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ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser


utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época
ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades,
constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto
orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus
produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de
documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas


diferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero


Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação
nos diferentes suportes:
- textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou
impressos;
- cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas
magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

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- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis,


contendo registros fotográficos.
- Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da
microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas.
- Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador.

1.2 Quanto à natureza do assunto


Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode
ser:

a) Ostensivo
b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-


arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros
Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.

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Material sobre o qual as informações são registradas.
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Atividades específicas do arquivo

Receber os Organizar os Preservar os Disponibilizar os


documentos documentos documentos documentos

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base


do conhecimento da História.

2.3 – FUNÇÃO

- guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.


2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados
compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas
atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas
particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos
tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a
integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios,
bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente
organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a
sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode
acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou
automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção
das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

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2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO


A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para
plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é,
desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que
dificulta a localização da informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover
outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS


Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:
3.1 - Quanto à extensão de sua atuação

Arquivos setoriais Arquivos gerais


ou centrais

3.2 - Quanto à natureza dos documentos

Arquivo especial Arquivo especializado

3.3 - Quanto à entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal

3.4 - Quanto ao estágio de evolução


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Arquivo 1ª idade ou Corrente

Arquivo 2ª idade ou Intermediário

Arquivo 3ª idade ou Permanente

4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS


CORRENTES

Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma


metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a
guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a
recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo
medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço
físico e equipamento (material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas
atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação
de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras
denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam
distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à
racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as
atividades dos arquivos correntes:

a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:

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Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as


correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo –
numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do
documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e
o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser
lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro
e movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias
anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie,
número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira
distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em
ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos,
de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do
protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar
a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o
original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos;
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as
informações contidas nos documentos para tomada de decisão e
comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar tais objetivos é
necessário à utilização de método que veremos mais à frente.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos
arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa
da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados
ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou
produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.

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Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos não sejam


retirados das pastas para empréstimo, para facilitar o profissional deve
colocar uma “Guia fora” no lugar, informando onde se encontra o
documento. A utilização da “guia fora” facilita o rearquivamento e
possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como
referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou
quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto,
não sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos
documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser
cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas
em:
5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu
aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades,
funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos
(escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas,
relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de
arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.

Legislação pertinente:

- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e


procedimentos
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

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Organização
- organograma: gráfico que representa a organização formal da
instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos
diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis
hierárquicos.
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma
tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos.

Documentação
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de
computador;
- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
- estado físico: necessidade de restauração.

Processos
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar,
classificar a correspondência com base no código de assuntos
adotado, se for o caso, carimbar, data);
- arranjo e classificação documental.
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o
funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade);
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.

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5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a


estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à
sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas
ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado.

5.3. PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do


arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que
cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente,
intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da
instituição, devendo estar divido em três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação.
5.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto
arquivístico e seu acompanhamento.

6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas,


fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como
suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e
a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose,

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também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o


próprio homem.
Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do
processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir
consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio,
as intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja
deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos
mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que
uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.

6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem


administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservação da integridade dos materiais.

6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam


desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de
controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e
acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de
arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das
condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização
do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser
acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um
programa de conservação.

6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a


reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do
tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu
caráter histórico.

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7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus
objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de
consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no
inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de
consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois
tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de


escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).

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8. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer,
fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos,
reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio
centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova
York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de
preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e
particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de
informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos
convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e
simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a
uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho
nu; apesar da extrema redução, mantém as características fies do documento e
pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou
aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com
várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes
tipos e tamanhos, as mais utilizadas são as seguintes:
- rolo de microfilme;
- jaqueta;
- microfichas;
- cartão-janela.

A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de


maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

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9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar
o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando
a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser
determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:

Direto

Sistemas

Indireto

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:

BÁSICOS

9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO


É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas
físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas
rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação,
e que são as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois
o prenome.
Exemplo: João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, João

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Cabral, Pedro Álvares


Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética
do prenome.
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.

