Apostila de Gid 2020

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TÉCNICO EM SECRETARIADO
APOSTILA DE GID
GESTÃO DE
INFORMAÇÕES E
DOCUMENTOS
Disciplina: Gestão de Informações e Documentos / Professoras: Mabel Cristina / Areta Lins / Cristiana Teixeira /Elizângela Ribeiro
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ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser
utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou
lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades,
constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico,
refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores
pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de
arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas

diferentes; são classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos
diferentes suportes:
- textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou
impressos;
- cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
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- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas

magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo
registros fotográficos.
- Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da
microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
- Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador.
Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:
a) Ostensivo
b) Sigiloso (Secreto, Confidencial ou Reservado)
ARQUIVO
CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista
dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos
e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros
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Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
Atividades específicas do arquivo
Receber os Organizar os Preservar os Disponibilizar os

documentos documentos documentos documentos
FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do
conhecimento da História.
FUNÇÃO
- guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.
IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados
compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades
políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares.
Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da
época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos
que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que
contavam a história de sua grandeza.
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Material sobre o qual as informações são registradas.
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Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas

e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação
para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir
um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de
fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou
de quaisquer outras.
Estrutura Básica Necessária:

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o arquivo necessita de
uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos:
 Recursos Humanos
 Instalações Físicas
 Recursos Materiais
Recursos Humanos
A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser confiada a
pessoal competente e responsável para executar as operações de:
a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o método de classificação adequado.
d) Ordenar documentos.
e) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a saída de documentos do arquivo.
i) Transferir e descartar documentos.
Para desenvolver estas atividades, o (a) secretário (a) deve possuir alguns
requisitos indispensáveis, dentre os quais destacamos:
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a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da

sua área de atuação.
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos.
c) Conhecer abreviaturas importantes.
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos
documentos.
e) Ser leal e discreto.
f) Ser metódico.
g) Possuir boa memória.
Instalações Físicas
A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:
a) Iluminação: ampla, mas difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol.
b) Arejamento: ventilação natural, constante e regulável.
c) Higienização: limpo, bem cuidado.
d) Disposição (lay out): espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação
dos documentos.
Recursos Materiais
 Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos
que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que
apresente capacidade de expansão, seguro e resistente.
 Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,
pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes. Observar também as
etiquetas e projeções procurando sempre que possível a padronização dos
materiais.
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TIPOS DE ARQUIVAMENTO (POSIÇÃO)

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para
plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é,
desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer
documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a
localização da informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo
sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros
documentos ou fichas.
Classificação do Arquivo
Arquivo 1ª idade ou Corrente
Arquivo 2ª idade ou Intermediário
Arquivo 3ª idade ou Permanente
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Elaboração de Plano de Classificação

É interessante que a sua unidade, órgão ou área de trabalho tenha um plano de
classificação para que você possa guardar os documentos dentro dos dossiês ou
pastas certas. Classificação é, portanto, a seqüência de operações que, de acordo
com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir
os documentos de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 16).
Todas as organizações possuem planos de classificação de documentos. Cada
empresa identifica suas pastas, caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é
interessante entender como é a sistemática para se montar um plano que facilite o
trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas
estruturas e funções de diversas instituições. Siga as etapas abaixo sugeridas:
a) Identifique as atribuições e atividades da instituição e da área em que você

trabalha
Você poderá encontrar essas informações pesquisando nos atos legais que são:
Portarias, Deliberações, Resoluções, Regimento e Estatuto.
Você poderá encontrar essas informações também em Atas e/ou Relatórios da sua
área. Em último caso, analise as atividades desenvolvidas e as descreva.
b) Relacione e organize o que você levantou

