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Arquivo – Organização e Manutenção

Formadora: Manuela Cunha 25 H

Classificação dos Arquivos:
• Forma de Organização

• Frequência de consulta

• Posição dos documentos

• Grau de informatização
 Quanto à forma de organização:
CENTRALIZADOS
Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único
sector, comum aos vários departamentos.

DESCENTRALIZADOS
Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou
acesso informático da parte da administração/gestão

MISTOS
Combinação dos dois sistemas

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 Quanto à frequência de consulta:
• ATIVOS – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;
• SEMI-ATIVOS – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou
de consulta periódica.
• INATIVOS OU MORTOS – contêm documentação que por razões de ordem
fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita
em casos especiais.

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Quanto à posição dos documentos:
ARQUIVO
HORIZONTAL
• HORIZONTAIS – documentos arquivados
horizontalmente, em estantes ou armários com
prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4
ou em arquivos semi - ativos/inativos, uma vez que
são de difícil acesso);

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 Quanto à posição dos documentos:
ARQUIVO VERTICAL

• VERTICAIS – documentos arquivados

verticalmente uns após os outros, fazendo-se a
ordenação da esquerda para a direita e de cima
para baixo (usa-se para dossiers, caixas de
cartão, livros, vídeos, etc.);

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 Quanto à posição dos documentos:
ARQUIVO SUSPENSO
• SUSPENSOS - documentação colocada em
pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma
de fole, suspensas pela parte superior em
classificadores que deslizam numa estrutura
metálica. As pastas podem apresentar visibilidade
superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas
em gavetas (arquivos de processos);

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 Quanto à posição dos documentos:
ARQUIVO ROTATIVO

• ROTATIVOS - O sistema rotativo é aquele em

que os processos, dossiers, fichas e outros
documentos se encontram apoiados e presos a um
eixo vertical rotativo que permite o acesso mais
fácil à documentação, exigindo um menor esforço.

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Quanto ao nível da informatização:

NÃO INFORMATIZADOS PARCIAL OU

OU TRADICIONAIS TOTALMENTE
INFORMATIZADOS

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Tipos de Arquivo
Tendo em conta as entidades que lhes
dão origem, os arquivos podem ser:
• Públicos: estatais, municipais;
• Institucionais: escolas, igrejas,
clubes, associações;
• Comerciais: empresas;
• Pessoais: cartas, originais de
trabalhos, entre outros.

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 Localização do Arquivo
O local de instalação do arquivo deve ter em conta:
• Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir;
• Iluminação: ampla, repartida e sem incidência direta do sol;
• Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;
• Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica;
• Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação.
• Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.

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Para organizar um arquivo é necessário:

• Identificar a atividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha;

• Relacionar e organizar os diferentes documentos;
• Identificar os documentos que são criados no decorrer da atividade da empresa.
• Ter em conta o custo de manutenção do arquivo;
• Dimensão da empresa;
• Recursos humanos e financeiros;
• Frequência de consulta;
• Local de arquivo;
• Quantidade de documentos a arquivar.
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Organização e Manutenção: qual a importância??

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Conservação da documentação:
não só mediante a utilização de
Recolher e Ordenar a equipamento adequado
Fornece os documentos Controlar os atos
documentação: (armários, ficheiros, etc.),
solicitados com rapidez administrativos,
mediante a recolha, Condições ambientais ideais de
para os diversos detetando eventuais
registo e classificação modo a não se danificarem os
serviços erros. suportes (sob a ação da
dos documentos humidade, calor e frio, entre
outros).

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 Organização e Manutenção
Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários correspondentes, é necessário
cumprir algumas etapas:
INSPEÇÃO Consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu
destino, pois este pode ser para: Arquivar, solicitar informação ou verificar a existência de antecedentes
(ser anexado a outro).
LEITURA Todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba
onde vai ser arquivado.
SELEÇÃO Selecionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa ou
instituição (cópias, comunicados sem importância).
REGISTAR Colocar a data e o número de registo de entrada, para que não haja dúvidas acerca da chegada desse
A documento.
ENTRADA
CLASSIFIC Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e classificação adotados pela
AR organização.
ORDENAR Organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de
ordenação depende da natureza dos documentos.

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Sistemas de classificação do arquivo:

• Classificação alfabética
• Classificação numérica
• Classificação alfanumérica
• Classificação cronológica
• Classificação geográfica
• Classificação ideológica
• Classificação decimal universal (CDU)
 Sistemas de classificação do arquivo
A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas
características e estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil
localização.

A classificação, é o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um
determinado conjunto de elementos, para facilitar a sua posterior identificação, localização e
consulta.

Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro sistema

deve ser efetuada de acordo com os seguintes critérios:
• Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas;
• Definição dos objetivos a atingir com o arquivo;
• Conhecimento do tipo de documentos a arquivar.

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