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Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação


quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho

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Jorge de Abreu Neto


Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge


Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo
nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando
escritas com letras maiúscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo

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Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que


corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como
se apresentam.
Exemplo: Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém,
para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam
colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: Embratel

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Álvaro Ramos & Cia.


Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e
assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Aquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas
necessárias para evitar dúvidas futuras.

Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior


José Félix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

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Peregrino Júnior, José


Felix Pacheco, José

Colocam-se remissivas em:


Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Pacheco, José Felix Alves

9.2 - MÉTODO NUMÉRICO


Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número,
devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico
cronológico.

9.2.1. Numérico Simples


Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou
de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.

9.2.2. Numérico Cronológico


Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de
emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É
adotado em quase todas as repartições públicas.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado –
colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são
transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser
preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência
e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.
9.3 - MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)
Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para
elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da
instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos
documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de

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documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto:


o alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica.

9.3.1. Alfabético
a) Dicionário
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem
alfabética.

b) Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados
alfabeticamente.

9.3.2. Numérico
O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.

a) Decimal
A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes,
subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.
A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou
código.
É necessário a organização de um índice alfabético.
b) Duplex
Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula.
A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso, exige-se muito
cuidado para não serem abertas pastas para assuntos, como primárias,
de assuntos já incluidos em subclasses. É preferido ao decimal por
possibilitar a abertura ilimitada de classes.

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9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO


O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às
demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento


de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.

Exemplo:
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson

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Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados,


pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É
imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em diferentes estados.

Exemplo: Brasília (Distrito Federal)


Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)

Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país,


seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio

VANTAGEM DESVANTAGEM
Busca direta. Exige duas classificações – local e nome
Fácil manuseio. do correspondente.

TERMINOLOGIA

ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se


o documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o
momento de classificá-lo); complementação da classificação por outros
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23

métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária;


estabelecimento de referências cruzadas.

ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de


arquivamento pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalização
visível (projeções, etiquetas etc).

ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da


natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e
utilização.

ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a


efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na
acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu
funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a


efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições
específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter
instrumental e acessório.

AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a estabelecer


sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação que é a


interpretação do documento com base num código adotado;

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24

CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao método de


arquivamento adotado;

DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência da


avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou
mudança de suporte.

DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que seja o


suporte utilizado.

ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação, foram


considerados sem valor peranente. Também chamada expurgo de
documentos.

ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a


entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossiê);

FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em


processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.

- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos


permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma
fonte geradora de arquivos.
- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos
permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma
fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades,
mantido o princípio da proveniência.

INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao


arquivo, ou apenas para informação;

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verificação não só da presença do competente despacho de


arquivamento, como também da existência de antecedentes,
providenciando-se a devida reunião, se for o caso.

ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e a


codificação dada.

OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom


desempenho no arquivo, a documentação passa por uma série de fases até
o arquivamento, a consulta e o empréstimo.

SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles


passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.

EXERCÍCIOS

01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública


brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de
“assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ)
a) os critérios estabelecidos por cada órgão;
b) a espécie documental.
c) a tipologia documental.
d) o regimento do organismo.
e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.

02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos
documentos de arquivo são: (CEFET/RJ)
a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou
tema específico do documento.
b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação.
c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de
classificação.

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d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,


recolhimento
e) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,
transferência.

03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de
um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ)
a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido
posteriormente
b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexo
c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento
utilizado por todos
d) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os
seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do
documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho
privilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária

04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes
são chamados de: (CEFET/RJ)
a) planos de classificação de documentos
b) planos de classificação de documentos por assunto
c) tabela de temporalidade
d) instrumento de localização
e) instrumento de pesquisa

05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de


emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização
do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por
um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
a) programa de engenharia
b) programa de conservação
c) projeto de restauração
d) projeto de acondicionamento de acervo
e) programa de acervo