Dica: aproveite e organize uma pasta com os atos relativos a implantação de sua
unidade, órgão ou área, baseado nas informações que você conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que são produzidos a partir do cumprimento
das atividades identificadas Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades
que foram levantadas.
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Obs.: uma atividade pode gerar vários documentos e um tipo de documento pode
ser produzido em grande escala.
Montagem do Plano de Classificação

a) Relacione as atividades da sua área
Exemplos:
- Agendar pacientes para atendimento odontológico
- Assessorar reuniões da Diretoria.
- Preparar minutas de correspondências para Diretoria.
- Controlar o inventário patrimonial do órgão.
- Registrar freqüência de funcionários.
- Proceder ao cadastro de funcionários.
- Controlar férias.
- Solicitar materiais de consumo/almoxarifado.
- Solicitar aquisição de materiais permanentes.
- Administrar convênios e contratos.
b) Classifique as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores
(classes) ordenando-as em sub-classes:
Você pode dar uma numeração seqüencial às classes e subclasses.
Veja os Exemplos:
At. 1 Assessorar Diretoria
1.1 Assessorar Reuniões da Diretoria (pautas, atas)
1.2 Elaborar/Minutas de Correspondências
Notação/Pastas - 1. Asses. Diretoria

1.1 Reuniões/Diretoria
1.2 Correspondências/Convocações
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At.2 Inventariar Bens Patrimoniais

2.1 Inventariar Móveis (inventários, correspondências)
2.2 Inventariar Equipamentos (inventários, manuais)
2.3 Inventariar Instalações/Prédio (codificação e plantas)
At.3 Administrar Recursos Humanos

3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos)
3.2 Controlar Férias (escala, avisos de férias e recibos de férias)
3.3 Controlar Freqüência de Pessoal (papeletas, atestados)
At. 4 Administrar Material/Suprimentos

4.1 Comprar Material/Consumo (solicitação de compra...)
4.2 Comprar Material/Permanente (solicitação de compra...)
4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...)
Atenção: O ideal é que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as pessoas
que vão utilizar e manter o Arquivo. É importante que todos saibam como é que o
arquivo está organizado, para que o acesso seja facilitado.
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ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

CORRENTES
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia
para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte
ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e
a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e
operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento
(material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas
atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de
órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações
similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o
ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas
comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:

Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as
correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo –
numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do
documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o
código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado
na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e
movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias
anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie,
número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira
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distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o

ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica;
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do
protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a
data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original,
com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as
cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de
arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as
informações contidas nos documentos para tomada de decisão e
comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar tais objetivos é
necessário à utilização de método que veremos mais à frente.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos
arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da
informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou
cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos
órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às
autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. Recomenda-se, salvo
alguns casos, que os documentos não sejam retirados das pastas para
empréstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no
lugar, informando onde se encontra o documento. A utilização da “guia
fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não
devolvidas no prazo estipulado.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como
referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou
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quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não
sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos
documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser
cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas,
fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte
da informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente
por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são
os maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros
agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.
Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do
processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir
consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as
intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja
deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos
de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma
limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.
Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,

política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação
da integridade dos materiais.
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Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental
e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de
arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das
condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do
usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados
e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação.
Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a

reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do
tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu
caráter histórico.
MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos,
dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou
seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no
inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de
consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem
duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
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Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de

escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).
MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer,
fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo
um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em
1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um
sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os
registros das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e
particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de
informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos
convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando
as tarefas de rotina administrativa.
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O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma

pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu;
apesar da extrema redução, mantém as características fies do documento e pode
ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de
leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e
tamanhos, as mais utilizadas são as seguintes:
- rolo de microfilme;
- jaqueta;
- microfichas;
- cartão-janela.
A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de maio

de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o
acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a
tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser
determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura
da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:
Direto
Sistemas
Indireto
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:
BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas
físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente
na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e
que são as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Exemplo: João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
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Maria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
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Santo Cristo, Luciano

São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto,
Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não
são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
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Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome
completo, entre parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos
casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
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Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas
com letras maiúscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
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11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

apresentam.
Exemplo: Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins
de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses
após o nome.
Exemplo: Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e
assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
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Quino Congresso de Geografia

3º Congresso de Geologia
Aquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas
necessárias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

José Félix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Júnior, José
Felix Pacheco, José
Colocam-se remissivas em:

Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Pacheco, José Felix Alves
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número,
devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
Numérico Simples
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de
quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
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Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão.
Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase
todas as repartições públicas.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado –
colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas
outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser
preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e
de assunto para facilitar a recuperação da documentação.
MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para
elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da
instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos
a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais.
Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o
numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica.
Alfabético
a) Dicionário
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem
alfabética.
b) Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
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MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo
por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por
estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de
identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem
alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
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Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois

as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém,
que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades
com o mesmo em diferentes estados.
Exemplo: Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país,

seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em
ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio
VANTAGEM DESVANTAGEM
Busca direta. Exige duas classificações – local e nome
Fácil manuseio. do correspondente.
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 Tabelas de Temporalidade de Documentos

