Classificação de

documento e arquivo
MikeWillS
 Classificação de Documento e Arquivo
• Arquivar consiste no ordenamento, na classificação do documento.
Classificação
Existem várias formas de classificar os documentos. O conhecimento da documentação a ser tratada é essencial para
determinar o sistema e o método de classificação mais adequado. Cada instituição determina a maneira mais adequada de
arquivar seus documentos, segundo sua necessidade.

A forma de organizar os documentos irá depender diretamente da:

a) Estrutura da organização (papel, informatizado)
b) Característica dos documentos
A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades.

A estrutura da organização, é o critério mais importante, e o tipo de documento rege a melhor escolha do método de
ordenação/ de arquivamento.
Instrumentos de Classificação
Plano de classificação: Utilizado para arquivos correntes e intermediários, somente pode ser realizado pelo método
alfabético, numérico ou ainda alfanumérico.
Quadro de arranjo: Utilizado para arquivos permanentes. Consiste no conjunto de métodos utilizados por uma instituição
para o arquivamento de seus documentos, ou representar o método ideográfico (classifica o documento por assunto).
 Classificação de Documento e Arquivo
• Arquivamento
É o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento
corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.

• Sistema de arquivamento
1. Sistema direto: É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.
Exemplos de métodos característicos de sistema direto de classificação documental são métodos alfabéticos
e por assunto/ideográfico.
2. Sistema indireto: É aquele em que, para se localizar o documento é necessário consultar um índice ou um
código antes. É o caso da utilização de índices ou fichários/fichamentos. O método numérico é característico
do sistema indireto.

• Métodos mais comuns para o arquivamentos de documentos

1. Alfabético: organizado a partir dos nomes 3. Geográfico: organizado pelo local de produção
2. Ideográfico: organizado a partir do conteúdo/assunto. 4. Numérico: Classifica pela numeração.

O método numérico se subdivide em numérico simples (1,2,3,4...) e numérico cronológico (data).

 2. A
Classificação de documento segundo o nível de sigilo 3. a
4. a
1. DOCUMENTOS OSTENSIVOS: 5. ULTRA SECRETO:
a) Conteúdo público de conhecimento geral; a) Altíssimo grau de sigilo
b) Segredos de estado;
b) Seus conteúdos podem e devem ser de conhecimento público;
c) Somente endereçados devem conhecer seu conteúdo;
c) Em regra, documentos públicos são ostensivos. d) Ex: planos de governo.
1. q
2. DOCUMENTOS RESERVADOS:
a) Menor grau de sigilo;
b) Não deve ser exposto oficialmente ao conhecimento público;
c)1. Provisoriamente
A sigilosos pra evitar embaraços administrativos.
2. A

3. DOCUMENTOS CONFIDENCIAIS:
a) A Médio grau de sigilo
1.
b) B Muitos cargos, muitas pessoas tem acesso ao conteúdo, mas não deve ser publicado para o conhecimento geral;
2.
3. W
4. DOCUMENTOS SECRETOS:
a) Alto grau de sigilo;
b) Acessível aos endereçados e a quem for autorizado pelos mesmos;
 Tipologia Documental
Existem 6 categorias de classificação documental
1. Entidade arquivística
2. Classificação segundo gênero dos arquivos
3. Espécies dos arquivos
4. Natureza física dos arquivos
5. Suporte de informação
6. Valores dos arquivos

Automação Arquivística (GED)

1. Gerenciamento documentos digitais
2. Gerenciamento do ciclo de vida
3. Gestão do fluxo de trabalho

1 – ENTIDADE ARQUIVÍSTICA:
a) Pública;
b) Privados (particulares).
Tipologia Documental
2 – GÊNERO DOS ARQUIVOS:
a) Textuais (escrito);
b) Iconográfico (imagens estáticas);
c) Sonoros (sons, gravações de áudio);
d) Filmográficos (filmes sem som);
e) Audiovisuais (som e imagem);
f) Informáticos (criptografia, necessita de tradutor de códigos digital);
g) Cartográficos (mapas, imagens com escala);
h) Micrográficos (micro reprodução).

3 – ESPÉCIES DOS ARQUIVOS

a) Normativos (deliberações, leis, decretos, decisões normativas);
b) Enunciativos (opinativo, enuncia uma vontade);
c) Assentamento (concretização de fatos, junção de documentos, como apostilas e livros);
d) Comprobatórios (como certidões e diplomas);
e) Ajuste (atos de acordo, tratados que governadores fazem);
f) Correspondência (aviso, comunicado, interno e externo).
 Tipologia Documental

4 – NATUREZA FÍSICA DO ARQUIVO

a) Arquivo especial (forma física diferente, como texto e iconografia).
b) Arquivo especializado (documentos parecidos baseados na experiência humana, trazem a
mesma linha de raciocínio, como a conta de telefone, água e luz).
5 – SUPORTE DE INFORMAÇÃO
a) Suporte é meio onde o documento é armazenado ( como o papel, pen drive) o papel sozinho
não é documento é somente suporte, quando unido à informação resulta em um documento.
6 – VALOR DO ARQUIVO
a) Valor primário: Quando tem um valor jurídico administrativo
b) Valor secundário: todo documento histórico cultural de caráter permanente