Ficha de avaliação sumativa – UFCD 0653: Arquivo – Organização e Manutenção

Nome do formando:_____________________________________________________________

Classificação: __________ A Formadora: Manuela Cunha _____________ Data _______

A prova é constituída por 20 questões de verdadeiro ou falso. Cada afirmação tem a cotação de 1
valor numa escala de 20 valores.

Classifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmações:

1- ______ O Arquivo é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu
suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua
atividade e conservado para efeitos administrativos;

2- ______ O Arquivo deve ter as seguintes funções: recolher e ordenar a documentação, fornecer os
documentos solicitados, controlar os atos administrativos e conservar a documentação;

3- ______ Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser públicos,
institucionais, comerciais e pessoais:

4- ______ Quanto à organização, os Arquivos podem ser classificados como centralizados,

descentralizados e mistos.

5- ______ Quanto à frequência de consulta, os Arquivos podem ser classificados como: centralizados e
semi-ativos.

6- ______ A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior.

7- ______ A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas características

e estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização.

8- ______ Para organizar um arquivo não é necessário identificar a atividade da instituição ou

empresa e da área onde trabalha.

9- ______ Na ordenação alfabética, quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se
classificar pelo primeiro apelido.

10- ______ As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são alguns exemplos de
documentos em que a ordenação é efetuada pelo processo de ordenação alfabética.

11- ______ Na classificação geográfica, a documentação é arquivada tendo em conta a origem ou

destino geográfico (países, regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).

12- ______ A classificação cronológica dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão
temporal (anos, meses, dias, semanas, horas). Com base na data de emissão e de receção.
13- ______ Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de
organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.

14- _____ Arquivo Vertical é constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se
colocam os documentos uns sobre os outros. Este arquivo não é prático. É necessário deslocar
todos os documentos para retirar aquele que se deseja.

15- ______ Quanto à localização, os Arquivos podem ser centralizados ou inativos.

16- _____ O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se
encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos documentos que
tenham necessidade de consultar.

17- ______ As pastas guardam os documentos que serão arquivados. Podem ser suspensas sobre
suportes especiais das gavetas.

18- ______ Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que devem ser arquivados à medida
que chegam, para estes reserva-se um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia
inteiro.

19- ______ Arquivologia é o conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar,

ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a atividade de uma organização.

20- ______ Uma das funções do Arquivista é classificar e ordenar segundo critérios aleatórios.