O mais importante instrumento de destinação de documentos é a Tabela de
Temporalidade Documentos, "Instrumento de destinação, aprovado por
autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento,
eliminação e reprodução de documentos”.(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 72).
A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida útil dos documentos na empresa sob o ponto de
vista legal, técnico, administrativo e fiscal.
Através do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve
ser arquivado, em que formato físico deverá ser armazenado.
O tempo de guarda é definido com suporte na legislação vigente definindo
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento intermediário e
documento inativo.
 Eliminação de Documentos
Ao eliminar conjuntos de documentos a unidade deve entrar em contato com o
Arquivo Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurídicos, legais e
administrativos que envolvem a documentação e definir se deve proceder a
eliminação.
 Relação de Eliminação de Documentos
Havendo aprovação para a eliminação é obrigatório a elaboração da Relação de
Eliminação de Documentos, com todas as assinaturas exigidas. Os documentos
devem ser destruídos por incineração ou fragmentação.
 Recomendação para Preservação de Documentos
Medidas de conservação que visam preservar os documentos e em conseqüência as
informações geradas pelas unidades necessárias ao cumprimento de suas
atribuições devem ser observadas durante a produção, trâmite e arquivamento
corrente e intermediário.
Recomenda-se:
a) Não dobrar o papel.
28
b) Não expor documentos à luz solar.

c) Não rabiscar os documentos.
d) Evitar o uso de fita adesiva.
e) Evitar utilizar materiais oxidantes como: (clipes metálicos, grampos), devido às
marcas irreversíveis que causam no documento, e também os elásticos que podem
danificar os documentos.
f) Não perfurar os documentos desnecessariamente.
g) Manter as mãos sempre limpas.
h) Não comer e beber próximo a documentos.
i) Não use saliva para passar páginas de documentos.
j) Tomar cuidado ao transportar documentos.
k) Não apoiar os cotovelos sobre os documentos.
Documentos Digitais
Conceitos
De acordo com o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais elaborado pela
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos,
seguem as seguintes definições:
Documento digital
1. Unidade de registro de informações, codificada por meio de dígitos binários.
2. Documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por
computador.
 Tipos característicos de Documentos Digitais

Correspondência eletrônica (e-mail): É um documento arquivístico, desde que
contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da
instituição, ou seja, informações que se constituem em fontes de prova dessas
atividades. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos)
29
Páginas de um “website”: São documentos arquivísticos na medida em que tais

páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das
atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova
dessas atividades. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos)
Documento arquivístico eletrônico original: O primeiro documento completo e
efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto é, sua forma
deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurídico; primitivo,
isto é, deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efetivo, isto é,
deve ser capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido (Câmara Técnica
de Documentos Eletrônicos).
Digitalização
Processo de conversão de um documento convencional para o formato digital ou
processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital
por meio de dispositivo apropriado como uma scanner.
Sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característicos do sistema de
gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos
eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. (Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos).
Recomendações Conservação e Preservação de Informações em Documentos
Digitais Recomenda-se:
a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico, que contenham
informações importantes para e sobre a unidade e mantê-los em arquivo.
b) Documentos armazenados somente em meio eletrônico devem possuir uma
cópia em um CD ou pen-drive para facilitar o acesso aos documentos em caso de
alguma eventualidade .
c) Evitar deixar CD-ROM e pen drives, próximos a campos magnéticos.
30
d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescência tecnológica, procure migrar as

informações de um suporte menos atualizado para um suporte mais atualizado.:
ex. fitas de vídeo para DVD, fitas cassete para CD.
e) Tomar cuidado no manuseio das mídias digitais especialmente com os CDs que
podem riscar comprometendo a inteligibilidade das informações ali registradas.
MODELOS
RECIBO DE EMPRÉSTIMO
CLASSIFICAÇÃO:
______________________________________________________
______________________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO: ________________________________________

_______________________________________________________________
_________________________________________________________________
REQUISITADO POR: ___________________________________________
DATA: ________________________________
ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:
_______________________ _____________________
assinatura e carimbo assinatura e carimbo
DEVOLVIDO EM:__________________________________
31
Tabela de Temporalidade de Ordem Pessoal
Documento Tempo de Guarda Observações