06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: (CEFET/RJ)
a) conjunto de coleção de documentos
b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações,
pessoas físicas ou jurídicas
c) conjunto de textos manuscritos
d) conjunto de documentos recebidos
e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de
uma mesma pessoa física ou jurídica

07)
RioAs instituições
de Janeiro, produzemdee2005
10 de novembro acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus
assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos
Ilmo. Sr. Silva
arquivistas. e Silvao seguinte documento:
Observe
Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro – RJ

Prezado Senhor

Encaminho as correspondências e os pareceres, desta


Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para
início imediato na matriz da nossa empresa.
Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do
Trabalho e da Educação.
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Atenciosamente

Monteiro e Monteiro
Diretor Assistente
27

O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005)
a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercial
b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educação
c) parecer, comercial, matriz da empresa
d) referência, psicologia, trabalho e educação
e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos

08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos
de pesquisa é objetivo de serviço denominado: (Eletrobrás)
a) intercâmbio
b) disseminação seletiva
c) transferência da informação
d) referência
e) recuperação da informação

09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de
critérios fundamentais que levem em consideração: (Eletrobrás)
a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionais
b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua
implantação
c) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de
registros documentais nacionais e internacionais
d) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticos
e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de
registros documentais internacionais

10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a


estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem
crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação
dos documentos ér feita a partir das palavras chave.

Auditoria Interna
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009
40 31 72 13 44 15 36 07 48 19
50 71 52 83 64 185 116 97 88 39
103 215 263 477

Proposta orçamentária
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009
20 41 12 33 54 85 76 17 28 69
50 81 32 93 94 155 116 57 68 119
121 163 104 165 246 127 148

Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e
auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: (CVM, 2005).
a) 20 e 40

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b) 31 e 93
c) 44 e 94
d) 50 e 116
e) 103 e 127

11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da
rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando
dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não
existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos
intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de
preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar
essa organização é: (CVM, 2005)
a) solicitar a colaboração do diretor da empresa
b) fazer o levantamento documental
c) numerar o acervo para eliminar os documentos
d) arranjar sistematicamente a documentação
e) elaborar os instrumentos de pesquisa

12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que
mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários,
que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda
podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados
definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto,
os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)
a) fora da cidade, arquivo nacional
b) próxima ao corrente, lugar descentralizado
c) acima de estrutura, área de segurança
d) em torno da capital, perto do centro
e) junto ao produtor

13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas,
em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza
dos documentos
c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em
decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos
e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu
respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos

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14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: (UFRJ,
2004)
a) conjunto de classificações
b) método de arquivamento
c) sistema de notações
d) descarte de projeções
e) instrumento de pesquisa

15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)
a) cinco classes principais e cinco classes gerais
b) seis classes principais e quatro classes gerais
c) sete classes principais e três classes gerais
d) oito classes principais e duas classes gerais
e) nove classes principais e uma classe geral

16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista
deve utilizar o método: (UFRJ, 2004)
a) enciclopédico
b) numérico
c) dicionário
d) unitermo
e) geográfico

17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem
ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento
definitivo é a função principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
a) onomástico
b) permanente
c) especializado
d) intermediário
e) estratégico

18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi
discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004)
a) informação, reunião e ordinária
b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005
c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ
d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005
e) informação, UFRJ e ano 2005

19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores
informativos e probatórios, é atividade da comissão de: (UFRJ, 2004)
a) avaliação de documentos
b) incineração de documentos
c) restauração de documentos
d) movimentação de documentos
e) preservação de documentos

20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao
instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) operacionalidade
b) caducidade
c) organicidade
d) temporalidade
e) originalidade

21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o
objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
a) monitoração

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b) climatização
c) esterilização
d) fumigação
e) refrigeração

22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido
adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) temporalidade
b) prescrição
c) destinação
d) equivalência
e) conservação

23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)


a) primário
b) permanente
c) especial
d) intermediário
e) corrente

24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea
aplicam-se: (MPEAm, 2002)
a) aos acervos arquivísticos públicos e privados
b) tanto aos arquivos como às bibliotecas
c) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus
d) às coleções de particulares e de organismos privados
e) aos acervos hemorográficos por particulares

