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Arquivologia + Exercícios

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ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

2 Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fotográficos. Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução específicas. Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto à natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: a) Ostensivo b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado) de imagens, mediante utilização de técnicas

2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, exarquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

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Material sobre o qual as informações são registradas.

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Atividades específicas do arquivo

Receber os documentos

Organizar os documentos

Preservar os documentos

Disponibilizar os documentos

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da História. 2.3 – FUNÇÃO guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.

2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

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4 2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação. Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados: 3.1 - Quanto à extensão de sua atuação Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais

3.2 - Quanto à natureza dos documentos Arquivo especial Arquivo especializado

3.3 - Quanto à entidade mantenedora Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

Público

Institucional

Comercial

Familiar ou pessoal

3.4 - Quanto ao estágio de evolução Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

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Arquivo 1ª idade

ou

Corrente

Arquivo 2ª idade

ou

Intermediário

Arquivo 3ª idade

ou

Permanente

4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo). Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares. Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

6 Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar tais objetivos é necessário à utilização de método que veremos mais à frente. d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

7 Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no lugar, informando onde se encontra o documento. A utilização da “guia fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: 5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.

Legislação pertinente: âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

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8 Organização organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos. Documentação gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc; tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador; volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês; estado físico: necessidade de restauração.

Processos rotinas e formulários em uso na empresa; registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); Recursos Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade); físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento; ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. arranjo e classificação documental.

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9 5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado. 5.3. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes: 1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação. 5.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento.

6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

10 também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem. Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização. 6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação. 6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

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7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).

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8. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fies do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas são as seguintes: rolo de microfilme; jaqueta; microfichas; cartão-janela.

A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

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9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: Direto Sistemas Indireto

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:

BÁSICOS
9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, João Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

14 Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

15 Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira José 5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Antônio Almeida Filha Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho

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16 Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Müller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

17 Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John O’Brien, Gordon 10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: Embratel

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18 Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Aquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior José Félix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

19 Peregrino Júnior, José Felix Pacheco, José Colocam-se remissivas em: Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha Pacheco, José Felix Alves

9.2 - MÉTODO NUMÉRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico. 9.2.1. Numérico Simples Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. 9.2.2. Numérico Cronológico Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo. Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação. 9.3 - MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

20 documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica. 9.3.1. Alfabético a) Dicionário Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.

b) Enciclopédico Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.

9.3.2. Numérico O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex. a) Decimal A divisão dos assuntos parte do geral para o particular. As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc. A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou código. É necessário a organização de um índice alfabético. b) Duplex Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses. possibilitar a abertura ilimitada de classes. É preferido ao decimal por

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21 9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Exemplo: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa, Gilson Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.

Exemplo: CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro São Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo CORRESPONDENTE Almeida, José de Santos, Antônio J. Silva, Alberto Sobreira, Luísa Rodrigues, Isa Corrêa, Gilson

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22 Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em diferentes estados. Exemplo: Brasília (Distrito Federal) Brasília (Minas Gerais) Itabaiana (Paraíba) Itabaiana (Sergipe) Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. Exemplo: PAÍS França França Portugal Portugal Portugal VANTAGEM Busca direta. Fácil manuseio. CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio DESVANTAGEM Exige duas classificações – local e nome do correspondente.

TERMINOLOGIA
ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o momento de classificá-lo); complementação da classificação por outros Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br MSN: prof.jfernando@hotmail.com

23 métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária;

estabelecimento de referências cruzadas.

ARQUIVAMENTO

-

inserção

do

documento

na

unidade

de

arquivamento pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalização visível (projeções, etiquetas etc). ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados utilização. na sua constituição, organização, desenvolvimento e

ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento. ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação que é a interpretação do documento com base num código adotado;

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24 CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado; DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou mudança de suporte. DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado. ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação, foram considerados sem valor peranente. Também chamada expurgo de documentos. ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossiê);

FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa. - principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. - a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o princípio da proveniência. INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para informação;

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25 verificação não só da presença do competente despacho de arquivamento, como também da existência de antecedentes, providenciando-se a devida reunião, se for o caso. ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e a codificação dada. OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no arquivo, a documentação passa por uma série de fases até o arquivamento, a consulta e o empréstimo. SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

EXERCÍCIOS 01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ) a) os critérios estabelecidos por cada órgão; b) a espécie documental. c) a tipologia documental. d) o regimento do organismo. e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. 02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos documentos de arquivo são: (CEFET/RJ) a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento. b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação. c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de classificação.

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d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, recolhimento e) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, transferência. 03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ) a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido posteriormente b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexo c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento utilizado por todos d) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária 04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes são chamados de: (CEFET/RJ) a) planos de classificação de documentos b) planos de classificação de documentos por assunto c) tabela de temporalidade d) instrumento de localização e) instrumento de pesquisa 05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ) a) programa de engenharia b) programa de conservação c) projeto de restauração d) projeto de acondicionamento de acervo e) programa de acervo

06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: (CEFET/RJ) a) conjunto de coleção de documentos b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações, pessoas físicas ou jurídicas c) conjunto de textos manuscritos d) conjunto de documentos recebidos e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de uma mesma pessoa física ou jurídica 07) As Janeiro, 10 de novembro dee2005 acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus Rio de instituições produzem assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos Ilmo. Sr. Silva e Silva arquivistas. Observe o seguinte documento:
Departamento de Recursos Humanos Av. Presidente Vargas, 37/808 Rio de Janeiro – RJ Prezado Senhor Encaminho as correspondências e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para início imediato na matriz da nossa empresa. Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do Trabalho e da Educação.