Carteira de Identidade (R. Permanente .
G.)
Carteira de Vacinação Permanente .
Certidão de Casamento Permanente Possui validade até a certidão de óbito
Certidão de Nascimento Permanente Possui validade até obter a certidão de
casamento
Certidão de Óbito Permanente .
Comprovante de Votação 4 anos Validade até a próxima votação
CPF Permanente .
Imposto de Renda Pessoa 5 anos A receita federal pode exigir os documentos
Física que embasaram a Declaração dentro de até 5
anos. Após este tempo, as cobranças não são
mais autorizadas.
PIS (Programa de Permanente .
Integração Social)
Seguros (vida, residência, 1 ano Até a renovação da apólice
saúde, Veículo, etc.)
Titulo eleitoral Permanente .
Titulo de capitalização 1 ano Após este prazo, você pode obter restituição
do valor.
Tabela de Temporalidade de Ordem Trabalhista

Carteira de trabalho Permanente
FGTS (extrato de conta Trimestral Importante guardar sempre o último
vinculada) documento recebido que comprova o
anterior.
Hollerit – Contra cheque Aposentadoria Guardar até efetuar a aposentadoria, para
evitar possíveis Problemas com o INSS.
INSS autônomo Aposentadoria Guardar até efetuar a aposentadoria para
provar com o tempo de serviço.
Seguro desemprego 6 meses Equivalente ao tempo de recebimento do
seguro
Termo de Rescisão de Aposentadoria Guardar até efetuar a aposentadoria para
contrato de Trabalho provar com o tempo de serviço.
32
Tabela de Temporalidade de Contas e Recibos Gerais

Documento Tempo de Observações
Guarda
Carnê e/ou Comprovante de 2 anos Guarde o carnê e o comprovante por pelo
Pagamento de Consórcio menos 2 anos ou até o Bem ser transferido
para o real proprietário. Além do carnê,
pode-se pedir um comprovante de quitação
Comprovante de depósito Não especificado Deve-se guardar até comprovar que o valor
bancário foi debitado em conta.
Conta de Água 90 dias Após este prazo não pode ser cobrado pelos
serviços prestados, mas o governo orienta
que sejam guardadas de dois a cinco anos
Conta de Luz 90 dias Após este prazo não pode ser cobrado pelos
que sejam guardadas de dois a cinco anos.
Conta de Telefone 90 dias Após este prazo não pode ser cobrado pelos
Convênio Médico 20 anos Este é o prazo máximo que o consumidor
pode exigir a devolução de pagamentos
indevidos em razão de aumentos abusivos
(IDEC)
Extrato Bancário Mensal Importante guardar sempre o último
documento recebido que comprova anterior.
Fatura de cartão de crédito 1 ano Guarde por pelo menos este tempo,
principalmente no caso de compras
parceladas.
Mensalidades referentes a Término do curso / Guardar de preferência até o término do
escolas e cursos escola curso ou da escola, após Receber o
certificado ou diploma.
Nota Fiscal de Fornecedor Termo de garantia Guarde a nota junto com o termo de
ou 3 meses ou Vida garantia, caso seja necessário Alguma troca
útil do produto ou reparo. Para produtos que não tenham
garantia, Guarde por três messes (tempo
que se pode pedir uma troca por produto
com defeito). O código de defesa do
consumidor instrui guarda-las durante a
vida útil do produto ou a prestação de
serviço
Tv por Assinatura 90 dias Após este prazo não pode ser cobrado pelos
33
Tabela de Temporalidade de Ordem Legal