25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?(MPEAm,


2002)
a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente
b) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações
significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados
relevantes
c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma
massa documental acumulada
d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de
digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos
e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição

26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com
prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que:
a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e
sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e
para o futuro
c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior
significação para o trabalho profissional
d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento
arquivístico
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre

27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são
locais onde, em situação ideais, guardam-se:
a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante
b) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo
c) os documentos de todos os tipos e valores
d) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à
preservação definitiva

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e) os documentos que estão esperando a definição de suas situações

28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e
privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel,
fotográfico e videográfico
b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c) é indicado somente para os arquivos correntes
d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos
e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de
vista jurídico e histórico-cultural

29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos
eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres.
Sob o ponto de vista arquivístico: (MPEAm, 2002)
a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a
recuperação das informações contidas
b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade
c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico
preliminar, executado por profissionais
d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o
espaço de guarda e facilitando o acesso
e) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo

30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos
públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002)
a) o documento textual em papel e a fotografia
b) a correspondência e os dossiês funcionais
c) os microfilmes e os disquetes
d) o processo administrativo e a correspondência
e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos

31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é
obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT, 2000)
a) plano de ação
b) plano de gestão
c) plano de classificação
d) programa de gestão documental
e) diagnóstico do acervo

32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos


arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando
o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000)
I – original ilegível
II – texto manchado
III – numeração incorreta
IV – data-limite atribuída
V – repetição de imagem

Estão certos apenas os itens:


a) I, II e IV
b) I, II e V
c) I, III e V
d) II, III e IV
e) III, IV e V

33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e


classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000)
a) ordenação
b) destinação

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c) classificação
d) arquivamento
e) armazenamento

34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT,
2000)
a) análise
b) ordenação
c) descrição
d) arquivamento
e) empréstimo

35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)

Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropológica
História
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no
exemplo acima corresponde à:
a) duplex
b) enciclopédica
c) alfabética
d) dicionário
e) decimal

36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos
fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: (TJDFT, 2000)
a) a catalogação
b) o arranjo
c) a análise
d) a avaliação
e) a descrição

37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela
empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual
e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos
Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:

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a) destinação
b) arquivamento
c) armazenamento
d) classificação
e) descrição

38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: (TJDFT,
2000)
a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que
foram arranjados
b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental
c) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e
seus fundos]
d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade
de arquivamento
e) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais
fundos e os descreve minuciosamente

39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais
de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o:
(TJDFT, 2000)
a) catálogo
b) inventário
c) guia
d) repertório
e) índice

40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública


brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de
“assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de
julho/2005)
a) os critérios estabelecidos por cada órgão
b) espécie documental
c) a tipologia documental
d) o regimento do organismo
e) as funções desempenhadas pelo órgão.

41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A
ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades
específicas
b) ( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares
c) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do
arquivo
d) ( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os
arquivos propriamente ditos são os de terceira idade.

a) V-V-F-V
b) V-V-F-F
c) V-F-V-V
d) F-F-V-F
e) F-V-F-V

42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha Dirigida 07 a 13 de


julho/2005)
a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritórios
b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüente

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c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”


d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente
e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados

43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005).
I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a
estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios
se for adequadamente aplicado.
II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de
dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.
III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos
numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.

a) I, apenas
b) II, apenas
c) III, apenas
d) I e II, apenas
e) II e III, apenas

44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005)
I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa
II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da Informação
III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina
IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação Jurídica
V – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica

a) I – III – IV – V – II
b) I – IV – II – V – III
c) II – IV – V – I – III
d) II – V – IV – I – III
e) IV – V – II – III – I

45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. (Folha
Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes
b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados
c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam
d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação
e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se
apresentam.

Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando


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1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B
10D 11B 12E 13B 14B 15E 16B 17D 18B
19A 20D 21B 22D 23B 24A 25A 26C 27B
28E 29C 30D 31E 32C 33D 34C 35B 36B
37C 38B 39A 40E 41C 42E 43A 44C 45D

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