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Monteiro e Monteiro Diretor Assistente

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O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005) a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercial b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educação c) parecer, comercial, matriz da empresa d) referência, psicologia, trabalho e educação e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos 08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado: (Eletrobrás) a) intercâmbio b) disseminação seletiva c) transferência da informação d) referência e) recuperação da informação 09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: (Eletrobrás) a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionais b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação c) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de registros documentais nacionais e internacionais d) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticos e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de registros documentais internacionais

10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos ér feita a partir das palavras chave. Auditoria Interna 000 001 002 003 004 005 006 40 31 72 13 44 15 36 50 71 52 83 64 185 116 103 215 263 Proposta orçamentária 003 004 005 006 33 54 85 76 93 94 155 116 163 104 165 246 007 008 009 07 48 19 97 88 39 477

000 001 002 20 41 12 50 81 32 121

007 17 57 127

008 009 28 69 68 119 148

Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: (CVM, 2005). a) 20 e 40

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b) c) d) e) 31 e 93 44 e 94 50 e 116 103 e 127

11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é: (CVM, 2005) a) solicitar a colaboração do diretor da empresa b) fazer o levantamento documental c) numerar o acervo para eliminar os documentos d) arranjar sistematicamente a documentação e) elaborar os instrumentos de pesquisa 12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005) a) fora da cidade, arquivo nacional b) próxima ao corrente, lugar descentralizado c) acima de estrutura, área de segurança d) em torno da capital, perto do centro e) junto ao produtor

13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002) a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos documentos c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

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14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: (UFRJ, 2004) a) conjunto de classificações b) método de arquivamento c) sistema de notações d) descarte de projeções e) instrumento de pesquisa 15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004) a) cinco classes principais e cinco classes gerais b) seis classes principais e quatro classes gerais c) sete classes principais e três classes gerais d) oito classes principais e duas classes gerais e) nove classes principais e uma classe geral 16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: (UFRJ, 2004) a) enciclopédico b) numérico c) dicionário d) unitermo e) geográfico 17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: (UFRJ, 2004) a) onomástico b) permanente c) especializado d) intermediário e) estratégico 18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004) a) informação, reunião e ordinária b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005 c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005 e) informação, UFRJ e ano 2005 19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: (UFRJ, 2004) a) avaliação de documentos b) incineração de documentos c) restauração de documentos d) movimentação de documentos e) preservação de documentos 20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004) a) operacionalidade b) caducidade c) organicidade d) temporalidade e) originalidade 21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004) a) monitoração

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b) c) d) e) climatização esterilização fumigação refrigeração

22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004) a) temporalidade b) prescrição c) destinação d) equivalência e) conservação 23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004) a) primário b) permanente c) especial d) intermediário e) corrente 24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea aplicam-se: (MPEAm, 2002) a) aos acervos arquivísticos públicos e privados b) tanto aos arquivos como às bibliotecas c) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus d) às coleções de particulares e de organismos privados e) aos acervos hemorográficos por particulares 25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?(MPEAm, 2002) a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente b) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição 26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que: a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para o futuro c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre 27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se: a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante b) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo c) os documentos de todos os tipos e valores d) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à preservação definitiva

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e) os documentos que estão esperando a definição de suas situações

28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002) a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais c) é indicado somente para os arquivos correntes d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural 29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico: (MPEAm, 2002) a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico preliminar, executado por profissionais d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso e) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo 30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002) a) o documento textual em papel e a fotografia b) a correspondência e os dossiês funcionais c) os microfilmes e os disquetes d) o processo administrativo e a correspondência e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos 31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT, 2000) a) plano de ação b) plano de gestão c) plano de classificação d) programa de gestão documental e) diagnóstico do acervo 32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000) I – original ilegível II – texto manchado III – numeração incorreta IV – data-limite atribuída V – repetição de imagem Estão certos apenas os itens: a) I, II e IV b) I, II e V c) I, III e V d) II, III e IV e) III, IV e V 33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000) a) ordenação b) destinação

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c) classificação d) arquivamento e) armazenamento 34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT, 2000) a) análise b) ordenação c) descrição d) arquivamento e) empréstimo 35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000) Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografia Antropologia Historia Historia Antiga Historia Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à: a) duplex b) enciclopédica c) alfabética d) dicionário e) decimal 36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: (TJDFT, 2000) a) a catalogação b) o arranjo c) a análise d) a avaliação e) a descrição 37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:

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a) b) c) d) e) destinação arquivamento armazenamento classificação descrição

38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: (TJDFT, 2000) a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental c) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos] d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento e) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente 39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: (TJDFT, 2000) a) catálogo b) inventário c) guia d) repertório e) índice 40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005) a) os critérios estabelecidos por cada órgão b) espécie documental c) a tipologia documental d) o regimento do organismo e) as funções desempenhadas pelo órgão.

41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas b) ( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares c) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo d) ( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade. a) b) c) d) e) V-V-F-V V-V-F-F V-F-V-V F-F-V-F F-V-F-V

42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritórios b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüente

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c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto” d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados 43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005). I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande. III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. a) b) c) d) e) I, apenas II, apenas III, apenas I e II, apenas II e III, apenas

44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da Informação III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação Jurídica V – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica a) b) c) d) e) I – III – IV – V – II I – IV – II – V – III II – IV – V – I – III II – V – IV – I – III IV – V – II – III – I

45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se apresentam.

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1E 10D 19A 28E 37C

2A 11B 20D 29C 38B

3D 12E 21B 30D 39A

4E 13B 22D 31E 40E

5B 14B 23B 32C 41C

6E 15E 24A 33D 42E

7B 16B 25A 34C 43A

8D 17D 26C 35B 44C

9B 18B 27B 36B 45D

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