Contrato de compra e venda Permanente
Escritura Permanente
Financiamento de Imóveis Término do Deve-se guardar os comprovantes de
pagamento pagamento até o final das Prestações,
quando a escritura for transferida para o
nome do real proprietário
IPTU (Imposto Predial 5 anos Os recibos de comprovante de pagamento
Urbano) devem ser guardados até 5 anos, depois
desse prazo, a dívida prescreve e a
Prefeitura não pode mais cobra-la
IPVA (Imposto sobre 4 anos Para evitar fraudes, pois a pessoa pode
Propriedade de Veículos mostrar o atual pago, sendo que o anterior
Automotores) pode estar em débito.
Licenciamento de veículo Próximo Deve ser guardado até o próximo
Licenciamento licenciamento. Tem que estar Sempre junto
do documento do veículo, pois pode ser
pedido em averiguações policiais, sob pena
de detenção do veículo. Pode ser uma cópia
autenticada
Recibo de aluguel e Vistoria Não especificado Guarde durante o tempo que permanecer no
de Imóvel Recibos de Anualmente imóvel ou até a renovação do contrato de
condomínio aluguel, pois esta garante que o pagamento
está em dia. Peça a administradora para que
emita um comprovante de quitação para que
você não precise guardar todos os recibos.
Seguro obrigatório de 1 ano Realizado junto com o licenciamento e
veículo IPVA.
34
CASA CIVIL - Secretaria Executiva - Arquivo Nacional - Conselho Nacional de Arquivos

RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº
4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código
de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda
e a destinação de documentos estabelecidos na
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio
da Administração Pública.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de
março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados
pela Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997,
resolve :
Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das
classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas
pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica deste Código.
Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e
ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às
Atividades-Meio da Administração Pública.
§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias
para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de
suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.
§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de
guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os
quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de
competência.
§ 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica desta Tabela.
Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme
determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe
sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do
Poder Público.
Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa
publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública.
Art. 5º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º - Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA

[Diário Oficial da União, de 8 de fevereiro de 2002]
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação - Resolução nº 14
Versão em Word - 893 kb Versão em Rich Text - 1881 kb
35
Fonte: http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legisla/Res14.htm
TERMINOLOGIA
ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo
ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se o
documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o momento de
classificá-lo); complementação da classificação por outros métodos de arquivamento
(nome, local, data), se necessária; estabelecimento de referências cruzadas.
ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de arquivamento pré-
estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalização visível (projeções, etiquetas
etc).
ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos
arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição,
organização, desenvolvimento e utilização.
ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de
documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para
auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na
acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua
destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.
CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação que é a interpretação
do documento com base num código adotado;
CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao método de
arquivamento adotado;
DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à
guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou mudança de suporte.
DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte
utilizado.
ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação, foram considerados
sem valor peranente. Também chamada expurgo de documentos.
36
ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada

(assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossiê);
FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo
natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.
INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou
apenas para informação;
verificação não só da presença do competente despacho de
arquivamento, como também da existência de antecedentes, providenciando-se a
devida reunião, se for o caso.
ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e a codificação
dada.
OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no
arquivo, a documentação passa por uma série de fases até o arquivamento, a
consulta e o empréstimo.
SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles passíveis de
eliminação, mediante critério e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.

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1

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas

- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas

Quanto à natureza do assunto

Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

Atividades específicas do arquivo

Receber os Organizar os Preservar os Disponibilizar os

FINALIDADE DOS ARQUIVOS

IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas

Estrutura Básica Necessária:

a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da

TIPOS DE ARQUIVAMENTO (POSIÇÃO)

Arquivo 1ª idade ou Corrente

Arquivo 2ª idade ou Intermediário

Arquivo 3ª idade ou Permanente

Elaboração de Plano de Classificação

a) Identifique as atribuições e atividades da instituição e da área em que você

b) Relacione e organize o que você levantou

Montagem do Plano de Classificação

Notação/Pastas - 1. Asses. Diretoria

At.2 Inventariar Bens Patrimoniais

At.3 Administrar Recursos Humanos

At. 4 Administrar Material/Suprimentos

ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:

distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,

Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de

O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma

A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de maio

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:

Maria Luísa Vasconcelos

Santo Cristo, Luciano

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

Quino Congresso de Geografia

Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Colocam-se remissivas em:

MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois

Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país,

 Tabelas de Temporalidade de Documentos

b) Não expor documentos à luz solar.

 Tipos característicos de Documentos Digitais

Páginas de um “website”: São documentos arquivísticos na medida em que tais

d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescência tecnológica, procure migrar as

RESUMO DO ASSUNTO: ________________________________________

REQUISITADO POR: ___________________________________________

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

Tabela de Temporalidade de Ordem Pessoal

Documento Tempo de Guarda Observações

Tabela de Temporalidade de Ordem Trabalhista

Documento Tempo de Guarda Observações

Tabela de Temporalidade de Contas e Recibos Gerais