
 Conjunto de documentos arquivados.

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Arquivos Públicos
 Torre do Tombo (arquivo central para onde
são transferidos os documentos do Estado e
das Autarquias);
 Arquivos dos Ministérios (
Imprensa Nacional - Casa da Moeda,
Tribunal de Contas, ...);
 Arquivos Distritais e Municipais;
 Arquivos Particulares (Misericórdias,
Tarefa a realizar:
Consultar os sites
Hospitais, Igrejas, ...)
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Arquivo da empresa
 Em termos empresariais, o arquivo designa:
 O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo
ou de sector, asseguram a organização sistematizada
da informação/documentação, a sua conservação, o
seu acesso e consulta;
 O conjunto de documentos que são conservados pela
empresa segundo métodos de classificação e durante
períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas
suas conveniências.
 O local onde esses documentos são conservados.

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10
Classificação dos arquivos
 Os arquivos são normalmente classificados
quanto:
 À forma de organização,
 À frequência de consulta,
 À posição dos documentos
 E ao grau de informatização.

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 Funcionário
especializado

Quanto à forma de organização

 Centralizados – nas pequenas e médias
empresas, o arquivo encontra-se
normalmente centralizado num único sector,
comum aos vários departamentos.
 Descentralizados – Nas grandes empresas,
cada sector/departamento tem um arquivo
próprio, havendo ou não duplicados ou
acesso informático da parte da
administração/gestão.
 Mistos - combinação dos dois sistemas.
Existência de um regulamento interno (normas de 12
funcionamento e responsabilidades)
Quanto à frequência de consulta
 Activos – são constituídos por documentos
recentes relativos a assuntos em curso;
 Semi-activos – dizem respeito aos
documentos com baixo índice de consulta,
ou de consulta periódica.
 Inactivos ou mortos – contêm documentação
que por razões de ordem fiscal, jurídica ou
histórica devem ser conservados, sendo a
sua consulta apenas feita em casos
especiais.
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Quanto à posição dos documentos
 Horizontais – documentos arquivados
horizontalmente, uns a seguir aos outros, em
estantes ou armários com prateleiras (usam-se para
formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-
activos/inactivos, uma vez que são de difícil
acesso);
 Verticais – documentos arquivados verticalmente
uns após os outros, fazendo-se a ordenação da
esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-
se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos,
etc.);

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Quanto à posição dos documentos
 Suspensos - documentação colocada em pastas ou
bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole,
suspensas pela parte superior em classificadores
que deslizam numa estrutura metálica. As pastas
podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de
processos);
 Rotativos - os documentos são presos a um sistema
que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo
suspenso, sendo neste caso normalmente
guardado em armário próprio.

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Quanto ao nível de informatização
 Não informatizados ou tradicionais;
 Parcial
 ou totalmente informatizados.

A informação chega à empresas veiculada de formas muito

variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas,
mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em
papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As
empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.

Microfilmagem
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Microfilmagem
 O problema do espaço, aliado às exigências da
actuação ergonómica, originou a necessidade de
um processo de armazenamento que exigisse
menor volume para os arquivos e ficheiros,
facilitando simultaneamente o seu acesso e
consulta.
 A microfilmagem é um processo/tecnologia que
permite a informatização da informação (ficheiros
electrónicos, bases de dados, etc.) e na
miniaturização das páginas dos documentos, livros,
revistas, etc., em suporte de microfilme.

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Vantagens da microfilmagem
 Redução do volume e compactação da informação;
 Localizar de forma rápida um documento;
 Transmitir a informação para qualquer
terminal/computador na rede;
 Manter actualizada a informação;
 Obter cópias de boa qualidade de qualquer
documento e evitar excessos de duplicação,
 Procedimentos: fazer back-up’s (manter
duplicados da informação armazenada para permitir
a sua recuperação, no caso de falha do sistema;
acesso restrito e preparação adequada dos
utilizadores.
Faz pesquisa na Internet para saber mais... 18
Fichas e Ficheiros
 As fichas são documentos sintéticos, de
formatos e disposição gráfica normalizados em
material consistente (cartolina), que permitem a
recolha organizada e sistematizada da
informação essencial de forma a facilitar a sua
consulta.
 Um ficheiro é um conjunto de fichas com o
mesmo formato e o mesmo tipo de informação,
colocadas numa ordem previamente
determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.
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Tipos de fichas
 Estáticas – contêm elementos que não se destinam
a sofrer alterações (fichas de bibliotecas);
 Dinâmicas – em permanente actualização (fichas
de armazém);
 Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas
atrás das outras, ficando apenas visível a 1ª;
 Parcialmente visíveis – as que permitem a
visibilidade do título/outros elementos importantes
que é necessário destacar;
 Com sinalizadores - as que são acompanhadas de
separadores/indicativos/sinalizadores numéricos,
alfabéticos, por assuntos, etc.
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Tipos de ficheiros
 Horizontais - com fichas em posição vertical;
 Verticais – em posição vertical;
 De consulta directa;
 Remissivos – remetendo para outros com
informações mais pormenorizadas;
 Tradicionais;
Exemplos?
 Informatizados.

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Arquivologia
 Conjunto metódico e organizado de práticas
destinadas a classificar, ordenar e conservar todos
os documentos relevantes para a actividade de uma
organização.
 As finalidades básicas do arquivo são: a escolha
adequada de suportes materiais de comunicação
(livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos
contendo registos de dados ou informações, a sua
conservação e segurança e a sua disponibilização
para consulta.

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 Características e Uso do
Arquivo
 1. Os arquivos são a evidência das
actividades e direitos legais das instituições e
dos indivíduos;

 2. os arquivos constituem uma fonte de

informação insubstituível relativamente à
história dos países, e à sua evolução
demográfica, política, económica e social.

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